36. bestyrelsesmøde REKTORSEKRETARIATET

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Bestyrelsen M Ø D E R E F E R A T 17. DECEMBER 2008 Forum 36. bestyrelsesmøde REKTORSEKRETARIATET Møde afholdt: 3.december 2008 kl Sted: Udvalgsværelse 3 NØRREGADE 10 POSTBOKS KØBENHAVN K Til stede: Medlemmer: Bodil Nyboe Andersen, Claus Bræstrup, Boel Flodgren, Peter Gæmelke, Ingrid Kryhlmand, Niels Kærgård, Jørn Lund, Mette Marbæk, Henrik Prebensen, David Salomonsen og Henrik Topsøe. Daglig ledelse: Rektor Ralf Hemmingsen, prorektor Lykke Friis og universitetsdirektør Jørgen Honoré. Sekretariat: Torben Rytter Kristensen, Steen Ulrich, Anne Holme. Referent: Steen Ulrich, Anne Holme. DIR MOB anhol@adm.ku.dk REF: ANHOL Ved punkt 3: Fra PricewaterhouseCoopers statsautoriseret revisor Per Nørgaard Sørensen og statsautoriseret revisor Poul Madsen. Regnskabschef Ivan Kristoffersen. Ved punkt 3-6: Vicedirektør for Koncern-økonomi Antonino Castrone og budgetchef Thomas Buchvald Vind. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Pkt. 2 Underskrivelse af referat af bestyrelsesmødet d. 28. oktober 2008 Bestyrelsen underskrev referatet.

2 Pkt. 3 Protokollat om forberedende revision Bestyrelsesformanden orienterede bestyrelsen om, at hun har modtaget Management Letter og noteret sig ledelsens tiltag for, at der tages hånd om de omtalte forhold i Management Letter. SIDE 2 AF 7 Revisorerne fra PricewaterhouseCoopers gennemgik det forberedende revisionsprotokollat og de områder, som ledelsen jf. protokollatet bør have særlig fokus på. Revisorerne forventede at give årsregnskabet en revisionspåtegning uden forbehold. Universitetsdirektøren gennemgik ledelsens tiltag for at forbedre de områder, som nævnes i revisionsprotokollatet. Bestyrelsen drøftede på baggrund af revisionens redegørelse det hensigtsmæssige i en centralisering af det administrative personale (regnskabsområdet) på fakultetsniveau mhp. kompetenceløft af personalet, indførelse af nye it-systemer og mindskelse af sårbarhed ved fratrædelser og sygdom. Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollatet. Pkt. 4 Kvartalsrapport Q Universitetsdirektøren gennemgik hovedposterne i regnskabet for 3. kvartal og gjorde status over prognosen for budgettet. VIP-lønningerne er gået op og TAP-lønningerne er kun marginalt øget, hvilket indikerer et skridt i den rigtige retning i universitetets arbejde med at opnå en effektivisering på 12 % i de administrative omkostninger fra primo 2007 til ultimo 2010, som det er fastsat som mål i fusionsgrundlaget mellem Københavns Universitet, det tidligere KVL og det tidligere DFU. Der er endvidere opnået driftsbesparelser, hvilket tilskrives fælles indkøbsaftaler. Bygningsdriften er dog stigende som følge af øgede ejendomsskatter. Endeligt er der fremgang på de finansielle poster, hvilket tilskrives en bedre forvaltning af de likvide midler end tidligere samt renteforhøjelser. To usikkerheder i prognosen blev fremhævet. For det første er der erfaringsmæssigt generelt i budgetlægningen en tendens til at overvurdere forbruget på driftssiden i institutter og fakulteter.

3 For det andet er der opstået en øget usikkerhed vedr. indtægterne fra overhead på statsligt finansierede projekter. Det skyldes indførelsen af nye regler vedr. overhead med vedtagelsen af finanslov 2008 i april måned d.å. SIDE 3 AF 7 Med de nye regler ændres det hidtidige overhead samt bygningstaxametret fra at være finansieret via en fast post på finansloven til at blive udmøntet som en fast procentdel af hvert enkelt statsligt finansieret projekt. Det betyder, at dét der tidligere udgjorde én samlet bevilling fremover vil tilgå KU via tilskud til et stort antal projekter. Det medfører automatisk en stigning i usikkerheden i indtægtsgrundlaget. Bestyrelsen blev endvidere orienteret om, at overheadprocenten i forbindelse med omlægningen er hævet fra 35 procent for nye projekter i 2008 til 45 procent for nye projekter i 2009, hvilket isoleret set er positivt. Imidlertid gives overhead fremover alene til statsligt finansierede projekter, mens der ikke fremover gives overhead til forskningsprojekter finansieret af private og internationale fonde, hvilket var dækket af bygningstaxameteret indtil de nye reglers ikrafttræden. Idet private og internationale fonde (fraset EU) som udgangspunkt tildeler midler til forskningen i forventning om at universiteterne selv afholder de almindeligste følgeomkostninger til husleje, vand, varme, el osv. er man således tvunget til fra de øvrige bevillinger at budgettere med de følgeomkostninger private og internationalt støttede projekt medfører. I takt med udviklingen mod at flere projekter hjemtages gennem private eller internationale fonde opstår derfor både stigende pres på de faste bevillinger samt en øget usikkerhed vedr. størrelsen af følgeomkostningerne. Hvad angår Q3-prognosen er det forventede resultat nu -60 mio. kr., hvilket er forbedring ift. forventningerne efter vedtagelsen af FL08 i april, hvor resultatet var estimeret til -150 mio. kr. Bestyrelsen tog orienteringen om Q3 til efterretning. Pkt. 5 Finanslov 2009 mundtlig orientering Universitetsdirektøren redegjorde for forløbet omkring vedtagelsen af Finanslov 2009.

4 Forløbet har været præget af stor usikkerhed ang. udmøntningen af globaliseringsmidlerne, hvilket har vanskeliggjort budgetlægningsprocessen. SIDE 4 AF 7 Baseret på indikationer fra VTU estimerede KU i august 2008 en indtægt fra globaliseringsmidlerne på 110 mio. kr. i basismidler. I oktober offentliggjorde regeringen i sit udspil til finanslov sit forslag om i alt at afsætte 100 mio. kr. i basismidler til fordeling mellem samtlige danske universiteter. Størrelsen af puljen til basismidler blev siden gjort til genstand for forhandlinger mellem regeringen og de øvrige forligspartier. Slutresultatet blev, at KU på FL09 modtager 80 mio. kr. i basismidler fra globaliseringspuljen. Den 19. november modtog KU desuden orientering fra VTU om udmøntningen af yderligere 42 mio. kr. fra omstillingsreserven til KU. Disse er indregnet i det budget for 2009, der ved dagens møde er forelagt bestyrelsen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Pkt. 6 Godkendelse af budget 2009 Bestyrelsesformanden indledte med at orientere bestyrelsen om, at der på vegne af bestyrelsesmedlem Ingrid Kryhlmand var fremsendt et ekstra bilag til punktet, og at bestyrelsesmedlem Henrik Prebensen havde anmodet om deltagelse af dekanen for Det Naturvidenskabelige Fakultet og dekanen for det Sundhedsvidenskabelige Fakultet under punktet. Anmodningen var imødekommet ud fra den betragtning, at de to tilstedeværende dekaner dermed kunne besvare evt. opklarende spørgsmål fra bestyrelsen vedr. den strategi, der tænkes fulgt på de to fakulteter for at få skabt balance i deres respektive budgetter. Formanden mindede dog samtidig bestyrelsen om, at den ikke træffer beslutning om eller giver anvisninger for det daglige arbejde på de enkelte fakulteter. Bestyrelsesformanden noterede, at der ikke som oprindeligt ønsket i bestyrelsen i september 2008 på nuværende tidspunkt var mulighed for at fremsætte et absolut nul-budget og at det af rektor fremlagte budget var udarbejdet med formandens vidende. Det fremlagte budget for 2009 indeholder et underskud på 78,7 mio. kr., som kan tilskrives to forhold. For det første en større investering i IT og for det andet et underskud på budgettet for Det Naturvidenskabelige Fakultet (NAT). Ubalancen på NAT er forårsaget af strukturelle ændringer, herunder

5 faldende studenteroptag, som medfører et tilsvarende fald i de forventede STÅ-indtægter. I det fremlagte budget forudsættes det, at NAT har tilpasset sit omkostningsniveau i 2010, så der på dette tidspunkt vil være balance i budgettet. SIDE 5 AF 7 Formanden gjorde endvidere bestyrelsen opmærksom på, at godt 20 % af universitetets egenkapital vil være forbrugt over de sidste 2 år, hvis det forelagte budget for 2009 vedtages og at det derfor ikke vil være hensigtsmæssigt at budgettere med et endnu større underskud end det forelagte. Universitetsdirektøren og budgetchefen gennemgik budgettet og understregede, som ved de forrige bestyrelsesmøder, vigtigheden af at KU samlet set forbedrer sin evne til at tiltrække midler via eksternt finansierede projekter. Endvidere blev også usikkerheden i fremtidige budgetlægninger nævnt, som følge af nye tilskudsformer (jf. bl.a. omlægningen af overheadreglerne, som nævnt under dagsordens pkt. 4 vedr. Q3) og nye fordelingsprincipper med øget projektomsætning, stadige besparelser på ordinære tilskud og stor politisk bevågenhed om globaliseringsmidlerne. Bestyrelsen drøftede budgettet og stillede afklarende spørgsmål til dekanerne. Bestyrelsen tilkendegav herunder, at de strukturelle tilpasninger KU imødekommer med budgettet, bør udføres i forlængelse af målene i Strategien Destination 2012 og Den Strategiske Handleplan samt under størst mulig hensyntagen til de involverede parter. Et enkelt bestyrelsesmedlem så ikke målet om et balanceret budget for NAT i 2010 som den optimale løsning. Andre gjorde opmærksom på, at der trods den nødvendige tilpasning på NAT samlet set er tale om en bevarelse af eller endog en let stigning i andelen af midler til de våde fakulteter. Ingrid Kryhlmand foreslog på baggrund af den forudgående debat, at puljen til aftrædelsesordninger forhøjedes med 5 mio. kr. fra 10 mio. kr. til 15 mio. kr. Rektor tilkendegav, at disse ekstra 5 mio. kr. i givet fald kunne finansieres ved at nedskrive det udisponerede beløb i Bestyrelsens Strategiske Pulje fra 5 mio. kr. til 0. I forbindelse med den særskilte gennemgang og drøftelse af Bestyrelsens Strategiske Pulje konkluderes, at IARU-samarbejdet fremover indsættes som et selvstændigt underpunkt. Endvidere bekræftedes, at budgettet til markedsføring fortsat primært benyttes til annoncering i forbindelse med Åbent Hus-arrangementet i foråret og til fakta-baserede initiativer, som har til formål at præsentere KU over for potentielt kommende studerende.

6 Bestyrelsen udtrykte endvidere ønske om på et bestyrelsesmøde medio 2009 (fx september) at tage en strategisk drøftelse af perspektiverne for KU s fremtidige finansiering og konsekvenserne heraf for budgetlægningen. SIDE 6 AF 7 Bestyrelsen godkendte på baggrund af den samlede drøftelse det fremlagte budget for 2009 med den ændring, at puljen til aftrædelsesordninger forhøjedes med 5 mio. kr. fra 10 mio. kr. til 15 mio. og at disse ekstra 5 mio. kr. finansieres ved at nedskrive det udisponerede beløb i Bestyrelsens Strategiske Pulje fra 5 mio. kr. til 0. Pkt. 7 Organisationsplan årlig orientering Rektor gjorde status over organisationen med henvisning til de udsendte bilag. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Pkt. 8 Meddelelser Rektor orienterede om Nordea Fondens donation på 150. mio. kr. til Center for Sund Aldring ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, KU. Endvidere blev bestyrelsen orienteret om den positive status på klimakongressen og det foreløbige program blev omdelt. Slutteligt blev der gjort opmærksom på kommende arrangementer ved KU. Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. Pkt. 9 Eventuelt Stud.teol. Mette Marbæk udtræder af bestyrelsen, da hun ikke genopstiller ved de studerendes valg. Formanden takkede Mette Marbæk for samarbejdet. Lektor Henrik Prebensen udtræder også af bestyrelsen og efterfølges af sin suppleant professor Hanne Foss Hansen. Formanden takkede Henrik Prebensen for samarbejdet.

7 Mødet sluttede kl SIDE 7 AF 7 Næste møde afholdes d. 27. januar 2009 kl Bodil Nyboe Andersen Claus Bræstrup Boel Flodgren Peter Gæmelke Ingrid Kryhlmand Niels Kærgård Jørn Lund Mette Marbæk Henrik Prebensen David Salomonsen Henrik Topsøe