Bogen om budgetter i Microsoft Excel

Transkript

1 Bogen om budgetter i Microsoft Excel Bogen om budgetter er for dig, der er iværksætter, selvstændig, bogholder eller generelt er interesseret i en introduktion til mindre virksomheders budgettering. Bogen er skrevet i et let sprog med konkrete eksempler, der gør bogen mere overskuelig for læseren. Bogen gennemgår generelle budgetteknikker og -metoder. Herunder etableringsbudgetter, driftsbudgetter og likviditets- og balancebudgetter. Derudover behandles bl.a. privatbudgettet og alternative former for budgetter i virksomheden fx miljø- og medarbejderbudgetter. Forfatterne viser, hvordan man opstiller og udarbejder alle slags budgetter i Microsoft Excel, hvilket gør det let og praktisk for læseren at begynde sin egen budgettering. Bogen om budgetter i Microsoft Excel Til bogen hører et sæt skabeloner til Excel, der kan downloades fra bogens hjemmeside. Skabelonerne giver læseren mulighed for hurtigt at komme i gang med at budgettere for sin egen virksomhed. Mathias Pedersen Heinze studerer statskundskab mens Steffen Tjerrild studerer almen erhvervsøkonomi. Sammen driver de Htconsult Bogen om budgetter i Microsoft Excel er udgivet af Regnskabsskolen ApS. Mathias Heinze og Steffen Tjerrild e-bog: ISBN Bogen om budgetter i Microsoft Excel >

2 Bogen om budgetter i Microsoft Excel af Mathias Pedersen Heinze og Steffen Tjerrild Regnskabsskolen ApS 2012 Udgivet af Regnskabsskolen Wesselsgade København N Tlf Redaktion: Jesper Laugesen Forsideillustration: Sats og layout: Jesper Laugesen Microsoft og Excel er varemærker tilhørende Microsoft 1. udgave, 1. oplag Denne bog er udgivet som trykt bog og som e-bog. ISBN (trykt): ISBN (e-bog): Gengivelse af denne bog eller dele heraf er ikke tilladt uden skriftlig tilladelse fra Anette Sand ApS ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Bogen er udtryk for forfatterens fortolkning af gældende love og praksis. Der tages forbehold for fejl, mangler og udeladelser. Det under streges, at bogen er ment som inspiration til erhvervsdrivende og ikke kan sidestilles med konkret rådgivning udført af revisorer eller andre rådgivere. Forfatter og/eller udgiver kan på ingen måde gøres erstatningsansvarlig for de informationer, som findes i bogen uanset om disse informationer mod forventning skulle være ukorrekte. Forfatter og/eller udgiver kan derfor ikke pålægges ansvar for skader eller tab, der direkte eller indirekte er pådraget på grundlag af de informationer, som findes heri. Indholdsfortegnelse Indledning Formålet med budgettering Budgetter kan fungere som motivationsfaktor, ledelsesværktøj, ressourcefordeling, koordinerings- og planlægningsværktøj, som dokumentation, opfølgning, ideskabelse og information. 2. Excel som budgetteringsværktøj Præsentation af Excel som budgetteringsværktøj. Formler i Excel. Funktioner i Excel. HVIS- og SUM-formler. 3. Budgetmetoder Forskellige budgetmetoder: Prior year approach, Zero-based budgeting, Percentage of sales og kombinationer af budgetmetoder. 4. Budgetplanlægning Fra mål og strategier, planer og udkast til koordinering, formulering, godkendelse og iværksættelse. 5. Etableringsbudget Opstilling af budget, forudsætninger for etablering, formål med etableringsbudgettet, skaffe finansiering, samlede kapitalkrav. 6. Driftsbudget Opstilling af underbudgetter, herunder budgetter for salg, indkøb, dækningsbidrag, markedsføringsbidrag, de faste omkostninger, indtjeningsbidrag, afskrivninger og renter. Til slut det samlede driftsbudget. 7. Likviditetsbudget Formålet med likviditetsbudgettet. Elementer som moms, kredittider og kassekreditter. Forskellen på driftsbudget og likviditetsbudget, og ikke mindst: Hvordan forbedrer man likviditeten? 3

3 8. Balancebudget Hvad er et balancebudget? Opstilling af balancebudget, det dobbelte bogholderi, aktiver, passiver, værdiskabelse. 9. Privatbudget Samspil mellem virksomhed og privatbudget. Forudsætninger, indtægter, udgifter, lønindkomst, anden indkomst. 10. Projektbudgetter Projektprisfastsættelse, projektvurdering, tidsforbrug, transportomkostninger, kunderelationer. 11. Budgetkontrollen Formål med budgetkontrollen, afvigelser, prognose afvigelser, handlingsafvigelser, konsekvenser af afvigelserne, refleksioner på budgetkontrollen. 12. Alternative budgetter Medarbejdertilfredshedsundersøgelser, miljøbudget 13. Afrunding Om Forfatterne Indledning Formålet med Bogen om budgettering er at svare på de spørgsmål, der dukker op, når man arbejder med budgetter og budgettering, samt at vise dig vigtigheden af at bruge budgetter i din virksomhed. Budgetplanlægning, økonomistyring og likviditetskrav kan lyde som noget, man skal have en 10 år lang uddannelse for at forstå. Det er ikke tilfældet. Denne bog vil give dig en simpel og grundlæggende indsigt i brugbar og overskuelig budgettering. Med denne bog i hånden kan du udarbejde og vurdere dine egne budgetter. Meningen er ikke at komme til bunds i den bagvedliggende teori, men at give dig et konkret værktøj at arbejde med umiddelbart efter endt læsning. Når du slår budget op på nettet eller i en ordbog vil du støde på følgende beskrivelse: Regnskabsmæssig forudsigelse. Hvad betyder det? Hvordan kan man forudsige et regnskab? Hvad er formålet? Hvad skal jeg bruge et budget til? Dette er typiske spørgsmål, der kan falde dig ind du er ikke den eneste, du er ikke den eneste. Når du har læst denne bog, vil du kunne svare på disse og andre spørgsmål, som falder dig ind når du hører om budgettering. Bogens opbygning Bogen er opbygget, så kapitlerne er mere eller mindre uafhængige. Det betyder, at du ikke skal have læst det foregående kapitel 4 5

4 for at kunne forstå det næste. Det gør, at du let kan bruge bogen som et opslagsværk. Hvis du fx skal stable et etableringsbudget på benene, kan du let slå op i kapitel 5 og finde de oplysninger, du søger. Du kan selvfølgelig også læse bogen fra ende til anden, hvilket giver den bedste forståelse af såvel forskellen på de forskellige budgettyper, som af hvordan de hænger sammen. I bogen tager vi udgangspunkt i en fiktiv virksomhed, for at gøre det nemmere at relatere bogen til din egen virksomhed. Det gør det også nemmere at lave taleksempler, som overskueliggør formålet med budgetter. Virksomheden hedder Smart-tøj, det er en handelsvirksomhed, der køber sine varer hos en leverandør og sælger dem videre med en tillagt avance. I dette tilfælde er varerne modetøj. Smart-tøj er en relativt lille virksomhed med 10 ansatte, der sælger bukser og T-shirts. Det er naturligt at relatere bogens forskellige budgettyper til din egen virksomhed, så derfor har vi lagt skabeloner til Excel ud på Med dem kan du let og overskueligt komme i gang med at budgettere din egen virksomheds fremtid. 1. Formålet med budgettering Et budget er en forudsigelse af det næste års økonomiske resultat. Med budgetarbejdet skal vi forsøge at få virksomheden til at udvikle sig i den planlagte retning ved at sammenkoble nutid og fremtid. Sagt på en anden måde: Hvad tror jeg, jeg kommer til at tjene næste år? Hvor meget omsætter jeg for? Hvad er mine omkostninger? Stiger eller falder de? Er min omsætning jævnt fordelt over året? Dette er nogle af de spørgsmål, du skal stille dig selv, når du skal til at lave et budget for næste år. Men hvorfor?, tænker du måske. Det vil vi prøve at beskrive i det følgende. Budgettets vigtigste funktion er at give et så nøjagtigt billede af virksomhedens udvikling i den kommende periode som muligt. Der er mange aktiviteter, der bliver udført på baggrund af budgettet, fx produktion, indkøb og ansættelser. Nøjagtigheden er vigtig, eftersom selv små afvigelser mellem budget og det faktiske regnskab kan have store økonomiske konsekvenser. Produktion og indkøb er de mest afvigelsesfølsomme aktiviteter, da det er dyrt at ligge inde med varer, der ikke bliver solgt, eller have medarbejdere, som ikke kan tjene deres løn hjem. Budgetter har mange andre formål, ikke kun for dig og din virksomhed, men også for alle andre, der har interesse i din virksomhed. Hvis du har et lån eller en kassekredit har banken stor interesse i dig og din virksomheds fremtid. Hvis du har en handelsvirksomhed som Smart-tøj, så har dine leverandører interesse i din virksomheds betalingsevne. Statens myndigheder (især 6 7

5 SKAT) har også altid en interessere i din virksomhed. Derfor er det ikke kun for din egen skyld, du bør lære at anvende budgetter. Det er vigtigt at sondre mellem, hvad du og din virksomhed kan påvirke, og hvad du ikke kan påvirke. Der skal tages højde for begge typer forhold i budgettet. Markedsforhold, konkurrenter og lovgivning har du ikke den store mulighed for at kontrollere eller lave om på. Hvorimod din virksomhed har mulighed for at påvirke prisfastsætning, markedsføring og omkostninger. Det betyder, at budgetterne indeholder en kombination af forhold, som du hhv. kan og ikke kan styre. De ukontrollerbare forhold vil typisk være definerende for de mere kontrollerbare, fx ved at antallet af konkurrenter på markedet (et ukontrollerbart forhold) kan have indflydelse på din markedsføringsstrategi (et kontrollerbart forhold). Det er derfor vigtigt at tage højde for begge typer forhold. Budgetprocessen skal på denne måde få dig til at tænke over alle forhold, der påvirker din virksomhed hvilket er en god øvelse i sig selv. Vi vil nu komme ind på en række andre årsager til at udarbejde et budget. Figuren her på siden viser ni anvendelsesmuligheder, som vi selv mener, er de største fordele ved et budget. Dette kapitel er dedikeret til en gennemgang af disse ni punkter. Dokumentation Ideskabelse Information Opfølgning Planlægning Motivation Budget Koordinering Ledelsesværktøj Ressourcefordeling Motivation Det lyder måske underligt, men alle mål motiverer os. Et mål om øget omsætning giver dig motivation til at opfylde det. Et mål er ikke et budget, men der kan være flere mål indlejret i dit budget. Men husk: Hovedpointen i budgetteringen er, at det er et kvalificeret bud på udviklingen i din virksomheds indtægter og udgifter, så derfor skal budgettet være bygget på virkeligheden og ikke alene på dine mål og drømme. Uden mål og planer for at nå dem, er du ligesom et skib der har sat sejl uden nogen destination Fitzhugh Dodson Mål Jeg vil gerne omsætte for kr. næste måned. Budget Jeg omsatte for kr. sidste måned, og hvis vi optimerer vores salgsbesøg og forbedrer endnu mere næste måned, kan jeg øge omsætningen med 10 %, det betyder en omsætning på kr. Til sammen viser mål og budget, hvilken retning du vil drive din virksomhed i. Hvis du har et mål om at udvide virksomheden skal du starte med at budgettere, hvordan du vil indfri dit mål. Dine mål bestemmer retningen, budgetterne viser hvordan du kan opnå dem. Et realistisk udarbejdet budget giver dig og dine ansatte motivation til at opfylde jeres mål. Og der findes ikke nogen bedre følelse end at nå det, man har kæmpet for. Men pas på med at budgettere efter for høje og urealistiske mål, det fører blot til tab af motivation når du indser at dit budget/mål ikke kan opfyldes. Det handler om at finde den rigtige balance. 8 9

6 Koordinering Koordinering er et af hovedformålene med at lave et budget. Hvis din virksomhed har flere ansatte, er budgettet et uvurderligt redskab for at få virksomheden til at køre rundt. Koordinering mellem flere mennesker er en svær opgave, som et budget hjælper med at gøre lidt mere overskuelig. Et budget giver et kvalificeret bud på, hvordan virksomhedens aktiviteter udvikler sig i fremtiden. Derfor er budgettet en vigtig del af koordineringen i en virksomhed. Smart-tøj er en virksomhed med 10 ansatte. Virksomheden består af fire salgsfolk, tre lagerfolk, en sekretær, en bogholder og en direktør. Allerede her er koordineringen lidt kompleks. Den vigtigste koordinering er mellem lageret og sælgerne. Her er det vigtigt, at lagerfolkene kan pakke de varer, sælgerne sælger. I budgetudarbejdelsen skal lagerfolkene eksempelvis fortælle, hvad de maksimalt kan pakke på en måned. Derudover skal sælgerne fortælle hvad de regner med at sælge. Det er utrolig vigtigt, at der koordineres for at finde ud af, om der er overensstemmelse mellem afdelingerne, eller om der måske skal tilføjes ekstra resurser. Med et budget finder du ud af, at der måske kan opstå nogle problemer, inden de faktisk er opstået. Hvis man i budgetudarbejdelsen opdager problemstillinger som den ovennævnte, kan det spare virksomheden for mange unødvendige omkostninger senere. Ledelsesværktøj Et budget er et ledelsesværktøj. Du kan bruge budgettet til at styre virksomheden i den retning, du gerne vil have den hen. Et eksempel kan være, at du gerne vil sætte salgspriserne på dine produkter op. Derfor laver du et budget over, hvad prisstigningerne vil betyde for dit salg. Du kan nu præsentere denne nye prisstrategi i din virksomhed, med et fastlagt budget over konsekvenserne. Det giver dine ansatte et billede af, at du har gennemtænkt konsekvenserne og de vil i højere grad være motiveret for at implementere prisstigningerne. Direktøren i Smart-tøj bruger det færdige budget til at implementere ændringer og handlingsplaner. Budgettet i Smart-tøj giver en oversigt over konsekvenserne ved ændringerne. Det betyder, at de ansatte kan se en mening med ændringerne, og bliver motiveret til at iværksætte dem. Planlægning Budgettet har også et formål som planlægningsredskab. Her tænker vi især på, at hvis du for eksempel har budgetteret med et øget salg næste år, så skal du planlægge, hvordan du opnår dette nye salg. Skal du have flere medarbejdere? Skal du have et større varelager? Skal du have en bil mere til at køre varer ud? Med et budget er du bedre forberedt på de nødvendige ændringer. Et godt budget er et værktøj til at planlægge din forretning ud fra. Uforudsete omkostninger og likviditetsproblemer er en af de hyppigste årsager til konkurs. Et drifts- og likviditetsbudget vil i høj grad være med til at hjælpe dig med at undgå dette. Smart-tøj bruger det udarbejdede budget til at udarbejde handlingsplaner efter. En handlingsplan kan eksempelvis være, at Smart-tøj i budgettet konkluderer, at der vil være en øget vækst i markedet. Derfor må det planlægges, hvordan den øgede vækst imødekommes. Er det igennem overarbejde? Eller skal der ansættes flere folk? Dette kommer vi nærmere ind på i kapitel 10. Projektbudgetter. Dokumentation Omverdenen har som tidligere nævnt en stor interesse i dig og din virksomhed. Et budget har karakter af dokumentation. Et vel gennem arbejdet budget giver dig pondus i forhandlinger. Her tænkes der især på forhandlinger med banken om eksempelvis lån 10 11

7 eller renter. Et gennemarbejdet budget signalerer, at du har tænkt over din forretning, hvor den skal bevæge sig hen og hvordan. Smart-tøj har i høj grad brug for budgettet som dokumentation. Budgettet er et troværdigt dokument, som viser, at ledelsens planlægning af virksomhedens økonomi er gennemarbejdet og realistisk, og som Smart-tøjs bank grundigt studerer. På den måde kan Smart-tøj skaffe finansiering, fordi de ud fra budgettet nøje kan vise, hvad pengene skal bruges til og hvordan de bliver omsat til større fortjeneste. Ressourcefordeling Et budget har også det formål at vise, hvordan kagen skæres og hvordan delene stykke for stykke er tænkt fordelt ud på virksomhedens forskellige områder. Med det menes der, at et budget gør det overskueligt at se, hvad og hvem der skal bruges penge på. Budgetudarbejdelsen er en proces, hvor alle skal have noget at sige før budgettet er færdigt. Efter sådan en proces danner der sig et billede af, hvor der er brug for flere penge, og hvor det modsatte måske er tilfældet. I Smart-tøjs tilfælde kan det fx være, at lagerfolkene har for meget tid til at pakke de alt for få ordrer, mens sekretæren ikke har tid nok til at varetage alle sine opgaver. Dette kan give anledning til at omfordele resurserne, så virksomheden fx ansætter endnu en sekretær samtidig med at den afskediger to af lagerfolkene. Budgettet giver på denne måde et overblik, der forbereder virksomheden på fremtiden. Opfølgning Opfølgning er også et vigtigt element i et budget. Der er nogle spørgsmål, du skal stille dig selv, når du sammenligner budgettet med det faktiske regnskab. Hvor godt passede det? Hvad skyldes afvigelserne? Opfølgningen er vigtig for at se, hvor godt du forudsagde din virksomheds økonomi. I opfølgningen finder du ud af, hvad der var realistisk, og hvad der ikke var. Dermed bliver din budgetlægning bedre næste gang. Der findes forskellige grunde til, at det faktuelle regnskab var bedre eller dårligere end det budgetterede. Der skelnes i mellem forudsigelsesafvigelser og handlingsafvigelser. Det kommer vi ind på i kapitel 11 om budgetstyring og opfølgning. I Smart-tøj er opfølgningen af budgettet et løbende element i driften. Her diskuterer virksomhedens ansatte årsager til og konsekvenser af, at virksomheden ikke lever helt op til budgettet. De ansatte kommer også med forslag til forbedringer og handlingsplaner til en bedre budgetopfyldelse. Ideskabelse Budgettet skal også være med til at få ideerne til at spire. Hvordan kan et budget være med til det, tænker du måske? Jo, et budget er et økonomisk fremtidsbillede, som afspejler dine mål med virksomheden. Sagt på en anden måde, så er et budget bl.a. en plan for, hvordan du vil opnå dine mål, og er derfor med til at sætte tal på dine ideer. I din budgetfase kan der let opstå nye ideer til prispolitik, nye markeder, nye kundegrupper, ny markedsføring osv. I forbindelse med budgetudarbejdelsen fastlægges det også, hvordan budgettet skal indfries. Dette giver også anledning til ideskabelse. Hvordan man skal indfri budgettet? Hvilken form for markedsføring skal vi bruge? Smart-tøj har mange dygtige ansatte. Derfor vælger de i fællesskab at gennemgå budgettet for den kommende periode. Her fremkommer et hav af ideer til, hvordan man skal indfri budgettet. Et eksempel kan være, at salgsfolkene og lagerfolkene har udviklet et system, der gør, at de lettere kan koordinere salg, og derved minimere omkostningerne

8 Information Budgettet har til formål at give dig kvalificeret information om din virksomhed i fremtiden. Budgettet kan give et kvalificeret bud på, hvor din virksomhed er på vej hen. Derfor er det din egen opgave at udarbejde et budget der er ingen, der gør det for dig, i hvert fald ikke uden din medvirken. Et godt budget er nyttig information, som du kan tilpasse din produktion, dit lager og din medarbejderstab efter. I Smart-tøj bruger man budgettet som informationskilde om fremtiden. Det giver virksomhedens ledelse et grundlag for beslutninger, for eksempel om hvor meget der skal købes ind i næste kvartal. Opsamling Der findes mange gode grunde til at lave et budget og mange flere end dem, vi lige har nævnt. Vi har prøvet at give dig et kort og præcist udsnit af de vigtigste formål med et budget. Der er sikkert nogle formål, der giver bedre mening for dig og din virksomhed end andre. Vi håber, at du har fået indblik i vigtigheden af budgetter, og at du fremover vil bruge budgetter som et vigtigt værktøj i driften af din virksomhed. 2. Excel som budgetteringsværktøj Sideløbende med gennemgangen af de forskellige budgettyper vil vi vise, hvordan man kan bruge Microsoft Excel som værktøj til at opbygge modellerne. Det vil sige, at hver gang du har læst om en budgetmodel, vil du kunne finde en vejledning til hvordan du selv kan sætte en tilsvarende model op i Excel. Vi vil begynde dette kapitel med kort at fortælle om, hvorfor og hvornår man med fordel kan bruge Excel i sin budgettering. Derefter vil vi vise et par nyttige funktioner og formler i Excel, som vi vil gøre brug af gennem resten af bogen. Hvorfor Excel? De fleste mennesker kender Excel. Programmet kan bruges til uendelig meget. Det bruges dog først og fremmest i regnskabssammenhænge, da det har mange regnskabsmæssige og finansielle funktioner indbygget. Derudover er Excel stadig det mest benyttede program til budgettering. Hovedårsagen til dette er, at Excel er let at benytte, samtidig med at det er fleksibelt og relativt billigt at anskaffe. En anden årsag er også, at Excel fungerer til de to mest anvendte styresystemer PC og Mac, hvilket ikke alle professionelle budgetprogrammer gør. Du får mest ud af bogen, hvis du allerede har Excel installeret på din computer. Der er lagt nogle budgetskabeloner ud på ww w.regnskabsskolen.dk/budget, så du let kan komme i gang

9 Forudsætninger for brugen af Excel til budgettering Vi vil her kort opremse de vigtigste forudsætninger for at bruge Excel: For det første skal du have et helt grundlæggende kendskab til Excel, dvs. du skal vide hvordan celler lægges til eller trækkes fra hinanden. Har du ikke grundlæggende kendskab til Excel, er det dog stadig muligt at få noget ud af bogen. Du skal bare være indstillet på at bruge lidt tid på at lære Excel at kende, hvilket du også kan få meget ud af i andre sammenhænge. For det andet henvender Excel sig til mindre og mellemstore virksomheder. Excel er ikke så velegnet til meget store talmængder, hvilket bogen heller ikke lægger op til. For det tredje vil du som nybegynder have svært ved at anvende alle de mange muligheder i Excel. Excel kan analysere flere års budget-historik, foretage valutaomregninger baseret på aktuelle kurser og indeholder særdeles komplekse formler. Dette er alt sammen funktioner, der kan bygges ind i et regneark, men det kræver foruden at kunne mestre Excel på superbruger-niveau meget tid og vedligeholdelse. Bogen hjælper dig i gang til at bruge Excel til budgetter på et mindre kompliceret og brugbart niveau. For det fjerde er budgettering i Excel besværligt, hvis der sker mange ændringer i din virksomhed. Mange ændringer gør, at du løbende skal lave din kontoplan om, hvilket betyder, at du ofte skal ændre i regnearket indsætte nye rækker eller kolonner og rette i formler e.l., hvilket kan føre til fejlberegninger. Vi har her nævnt de vigtigste elementer, du skal være opmærksom på inden du vælger at benytte Excel som dit værktøj til budgettering. Alt i alt er Excel et godt sted at begynde at lære at budgettere, men visse virksomheders kompleksitet kan gøre, at man på sigt kan have brug for et professionelt budgetprogram. Det er også vores erfaring, at når man selv sidder og roder med sit budget i et regneark, inspirerer det én til at se andre anvendelses muligheder. Fx opstilling af grafer og personlige måder at udforme modellerne på. Grundlæggende formler og funktioner Nedenfor vil vi vise, hvordan man bruger tre grundlæggende funktioner i Excel: SUM, MIDDEL og HVIS. Funktioner er indbyggede formler i Excel, der bruges til at udføre helt bestemte opgaver, fx bruges funktionen SUM til at lægge to eller flere celler sammen. En formel er et regnestykke, der altid starter med lighedstegnet =. En formel behøver ikke nødvendigvis at indeholde funktioner, men kan sagtens gøre det. Dette er den grundlæggende forskel på funktioner og formler. I denne bog er vores regnearkseksempler udarbejdet i Excel Hvis du bruger versionen fra 2003 eller 2010 skal du være opmærksom på, at bl.a. værktøjslinjerne kan være anderledes indrettet end på billederne i bogen. Der vil dog ikke være tale om store forskelle mellem versionerne, da vi holder os til at gennemgå værktøjer, som findes i alle versioner af Excel. Derudover er der forskel på formlerne, hvis du har en engelsk version af Excel. Den engelske version bruger eksempelvis funktionen IF i stedet for HVIS i den danske. Der findes flere sider på nettet, der let oversætter de forskellige formler. Lad os lægge ud med at få et overblik over regnearket og dets layout. På billedet ses et tomt Excel-dokument, hvori vi har tilføjet nogle pile, der peger på de nogle af de vigtigste ting i regnearket. Lad os kort gennemgå dem sammen

10 Typografier bruges til at ændre det visuelle udseende af cellerne. Du kan fx bruge tabelformateringen til at give dine tabeller (budgetter) et sammenhængende og præsentabelt udseende. Denne funktion bruger vi selv senere i denne bog. Størstedelen af vinduet er naturligvis dedikeret til regnearkets celler, der vertikalt kan inddeles i rækker (1, 2, 3, 4 ) og horisontalt i kolonner (A, B, C, D ). Lige over cellerne til venstre kan man se, hvilken celle der p.t. er markeret. I dette tilfælde er det A1. Et regneark i Excel 2007 indeholder i alt lidt over 17 milliarder celler, så du skal ikke være bange for løbe tør for dem. 1. pil: Værktøjslinjen er inddelt i bokse (pilen peger på boksen med navnet Skrifttype), der samler ensartede redskaber. På fanen Startside finder du: Justering bruges til at placere teksten i en celle, fx som højre- eller venstrejusteret. Du har også mulighed for at indrykke teksten eller ændre vinklen, således at den kan stå lodret i stedet. Derudover indeholder denne boks funktionerne ombryd tekst, flet og centrer. Tal indeholder først og fremmest muligheden for at ændre talformat i en celle. Det kan fx være, at du vil vise tallet 1000 på forskellige måder (fx med eller uden decimaler) afhængigt af sammenhængen. Redigering indeholder nogle meget brugbare funktioner. Sorter og filtrer kan fx bruges til at arrangere en række tilfældige navne efter alfabetisk orden, hvilket kan spare dig for meget tid. Der findes også en søgefunktion, der kan bruges til at finde et eller flere bestemte ord eller tal i regnearket og evt. erstatte dem med et andet ord eller tal også noget der kan spare dig for meget tid. 2. pil: Formellinjen bruges til at skrive formler eller funktioner. Du kan markere en celle, der allerede indeholder en formel og få vist cellens formel i formellinjen. Alle formler skal begynde med et lighedstegn, ellers ved Excel ikke, at du vil lave et regnestykke. Du kan fx markere celle E20 og skrive =10*6 i formellinjen og trykke Enter, hvorefter celle E20 vil vise værdien 60. Vi vender tilbage til formler og funktioner senere. 3. pil: Faneoversigten viser de syv standardfaner, som Excel indeholder (der findes flere end de syv, men de er ikke relevante her). Vi har allerede kigget på Startsiden og denne fanes funktioner. Vi kommer lidt ind på Indsæt-fanen senere, men ellers kan vi anbefale, at du bruger lidt tid til at kigge på nogle af funktionerne på de andre faner og danner dig et overblik over, hvad der er af muligheder. Det er ikke nødvendigt at kende til alle elementerne i detaljer, men det kan være en fordel i helt grove træk at vide, hvad Excel kan. På den måde får du også lettere ved at se nogle muligheder i forhold til din egen budgetlægning

11 4. pil: Et projektmappe i Excel kan indeholder flere regneark, men kan også bare indeholde et enkelt. Som udgangspunkt ligger der altid tre ark i en tom projektmappe, men du kan indsætte lige så mange du har lyst til vha. knappen ved siden af Ark3. Det er relevant at kende til muligheden for at oprette flere regneark i en projektmappe, fordi mange ofte kommer til at oprette et helt nyt dokument til fx en anden type budget, når de faktisk med fordel kunne have placeret det i et ark ved siden af det første. Ved at samle flere regneark i en projektmappe, bliver det nemlig lettere at lave beregninger af tal på tværs af budgetterne. 5. pil: Excel Hjælp er en rigtig god funktion, hvis du gerne vil have uddybet brugen af en funktion i Excel. Det kan fx være, at du gerne vil vide mere om hvordan man laver et søjlediagram, og så søger du bare på ordet i hjælpevinduet. Oftest findes der en god, kort fattet instruktion i brugen af den funktion man søger. Vi kan derfor varmt anbefale at bruge hjælpefunktionen. Formlen starter med = og lægger derefter tallene i de tre ønskede celler sammen, så vi kan se de samlede indtægter for januar, februar og marts. SUM - funktionen gør præcis det samme som formlen (i celle B5 i illustration). SUM -funktionen har dog visse fordele. I eksemplet fra før var der kun tale om tre celler, der skulle lægges sammen, men hvad nu hvis du skal lægge 100 eller 146 celler sammen? Det vil tage ret lang tid at sidde og trykke B1 plus B2 plus B3 plus B4 plus B146. Allerede ved ti celler begynder det at virke irriterende at skulle trykke på hver celle for at få den med i regnestykket. Når du bruger SUM -funktionen kan du markere mange celler på én gang. Lad os nu antage, at vi også havde indtægterne fra resten af årets måneder i vores regneark, og at vi gerne vil have lagt dem sammen. Så gør du det nemmest sådan: Vi har nu set på opbygningen af brugergrænsefladen i Excel og går nu videre til en gennemgang af tre af de mest brugte funktioner. Grundlæggende funktioner Excel 2007 indeholder over 300 funktioner, der er opdelt efter kategorier fra logiske til finansielle funktioner. Vi skal kort se på tre vigtigste funktioner i forbindelse med budgetudarbejdelse i Excel. SUM -funktionen Funktionen SUM er nok den mest brugte i Excel overhovedet. Den viser i funktionscellen summen af værdierne i de valgte celler. Eller kort og godt: Den lægger tal sammen. Du kan også lægge tal sammen ved blot at bruge plustegnet +, som det er vist i udklippet fra Excel

12 1. Begynd med at markere cellen hvor resultatet (summen) skal fremgå (på billedet er det celle B14). 2. Start funktionen med = 3. Skriv SUM (kan også skrives med små bogstaver). Bemærk, at Excel allerede ved indtastningen af første bogstav vil komme med forslag til funktioner. 4. Derefter skal du skrive en åben parentes enhver funktion skal altid åbnes med ( lige efter selve funktionsnavnet. 5. Nu kan du trække adderingsfeltet med musen. Klik på den første celle og hold venstre musetast nede mens du trækker feltet ned, således at det dækker alle cellerne med de tal, der skal lægges sammen. Slip derefter musetasten. 6. Afslut ved at lukke parentesen og tryk på Enter. gennemsnitlige indtægt pr. måned, skal du bruge denne funktion. Man kunne sagtens tage de samlede indtægter og dividere med 12 (=SUM(B2:B13)/12) og finde gennemsnittet på den måde. Men ligesom med SUM -funktionen klarer MIDDEL alle mellemregningerne, og det er på den måde lettere at overskue formlen. Du vil nu få vist det summerede produkt (summen af tallene), som vist på billedet. Hvis du herefter ændrer tallet i en af cellerne vil SUM automatisk opdatere i alt-cellen B14. Netop fordi SUM -funktionen er den mest brugte i Excel, har Microsoft installeret en genvejstast, med tegnet Σ i værktøjsboksen Redigering. Du kan markere de felter, der skal lægges sammen og trykke på denne knap. Så vil Excel indsætte en SUM funktion i feltet under de markerede tal/celler. MIDDEL funktionen Denne funktion finder gennemsnittet af de valgte celler. Hvis du i stedet for at finde årets samlede indtægter ønsker at finde den Fremgangsmåden er ligesom med SUM -funktionen. Du begynder med =, skriver MIDDEL, åbner parentesen og markerer cellerne, der skal indgå i regnestykket. Til sidst lukker du parentesen og trykker Enter. Så får du gennemsnittet af de markerede tal

13 HVIS -funktionen Funktionen HVIS er også en af de mest brugte funktioner i Excel. Den tester en logisk påstand, dvs. den undersøger om en påstand er sand eller falsk, og indsætter et forskelligt resultat afhængigt heraf. Du skal bruge HVIS når dit resultat afhænger af, om noget er sandt eller falsk. Funktionens syntaks (opbygning) ser således ud (mellemrummene er tilføjet for at gøre det mere overskueligt at læse): =HVIS( logisk_test ; værdi_hvis_sand ; værdi_hvis_falsk ) Delene af funktionen er adskilt af semikolon. Det ses at HVIS - funktionen også starter og slutter med en parentes på samme måde som SUM - og MIDDEL -funktionerne gør det. Logisk_test undersøger fx om en værdi i en celle er større end værdien i en anden celle. Det kan se sådan ud: A1>A2. Værdi_hvis_sand vises, hvis dette udsagn er sandt, altså hvis værdien i celle A1 faktisk er større end den i celle A2 Værdi_hvis falsk vises, hvis udsagnet er falskt, altså hvis A1 ikke er større end A2. Disse resultatværdier (værdi_hvis_sand og værdi_hvis_falsk) kan være tal, nye funktioner, formler eller tekst. Vi vil vise to eksempler på brugen af HVIS -funktionen. Et, hvor vi bruger tekst i værdi_hvis_sand og et, hvor vi bruger en ny formel. Først kigger vi på eksemplet hvor vi bruger tekst som resultatværdi. Lad os gennemgå syntaksen (kig i formellinjen): 1. Funktionen starter med =, derefter funktionsteksten HVIS, derefter åbningsparentesen. 2. Den logiske test hedder C2>B2. Vi tester altså, om de faktiske udgifter er større end de budgetterede. 3. Hvis dette er sandt (altså at de faktiske udgifter er større end de budgetterede), vil vi have at der skal stå Overskredet i kommentarfeltet. Læg mærke til, at teksten er sat i anførselstegn. Dette skal du gøre, hver gang du vil indsætte tekst. Alt mellem anførselstegnene vil blive vist som værdi_hvis_sand. Det vil også sige, at du sagtens kan lave mellemrum og skrive flere ord eller sætninger i stedet for blot ét ord som vi har gjort her. 4. Læg igen mærke til, at hvert led af syntaksen er opdelt af semikolon

14 5. Som værdi_hvis_falsk (altså hvis de faktiske omkostninger er mindre end de budgetterede), vil vi have at der bare skal stå OK. 6. Til sidst lukker vi funktionen med en slutparentes. Resultatet bliver, at der i kommentarfeltet ud for varekøb kommer til at stå OK, fordi de faktiske omkostninger ikke er større end de budgetterede. Hvis vi derefter trækker formlen ned, så den også dækker udgifterne for biler, løn og husleje, kan vi se, at budgettet for biler og løn er overskredet. For at trække en formel ned, skal du trykke og holde den lille sorte firkant (i nederste højre hjørne af cellens ramme) nede og derefter trække markeringen ned over de ønskede celler. Læg mærke til, at kommentaren til huslejen er OK, selvom de faktiske udgifter er lig med de budgetterede. Dette skyldes, at den logiske test i funktionen hed C2>B2. Altså vil testen kun være falsk ( Overskredet ), hvis de faktiske udgifter er større end de budgetterede, og ikke hvis de er lige store. Lad os nu kigge på eksemplet hvor vi indsætter en anden funktion som resultatværdi. Vi har opstillet et simpelt udsnit af et årsregnskab, hvor skatten af årets resultat skal beregnes. Man betaler som bekendt kun selskabsskat hvis ens virksomhed har overskud, hvilket giver glimrende mulighed for anvendelsen af HVIS -funktionen. På udsnittet til venstre har vi i celle B2 fundet 25 % af resultatet før skat (=B1*0,25), hvilket også fungerer helt fint, hvis man altid har et positivt resultat. Som det kan ses på udsnittet til højre, bliver skatten dog stadig udregnet, selvom resultatet før skat er negativt, hvilket giver et forkert resultat for hele året. Vi har altså 26 27

15 brug for en funktion, der kan tjekke om vi har et positivt eller negativt resultat før renter. På billedet nedenfor har vi sat HVIS -funktionen ind ovenover de to regnestykker for at gøre det mere overskueligt. Lad os gennemgå funktionens syntaks: =HVIS(B3<=0;0;B3*0,25) 1. Logisk_test: B3<=0. B3 (altså resultatet før skat) er mindre end < eller lig med = 0. Mindre end eller lig med skrives ved at symbolerne < og = sættes sammen. Det er dog vigtigt at lighedstegnet er det sidste af de to. 2. Skift til næste led i funktionen sker med et semikolon. 3. Værdi_hvis_sand: 0. Hvis resultatet før skat er mindre end eller lig 0, skal skatten jo også være 0, så denne del er ret simpel. 4. Nyt semikolon for skift til næste led. 5. Værdi_hvis_falsk: B3*0,25. Resultatet før skat ganges med 0,25 som er skattesatsen. Dette regnestykke er det samme som vi brugte før, men som gav et forkert resultat i når der var et negativt resultat før skat. 6. Funktionen afsluttes med en slutparentes. Ved hjælp af HVIS kan vi således afgrænse brugen af vores skatteudregning til kun at blive anvendt, når vi har et positivt resultat før skat. Vi har nu kigget på tre grundlæggende funktioner i Excel, som vi også senere vil gøre brug af i forbindelse med budgetlægning. MIDDEL opbygges på samme måde, som SUM ; den finder bare gennemsnittet i stedet for summen. HVIS kan bruges på forskellige måder. Vi har vist, hvordan den kan bruges til at indføre kommentarer i et budget. Vi har også vist, at funktionen kan bruges til at bestemme, om en udregning overhovedet skal foretages, afhængigt af et resultat i en anden celle. Der findes der over 300 andre funktioner i Excel, som kan bygges ind i hinanden og på den måde er der uendeligt mange muligheder for udregninger i Excel. Vi har ikke plads til at gennemgå dem alle i denne bog, men vil kort nævne nogle andre af de mest anvendelige funktioner. =LA =VÆLG =SUM.HVIS =VOPSLAG =TÆL =OG Lineær afskrivning. Vælger en værdi fra en liste af værdier ud fra et indeksnummer. En blanding af SUM og HVIS. Lægger celler sammen, der lever op til nogle kriterier. Finder en værdi i en tabel eller matrix ud fra nogle søgekriterier. Tæller de celler i et defineret område der indeholder tal. Logisk funktion. Kan fx bruges til at tilføje flere kriterier til HVIS

16 =ELLER =IDAG Også en logisk funktion. Kan give værdien SAND, hvis bare ét af de angivne kriterier er opfyldt. Viser dags dato. Hvis du har fået blod på tanden, kan vi anbefale at du kigger nærmere på disse funktioner i Excel. Du kan begynde ved at søge dem frem i Excel Hjælp. 3. Budgetmetoder Når vi opstiller et budget, gælder det om at finde mål for næste års indtægter og udgifter. Det kan ofte virke som en gættekonkurrence, og det kan det også blive, med mindre du bruger en budgetmetode og opstiller nogle relevante forudsætninger. Der findes en lang række metoder til fastsættelse af budgettets forskellige poster. I dette kapitel vil vi gennemgå tre af disse metoder. De hedder (på godt dansk): prior year approach, zero-based budgeting og percentage of sales. Vi har valgt at gennemgå disse tre metoder, fordi de er ideelle i mindre virksomheder. Derudover er de nemme at anvende og ikke er så tidskrævende. Metoderne er ikke ens, men de er heller ikke vidt forskellige. De kan sagtens, og ofte med stor fordel, kombineres på kryds og tværs. Til sidst i kapitlet vil vi vise en kombination af modellerne. Prior year approach Forrige års-metoden hedder metoden direkte oversat. Metoden går ud på, at man tager udgangspunkt i det forrige års regnskab. Det betyder, at de faktiske regnskabstal fra sidste år bruges som basis for budgettet for det kommende. Man tager derfor sidste års regnskabstal og lægger de ventede ændringer i virksomhedens aktivitet til. For eksempel: Hvis sidste års omsætning var på kr. og vi næste år regner med, at den vil stige med 5 procent, så budgetterer vi med en omsætning på kr

17 På samme måde tager man sidste års omkostninger og ganger med de forventede ændringer. Fordele Prior year approach er god at bruge, fordi den ikke kræver særligt megen tid at udarbejde. Du skal blot tage dine tal fra sidste eller forrige år og justere med den forventede ændring. Hvis du forventer, at din virksomheds aktiviteter i det kommende år er nogenlunde stabile set i forhold til sidste år, er det yderligere en fordel for dig at bruge metoden prior year approach, da du ret let kan lægge nogle præcise budgetter. Prior year approach er altså den metode du skal vælge, hvis du ikke vil afsætte meget tid eller resurser til budgetlægningen og din virksomheds aktiviteter er relativt stabile. Ulemper En ulempe er, at man skal have kendskab til, hvilke forhold der påvirkede omsætningen, vareforbruget, markedsføringsomkostningerne osv. sidste år for at kunne vurdere ændringerne i aktiviteterne det kommende år. Med andre ord, hvis du ikke ved, hvorfor du i 2011 solgte det, du gjorde, hvordan skal du så kunne vurdere hvor meget du vil kunne sælge i 2012 eller 2013? Vi vil derfor fraråde denne metode hvis du har mangelfuld viden om udviklingen i din virksomheds økonomi eller meget svingende aktivitet fra år til år. Samtidig siger det sig selv, at metoden ikke virker for nye virksomheder, som ikke har et tidligere års regnskab at gå ud fra. Smart-tøj Vi har udarbejdet Smart-tøjs budget for 2012 ved brug af prior year approach. Som det fremgår, har vi taget regnskabstallene fra 2011 og ganget dem med de ventede ændringer. Det kræver selvfølgelig noget viden, ellers ender vi netop i en situation, hvor vi gætter. Vi kommer nærmere ind på, hvordan du kan vurdere ændringer for din virksomhed i kapitel 7 om driftsbudgettet. Udsnit af driftsbudget De ventede ændringer og mellemregningerne står ved siden af årsregnskabet for Læg mærke til, at de fleste tal i budgettet er afrundede. Dette er gjort for at have et budget, der er lettere at foretage udregninger på og for at indikere, at der stadig blot er tale om kvalificerede gæt på fremtiden. Samtidig er det lettere for bestyrelsen, bankrådgiveren og andre at læse budgettet, når vi arbejder med afrundede tal. Der er visse udgifter, der kan forudses med stor sikkerhed. Her kan nævnes afskrivninger, da disse som regel følger en fastlagt afskrivningsmetode, fx den lineære metode, og derfor ligger fast flere år ud i fremtiden. Hvis du har en fastlåst rente kan renteudgifterne også fastsættes ganske præcist i budgettet, som det også er vist i Smart-tøjs budget. Du kan dog stadig vælge at afrunde til nærmeste 100 eller kr. af hensyn til læsbarheden. Smart-tøj regner med at øge omsætningen med 5 procent gennem en ny strategi, der satser på at sælge mere eksklusivt og dermed dyrere tøj

18 Dette medfører også, at vareforbruget vil stige med 2,5 procent. Personaleomkostningerne stiger med 2 procent som følge af naturlig inflations- og overenskomstregulering. Afskrivningerne ligger fast, da man i Smart-tøj følger den lineære afskrivningsmodel, der afskriver med et enslydende beløb hvert år. Man regner fortsat ikke med at have renteindtægter. Renteudgifterne falder, da man løbende nedbringer den rentebærende gæld. Sådan har Smart-tøj udarbejdet et simpelt budget, der tager udgangspunkt i regnskabet fra 2011 og derefter tilføjer de ventede ændringer. Samtidig er kommende tiltag, som den nye produktstrategi med mere eksklusive produkter, indregnet i budgettet. Zero-based budgeting Med denne metode tager man slet ikke udgangspunkt i nogle tidligere regnskabstal, når budgettet skal lægges. Deraf navnet nul-baseret budgettering. Hvor du med prior year approach tog udgangspunkt i sidste års regnskab, tager du med zero-based budgeting slet ikke udgangspunkt i noget, når budgettet for det kommende år skal lægges. I stedet for at tilpasse sidste års omsætning med en bestemt procentsats, skal du lade som om din virksomhed er helt nystartet og spørge dig selv: Hvilke og hvor mange aktiviteter vil min virksomhed have i det kommende år? Der skal selvfølgelig ligge nogle analyser til grund for de tal, du kommer frem til. Du kan fx godt inddrage tidligere års salg i vurderingen af næste års budget. Det afgørende er, at du omhyggeligt undersøger, om det er realistisk at videreføre tallet til næste års budget. Du skal kigge på alle forhold i virksomhedens omverden og vurdere, hvordan de vil ændre sig, samt hvordan ændringerne vil påvirke eksempelvis salget. Prior year approach er ikke nær så dybdegående i denne analyse, og det er især her, de to metoder adskiller sig fra hinanden. Fordele Zero-based budgeting er den mest gennemanalyserende af de tre metoder, vi præsenterer. Det gør den ikke nødvendigvis til den mest præcise. Men hvis den bliver udarbejdet korrekt, er det den, der indeholder flest overvejelser om så mange forskellige forhold, der er relevante for virksomheden, som muligt. Den er god at anvende, når der er sket drastiske ændringer i virksomheden eller i virksomhedens omverden. Sådanne drastiske ændringer gør det nemlig svært at bruge de tidligere regnskaber til at lægge næste års budget. Ulemper Hvis du ikke har den tid eller de resurser, som zero-based budgeting-metoden kræver, er det selvsagt ikke muligt for dig at bruge den. Dette er klart den største ulempe ved metoden, men derudover kræver den også at du umiddelbart kan identificere de vigtigste ændringsforhold i virksomhedens omverden og dette er ikke altid lige til. Smart-tøj Når vores case-virksomhed Smart-tøj skal lægge budget for 2012 vha. zero-based budgeting, vil den inddrage så mange faktorer som muligt. Det er selvfølgelig nærliggende at kigge på regnskabet for

19 Udgangspunktet for fastsættelsen af omsætningen kan sagtens være det faktiske tal fra Hvis året 2011 var påvirket af mange unormale faktorer, kunne man bruge regnskabet fra 2010 at budgettere ud fra. Det er nu vigtigt at inddrage alle de faktorer, der kan tænkes at påvirke omsætningen i Det kan fx være følgende forhold: Ny produktstrategi, der satser på eksklusive produkter En ny konkurrent, der etablerer sig på markedet Samfundsøkonomiske forhold, som fx udsigt til lavkonjunktur Øgede priser hos en leverandør. Vi vil i dette eksempel springe mellemregningerne over, men blot vise, at der er mange forhold, der kan nærstuderes og vurderes i forhold til din virksomheds omsætning. Smart-tøj forventer en øget omsætning som følge af den nye produktstrategi. En ny konkurrent har dog taget en mindre procentdel af Smart-tøjs kunder, samtidig med at der er lavkonjunktur i vente. Disse forhold påvirker forventningerne til omsætningen negativt. Der vil i virkeligheden sandsynligvis være rigtig mange andre forhold, der også skal regnes med i analysen. På baggrund af de nævnte forhold og efter at have analyseret dem i forhold til hinanden, forventer Smart-tøj en omsætning i 2012 på tusind kr. (tkr.). De mange flere forhold, der regnes med i zero-based budgeting metoden betyder, at vi i Smart-tøjs tilfælide lavere tal, end det vi så med prior year approach-metoden. Således fik vi meget kort præsenteret zero-based budgetingmetoden, der adskiller sig fra prior year apporach-metoden ved at gå mere i dybden i sin analyse af de forhold der tænkes at påvirke budgettet. Fordelen ved denne metode er, at den er meget grundig, mens ulempen er, at den kræver megen tid og mange resurser at benytte. Percentage of sales Denne metode tager udgangspunkt i salget/omsætningen og udregner alle andre poster i forhold hvor stort salg forventes at være. Du kan fx vælge at gå ud fra, at uanset hvor meget du omsætter for, vil vareforbruget altid være 40 procent heraf. Hvis dine personaleomkostninger ligeledes er afhængige af, hvor meget personalet omsætter for, kan disse også budgetteres ved brug af percentage of sales-metoden. Det er klart, at der er visse typer af omkostninger, der ikke egner sig til at fastsætte vha. denne metode. Fx kan du ikke afskrive dine biler med en procentdel af din omsætning. Du kan heller ikke fastsætte dine renteudgifter på denne måde. Det er derfor nødvendigt at skelne mellem de variable og de faste omkostninger i budgettet. De variable omkostninger kan kort karakteriseres som dem, der altid er afhængige af virksomhedens aktivitet. Det er fx vareforbruget, for du bryger jo kun varer, såfremt du sælger dem, ellers ligger de bare på dit lager. Nogle af personaleomkostningerne kan også i nogen grad ses som variable, fordi du kan ansætte eller afskedige medarbejdere afhængigt af hvor travlt virksomheden har. De faste omkostninger, eller kapacitetsomkostningerne som de også kaldes, udgøres af de omkostninger virksomheden har, uanset hvor meget den omsætter for. Hvis du f.eks har investeret i en produktionsmaskine, men ikke har nogle kunder og derfor ikke kan få solgt eller produceret noget, er du stadigvæk nødt til at afskrive på maskinen. Det samme gælder for renteudgifter, husleje mv. Det er også vigtigt at forstå, at personaleomkostninger også kan være faste omkostninger. Det afhænger af ansættelsesforholdet. En funktionæransat skal fx stadig have sin månedsløn, selvom han ikke har noget af lave. Du kan selvfølgelig fyre ham, 36 37

20 men der vil typisk være en forholdsvis lang opsigelsesperiode der gør, at lønomkostninger i de fleste tilfælde hører til i kategorien kapacitets-omkostninger. Fordele Denne budgetmetode egner sig specielt til virksomheder, hvor en stor del af deres omkostninger varierer med salget at virksomheden altså har mange variable omkostninger. Den er tilmed også nem at benytte og kræver et minimum af tid og resurser. Hvis du fx ved, at dine salgsmedarbejdere får 30 procent af det de sælger for, kan du let opstille en funktion i Excel, der løbende udregner personale omkostningerne i forhold til udviklingen i omsætningen. Derudover kan denne metode bruges i kombination med de andre metoder. Den er meget anvendt i servicevirksomheder, fordi du ikke har store faste omkostninger, men næsten kun har omkostninger, der varierer med omsætningen. Ulemper Som nævnt kan metoden kun anvendes på de variable dele af budgettet og kan derfor ikke anvendes som eneste metode. Derudover kan det gå meget galt, hvis du bruger denne metode og ikke har beregnet den korrekte procentsats af omsætningen for de forskellige poster. Sagt på en anden måde: Hvis der er stor usikkerhed om størrelsen af dit salg, er det ikke en god metode at benytte, eftersom alle andre poster afhænger af salget/omsætningen. Smart-tøj Vi har i dette eksempel med Smart-tøj benyttet en blandingsmetode til beregning af budgettet for Omsætningen er fastsat vha. zero-based budgeting-metoden, da den som tidligere nævnt er den mest gennemarbejdede, hvilket er vigtigt, fordi omsætningen danner grundlag for posterne vareforbrug og personaleomkostninger. Hvis omsætningen i budgettet afviger meget fra regnskabet, vil de følgende poster helt sikkert også gøre det. Afskrivninger samt renteindtægterne og -udgifterne er beregnet vha. prior year approach-metoden, da disse poster er faste udgifter og dermed ikke egner sig til percentage of sales-metoden. På denne måde kan alle tre metoder indgå i budgetteringen og endda på en ganske fordelagtig måde. Zero-based budgetingmetoden bruges til at forudsige omsætningen. Percentage of sales- metoden bruges til at udregne vareforbruget og personaleomkostningerne. Prior year approach-metoden bruges til afskrivninger og renter. Hver især egner hver metode sig nemlig til hver deres specifikke del af budgettet. Vi anbefaler, at du udvælger de mest kritiske poster i budgettet, typisk omsætningen og vareforbruget, og anvender zero-based budgeting-metoden på dem. Du kan bruge en af de mindre tidskrævende metoder på de øvrige poster. Dette var en kort introduktion til tre centrale budgetteringsmetoder og hvordan de med fordel kan kombineres. Vi vil i resten af bogen primært bruge prior-year approach-metoden i forbindelse med vores case-virksomhed Smart-tøj

21 4. Budgetplanlægning Det er vigtigt at få styr på, hvem der skal involveres i udformningen af budgettet. Selvom det er en proces, der berører hele virksomheden, er det ikke sikkert, at alle medarbejdere skal involveres i budgetteringen. Budgetplanlægningen består af et antal faser, afhængigt af virksomhedens størrelse. Jo større virksomheden er, jo mere kompliceret er budgetplanlægningen. En typisk budgetudarbejdelse gennemgår seks faser. Mål og strategi Plan og udkast Koordinering Formulering Målet for næste år i virksomheden Smart-tøj er, at virksomheden skal øge sin omsætning med 10 %. Det vil få den samlede indtjening til at stige med 2 %. Strategien er en højere pris, som vil få tøjet til at fremstå mere eksklusivt. Smart-tøj regner med, at en højere pris vil få antallet af solgte varer til at falde med 3 %, men fordi prisen er det højere, vil omsætningen alligevel stige med 10 %. Plan og budgetudkast Den næste fase er at lægge en plan for, hvordan man vil indfri budgettet. I den forbindelse opstilles et budgetudkast. Det er muligt at opstille en række forskellige budgetudkast, der viser forskellige måder at opnå det budgetterede resultat på. I denne anden fase gælder det for Smart-tøj om at se på, hvilke muligheder der er for at indfri målet om en øget omsætning. De medarbejdere, som er med i planlægningen, kommer med nogle forskellige ideer til, hvordan virksomheden skal indfri målsætningen. En af ideerne er at iværksætte en reklamekampagne, der skal få tøjet til at fremstå mere eksklusivt. Ved at regne på omkostningerne ved reklamekampagnen og sammenholde omkostningerne med de forventede merindtægter finder de i Smart-tøj ud af, om en reklamekampagne vil kunne betale sig. Nedenstående budgetudkast viser, at reklamekampagnen vil være en god ide. Mål og strategi Godkendelse Den første fase handler om mål og strategi. Her skal du formulere virksomhedens mål og strategi for det kommende år. Iværksættelse Det gælder om at sætte nogle realistiske mål. Urealistiske mål gør, at man hurtigt mister motivation for at forsøge at nå dem. Samtidig skal målsætningen være i tråd med virksomhedens overordnede strategi. Som du kan se, vil en reklamekampagne til kr. medføre et øget dækningsbidrag på kr. hvis forudsætningerne altså holder og det er jo altid det store spørgsmål, når der som her satses

22 Koordinering Tredje fase af budgetplanlægning går ud på at koordinere den nye strategi internt i virksomheden. For Smart-tøjs vedkommende skal de orientere deres medarbejdere om, at de sætter prisen op på varerne for at skabe en større eksklusivitet ved produkterne. Alle skal orienteres om, hvor meget priserne stiger og hvorfor, så alle i virksomheden er med på strategien. Hvis denne fase ikke bliver udført ordentligt, kan det skabe stor forvirring internt i virksomheden. Der kan også i koordineringsfasen opstå problemer, som er vigtige at få afklaret, inden budgettet formuleres endeligt. Et eksempel i Smart-tøj kan være, at deres sælgere vurderer, at det er fuldstændigt umuligt at sælge noget, hvis prisen bliver sat op. Her er det vigtigt at få sælgerne overbevist om strategien eller acceptere deres indsigelser og ændre målsætningen. Lykkes det at overbevise sælgerne om strategien, kræver det, at man giver dem nogle nye parametre at spille på, når de skal sælge Smart-tøjs produkter fremover. I dette tilfælde den eksklusivitet, som tøjet gennem reklamekampagnen forhåbentlig bliver forbundet med. Budgetformulering Når der er koordineret mellem de forskellige dele af virksomheden, kan budgetformuleringsfasen iværksættes. Her skal det endelige budget udarbejdes. Det er vigtigt, at de ting, der måtte dukke op under koordineringen, indregnes i det endelige budget. Det endelige budget kommer til at indeholde en lang række delbudgetter. Disse bliver udførligt gennemgået i kapitlerne 6-9. I Smart-tøj bliver det endelige budget udarbejdet af direktøren (det behøver dog ikke være direktøren, der gør det; det kan også være en anden ansvarlig medarbejder). Direktøren har informeret alle om de kommende prisstigninger, han har motiveret sælgerne til at slå på den nye eksklusivitet i salgsfasen. Derudover har han kontaktet et reklamebureau, som skal stå for reklamekampagnen. Budgetgodkendelse Efter budgettet er udarbejdet, er det nu op til ejeren eller bestyrelsen at godkende det fremlagte budget. Det er vigtigt, at det udarbejdede budget bliver godkendt af virksomhedens bestyrelse, så man kan iværksætte budgettet. Det er altid en god ide at tage revisoren med på råd. Revisoren kan yde sparring og give gode input i arbejdet med budgettet. I Smart-tøj er der ikke nogen bestyrelse, så derfor bruger de revisoren som sparringspartner til budgettet. Smart-tøjs revisor vurderer budgettets forudsætninger og ser på, om budgettet i sine enkeltdele og sin helhed er realistisk. Budgettet iværksættes I den sidste fase skal Smart-tøj iværksætte deres prisstigninger og reklamekampagnen. Det er i denne fase vigtigt at holde virksomhedens aktiviteter og resultater op mod budgettet og forsøge at udføre de budgetterede initiativer. Det gør man ved løbende at evaluere, om budgettet overholdes. Hvis det ikke går, som man havde regnet med, er det vigtigt alligevel ikke straks at lave om på budgettet med mindre der er sket fundamentale ændringer i forhold til, da budgettet blev udarbejdet. Du bør ikke revidere budgettet, da det begrænser dine muligheder for senere at følge op på, hvad der gik godt, og hvad der gik dårligt i budgetperioden. Dette kan fx være store omvæltninger i markedet (nye store konkurrenter, ændret lovgivning osv.), der gør det umuligt at nå budgettet. I mange virksomheder er budgetkontrol og budgetopfølgning det vigtigste økonomiske styringsredskab overhovedet, hvorfor vi her i bogen har dedikeret hele kapitel 11 til budgetkontrol og -opfølgning. For direktøren kan jo godt sige, at vi skal øge omsætningen med 50 % i 1. kvartal. Det nytter bare ikke noget, hvis sælgerne ikke er i stand til at opfylde målene. Budgetopfølgningen giver et fingerpeg om, hvilke konsekvenser det har, hvis virksomheden ikke når sine måltal altså ikke opfylder budgettet

23 kun godt, at man, allerede inden man har taget springet, finder ud af, om projektet er realistisk. Etableringsbudgettet giver dig et billede af, hvilke aktiver du skal anskaffe, og hvor meget de må koste, mens driftsbudgettet fortæller noget om de løbende indtægter og udgifter. 5. Etableringsbudget Et etableringsbudget udarbejdes i forbindelses med opstart af en virksomhed, eller hvis en virksomhed skal starte en ny, selvstændig aktivitet op. Etableringsbudgettet viser, hvilke aktiver og omkostninger der skal til etablere virksomheden, og hvordan de finansieres. I forbindelse med etablering af en virksomhed, er der som hovedregel brug for både et etablerings- og et driftsbudget, og de to skal koordineres, så man ikke medtager de samme omkostninger i begge budgetter. Både etablerings- og driftsbudgettet er en væsentlig del af den forretningsplan, som bruges i kommunikationen med fx banken og rådgivere i forbindelse med opstarten og måske især finansieringen af opstarten. Etableringsbudgetter tjener flere formål, hvoraf vi kun vil gennem gå de væsentligste. De primære formål med etableringsbudgettet er: at skabe større overblik over etableringen at skaffe finansiering til etableringen af virksomheden eller virksomhedens nye aktivitet Skabe større overblik Et grundigt udarbejdet etableringsbudget kan være en øjenåbner for mange iværksættere. Man får måske for første gang sat tal på sin ide. Er ideen bæredygtig? Kan jeg tjene penge på den? Hvor mange penge skal jeg bruge for at starte? At sætte tal på sin ide kan enten give mere engagement eller tage modet fra en. Det er Et etableringsbudget viser altså, hvilke omkostninger, der er forbundet med opstarten af virksomheden. Derudover skal det skabe klarhed over finansieringsbehovet: Hvor mange penge har du selv? Og hvor meget skal du låne for at kunne starte virksomheden? Skaffe finansiering Det er de færreste, der har penge nok selv til at etablere en virksomhed uden kapital udefra. Et godt etableringsbudget medvirker til at overbevise enten långivere eller investorer om, at dit projekt er gennemtænkt, gennemarbejdet og en god ide. Derudover skal etableringsbudgettet give et billede af, hvor meget finansiering der er behov for. Sagt på en anden måde, så skal etableringsbudgettet vise, hvor mange penge der skal bruges på at indkøbe varer, lokaler, inventar, medarbejdere osv., så virksomheden har det nødvendige grundlag for at kunne skabe indtjening. Et etableringsbudgettet viser, at du har en plan for kapitalbehovet, og at du har overvejet, hvad pengene skal bruges til, hvilket alle långivere lægger vægt på. I udarbejdelsen af etableringsbudgettet, er det vigtigt at have dokumentationen i orden fx ved at indsamle tilbud og priser på de aktiver, du planlægger at anskaffe. Det gør dit etableringsbudget mere troværdigt. Banken er mere villig til at støtte dit projekt, hvis dine tal og priser er troværdige, og ikke blot usikre estimater. Det kan være svært at overbevise banker og investorer om, at din virksomhed er god forretning. Det betyder, at kravet til etable

24 ringsbudgettet er rigtigt højt. Banken eller dine investorer vil se en struktureret og realistisk plan for, hvordan du vil forvalte deres penge. Dette stiller yderligere krav til arbejdet med etableringsbudgettet. Forudsætninger Det er vigtigt altid at opstille relevante forudsætninger for ethvert budget. Opstillingen af realistiske forudsætninger er med til at gøre dine tal mere troværdige, eftersom du kan vise, at du har gjort dig nogle tanker om, hvorfor tallene ser ud, som de gør. har indhentet et tilbud fra en håndværker). De første to måneders husleje mens virksomheden etablerer sig og ikke tjener penge er medtaget i etableringsbudgettet, mens huslejen efterfølgende vil fremgå af driftsbudgettet. Dermed er det realistiske beløb, der skal sættes af til lokaler i etableringsfasen, i alt kr. Kontorinventar Smart-tøj Til at etablere Smart-tøj, er der brug for en række aktiver. Det er som tidligere nævnt vigtig at indhente tilbud, så de tal, du opstiller i etableringsbudgettet, er realistiske og troværdige. Vi vil nedenfor gennemgå, hvordan Smart-tøj har indhentet tilbud, og hvordan de er nået frem til de tal, der står i etableringsbudgettet. Lokaler Smart-tøj skal bruge et kontor med lagerbygning, og derfor har de kontaktet et firma, der udlejer erhvervsejendomme. Ejendomsfirmaet tilbød Smart-tøj et kontor og lagerbygninger for kr. om måneden. Herudover skal der betales et depositum på kr. svarende til tre måneders husleje. Smart-tøj vurderer, at bygningen skal indrettes og istandsættes for omkring kr. (de Til opstarten af Smart-tøj skal der bruges noget kontorinventar. For at finde det rette kapitalbehov har Smart-tøj undersøgt vejledende udsalgspriser fra forskellige hjemmesider og fået et godt overblik over, hvad der skal bruges på kontorinventar for at kunne iværksætte tøjforretningen. De samlede omkostninger til kontorinventar i opstarten af Smart-tøj er kr

25 Bil Rådgivere Smart-tøj har også behov for en firmabil til at køre varer ud og besøge butikker og kunder. Smart-tøj har set på flere forskellige biler og fået et godt tilbud på en varevogn til kr. Derudover har Smart-tøj undersøgt mulighederne for en erhvervsforsikring og et serviceabonnement, som koster henholdsvis kr. og kr. Varekøb Smart-tøj har i etableringsfasen brug for en revisor og en advokat. Revisoren skal opsætte økonomisystem og udarbejde kontoplan, og de har fået et tilbud på den opgave på kr. Derudover har Smart-tøj brug for advokathjælp til udarbejdelse af kontrakter med leverandørerne i Italien. Smart-tøj har kontaktet to mindre advokathuse og fået to tilbud. Det billigste var på kr. Markedsføring Forretningsideen er at importere modetøj fra Italien og sælge det videre til kæder og butikker i Danmark. Smart-tøj har derfor gjort sig nogle antagelser om, hvor mange varer de skal købe ved virksomhedens etablering. Det er sket på baggrund af en analyse af salget i opstartsmånederne og allerede sikre salg gennem Smart-tøjs netværk. På baggrund af dette mener virksomheden, at det er nødvendigt at købe for kr. T-shirts og for kr. bukser. I forbindelse med etableringen mener Smart-tøj, at det er nødvendigt at markedsføre sig selv for at få gang i salget. Derfor har virksomheden startet med at definere sin målgruppe, som primært er unge i aldersgruppen år. Derefter har Smart-tøj set på hvilke medier der kan påvirke denne målgruppe bedst. Dette har resulteret i, at Smart-tøj vil købe en måneds annoncering i et modemagasin og en måneds bannerreklame på en meget besøgt modeblog på internettet, som til sammen vil koste kr. Derudover har Smart-tøj indhentet et tilbud fra en hjemmesideprogrammør, der skal designe virksomhedens hjemmeside, på kr

26 Det samlede beløb, der er behov for for at etablere Smart-tøj er altså kr. Herefter trækker Smart-tøj det beløb fra, som de selv er i stand til at skyde ind i virksomheden. Herefter har de deres endelige lånebehov. fysiske genstande som computere, kontorartikler e.l. Så længe du kan estimere værdien af det du skyder ind i virksomheden, kan det sagtens være andre ting end penge. Etableringsbudgettet giver altså såvel virksomheden selv som dens investorer et ret nøjagtigt billede af, hvor mange penge der er behov for, og hvad de skal bruges til. Private indskud ud over kontanter Hvis du som iværksætter er ved at udarbejde et etableringsbudget, kan der være nogle omkostninger, du ikke har brug for at afholde, fordi du selv ejer de ting, som skal bruges. Der kan være tale om it-udstyr, møbler, bil, varelager eller andet, som du som privatperson har anskaffet dig og nu vil overdrage til virksomheden, blandt andet for at holde etableringsudgifterne nede. Det er fuldt ud lovligt at gøre, og medtag endelig disse ting i etableringsbudgettet. Du skal bare huske at værdiansætte dem og føre det ind i regnskabet. Hvis Smart-tøjs ejer fx havde computerne og kontormøblerne i forvejen, ville finansieringen af etableringen se anderledes ud: Der er altså ingen forskel på, om du skyder kontante penge eller midler/værdier af anden art ind i din virksomheds etablering, fx 50 51

27 hensyn til perioder altså hvor langt ud i fremtiden der skal budgetteres kan du arbejde med kortere eller længere tidsrum, alt efter hvor tæt budgettet skal følges. Det er som regel lettere at følge et kortsigtet budget på fx 1-3 måneder præcist end et budget, der dækker et helt år eller mere. 6. Driftsbudget Driftsbudgettet viser, hvordan din indtjening vil være næste år eller måske de næste par år, alt efter hvor lang tid du vil budgettere for. Budgettet er altså en forudsigelse af din virksomheds økonomi. Essensen af viden er at anvende den, ikke at besidde den. - Konfucius Dette kendte citat er meget rammende i forhold til udarbejdelsen af din virksomheds driftsbudget. Du går nemlig helt sikkert rundt med en viden og nogle overordnede fornemmelser om virksomhedens fremtidige økonomi, men det handler om at anvende denne viden i praksis for at få glæde af den. Du skal sætte dine tanker om fremtiden i system og få skrevet dem ned. På den måde får du et helt konkret styringsværktøj, som du kan bruge i forbindelse med din virksomheds drift. Driftsbudgettet indeholder en række elementer, og det er vigtigt, at hver enkelt del af budgettet bliver udarbejdet grundigt, så budgettallene kan dokumenteres. Overordnet viser driftsbudgettet, hvor meget din virksomhed vil have i resultat (overskud), hvis du handler som planlagt. Et driftsbudget kan være bygget op på mange måder. Det er dog almindeligt, at have indtægterne øverst og derunder udgifterne nogenlunde, som fx et almindeligt årsregnskab opstilles. Med For overskuelighedens skyld vælger mange virksomheder at have forrige års regnskabstal med som den første kolonne i budgettet ved siden af budgettallene. På den måde fremgår det tydeligt, hvad man opnåede sidste år, og dermed har man god mulighed for at sammenligne budgettet med forrige periodes resultat. Se fx vores eksempler længere nede i dette kapitel. I mange virksomheder udarbejdes der hvert år (typisk inden årets sidste bestyrelsesmøde) et driftsbudget for det kommende år, hvor der måske også er tilføjet en kolonne med forventningerne til året efter. Det er især almindeligt i virksomheder, hvor der foregår en langtidsplanlægning, og hvor der er mål for virksomhedens drift flere år frem. Man udarbejder altså, fx i forbindelse med det sidste bestyrelsesmøde i 2012, et driftsbudget for 2013 som samtidig indeholder et kvalificeret bud (et overslag) over budgettet for Inddeling af driftsbudgettet Når du skal lave dit driftsbudget, er formålsinddelingen ofte anvendt. Det er en simpel fremgangsmåde, hvor du hele tiden tilføjer et nyt delbudget, og til sidst ender du med dit samlede driftsbudget. Det er en logisk fremgangsmåde, der er let at praktisere. Du starter med at inddele dit driftsbudget i sine delelementer (se figuren nedenfor). Derefter opstiller du relevante forudsætninger for de forskellige delbudgetter. Der kan være forskellige delbudgetter, alt efter hvilken type virksomhed, du har. Er der for eksempel tale om en virksomhed med timelønnede medarbejdere, som producerer varerne, skal 52 53

28 de adskilles fra de øvrige lønomkostninger. Der findes ikke én forkromet standardopstilling for driftsbudgettet. Alt efter hvilke aktiviteter, din virksomhed har, giver det ofte bedre mening at opstille det på forskellige måder. Vi vil vise hvordan et driftsbudget i mange tilfælde kan opstilles, men hvis du mener, at det giver bedre mening at ændre på de forskellige delbudgetter, skal du endelig gøre det. Ved opbygning af driftsbudgettet er det en god ide at tilrettelægge arbejdet efter den kontoplan I bruger i bogholderiet. På den måde bliver budgetopfølgningen mere simpel og virksomhedens samlede økonomistyring bliver mere sammenhængende. Du kan hente budgetskabeloner, som matcher hhv. E-conomics og SummaSummarums standardkontoplan på dk/budgetter. Her kan du frit vælge mellem månedlige, kvartalsvise eller årlige budgetskabeloner. I Smart-tøjs driftsbudget, og i gennemgangen heraf, arbejder vi delbudgetter (se illustrationen denne side). Hvordan kommer jeg i gang? Den nemmeste måde at starte på er at finde dit resultat fra sidste periode frem. Så henter du en af driftsbudgetskabelonerne på www. regnskabsskolen.dk/budgetter. Med en skabelon er du allerede godt i gang. Der kan selvfølgelig godt være 1. Salgsbudget 2. Indkøbsbudget 3. Dækningsbidrag 4. Markedsføringsbudget 5. Markedsføringsbidragsbudget 6. De faste omkostningers budget 7. Indtjeningsbidrag (ikke et seperat budget) 8. Afskrivnings- og rentebudget 9. Driftsbudget afvigelser mellem skabelonen og din kontoplan i bogholderiet, og i så fald skal du starte med at tilpasse skabelonen til din kontoplan. Med dit seneste regnskab i hånden og en budgetskabelon på computeren er du ikke langt fra næste års budget. Det, der mangler, er forudsætningerne for udviklingen i det kommende år. Du skal altså finde alle forhold, der kan tænkes at påvirke din virksomheds økonomi i den kommende periode. Forudsætninger For at kunne opstille et budget bliver du nødt til at formulere nogle forudsætninger. Det er på baggrund af disse forudsætninger, du opstiller det endelige budget. Forudsætningerne udarbejdes for hver del af driftsbudgettet, og jo mere præcise og realistiske de er, jo bedre bliver dit budget i sidste ende. Det kan derfor være nødvendigt at du lægger en del arbejdstid i at analysere og vurdere antagelserne for næste års økonomi i din virksomhed. Hvis dit salg fx er stærkt afhængigt af det nationale detailsalg, vil det være en god idé at studere nogle fremskrivninger og prognoser for disse tal i de kommende perioder. Nedenfor gennemgår vi, hvordan man opstiller de bedste forudsætninger for hver af de enkelte bestanddele af driftsbudgettet. Hvordan gør jeg i Excel? Gennem kapitlet om driftsbudgettet og gennemgangen af dets delbudgetter vil vi vise hvordan du, på en nem og overskuelig måde, kan sætte det hele op i Excel,. Vi foreslår at du begynder ved at åbne en ny projektmappe (et Excel-dokument) og laver otte ark, som vist på billedet: 54 55

29 Herefter skal du navngive de otte ark efter de otte delbudgetter i driftsbudgettet (indtjeningsbidraget skal ikke tælles med) Vi arbejder os langsomt delbudget for delbudget hen mod en integreret projektmappe, der ender med at indeholde dit samlede driftsbudget. Driftsbudgettet, der kommer til at ligge i et ark for sig selv, skal derfor blot samle de relevante udregninger fra alle delbudgetterne. På den måde er budgettet dynamisk og opdateres automatisk hvis du fx laver en ændring i markedsføringsomkostningerne. Gennem kapitlet bruger vi budgettal fra vores case-virksomhed Smart-tøj. Men lad os nu begynde fra en ende af: med at bygge salgsbudgettet op. 6.1 Salgsbudget Salgsbudgettet handler om at estimere, hvor meget du kommer til at sælge og til hvilken pris. Det viser din omsætning kort og godt: et budget over dine indtægter. Forudsætninger I salgsbudgettet er det vigtigt, at dine budgettal stemmer overens med dine øvrige mål og strategier for virksomheden. Salgsprisen er noget, du selv styrer, og som udgangspunkt har du derfor selv kontrol over, hvordan den skal udvikle sig. Det er dog ikke helt sandt, for du er naturligvis nødt til at tage hensyn til eksterne forhold som konkurrenceevne og generel markedsudvikling. For at opstille realistiske forventninger til markedsudviklingen kan en brancheforening bidrage med nyttig information om fx branchens forventede udvikling. Organisationerne Dansk Industri og Dansk Erhverv repræsenterer til sammen størstedelen af det danske erhvervsliv og du kan finde gratis publikationer om markedsudvikling for netop din branche på deres hjemmesider. Også private banker og større konsulentbureauer udarbejder fra tid til anden prognoser og fremskrivninger for forskellige erhvervssektorer. Eksterne forhold, som fx samfundsøkonomiens udvikling, kan spille en vigtig rolle for vurderingen af næste budgetperiodes salg. Det er dog alligevel de interne forhold, du skal bruge mest tid på at vurdere i forbindelse med salgsbudgettet eller i hvert fald de helt nære forhold i din virksomheds omverden. Fx betyder leverandør priser, ordretilgang, ekspansion mv. meget mere for salgsbudgettet, end den generelle markedsudvikling. Du skal derfor bruge mest tid på at analysere dine interne aktivitetsændringer. Smart-tøj I Smart-tøjs tilfælde er markedet let stigende. Smart-tøjs målgruppe er unge studerende, og den nye regeringen har varslet højere SU, som gør at målgruppens indkomst stiger. Derfor forudsætter Smart-tøj, at det samlede marked stiger med 5 %. Dette er en typisk forudsætning at opstille. Det er vigtigt, at man holder brancheforeningens tal op på sin egen virksomhed. Det kan godt være, at markedet stiger med 5 %, men hvor dygtig er du til få fat i den øgede efterspørgsel? Det er jo ikke sikkert, at kunderne automatisk kommer til dig. En god antagelse er dog, at dit antal solgte varer også stiger med 5 % med mindre du foretager andre ændringer som fx ændrer dine priser. Der kan også bygges andre forudsætninger ind i salgsbudgettet. Måske har I ansat en sælger, og så skal det vise sig i salgsbudgettet med det samme. Det kan være, at virksomheden i det kommende år skal optage nye varegrupper. Så skal de med i budgettet, men måske først fra 3. eller 4. kvartal

30 Hvordan gør jeg i Excel? Modellen for salgsbudgettet består af fire dele, som det også fremgår af billedet nedenfor. 1. Øverst har vi en overskrift og en kvartalsinddeling af budgettet. Helt ude til højre har vi indsat en totalkolonne. 2. Derunder har vi listet den estimerede afsætning pr. kvartal i stk. Afsætningen er opdelt efter Smart-tøjs to produkter: bukser og T-shirts. Det er altid en god idé at nedbryde dine varekategorier til mindre grupper. På den måde får du mulighed for at præcisere din vurdering af salget mest muligt. I kolonnen Total år lægger du de fire kvartalers salg sammen du kan evt. bruge funktionen SUM, som vi præsenterede i kapitel Mængden af varer er jo kun den ene halvdel af omsætningen; du skal derfor også fastsætte din salgspris. For Smarttøj har vi bestemt, at et par bukser sælges for 350 kr. og en T-shirt for 200 kr. Denne pris er fastsat ved hjælp af prior year approach og gennem de prisforhandlinger, som Smarttøj har haft med sine kunder. I modellen i Excel fremkommer tallene ved at gange salgsprisen med kvartalets salg: Fx sælges T-shirts i tredje kvartal til 200 kroner stykket, hvilket giver en omsætning på 1,7 mio. kr. I totalkolonnen er der igen lavet en sammentælling. 4. Den sidste del af modellen viser totalomsætningen for hhv. bukser og T-shirts samt det endelige resultat i salgsbudgettet. Den totale omsætning pr. kvartal findes ved at sammenlægge omsætningen for hhv. bukser og T-shirts for samme kvartal Dette er blot et eksempel på, hvordan man kan opbygge et salgsbudget. Hvis du har mere end bare to produkter, indsætter du blot flere rækker i modellens 2. del. Du kan også sagtens opdele budgettet efter måned i stedet for kvartal, hvis du har brug for det. Afslutningsvis kan du bruge nogle af de funktioner vi viste i kapitel 2 til at gøre budgettet mere præsentabelt. Nedenfor har vi lagt lidt farve på for at vise hvordan man evt. kan gøre sine budgetter mere præsentable og lettere at aflæse

31 Du har på nuværende tidspunkt den første del af dit driftsbudget færdigt og kan gå videre til næste ark i Excel projektmappen. I resten af kapitlet vil vi ikke gå så meget i dybden med udformningen af det enkelte delbudget for ikke at gentage os selv for meget systematikken er nemlig den samme. Vi vil som udgangspunkt blot vise den færdige model (som på billedet ovenfor), medmindre vi bruger specielle funktioner, som vi vil forklare nærmere. 6.2 Vareforbrugs- og indkøbsbudget Hvis din virksomhed er en handelsvirksomhed som Smart-tøj, er det vigtigt at lave både et vareforbrugsbudget og et indkøbsbudget. Hvis du lægger et godt indkøbsbudget, der passer til dit salgsbudget, vil du kunne spare dig selv for mange omkostninger For hvis du ikke planlægger dine indkøb, kan du enten ende med at have for mange eller for få varer på lager, og begge udfald er dårlige for din virksomhed. Vi ved alle, at hvis lageret er tomt, kan vi heller ikke sælge noget. Har du omvendt alt for meget på lager, er det dårligt for din likviditet, og det kan betyde, at er nødt til at investere i en større lagerbygning hvilket betyder øgede omkostninger. Samtidig kan der være en risiko for, at varerne bliver for gamle og sværere at sælge til den estimerede pris, fx fordi det er sidste års model. Det er altså en meget god ide at gøre sig nogle tanker om, hvornår og i hvilke mængder man skal indkøbe. Forudsætninger Før du kan lave dit indkøbsbudget er du nødt til at udarbejde et vareforbrugsbudget, der vurderer, hvor mange varer og til hvilken pris du kommer til at handle i løbet af periode. Driftsresultatet bliver nemlig ikke påvirket af, hvor meget der ligger på lageret, når året er omme (ultimolager). Husk dog, at det totale varekøb næsten er lig med vareforbruget. Selvom der egentlig er tale om en separat budgetmodel i vareforbrugsbudgettet, vælger vi at lægge det i samme ark som indkøbsbudgettet, fordi de to er så tæt forbundet. Smart-tøjs vareforbrugsbudget Vareforbrugsbudgettet ligner salgsbudgettet så meget at du faktisk med fordel kan kopiere hele salgsbudgettet ind i arket Indkøbsbudget og derefter blot ændre nogle af overskrifterne og købsprisen. Det er de samme udregninger der bruges i begge budgetterne, så du skal ikke ændre på nogen tal, udover at Salgspris skal laves om til Købspris. Smart-tøjs indkøbsbudget Forudsætningerne for udviklingen i dit indkøbsprisbudget er afhængigt af dine leverandører. Derfor må du indregne de eventuelle prisstigninger fra dine leverandører, hvis de har varslet sådan nogle. Hvis ikke, så kan du måske forsøge at udarbejde en kontrakt, hvor I aftaler, at priserne er faste de næste par år. Så sikrer du dig, at dine indkøbspriser er stabile og tilregnelige. Dog afhænger dit samlede vareforbrug også af dit salg. Som det tidli

32 gere blev nævnt i gennemgangen af salgsbudgettet, kan det være ret svært at vurdere udviklingen i salget præcist. Hvordan gør jeg i Excel? Nedenfor har vi vist Smart-tøjs samlede indkøbsbudget, der samtidig viser virksomhedens primo- og ultimolager. Som det ses på billedet, kan du nemlig ikke estimere dit indkøb uden at tage stilling til, hvor meget du allerede har liggende på lagret (primo), og hvor meget du ønsker der skal ligge på lageret, når året er omme (ultimo). Således bliver dit indkøbsbehov: Ultimolager + Afsætning Primolager Størrelsen af dit primolager er lig med dit ultimolager fra forrige periode, men ultimolageret for budgetperioden skal du selv forsøge at fastsætte. Smart-tøjs ultimolager går lidt op i slutningen af året, fordi virksomheden ønsker at være godt dækket ind i juleperioden og frem mod januarudsalget. Således er antallet af T-shits og bukser på lager angivet. Tallene i kr. fremkommer ved at gange stk.-tallene med købspriserne for hhv. bukser og T-shirts fra vareforbrugsbudgettet. Afsætningen refererer direkte til salgsbudgettet og opdateres således automatisk, hvis der foretages ændringer der. Det skyldes, at der først er et vareforbrug, når du reelt har solgt en vare. Nederst opsummerer en totallinje hele indkøbsbudgettet. Det er en god idé at notere sig forskellen mellem indkøbsbudgettet og vareforbrugsbudgettet. Det, man køber ind, er ikke nødvendigvis det samme, som man forbruger. I indkøbsbudgettet tages der højde for varelageret, hvilket vil sige, at man i sin beregning af, hvor meget man skal købe ind, indregner den mængde varer, der allerede ligger på lagret. Fx kan det godt være, at du regner med at sælge 500 stk. varer, men hvis du allerede har 400 af dem 62 63

33 liggende på lagret fra forrige driftsår behøver du ikke at købe alle de 500 stk., som du har tænkt dig at sælge. Derudover har du måske planer om altid at have flere varer liggende på lagret end du sælger, for at have et bufferlager. Dette skal du også tage højde for i indkøbsbudgettet. Hvordan gør jeg i Excel? Da dækningsbidraget kun er udgjort af omsætningen og vareforbruget, skal du trække referencer fra disse to delbudgetter og nedenunder lave en række, hvor du trækker vareforbruget fra omsætningen. Som det fremgår, har vi også udregnet dækningsgraden for de to produkter både separat og samlet (som er 54 %). Dette nøgletal udregnes ved at dividere dækningsbidraget med omsætningen og derefter gange med 100 for at udtrykke tallet i procent (på billede har vi ikke ganget med 100, da Excel kan formatere celler som procent og dermed selv foretager denne udregning). Dækningsgraden er god til at danne sig et hurtigt overblik over, hvilke produkter der er mest rentable. 6.3 Dækningsbidrag Dækningsbidraget er omsætningen minus de variable omkostninger fra vareforbrugsbudgettet. Dækningsbidraget kan beregnes både for virksomheden som helhed og for hvert enkelt produkt. Hvis dækningsbidraget er beregnet for hvert enkelte produkt, har du et godt styringsredskab i forhold til at vurdere, hvilke af dine produkter, der er bedst at sælge, og hvilke du måske skulle udfase, hvis det bliver nødvendigt. I Smart-tøjs tilfælde viser det sig, at bukserne er en bedre forretning end deres T-shirts. Forudsætninger Der er ikke nogle grundlæggende forudsætninger for dækningsbidraget, eftersom det kun afhænger af udviklingen i salget og de variable omkostninger. Det vil sige, at de forudsætninger, som du har formuleret for salgsbudgettet og vareforbrugsbudgettet, samtidig resulterer i dækningsbidraget. 6.4 Markedsføringsbudget Markedsføringsbudgettet skal, som alle de andre delbudgetter, tage udgangspunkt i dine mål og strategier for den kommende periode. Har du et mål om mere markedsføring, skal budgettet tage udgangspunkt i det. Dette budget har du fuld kontrol over; det er ikke afhængigt af kundernes efterspørgsel, som salgsbudgettet er det. Derfor kan budgetter over markedsføringsomkostninger blive ret præcist. Det er vigtigt at lave en analyse af, hvordan markedsføringen påvirker salget og indregne mersalget i salgsbudgettet, inden du iværksætter en reklamekampagne og lige netop den analyse kan jo være lidt af en kunst. Forudsætninger Forudsætningerne for markedsføringsbudgettet afhænger udelukkende af din virksomheds strategi og målsætning for den kommende periode din virksomhed bestemmer selv, hvor meget den vil bruge på markedsføring

34 Hvordan gør jeg i Excel? I markedsføringsbudgettet lister du alle dine planlagte udgifter op og lægger dem sammen. Smart-tøj har kun tre markedsføringsrelaterede aktiviteter: salgsprovision, reklame og repræsentation. Salgsprovisionen vender vi tilbage til. Reklameomkostningerne er givet ud fra de mål og planer, som Smart-tøj har lagt for perioden. Repræsentation er et skøn baseret på prior year approach-metoden sammen med en vurdering af antallet af salgsmøder o.l. i den kommende periode, samt hvor på året møderne ligger. Salgsrepræsentationen er udregnet gennem en kalkule, der er vist nedenfor. Den ganger således blot salgstallene fra salgsbudgettet med en ønsket procentsats for salgsprovision. Salgstallene refererer du til fra salgsbudgettet, for på den måde opdateres provisionen i markedsføringsbudgettet automatisk, hvis du ændrer på den samlede vurdering af omsætningen. Derudover kan du også ændre på procentsatsen for hvert kvartal Smart-tøj vælger fx at motivere sine sælgere yderligere i fjerde kvartal for at få dem til at sælge mest muligt op til jul. 6.5 Markedsføringsbidragsbudget Markedsføringsbidraget er dækningsbidraget fratrukket markedsføringsomkostningerne altså det beløb, du har tilbage efter reklame og markedsføring og det skal dække dine faste omkostninger. Man bruger ofte markedsføringsbidragsbudgettet til at vurdere forskellige markedsføringstiltag. Man kan fx holde to eller flere reklamekampagner op mod hinanden og vurdere, hvilken der giver det bedste markedsføringsbidrag. Dette vil vi forsøge at vise nedenfor i et eksempel med Smart-tøj. Forudsætninger Det er ikke et decideret markedsføringsbidragsbudget du skal lave her. Det er nærmere budgetter for, hvordan forskellige markedsføringskampagner påvirker markedsføringsbidraget. Forudsætningerne er meget op til dine egne målsætninger og planer for markedsføringen i den kommende periode. Det kan selvfølgelig være meget svært at vurdere hvordan en given kampagne vil på

35 virke afsætningen, men du har selv fuldstændig kontrol med, hvor mange resurser du vil bruge på markedsføring. Vi har opstillet et eksempel, hvor Smart-tøj har udarbejdet et forslag til en reklamekampagne (Reklamekampagne A), der med udgangspunkt i dækningsbidraget udregner, hvor meget mere de forventer at kunne omsætte for ved brug af kampagnen og dermed, om det vil kunne betale sig at iværksætte den. Vurderingerne viser at Smart-tøj vil kunne opnå en øget omsætning på kr. Her skal det øgede vareforbrug og selve udgifterne til kampagnen trækkes fra, således at det endelige mermarkedsføringsbidrag bliver kr., hvilket dog stadig på dette tidspunkt er rentabelt for virksomheden. Man kunne opstille flere kampagner (A, B, C ) ved siden af hinanden for at vurdere det mest rentable alternativ. Forskellige kampagner kunne basere sig på forskellige marketingtiltag, fx kampagner i radio/tv, på nettet, gennem øget fokusering på salgsindsatsen eller måske en tilbudsperiode, hvor man nedsætter prisen for at øge afsætningen. Kronologisk passer dette afsnit ikke ind på denne plads i budgetforløbet. Kalkuler som den nedenfor skal udarbejdes inden og som en del af salgsbudgettet, således at øget omsætning og vareforbrug allerede indgår i hhv. salgs- og vareforbrugsbudgettet. Kun de direkte omkostninger forbundet med kampagnen skal anføres i markedsføringsbudgettet. 6.6 De faste omkostningers budget Budgettet over de faste omkostninger (eller kapacitetsomkostningerne, som de også kaldes), skal skabe klarhed over, hvor store dine faste omkostninger vil være i det kommende år. Det er et af de vigtigste budgetter, fordi det viser omkostninger, som du vil have, uanset hvordan dit salg udvikler sig. Det er vigtigt at vide, hvad der hører under de faste omkostninger, men det er ikke altid lige let at bestemme dem præcist. De faste omkostningernes budget indeholder fx ofte lønomkostninger (hvilket også er tilfældet i vores eksempler for Smart-tøj) men som vi så tidligere, kan 68 69

36 lønomkostninger, eller nogle af dem (som fx provisionsdelen af sælgernes løn) også være variable. Provision indgår i markedsføringsbudgettet og ikke i budgettet for faste omkostninger. De faste omkostninger omfatter en række (næsten) sikre udgifter, herunder for eksempel: Husleje, el, varme, rengøring og lokalevedligeholdelse Drift af biler og rejseomkostninger i øvrigt Forsikringer, kontorartikler, porto, revisor, konsulentassistance Drift af hjemmesider, internet, telefon Lønninger til funktionærer og andre fastansatte. Ved at kigge på hvert enkelt punkt og udarbejde nogle forudsætninger for, hvordan de vil udvikle sig i den kommende periode, kan du forudsige udviklingen mere præcist. Lønbudget Det er vigtigt at behandle lønbudgettet separat i stedet for at smide det i puljen med de andre faste omkostninger. Lønnen kan sagtens udvikle sig anderledes end eksempelvis din husleje. Når du udarbejder et budget for lønomkostninger, skal du dels tage hensyn til, at de timelønnede medarbejdere med kort opsigelsesvarsel (ofte medarbejdere, som er ansat i produktionen) skal holdes adskilt fra de faste funktionærer som alt andet lige må betragtes som en fast omkostning. Lønnen til de timelønnede skal ofte placeres inden dækningsbidraget i resultatopgørelsen, hvorimod de fast lønnede funktionærer hører til under kapacitetsomkostningerne. Du skal huske på, at medarbejderne ikke bare skal have løn. Der er en række sociale bidrag, som også skal betales, fx ATP, AER, AES mv., og der er både lovpligtige og frivillige forsikringer. Herudover kan der være en række personalegoder som fx kantineordning, pensionsordning og lignende, som der også skal afsættes midler til. I en virksomhed uden de store personalegoder og med fem ugers ferie i henhold til ferieloven skal du regne med, at en medarbejder koster mindst 135 % af sin løn: Hvis du ansætter en medarbejder til kr. pr. måned, skal der afsættes 135 % = kr. i budgettet, hvis du ikke har medregnet de sociale bidrag, forsikringer, feriepenge mv. på separate budgetlinjer. Forudsætninger Der kan være mange indgangsvinkler til opstilling af forudsætningerne for budgettet over de faste omkostninger. Mængden og kompleksiteten af forudsætningerne afhænger meget af virksomhedens størrelse og type. Det vil være optimalt at se på alle de faste omkostninger hver for sig. Det vil resultere i et mere præcist budget. På den anden side vil det kræve en del tid at analysere udviklingen og opstille forudsætninger for samtlige faste omkostninger. Derfor kan man opstille nogle generelle forudsætninger for udviklingen i de faste omkostningers budget. Samtidig skal virksomhedens hovedlinjer også afspejle sig her: Er der en generel stigning i aktiviteten, kan det ikke nytte noget at skære ned på portoen eller telefonomkostningerne, bare for at få budgettet til at gå op. Vær realistisk, og byg hellere lidt luft ind her ved at overvurdere omkostningsniveauet i stedet for at lave budgettet over de faste omkostninger alt for stramt. Ellers skal pengene jo bare findes et andet sted senere. En måde at bygge luft ind i budgettet kan være, at der afsættes en procentdel, fx 5 % af alle udgifter, til diverse, uforudsete udgifter. For det er ret sandsynligt, at du i løbet af det kommende år støder ind i en eller anden omkostning, som du umuligt kunne 70 71

37 have forudset men alligevel er nødt til at afholde. Så sørg for en ikke alt for beskeden sum til den post. Lønudvikling Budgettet skal også indeholde forudsætninger om lønudviklingen. I virksomheder med mange ansatte er det en ikke ubetydelig omkostning. En fornuftig forudsætning for lønudvikling er inflationen, altså de generelle prisstigninger i samfundet. Medarbejderne i din virksomhed vil bevare deres købekraft. Hvis priserne på dagligvarer stiger med eksempelvis 3 % på et år, vil medarbejderne formodentlig kræve en lønstigning på 3 %. Hvordan gør jeg i Excel? De faste udgifter listes op på en lang liste med en summeringslinje i bunden. Der er ingen af posterne, der kan hentes fra andre dele af projektmappen, med mindre du har udarbejdet særskilte kalkuler, der beregner en eller flere af posterne her. Vores eksempel for Smart-tøj dækker kun de mest almindelige faste omkostninger, så det er helt sikkert nødvendigt for dig at tilpasse posterne, så de passer til netop din kontoplan. Er du i tvivl, om hvad der kan betragtes som faste omkostninger i din virksomhed, kan du evt. rådføre dig med din revisor eller din bogholder. Lønudviklingen kan sagtens være over eller under inflationstakten. Inflationen er bare et meget godt udgangspunkt i budgetlægningen af lønudviklingen. Smart-tøj I Smart-tøj er strategien som tidligere nævnt at gøre deres produkter mere eksklusive. Derudover er målsætningen at øge omsætningen med 10 %. Det vil dog ikke kræve en øget kapacitet i Smarttøj, men vi forudsætter dog, at de faste omkostninger vil stige med 1 % i forhold til sidste år. Hvis man har manglende kendskab eller ikke har tid til at analysere udviklingen, er det oplagt at tage udgangspunkt i historisk materiale: De eller det seneste års regnskab(er). I Smart-tøjs tilfælde er inflationen på 2 %, så derfor budgetterer virksomheden med en lønstigning på 2 %. 6.7 Indtjeningsbidrag Markedsføringsbidraget fratrukket de fasteomkostninger giver indtjeningsbidraget. Man kan ud fra indtjeningsbidraget se, hvor dygtig virksomheden er til at tjene penge. Indtjeningsbidraget er en god første indikation af, hvordan situationen er i virksomheden. Der er ikke indregnet renter eller afskrivninger, hvilket skyldes at man ønsker at se driftsresultatet uafhængigt af, hvordan virksomheden har finansieret sin kapacitet, og de omkostninger, der er forbundet med dens opretholdelse men kun med de omkostninger, der bidrager til driften

38 6.8 Afskrivnings- og rentebudget Dette delbudget skal holdes op mod din strategi og målsætningen for perioden, da budgettet for henholdsvis afskrivninger og renter, afhænger af, om du har tænkt dig at øge dine aktiver i perioden. Det kan eksempelvis være ved at købe en bil mere. Det vil betyde øgede renteudgifter og øgede afskrivninger. Derfor afhænger budgettet for afskrivninger og renterne i høj grad af, hvilke mål og strategier der er for perioden. Vi deler dette delbudget op i et budget for hhv. afskrivninger og renter, da det gør det nemmere, når du skal arbejde med det i Excel. Forudsætninger Forudsætningerne for begge dele af dette delbudget er, som for markedsføringsbudgettet, afhængigt af strategien og målsætningen for virksomhedens fremtid. Er strategien at udvide virksomheden betyder det, at der skal investeres. Investering betyder for det meste nye aktiver og ny finansiering. Når der anskaffes nye aktiver, såsom en bil, øges afskrivningerne. Hvis man ikke har råd til at købe bilen kontant, skal der lånes penge, hvilket øger renteomkostningerne. Dette delbudget er ganske sikkert, fordi du har stor kontrol og viden om udviklingen i afskrivningerne og renterne. Smart-tøj Afskrivningsbudgettet: Smart-tøj ejer én bil, der bruges af sælgerne, når de skal ud og besøge kunder. Virksomheden påtænker nu også at investere i en varebil, der skal bruges til at køre varer ud i. Tidligere har man leveret varerne gennem et privat speditionsselskab, men Smart-tøj har regnet lidt på det, og har fundet ud af, at de faktisk kan spare penge ved at køre ud med varerne selv. De skal derfor investere i en varebil, som skal medregnes i afskrivningsbudgettet. Rentebudgettet: Investeringen i varebilen har også betydning for Smart-tøjs rentebudget. De skal nemlig ud og låne penge i banken for at finansiere bilen, og lån koster jo som bekendt penge i form af renter. Udover optag af nye lån skal du hvert år tage stilling til hvor meget du vil afdrage på dine lån du skal jo betale færre renter, jo mere du har afdraget på lånet. Det er en god idé at få banken til at udarbejde en amortisationsplan (tilbagebetalingsplan) i forbindelse med optag af lånet. Hvordan gør jeg i Excel? Vi begynder med at beskrive afskrivningsbudgettet. Modellen består af en række med overskrift og periodeinddeling (vores eksempel er inddelt i kvartaler) efterfulgt af en række komponenter, der hver repræsenterer de poster på din kontoplan, der skal afskrives på. I Smart-tøjs tilfælde skal der afskrives på tre poster: biler, inventar og maskiner. Disse komponenter eller moduler skal tage højde for primoværdien, nyinvesteringer, frasalg, afskrivningsmetode og ultimoværdi. Nederst lægges afskrivningerne sammen. Primoværdien er, som tidligere nævnt, altid lig med ultimoværdien fra forrige periode. I primoværdien for første kvartal skal du således indsætte ultimoværdien fra forrige periode (indeværende år). Hvis du er i gang med at lægge budget for næste år, skal du indsætte saldobalancen for den relevante konto ved dette års afslutning. Med andre ord: Hvor meget fx dine biler er værd ved slutningen af indeværende år. Hvis du lægger budgettet for næste år, inden du med sikkerhed ved, hvad dine biler vil være værd i årsregnskabet, må du foretage et skøn eller bruge budgettallet for indeværende år. Derefter skal du blot referere værdien i Biler primo 2. kvt. til Biler ultimo 2. kvt., som illustreret med pilen på billedet nedenfor

39 Nyinvesteringer skal indgå i dette budget, fordi de naturligvis også skal afskrives. Det er en god idé at benytte samme afskrivningsmetode på sammenlignelige aktiver (fx dine biler). På den måde kan du blot lægge værdien af de nye investeringer på den hidtidige værdi og afskrive dem samlet. Hvis du bruger forskellige afskrivningsmetoder for to forskellige biler, er du nødt til at lave et modul for hver af dem i din model i Excel. Til sidst laver du nederst en række der lægger alle de samlede afskrivninger sammen. Det er det samlede tal, der skal føres videre over i det endelige driftsbudget. Frasalg skal der naturligvis også tages højde for, da du jo ikke skal afskrive på aktiver, som du ikke længere ejer. Hvis du planlægger at frasælge nogle biler, noget inventar e.l. i løbet af året, skriver du det blot ind i det relevante kvartal. I Smart-tøjs tilfælde er der ikke planlagt noget frasalg. Afskrivningsbudgettet: Det er en god idé at dedikere en celle til den procentsats du vil afskrive med. På den måde kan du i udregningerne referere til den og således sørge for at din model er dynamisk. Det vil sige, at hvis du ændrer procentsatsen ændres afskrivningerne derefter automatisk. Som vist på billedet udregner du afskrivningen således: (Primoværdi + Nyinvestering Frasalg) * Procentsatsen. Det er en god idé at låse referencen til procentsatsen, således at du bare kan trække den over i cellerne ved siden af. Du låser referencen ved at sætte et dollartegn $ ind foran både kolonnebogstaver og rækketallet. I kolonnen helt til højre opsummerer du årets afskrivninger, og til allersidst laver du en række, der lægger alle modulernes afskrivninger sammen. Ultimoværdien udregnes ved at lægge nyinvesteringerne til primoværdien og derefter trække frasalget og afskrivningerne fra. Lad os nu kigge på rentebudgettet. Her har Smart-tøj to lån, der skal indgå i budgettet. Det ene er taget i forbindelse med anskaffelsen af en emballeringsmaskine, som bruges til at pakke varerne. Det andet lån skal optages i det kommende år for at finansiere investeringen i en ny varebil. Ligesom med afskrivningerne er rentebudgettet opdelt i moduler, der hver især repræsenterer et 76 77

40 rentebærende lån. Nederst har vi indsat en række der summerer modulerne. Som vi viser på billedet på næste sidefinder du renteomkostningerne således: Renteomkostninger = Restgæld primo x (Rentesatsen p.a. / antal inddelinger af året) Hvis du således inddeler årets i måneder, altså tolv inddelinger, skal du dividere renten med tolv osv. Det er også her relevant at medregne dine afdrag på lånet, fordi de efterfølgende har betydning for renten resten af året. Smart-tøj afdrager løbende på deres lån samtidig med at de betaler renter. Husk ikke at tage renterne med, når du udregner restgælden ultimo. Hvis du har fået banken til at udarbejde en amortisationstabel (og du følger tilbagebetalingsplanen) kan du overføre tallene fra denne til budgettet i stedet for selv at lave beregningerne. 6.9 Driftsbudget Du har nu alle delbudgetterne på plads og kan samle dem i det endelige driftsbudget, hvilket giver dig et godt billede af din økonomiske situation i den kommende periode. I det gennemarbejdede budget finder du svar på de indledende spørgsmål: Hvor meget omkostningerne maksimalt må stige, og hvor meget du mindst skal omsætte for, for at virksomheden kan overleve. Du har nu en ret præcis indikation af disse størrelser. Det er ikke for at opstille et skrækscenarie for dig selv og din virksomhed, at du foretager disse beregninger, det er for at få større viden. Den større viden betyder, at du i højere grad ved, hvornår og hvor du skal sætte ind overfor kommende udfordringer, og hvordan du realiserer kommende muligheder bedst muligt. Et af de vigtigste formål med driftsbudgettet er at skabe større viden om de kritiske punkter i din forretning, sådan at du kan tage hånd om dem i god tid. Fordelen ved denne måske lidt langsommelige fremgangsmåde er, at du får analyseret udviklingen af alle dele af virksomheden. Det betyder, at dit budget bliver mere præcist og mere brugbart. Forudsætninger Forudsætningerne for driftsbudgettet er allerede indregnet i de ovenstående delbudgetter, eftersom driftsbudgettet er et resultat af de allerede opstillede budgetter for salg, indkøb, markedsføring, de faste omkostninger, afskrivninger og renter. Et gennemarbejdet driftsbudget er nøglen til succes. Det giver dig svar på essentielle spørgsmål i forbindelse med driften af din virksomhed. Derudover er driftsbudgettet det eneste fremtidsbillede af din virksomhed, som er med til at give dig en mere sikker viden om virksomhedens udvikling det kommende år. Det gælder, hvad enten prognosen for næste år ser god eller dårlig ud. Det skyldes at du med beregningerne i højere grad har viden om de kritiske 78 79

41 punkter i din virksomhed som fx hvordan dine faste omkostninger hænger sammen med og påvirker omsætningen. Hvordan gør jeg i Excel? Som nævnt er det endelige driftsbudget en opsamling af alle delbudgetterne, hvilket vil sige at det består af en række referencer til de andre ark. Fx skriver du, at første kvartals omsætning skal være lig med cellen i arket Salgsbudget, der viser netop dette tal. Alle felter i resultatbudgettet skal, på denne måde, hentes fra delbudgetterne. Det betyder, at resultatbudgettet er dynamisk og automatisk opdateres, hvis du ændrer på nogle af forudsætningerne, fx i vareforbrugsbudgettet. Når du skal lave en reference til en anden celle i arket, skal du skrive et lighedstegn og derefter markere den relevante celle i et andet ark. Excel skriver automatisk arkets navn, i det her tilfældet =Salgsbudget!D9. Udråbstegnet betyder, at der henvises til et andet ark i samme projektmappe. Smart-tøj Smart-tøjs samlede resultatbudget ses ovenfor. De budgetterer med et overskud på knap en halv million kroner, hvilket hovedsagligt stammer fra fjerde kvartal. At have budgettet opdelt i kvartaler eller måske endda måneder giver dem et godt overblik over, hvornår den største (og mindste) del af indtjeningen ligger. Fx kan Smart-tøj se, at der i fjerde kvartal er en højere omsætning samt lavere faste omkostninger, hvilket giver en god indtjening i den periode. Nu er Smart-tøj en virksomhed, der handler med tøj, så det er måske naturligt nok, at der især i julemåneden er gang i salget, mens de i andet kvartal faktisk har et underskud. Fordelingen af omsætningen og indtjeningen kommer til at få betydning for likviditetsbudgettet, som vi skal kigge på i næste kapitel

42 7. Likviditetsbudget Likviditetsbudgettet er tit en overset faktor i forbindelse med budgettering og driftsøkonomi i det hele taget. Den klassiske fejl at begå er at tro at arbejdet er gjort ved at liste dine indtægter og udgifter op overfor hinanden, som du har gjort i driftsbudgettet. Problemet er, at et salg i dag ikke nødvendigvis medfører, at du modtager betalingen med det samme. I teorien kan du sagtens omsætte for flere hundrede millioner kroner i år, men samtidig have lavet en aftale med dine kunder om, at de først skal betale om to år. På den måde har du måske et flot driftsresultat, men stå uden penge på kontoen. Det er de færreste virksomheder, der får sine indtægter og udgifter jævnt fordelt ud over et helt år derfor er likviditetsbudgettet et meget vigtigt værktøj. De tre vigtigste forhold, som ikke fremgår af driftsbudgettet, men som likviditetsbudgettet tager højde for er: Moms Kredittider Renter af kassekredit. Du kender det måske fra din privatøkonomi. I nogle måneder er udgifterne bare større end indtægterne, og du bliver nødt til at trække på enten en opsparing eller en kassekredit for at få det til at hænge sammen. Virksomheder bøvler med præcis det samme problem: At indtægterne ikke altid kommer ind på samme tid som udgifterne falder. Man laver derfor et budget der beregner, hvornår pengene kommer ind, og hvornår de går ud et likviditetsbudget. Desværre er en meget hyppig årsag til ny startede virksomheders konkurs, at der ikke har været taget stilling til, hvad man gør i de perioder hvor udgifterne har været større end indtægterne. Det er også især i mindre virksomheder, at momsafregningen fører til likviditetsproblemer. I dette kapitel gennemgår vi de vigtigste forhold forbundet med opstillingen af et likviditetsbudget. Vi viser dig, hvordan du selv kan opstille det i Excel, men du kan også hente en færdiglavet skabelon fra Driftsbudget og likviditetsbudget Lige så stor forskel, der er på driftsbudgettet og likviditetsbudgettet, lige så tæt hænger de sammen. Der er indbyrdes afhængige. Forskellen på omsætning og indtjening i de to budgetter skyldes som sagt kredittiderne på dit salg. Hvis alle dine indkøb og salg sker kontant (ingen kredittid) vil de to budgetter være identiske, hvad angår salg og indkøb, fordi din omsætning helt fysisk kommer ind på din bankkonto eller i din kassebeholdning samtidig med, at salget bogføres på driftskontoen. Salgets størrelse, og hvor meget likviditet du har på hvilke tidspunkter, tager i dit likviditetsbudget udgangspunkt i de antagelser du har gjort dig i dit salgsbudget (se kapitel 6). Men da der i praksis ikke er nogen virksomheder, der ikke arbejder med kredittider til enten kreditorer eller debitorer, er det nødvendigt at udarbejde et likviditetsbudget ved siden af driftsbudgettet. Likviditetsbudgettet tager afsæt i driftsbudgettet og bygger videre på det. Det betyder, at det forventede salg i den kommende periode vil være udgangspunktet for likviditetsbudgettet. Likviditetsbudgettet vil efterfølgende vise hvornår indbetalingerne rent faktisk sker, samt den samlede likviditetsvirkning i perioden. Likviditetsvirk

43 ningen udtrykker summen af alle indbetalinger og udbetalinger i en valgt periode, fx månedlig eller kvartalsmæssig. Ligeledes vil indkøbsbudgettet sammen med de faste omkostningers budget være udgangspunkt for udbetalingerne i likviditetsbudgettet. For at danne dig det bedste overblik over din likviditet er det som regel en god idé at udarbejde likviditetsbudgettet på månedsbasis, også selvom dit driftsbudget måske er kvartalsopdelt. En månedsopdeling giver et bedre overblik end en kvartalsopdeling, der ofte kan skjule visse udbetalinger, der ligger i helt specifikke måneder. Fx skal du muligvis kun indbetale moms én gang i kvartalet, altså hver tredje måned. Det vil du ikke kunne se ud fra det kvartalsopdelte likviditetsbudget, hvor hele kvartalet vil skjule netop den måned hvor indberetning finder sted. Mere om moms senere i kapitlet. Kredittider Der findes mange former for kredit, men de hyppigste er salgskreditter og leverandørkreditter. Salgskredit er den tidsfrist, du giver dine kunder til at betale for dine varer/ydelser. Du modtager altså ikke pengene kontant med det samme, men aftaler med dine kunder (debitorer), at de skal betale inden for fx 30 dage. Salgskredit gives ofte som en øget service men husk, at det ikke er omkostningsfrit! Du skal jo finde eller låne pengene et andet sted i ventetiden. Salgskredittiden kan aftales individuelt med kunden eller du kan have en fast politik om at give alle dine kunder en på forhånd fastsat frist. Kredittidens længde er forskellig fra virksomhed til virksomhed og fra branche til branche. Mange virksomheder giver, som en ekstra service, længere kredittid til deres loyale kunder end til deres mere kortvarige bekendtskaber. Det er vigtigt, at kende sine kunder før man giver salgskredit, for der er altid risiko for, at dine kunder ikke kan eller ikke vil betale for varer, de allerede har modtaget. Det kan være utrolig omkostningsfuldt at give kredit til dårlige betalere. I store selskaber, som fx Shell, der har en daglig omsætning på ca. 5,85 mia. kr., har kredittiden stor betydning. Hvis selskabet får dets betalinger bare én dag hurtigere og sætter pengene i banken til en dagsrente på 0,01 % vil selskabet kunne hæve en rentegevinst på kr. ud morgenen efter. Leverandørkredit er en fordel for din virksomhed, eftersom du ikke skal betale med det samme. Det har en positiv likviditetsvirkning, hvilket betyder, at du ikke behøver at have så stor likviditetsbeholdning. I Smart-tøj giver virksomheden deres kunder 2 måneders salgskredit på bukserne og 1 måned på T-shirts. Det betyder, at de kan sælge meget større mængder, end hvis de ikke ydede nogen form for kredit. Det har Smart-tøj dog ikke altid gjort. Kredittiden er gradvist blevet forlænget, efterhånden som virksomheden har opbygget kartotek af loyale kunder, der samtidig er begyndt at købe i større mængder. Smart-tøjs italienske leverandør, giver 1 måneds kredit på både bukser og T-shirts. Her ser vi Smart-tøjs kvartalsopdelte indbetalinger, efter de er korrigeret for de nævnte kredittider. Sammenlignes tallene med selve salgsbudgettet fra driftsbudgettet (se kapitel 6), fremgår det, at tallene varierer i hvert kvartal. Især i første kvartal ses forskellen på salg og indbetaling tydeligt. Du kan, på hente likviditetsbudgettet, og indtaste din salgskredittid og din leverandør kredit, hvorefter regnearket vil udregne dine indbetalinger, som du så kan sammenligne med din omsætning

44 afgift (moms) udregnes som din samlede salgsmoms minus din købsmoms. Din virksomheds størrelse og alder afgør, hvor hyppigt du skal indberette moms. Følgende oversigt, viser de trin som SKAT arbejder med i forbindelse med at afgøre hvor tit der skal indberettes moms. Nystartede virksomheder Skal indberette moms hvert kvartal Små virksomheder Skal indberette moms halvårligt Momspligtigt salg: Højst 1 mio. kr. om året Smart-tøj omsætter for 3,5 mio. kr. i første kvartal, men fordi virksomheden giver sine kunder kredittid på hhv. 60 dage på bukser og 30 dage på T-shirts, bliver der kun indbetalt ca. 1,6 mio. kr. på virksomhedens konto i første kvartal. En stor del af første kvartals omsætning bliver først indbetalt i andet kvartal, hvorfor det også fremgår, at indbetalingerne her faktisk er større end omsætningen. Det fremgår yderligere at Smart-tøj ikke får samme indbetalinger ind, som de omsætter for, når man kigger på hele året. De får kun lidt over 12 mio. kr. ind, selvom de omsætter for næsten 14,5 mio. kr. Det skyldes, at en del af salget sidst på året først bliver indbetalt året efter (2013), men da man altid afgrænser sine budgetter og regnskaber til en bestemt periode (for det meste et kalenderår), afgrænser vi simpelthen modellen ved årsskiftet og kan således ikke medregne den sidste del af salget. Dog ville der jo i virkeligheden komme nogle indbetalinger ind i januar 2012 fra salget i november og december 2011, men for at simplificere eksemplerne, har vi valgt ikke at tage højde for disse indbetalinger. Momsindberetning Sammen med kredittiderne er momsindberetningen hovedårsagen til overhovedet at udarbejde et likviditetsbudget. Meromsætnings- Mellemstore virksomheder Store virksomheder Skal indberette moms kvartårligt Momspligtigt salg: 1-15 mio. kr. om året Skal indberette moms månedligt Momspligtigt salg: Over 15 mio. kr. om året I likviditetsbudgettet optræder momsindbetalinger og momsudbetalinger, som du (med mindre du har underskud) skal afregne med SKAT. Et likviditetsbudget er med til at skabe overblik over, præcis hvor meget moms du skal betale til hver momstermin. Momsfradraget på de forskellige udgiftsposter varierer meget fra virksomhed til virksomhed. Vi vil anbefale dig at købe Bogen om moms eller kontakte din revisor for at få et større overblik over, hvad der er momsberettiget blandt dine udgifter. Det vil gøre dit likviditetsbudget mere præcist at inkorporere de korrekte momsfradrag fra dine momspligtige omkostninger. Smart-tøj er en mellemstor virksomhed og skal derfor indberette moms hvert kvartal (jf. oversigt ovenfor). Inden virksomheden begyndte at lave et likviditetsbudget, havde Smart-tøj likviditets

45 problemer, fordi virksomheden ikke havde styr på hvor meget der skulle betales i moms og pludselig stod og skulle betale et større beløb, end der var sat til side. Derfor udarbejdede Smart-tøj et likviditetsbudget med et særligt fokus på momsindberetning. Nedenfor ses den del af Smart-tøjs likviditetsbudget, der omhandler momsindberetningen. Det er nemt og overskueligt at holde styr på momsindberetning med et likviditetsbudget i Excel. Det er selvfølgelig kun et estimeret beløb med udgangspunkt i det forventede salg i den kommende periode. Øvrige udbetalinger De øvrige udbetalinger, der optræder i likviditetsbudgettet, er fx husleje og andre faste omkostninger. Det er meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvad der indgår i denne del af likviditetsbudgettet. En post, der ofte optræder, er som sagt huslejen. Eftersom huslejen bliver afregnet hver måned, er det ikke en konto, som er særlig svær at beregne likviditetsvirkningen af. Forsikringer for et helt år bliver oftest betalt én gang om året, hvilket betyder, at forsikringsposten afviger fra driftsbudgettet på den måde, at man i driftsbudgettet deler udgiften ud på alle måneder eller kvartaler, mens man i likviditetsbudgettet afholder udbetalingen i én bestemt måned. din virksomhed dermed har stor kontrol over, hvornår de vil falde, samt hvilken størrelse de givetvis har. Disse omkostninger er ofte kontraktbundne, hvilket betyder, at betalingernes størrelse og betalingstidspunkt fremgår af en kontrakt. Jf. eksemplerne ovenfor kan det fx være en lejeaftale (husleje) og en forsikringskontrakt (forsikringsomkostninger). Smart-tøjs likviditetsbudget giver virksomheden overblik over, hvornår de forskellige udbetalinger kommer til at falde. Smart-tøj kan derfor forudse, hvornår og hvor meget virksomheden skal betale. Likviditetsbudgettet giver en stabilitet og sikkerhed i forbindelse med driften, hvilket er utrolig værdifuldt, når man som erhvervsdrivende har tusinde andre ting i hovedet. Som Excel-arket nedenfor viser, har Smart-tøj rigtig godt styr på de øvrige udbetalinger i forbindelse med driften. Forsikringsomkostningerne påvirker fx kun likviditeten i marts (andet kvartal), fordi de bliver betalt forud for et helt år. Dette ses også i Smarttøjs likviditetsbudget. Derudover modtager Smart-tøj en revisorregning én gang i kvartalet. Likviditetspåvirkningen vil være meget mere spredt, hvis likviditetsbudgettet er opdelt på måneder i stedet for kvartaler som her. Prøv selv at lege med skabelonerne, som du kan hente på Regnskabsskolens hjemmeside, og se forskellen på det kvartalsvist opdelte og det månedsopdelte likviditets budget. De øvrige udbetalinger har stor prognosesikkerhed; de er lette at forudsige med stor sikkerhed. Det skyldes, ligesom de faste omkostninger fra driftsbudgettet, at de typisk forudbestemmes, og at 88 89

46 Likviditetsbeholdning Et af hovedformålene med likviditetsbudgettet er at finde et mål for den nødvendige likviditetsbeholdning i din økonomi altså at finde ud af, hvor mange penge virksomheden har brug for, for løbende at kunne betale sine regninger. Virksomheder har i stort set alle brancher behov for at holde øje med deres likviditet for ikke at komme i problemer. Det gør sig især gældende for brancher, der er præget af langvarigt projektarbejde (arkitekter, entreprenører osv.), hvor selve indbetalingen for udført arbejde falder asynkront med udgifterne. Derfor er denne type virksomheder nødt til at skaffe finansiereng til perioderne uden indbetalinger, fx i form af kassekreditter. En kassekredit er et meget kortfristet lån, som du optager i din bank. Det er ikke omkostningsfrit at have en kassekredit, og derfor er det vigtigt, at du ikke sætter kassekredittens maksimum højere end hvad der er nødvendigt. Det er netop til at finde denne grænse, at du skal bruge et veludarbejdet likviditetsbudget. Hvis du kommer forberedt med et grundigt udarbejdet likviditetsbudget til din bank, har du meget gode muligheder for at forhandle en fornuftig pris på en passende kassekredit. Hvis du på den anden side slet ikke har et likviditetsbudget og blot optager tilfældige lån i banken, når du periodevist render ind i likviditetsproblemer, kan det let blive en meget omkostningsfyldt affære. Det skyldes, at hastige og ikke-planlagte lån fra bankens side tyder på høj risiko. I værste fald vil banken ikke låne dig penge, og du kan blive erklæret konkurs af dine kreditorer. Dette viser tydeligt vigtigheden af likviditetsbudgettet, og altså af at have det fornødne overblik over dit likviditetsbehov. Likviditetsbeholdningen vil som udgangspunkt bestå af indskudte midler, det aggregerede overskud (summen af tidligere års overskud) og fremmedkapital (lån). I Excel-opstillingen nedenfor ses primo likviditetsbeholdningen (summen af de tre ovennævnte poster pr. 1. januar). Det er altså Smart-tøjs samlede likviditetsbeholdning primo. Ultimobeholdningen er beholdningen efter periodens likviditetsvirkning. Er der en positiv likviditetsvirkning, øges den samlede likviditetsbeholdning, og er den negativ, falder den. Opstår der en negativ likviditetsvirkning, der overstiger primo likviditetsbeholdningen, betyder det, at der er behov for mere likviditet, for at virksomheden ikke kommer i vanskeligheder. Nederst i tabellen ses Smart-tøjs samlede likviditetspåvirkning i hvert kvartal. Likviditetspåvirkningen er negativ, når udbetalingerne er højere end indbetalingerne. Smart-tøj havde en primo beholdning på kr. Det var ikke nok til at dække den samlede negative likviditetspåvirkning i første kvartal på kr Smart-tøj har derfor indgået en aftale med banken om en kassekredit for at imødekomme likviditetsbehovet i første kvartal. Håndværker virksomheden Larsen og Søn syntes, at det kørte meget godt i deres virksomhed. Larsen, der ejede virksomheden, havde øget deres salgskredit, så de havde fået en masse nye kunder. Larsen lavede et driftsbudget på 90 91

47 baggrund af de mange nye kunde ordrer. Driftsbudgettet viste en næsten fordobling af resultatet i forhold til sidste år, og Larsen gik derfor og var en glad mand. Men en dag ringede en af hans ansatte og sagde, at han ikke kunne betale for materialerne til deres næste byggeri. Banken havde lukket virksomhedens kort, fordi bankkontoen var tom. Larsen blev meget forundret, for han havde jo set i driftsbudgettet, at det ville gå godt med forretningen og han havde masser af kunder. Problemet car, at Larsen ikke havde lavet et likviditetsbudget. Larsen havde derfor intet overblik over, hvornår udgifterne og indtægterne ville komme ind, og derfor blev han tvunget til at dreje nøglen om. Forbedringer af likviditetsbudgettet Når helt store virksomheder udsteder aktieemissioner (udvider antallet af aktier, som virksomheden er udgjort af), sker det ofte pga., at virksomheden har likviditetsproblemer. Nu regner vi ikke med at læseren af denne bog har mulighed for at foretage en aktieemission, men der findes en lang række mindre tiltag, du kan gøre for at forbedre din virksomheds likviditet. Fremmedkapital På balancen er passiverne altid udgjort af hhv. egenkapital og fremmedkapital. Fremmedkapitalen er alle de penge, som virksomheden har hentet udefra. Det kan fx være banklån, kassekredit eller varekredit, som virksomheden skylder udlånere eller leverandører. I tilfælde af likviditetsproblemer, hvor det ikke er muligt at øge egen kapitalen, bør man kigge på, om det er muligt at øge fremmedkapitalen, evt. ved at optage et lån eller en kassekredit. Mindsk dit varelager Er det muligt at have mindre på lager, uden at det går ud over dit salg? Et mindre lager betyder øget likviditet, fordi færre af dine penge er bundet i varer på lageret. Det vil sige at pengene kan frigøres og bruges til noget andet, fx kan du sætte dem i banken, hvor du i det mindste får renter af dem. Kredittider Kredittiderne har stor betydning for din likviditet. En forøgelse af din leverandørkredit vil give en positiv effekt på din likviditet. En tilsvarende positiv virkning kan opnås, hvis du kan forkorte din salgskredit. Udskyde investeringer Ved at udskyde eventuelle fremtidige investeringer påvirkes likviditeten positivt. Det, at du ikke skal have fremskaffet penge til investeringer, øger likviditeten. Så hvis du har likviditetsproblemer, kan en løsning være at udskyde eventuelle investeringer. Undlad at udbetale overskud Hvis man udbetaler selskabets overskud til ejerne, mindskes likviditetsbeholdningen. Det betyder at likviditetsbeholdningen primo næste periode formindskes, hvilket har en negativ likviditetspåvirkning. Derfor kan man overveje at undlade at udbetale overskud, overvejes hvis selskabet har brug for likviditeten i næste periode

48 8. Balancebudget En balance er en oversigt over værdien af din virksomhed på et givent tidspunkt (typisk ved årsafslutning 31.12). I balancen skelnes der mellem aktiver og passiver. Aktiverne udgør alle dine driftsmidler (fx varelager, bygninger og biler). Passiverne viser finansieringen af dine aktiver. Her skelnes der mellem egen kapital (egne midler) og fremmedkapital (gæld/lån). Passiverne kan således bestå af din egen indskudte kapital i virksomheden (egenkapital) og fx huslån og billån (fremmedkapital). Et balancebudget skal vise udviklingen i dine aktiver og passiver henover året. Har du fx planer om at investere i nye maskiner, biler eller noget andet, påvirker det din balance og skal derfor indregnes i balancebudgettet. Balancebudgettet har ikke så stor betydning for driften af virksomheden, fordi det beskriver værdien af virksomheden på et givet tidspunkt. Med andre ord viser balancen måden hvorpå dine driftsmidler er finansieret, men siger i sig selv ikke noget om, hvordan du bruger driftsmidlerne (det kan du se i dit driftsbudget) eller om der er nok af dem (det kan du se i dit likviditetsbudget). Balancebudgettet er derfor noget af det mest sikre at budgettere, fordi du selv har stor kontrol over udviklingen. Kontrollen ligger i, at udviklingen er påvirket af dine beslutninger. Nogle af de konklusioner, man kan drage ud fra balancebudgettet er: værdiudviklingen og finansieringsudviklingen. Værdiud viklingen er den værdiskabelse, der sker over det næste regnskabsår. Det er interessant at budgettere balancens værdiudvikling, eftersom man tager stilling til, hvordan virksomhedens værdi kommer til at udvikle sig. Der skal selvfølgelig inddrages relevante forudsætninger for denne værdiudvikling, før det er et troværdigt budget over balanceudviklingen. Finansieringsudviklingen viser, hvordan man har tænkt sig at finansiere driften af virksomheden i den kommende periode. Det er et interessant område at kigge på, fordi det beskriver, hvor sund virksomheden er. Financieringen er dog meget forskellig fra branche til branche, hvorfor man bliver nødt til at vurdere, hvordan de andre virksomheder i branchen er finansieret, før man kan vurdere, om ens virksomhed har en uhensigtsmæssig afvejning mellem egenkapital og fremmedkapital. Værdiudviklingen måles på aktivsiden mens finansieringsudviklingen måles på passivsiden. Finansieringsudviklingen beskriver udviklingen i fordelingen mellem egenkapital og fremmedkapital. Fra ledelsens side kan det være et mål for den kommende periode at nedbringe gælden. Det kan gøres ved at indfri nogle af virksomhedens lån, mindske anvendelsen af kassekredit osv. Balancebudgettet viser en plan for, hvordan dine aktiver og passiver i den kommende periode vil udvikle sig. Balancebudget og likviditetsbudget Balancebudgettet påvirker likviditetsbudgettet, hvis du fx har planer om at investere i en bil eller et andet aktiv. I så fald skal det selvfølgelig fremgå af likviditetsbudgettet som en negativ likviditets påvirkning. Det vil også fremgå af balancen som en forøgelse af aktiverne. Et andet eksempel på de to budgetters gensidige påvirkning ses i forbindelse med kredittiderne, der, som beskrevet i kapitel 7, forårsager forskydninger i dine aktiver. Hvis din virksomhed opererer med kredittider, vil det betyde, at en indtægt vil blive bogført på balancen som en debitorpost (tilgo

49 dehavende) i stedet for som en forøgelse af dine likvide midler (kontanter i kassen eller penge i banken). Smart-tøj bruger balancebudgettet til at måle virksomhedens værdier. Det giver et godt overblik over, hvor meget virksomheden er værd. Et eventuelt overskud på driftsbudgettet vil indgå i balancen som en forøgelses af likviditetsbeholdningen, som er en post på aktivsiden. Excel-arket nedenfor giver et godt billede af, hvordan der budgetteres med en værdiforøgelse af værdien i Smart tøj det kommende år. Værdiforøgelse består af det overførte overskud, eftersom der ikke er budgetteret med nogle investeringer i Den reelle værdiforøgelse kan bedst ses, når man sammenligner flere år med hinaden i stedet for kun at vise et enkelt, som i tilfældet her. 9. Privatbudget Hvis du er selvstændig i en enkeltmandsvirksomhed har din virksomheds drifts-, likviditets- og balancebudgetter stor indflydelse på dit privatbudget ligesom dit privatbudget kan påvirke virksomhedens budgetter ved fx at angive mål for, hvor meget overskud du ønsker at trække ud af virksomheden. Da vi antager, at du arbejder på (mindst) fuld tid i din virksomhed, har du sandsynligvis ikke tid til at tjene penge til privatbudgettet ved siden af. Det er derfor vigtigt at din virksomheds drift skaber et overskud, der er tilstrækkeligt til, at du kan leve af det. Det gælder især i opstartsfasen, da omkostningerne typisk er større end omsætningen i denne periode. Har din virksomhed overlevet i mere end tre-fire år, må det forventes, at driften kører stabilt, og at indtjeningen er tilstrækkelig til et fornuftigt privatforbrug. Du vil på dette tidspunkt ikke have samme behov for at koordinere din virksomheds budget med dit privatbudget. Dette kapitel er derfor først og fremmest rettet mod selvstændige som lige har startet en enkeltmandsvirksomhed og derfor har brug for tæt koordinering mellem virksomhedens budget og det private. I dette kapitel vil vi først sammenligne en virksomheds budget med et privatbudget. Der er både sammenfald og afvigelser, der er vigtige at kende til. I den forbindelse vil vi også vise, hvordan du kan koordinere de to budgetter og få dem til at supplere hinanden. Derefter vil vi vise, hvordan du kan opstille et privatbudget uafhængigt af din virksomheds økonomi. Det kan altså også bruges, 96 97

50 selvom man ikke er selvstændig eller har sin egen virksomhed. På kan du downloade skabelonen til privatbudgettet og straks tage det i brug. Samspil mellem virksomhed og privatbudget Hvis du indtil nu har læst bogen slavisk, vil du være i stand til at lægge et fornuftigt budget for din virksomheds økonomi. Du kan holde styr på indtægter og udgifter (og indbetalinger og udbetalinger) for din virksomhed. For selvom hverken drifts-, balanceeller likviditetsbudgettet bliver påvirket direkte af din private økonomi, spiller det stadig en vigtig indirekte rolle af følgende grunde: Som selvstændig er det overskud, du generer, lig med dit private rådighedsbeløb. Der er ikke noget, der hedder udbetaling af løn, så du har kun de penge som din virksomhed formår at tjene. Dette danner grundlag for i hvert fald to grundlæggende overvejelser, som vi skal komme ind på i dette kapitel: For det første kender du først virksomhedens endelige resultat, når året er omme, men det betyder ikke, at du først kan udbetale penge til privatbudgettet, når virksomhedens årsregnskab er gjort endeligt op blot at du skal tænke dig om og regne på sagerne inden du hæver penge fra virksomheden. For det andet skal du tage stilling til om du vil fastlægge dit privatbudget efter dit virksomhedsbudget, eller om du omvendt vil tilpasse din virksomhedsbudget, så det dækker dit på forhånd fastlagte privatbudget. I en enkeltmandsvirksomhed afhænger alt af ejeren. Her tænker vi især på arbejdskraften og engagementet, der lægges i virksomhedens drift. Din virksomheds succes er i høj grad bestemt af dit engagement og dit gåpåmod. Hvis du ikke selv kæmper for at drive din virksomhed er der ingen andre der gør det for dig. Det er derfor helt essentielt, at du skaber de bedste betingelser for dig selv, for på den måde at få mulighed for at lægge flest mulige kræfter i arbejdet med din virksomhed. Et privatbudget kan hjælpe dig med at holde fokus på virksomheden. Privatbudgettet kan nemlig give dig tryghed i en hård tid ved at medvirke til, at du ikke hele tiden går og bekymrer dig om, om din virksomhed nu tjener nok til, at du kan købe mad sidst på måneden. Det er derfor en god ide at udarbejde et privatbudget for at sikre dig størst mulig økonomisk stabilitet. Vi nævnte kort to overvejelser, du skal gøre dig i forbindelse med sammenkædningen af din virksomheds budget og dit privatbudget. Den første overvejelse går ud på, hvordan du skal indarbejde dine udbetalinger til privatforbrug, når privatforbruget alene udgøres af overskuddet som du jo først kender præcist, når året er omme. I den forbindelse er du nødt til at inddrage dit udarbejdede privatbudget som noget af det allerførste i virksomhedens budgetplanlægning. Du lægger dit privatbudget på et realistisk niveau. Derefter indregner du det i din virksomheds budget. På den måde tegner du et komplet billede af dine udgifter til både driften af virksomhed og til dit private forbrug. Der er selvfølgelig typer af virksomheder, der har mange startomkostninger, hvor det forventede overskud i virksomheden ikke umiddelbart ser ud til at kunne dække dit private forbrug med det samme. Medmindre man i sådan en situation har en opsparing at tære på eller kan tage et lån i banken, må der gøres nogle ting anderledes for at øge indtjeningen, fx ved at skære ned på nogle udgifter eller udtænke en anden overordnet strategi. Dette leder os videre til den anden overvejelse. Vi har ovenfor arbejdet med det mål, at vi vil forsøge at tilpasse virksomhedens budget efter privatbudgettet. Du kan også gøre det omvendt, således at du starter med at lægge driftsbudgettet og derigennem 98 99

51 vurderer virksomhedens overskud for næste år. Først derefter, når du ved hvad du har at gøre godt med, sætter du dig til at lægge dit privatbudget. På den måde tilpasser du behov efter formåen i stedet for formåen efter behov. I praksis vil man ofte benytte sig af en kombination af de to metoder. Når du har fået virksomhedens overskud til at passe med dit privatbudget enten ved brug af den ene eller den anden metode kan du dele overskuddet eller behovet i tolv og hæve din "månedsløn" som en almindelig lønmodtager. Rent regnskabsteknisk, trækkes privatforbruget fra egenkapitalen i balancen, hvor også årets resultat overføres til, og så med forbehold for budgetafvigelser kommer det hele til at passe i sidste ende. Selvom et privatbudget umiddelbart virker simpelt, kan du dog opstille flere forskellige former for privatbudget. Der er fx ikke sikkert, at du ønsker en model, der viser andet end en oversigt over dine faste udgifter. Dette er typisk et budget, som banken ønsker at se på i forbindelse med optagelse af lån. Nedenfor har vi vist, hvordan du helt simpelt sætter et udgiftsbudget op over dine faste udgifter. Dette var nogle grundlæggende overvejelser og metoder til sammenhængen mellem dit virksomhedsbudget og dit privatbudget. Vi vil nu give vores bud på, hvordan et ganske almindeligt privatbudget kan stilles op i Excel. Vores model i Excel kan bruges af alle også af dig, der ikke er selvstændig. Almindeligt privatbudget De fleste mennesker har nok på et eller andet tidspunkt i deres liv lagt et budget over deres private økonomi. Det kan fx have været i forbindelse med bankskifte, optagelse af lån eller bare for at få et bedre overblik. Et privatbudget er et relativt simpelt budget at opstille. I sin rene form indeholder det blot en liste med udgifter der fratrækkes en liste med indtægter. På mange måder minder det om et driftsbudget. Den helt store forskel på et virksomhedsregnskab og dit private regnskab er dog, at du ikke benytter princippet om det dobbelte bogholderi i bogføringen af dit privatbudget. Du lister blot indtægter op på én liste og udgifter op på en anden liste, hvorefter du trækker de to fra hinanden. Budgettet over de faste udgifter skal kun indeholde de udgifter, som du kan koble på betalingsservice. Det er fx udgifter som husleje, el, varme, forsikring, telefonregning, DR-licens mv. Med andre ord er det udgifter som du er helt sikker på skal afholdes, uafhængigt af dit forbrug i øvrigt. En typisk misforståelse her er, at man sætter mad på sit budget over faste udgifter, fordi man tænker, at udgifter til indkøb af mad jo er noget, man skal afholde uanset hvad. Hvad kunne være mere 'fast' end en udgift til mad,

52 kunne man spørge? Problemet er, at du sjældent ved, præcist hvor meget du bruger på mad, og du kan sandsynligvis ikke sætte dit madforbrug op som betalingsserviceaftale. Mad skal derfor dækkes af dit rådighedsbeløb i privatbudgettet. Hvis du, som i eksemplet ovenfor har beregnet, at du har et månedligt rådighedsbeløb på ca kr., kan du administrere din økonomi ved at overføre dette beløb (minus evt. opsparing) til din budgetkonto, og således få pengene til at række en måned til betaling af mad, underholdning, tøj, transport mv. Du kan også opsætte en model i Excel, der indeholder mulighed for at bogføre dit faktiske forbrug og på den måde foretage en form for budgetkontrol med dit privatbudget. Du kan finde en skabelon til denne måde at føre privatregnskab på Denne metode går ud på, at du bogfører hvert eneste bilag, som du afholder ikke blot faste udgifter, men også til forbrugsudgifter, såsom mad, underholdning, tøj mv. Denne metode er helt anderledes fra den simple liste over udgifter, da den kræver løbende posteringer og bogføring, men du får til gengæld også et meget mere præcist billede af, hvordan din økonomi faktisk ser ud. Som vist i eksemplet nedenfor (som er taget fra den skabelon, der ligger på bogens hjemmeside holdes dit budget op imod dine faktiske udgifter, og du kan således aflæse budgetafvigelserne på oversigtssiden. Udover at du selv kan opsætte dine budgetmodeller i Excel, findes der også forskellige gratis online tjenester, der kan bruges til at føre regnskab over dit privatforbrug. En af de sider, som vi kan anbefale, er den danske hjemmeside der har udviklet et online værktøj, hvor du kan indlæse posteringer direkte fra din netbank og på den måde føre kontrol med dit forbrug og dit budget. Sammenfatning Vi har her givet et grundlæggende billede af hvordan du kan kæde din virksomheds budgettering sammen med dit privatbudget og på den måde skabe de bedste mulige betingelser for dig selv som selvstændig. Du skal gøre det af især to grunde: For det første skal dit privatforbrug finasieres ene og alene af overskuddet fra din virksomhed, og for det andet giver det dig stabilitet og forudsigelighed i din samlede økonomi både den private og din virksomheds. Vi har yderligere kort skitseret to forskellige måder at opstille et helt almindeligt privatbudget på. Husk at du kan hente skabelonerne på bogens hjemmeside dk/budgetter

53 10. Projektbudgetter Et projektbudget bruges til at vurdere, om forskellige projekter vil give overskud. Det kan fx være prisfastsættelse af kendte opgaver eller af nye forespørgsler. Derudover kan det bruges til at vælge og prioritere mellem flere forskellige projekter i tilfælde af, at du ikke har tid til dem alle. Hvis du har meget travlt, er det vigtigt at vælge de opgaver, du tjener flest penge på. Er din virksomheds drift opdelt i særskilte projekter (som det fx er tilfældet for håndværkere, konsulenter og arkitekter) er projektbudgetter et godt og helt nødvendigt værktøj til at vurdere opgaver og løbende vælge dem, der giver det største overskud. Projektbudgettet består af flere elementer, afhængigt af virksomhedens og projektets art. Et projekt kan bestå udelukkende af medarbejderomkostninger, hvis den eneste omkostning, der er forbundet med projektet, er lønomkostninger. Derudover kan håndværkervirksomheder eller lignende have materiale- og transportomkostninger med, når det vurderes om et projekt vil give overskud. Det er afgørende for et projektbudget at alle indtægter og omkostninger, der direkte eller indirekte er forbundet med projektet, er medtaget i budgettet for at du kan få et brugbart billede af projektets lønsomhed. Prisfastsættelse Hvis du nogle gange er tvivl om, hvilken pris du skal tage for dine projekter, vil skabelonen i Excel ved navn "projektprisfastsættelse" på regnskabsskolen.dk/budgetter, være et godt værktøj. Et billede af skabelonen fremgår nedenfor. Her indtaster du den ønskede dækningsgrad på projektet (hvor mange procent man vil tjene på projektet) og dernæst de omkostninger der er forbundet med projektet.så udregner Excel den pris, du skal tage for projektet/opgaven. Ved at bruge denne model gør du prisfastsættelsen af dine projekter let og overskuelig. Det er også lettere at forhandle pris med kunden, når du ved præcis, hvad din mindstepris er. Det er en simpel model, der kan spare dig for tid og kræfter, hvis du får mange henvendelser og spørgsmål på forskellige projekter. Vurdering af projekt Et projektbudget medtager kun de variable omkostninger der er direkte eller indirekte forbundet med projektet. Det betyder, at der skal være et overskud, der kan dække dine faste omkostninger. En

54 måde at finde frem til din ønskede dækningsgrad kan derfor være at kigge på din dækningsgrad fra sidste periodes årsregnskab, for at bruge den som udgangspunkt for at vurdere hvor højt, du bør sætte dækningsgraden i dine fremtidige projektbudgetter. På den måde kan du også vurdere, hvor lavt du kan tillade dig at gå i en forhandlingssituation, før det ikke længere kan betale sig for dig at udføre projektet. Hvis din dækningsgrad på projekter bliver så lav, at den ikke kan dække dine faste udgifter, vil du tabe penge på at gennemføre projektet. Der kan være andre faktorer end prisen, der spiller ind, som fx den gode relation til kunden. Det kan altså være, at du vælger at udføre en opgave med en meget lille dækningsgrad, fordi det er en god kunde, som giver dig mange andre (og måske bedre betalte) opgaver. Det kan også være, at du takker ja til en dårligt betalt opgave, fordi du gerne vil have foden indenfor hos en bestemt kunde og altså håber på, at det vil resultere i et frugtbart samarbejde på længere sigt. Men den primære grund til at gå ind i et projekt bør være en rent økonomisk overvejelse. En udvælgelsen af opgaver er naturligvis kun nødvendig, hvis du ikke har tid til at varetage alle projekter. Har din virksomhed masser af tid, bør den selvfølgelig udføre alle projekter, der giver et overskud (se illustration sidst i dette kapitel). Alt skal med i overvejelsen af projektet: tidsforbrug, transportomkostninger, transporttid, materialeomkostninger, lønomkostninger, kunderelationer og andre projektspecifikke faktorer. Vi har her opstillet en situation, hvor en virksomhed skal vælge mellem to mulige projekter: Kunde A og Kunde B. Som det fremgår af de to projektbudgetter vil Kunde B give det største overskud. Dog er tidsforbruget, næsten 3 gange så højt, hvilket overskuddet ikke er. Derudover er det en ny kunde, som virksomheden ikke har nogen relation til, hvilket betyder, at den ikke har kendskab til deres betalingsevne. Virksomheden bruger altså næsten tre gange så kort tid på at udarbejde projektet for Kunde A. Hvis virksomheden havde tre projekter magen til projektet til Kunde A, ville dette være at foretrække, fordi det samlet ville give et større overskud end bare at varetage opgaven for Kunde B. Man skal huske at sætte sine projekter i perspektiv og vurdere dem ud fra en lang række faktorer før man kan beslutte, hvilke projekter, der er mest fordelagtige. Projektbudgetter kan altså bruges til flere ting. For det første at vurdere forskellige projekter ud fra et helhedsbillede. Derudover kan et projektbudget bruges til at prisfastsætte forskellige projekter, med udgangspunkt i den dækningsgrad, som dit projekt som minimum skal have

55 11. Budgetkontrollen Budgetkontrollen er et af de vigtigste elementer i budgetforløbet. Budgetkontrol går ud på at holde det faktiske regnskab op mod budgettet og kontrollere eventuelle afvigelser. Men budgetkontrollens opgave er også at finde og vise årsagerne til afvigelserne, samt hvad der kan gøres for at næste års budget bliver mere nøjagtigt. Formålet med budgetkontrollen er altså primært disse tre punkter: 1. At redegøre for, hvad der er sker (afvigelse) 2. At analysere, hvorfor det er sket (årsag) 3. At vurdere, hvad der skal gøres for at undgå afvigelser fremover (handling) Budgetkontrollen skal først og fremmest bruges til at planlægge og lede virksomheden i den ønskede retning. Viser regnskabet fx, at nogle produktkategorier har klaret sig meget bedre end forventet, kan denne information bruges til øge fokus og satsning på de produkter. Er det omvendt gået dårligere end ventet for andre forretningsområder, bør årsagen undersøges hvilket i yderste konsekvens kan betyde, at forretningsområdet lukkes ned. Vi vil senere komme ind på forskellige årsager til afvigelserne mellem budgettet og regnskabet. Afvigelserne hvad er der sket? Det første trin i budgetkontrollen består i, at du skal udregne og danne dig et overblik over afgivelserne i regnskabet fra budgettet. Dette gøres ved, at du tager dit endelige driftsbudget (se kapitel 6) og kopierer det ind i et nyt Excel-ark. Derefter indsætter du en ny kolonne ved siden af hvert kvartal. Kolonnen kan hedde Regnskab eller Faktisk. Her skal det realiserede resultat altså stå. Husk på, at du også sagtens kan fortage budgetkontrollen på månedsbasis, pr. halvår eller for et helt år. I vores eksempel nedenfor har vi valgt at holde os til vores generelle fremgangsmåde gennem hele bogen og har udarbejdet modellen kvartalsopdelt (se illustration denne side). For overskuelighedens skyld har vi ikke udregnet selve afvigelserne i modellen, der blot indeholder budgettallene og de faktiske tal. Vi har holdt tallene for selve

56 afvigelserne særskilt i en separat model, nedenfor. Man kan også i stedet vælge at sætte endnu en kolonne eller to pr. kvartal ind i modellen ovenfor, hvori afvigelserne udregnes. Som det fremgår af Smart-tøjs eksempel, afviger det samlede regnskab negativt med ca. 30 % det faktiske regnskab blev altså 30 % dårligere end virksomheden havde budgetteret med. Det fremgår yder ligere, at der allerede på indtjeningsbidraget og resultatet før renter kan aflæses markante afvigelser på hhv. minus 11 % og minus 24 %. Opstillingen af denne model danner således grundlaget for at kunne fortage en nærmere analyse af, hvorfor den negative afvigelse er opstået. Årsagerne - hvorfor er det sket? Med en analyse af afvigelserne mellem budgettet og det faktuelle regnskab vil du kunne få en bedre forståelse af tallenes størrelse, end hvis du ikke havde et budget at sammenligne regnskabet med. Og uden af have udarbejdet en dybere analyse af budgetafvigelserne vil du kunne se hvilke faktorer der især har medvirket til, at regnskabet afviger fra budgettet. Det skyldes, at du havde en forestilling (budgettet) om, hvordan regnskabet vil se ud, og derfor kan du hurtigt gennemskue, hvad der ikke gik som planlagt. Det kan være, at nogle af dine forudsætninger ikke helt passede, eller at dine spareplaner var for urealistiske. Det giver et godt fundament for en grundig budgetkontrol. Man kan i praksis ikke undgå budgetafvigelser. Ingen kan forudsige fremtiden, man kan kun give et kvalificeret bud (et budget). Du skal derfor ikke fortvivle, når du opdager at dit regnskab afviger fra dit budget på den ene eller den anden måde. Det, som du til gengæld skal være god til, er at bruge afvigelserne konstruktivt og at lære af dem. Følgende afsnit vil beskrive de forskellige afvigelsestyper. Budgetafvigelser Når du laver budgetkontrollen, skal du stille budgettet op ved siden af regnskabet i Excel. Derefter fratrækker du budgettallene fra regnskabstallene, og derved fremkommer afvigelserne (se eksempelmodellen senere i kapitlet). Når du har regnet alle afvigelserne ud, skal du først lokalisere de store afvigelser de små er ikke så relevante at nærstudere, fordi de ofte blot skyldes meget små ændringer i dine forudsætninger, som du alligevel aldrig kan gardere dig helt imod. De større afvigelser er derimod interessante, fordi det er her, der virkelig er noget at lære. De store afvigelser tyder på, at du enten har fejlvurderet dine forudsætninger, eller at der er sket noget uventet. Når du har identificeret de større afvigelser i regnskabet, er næste trin, at du skal forsøge at finde årsagerne til afvigelsen. Når der tales om afvigelser, tænkes der både på positive og negative afvigelser. Det er ligeså vigtigt

57 at vide, hvorfor det gik bedre end forventet, som hvorfor det gik dårligere. Afvigelserne mellem budgettet og det faktiske regnskab kan skyldes en lang række uforudsete hændelser. Den typiske afvigelse bunder i forkerte antagelser, fx om salget. Det kaldes en prognoseafvigelse, når de opstillede prognoser for salg og omkostninger har været forkerte. Her bruges budgetkontrollen til at redigere dine antagelser og forventninger, så prognosen for næste budget bliver mere nøjagtig. Det er derfor vigtigt at justere dine antagelser i næste års budget ud fra konklusionerne i de foregående års budgetkontrol. Udover prognoseafvigelserne er der også handlingsafvigelser. Et eksempel på en handlingsafvigelse kan være, at man i forbindelse med budgettet havde budgetteret med, at sælgerne skulle besøge 4 kunder om dagen for at øge salget, mens det i virkeligheden kun blev til 3 besøg. Så er der sket en handlingsafvigelse, fordi de budgetterede handlinger ikke har været opfyldt. Konsekvenser af afvigelser Den samme afvigelse kan have forskellige konsekvenser. Afvigelser der betyder, at man bør ændre strategi Har salget været mindre end budgetteret, bør man overveje om det giver anledning til at ændre strategi i virksomheden. En strategisk ændring kan fx være en prisnedsættelse for at forsøge at booste salget igen. Afvigelser der gør, at man bør ændre sine forventninger En betydelig salgsafvigelse betyder ikke nødvendigvis at din strategi er dårlig. Det kan skyldes andre faktorer, som fx nedgang i totalmarkedet, som betyder, at det samlede salg i din branche ikke udvikler sig, som du havde budgetteret med (dette vil karakteriseres som en prognoseafvigelse). Derfor bør du overveje fremadrettet at nedsætte forventningerne til salget. Du bør dog altid være kritisk i din vurdering af, om afvigelsen skyldes din egen strategi, eller om det skyldes, at det samlede marked falder. Smart-tøj Smart-tøj bruger altid god tid på deres budgetopfølgning. Det gør de, fordi de ved, at der ligger meget nyttig information i budgetkontrollen, og fordi den bruges som et ledelses værktøj af direktøren. Først og fremmest er det vigtigt for Smart-tøj at finde årsagerne til afvigelserne. Smart-tøj opstiller sin overordnede budgetkontrol som vist nedenfor. Dernæst finder virksomheden de poster, der afviger markant fra budgettet. Overordnet har budgettet for Smart-tøj været ret nøjagtigt: Virksomheden har fx været dygtig til at bud

58 gettere salget, hvilket betyder, at virksomheden kan bruge mere eller mindre samme fremgangsmåde til næste år. Et regnskab, der lægger sig tæt op ad budgettet betyder, at virksomheden har været god til at opstille de rigtige forudsætninger samt vurdere deres betydning for virksomhedens økonomi. Dog har Smart-tøjs budget samlet set været for optimistisk, eftersom årets resultat er 30 % under det budgetterede. Dette lægger op til en yderligere budgetkontrol med særligt fokus på de poster, der afviger mest. Den tungeste afvigelsespost er de faste omkostninger, der er kr. over det budgetterede. Alene ud fra posten og tallet i afvigelsesmodellen ovenfor er det svært at sige noget yderligere om, hvorfor der på det område kunne finde en afvigelse på kr. sted. Derfor må Smart-tøj opdele de faste omkostninger (som vist ovenfor) og undersøge, hvad årsagen til den relativt store afvigelse er. Budgetkontrollen har stor betydning og er et vigtigt redskab i forhold til virksomhedens fremtidige budgettering og udvikling. Budgetkontrollen hjælper til at identificere de kritiske områder og udviklinger i virksomheden og kan gøre dig opmærksom på helt konkrete problemer. Uden en kontrollerende opfølgning bliver budgettet i sig selv mindre betydningsfuldt, fordi du ikke bruger de eventuelle afvigelser til at gøre noget konkret ved udviklingen. Budgetkontrollen finder de kritiske punkter i virksomheden og viser, hvor der bør gøres noget. Samlet set er budgetkontrollen et uundværlig og glimrende ledelsesværktøj til sikre din virksomheds fremtidige sunde udvikling. Denne yderligere opdeling viser tydeligt, at det primært er lønomkostningerne, der har overskredet budgettet, og ikke bare med de kr., som de samlede kapacitetsomkostninger overskred budgettet med, men med hele kr.. Der er derimod sparet på de øvrige omkostninger, og det betyder, at de faste omkostninger samlet ender på kr. over budget. Det er tydeligt, at budgetopfølgningen viser, hvor omkostningsoverskridelserne er sket. Dette bør Smart-tøj tage til efterretning og prøve at undersøge årsagerne. Har Smart-tøj ansat flere, end de budgetterede med? Har medarbejderne arbejdet over og dermed fået udbetalt høje overarbejdsbetalinger? Skyldes det forkerte forudsætninger i forhold til lønudviklingen? Eller er årsagen en helt anden? Når først Smart-tøj ved, hvad årsagen er, kan der tages en fremadrettet beslutning på baggrund af den nye viden. Den ledelsesmæssige beslutning skal tage udgangspunkt i den konkrete årsag til afvigelsen

59 12. Alternative budgetter Budgetter signalerer, at virksomheden prioriterer og har stor bevågenhed på bestemt område. Derfor kan budgetter bruges til at påvirke områder i virksomheden i den retning, man ønsker. Et alternativt budget kan fokusere på forskellige aspekter af virksomhedens drift, som ikke er direkte aflæselige i virksomhedens økonomi, fx kan man budgettere medarbejdertrivsel. Budgetter kan med fordel bruges på forskellige områder. Vi vil nu opstille nogle forslag til forskellige alternative budgetter. Du vil nok have nogle ideer til andre slags budgetter, som passer godt til netop din virksomhed. Medarbejdertilfredshed Går du fx meget op i medarbejdertilfredshed, kan du lave et budget over udviklingen i medarbejdertilfredsheden. Det kan gøres på mange måder, men et udbredt udgangspunkt er en spørge skemaundersøgelse. Her kan Excel også bruges til at plotte resultaterne ind. Du stiller en række spørgsmål om arbejdsmiljø, trivsel, arbejdstider osv. og beder derefter medarbejderne om at svare på spørgsmålene, fx ved at inddele dem på en skala fra 1-5. Denne måde kan være en god løsning i større virksomheder, hvor individuelle samtaler vil være for omfattende en proces at gennemføre. Dog kan et spørgeskema under alle omstændigheder bruges som supplement til samtalerne og for at følge udviklingen i medarbejder tilfredsheden. Illustrationen sidst i kapitlet viser et eksempel på et budget over medarbejdertilfredsheden. Nederst i Excel-arket kan du have en fane for hver medarbejder, og du kan evt. tilføje kommentarer om de enkelte medarbejder, hvilket betyder, at du har overblik over udviklingen og kendskabet til hver eneste ansat. Den viste undersøgelse er meget simpel og kan naturligvis uddybes med yderligere spørgsmål, der giver et billede af, hvordan det går med den enkelte medarbejder. Du kan evt. lave et oversigtsark, der udregner gennemsnittet af de point, som dine medarbejdere vælger i undersøgelsen, og du kan herefter holde dem op mod din målsætning (som fx kan være, at dine medarbejdere i gennemsnit mener, at de trives godt eller bedre). Når du har samlet dine medarbejderes spørgeskemaer, kan du udarbejde nogle budgetter over, hvilke parametre du vil forbedre. Hvis medarbejderne er utilfredse med mødetiderne, kan du fx eksperimentere med indførelse af flextid eller nye arbejdstider. Miljøbudget Er din virksomhed meget miljøbevidst, kan det være en ide at budgettere virksomhedens CO 2 -udslip med henblik på at reducere det. Det er selvfølgelig svært for en lille virksomhed at måle, hvad dens CO 2 udslip er. En anden mulighed er derfor at vende den rundt og undersøge, hvor miljøbevidst virksomhedens kunder opfatter virksomheden. Det kan ske på flere måder, den mest enkle er nok at sende et nyhedsbrev ud til sine kunder, hvor man opfordrer dem til at tage stilling til hvor miljøbevist de opfatter din virksomhed. På baggrund af resultatet, kan man tage nogle initiativer til, hvordan opfattelsen forbedres eller opretholdes og budgettere udviklingen. Det kan fx være en målsætning at forbedre opfattelsen af virksomhedens miljøpolitik. Der er selvfølgelig mange andre ting, man kan budgettere. Det vigtigste er, at man har en målsætning og et udgangspunkt, der

60 skal blive bedre. Budgettet viser den forventede udvikling og det kan være for stort set alt så længe du kan finde på en metode til at måle det. 13. Afrunding Et budget er et kvalificeret bud på udviklingen i din virksomheds økonomi. Vi har givet bud på forskellige af slagsen, så nu skulle du være klar til at budgettere fremtiden for din virksomhed! Med dit driftsbudget får du et overblik over din driftsøkonomi, og hvad du kommer til at tjene. Med likviditetsbudgettet får du fuld stændig styr på ind- og udbetalingerne, heriblandt momsindberetningen. Balancebudgettet giver dig et kvalificeret bud på udviklingen i din virksomheds samlede værdi. Projektbudgetterne har gjort dig i stand til at prisfastsætte og prioritere projekter. Privatbudgettet giver dig ro og overblik til at fokusere 100 % på din virksomheden. Og budgetkontrollen har gjort dig i stand til at finde årsagen til afvigelserne mellem det realiserede regnskab og budgettet. Samlet set har bogen belyst de væsentligste dele af budgettering og forhåbentlig givet dig et større kendskab til budgetter, og til hvordan de kan udarbejdes i Excel. Budgettering i Excel er forhåbentlig blevet mere overkommelig, især med skabelonerne der findes på budgetter. De kan være til stor gavn, når du skal starte med at budgettere, måske for første gang. De ligner dem du finder her i bogen, og du kan derfor slå op på det budget, du skal udarbejde, og se, hvordan du starter. Vi håber, du er blevet mere bevidst om vigtigheden af budgettering, og om hvor hjælpsomt et værktøj, Excel kan være i arbejdet med dine budgetter