41. og 41a. bestyrelsesmøde REKTORSEKRETARIATET

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T M Ø D E R E F E R A T 13. OKTOBER 2009 Forum 41. og 41a. bestyrelsesmøde REKTORSEKRETARIATET Møde afholdt: 15. september 2009 kl Sted: Udvalgsværelse 1 NØRREGADE 10 POSTBOKS KØBENHAVN K DIR bestyrelsesmøde MOB Til stede: Medlemmer: formand Bodil Nyboe Andersen, Claus Bræstrup, Boel Flodgren, Peter Gæmelke, Hanne Foss Hansen, Minna Højland, Ingrid Kryhlmand, Niels Kærgård, Jørn Lund, David Salomonsen. Daglig ledelse: rektor Ralf Hemmingsen, prorektor Lykke Friis, universitetsdirektør Jørgen Honoré. Sekretariat: Torben Rytter Kristensen, Steen Ulrich, Anne Holme Referent: Steen Ulrich, Anne Holme Gæster: Jannik Johansen, Nils Strandberg Pedersen. anhol@adm.ku.dk REF: ANHOL Afbud: Henrik Topsøe Øvrige deltagere: Under punkt 4-5: Vicedirektør for koncern-økonomi Antonino Castrone, budgetchef Thomas Buchvald Vind Under punkt 6: Vicedirektør for Campus Plan & Byg Carsten Thinggaard

2 Formanden bød velkommen til det 41. bestyrelsesmøde og gjorde opmærksom på, at Jannik Johansen og Nils Strandberg Pedersen deltog i mødet som tilhørere, da de i forlængelse af mødet ville indtræde som medlemmer af Københavns Universitets bestyrelse. Bestyrelsesformanden gjorde endvidere opmærksom på, at bestyrelsesmedlem Henrik Topsøe og formanden selv fratrådte bestyrelsen ved mødets afslutning. SIDE 2 AF 10 Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden Under mødet blev det besluttet, at punkt 10 - Konstituering af bestyrelsen med nye eksterne medlemmer blev tildelt mødenummer 41a og således udgik af møde 41. Dagsordenen blev godkendt. Pkt. 2. Underskrivelse af referat fra mødet d. 19. juni 2009 Referat af 19. juni 2010 blev underskrevet. Pkt. 3. Fastlæggelse af mødedatoer for 2010 Bestyrelsen vedtog foreløbige mødedatoer for møde: 02. februar kl møde: 24. marts kl møde: 19. april kl møde: 15. juni kl inkl. seminar 5. møde: 14. september kl møde: 27. oktober kl møde: 09. december kl inkl. seminar 8. møde: 17. december kl Pkt. 4. Økonomi a. Kvartalsrapport Q Universitetsdirektøren gjorde status over prognosen for budgettet. KU har realiseret indtægter for 3,3 mia. kr., hvilket er en stigning på 14% i løbende priser sammenlignet med budgettet ved Q2 i På indtægtssiden er de eksterne midler steget med 23% sammenholdt med sidste år. Stigningen i eksterne midler har medført en generel stigning i driftsomkostninger

3 og lønomkostninger. Der har været en nedgang i øvrige driftsomkostninger (øvrig drift dækker eksempelvis udstyr, mindre ombygninger og teknisk understøttelse), i forhold til forventningerne baseret på Q1, øvrige driftsomkostninger ligger stadig over det budgetterede. På baggrund af Q2 forventes et samlet underskud på Københavns Universitet på 76,6 mio. kr. i Underskuddet i budget 2009 var fastlagt til 78,7 mio. kr. Bestyrelsen tog Q2 til efterretning. SIDE 3 AF 10 b. Midtvejsstatus på de administrative effektiviseringer på Københavns Universitet frem til 2010 På opfordring af bestyrelsen gav rektor en midtvejsstatus på de administrative effektiviseringer på Københavns Universitet fra De administrative effektiviseringer følger af bestyrelsens beslutning i 2006 om, at der som et led i fusionsaftalen i perioden , skal gennemføres administrative effektiviseringer på 120 mio.kr. Formanden gjorde opmærksom på, at med en stigende projektomsætning var besparelserne i budgettets nuværende form vanskelige helt nøjagtigt at aflæse på lønsiden. For det første er der med øget projektomsætning sket nyansættelse af personale, som udfører videnskabeligt arbejde, men tilhører TAP-siden (fx laboranter og teknikere) og dermed registreres i kategorien TAP-løn. For det andet giver en øget projektomsætning også øget behov for administrativ støtte til projektansøgninger, afrapportering, administration af budgetter mm. Endvidere blev det af et medlem bemærket, at der i budgettet ikke kan skelnes mellem TAP'er med og uden ledelsesansvar. Universitetsdirektøren orienterede om, at det med opdelingen i VIP-løn og TAP-løn ikke er muligt, at skelne mellem den del af TAP-siden, der i praksis indgår i administrationen og den del af TAP-siden, der indgår direkte i relation til det videnskabelige arbejde. Der er derfor igangsat en proces med testfakulteter mhp. i løbet af 2010 at konstruere en valid metode til opdeling af TAP-medarbejderne, som kan benyttes fra og med Universitetsdirektøren opsummerede, at lønudgifterne med den stigende projektomsætning trods definitionsvanskeligheder, i procent følger målsætningen. Bestyrelsen tog orienteringen om midtvejsstatus på de administrative effektiviseringer på Københavns Universitet frem til 2010 til efterretning og tilsluttede sig, at ledelsen fortsat arbejder med en opdeling af kategorien TAPløn til brug for budget 2011.

4 SIDE 4 AF 10 c. Drøftelse af principperne for økonomistyring vedrørende egenkapital og videreførelsesbeløb. Herunder brev fra Niels Kærgård Formanden takkede Niels Kærgård for skriftligt indlæg til drøftelsen. Formanden understregede herefter dilemmaet i drøftelsen. På den ene side ønskes øget fleksibilitet i den decentrale økonomistyring, og på den anden side ønskes der fortsat centralt handlerum til bl.a. at kunne give trængte fakulteter en håndsrækning og støtte strategiske investeringer. Universitetsdirektøren gennemgik på baggrund af bilag 3 til punktet mulighederne for at øge fleksibiliteten decentralt. Det blev understreget, at det i KU's nuværende finansielle situation ikke er muligt både at have meget frie midler og en egenkapital på det af bestyrelsen fastsatte niveau. Bestyrelsen indledte med en drøftelse af sikkerhed i ansættelsen for medarbejdere. Rektor bemærkede, at der ikke er grund til at føle usikkerhed i en ansættelse på KU i forhold til andre steder. Med undtagelse af misligholdte stillinger, vurderede rektor, at der i de forgangene år har været tale om ganske få egentlige afskedigelser, skønsmæssigt i størrelsesordenen 2-3 promille af de fastansatte. Bestyrelsen udbad sig herefter en orientering om, hvilke beløb fakulteterne kan overføre til næste års budgetter, og hvilke der går til centralt niveau. Universitetsdirektøren redegjorde for, at projektpenge kan overføres, mens uforbrugte midler fra den strategiske pulje i hovedreglen går tilbage til centralt niveau. Universitetsdirektøren noterede endvidere, at der er behov for en fremtidig model, der klargør, hvilke midler der er bundne, og hvilke der er fleksible. Bestyrelsen drøftede herefter mulighederne for at give fakulteterne incitament til og mulighed for at spare op og planlægge langsigtet. Et medlem af bestyrelsen foreslog, at dele af fakulteternes videreførelsesbeløb fastlåses centralt, og at fakulteterne får råderum over den resterende del i form af opsparingspuljer. Der vil således på fakultetsniveau kunne reserveres midler til betydelige engangsudgifter/ekstraordinære udgifter i fremtiden. I forlængelse heraf blev det foreslået, at ved den årlige budgetlægning kan indtægter, der allokeres til hvert enkelt fakultet, beregnes således, at trængte fakulteter hjælpes og velstillede fakulteter støtter solidarisk op om helheden ved tilbageholdenhed. Når budgettet er vedtaget, hæfter fakultetet selv for underskud, som evt. kan dækkes fra opsparingspuljen, men fakulteterne kan til gengæld også samle overskud op i opsparingspuljen til senere anvendelse.

5 Der var enighed i bestyrelsen om, at der skal arbejdes på en model, hvor fakulteterne har incitament til og mulighed for at spare op og planlægge langsigtet parallelt med, at der opretholdes en fornuftig egenkapital. Bestyrelsen bemærkede endvidere, at ovenstående vil kræve forandring i fakulteternes og 'centraladministrationens' tilgang til strategisk planlægning, videreførelsesbeløb og egenkapital. Bestyrelsen understregede relevansen af, at eventuelle forandringer kommunikeres tydeligt ud, og at relevante medarbejdere inddrages i processen. Rektor og universitetsdirektøren noterede sig de fremkomne ideer og forslag. Rektor understregede, at drøftelsen vedr. økonomistyring også sker med dekanerne, og at det overvejes, at lade fakulteterne melde forventninger og ønsker ind for en treårsperiode i foråret 2010, således at et mere langsigtet planlægningsarbejde kan foregå. Bestyrelsen drøftede principperne og bad ledelsen arbejde videre med et oplæg til fremadrettede principper for økonomistyring vedrørende egenkapital og videreførelsesbeløb. SIDE 5 AF 10 Pkt. 5. Orientering om FFL2010 og perspektivet for budget Universitetsdirektøren gennemgik FFL2010, der samlet set viste en nedgang på 152 mio. kr. Det forventes, at nedgangen modvirkes ved den kommende fordeling af globaliseringspuljen, resultatmodellen og taxameterforhøjelse. Universitetsdirektøren understregede imidlertid, at der er en betydelig usikkerhed om disse midler, og at det ikke er givet, at forhandlingerne om globaliseringsmidlerne vil kompensere fuldt ud for nedgangen. Det blev fremhævet, at regeringen i tillæg har afsat 3. mia. kr. fra globaliseringspuljen og 3. mia. kr. fra huslejeordningen til laboratoriefornyelse og forbedring af infrastrukturen på de danske universiteter. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og glædede sig over puljen til forbedret infrastruktur. PKT. 6. Bygninger a. Orientering om husleje og arealreduktion på KU: Campusplan 2009 Rektor orienterede bestyrelsen om, at den planlagte fortætning forløber tilfredsstillende.

6 Rektor orienterede endvidere om planerne for Statens Naturvidenskabelige Museum, hvortil bestyrelsen tidligere har bevilget 2 mio. kr. til forprojektering. Der afventes pt. en idékonkurrence for, hvorledes opgaven med et samlet museum kan løses. Sideløbende er der kontakt til et antal fonde, som kunne være interesserede i at støtte projektet i tillæg til den bonus Inge Thygesen aktstykket udløser ved samling af museet ved Botanisk Have. Der er endvidere igangsat et planlægningsarbejde, inklusiv en tidsplan, for, hvorledes projektet kan gennemføres, i fald finansieringen falder på plads. Bestyrelsen drøftede herefter universitetsbefolkningens oplevelse af den realiserede fortætning. Rektor tilkendegav, at der var steder hvor fortætningen har været ret belastende, men at den et blevet accepteret ud fra betragtningen om, at KU ellers ville få et årligt huslejeunderskud på godt hundrede millioner kroner, som så ville skulle finansieres af basismidlerne. Endvidere har fortætningen været en forudsætning for fremadrettet at kunne bygge nyt. Bestyrelsen tog orienteringen om husleje og arealreduktion på KU: Campusplan 2009 til efterretning. Bestyrelsen udbad sig endvidere en oversigt over hvilke adresser der er/planlægges fraflyttet med angivelse af, hvilke nye adresser der tages i brug. Endvidere ønsker bestyrelsen en orientering om de videre planer for Statens Naturvidenskabelige Museum snarest muligt efter, at idékonkurrencens resultat er offentliggjort. SIDE 6 AF 10 b. Årlig orientering om byggesager Rektor orienterede om igangsatte SEA finansierede byggeopgaver på baggrund af rektors delegation fra bestyrelsen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. c. Perspektiv og investeringsplan for bygningsområdet på KU Rektor kvitterede for videnskabsministerens arbejde med omsætning af laboratorieanalysens resultater til forbedring af infrastrukturen på de danske universiteter. Rektor præsenterede en plan (jf. bilag 3 til punktet) for modernisering og nybyggeri på SCIENCE, SUND, FARMA og LIFE. Der er lavet en finansieringsaftale med UBST, som har vurderet, at KU kan løfte opgaven samt de afledte omkostninger. Rektor understregede, at de store byggesager fordrer indførelse af nyt huslejebidrag fra fakulteterne.

7 Bestyrelsen drøftede perspektiv og investeringsplanen og principperne for internt huslejebidrag på de statslige eksterne bevillinger og tilsluttede sig de forelagte principper. Modellen med huslejebidrag træder i kraft fra 2011, og vil til den tid indgå i budgettet. SIDE 7 AF 10 Pkt. 7. Dansk-kinesisk forsknings og uddannelsescenter i Kina Formanden opsummerede, at bestyrelsen tidligere har valgt at støtte videnskabsministeriets Kina-satsning, og at der nu foreligger en aftale til godkendelse. Formanden gjorde endvidere opmærksom på, at der udestår et spørgsmål om finansieringen af den bygning, der skal opføres i Beijing, og at bestyrelsen med en godkendelse af det videre arbejde ikke forpligtiger KU på finansiering af bygningen. Universitetsdirektøren gjorde opmærksom på, at KU binder sig for en femårig periode, og at KU vil bidrage til centeret efter den fordelingsnøgle, der benyttes af Danske Universiteter. Bestyrelsen drøftede herefter mulighederne for forskningsfrihed og demokratiske strukturer på centeret. Bestyrelsen godkendte indstillingen om KU's videre deltagelse i et Danskkinesisk forsknings- og uddannelsescenter i Kina under betingelse af, at de danske universiteter ikke forpligtes på at sikre opførelsen af en bygning og på drift af eventuelt byggeri. Pkt. 8. Meddelelser Prorektor orienterede om den foreløbige status på årets optag, der har overgået det store optag i 2007, med kun få ledige pladser tilbage på SCIENCE, LIFE og HUM. Prorektor bemærkede i tillæg, at den procentvise andel af en ungdomsårgang med universitetsuddannelse dog stadig er faldende. Prorektor bemærkede til arrangementslisten, at Climate Lecture med Tony Long udgår. Pkt. 9. Eventuelt Bestyrelsesmedlem Ingrid Kryhlmand takkede formanden for det store arbejde i bestyrelsen og overrakte formanden en gave på vegne af bestyrelsen. Rektor takkede formanden på vegne af øverste daglige ledelse og mindede om, at der om aftenen ville blive afholdt middag for den afgående formand.

8 Formanden takkede for de pæne ord, gaver og sin tid i bestyrelsen og konstaterede, at hun og bestyrelsesmedlem Henrik Topsøe nu udtrådte af bestyrelsen. SIDE 8 AF 10 Mødet sluttede kl Bodil Nyboe Andersen Claus Bræstrup Boel Flodgren Peter Gæmelke Hanne Foss Hansen Minna Højland Ingrid Kryhlmand Niels Kærgård Jørn Lund David Salomonsen Henrik Topsøe

9 41a. Bestyrelsesmøde SIDE 9 AF 10 Til stede: Medlemmer: Claus Bræstrup, Boel Flodgren, Peter Gæmelke, Hanne Foss Hansen, Minna Højland, Jannik Johansen. Ingrid Kryhlmand, Niels Kærgård, Jørn Lund, Nils Strandberg Pedersen, David Salomonsen. Daglig ledelse: rektor Ralf Hemmingsen, prorektor Lykke Friis, universitetsdirektør Jørgen Honoré. Sekretariat: Torben Rytter Kristensen, Steen Ulrich, Anne Holme Referent: Steen Ulrich, Anne Holme Gæst: Bodil Nyboe Andersen Stedfortræder for formanden Claus Bræstrup åbnede møde nr. 41a med en tak til Bodil Nyboe Andersen og Henrik Topsøe for samarbejdet og en velkomst til de to nye bestyrelsesmedlemmer Jannik Johansen og Nils Strandberg Pedersen. Pkt. 10 Konstituering af bestyrelsen med nye eksterne medlemmer Stedfortræder for formanden foreslog, at Nils Strandberg Pedersen blev valgt til formand og spurgte til, om der var andre kandidater til posten, hvilket ikke var tilfældet. Stedfortræder for formanden spurgte herefter, om bestyrelsen kunne tilslutte sig valget af Nils Strandberg Pedersen som formand og kunne på den baggrund konkludere, at Nils Strandberg Pedersen enstemmigt var valgt til bestyrelsens formand. Den nyvalgte formand takkede for valget og konstaterede, at han glædede sig til arbejdet. Mødet sluttede kl

10 SIDE 10 AF 10 Nils Strandberg Pedersen Claus Bræstrup Boel Flodgren Peter Gæmelke Hanne Foss Hansen Minna Højland Jannik Johansen Ingrid Kryhlmand Niels Kærgård Jørn Lund David Salomonsen