Herning Kommune. Udbudsbrev. Udskiftning af cirkulationspumpe for energioptimering. Side 1 af august 2013

Transkript

1 Side 1 af 6 Herning Kommune Udskiftning af cirkulationspumpe for energioptimering Udbudsbrev 5. august 2013 Udgivelses : Revideret: Udarbejdet : PP Kontrolleret : AS Godkendt : AS

2 Side 2 af 6 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion 1.1 Opgaven 1.2 Projektorganisation og kontaktpersoner 1.3 Spørgemøde 1.4 Overordnede tidsplan 1.5 Elektronisk korrespondance 2 Tilbudsgivning 2.1 Konditionsmæssige krav til tilbuddet 2.2 Spørgsmål og svar 2.3 Forbehold 2.4 Aflevering af tilbud 3 Tildelingskriterium

3 Side 3 af 6 1 Introduktion 1.1 Opgaven Herning Kommune udbyder udskiftning af cirkulationspumper for energioptimering. Entreprisen er opdelt i 3 under-udbud (distrikter) med i alt 409 stk. pumper fordelt på 93 adresser i Herning Kommune, i henholdt til pumpelisterne som findes i bilag 1,2 og 3. Der kan bydes på alle 3 under-udbud. Der udarbejdes en tilbudsliste for hvert enkelt distrikt, som vil blive bedømt individuelt efter tildelingskriteriet i afsnit 3. Det står således tilbudsgiveren frit for at give tilbud på en eller flere distrikter, eller blot på et udvalgt distrikt. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbrev, dateret den 2. august 2013 Arbejdsbeskrivelse, dateret den 2. august 2013 Tilbudsliste distrikt 1, dateret den 2. august 2013 Tilbudsliste distrikt 2, dateret den 2. august 2013 Tilbudsliste distrikt 3, dateret den 2. august 2013 Bilag 1. Pumpeliste distrikt 1, dateret 3. august 2013 Bilag 2. Pumpeliste distrikt 2, dateret 3. august 2013 Bilag 3. Pumpeliste distrikt 3, dateret 3. august 2013 HK`s standard - AB92 med tilføjelser Der tages forbehold for antallet af pumpeudskiftninger, som følge af tilbagebetalingstiden når denne genbregnes, dette gælde også hvis udskiftning medfører en ændring på mere end ± 10 % af anlægssummen. Det må forventes, at en tilbagebetalingstid på ca. 10 år er grænse for udskiftning. Det anslås, at ca. 220 pumper fordelt på ca. 75 adresser vil kunne udskiftes efter genberegning af tilbagebetalingstid for pumperne. Dette må kun betragtes som vejledende, hvorfor tilbuddet skal indeholde udskiftning af samtlige pumper fra pumpelisten/pumpelisterne. Distrikt 1: 160 pumper fordelt på 31adresser. Distrikt 2: 109 pumper fordelt på 30 adresser. Distrikt 3: 140 pumper fordelt på 32 adresser. Opgaven udbydes i henhold til Tilbudsloven, lov nr. 338 af den 18. maj 2005 med de ændringer der følger af lov nr. 572 af den 6. juni Pumpelisterne i bilag 1, 2 og 3 tager udgangspunkt i Grundfos-udskiftningsliste og de beregnede kwh besparelser, tilbagebetalingstider mv. er bestemt på baggrund af produktdata fra Grundfos. Det står tilbudsgiver frit for at give pris på alternative produkter, hvorfor pumperne i udskiftningslisterne skal betragtes, som Grundfos. Hvis der anvendes alternative produkter i tilbuddet, skal dette angives tydeligt. Tilbuddet skal indeholde en beregnet årlig kwh besparelse og aktuel tilbagebetalingstid (TBT) beregnet med hensyn til

4 Side 4 af 6 driftstimer for hver enkelt pumpe. Ved indtastning af pris for udskiftning samt den årlig beregnet besparelse i kwh, udregner regnearket automatisk TBT. Resultater skal indføres i bilag 1, 2 og 3 og vedlægges tilbudsliste 1,2 og 3. Udskiftning af cirkulationspumper skal varsles til en kontaktperson på adressen og en kontaktperson fra Kommunale Ejendomme. Varsling foregår pr . Inden udskiftning skal det afgøres om den enkelte cirkulationspumpe er en bygningsinstallation eller maskineinstallation. Udskiftning af cirkulationspumper skal udføres efter pumpe fabrikantens anvisning, gældende lovgivning og i henhold til god håndværksmæssig praksis. Test af den enkelte pumpe skal udføres efter pumpefabrikantens anvisning, gældende lovgivning og i henhold til god håndværksmæssig praksis. Der skal udarbejdelse dokumentation for test og verifikation af cirkulationspumpernes udskiftning. 1.2 Projektorganisation og kontaktpersoner Ordregiver Firma: Herning Kommune, Kommunale Ejendomme Kontaktperson: Preben Pedersen, ejdpp@herning.dk, Tlf.: Spørgemøde Der afholdes ikke besigtigelse af ejendomme, men der afholdes spørgemøde hos Herning Kommune Kommunale Ejendomme, Enghavevej 10. den 15. august 2013 kl i Kantinen. 1.4 Overordnede tidsplan Udsendelse af udbudsmateriale den 5. august Der afholdes spørgemøde hos HK EJD den 15. august 2013 kl Tilbudsfrist den 23. august 2013 kl Tildeling af kontrakt forventes offentliggjort 30. august Forventet opstart er den 9. september Opgaven afsluttet senest 1. november Elektronisk korrespondance Alle elektroniske dokumenter skal udføres i MSOffice version Tilbudsgivning Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af entreprisens samlede økonomiske omfang. Tilbuddet skal være på dansk og skal afleveres i underskrevet tilstand. 2.1 Konditionsmæssige krav til tilbuddet Samtlige krav i dette afsnit skal være opfyldt for at tilbuddet/tilbuddene er konditionsmæssige.

5 Side 5 af Oplysninger om tilbudsgivers navn, firma, adresse, telefonnummer og -adresse samt kontaktperson skal tydeligt fremgå Organisationsplan. For at være konditionsmæssig skal der vedlægges organisationsplan med angivelse af roller og ansvarsområde for de tilknyttede nøglemedarbejdere. Der skal mindst angives hvem der er hovedkontaktperson, den ansvarlige for varsling, for arbejdets udførelse, for kvalitet og test samt for kontakt til ordregiver Tilbudslister. For at være konditionsmæssig skal hele tilbudslisten være udfyldt og den skal være dateret, stemplet og underskrevet Arbejdsplan/tidsplan. For at være konditionsmæssig skal der vedlægges Arbejdsplan/tidsplan til tilbuddet, hvor man kan se tidspunkt og varigheden pr. adresse og indholdet i tidspunkt for varsling af arbejdet. Tidsplanen skal tilgodese afsnit Dokumentation for kvalitetssikringssystem for EL (SKS) og VVS (KS) og kvalitetsplan for opgaven. For at være konditionsmæssig skal der vedlægges dokumentation for kvalitetssikringssystem for EL (SKS) og VVS (KS), og kvalitetsplan for opgaven For at være konditionsmæssig skal der vedlægges kopi af autorisationer Afhængig af tilbudsgiverens ønske om at give tilbud på en eller flere distrikter, skal den/de tilhørende tilbudslister være udfyldt, som findes i bilag 1, 2 og Spørgsmål og svar Spørgsmål fra tilbudsgivere skal ske skriftligt til Herning Kommune, kommunale ejendomme via til mail-adresse ejdpp@herning.dkmailto: Fristen for at stille spørgsmål er den 12. august 2013 kl. 9. Svar på eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive forsøg besvaret på spørgemøde den 15. august 2013, eller efterfølgende rettelsesblade til samtlige bydende i anonymiseret form senest den 21. august kl Forbehold Ethvert forbehold i forbindelse med den overordnede tidsplan i afsnit 1.4 vil betyde, at tilbuddet betragtes som ukonditionsmæssigt. Alle andre forbehold vil blive prissat af udbyder med henblik på vurdering af tilbudsrækkefølgen. Alle andre forbehold skal derfor være angivet på en sådan måde, at de kan prissættes. Hvis det ikke er muligt at prissætte alle forbeholdene ud fra de informationer som er angivet i tilbuddet, vil dette medføre, at tilbuddet betragtes som ukonditionsmæssigt. 2.4 Aflevering af tilbud Tilbuddet skal være modtaget senest den 23. august 2013 kl Tilbuddet skal afleveres skriftligt til: Herning Kommune Kommunale ejendomme Enghavevej Herning Att.: Preben Pedersen

6 Side 6 af 6 Mærket hhv.: "Herning Kommune - Udskiftning af cirkulationspumpe for energioptimering Distrikt 1". "Herning Kommune - Udskiftning af cirkulationspumpe for energioptimering Distrikt 2". "Herning Kommune - Udskiftning af cirkulationspumpe for energioptimering Distrikt 3". Tilbudsgiverne har adgang til at overvære åbningen af tilbuddene den 23. august 2013 kl hos Kommunale Ejendomme, Enghavevej 10, 7400 Herning, i lokale E2.40. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 12 uger fra fristen for aflevering af tilbuddet. 3 Tildelingskriterium Laveste pris.