Møde: Den: Blad nr.: 38 -

Transkript

1 Mødedato: Mødetid: Mødested: Fremmødte: Anmeldt forfald: Tirsdag den Kl Vilstrup Sognehus Pernille Reschat, Thyra Bohsen, Kirsten Jensen, Marius Fallesen, Susanne Lind, Rasmus Haugaard, Bente Staub, Flemming Madsen, Dorthe Knudsen, Christa Bloch, Helle Evers Lars-Peter Melchiorsen, Eva Anker, Anette Eilers Dagsorden: Referat: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Bemærkninger til referat fra den Dagsorden godkendt. 2. Referat godkendt. 3. Meddelelser. a. Budgetudvalg - Revisionsrapporten fra regnskab b. Kirkeværge c. Kirke- Kirkegård- og markudvalg - Se senere punkt om kirkegården. 3.a Revisionsrapporten blev gennemgået. Der er kroner i frie midler. Bemærkninger i rapporten: Manglende funktionsadskillelse, så regnskabsfører har enefuldmagt. Dette er menighedsrådet bevidst om og helt tryg ved. Kasserer har fået kiggeadgang. Der er spørgsmål fra revisionen angående gavekort, hvor modtageren er indberetningspligtig overfor SKAT. Fremover vil menighedsrådet ikke give gavekort, som ikke er specificeret til en bestemt vare. Revisionsrapporten er gennemgået og menighedsrådet har ikke kendskab til fejlinformation som følge af besvigelser. Dermed er revisionsrapporten taget til efterretning og kan underskrives. Det endelige budget skal godkendes. Formålsfordelingen ændres i forhold til graverpersonalets placering af arbejdsopgaver i budgettet. Thyra kigger på det. 3.b Ingen bemærkninger. 3.c Se senere punkt.

2 d. Aktivitetsudvalg - PR-overvejelser. e. Medarbejderne - Samarbejdsaftalen med gravere. f. Formanden 3.d Der har været afholdt møde den Hjælperkorpsets opgaver er fordelt. Der indkøbes kaffemaskine, termokande til te og to kogekander. Børnehjørnet i kirkens sydlige korsarm er ved at blive indrettet. Der er fundet egnede børnemøbler og de afhentes. Foldemadras købes. Udflugten planlægges til søndag den Det undersøges i øjeblikket, om det er muligt at besøge Tierpitz museum og Oksbøl kirkegård. PR-overvejelser: LMP udarbejder skema over, hvornår arrangementerne annonceres. Flere forskellige bør annoncere. Forslag om reklameskilt ved vejen. Aktivitetsudvalget undersøger foredrag om klokken i Vilstrup. 3.e Der har været afholdt møde om graveraftalen. PR orienterede om mødet og den nye aftale kommer på menighedsrådets dagsorden, når Jakob Lysemose kommer med den. Gravermedhjælper er sygemeldt indtil 1. januar. Flemming og Eva drøfter situationen. Ønsker fra medhjælpere: Tørreskab pris kroner. Køleskab. Begge dele indkøbes. Ny medarbejder ansat på prøve som fuldtids gravermedhjælper: Velkommen til Maja. Organistforhold: Forhænget ved orglet er ikke nødvendigt mere. Knud har sagt ja til, at forhænget fjernes. Flemming får det fjernet. Nødvendigt med besøg af orgelstemmer to gange om året. Menighedsrådet anerkender, at orglet og musikken er vigtig i gudstjenesten og beder Knud om at sørge for, at der er tjek af orglet to gange om året. 3.f Fælles udvalg vedrørende den fælles graverstilling (Halk, Grarup, Vilstrup). Drøftes igen, når aftalen er på dagsordenen, men det kunne give mening, at repræsentanterne fra Vilstrup er kirkeværge og formand. Valg af præsterepræsentant til provstiudvalget. Der

3 g. Andre 4. Opsamling på aftaler om kirken. 5. Kirkegården - Aftaler om åbning af kirken. er to lister. Præsten skal stemme på et menighedsrådsmøde. Sættes på dagsordenen på næste møde. Menighedsrådet har fået et tilbud om, at der tages et Google Street View-billede af kirken indefra med 360 graders virtuel rundtur i kirken. Menighedsrådet drøftede forslaget og blev enige om, at det var en god ide men at vi ikke lige på nuværende tidspunkt ville tage imod det. Det kan overvejes senere. Drøftelse af indsatser i forhold til den , hvor det er 100 år siden, at 1. Verdenskrig sluttede. Der er mange familier på egnen, der i deres familiehistorie rummer oplevelser, der relateres til denne begivenhed. Drøftes på næste møde. Aktuelt for den aftaler Flemming med LPM, hvad der plejer at ske. 3.g Ingenting. 4. Aftalerne blev revideret uden større ændringer. De reviderede aftaler gennemses på næste menighedsrådsmøde, hvorefter de lægges på 5. Aftaler om åbning af kirken: Døren lukkes klokken 16 hver dag. Alarmen slås til klokken 17 hver dag. Flemming aftaler med Siemens, at der er automatisk låsning. Der sættes lås på sakritstiet (Flemming). Korset flyttes til koret på den nordlige væg midt over bænken. LPM skal låse kirken op i weekenden klokken Flemming orienterer medarbejderne. Indtil alle aftaler om automatisk låsning kører fuldstændig, fortsætter vi med de aftaler, der er indgået i forhold til manuel låsning af kirken. Kirken er dermed åben hver dag foreløbig ind til og med efterårsferien. Resterende lukkeaftaler: 24.9., 7.10., og : Dorthe 30.9., og : Pernille og : Rasmus

4 - Drøftelse af lapidarium. - Forslag til folder om mulighederne for begravelse på Vilstrup Kirkegård. - Drøftelse af, hvad vi gør ved lindetræerne langs diget. - Ændring af projektplan for kirkegården. - Ændring af kirkegårdsvedtægter. 6. Præstens punkt. - Stiftsdag Nyindbinding af salmebøger. - Lægmandsgudstjenester. Den næste er Caminoen Bålplads. Aftaler om Lapidarium: Det store spørgsmål angående Lapidarium er: Hvordan afgør vi, hvilke sten, der skal gemmes og hvilke sten, der ikke skal gemmes? De historiske og fredede sten skal gemmes efter vejledning fra Nationalmuseet. Flemming undersøger nærmere, hvilke regler, der gælder. For alle andre sten gælder: Når gravstedsretten i forhold til et gravsted udløber, får ejeren af stenen tilbud om at få stenen med hjem, tilbud om fornyelse af gravstedsretten eller tilbud om, at vi bortskaffer stenen. Dermed ønsker menighedsrådet ikke at oprette et lapidarium på Vilstrup Kirkegård. Første udkast til folder blev drøftet. Folderen gøres færdig ved at indsætte nogle billeder af eksempler på gravsteder. Helle tager nogle billeder og sender til PR, der færdiggør og trykker folderen. Vi gør ingenting ved lindetræerne. Projektplan for kirkegården revideres og lægges på Kirkegårdsvedtægterne ændres i forhold til, at der fremover kun accepteres liggende sten i græsområdet. De ændrede kirkegårdsvedtægter sendes til provstiudvalget til godkendelse og lægges på 6. Stiftsdag den kl Menighedsrådet vurderer, at salmebøgerne er i fin stand og vi kan godt vente lidt med nyindbinding. Lægmandsgudstjenesten den aflyses. LPM orienteres. Der planlægges ikke med nye lægmandsgudstjenester, men opfordres i stedet til, at menigheden besøger en nabokirke, hvis LPM har ferie. 7. Bålpladsen etableres, når det bliver tørvejr. Der kommer et skilt på Caminoen om, at der er en lejrplads og bålplads bag Sognehuset/Mandskabsbygningen.

5 Folder om kirken. 8. Udpegning af en administrator for EG- Brandsoft, regnskab- og kirkegårdssystemer. 9. Eventuelt Toiletterne holdes åbne hele døgnet. Obs på evt. problemer med at holde dem åbne. Folder om kirken er under udarbejdelse af LPM. 8. Flemming udpeges. 9. Koret vil gerne synge til en gudstjeneste. Helle skriver til LPM. Helle skal have en brik Flemming undersøger. Punkter til næste møde: Caminoen: Folder om kirken. PR-overvejelser om skrivelser og andet. Alarmen kan der findes alternativer? Afstemning i forhold til præsterepræsentant i provstiudvalget. Drøftelse af indsatser i forhold til den , hvor det er 100 år siden, at 1. Verdenskrig sluttede. Opsamling på de reviderede aftaler. Budget 2018.