Københavns Universitets bestyrelse. 65. bestyrelsesmøde. Forum. 4. december 2012, kl Møde afholdt:

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Københavns Universitets bestyrelse M Ø D E R E F E R A T - Å B E N T 12. FEBRUAR 2013 Forum Møde afholdt: 65. bestyrelsesmøde 4. december 2012, kl REKTORSEKRETARIATET NØRREGADE 10 Sted: Københavns Universitet, Udvalgsværelse KØBENHAVN K Referent: Steen Ulrich, Nele Høgsbro DIR MOB Til stede: Medlemmer: Formand Nils Strandberg Pedersen, Peter Gæmelke, Louise Lipczak Hansen, Jannik Johansen, Mattias Friis Jørgensen, Niels Kærgård, Joan Sonne Lykkeaa, Leif Søndergaard, Mads Krogsgaard Thomsen, Sine Sunesen. Nyt bestyrelsesmedlem (valgt af de studerende) pr. 1. jan. 2013, Emilie Nayberg, var til stede under behandlingen af pkt Daglig ledelse: Rektor Ralf Hemmingsen, prorektor Thomas Bjørnholm, universitetsdirektør Jørgen Honoré. Fraværende: Kari Melby Sekretariat: Steen Ulrich, Torben Rytter Kristensen, Nele Høgsbro. Gæster: Pkt. 3-5: Vicedirektør for Koncern-økonomi, Antonino Castrone, budgetchef i Koncern-økonomi, Malene Kjærsgaard, regnskabschef i Koncern-økonomi, Ivan Kristoffersen. Pkt. 10 (Orientering om STÅ-tal 2012): Sekretariatsleder i Uddannelsesservice, Peter Bøcher. Nele.Hoegsbro@adm.ku.dk REF: NELH

2 Pkt. 11: Vicedirektør for Campus Service, Anders Boe Hauggaard-Nielsen, Vicedirektør for Koncern-økonomi, Antonino Castrone, regnskabschef i Koncern-økonomi, Ivan Kristoffersen, partner, statsaut. revisor i PwC, Poul Madsen, partner, statsaut. revisor i PwC, Per Nørgaard Sørensen. SIDE 2 AF 10 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Formanden bød velkommen og orienterede om bestyrelsesmedlem Louise Lipczak Hansens udtrædelse af bestyrelsen pr.1. jan Nyvalgt studenterrepræsentant til at indtræde i bestyrelsen for de kommende 2 år er stud. psyk., Emilie Nayberg. Bestyrelsen godkendte derpå dagsordenen. 2. Underskrivelse af referat af bestyrelsens møde den 9. oktober 2012 Der var ikke indkommet kommentarer til referatet, som herefter blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 3. Orientering om Kvartalsrapport Q Universitetsdirektøren gennemgik Q3 i henhold til det udsendte materiale og fremhævede at: Overordnet viser Q3 en god udvikling i forhold til budget Regnskabet efter de første tre kvartaler viser et overskud på 185 mio. kr., mens den samlede Q3-prognose viser et positivt resultat på 205 mio. kr. for hele 2012, inkl. en ledelsesmæssig korrektion på 37 mio. kr. Uddannelsesindtægterne er øget med 27,5 mio. kr. i forhold til den oprindelige forventning i budget Lønomkostninger til TAP-FU indeholder en stigning i forhold til budget 2012, mens det forventede fald i lønudgifter til TAP-AS på baggrund af ministerielle bindinger er sket. Universitetsdirektøren konkluderede, at prognosen fulgte budgettet, om end med et moderat samlet mindreforbrug.

3 På spørgsmål fra bestyrelsen, svarede universitetsdirektøren og rektor i fællesskab, at de våde fakulteter pga. af den omstilling og reorganisering, som fakultetsfusionerne har medført, har været ekstra påpasselige med at ansætte VIP, fordi man helt naturligt har haft fokus på at få organisationen på plads. Endvidere har man på alle fakulteter igennem en periode udvist forsigtighed på grund af usikkerheden om den langsigtede økonomiske situation for universiteterne, som jo også førte til de seneste års kvalificerede ansættelsesstop. Her skal fokus nu skifte til intensivering af hovedsageligt VIP-ansættelser, der dog som bekendt skal tage den nødvendige tid, da rekruttering af de bedst kvalificerede er helt afgørende. Den proces er nu i gang i hele organisationen. SIDE 3 AF 10 Bestyrelsen tog orienteringen om Q3 til efterretning. 4. Godkendelse af budget 2013 Rektor fremlagde indstillingen om budget 2013 og nævnte at den flugter med den retning bestyrelsen har angivet i løbet af året. Egenkapitalen på 1,2 mia. kr. samt den budgetsikkerhed, der politisk er besluttet med finanslov 2013 og tilsagnet om samme finansieringsniveau i de efterfølgende 2 år, giver KU et godt udgangspunkt og betyder, at KU nu kan bruge af egenkapitalen til at igangsætte VIP-ansættelser. Rektor fremhævede derpå to punkter, som er indeholdt i budgettet, men som han bad bestyrelsen være opmærksom på: Rektor indstillede først en principgodkendelse til bestyrelsen: Som led i opfølgningen på fakultetsfusionerne har et internt udvalg arbejdet med den fremtidige indsats for pædagogik- og didaktik på KU, som var et af bestyrelsens opfølgningspunkter, da fakultetsfusionerne blev vedtaget. På den baggrund har rektor i sin budgetindstilling afsat 5 mio.kr. i 2013 til indsatsen for at udvikle pædagogik og didaktik i undervisningen på KU. Rektor tilføjede, at bestyrelsen skulle være opmærksom på, at det samtidig

4 vil binde midler for de følgende år, idet der er tale om flerårig plan. Rektor fremhævede for det andet Center for Internationalisering og Parallelsproglighed (CIP), der bruges af alle fakulteter, og som blev positivt evalueret i sommeren Der er for 2013 afsat 3,5 mio. og rektor fremhævede, at CIP derefter indlejres med 4 mio. årligt, fremadrettet og varigt på HUM. SIDE 4 AF 10 Derpå redegjorde rektor for status på 2016 puljen, hvis udmøntning forløber efter planen. Lige nu er en række ansøgninger i review hos det internationale videnskabelige panel, der er nedsat til formålet. Universitetsdirektøren supplerede og fremhævede bl.a. at KU med finansloven har fået en ny budgetsikkerhed for en 3-årig periode, at fusionen med IVA ved hjælp af et kvalificeret skøn er regnet med ind i budgettet for hele 2013 og at der derudover er to hovedområder uddannelsesindtægterne og lønudgifterne til VIP der kræver universitets fokus i 2013, fordi de begge er budgetteret ambitiøst. For at igangsætte og fremskynde processen med at få rekrutteret kvalificerede VIP ere, afsættes der 200 mio. kr. i øgede midler til hovedsageligt VIP-løn. Ifølge universitetsdirektøren bliver det en udfordring for organisationen at nå de mange ansættelser, idet rekruttering af VIP tager væsentligt længere tid end ansættelser i al almindelighed. Lønudgifterne til TAP-FU ligger på et stabilt niveau, mens lønudgifter til TAP-AS i 2013 ligger som forventet og med en fastholdelse af den pålagte statslige besparelse på godt 80 mio. i Universitetsdirektøren henledte desuden opmærksomheden på, at de samlede forskningstilskud og basistilskud rent faktisk er let faldende på grund af den lave PL-regulering, men at de eksterne midler til gengæld forventes at stige ca. 6 %.

5 Samlet er der for 2013 budgetteret med et minus på 217, 8 mio. kr. hvilket som bekendt er intenderet. Det betyder et træk på KU s centrale egenkapital på 110 mio. kr. ligesom fakulteterne har indarbejdet et træk på deres frie egenkapital på godt 108 mio. kr. Bestyrelsen ønskede i den forbindelse fuld opmærksomhed på den langsigtede risiko ved et budgetteret underskud på 230 mio. kr. for budget 2013, uagtet de kommende års budgetstabilitet og den nuværende størrelse på KU s egenkapital. SIDE 5 AF 10 Muligheden for en detaljeret porteføljeoversigt blev drøftet på forespørgsel fra bestyrelsen. Universitetsdirektøren svarede, at en samlet og systematisk oversigt først er mulig om 3-4 år når det nye økonomistyringssystem, Navision, er implementeret. Indtil da vil der dog fremadrettet blive udarbejdet en oversigt med de allerstørste projekter. Universitetsdirektøren orienterede derpå om status vedr. KU s og de øvrige universiteters modeller for egenkapital. Rigsrevisionen er blevet bedt om at klarlægge, hvad et universitet kan forvente af egenkapital, inkl. sikkerhed for indtægts- og udgiftsstrømme/fluktuerende strømme, og kommer med en redegørelse august 2013, hvorefter der sigtes mod en ny, todelt egenkapitalmodel for KU. Universitetsdirektøren redegjorde for, at man på KU har søgt at lave en model, hvori bygningsdonationer (for 550 mio.kr.) vil være indregnet fra 2014 eller Det er samtidig KU s ønske, at en eventuel donation vedr. byggeriet af Statens Naturhistoriske Museum også vil kunne sættes ind i den ny egenkapitalmodel, når der er godkendt et aktstykke på sagen. Bestyrelsen drøftede derpå budget 2013 og egenkapitalspørgsmålet. I den forbindelse stillede et medlem af bestyrelsen forslag om, at der blev afsat

6 yderligere 5 mio. kr. til forbedring af studiemiljøet, hvilket den øvrige bestyrelse støttede. SIDE 6 AF 10 På forslag af rektor konkluderede formanden, at rektor, under medinddragelse af de studerende, ville udforme og gennemføre en plan for udmøntningen af midlerne og at afsætningen af de 5 mio. kr. skrives ind i Q Bestyrelsen vedtog budgettet for 2013 med ovennævnte tilføjelse. 5. Godkendelse og underskrivelse af institutionsrevisors revisionsprotokollat 2012 Universitetsdirektøren indledte med at konstatere, at der overordnet set var tale om et tilfredsstillende revisionsprotokollat. Derpå gennemgik regnskabschef i Koncern-økonomi, Ivan Kristoffersen de få anmærkninger i revisionsprotokollatet, herunder note 16, 27 og Rigsrevisionen har desuden gennemført en lønrevision, som indgår i revisionsrapporten til april. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med revisionsprotokollatet, som derefter blev godkendt og underskrevet. 6. Årlig orientering om Københavns Universitets organisering Rektor fremlagde punktet og bemærkede, at de væsentligste ændringer naturligvis var de gennemførte fakultetsfusioner. På SUND er antallet af institutter i forbindelse med fusionen reduceret fra 19 til 13, mens der på SCIENCE er reduceret fra 16 til12 institutter. Udover dette, er der ingen principielle institutændringer.

7 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. SIDE 7 AF Orientering og vedr. implementering af fakultetsfusionerne Rektor fremlagde punktet og henviste til det udsendte materiale samt til at denne rapportering markerede den formelle afslutning på implementeringsåret og på det forløb, der for godt et år siden blev igangsat med bestyrelsens beslutning. Det var rektors vurdering, at reorganiseringen fra 4 til 2 fakulteter overordnet var forløbet tilfredsstillende, selvom der havde været udfordringer undervejs og stadig forestod et stort stykke arbejde. Den nedsatte bestyrelsesfølgegruppe har afsluttet sit arbejde og nedlagt sig selv. 12-mandsudvalget, som består af repræsentanter fra de studerende og den daglige ledelse ventes at afslutte sit arbejde efter sit møde i december Ligeledes har samarbejdsudvalg og Akademiske råd bidraget positivt til processen. På didaktikområdet har ledelsen fulgt didaktikudvalgets anbefalinger og der er på det organisatoriske plan ingen aktuelle planer om at ændre (yderligere) på institutstrukturen på SCIENCE, som oprindeligt skitseret. Vedr. det faglige samarbejde inden for fødevarer, fysisk aktivitet og idræt henvistes til det udsendte bilag. Bestyrelsen drøftede fusionsprocessen og udtrykte blandt andet ønske om fokus på ambitionerne i samarbejdet inden for fødevarer, fysisk aktivitet og idræt, hvilket rektor erklærede sig enig i. Bestyrelsen tog på den baggrund orientering og status til efterretning.

8 8. Forretningsorden for Københavns Universitets bestyrelse Bestyrelsesformanden redegjorde for, at forretningsordenen for bestyrelsens arbejde skulle behandles og godkendes som konsekvens af de vedtagne ændringer i vedtægten samt på baggrund af konklusionerne fra bestyrelsens selvevaluering. Der var ingen bemærkninger til den foreslåede revision af forretningsordenen, som bestyrelsen derved godkendte. SIDE 8 AF Planlægning af bestyrelsesmøder 2014 Bestyrelsen fastlagde datoer for bestyrelsesmøder i Bestyrelsesmødet d.21. januar 2014 er tentativt og afholdes kun hvis der er tilstrækkeligt med punkter til dagsordenen. Der afholdes et 2-dages seminar i udlandet i 2014, mens en evt. strategidrøftelse kan afholdes i forlængelse af et ordinært møde i I 2013 afholdes et strategidøgn, men som udgangspunkt ikke et seminar i udlandet. Der kan evt. også afholdes en strategisk drøftelse med efterfølgende middag, efter et ordinært møde i Meddelelser Orientering om STÅ-tal 2012 Rektor gennemgik punktet i henhold til det udsendte materiale og nævnte, at der er en marginal tilbagegang på kandidatniveau. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Orientering om status på fusion mellem KU og IVA Universitetsdirektøren orienterede om status på fusionen mellem Det Informationsvidenskabelige Akademi (IVA, det tidligere Biblioteksskolen) og KU, hvorved IVA bliver en del af Det Humanistiske Fakultet. Ministeriet har godkendt overførsel af IVA s samlede bevilling og egenkapital pr.1. januar 2013 samt at IVA s uddannelser indplaceres på uddannelsestakst 2. Der udestår nu den formelle behandling i Folketinget: De endelige bevillingsoverførsler forventes tilvejebragt ved et aktstykke i

9 starten af 2013, efter Finansudvalget behandling. Loven, der muliggør fusionen behandles og forventes vedtaget inden jul. Formanden takkede for orienteringen og konkluderede, at den var taget til efterretning. Orientering om ansættelse af studenterambassadør Bestyrelsesformanden orienterede om ansættelse af studenterambassadør, cand.jur. Tina Kaare, pr. 1. jan Orientering om besøg på Statens Naturhistoriske Museum d. 23. jan 2013 Bestyrelsesformanden orienterede om det forestående besøg på SNM. Orientering om besøg på SUND d. 24. jan Bestyrelsesformanden orienterede om fakultetsbesøg på SUND i forbindelse med bestyrelsesmødet i januar. Arrangementer Orienteringen blev taget til efterretning. Orientering om Arbejdspladsvurdering (APV) på KU Rektor gav en kort indledende orientering om den netop gennemførte Arbejdspladsvurdering (APV), som lige netop var færdiggjort og endnu ikke hverken udsendt eller drøftet i organisationen. Rektor orienterede om den proces, der nu vil blive igangsat i hele organisationen, hvor APV en skal drøftes på alle niveauer og dermed i høj grad også lokalt i de enkelte enheder. Det blev konkluderet, at bestyrelsen ved mødet i januar vil få en egentlig orientering. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. SIDE 9 AF 10 Lukket møde: 11. Lukket punkt pga. forhold til tredje part 12. Lukket punkt pga. forhold til tredje part

10 13. Eventuelt Lukket punkt pga. forhold til tredje part SIDE 10 AF 10 Åbent møde: 13. Eventuelt Rektor orienterede om, at der, som afløser for den hidtidige 4-årige aftale, er indgået en ny og varig (men opsigelig) aftale mellem KU og Det Kongelige Bibliotek (KB), betegnet KUBIS-aftalen, der bl.a. sikrer en koordinering af dyre licensaftaler og et driftssamarbejde på hele biblioteksområdet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.. Mødet sluttede kl Næste møde finder sted torsdag d. 24. januar 2013.