Referat MED-Hovedudvalget

Transkript

1 Næstved Kommune Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget Mødedato Tid 9:00 13:00 Sted BørnefamilieEnheden, Herlufholm Alle 20, Næstved Der vil være en let frokost fra kl samt mulighed for rundvisning hos BørnefamilieEnheden fra kl. 13. NB: Formøde for medarbejderne: Onsdag den 6. december kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 3 Tema: Organisationens kompetenceudvikling Mødedeltagere Rie Langhoff Perry, Sven Koefoed-Hansen, Hanne Dollerup, Torben Bahn Pedersen, Ole Dittmann, Anne Engel, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Patricia Dundorff, Morten Lundhøj, Mette Weirup Lyngsø, Karen Dahl Mejlstrup, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Louise Herløv for Lisbeth Ulla Møller, Bo Kiersgaard, Lone Høegh Karlsen, Minna Randløv Andersen og Birthe Hoeck Hansen. Som tilforordnet deltager Birgitte Gussenhoven Eriksen, centerchef for Center for Politik og Udvikling. Fraværende/afbud Jakob Bigum Lundberg, Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby-Lieberkind, Nanna Salling og Jimmy Lind. Mødeleder Rie Langhoff Perry Gæster Kl. 9-11: HR-konsulenter Maria Elisa Sommerstedt-Rasmussen og Helene Lind Kryger Ringströmm om temadrøftelser vedrørende kompetenceudvikling. Kl : Helle Eskildsen, virksomhedsleder og formand samt Lisbet Ørdam, næstformand for MEDudvalget hos BørnefamilieEnheden. Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 13

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. april 2017 til 31. december 2018: Ledersiden: Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter Som tilforordnet deltager NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 13

3 Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Temadrøftelser om kompetenceudvikling Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Opsamling på temamøde om afbureaukratisering Årlig arbejdsmiljødrøftelse samt arbejdsmiljøstrategi for Ændringer i antallet af arbejdsmiljøgrupper Synliggørelse af MED-Hovedudvalgets samarbejde og opgaver Udvalgets mødeplan for Budget og opfølgning på mål og ressourcer Status på fremmøde i Næstved Kommune Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Den gode historie Eventuelt kun til orientering Orientering om BørnefamilieEnheden Kommende sager: Mødeplan for Oversigt over Bilag: Bilag 1 Retningslinje for kompetenceudvikling og udviklingssamtaler. Bilag 4a Oplæg fra mødet den 1. november Bilag 4b Opsamling/ideer til afbureaukratisering Bilag 5a Procedure for gennemførelse af årlig arbejdsmiljødrøftelse Bilag 5b Arbejdsmiljøstrategi for 2017 Bilag 5c Oversigt over ændring af målene for 2018 i forhold til 2017 Bilag 5d Forslag til Arbejdsmiljøstrategi for 2018 Bilag 5e Målinger fra APV-systemet på de 4 overordnede mål Bilag 6a Uddrag af referat fra MED-udvalget for dagtilbud område øst Bilag 6b Uddrag af referat fra MED-udvalget for dagtilbud område syd Bilag 6c Uddrag af referat fra MED-udvalget ældredistrikt øst. Bilag 7a Oplæg Bilag 7b talepapir Bilag 10 Overblik over status på sygefravær/fremmøde Bilag 11 Oversigt over besøg i perioden siden september 2017 Side 3 af 13

4 1. Temadrøftelser om kompetenceudvikling Der er afsat 2 timer til drøftelsen. Udvalget har på et tidligere mødet ønsket en temadrøftelse om kompetenceudvikling. MED- Hovedudvalgets opgave er, at drøfte de strategiske perspektiver på kompetenceudvikling for hele Næstved Kommune og evt. aftale rammer omkring kompetenceudvikling. Den grundlæggende ramme og retning for kompetenceudvikling i Næstved Kommune er beskrevet i MED-Hovedudvalgets retningslinje af 18/ Retningslinje for kompetenceudvikling og udviklingssamtaler (MUS). Formålet med drøftelsen er at sætte fokus på, hvad MED-Hovedudvalget vil med kompetenceudvikling i Næstved Kommune set fra udvalgets strategiske vinkel og med en organisatorisk tilgang til temaet. Plan for drøftelsen: Kort præsentation Check ind på kompetenceudvikling via speeddating Fakta-oplæg om kompetenceudvikling Dialogproces med udsagn og tendenser fra DK Bedste Arbejdspladser 2017, andre private og offentlige organisationer samt Næstved Kommune Opsamling på dialog Konkret handling Hvad er der fremtidigt behov for, og hvad er næste step? Tak for i dag Bilag 1 Retningslinje for kompetenceudvikling og udviklingssamtaler. Drøftelse Temaet blev indledt med drøftelser 2&2 ud fra en række udleverede udsagn. Herefter blev samlet op i form af udvalgets bud på, hvad kompetenceudvikling betyder, fx: at blive bedre til sit job være opmærksom på, hvilken retning vi skal både for individuel og organisatorisk kompetenceudvikling et attraktivt bytteforhold at kvalificere organisationen til at varetage kerneopgaven behov fremadrettet i forhold til fx teknologi, forflytning m.m. matche krav fra borgerne både mentalt og fagligt skabe god (tydelig og forståelig) kommunikation obs på midlet til at kommunikere at man oplever sig kompetent til det job, som man skal udfylde, skaber arbejdsglæde og mer-produktion handler også om kultur herunder hvordan borgeren inddrages udvikle for at fastholde rekruttere er en udfordring det er vanskeligt at skaffe de kvalificerede kompetencer mega-trends, som kunstig intelligens, den nye generations viden og anvendelse af teknologi vil udfordre de nuværende generationer. Ikke nok at se på individets kompetenceudvikling vi må også følge med udviklingen og forandringerne løbende. Hertil også opmærksomhed på nye generationer af borgere en vigtig kompetence at være åben også over for den teknologiske udvikling. Vi skal arbejde i en organisation og udvikling, der hele tiden forandrer sig at kunne navigere i kompleksiteten og være opmærksom på udførelse af kerneopgaven i det brede perspektiv, så alle kommer med toget Side 4 af 13

5 Til gruppedrøftelse af, hvordan vi kan tænke strategisk kompetenceudvikling, var følgende input: - løbende samtaler hyppigere samt fokus på forventningsafstemning - nogle steder kan der opstå usikkerhed om hvilken leder, man skal have udviklingssamtale med er det den der har personaleledelsen eller den, der har den økonomiske beslutningskompetence? det er ikke altid samme leder, som har de 2 roller. - obs på ændringer i organisationsstruktur og meget forskellig struktur i organisationen - en udfordring at rekruttere. Det er svært at få de kompetencer, der er brug for, og der er kun set toppen af isbjerget endnu. - svært (umuligt) at udvikle de kompetencer man har fra sit opdrag (personlige kompetencer) fx kan empati ikke læres på et kursus - der er brug for den individuelle udviklingssamtale. MUS skal afholdes, og det er en gensidig forpligtelse mellem leder og medarbejder - samarbejde på tværs kan/skal styrkes i forhold til opgavens karaktér - kompetenceudvikling giver arbejdsglæde og motivation/engagement - vigtigt at der øremærkes kompetenceudviklingsmidler og gives mulighed for kompetenceudvikling (tid). Det skal være tydeligt, hvordan kompetencemidler skal bruges forankring i drøftelser i de lokale MED-udvalg. Herefter en gruppedrøftelse med udgangspunkt i beskrivelse af: - 5 væsentlige pointer - hvilken værdi kan organisationen få ud af det - hvilke(n) konkret(e) handling(er) skal der til Alle grupper beskrev deres input i skematisk overblik, som blev samlet sammen efterfølgende. Følgende pointer blev fremhævet i den mundtlige gennemgang: - måder at skabe dialog, så misforståelser undgås. Relationel koordinering - motivation og arbejdsglæde som indgangsvinkel fastholdelse. Arbejdsglæde skaber produktivitet - hvordan får vi fastholdt og udviklet. De rette kompetencer til de rette opgaver /kerneopgaven også tværsektorielt og til gavn for hele organisationen. (der opleves en søjleopdelt organisation). - dialog/opfølgning mellem årlige udviklingssamtaler. Være opmærksom på, at skabe en tillidsdagsorden i en løbende dialog - din viden er ikke afgørende - dét er din evne til at samarbejde. Der skal være mulighed for både strategisk samt individuel/faglig og personlig kompetenceudvikling Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Gitte Jørgensen, Louise Herløv, Lone Høgh Karlsen og Minna Randløv, som sammen med HR v/helene og Maria følger op på gruppernes brainstorm. Arbejdsgruppen drøfter tillige - en eventuel ændring af retningslinjen - hvordan der skabes synlighed og fokus på kompetenceudvikling på arbejdspladserne (via MED-udvalgene). 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Side 5 af 13

6 3. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet den 20. september. Herunder har udvalget mulighed for at evaluere på tidligere møders form og struktur m.m. Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2017 Godkendt. 4. Opsamling på temamøde om afbureaukratisering På udvalgets temamøde den 1. november blev drøftet, hvordan MED-Hovedudvalget kan skabe mindre, bedre og meningsfuldt bureaukrati herunder også i forhold samspillet og sammenhængskraften i MED-organisation. Ved hver gruppe-drøftelse blev noteret forskellige input, som skal analyseres nærmere. Administrationen indstiller, at udvalget drøfter og beslutter hvilke ideer fra opsamlingen, som skal afklares nærmere og indgå som forslag til afbureaukratisering. Udvalgets arbejde med afbureaukratisering vil indgå i status til byråd i juni Bilag 4a Oplæg fra mødet den 1. november Bilag 4b Opsamling/ideer til afbureaukratisering Opsamlingen fra dagen danner et fint billede af drøftelserne i grupperne. Notatet med brainstorm/input godkendes, dog ønskes tydeliggjort på notatet, at det er en bruttoliste ud fra gruppernes brainstorm og ikke en endegyldig liste over, hvad der skal sættes i værk. Første delproces med input fra hele organisationen forelægges byrådet den 19. december. Der er i alt modtaget 190 forslag. Liste over godkendte forslag forelægges byrådet til orientering. Resten af forslagene er i proces og når de er besluttet forelægges de byrådet til afrapporteringen til sommer. Der forelægges en sag med konkrete indstillinger om afbureaukratisering på MED- Hovedudvalgets næste møde. 5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse samt arbejdsmiljøstrategi for 2018 Ifølge arbejdsmiljølov, MED-aftale samt bekendtgørelser om samarbejde om arbejdsmiljø, skal Næstved Kommune, som virksomhed, holde en årlig arbejdsmiljødrøftelse forankret i det øverste samarbejdsudvalg - MED-Hovedudvalget. Arbejdsmiljøstrategien er en konkretisering af grundlaget i arbejdsmiljøpolitik, personalepolitik og MED-aftale. Med udgangspunkt i arbejdsmiljøstrategien for 2017, har Center for Politik og Udviklings (CPU) arbejdsmiljøkonsulenter og ledelse drøftet et oplæg til strategi for 2018 med hhv. de fire arbejdsmiljørepræsentanter fra MED-Hovedudvalget og de 3 ledere fra hhv. center- og virksomhedsniveau samt virksomhedspanelets ambassadør. I drøftelserne er inddraget data fra Side 6 af 13

7 APV-systemet, tendenser som CPU har kendskab til i APV-målinger og handlingsplaner, henvendelser til Trivselshotline m.m. samt målinger på sygefravær via KOMLIS. Hovedudvalgets arbejdsgruppe blev ved drøftelserne enige om, at konceptet (design og opdeling) vedr. Arbejdsmiljøstrategi 2017 principielt overføres og fortsætter i strategien for de fire første mål, der vedrører svar fra kortlægningen af det psykiske arbejdsmiljø, tilpasses det nye spørgeskema fra det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA). Bilag 5c at NFA s anbefalede spørgsmål og svarmuligheder principielt følges. En konsekvens af, at følge NFAs nye koncept for spørgerammerne er, at arbejdspladserne først kan sammenligne udviklingen i APV-kortlægningen, når der er gennemført 2 kortlægninger med de samme spørgsmål. NFAs nye koncept for spørgerammer kan ses her: at de procentvise mål for 2017 fastholdes i Med ændringen til NFAs spørgerammer inkluderes mediansvarene. Da mediansvarene generelt ikke inkluderes som positive svar i forhold til målopfyldelsen, kan det forventes, at svarresultatet for opfyldelsen af mål i 2018 vil falde. Derved får fastsættelsen af mål for 2018 karakter af, at være højere end for Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb har efter drøftelserne udarbejdet et forslag til Arbejdsmiljøstrategi Indstilling Administrationen indstiller, at udvalget godkender forslaget til arbejdsmiljøstrategi for Bilag 5a Procedure for gennemførelse af årlig arbejdsmiljødrøftelse Bilag 5b Arbejdsmiljøstrategi for 2017 Bilag 5c Oversigt over ændring af målene for 2018 i forhold til 2017 Bilag 5d Forslag til Arbejdsmiljøstrategi for 2018 Bilag 5e Målinger fra APV-systemet på de 4 overordnede mål Arbejdsmiljøstrategien for 2018 blev godkendt. I forbindelse med godkendelsen af arbejdsmiljøstrategien var der en række generelle drøftelser om arbejdsmiljøarbejdet, bl.a. følgende: - spørgsmålene til kortlægning af det psykosociale arbejdsmiljø bliver understøttet af vejledning fra Det Nationale Forskningscenter om forståelse af spørgsmålene. Kortlægningen af det fysiske arbejdsmiljø følger Arbejdstilsynets brancherettede opbygning. I den mangfoldighed der er i organisationen, kan der være fagområder, som oplever at ikke alle spørgsmål er lige målrettede. Det er vigtigt i APV-processen, at den enkelte virksomhed/arbejdsplads forbereder sig med blandt andet at sikre en fælles forståelse/forventningsafstemning af spørgsmålene samt vigtigheden af at gøre brug af de åbne svarmuligheder - det er vigtigt at kortlægningsresultater altid bliver fulgt op af handling i nødvendigt omfang. Handlingen skal i videst muligt udstrækning ske lokalt på arbejdspladserne forankret i arbejdsmiljøgruppe(r) og MED-udvalg. Side 7 af 13

8 - handling på problematikker er vigtigere end, hvordan resultatet af kortlægningerne ser ud. Det er vigtigere at følge op på, hvorvidt der bliver udarbejdet handlingsplaner. Dette følges bl.a. via auditbesøg på arbejdspladserne. - kommentarfelter i spørgeskemaet kan bruges til at uddybe svar og gode idéer til løsning af problemstillingen. Arbejdsmiljøgrupperne har mulighed for at samle op på alle kommentarer. - vægtning af betydningen af et svar blev drøftet. I forhold til MED-Hovedudvalget, kan udvalget overveje formålet med vægtningen i relation til det strategiske perspektiv. - spørgsmålet om anonymitet eller ikke-anonymitet blev kort drøftet. Der kan argumenteres både for og imod anonymitet. Ikke-anonymitet i forhold til ens arbejdsmiljøgruppe er prioriteret med henblik på at kunne handle. - der bliver fremadrettet set på en model for gennemførelse af 3 i 1 målinger, hvor arbejdspladsvurdering (APV), trivselsmålinger og ledelsesevaluering gennemføres på samme tid/på en gang i hele organisationen. Der gennemføres i dag 2 i 1 målinger, idet målingen af det psykiske arbejdsmiljø i APV inkluderer trivselsmåling. - i forhold til mål på sygefravær/fremmøde, så er der en fejl i bilag 5c. Der bliver ikke ændret på målet i 2018 i forhold til 2017 samme mål fastholdes. - der gennemføres fortsat konkrete tiltag og processer, hvor der ses behov i forhold til opfølgninger på mål/statistikker, tendenser i henvendelser til Trivselshotline m.m. samt direkte henvendelser fra arbejdspladserne til Personale-, Arbejdsmiljø- og HR-konsulenter. MED-Hovedudvalget vil gøre opmærksom på, at arbejdsmiljøstrategien skal kendes på alle niveauer i organisationen. Udvalgets medlemmer vil bære den ud i de øvrige udvalg, hvor de også evt. er medlem af MED-udvalg. Endvidere vil alle formænd og næstformænd m/k blive gjort opmærksom på strategien i forbindelse med referatet fra dette møde. Øvrige MED-udvalg skal forholde sig til de temaer og indsatser, som er beskrevet i strategien og aktivt drøfte og aftale konkrete handlinger på de temaer i strategien, som er relevante for arbejdspladsen. 6. Ændringer i antallet af arbejdsmiljøgrupper Som følge af MED-aftalens 9D har MED-Hovedudvalget beslutningskompetencen for ændringer i organisering af arbejdsmiljøgrupper. Arbejdsmiljørepræsentanten skal vælges af og blandt samtlige medarbejdere i virksomheden/afdelingen/centret (uafhængigt af hvilke faglige organisationer de eventuelt tilhører). a) Dagtilbuds område Øst og Syd s administration har til daglig fælles fysiske rammer på Kildemarksvej 65. Begge MED-udvalg har ønsket at der etableres én fælles arbejdsmiljøgruppe for administrationen for de 2 områder. For nuværende har dagtilbud øst 10 arbejdsmiljøgrupper og syd har 11 arbejdsmiljøgrupper de ønsker fremadrettet dertil at have en fælles arbejdsmiljøgruppe for administrationen. Bilag 6a og 6b b) Ældredistrikt Øst ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende 9 til 8, således at der organisatorisk er en arbejdsmiljøgruppe pr. team (i alt 7) samt en arbejdsmiljøgruppe som dækker administrationen med reference til øverste leder. Bilag 6c Bilag 6a Uddrag af referat fra MED-udvalget for dagtilbud område øst Bilag 6b Uddrag af referat fra MED-udvalget for dagtilbud område syd Bilag 6c Uddrag af referat fra MED-udvalget ældredistrikt øst. Indstilling Administrationen indstiller, at ændringerne godkendes. Godkendt. Side 8 af 13

9 7. Synliggørelse af MED-Hovedudvalgets samarbejde og opgaver Udvalget har tidligere nedsat en arbejdsgruppe til at udarbejde et oplæg. Arbejdsgruppen bestående af medarbejderne Gitte Jørgensen, Morten Lundhøj, Bo Kiersgaard, Lone Høgh Karlsen og fra ledelsen centerchef Birgitte G. Eriksen/teamleder Lotte Elming har drøftet tilgang og koncept for at MED-Hovedudvalgets gode erfaringer når ud i resten af organisationen og samtidig med det mål at styrke sammenhængskraften i MED-organisationen og gøre Hovedudvalget mere synligt. Arbejdsgruppen indstiller, at udvalget godkender oplæg og talepapir, som anvendes som udgangspunkt til dialogen med det MED-udvalg, som besøges, tilbyder roadtrip til alle MED-udvalg (både de 4 Område- og de 52 Virksomhedsudvalg), deltager med 2 personer, som udvalgets repræsentanter på et roadtrip. De 2 personer deltager ikke i roadtrip hos et evt. eget MED-udvalg (der byttes områder/virksomheder), og afslutter roadtrip inden 1. juli 2018 Bilag 7a Oplæg Bilag 7b talepapir Medarbejdere i udvalget har allerede anvendt oplæg og talepapir med succes på et MED- Virksomhedsudvalg og MED-Områdeudvalget for Sundhed og Ældre. Det virkede godt, at dialogen gennemføres af medlemmer af hovedudvalget, som ikke også er medlem af det MED-udvalg, som besøges. I dialogen blev talt om både skal-opgaver og hvad de andre MED-udvalg kan bruge Hovedudvalget til. Retningslinjen om rygning var et godt eksempel på arbejdet i udvalget. Der var en god dialog om, hvordan og hvor retningslinjer giver mening samt detaljeringsgraden af en retningslinje. Der har været et enkelt eksempel, hvor det blev oplevet, at der måtte være et problem, siden et medlem fra hovedudvalg skulle deltage på det lokale MED-udvalgets møde. Hensigten er ikke, at Hovedudvalgets repræsentant skal ikke komme med en facitliste. Målet er at hjælpe med at folde de grundlæggende elementer i samarbejdet ud og skabe drøftelser. Oplægget om funktionstilstande kan foldes ud til dialog om, hvor MED-udvalget ser sig selv og hvad der kan være ønskeligt at arbejde hen mod. Oplæg og talepapir blev godkendt og kan bruges på roadtrip. Det vil være et godt signal, at en leder og medarbejder sammen tager på roadtrip i det omfang dette er muligt. Udgangspunktet er at det er 2 af medlemmerne fra Hovedudvalget som tager på besøg. Det aftales fra gang til gang, hvad der i praksis kan lade sig gøre i forhold til at det både kan være medarbejder og leder. Udvalget er enige om, at de 4 MED-Områdeudvalg skal besøges, mens det vil være et tilbud til alle øvrige MED-udvalg. Side 9 af 13

10 8. Udvalgets mødeplan for 2018 Administrationen indstiller følgende forslag til møderække for år 2018 (alle møder kl med mindre andet er nævnt): Mandag den 26/2 Onsdag den 11/4 (ekstra møde) april (2 timer) Budgetdialog med byråd Torsdag den 14/6 august (4 timer) Budgetseminar MED-organisationen august (1-2 timer) Budgetdialog med byråd Onsdag den 5/9 Torsdag den 1/11 (ekstra møde) Oktober/november Arbejdsmiljøkonference, heldagsarrangement Torsdag den 13/12 Godkendt. 9. Budget og opfølgning på mål og ressourcer Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold (APSA). Information og Drøftelse Der er ikke nye informationer om status på budget. Året er ved at blive afsluttet. Det nye byråds første opgaver vil være at drøfte en ny økonomisk politik den nuværende gælder til udgangen af Der er endvidere en række øvrige politiske strategier, som vil være det nye byråds første opgaver. Der spørges til opfølgning på Finansministeriets regnefejl, som berører mange kommuner. Næstved Kommune vil en af de nærmeste dage i samarbejde med en række øvrige kommuner i Region Sjælland fremsende et brev til Finansministeriet i forhold til krav om de 95 mio. kr., der er regnes forkert for Næstveds vedkommende. 10. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde i år 2017 på > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året Fremmøde. Direktionen har besluttet at fastlægge et overordnet mål for sygefravær/fremmøde i 2017 på hhv. 5,2/94,8 % for hele Næstved Kommune. Bilag 10 Overblik over status på sygefravær/fremmøde Drøftelse Der gennemføres indsatser, hvor der ses behov for det. Der sker fortsat opfølgning med en tværgående indsats fra personale-, arbejdsmiljø- og HR-konsulenter samt i samarbejde med Center for Arbejdsmarked. Side 10 af 13

11 Mange virksomheder/centre har løbende opfølgning på fremmøde og følger op i dagligdagen. Hvor der arbejdes borger-nært, er fraværet ofte højere. Samme tendenser i forhold til brancherettet sygefravær ses også, når Næstved Kommune sammenligner sig med andre kommuner. Måltallene er forskellige, når der ses på fagområder/centre. Det er derfor et ønske, at de differentierede måltal fremgår af oversigten. 11. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering om reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 11 Oversigt over besøg i perioden siden september Drøftelse Taget til efterretning. 12. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Ledere og medarbejdere har mulighed for gensidigt at orientere hinanden om status/oplevelser i organisationen. Orientering I Områdeudvalget for Center for Dagstilbud og Skole er der forlydender om, at der i Center for Trafik og Ejendomme er ansat en teamleder, som skal arbejdet med Facility Management analyse af kommunens ejendomme (tilstand, vedligehold, udgifter m.v.) Der gøres opmærksom på, at de tekniske servicemedarbejdere inden for især skolerne har gennemført et sådant arbejde inden for de seneste år. Derfor opfordres til, at man er opmærksom på samarbejdsflader med CDS s tekniske medarbejdere. Facility Management er en af byrådets budgettemaanalyser, som har været på standby i I maj 2018 fremlægges en mulig model for, hvordan der skal arbejdes med Facility Management i Næstved Kommune. Modellen/processen vil også indeholde fx inddragelse af virksomhedslederne. Det er ikke sikkert, at der skal være samme model for hele organisationen. Problemer med IT-tilgange både citrix og andre programmer. Når IT-teknikken ikke virker eller man eksempelvis ikke kan tilgå de systemer, som man skal bruge i løsningen af opgaver, medførere det frustration/irritation og påvirker trivslen negativt. IT har gennemført en proces, hvor alle ledere er blevet spurgt til hvilke program-porteføljer, der er nødvendige fremadrettet. IT har p.t. prioriteret ekstra ressourcer til opfølgning og sikring af, at de rette adgange etableres. Der bliver nævnt andre eksempler på at centrale tiltag sættes i gang og medfører en dårligere kvalitet og/eller mer-forbrug af ressourcer på løsning af opgaven. For eksempel nævnes reparationsproceduren på kommunens biler og workforceplanner. Der kan vendes tilbage til eksemplerne på kommende møder. Side 11 af 13

12 13. Den gode historie MED-Hovedudvalget har aftalt at der skal være mulighed for også at synliggøre succes- historier fra arbejdspladserne i organisationen. Orientering Orienteringen under eventuelt blev prioriteret. 14. Eventuelt kun til orientering Orientering Ledelsen orienterede om sagen vedrørende ytringsfrihed, som har været omtalt i medierne. En pædagog havde udtalt sig groft om ledelsen på Kobberbakkeskolen. Sagen er landet således, at pædagogen efter gensidig aftale fratræder. Sagen er ikke et udtryk for en generel holdning i forhold til ytringsfrihed. Som offentlig ansat har vi ytringsfrihed, men man skal selvfølgelig tænke sig om, når man ytrer sig. Medarbejderne opfordrer til at dette signal også sendes ud i organisationen kva god adfærd i det offentlige. Som offentlig ansat må man godt stille kritiske spørgsmål og undre sig, hvis man gør det med velvalgt omhu. Der tales også med det nye byråd om ytringsfrihed. Karen Dahl Mejlstrup orienterede om, at hun har fået nyt job pr. 1. januar Karen træder derfor ud af Hovedudvalget. Der er p.t. ikke en suppleant som træder ind i stedet. 15. Orientering om BørnefamilieEnheden Kl deltager formand og næstformand fra BørnefamilieEnheden i frokost, hvorefter de fortæller om virksomheden - Helle Eskildsen, virksomhedsleder og formand samt Lisbet Ørdam, næstformand for MED-udvalget for BørnefamilieEnheden. Helle Eskildsen vil ligeledes stå klar kl. 13 for de, som har lyst til en rundvisning på stedet. Orientering Helle og Lisbet fortalte om BørnefamilieEnheden ud fra det oplæg, som medsendes referatet. BørnefamilieEnheden er en sammenbragt familie af 3 tidligere virksomheder, som flyttede sammen i Der er 110 ansatte. Hovedparten har til huse på Herlufholm Alle. Derudover har Børnefamilien aktiviteter på matrikler i forbindelse med Kalbyrisskolen og på Kildemarksvej. Sammensætningen i MED-udvalget er bred, så alle faggrupper er direkte repræsenteret og alle 4 arbejdsmiljørepræsentanter deltager tillige. MED-udvalget har blandt andet arbejdet med kriseberedskabsplan. BørnefamilieEnheden har benyttet sig af tilbuddet om et SPARK-forløb, hvor der er arbejdet med arbejdsglæde og tværfaglighed. Projektet har været forankret om triosamarbejdet og afsluttes i januar Bilag 15: Oplæg fra BørnefamilieEnheden Side 12 af 13

13 Øvrigt: Kommende sager: 1) Drøftelse af brug af frivillige 2) Projektgruppe for beslutningsgrundlag vdr. et eventuelt medarbejdergrundlag 3) Evaluering af arbejdsmiljøkonference 2017 og aftale om tema for 2018 Mødeplan for 2018 Mandag den 26/2 Onsdag den 11/4 (ekstra møde) april (2 timer) Budgetdialog med byråd Torsdag den 14/6 Budgetseminar MED-organisationen august august (1-2 timer) Budgetdialog med byråd Onsdag den 5/9 Torsdag den 1/11 (ekstra møde) Oktober/november Arbejdsmiljøkonference, heldagsarrangement Torsdag den 13/12 Budgetdialog-møder afventer aftale med det nye byråd. Side 13 af 13