Guide pris- og takstberegninger i køkkener Den 7. marts 2008

Transkript

1 NOTAT Guide pris- og takstberegninger i køkkener Den 7. marts 2008 Jnr F02 Sagsid Ref FNN fnn@kl.dk Dir Weidekampsgade 10 Postboks København S Tlf Fax /13

2 Rammen for omkostningsberegninger i produktionskøkkener KL udgav december 2007 en temaguide om organisering og tilrettelæggelse af madservice i plejesektoren. Målet med temaguiden var at give et samlet overblik til beslutningstagere, embedsmænd og andre interessenter i kommunernes madservice. Som opfølgning på temaguiden udgives denne guide om omkostningsberegninger på kostområdet. Guiden er målrettet kommunale embedsmænd og andre, der har brug for et overblik over, hvordan opgaven med at beregne omkostningsniveauet for kommunens madserviceordninger gribes an. Derudover giver guiden et overblik over forskellene mellem forskellige typer af beregninger, der skal foretages fx fritvalgspriser for et standardmåltid med udbringning eller takster for borgernes egenbetaling. I forvejen findes en del materiale om krav til konkrete beregninger, ligesom reglerne er beskrevet i en række vejledninger. Imidlertid bør de forskellige typer af beregninger tænkes sammen sådan, at beregningerne kan udarbejdes i samme arbejdsgang, hvilket er hensigten med denne guide. Der er allerede udgivet en række vejledninger om pris- og takstberegninger. De fleste er dog af generel karakter. Der kan bl.a. peges på følgende: Budget- og vejledningssystem for kommuner, kapitel 9: Vejledning om omkostningskalkulationer Socialministeriets vejledning nr. 94 af 5. december 2006 om personlig og praktisk hjælp, træning, forebyggelse mv., specielt punkt 202 til 222 (frit valg) samt punkt 225 til 228 (brugertakster) I vejledningen om personlig og praktisk hjælp mv. vejledes der i bilag 3 om prissætning af personlig og praktisk hjælp omfattet af frit valg, herunder madservice Fælles pjece om prisfastsættelse på ældreområdet. Udgivet januar 2007 af Socialministeriet og KL i fællesskab. Reglerne for pris og takstberegninger for kostområdet er primært reguleret gennem bekendtgørelse nr. 616 af 15. juni 2006 om betaling for generelle tilbud og for tilbud om personlig og praktisk hjælp mv. efter servicelovens 79, 83 og 84 (vedrørende brugertakster), og bekendtgørelse nr af 12. december 2006 om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp (vedrørende afregningspriser til fritvalgsleverandører). 2

3 Desuden skal opmærksomheden henledes på, at der er en række særlige regler for udarbejdelse af kontrolbud i forbindelse med udbud, bl.a. i forhold til organisering. Kontrolbud mv. vil imidlertid ikke blive behandlet som et selvstændigt tema i denne guide. I stedet kan henledes til Det er dog klart, at jo større erfaring kommunen har med omkostningsberegning på kostområdet, jo lettere vil det være at udarbejde et kontrolbud, hvis det skulle vise sig aktuelt på et tidspunkt. Da denne guide er målrettet at give overblik, samt at rejse en række opmærksomhedspunkter for forskellige typer af beregninger, vil guiden ikke beskrive en egentlig metode til prisberegninger. Kost- og Ernæringsforbundet har udgivet Redskabet, der er en metodisk tilgang til, hvordan en konkret analyse af produktionskøkkener kan gribes an. Redskabet kan findes på og er frit tilgængeligt. Typer af beregninger på køkkenområdet Beregninger af omkostningsniveauet for kostområdet i kommunerne er relevante på tre områder: Beregning af den maksimale brugertakst kommunerne må opkræve Afregningspris til leverandører af madservice omfattet af frit valg Mellemkommunale betalinger Desuden bliver beregningerne nødvendige, hvis kommunen benytter aktivitetsbestemt afregning, hvor køkkenerne får tilført budgetmidler efter hvor meget de leverer. Brugertakster Kommunen har mulighed for at beregne en række brugertakster. Det drejer sig dels om borgere i plejeboliger, borgere der modtager madservice med eller uden udbringning samt brugere af cafétilbud. Hovedreglen er, at det er de faktiske udgifter, der udgør overgrænsen for hvor meget kommunen kan kræve i betaling. Set i lyset af hvordan der beregnes takster mv. i kommunerne er vejledningens brug af begrebet faktiske udgifter ikke helt ukompliceret. Begrebet udgifter henfører normalt til betalinger, der afholdes i det enkelte år, mens omkostninger afspejler værdien af de ressourcer, der anvendes i produktionen af ydelsen fx i form af afskrivninger 1. Ved beregning af brugertakster for ydelser efter 79, 83 og 84 må kommunen imidlertid godt medtage 1 Se nærmere om begreberne udgifter og omkostninger i Budget- og regnskabssystem for kommuner afsnit

4 afskrivninger af materiel (der ellers er en omkostning). Baggrunden for dette er et princip om, at kommunen kan opkræve betaling for de ydelser som borgerne ellers ville have udgifter til, hvis de ikke behøvede hjælp. Ved beregning af brugertakster for madservice kan kommunen derfor medtage følgende udgifter og omkostninger: Råvarer Materialer Reparation og vedligeholdelse af materiel Afskrivning på materiel Forbrugsudgifter (el, vand, varme, gas) Rengøringsmidler Personaleudgifter Derimod må kommunen ikke medregne udgifter til administration og lokaler, herunder afskrivning af lokaler og kapitalforrentning af lokaler. Det skal bemærkes, at brugertaksten skal fastsættes således, at kommunens samlede indtægter over en 4-årig periode ikke overstiger kommunens samlede udgifter til tilbuddet. Det betyder som udgangspunkt, at kommunen skal genberegne udgiftsniveauet mindst hvert fjerde år. Det skal endvidere bemærkes, at der ikke må opkræves differentierede takster for madservice afhængig af produktionsform. Det betyder, at hvis kommunen både producerer varmholdt mad og fx køle/vakuummad skal der være en fælles takst. Hvordan beregner man, hvis kommunen har en privat leverandør? Hvis kommunen får leveret maden fra en privat leverandør, ved kommunen som udgangspunkt ikke hvor stor en andel af prisen, der kan indgå ved beregning af den maksimale brugertakst. Normalt giver det ikke problemer, hvis kommunen henvender sig til den private leverandør og beder om, at få oplyst de faktiske udgifter for fx et hovedmåltid. Det kan dog være en god idé at have en passus i kontrakten om, at kommunen og leverandøren skal samarbejde om alle forhold af betydning for kommunens håndhævelse af sin myndighedsudøvelse. Da der stilles krav om, at brugertaksten ikke må overstige de faktiske udgifter over en fire-årig periode, vil det i de fleste tilfælde være en løsning at 4

5 bede om oplysningerne i forbindelse med det tilbudsskema som leverandører typisk udfylder i forbindelse med et udbud. Madservice som personlig hjælp eller socialpædagogisk tilbud Kommunerne kan tilbyde borgere madservice som personlig hjælp eller socialpædagogisk tilbud. I disse tilfælde skal kommunen være opmærksom på, at personaleudgifter ikke må medregnes i takster for varig hjælp. Der kan dog være en undtagelse, hvis der fx modtages mad som halvfabrikata fra et produktionskøkken. I så fald må personaleudgifter i produktionskøkkenet godt regnes med. At der ikke må medregnes personaleudgifter betyder, at den maksimale brugertakst reduceres væsentligt. De fleste kommuner visiterer dog normalt kun madservice som personlig hjælp som et midlertidigt tilbud hvorfor der er andre regler for opkrævning af brugertakster. Ligeledes kan denne visitationsform forekomme i leve-bomiljøer, hvor kommunen dog organisere tilbuddet meget forskelligt. I KL s temaguide om organisering og tilrettelæggelse af madservice i plejesektoren kan der læses mere herom i afsnit 5.3. Fritvalgspriser og mellemkommunale takster For beregning af afregningspriser for madservice omfattet af frit valg er der krav om at alle gennemsnitlige langsigtede omkostninger vedrørende den kommunale leverandørvirksomhed, skal indgå i prisen. Det betyder, at kommunen skal medregne alle de udgifter og omkostninger, der kan indgå i takstberegninger for madservice samt yderligere at medregne: Lokaleudgifter eller afskrivning og forrentning af lokaler Administrationsudgifter i forbindelse med såvel køkkenet, plejecentre (hvis køkkenet er en del af et plejecenter) og relevant administration på rådhuset I forhold til mellemkommunale afregninger er der åbnet op for, at kommunerne kan medregne alle omkostninger svarende til de beregninger der foretages for fritvalgsydelser. Hvor sammensætningen af afregningspriser for fritvalgsydelser er fast defineret, er der dog for mellemkommunale betalinger tale om en mulighed. 5

6 Oversigt over hvilke udgifter, der kan indgå ved forskellige typer af beregninger Brugertakster - praktisk/personlig hjælp Krav til dokumentation: Brugertakster - madservice, caféer mv. Mindst hvert 4. år Mindst hvert 4. år Årligt Udgifter der kan medgå: Omkostningsberegning - Fritvalgspriser - Mellemkommunal Råvarer Emballage Forbrugsafgifter (el, varme, vand) Evt. personaleudgifter i fjernkøkken Køb af materiel Afskrivning på materiel Reparation og vedligeholdelse af materiel Rengøringsmidler mv. Råvarer Råvarer Emballage Emballage Forbrugsafgifter (el, Forbrugsafgifter (el, varme, vand) varme, vand) Evt. personaleudgifter i Evt. personaleudgifter i fjernkøkken fjernkøkken Køb af materiel Køb af materiel Afskrivning på materiel Afskrivning på materiel Reparation og vedligeholdelse af materiel holdelse af materiel Reparation og vedlige- Rengøringsmidler mv. Rengøringsmidler mv. Transport (udbringning) Transport Personaleudgifter Personaleudgifter Lokaleudgifter Kapitalforrentning eller afskrivning af lokaler Administrationsudgifter o Køkken o Lokalcenter o Rådhus Afregningspris ved aktivitetsbaseret afregning I KL s temaguide om organisering og tilrettelæggelse af madservice i plejesektoren anbefales det generelt, at kommunerne anvender aktivitetsbaseret afregning af produktionskøkkenerne. Den præcise afregningspris vil et stykke hen ad vejen afhænge af den konkrete organisering i kommunen, men generelt kan det anbefales, at der tages udgangspunkt i omkostningsberegningen for fritvalgspriser, hvorfra der dog fraregnes udgifter og omkostninger, der ikke afholdes direkte af køkkenorganisationen, det vil fx ofte være afskrivning på lokaler, administrationsudgifter på rådhus og eventuelt lokalcenter, hvor køkkenet er tilknyttet. På samme måde bør udgifter, der afholdes af andre end køkkenorganisationen selv trækkes ud fx finansieres pc ere ofte via et fælles budget for hele kommunen. 6

7 Praktisk gennemførelse af beregningerne Ved en konkret analyse af de økonomiske sammenhænge på køkkenområdet kan det som tidligere nævnt være godt at bruge et analyseværktøj som fx Redskabet, der er udarbejdet af Kost- og Ernæringsforbundet. Første udgave af Redskabet blev udgivet i 1997, og det er således et velafprøvet analyseværktøj, der også nyder tilslutning fra medarbejdere på området. Udgangspunktet for opgørelse af økonomien for kostområdet er at sætte den samlede økonomi i forhold til antallet af fremstillede enheder i køkkenet omregnet til fulddøgnsportioner. En fulddøgnsportion dækker fuld forplejning til én person i én dag. En fulddøgnsportion består af 1,6 enheder, fordelt på følgende: Morgenmåltid 0,3 Formiddag, kaffe, juice/saft 0,1 Middagsmåltid, hoved- og biret 0,4 Eftermiddag, kaffe, brød, saft 0,2 Aftensmåltid 0,4 Sen aften, kaffe, brød, frugt mv. 0,2 Alle enheder som køkkenerne har produceret, bliver vægtet ind i forhold til den samlede vægt på 1,6. F.eks. vægtes et stykke franskbrød med ost med 0,1, en middagsret med biret produceret som diabeteskost og pakket som en enkeltportion vægter 0,55, og en kop kaffe vægter 0,05. Alle omkostninger holdes op imod antallet af fulddøgnsportioner, der er leveret under ét og for de enkelte køkkener. Ved at bruge denne metode, bliver det muligt at regne baglæns og beregne, hvor meget det koster at producere et enkelt måltid, en enkelt kop kaffe, en sandwich osv. Det forhold, at en fulddøgnsportion består af 1,6 enheder gør, at man skal være opmærksom på, at dividere det samlede antal enheder med 1,6 for at få antallet af fulddøgnsportioner. Eksempel: I et leve-bomiljø bor 10 personer, der i gennemsnit spiser præcist en fulddøgnsportion. Ved den konkrete opgørelse spiser beboerne således 16 enheder (10 * 1,6), men der er fortsat kun tale om 10 fulddøgnsportioner. 7

8 Eksempel: Et produktionskøkken producerer hovedretter, biretter samt en række specialkoster, kage, kaffe mv. I alt er der tale om enheder der omregnet svarer til fulddøgnsportioner ( : 1,6) Køkkenets samlede udgifter er kr. hvilket betyder, at en fulddøgnsportion koster 114,81 kr. ( : ) at producere. Et middagsmåltid bestående af hoved- og biret koster 28,70 kr. (114,81 : 1,6 * 0,4) at producere, fordi middagsmåltidet vægter 0,4 enheder i Redskabet. Pointen ved at anvende et analyseværktøj som fx Redskabet er, at det bliver muligt at beregne priser ved at sammenholde produktionsmængden i køkkenerne med tidsforbrug og regnskabsoplysninger. Grundlæggende kræver det nedenstående metode til at indsamle data: Produktionsregistrering Kommunens køkkener registrerer al produktion i en periode, fx en måned, men gerne længere tid. Produktionsmængden opgøres ud fra kasseboner, rekvisitioner, bestillingssedler, udskrevne regninger mv. Det enkelte køkken specificerer, hvor produktionen er blevet leveret, f.eks. til madudbringningen, beboere, café osv. Ved at opgøre på output, bliver spild fx i form af overproduktion indregnet som en del af vareforbruget. Et ineffektivt køkken vil således fremstå med et højt vareforbrug. Tidsregistrering Hvis køkkenet leverer flere forskellige typer af kost fx til madudbringning, cafétilbud og varm ret til leve-bomiljøer vil det være nødvendigt at foretage en tidsregistrering for at kunne fordele personaleudgifterne korrekt. I analysen skal der rettes speciel opmærksomhed på, at tid der bruges på administration skal holdes ude af brugertakster, mens administration af madservice omfattet af frit valg skal inkluderes i fritvalgspriserne. 8

9 For køkkener, der leverer madservice omfattet af fritvalgsreglerne vil der være krav om en årlig dokumentation, mens der for de øvrige områder, kun stilles krav om genberegning hvert fjerde år. Det skal bemærkes, at der kun vil være brug for tidsregistrering, hvis der til køkkenet er etableret et cafétilbud, hvor medarbejdere fra køkkenet står i kassen, eller hvis der er tale om madservice til hjemmeboende, hvor der vil være en del administration. I andre tilfælde, vil den samlede personaleudgift kunne vægtes ind i forhold til køkkenets produktion via beregningen af fulddøgnsportioner. Regnskabsoplysninger Endelig vil regnskabsoplysninger indgå i beregningerne. I det omfang, at et analyseværktøj som fx Redskabet tages i anvendelse er det ikke nødvendigt i det daglige at bogføre det enkelte køkkens indkøb på enkeltydelser det fordeles ud fra den samlede produktion af fulddøgnsportioner. Det vil i praksis næppe heller være muligt. Udgifterne for hvert køkken bør bogføres for sig, og det bør være klart specificeret, hvor mange udgifter der bruges på fx varekøb, transport, vedligeholdelse (vedligeholdelse af materiel og ejendom bør splittes op), forbrugsafgifter, personale evt. opdelt på ledelse, produktion, rengøringspersonale og eventuelt administrativt personale personaleudgifter i øvrigt, rengøringsmidler, renovation og administrationsudgifter. Bemærk i øvrigt, at der bør tages udgangspunkt i regnskabsoplysninger og ikke budgettal. Opgørelse af indirekte udgifter og omkostninger En række indirekte udgifter og omkostninger fremgår ikke nødvendigvis direkte af regnskabsoplysningerne. Det kan dels dreje sig om afskrivninger eller kapitalforrentning og det kan dreje sig om andele af udgifter, der afholdes andre steder i den kommunale organisation. Generelt anbefales det, at køkkeninventar indgår som de registreres i det kommunale regnskabssystem. Det vil sige, at en stor del af de løbende anskaffelser vil indgå direkte som anskaffelse af materiel, og dermed indgå som en del af årets udgifter på området. Inventar der har så stor en værdi, at de registreres i kommunens statusbalance bør indgå i omkostningsberegningen med det beløb som de afskrives med i statusbalancen. Denne type af inventar bruges for- 9

10 trinsvis i store produktionskøkkener, hvor kipgryder, ventilationssystemer og lignende kan have en værdi på over kr. I det omfang, at bygningerne ejes af kommunen skal der indgå forrentning af værdien af bygningerne. I Budget- og regnskabssystem for kommuner anbefales det i afsnit 9.5, at der anvendes en forrentningsprocent over en længere periode, fx den effektive gennemsnitlige 10- årige statsobligation som opgjort af Danmarks Nationalbank. Det beløb der skal forrentes vil fremgå af kommunens statusbalance. Er der tale om, at værdien i statusbalancen dækker over fx et helt plejecenter accepteres det normalt, at værdien fordeles i forhold til kvadratmeter. Er der tale om, at der betales en konkret husleje til en udlejer, vil man i stedet benytte huslejen direkte fra regnskabsoplysningerne, eventuelt korrigeret i forhold til køkkenets andel af kvadratmetre. I forhold til indirekte udgifter der afholdes af fx lokalt plejecenter eller rådhusadministration fordeles udgifterne ved hjælp af fordelingsnøgler. I den fælles pjece fra det daværende Socialministerium og KL om prisfastsættelse på ældreområdet anbefales det, at lønninger til ledelse og administrativt personale kan estimeres ud fra tidsforbrug til de enkelte ydelser. I forhold til de enkelte produktionssteder i en kommune giver metoderne en række opmærksomhedspunkter: Produktionskøkkener For kommunernes store produktionskøkkener vil det ofte være en større opgave, at gå ind i en produktionsregistrering. Det er dog nødvendigt, hvis udgifterne skal kunne fordeles korrekt mellem de forskellige typer af leverance, som der bliver produceret til. Jo mere der bliver produceret ud fra skriftlige bestillinger, jo lettere vil det være for køkkenets leder at opgøre produktionen, men for et stort køkken, der måske leverer fuld kost til 100 mennesker i plejeboliger, driver en café og har madudbringning til mennesker, kræver det daglig registrering ved gennemgang af rekvisitioner og kassebon er, hvis resultatet skal blive validt. Samtidig skal det også systematiseres at ekstrabestillinger bliver registreret. En ekstrabestilling er fx hvis plejepersonalet efter dagens bestillinger egentligt er leveret, har brug for en ekstra specialkost, energitæt drik eller lignende. Det anbefales, at produktionen bliver målt for en måned, der så bruges som stikprøve for et helt år. Af hensyn til validiteten er det derfor vigtigt, at der 10

11 bruges en måned, der er rimelig repræsentativ. For madudbringningen bør kommunen vide, hvad der præcist er leveret over et år. Opgørelsen af de forskellige leveringer skal bruges som vægte til at fordele udgifter og omkostninger mellem fx fritvalgsydelser, caféydelser og leverancer til beboere i plejeboliger. Hvis der ikke er tvivl om, at hele produktionskøkkenet leverer til samme målgruppe vil tidsregistrering kun være nødvendigt, hvis man ønsker en egentlig analyse af køkkenets arbejdsflow. Der kan fx være tale om et mindre produktionskøkken, der kun leverer til beboerne i en plejebolig. I det omfang, at køkkenet leverer til madservice omfattet af frit valg, er det nødvendig at tidsregistrere for at kunne tage højde for, at køkkenets administration af ordningen bliver indregnet tilstrækkeligt i prisen. Konkret betyder det, at udgifterne til den tid, der bruges på administration af frit valg ikke skal medregnes som en udgift i den samlede omkostningsberegning for produktionskøkkenet, men til gengæld medgå fuldt ud ved beregningen af afregningsprisen til fritvalgsleverandørerne. Cafétilbud Produktionsregistreringen i cafétilbud vil typisk kunne registreres ud fra dagens kassebon er. Hvis et analyseværktøj som Redskabet tages i anvendelse er det ikke nødvendigt at adskille salget mellem forskellige grupper det interessante er, hvad det koster at producere én enhed, og derefter kan taksterne beregnes. Tidsregistrering er specielt nødvendigt i det omfang, at medarbejderne løser opgaver andre steder end i caféen, fx i et produktionskøkken, til mødeanretning osv. Det er vigtigt, at tid der bliver anvendt til specielle opgaver, som fx mødeaktiviteter på et plejecenter, bliver lagt på prisen af disse opgaver, og ikke bliver indregnet i fx brugertakster. Leve-bomiljøer Udfordringen i leve-bomiljøer er anderledes. Her findes der ikke på samme måde rekvisitioner, der kan dokumentere det præcise output. Imidlertid er det stadig nødvendigt at kunne opgøre produktionsmængde og tidsforbrug. Det skyldes dels, at borgerne har ret til at vælge måltider fra og dels, at eventuelle pædagogiske måltider hvor plejepersonalet spiser med ikke må medregnes som en udgift i vurderingen af den maksimale brugertakst. Produktionsregistreringen bliver yderligere vanskeliggjort af, at beboerne kan hente mad i løbet af døgnet. 11

12 En tidsregistrering af, hvor meget tid, der bruges på kost er relevant for, at kommunerne kan dokumentere den maksimale takst, der må opkræves. Hvis der er tale om, at der er fast personale, der kun eller altovervejende løser kostopgaver i leve-bomiljøet bliver tidsregistreringen relativ nem at gå til. Er det imidlertid plejepersonalet, der løser opgaven kræver det en registrering, hver gang de løser en kostopgave fx ved at et skema ligger fremme på køkkenbordet. Bemærk endvidere, at fx anretning, dække bord mv. ikke er en madserviceopgave, og derfor ikke kan indregnes i taksten. Bemærk endvidere, at hvis der registreres ved, at skemaer ligger fremme på køkkenbordet, er der erfaring for, at registreringen ikke bliver præcis. I forhold til selve beregningen af omkostningerne ved tilberedning af mad i leve-bomiljøer, skal kommunen være opmærksom på, at der altovervejende er tale om fælleskøkkener, som er en del af beboernes boliger (fællesarealer), beboerne betaler derfor allerede for lokaler og inventar over huslejen, hvorfor lokaleudgifter og udgifter til inventar naturligvis ikke kan betales over taksten for mad. Hvordan kan processen gøres lettere? Gennemførelsen af beregningerne vil være betydeligt lettere, jo mere afgrænsede opgaver de enkelte køkkener udfører. En klar afgrænsning vil kunne mindske eller overflødiggøre tidsregistrering. Imidlertid er det væsentligt, at kommunens køkkenorganisation er indrettet efter, hvad der er hensigtsmæssigt i dagligdagen og ikke efter behovet i forbindelse med økonomiske beregninger. Ofte vil processen i forbindelse med beregningerne kunne lettes betydeligt, hvis der er en god systematik i forhold til registrering af køkkenernes salg og modtagelse af bestillinger også selv om kommunen har valgt, at der ikke skal være en direkte aktivitetsbestemt afregning. Det betyder konkret, at der bør være kasseapparater i caféer, og helst et, der er indstillet med et antal PLU-koder, så der kan differentieres mellem forskellige varetyper. Der bør desuden være et rekvisitionssystem for forplejning til møder, personalekaffe mv. Endelig vil det kunne lette og præcisere omkostningsberegninger, hvis der opsat målere af forbrug af el, vand og eventuelt gas. Erfaringen er, at køkkenerne bruger betydeligt mere el og vand end resten af bebyggelsen, hvorfor udgifterne til forbrugsafgifter bør indgå i denne sammenhæng. 12

13 Bilag 1: Eksempel på opstilling af de samlede omkostninger for en kommune I nedenstående oversigt, kan ses et eksempel på, hvordan de væsentligste typer af beregninger i forbindelse med en kommunes produktion af madservice. Det skal naturligvis bemærkes, at der er tale om et ikke udtømmende eksempel.