Referat MED-Hovedudvalget

Transkript

1 Næstved Kommune Team Kommunikation, Udvikling og HR Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget Mødedato Tid Sted Mødelokale 2, Rådmandshaven NB: Formøde for medarbejderne: Torsdag den 21. februar kl. 8:30-10:30, Teatergade 8, mødelokale 4 Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden Orientering til ledelsen om MED-Hovedudvalgets næstformand for valgperioden Godkendelse af referat Temadrøftelse af personalepolitikkens revidering Orientering om slutopfølgning på SAO-projektet Beslutning om revidering af retningslinje for rygning Godkendelse af Arbejdsmiljøstrategi for Beslutning af tema for Arbejdsmiljøkonference Beslutning af udvalgets årshjul/strategi for evaluering af Beslutning om ændring af antal arbejdsmiljøgrupper Drøftelse af status på arbejdstilsynets besøg Orientering om status på fremmøde og sygefravær Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Gensidig orientering om den gode historie Eventuelt (kun til orientering) Side 1 af 18

2 Oversigt over Bilag: Punkt 4 Retningslinje for MED-organisationens inddragelse i personalepolitik Gældende personalepolitik Det nye ledelsesgrundlag Punkt 5 Slutopfølgning SAO ultimo 2018 Sammenligning SAO måned for måned Punkt 6 Gældende retningslinje for rygning Partnerskab om Røgfri Fremtid En Røgfri Fremtid i kommunen Punkt 7 Procedure for gennemførelse af årlig arbejdsmiljødrøftelse Forslag til Arbejdsmiljøstrategi for 2019 Arbejdsmiljøstrategi for 2018 Målinger på de 6 overordnede mål i arbejdsmiljøstrategien Tendenser over år mål 1-4 i arbejdsmiljøstrategi 2018 Punkt 8 Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen 2018 Overblik over gennemførte konferencer Punkt 9 Forslag til årshjul/strategiplan for Årshjul/strategiplan for Punkt 10 Uddrag af referat fra MED-udvalget fra Ellebækskolen. Punkt 11 Arbejdstilsynets besøg i perioden 19. november februar 2019 Punkt 12 Overblik over samlet status for sygefravær 2018 samt 2017 med billede af kort- og langtidssygefravær samt aldersfordeling. Side 2 af 18

3 1. Godkendelse af dagsorden Herunder orienteres om evt. ændringer til udvalgets medlemmer: Der er gennemført nyvalg af arbejdsmiljørepræsentanter til udvalget for den nye valgperiode 1. januar december Valgte AMR er gengangere fra sidste valgperiode eller sidste halve år. Der er valgt nye suppleanter. Til AMR-pladsen for de selvejende virksomheder er Jeanne Eriksson nyt medlem, dog er suppleant-pladsen for de selvejende vakant. Beslutning Annette Bendix Sørensen er næstformandsrollen ved dette møde, da Gitte har meldt afbud. Godkendt. 2. Orientering til ledelsen om MED-Hovedudvalgets næstformand for valgperioden Efter der er gennemført nyvalg til MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper i organisationen, er der valgt nye arbejdsmiljørepræsentanter til MED-Hovedudvalget. Medarbejderrepræsentanterne i hovedudvalget har derfor også nyvalg at næstformand for valgperioden. Medarbejderrepræsentanterne vælger af og iblandt sig, hvem der varetager næstformandsrollen i valgperioden 1. januar 2019 til 31. december Orientering til ledelsen Gitte Jørgensen er genvalgt som næstformand for udvalget i valgperioden. 3. Godkendelse af referat Endelig godkendelse af referat fra mødet den 13. december Herunder har udvalget mulighed for at evaluere på tidligere møders form og struktur m.m. Se referatet: Beslutning Godkendt. 4. Temadrøftelse af personalepolitikkens revidering. (Temadrøftelse tidsramme 1 time) Resume Byrådet har i deres budgetaftale fra september 2018 ønsket at den eksisterende personalepolitik bliver revideret. Det forventes at der arbejdes med den i foråret MED-organisationen skal være en del af revideringen af personalepolitikken. Indstilling Administrationen indstiller, at udvalget drøfter input/elementer til en revideret personalepolitik udvalget drøfter, hvordan og i hvilket omfang MED-organisationen skal inddrages i drøftelse af en revideret personalepolitik Side 3 af 18

4 udvalget nedsætter en arbejdsgruppe, som i samarbejde med delteams HR og Arbejdsmiljø samt Løn og Personale, følger processen for inddragelse og deltager i udarbejdelse af en revideret personalepolitik Sagsfremstilling På møde d. 13. december 2018 besluttede MED-Hovedeudvalget at afsætte tid på mødet d. 28. februar til en temadrøftelse om personalepolitikken. Der var ligeledes enighed om, at der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der skal arbejde videre med beslutninger og anbefalinger fra MED- Hovedudvalget. I retningslinjen står der at MED-Organisationen skal inddrages, hvis personalepolitikken skal revideres eller evalueres. På den baggrund lægges der op til en drøftelse i MED-Hovedudvalget af, hvilket omfang inddragelsen af MED-organisationen skal have, og hvordan arbejdet skal organiseres. I februar 2019 er et nyt ledelsesgrundlag for Næstved Kommune blevet vedtaget og startskuddet til arbejdet med dette er mødet i Fælles Lederforum d. 20. februar. For at sikre sammenhæng i organisationen, lægges der op til, at revideringen af personalepolitikken både tager afsæt i den eksisterende personalepolitik og i det nye ledelsesgrundlag. Center for Politik og Udvikling, delteam HR og Arbejdsmiljø er tovholder på arbejdet med revideringen af personalepolitikken og medarbejdere herfra faciliterer drøftelsen i MED- Hovedudvalget. Bilag Retningslinje for MED-organisationens inddragelse i personalepolitik Gældende personalepolitik Det nye ledelsesgrundlag Drøftelse og Beslutning Kommunaldirektør og formand indledte med et oplæg om, at der skal ses på en revidering af den nuværende personalepolitik (og værdigrundlag). Oplægget sendes med referatet ud. Det er beskrevet i den nuværende personalepolitik, at den aldrig må blive statisk. Ved den politiske beslutning af budgetforliget for 2019 blev ligeledes besluttet, at der skal ses på en revidering af personalepolitikken - dog ikke hvor omfangsrig revideringen skal være. Revidering af personalepolitikken er hensigtsmæssig også set i perspektivet af det nye ledelsesgrundlag. Ledelsesgrundlaget er blevet til på baggrund af ledelseskommissionens anbefalinger og inddragelse af alle ledelseslag i forhold til, hvad vi skal gøre mere af som ledelse. Det nye ledelsesgrundlag har fokus på borgeren i centrum, tværgående samarbejde og helhedstænkning. Værdigrundlaget fra personalepolitikken eksisterer stadig, men vi skal se på en proces og revidering, at der skabes sammenhæng mellem ledelsesgrundlag og personalepolitik. Revideringen skal tage afsæt i rammer og værdier og ikke i retningslinjer. Der blev herefter vist en lille film med udsagn fra medarbejdere i kommunen. Derefter havde udvalget en gruppevis drøftelse med udgangspunkt i 2 arbejdsspørgsmål: Side 4 af 18

5 - Hvad skal der til for at vores personalepolitik bliver tidssvarende og fremadrettet? - Hvordan skal der arbejdes med personalepolitikken i MED organisationen? Hver gruppe sender deres input til sekretæren. Udvalgets gruppe-drøftelser indgår i det videre arbejde med revidering forankret i den nedsatte arbejdsgruppe. Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af: Gitte Jørgensen, Bo Kiersgaard, Minna Randløv, Alice Sørensen, Annette Bendix, Nicolai Vedsted, Torben Bahn Pedersen og Anne Engel. Udvalget fik udleveret et kommissorium for arbejdsgruppen, som blandt andet har til opgave at melde tilbage til MED-Hovedudvalget også med et pitstop undervejs i processen, således at temaer og input drøftes igen på udvalget inden der kommer et egentligt output. Der er enighed om, at processen med inddragelse af resten af MED-Organisationen skal være en faciliteret proces, som skal nå så langt ud på arbejdspladserne som muligt. Der kan fx tages udgangspunkt i et spørgsmål som Hvordan kommer det til at give mening for jer? Det er ikke besluttet, hvorvidt det er hele eller dele af den nuværende personalepolitik, som revideres, men der tages afsæt i en dialog om værdier og høj grad af inddragelse. Politisk vil der også ske en inddragelse, blandt andet på temamødet mellem Byråd og Hovedudvalg den 24/4. 5. Orientering om slutopfølgning på SAO-projektet Resumé Direktionen (til efterretning), Der er ultimo 2018 gennemført en opfølgning på SAO-projektet. Det vurderes, at der er realiseret effektiviseringstiltag for 6,4 mio. kr. i 2018, hvor det var forudsat, at der skulle realiseres tiltag for 9,98 mio. kr. Arbejdet med at implementere tiltagene fortsætter, ligesom der er realiseret tiltag, som der ikke er beregnet effektiviseringsprovenu på. Dette vil være den sidste opfølgning på SAO-projektet, hvorimod arbejdet med administrative forenklinger mm. fortsættes i Optimeringsstrategien. Indstilling Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Sagsfremstilling På baggrund af en gennemført budgettemaanalyse i foråret 2016 godkendte Byrådet en række administrative effektiviseringstiltag på økonomi- og løn-og personale administration. Af beslutningen fremgår det, at SAO skal være fuldt ud implementereret i Der er arbejdet med implementering af SAO i CKO og CPU (Indkøbsteamet). De oprindeligt udvalgte processer til effektivisering i SAO-projektet, er efterfølgende stort set sammenfaldende med de processer, som naturligt er i fokus som effektiviseringsprocesser i forbindelse med indførslen af OPUS, som nyt løn-, indkøbs- og økonomisystem. De 7 kommuner, som har samarbejdet om udbud af nyt løn-, indkøbs- og økonomisystem og det efterfølgende implementeringsarbejde, har udvekslet erfaringer med effektiviseringsgevinster som følge af implementeringen af OPUS. Næstved og Slagelse har på forhånd indregnet effektivisering i forbindelse med TAO og SAO, som er de to kommuners effektiviseringsprojekter Side 5 af 18

6 på det administrative område. Ingen af de to kommuner har indhentet yderligere effektiviseringsgevinster som følge af OPUS. I Køge viser businesscasen, at der kan hentes op til 8 mio. kr. på processerne - dog er der her ikke sat beløb på alle processer omfattet af OPUS. I Holbæk er der opgjort potentiale på alene økonomiprocesserne på 12,8 mio. kr. Der er foreløbig indregnet halvdelen i effektiviseringsgevinst svarende til 6,4 mio. kr. I Roskilde har de trukket en del af effektiviseringsgevinsterne ud af budgetterne. Samtidig arbejdes med en analyse af administrationen, som forventes at medføre yderligere effektiviseringer. Om den gennemførte opfølgning Den gennemførte opfølgning er vedlagt i bilag. Som det fremgår, så forudsattes det i beslutningen fra 2016, at der i 2018 skulle være iværksat effektiviseringstiltag for i alt 9,98 mio.kr. Det vurderes, at der er iværksat tiltag for ca. 6,4 mio.kr. Det er især på følgende områder, at der endnu ikke er implementeret i bund: Reduktionen af små fakturaer (> 1000 kr.) forudsattes i analysen til at udgøre 30 %. Det kan konstateres, at vi har nået knapt 11 %. God indkøbsadfærd, dvs. e-handel og handel på indkøbsordning, følger ovenstående. Derfor 1/3 målopfyldelse. Det har ikke været muligt at måle, hvor meget den konkrete handel i butikker er faldet. Øget refusionsindhentning. Udskudt til 2019 grundet implementering af KMD-Opus Til gengæld er følgende effektiviseringer gennemført uden at der er beregnet effektiviseringsgevinst af det: Automatisk bogføring. o Her forudsattes en enklere bogføringsproces for fakturaer under 100 kr. Senere er grænsen hævet til 500 kr. og sidst i januar 2019 til 5000 kr. Det giver en større effektiviseringsgevinst, der ikke er beregnet. o Vi er påbegyndt at indføre betalingsplaner for de gentagne fakturaer. Det nedsætter ikke antallet af fakturaer men gør det meget mindre omkostningstungt at betale en faktura. Betalingsplaner retter sig mod både små og store fakturaer. Det vurderes at i første bølge med arbejdet med betalingsplaner vil ca fakturaer betales automatisk fremover. Der er ikke beregnet en effektiviseringsgevinst på dette tiltag. Et af de første tiltag i projektet var i november 2016 at sikre, at vi benytter E-boks til at udlevere bruger-id og passwords til nye ansatte. Det giver en effektiviseringsgevinst, der ikke er beregnet. Der udrulles en APP til planlagt fravær på virksomheder. PT. er dette udrullet til 36 ud af 73 teams/virksomheder som kan benytte denne APP. Det giver en effektiviseringsgevinst, der ikke er beregnet. (Provenuet på tiltaget handler om administrationens indberetning af planlagt fravær.) Der arbejdes videre med implementeringen af de initiativer, som ikke er i mål. Men det vil være den sidste opfølgning, der præsenteres, da der er stor afstand mellem de forudsatte aktiviteter og den systemmæssige virkelighed, idet der er skiftet økonomi- og indkøbssystem siden måltallene fastlagdes. Side 6 af 18

7 Administrative forenklinger fremadrettet. Fremover vil arbejdet med administrative forenklinger ske med udgangspunkt i Optimeringsstrategien og dennes fokus på at adskille udvikling/effektivisering af arbejdsgange og gevinstrealisering. Det vurderes udviklingsprocesserne vil blive enklere, hvis fokus kan holdes på forenkling / automatisering og ikke en samtidig gevinstrealisering. I SAO-sammenhæng arbejdes med brugerne gennem SAO-Forum, som var møder, hvor CKO og CPU (Indkøbs-teamet) mødte brugerne. Dialogen med centre og virksomheder vil blive genoptaget i Økonomi Administrationen kan bekræfte, at den oprindelige SAO-opgørelse viste et potentiale på ca. 10 mio. kr. Centre og virksomheder er blevet trukket ca. 9,5 mio. kr. i budgetterne for Budgetreduktionerne som følge af SAO skal ses i sammenhæng med, at der blev reduceret 4 mio. kr. i den centrale administrations budgetter i forbindelse med centerdannelsen pr 1/1-17. Herudover er der reduceret 2 mio. kr. i den centrale administration fra budget 2019 som følge af en benchmark med andre kommuner. Bilag Slutopfølgning SAO ultimo 2018 Sammenligning SAO måned for måned Orientering Centerchef for Center for Koncernservice fremlagde sagen. Årsagen til at dette betragtes som en slutopfølgning på SAO er, at der efter SAO-projektet også er sket mange andre tiltag, blandt andet implementering af nye systemer. Implementering af OPUS har fx gjort at flere arbejdsgange er blevet optimeret end de tiltag, som var beskrevet med SAO. Det provenu, som SAO oprindeligt beskrev på 10 mio.kr. er fulgt op via analyse af tal-data. Der er ikke gennemført en ny spørgeskemaundersøgelse i organisationen. Opfølgningen er kun gennemført på de oprindelige SAO-tiltag. Der er sket en effektivisering på min 6,4 mio.kr. Et af de elementer, hvor der ikke er opnået den forventede effektivisering er på indkøb af varer i supermarkeder og på automatisering af små fakturaer. Som det fremgår af sagen, er faldet af små fakturaer realiseret med 11%. Det oprindelige mål var er fald på 30%. Den oprindelige grænse for små fakturaer var på 100 kr., da SAO startede. Den er efterfølgende sat op til 500 kr. Senest er grænsen på små faktureringer hævet til 5000,- kr. En del af effektiviseringen via OPUS vil først få gevinst i Der etableres tillige betalingsservice på de små fakturaer, hvilket forventes at give en årlig gevinst på 1,5 mio. kr., som ikke med i beregningerne. Medarbejderne bemærker, at der var en forventning om evaluering. Der mangler derfor informationer om der er tiltag, som ikke har givet mening ude i organisationen, og hvor der er brug for at tilpasse tiltag, for at det kan give mening på arbejdspladserne. Her gives kun en økonomisk status ud fra taldata og ikke en status på, hvilken påvirkning og effekt det har i organisationen. Fx er der en oplevelse af, at det er blevet mere besværligt at indkøbe, oplæring i nye systemer har kostet ressourcer og hvordan er arbejdsmiljøet blevet påvirket på arbejdspladserne grundet ændringerne? Derudover er rammerne omkring antallet af deltagere i ansættelsesudvalg lokalt ofte tilpasset, så der sidder de personer, som er nødvendige. Derved Side 7 af 18

8 bruges ikke ekstra ressourcer på at skulle genopslå en stilling, hvis de rette nøglepersoner ikke deltager i ansættelsesudvalget fra starten. Ledelsen opfordrer til at vi adskiller systemet OPUS fra SAO-tiltagene, da OPUS var et systemtiltag, som vi har været nødt til at implementere. Implementeringen har tidsmæssigt sammenfald med implementering af SAO. Ledelsen vil ikke anbefale, at organisationen bruger ressourcer på en større evaluering af SAO, da vi ressourcemæssigt ikke vil få det ud af en større spørgeskemaundersøgelse, som vi forestiller os. Ledelsen fortæller, at der på virksomhedslederforum den 11/3 vil blive drøftet indkøbsadfærd, og hvilke årsager der ligger bag ved, at der stadig købes ind for ca. 8 mio.kr. i supermarkeder. Det vil blive drøftet om dette skyldes manglende implementering, indkøbsadfærd eller hvilke andre årsager det kan være. På virksomhedslederforum vil der således blive lagt op til en dialog om, hvad der virker og hvad der ikke virker, og hvorfor det ikke virker. Dialoggrupperne, som blev etableret i forbindelse med SAO, eksisterer fortsat. Her vil også fortsat være en dialog om hvad der virker og om der skal justeres på tiltag. Drøftelser fra virksomhedslederforum den 11/3 om indkøbsadfærd bringes tilbage til orientering i MED-Hovedudvalget. 6. Beslutning om revidering af retningslinje for rygning Resume På udvalgets møde den 13. december 2018 havde udvalget en drøftelse med borgmesteren om både beslutningsproces og indhold i Partnerskab og Røgfri Fremtid. Administrationen indstiller, at udvalget drøfter revidering af retningslinjen for rygning med udgangspunkt i røgfri arbejdsdag udvalget nedsætter en arbejdsgruppe, som i samarbejde med sundhedscentret drøfter implementering af røgfri arbejdsdag Sagsfremstilling Med indgåelse af Partnerskab i Røgfri Fremtid, ønsker Næstved kommune at sende et positivt signal omkring røgfri arbejdsdag. Der er mulighed for at læse mere om partnerskabet på Retningslinje Den gældende retningslinje er forankret i MED-Hovedudvalgets kompetence. Af MED-aftalens 8 fremgår: "Alle retningslinjer skal udformes skriftligt. Aftaler om retningslinjer kan opsiges med tre måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der søges gennemført ændringer af retningslinjerne på en for parterne tilfredsstillende måde ved forhandling mellem parterne.... Der er ikke i forbindelse med opsigelse af retningslinjer krav om, at der skal være fastlagt nye retningslinjer på området, inden opsigelsen bliver effektiv. En opsigelse af retningslinjer kan således godt finde sted, selv om de forudgående drøftelser i MED-udvalget om ændring af de hidtidige retningslinjer ikke har ført til et for parterne tilfredsstillende resultat. Side 8 af 18

9 Derimod skal grundlaget for drøftelserne give MED-udvalgets medlemmer rimelig mulighed for at udveksle synspunkter og forslag, ligesom der under drøftelserne må være udvist positiv forhandlingsvilje og tilstræbes enighed. Den part, som ønsker at opsige fastlagte retningslinjer, bør fremkomme med såvel en rimelig begrundelse herfor som et rimeligt oplæg eller udspil til den almindelige drøftelse i MED-udvalget." Den gældende retningslinje lægger sig op ad Rygeloven i forhold til rammer, hvor børn og unge færdes. Derudover har retningslinjen beskrivelse af, at der ikke må ryges: ved indgange til administrationsbygninger, i borgers hjem - også selvom borgeren er ryger i kommunens motorkøretøjer samt at man i arbejdstiden kan deltage i rygestopkurser. Endvidere indeholder retningslinjen en passus, om at det kan medføre en tjenstlig samtale, hvis rammerne ikke overholdes. Bilag Gældende retningslinje for rygning Partnerskab om Røgfri Fremtid En Røgfri Fremtid i kommunen Beslutning Medarbejderne oplyser, at de ikke kan se, at en ramme om røgfri arbejdsdag kan beskrives i en ændring af retningslinjen. Konsekvensen er derfor, at retningslinjen for rygning hermed opsiges med varsel til ophør pr. 31/ Herefter udarbejder ledelsen en skriftlig redegørelse for, hvad der gælder et administrationsgrundlag. Udvalget nedsætter en arbejdsgruppe, som i samarbejde med konsulenterne fra sundhedscentret ser på, hvordan kommunen kan understøtte arbejdspladserne med implementering af røgfri arbejdsdag. Arbejdsgruppen består af: Gitte Jørgensen, Patricia Dundorff, Louise Herløv, Torben Bahn Pedersen og Ann Sofie Kannegaard (Fie). 7. Godkendelse af Arbejdsmiljøstrategi for 2019 Resumé Center for Politik og Udviklings (CPU) arbejdsmiljøkonsulenter har udarbejdet et oplæg til arbejdsmiljøstrategi for Oplægget tager udgangspunkt i: Drøftelse med Hovedudvalgets 4 arbejdsmiljørepræsentanter samt udvalgets 3 ledere fra center- og virksomhedsniveauet. Arbejdsmiljøstrategien for 2018 Status på strategiens overordnede mål Tendenser i direkte henvendelser til HR og Arbejdsmiljø samt tendenser i henvendelser til Trivselshotline Målinger på sygefravær via KOMLIS Administrationen indstiller, at forslaget til arbejdsmiljøstrategi 2019 godkendes. Side 9 af 18

10 Sagsfremstilling Ifølge arbejdsmiljølov, MED-aftale samt bekendtgørelser om samarbejde om arbejdsmiljø, skal Næstved Kommune, som virksomhed, holde en årlig arbejdsmiljødrøftelse forankret i det øverste samarbejdsudvalg - MED-Hovedudvalget. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse danner et grundlag for Næstved Kommunes Arbejdsmiljøstrategi. Arbejdsmiljøstrategien er tillige en konkretisering af grundlaget i arbejdsmiljøpolitik, personalepolitik og MED-aftale. Center for Politik og Udviklings (CPU) arbejdsmiljøkonsulenter har været i dialog med MED- Hovedudvalgets 4 arbejdsmiljørepræsentanter samt de 3 ledelsesrepræsentanter fra center- og virksomhedsniveau. I dialogen er der taget udgangspunkt i status på de overordnede mål i arbejdsmiljøstrategien for 2018, tendenser i henvendelser via Trivselshotline og direkte kontakt, status fra målinger på ArbejdsPladsVurderinger (APV), for de organisatoriske områder, som har gennemført APV i 2018, målinger på sygefravær via KOMLIS. Indholdet i forslaget til strategi er endvidere drøftet i dialoggruppen. Ved dialogmødet var der enighed om, at konceptet (design og ansvars-beskrivelse) fra Arbejdsmiljøstrategi 2018 principielt overføres til strategien for 2019 at strategien i forventninger til virksomhedsniveauets handlinger skrives i et aktivt sprog at strategien forenkles og optimeres, således at der er færre sider at de overordnede mål tilpasses/justeres i forhold til et realistisk ambitionsniveau at muligheden for at søge om økonomisk støtte til projekter for fremme af godt arbejdsmiljø er indskrevet i strategien. Arbejdsmiljøkonsulenterne har efter dialogmødet foretaget en yderligere analyse af data fra APVmålingerne vedrørende de 4 første overordnede mål, hvorefter disse er justeret i forhold til realistisk og ambitiøs opnåelige mål. Der skal dog i den forbindelse gøres opmærksom på, at data fra APV-målinger i 2018 kun omfatter de organisatoriske centre og virksomheder, som har gennemført kortlægning i Således indgår knap 3000 ansattes besvarelse fra primært Dagtilbud- og Skoleområdet samt Ældreområdet og dele af Handicap- og Psykiatriområdet. Der er tillige udarbejdet en række overblik over udviklingen over år på de overordnede mål. Her gøres særligt opmærksom på, at resultatet for hvert år dog ikke kan sammenlignes direkte, idet der i både 2016, 2017 og senest i marts 2018 er ændret på spørgsmål og antallet af svarmuligheder, som der måles på APV-kortlægningen. Ændringer på formulering af spørgsmål og svarmuligheder kan forklare markante dyk/stigninger i diagrammerne i bilaget. Der kan derfor ikke peges på, at bestemte tendenser i organisationen forklarer dyk/stigninger i tendenserne over år. Det er tidligere besluttet, at der med start i efteråret 2019 skal gennemføres 3-i-1 målinger for hele organisationen i samme periode med en kadence hvert 2. år. Med det i mente, forventes at vi fremadrettet får et større overblik over den samlede organisations arbejdsmiljø og trivsel. Arbejdsmiljøkonsulenterne har efter dialogen med MED-Hovedudvalgets medarbejder- og ledelsesrepræsentanter og med viden om status udarbejdet et forslag til Arbejdsmiljøstrategi Side 10 af 18

11 Målene i forslaget til arbejdsmiljøstrategi 2019 Med afsæt i drøftelser i arbejdsgruppen og de målte tendenser, er ambitionsnniveauet på mål 1 om den generelle tilfredshed opjusteret lidt, mens mål 2, 3 og 4 er fastholdt eller nedjusteret i forhold til målene i Målet for sygefravær generelt for Næstved Kommune som helhed fastholdes på samme niveau, og målet for nedbringelse af antal ulykker i forhold til 2018 også søges nedbragt. (Røde tal i de overordnede mål er justeringer) Den årlige arbejdsmiljødrøftelse og Arbejdsmiljøstrategi er MED-Hovedudvalgets beslutningskompetence. Bilag Procedure for gennemførelse af årlig arbejdsmiljødrøftelse Forslag til Arbejdsmiljøstrategi for 2019 Arbejdsmiljøstrategi for 2018 Målinger på de 6 overordnede mål i arbejdsmiljøstrategien Tendenser over år mål 1-4 i arbejdsmiljøstrategi 2018 Beslutning Udvalget anerkender, at det er godt at overflødig tekst er fjernet, således at strategien nu både er på færre sider og er beskrevet i et aktivt sprog. Dette er med til at skabe en yderligere tydelighed på indsatser og forventninger især til arbejdspladserne. I forhold til de konkrete overordnede mål, blev ligeledes anerkendt at målet for sygefravær fastholdes på samme mål som i Derudover blev primært drøftet målet om, at 65% skal opleve at nå deres opgaver. Det er et dilemma, at det kan opfattes som, at vi så accepterer, at 35% ikke kan nå opgaverne. Om man kan nå sine opgaver, har stor sammenhæng med anerkendelse. Fx at ledelsen italesætter og anerkender, at opgaverne udføres i den kvalitet, der er aftalt og med den rette prioritering. Dette signal kan hjælpe til at understøtte medarbejderne i, at vi når opgaverne de opgaver som er prioriteret, og i den kvalitet vi har aftalt. Det kan i nogle sammenhænge være medarbejdernes egne ambitioner, der spænder ben for oplevelsen af, om man kan nå sine opgaver. Strategien blev herefter godkendt med en opmærksomhed på, at den skal være kendt i organisationen. Alle MED-udvalg og arbejdspladser skal drøfte strategien og arbejde med mål og initiativer. I kølvandet af drøftelsen rejste medarbejderne en bekymring i forhold til bemandingen af Trivselshotline. Teamleder har fokus på ressourcer og opgaveportefølje i delteamet. 8. Beslutning af tema for Arbejdsmiljøkonference 2019 Resumé I følge MED-aftalen er MED-Hovedudvalget en gang årligt værter for en arbejdsmiljøkonference. Her mødes udvalget med alle arbejdsmiljøgrupper, formand og næstformand for alle MED-udvalg, centerchefer samt tillidsrepræsentanter. Det er aftalt i MED-Hovedudvalget, at Arbejdsmiljøkonferencen skal betragtes om 1 af de 1½ dags tilbud om supplerende uddannelse, som arbejdsgiver skal tilbyde alle medlemmer af arbejdsmiljøgrupper årligt iht. Arbejdsmiljøloven. Der skal derfor være fokus på, at tema og Side 11 af 18

12 indhold på Arbejdsmiljøkonferencen er aktuelt og relevant i forhold til emner, som rør sig i hele organisationen i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Udover, at Center for Politik og Udvikling (CPU), delteam HR og Arbejdsmiljø har set på tendenser i APV-målinger, henvendelser til Trivselshotline og tendenser i audit-besøg, har der tillige været mulighed for at deltagerne på arbejdsmiljøkonferencen i 2018 har kunnet give input til temaer. Administrationen indstiller, til et overordnet tema som "Sammen om arbejdsmiljøet i en kompleks hverdag". Sagsfremstilling Som beskrevet i MED-aftalen, er MED-Hovedudvalget værter for en årlig arbejdsmiljøkonference, hvor udvalget mødes med alle arbejdsmiljøgrupper, formand og næstformand for alle MEDudvalg, centerchefer samt øvrige arbejdsmiljøinteressenter i kommunen. Det er aftalt i MED-Hovedudvalget, at Arbejdsmiljøkonferencen skal betragtes om 1 af de 1½ dags tilbud om supplerende uddannelse, som arbejdsgiver skal tilbyde alle medlemmer af arbejdsmiljøgrupper årligt iht. Arbejdsmiljøloven. De ca. 350 deltagerne på arbejdsmiljøkonferencen 2018 har haft mulighed for elektronisk at evaluere på form og indhold samt beskrive input/ønsker til temaer for fremadrettede konferencer. 141 deltagere har bidraget til evalueringen. Om rammer/koncept for konferencen Siden arbejdsmiljøkonferencen i 2016 er konceptet for dagen ændret. Tidligere var der 2 runder af differentierede oplæg, hvor der siden 2016 har været 1 differentieret oplæg om formiddagen. Eftermiddagen har været prioriteret til, at den enkeltes arbejdsplads arbejdsmiljøgruppe/trio/med-udvalg har mulighed for at drøfte formiddagens oplæg og inspiration og aftale en forankring af relevant viden. Ved konferencernes afholdelse siden 2014 har der tillige været opmærksomhed på, at dagens første fælles foredrag for alle, skal skabe en indgangsvinkel på det overordnede tema, mens dagens afsluttende foredrag, i højere grad er en foredragsholder, som både er et aktuelt/kendt trækplaster og med en humoristisk tilgang. CPU, delteam HR og Arbejdsmiljø sonderer i videst muligt omfang mulige og relevante eksterne oplægsholdere inden man indgår aftale med disse. Evalueringen af arbejdsmiljøkonferencen 2018 Evalueringerne giver ikke et entydigt billede af deltagernes oplevelse, bortset fra det sidste foredrag i salen. Her gives overordnet udtryk for, at det blev oplevet som rodet og foregik i for højt stemmeleje. Derudover er der både positive og negative kommentarer til foredraget om formiddagen og de differentierede oplæg. Der er endvidere kommenteret på eftermiddagens lokale forankring. Hovedparten af evalueringen er positiv (grøn smiley), men der er en række kommentarer om, at drøftelsen den lokale forankring på arbejdspladsen kun er givtig, når alle roller er tilstede (arbejdsmiljøgruppens, trios og/eller MED-udvalgs formand og næstformand). Der er tillige kommentarer vdr. støj, for de som må samles mange i samme lokale. De fysiske rammer på stedet giver ikke mulighed for, at hver lokale gruppe/arbejdsplads kan have sit eget adskilte lokale. I bilaget om evalueringen kan læses mere detalje om bemærkninger og smiley-evalueringen. Side 12 af 18

13 I evalueringen, har deltagerne bidraget med følgende bud på temaer, som fremadrettet kan være relevante: Psykisk arbejdsmiljø, trivsel og stress Fleksibilitet, arbejdsvilkår, det grænseløse arbejdsliv Fysisk arbejdsmiljø Arbejdspladsvurdering - praksis i Safetynet (Næstved Kommunes elektroniske system) Fastholdelse, rekruttering, god introduktion/integrering af nyansatte. Tema for arbejdsmiljøkonference 2019, den 25. september CPU, delteam HR og Arbejdsmiljø har drøftet mulige temaer med baggrund i tendenser i direkte henvendelser, tendenser i Trivselshotline-henvendelser, resultater af kortlægning af arbejdsmiljøforhold i organisationen generelt set og ved gennemførelse af interne arbejdsmiljøbesøg (audit) samt input ved evalueringen af konferencen i HR og Arbejdsmiljø peger derfor på et overordnet tema om "Sammen om arbejdsmiljøet i en kompleks hverdag". I relation til temaet og i forhold til forventede fokusområder i 2019 i øvrigt, kan der eksempelvis lægges fokus på følgende underemner: Krav og ressourcer hvordan sikres en forventningsafstemning af kvalitet i opgaveløsningen o internt i organisationen - medarbejder-leder - medarbejder-medarbejder mv o afstemme, hvordan vi sammen møder borgeren i øjenhøjde i en kompleks hverdag Kommunikation og samspil på tværs o tendens til at konflikt optrappes, når man står i en presset situation - samspil mellem organisation og borger Hvordan holder den lokale arbejdsplads fast i et godt arbejdsmiljø, når vi udfordres på fx stigende sygefravær, pressede budgetter og organisation samt rekruttering? Hvordan forebygger vi stress, når vi oplever at have for få hænder? Hvad gør vi, når vi oplever manglende lydhørhed fra ledelse, eller ledelsen ikke har mulighed for at handle pga. fx pressede budgetter? drøftelse af værdigrundlag i en revideret personalepolitik. Hvordan skal personalepolitikken spille sammen med arbejdsmiljøet, så det smitter af på vores adfærd, kultur, samarbejde, mv.? nyt ledelsesgrundlag. Hvordan understøtter ledelsesgrundlaget arbejdsmiljøet? - hvilken effekt har det på arbejdsmiljøforhold for både ledere og medarbejdere? MED-Hovedudvalget har beslutningskompetencen for at fastlægge et overordnet tema for konferencen. Center for Politik og Udvikling, delteam HR og Arbejdsmiljø udfylder rammerne i forhold til temaet. Bilag Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen 2018 Overblik over gennemførte konferencer Beslutning Det er oplagt, at der på konferencen også inddrages elementer vedrørende personalepolitik, ledelsesgrundlag og helhedstænkning/sammenhængskraft i organisationen. Udvalget godkendte temaer og rammesætningen af dagen. Side 13 af 18

14 9. Beslutning af udvalgets årshjul/strategi for evaluering af 2018 I følge MED-aftalen/Rammeaftalen ( 9A stk. 5 og 6) skal Hovedudvalget hvert andet år (med mindre der lokalt er enighed om en anden periode) som led i den strategiske planlægning af MED-arbejdet gennemføre en strategisk drøftelse af, hvilke indsatsområder og opgaver, som de lokale parter (medarbejdere og ledere i Hovedudvalget) er enige om er særligt væsentligt at fokusere på og arbejde med i perioden. Med udgangspunkt i udvalgets temaer, som fremgår af årshjul for , samt viden om temaer fra politisk niveau blandt andet afspejlet i direktionens strategiplan og med baggrund i øvrig viden om tendenser og aktuelle temaer, har Center for Politik og Udvikling, delteam HR og Arbejdsmiljø udarbejdet et forslag til årshjul/strategiplan for Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget godkender forslag til årshjul/strategiplan for Bilag Forslag til årshjul/strategiplan for Årshjul/strategiplan for Beslutning Årshjul/strategiplan godkendes. Udvalget bemærker, at der skal gøres en indsats for at tydeliggøre udvalgets arbejde. Den gode hensigt med at besøge MED-udvalgene i organisationen med det mål, at skabe mere synlighed, er kun sket få gange og er ebbet ud. Administrationen ser på muligheder for yderligere synliggørelse af MED-Hovedudvalget på NORA, fx med små informationsfilm om vigtige drøftelser og beslutninger. 10. Beslutning om ændring af antal arbejdsmiljøgrupper Resumé Som følge af MED-aftalens 9D har MED-Hovedudvalget beslutningskompetencen for ændringer i organisering af arbejdsmiljøgrupper. Ønske om ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper skal drøftes i det relevante MED-Virksomhedsudvalg, som skal fremsende deres indstilling og begrundelse via referatet fra deres drøftelse. Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt alle virksomhedens/områdets/afdelingens medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget godkender anmodning om ændring af antal arbejdsmiljøgrupper. Sagsfremstilling Administrationen har modtaget 2 henvendelser med ønske om ændring af antal arbejdsmiljøgrupper. Administrationen har været i dialog med virksomhederne i processen. Side 14 af 18

15 a) Ellebækskolen har ikke længere en SFO-afdeling på afd. Kalbyris. Skolen ønsker derfor at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende 4 til fremadrettet 3. SFO'en har reelt været nedlagt et stykke tid, men antallet af arbejdsmiljøgrupper er formelt ikke blevet registreret at være ændret. b) Solgaven ønsker formelt at udvide antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende 6 til fremadrettet 7. De 2 personer, som skal danne den 7ende arbejdsmiljøgruppe er dog allerede medlemmer af 2 af de øvrige arbejdsmiljøgrupper. Behovet er i praksis opstået, da det giver bedst mening at den nærmeste aktuelle leder indgår i arbejdsmiljøgruppen for rengøringen i stedet for øverst leder. Bilag - Uddrag af referat fra MED-udvalget fra Ellebækskolen. - Enig henvendelse via mail fra formand og næstformand for Solgaven (har ikke kunnet når at holde formelt MED-udvalgs møde om sagen). Beslutning Godkendt. 11. Drøftelse af status på arbejdstilsynets besøg. I perioden 19. november februar 2019 har der været risikobaseret tilsyn på 10 virksomheder og detailtilsyn på 1 virksomhed i Næstved Kommune. Arbejdstilsynets reaktioner ved risikobaserede tilsyn Arbejdstilsynet har i relation til besøg på Kobberbakkeskolen givet 2 strakspåbud - 1 strakspåbud om opfyldelse af sikkerhedsforhold omkring en båndsav, og 1 strakspåbud om sikring af færdselsveje og arealer. Skolen har endvidere fået påbud om at udarbejde arbejdspladsbrugsanvisninger for kemiske produkter. Dagtilbudsområde Vest, Haletudsen har fået strakspåbud om at imødegå ulykkesfare ved bæring af børn på trappe til og fra udendørs krybberum. I ældre distrikt syd, Birkebjergcentret er givet påbud om arbejdet med manuel håndtering af borger, som er faldtruet. Arbejdstilsynets supplerende tilsyn Administrationen i Rådmandshaven skal have et yderligere supplerende tilsyn. Susåskolen afd. Glumsø og Næstved RessourceCenter har aftalt supplerende tilsynsbesøg. Grøn smiley fra Arbejdstilsynet Hos Specialpædagogisk Netværk Egehuset, Holmegaardskolen SFO afd. Holme-Olstrup, Busters Verden og Park og Vej har Arbejdstilsynet vurderet, at arbejdsmiljøet er i orden. Busters Verden fik en vejledning om arbejdsstillinger og løft ved arbejde med børn i daginstitutioner Arbejdstilsynets detailtilsyn Ældre distrikt syd, Bakkegården blev en arbejdsulykke blev undersøgt. Virksomheden fik påbud om at sikre, at arbejdet med manuel håndtering ved forflytning af borgere, er planlagt, tilrettelagt og udført sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Yderligere detaljer om Arbejdstilsynets besøg og afgørelser fremgår af bilag. Side 15 af 18

16 Bilag Arbejdstilsynets besøg i perioden 19. november februar 2019 Drøftelse Orienteringen blev taget til efterretning med følgende bemærkninger: Der er en korrektion til oversigten, da daginstitutionen Haletudsen ikke hører organisatorisk til dagtilbudsområde vest, men til nord. På baggrund af arbejdsulykken på Bakkegården drøftede udvalget vilkår og forudsætninger for modtagelse af borgeren, når de udskrives fra sygehuset. På sundhedsområdet arbejdes på at skabe et tættere samarbejde med regionen, når borgere sendes hjem til ældredistrikterne. Her opleves ofte situationer, hvor borgere sendes hjem fra sygehuse på uhensigtsmæssige tidspunkter, hvor bemandingen af medarbejdere lav fx om natten. Dette har stor betydning både for borgeren samt for medarbejdernes arbejdsmiljø. I Sundhedsaftalen, som er på vej, er der fx påpeget tydeligere aftaler og koordinering i forhold til ind- og udskrivninger fra sygehuse, herunder at borgere fx heller ikke udskrives senere end kl Orientering om status på fremmøde og sygefravær Statistikken for fremmøde år 2018 kan ses på "MED"-hjemmesiden: Det er besluttet at fastholde et overordnet mål for sygefravær/fremmøde i 2018 på hhv. 5,2/94,8 % for hele Næstved Kommune (samme mål som for 2017). For år 2019 fastholdes ligeledes et mål på 5,2/94,8 %. Sygefraværet følges op på de enkelte arbejdspladser. De lokale MED-udvalg skal drøfte udvikling og tendenser og aftale lokale initiativer og tiltag for fastholdelse og nedbringelse af sygefravær. I samarbejde mellem Center for Politik og Udvikling og Center for Koncernservice og Økonomi følges kvartalsvis op på centrenes tendenser i sygefraværet i dialog med de respektive centerchefer. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget tager orienteringen til efterretning. Bilag Overblik over samlet status for sygefravær 2018 samt 2017 med billede af kort- og langtidssygefravær samt aldersfordeling. Orientering Der er en lille stigning i sygefraværet for 2018 sammenlignet med Der er ikke entydige tendenser i status på sygefraværet. Det vurderes derfor ikke, at vi skal gøre noget meget anderledes, men det skal have vores opmærksomhed både fra direktionen og alle øvrige ledelseslag. Ligesom der fortsat skal være fokus på konkrete tiltag og handlinger på arbejdspladserne for at fastholde et lavt sygefravær og nedbringe sygefravær. Taget til efterretning. Side 16 af 18

17 13. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Ledere og medarbejdere har mulighed for gensidigt at orientere hinanden om status/oplevelser i forhold til arbejdsmiljø og trivsel i organisationen. Orientering Intet at berette. 14. Gensidig orientering om den gode historie MED-Hovedudvalget har aftalt at der skal være mulighed for også at synliggøre succeshistorier fra arbejdspladserne i organisationen. Orientering Udvalget er enige om, at det er vigtigt at fortælle de gode historier. De gode historier er med til at skabe et godt billede både i forhold til rekruttering fastholdelse og at vi gør en forskel for borgerne. Så vi signalerer, at Næstved Kommune er et godt sted at arbejde også selvom vi oplever pres på arbejdsgange og udførelse af opgaverne. For eksempel kan fortælles, at ældreområdet har gjort en indsats for at skabe et godt billede af, hvordan det er at arbejde og være borger dér. Dette er signaleret ved at man på jobmessen har etableret en dagligstue, som man besøger på standen på messen. Hos Videncenter for Specialpædagogik er der nyligt gennemført en APV-kortlægning med en meget høj besvarelsesprocent. Der er dog problematikker, som er meget svære at handle på. Fx spørges ind til, hvor man henvender sig med problemer som træk ind ad vinduer, som har stået på i en årrække. Svaret er, at henvendelsen skal ske til Center for Trafik og Ejendomme, CTE. CTE har gennemført et systematisk arbejde med at se på status på alle kommunens bygninger. Der arbejdes på at skabe et samlet overblik og en prioritering af vedligeholdelsesindsatser. 15. Eventuelt (kun til orientering) Under punktet eventuelt kan ikke træffes beslutninger. Der er mulighed for at ledere og medarbejdere gensidigt kan orientere om emner/tiltag. Orientering Udvalget havde ingen yderligere punkter til orientering, men bemærkninger at det er godt at tilbuddet om at bruge SPARK også formidles via Hovedudvalget. 1) Opmærksomhed modtaget fra KL. Nu kan endnu flere kommunale arbejdspladser få glæde af SPARKs tilbud om hjælp til at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. KL og Forhandlingsfællesskabet har i forbindelse med OK.18 aftalt at videreføre, udvide og informere om Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunernes tilbud til kommunale arbejdspladser. I kan læse mere på Side 17 af 18

18 Vi håber, at I vil tage godt imod de nye muligheder i SPARK og vil dele nyheden i jeres MEDorganisation. Nyheden er lagt ud på "MED-hjemmesiden" den 14. januar ) Mødeplan MED-Hovedudvalget Som udgangspunkt er alle møder kl med mindre andet er nævnt. Torsdag den 28. februar Torsdag den 11. april - ekstra disponibelt møde Onsdag den 24. april kl Dialogmøde med Byråd (med forbehold for ØK-godkendelse) Torsdag den 20. juni Torsdag den 15. august kl budgetseminar for MED-Organisationen Torsdag den 22. august kl Dialogmøde med Byråd Torsdag den 5. september Onsdag den 25. september Arbejdsmiljøkonference, heldags-arrangement 8-16 Torsdag den 7. november - ekstra disponibelt møde Torsdag den 12. december Mødeplan, formøder for medarbejderne i udvalget: Møderne holdes som udgangspunkt kl , med mindre andet er nævnt. Torsdag 21/2, ML4, TG8 Onsdag 3/4, ML6, 2.sal RM Torsdag 13/6, ML3, TG8 Fredag 30/8, ML5, RM Tirsdag 29/10, ML5, RM Torsdag 5/12, ML4, TG8 Side 18 af 18