43. bestyrelsesmøde REKTORSEKRETARIATET

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Københavns Universitets bestyrelse M Ø D E R E F E R A T Å B E N T 24. JANUAR 2010 Forum 43. bestyrelsesmøde REKTORSEKRETARIATET Møde afholdt: Sted: Udvalgsværelse 1 NØRREGADE KØBENHAVN K DIR Til stede: Medlemmer: formand Nils Strandberg Pedersen, Claus Bræstrup, Boel Flodgren, Peter Gæmelke, Hanne Foss Hansen, Minna Højland, Jannik Johansen. Ingrid Kryhlmand, Niels Kærgård, Jørn Lund, David Salomonsen. Daglig ledelse: rektor Ralf Hemmingsen, universitetsdirektør Jørgen Honoré. Sekretariat: Torben Rytter Kristensen, Steen Ulrich, Anne Holme Referent: Steen Ulrich, Anne Holme Øvrige deltagere: Punkt 3: Revisor Per Nørgaard Sørensen, revisor Poul Madsen Punkt 3-4: Regnskabschef Ivan Kristoffersen Punkt 3-5: Vicedirektør for koncern-økonomi Antonino Castrone, budgetchef Thomas Buchvald Vind Punkt 6: Specialkonsulent Kristian Boye Petersen Punkt 9a: Sekretariatsleder i uddannelsesstrategisk sekretariat Peter Bøcher Punkt 11: Vicedirektør for Campus Plan & Byg Carsten Thinggaard MOB anhol@adm.ku.dk REF: ANHOL Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.

2 Pkt. 2. Underskrivelse af referat fra bestyrelsesmødet 29. oktober 2009 Referat af 29. oktober 2009 blev underskrevet. SIDE 2 AF 8 Pkt. 3. Godkendelse og underskrivelse af Institutionsrevisors ajourførte tiltrædelsesprotokollat og Institutionsrevisors revisionsprotokollat af 18. november 2009 om forberedende revisionsarbejder 2009 Revisorerne fra PricewaterhouseCoopers gennemgik Institutionsrevisors ajourførte tiltrædelsesprotokollat med udspecificering af krav til ledelsen (bestyrelse, rektor og universitetsdirektør) og revisor. Revisor fastslog, at der ikke var en bagatelgrænse for, hvornår revisor skal orientere ledelsen om eventuelle besvigelser. Et bestyrelsesmedlem rejste spørgsmål om, hvorfor revisor gik med livrem og seler på bl.a. s. 148 i tiltrædelsesprotokollatet. Revisor svarede, at det er for at understrege, at revisor på baggrund af stikprøvekontroller aldrig kan stille fuld sikkerhed for, at årsrapporten ikke indeholder fejlinformation. Revisor kunne berette, at der var løbende fremdrift på alle områder men fortsat også områder behæftet med usikkerhed. Revisor gennemgik herefter revisionsprotokollat med vægt på de områder, som ledelsen i årets løb har skullet have særlig fokus på, samt de områder der jf. protokollatet bør være særlig fokus på de kommende år. Herunder bl.a. periodiseringer i regnskabet, økonomistyring på projekter, lønrefusion og moms og afgifter. Bestyrelsen stillede uddybende spørgsmål til revisor og gjorde opmærksom på, at der var en bekymring for overforbrug mod årets afslutning pga. manglende mulighed for overførelse af midler til næste regnskabsår. Universitetsdirektøren svarede, at der med bestyrelsens behandling af problemstillingen ved septembermødet var nedsat en arbejdsgruppe, der skulle belyse mulighederne for en mere fleksibel overførsel af midler på fakultetsog institutniveau og understregede endvidere, at en sådan fleksibilitet ville kræve en større egenkapital end den nuværende, som allerede er under det af revisorerne anbefalede. Rektor kommenterede arbejdet med at forbedre den administrative struktur på regnskabsområdet, hvor der søges et kompetenceløft og mindskelse af sårbarhed ved fratrædelser og sygdom. Universitetsdirektøren supplerede med en uddybning af planen for, hvorledes fakulteterne inddrages i processen med at finde den bedst mulige løsning tilpasset de små, mellemstore og store fakulteter. Projektet forventes implementeret i 2010.

3 Revisionen havde frem til mødets afholdelse ikke identificeret forhold, som kunne medføre forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen på årsrapporten. Bestyrelsen godkendte og underskrev tiltrædelsesprotokollatet og revisionsprotokollatet. SIDE 3 AF 8 Pkt. 4. Kvartalsrapport - Q Universitetsdirektøren gjorde status over prognosen i forhold til budgettet. KU har realiseret indtægter for ca. 5 mia.kr. ved opgørelsen af Q3, hvilket er en forbedring på 14 % i løbende priser sammenlignet med Q3 i På indtægtssiden forventes der i Q3 som i Q2 et højere niveau end i budgettet. Dette vedrører bl.a. forventninger til øgede indtægter på ordinær virksomhed, herunder stigende uddannelsesindtægter, og en større aktivitet på de tilskudsfinansierede projekter. De finansielle poster er sammenlignet med Q3 i 2008 faldet med 10 %. På udgiftssiden er der en stigning i de realiserede lønomkostninger, driftsomkostninger og øvrige driftsomkostninger. Universitetsdirektøren gjorde endvidere opmærksom på, at der ved opgørelsen af Q3 på enkelte fakulteter var prognoser, som var værre end forventet. Bestyrelsen stillede spørgsmål til bygningsdriften og et medlem spurgte til muligheden for at reducere bygningsmassen med yderligere 5 %. Rektor mente ikke, at en fortætning med yderligere 5 % var realistisk. Ved udgangen af 2009 forventes 65 % af fortætningsplanen med udgangspunkt i Inge Thygesen aktstykket at være realiseret. Bestyrelsen tog Q3 til efterretning. Pkt. 5. Budget 2010 Rektor gennemgik de overordnede rammer for budgettet, herunder at egenkapitalen var på ca. 6,5 % mod det anbefalede minimum på 7,5 %, fald i midlerne i globaliseringspuljen i takt med fald i BNP, flere midler bundet til langsigtede investeringer og endeligt bindinger på offentlige tilskud som eksempelvis midlerne afsat til ph.d.-puljen. Rektor konkluderede, at dette ville betyde en reduktion på omkring 100 mio.kr. i frie midler til KU i Og da der ikke frem til og med 2012, hvor globaliseringspuljen udløber, eller derefter, ser ud til at være grundlag for at scenariet vil ændres, indstillede rektor, at bestyrelsen vedtog et budget tilpasset nedgangen i frie midler, hvilket ville sige en tilpasning af lønbud-

4 gettet på mio. kr. svarende til i størrelsesordenen stillinger. Rektor gennemgik herefter den interne sagsgang på KU med behandlingen af budgettet og dets konsekvenser. Universitetsdirektøren supplerede med, at tilpasningerne ikke ville blive foretaget som grønthøster, da hovedparten af KU s 52 institutter havde forbedret sig og klarede sig rigtig godt. Tilpasningerne vil i tillæg til fællesadministrationen skulle foretages på LIFE, SAMF, SCIENCE og FARMA. Rektor og universitetsdirektøren gennemgik herefter bestyrelsens strategiske pulje og hovedbudgettet. Budgettet har et underskud på 21,5 mio.kr., forudsat at de ovennævnte tilpasninger gennemføres. Flere medlemmer af bestyrelsen mente ikke, at bestyrelsen var blevet orienteret om behovet for tilpasninger i tide, ligesom flere medlemmer efterlyste mere information om de mulige konsekvenser af besparelserne. Endvidere ønskede flere medlemmer, at de med budgettet fremadrettet modtager en oversigt over netto tilgang og afgang på personale på KU. Flere medlemmer mente, at det var betænkeligt at afskedige medarbejdere i en vidensinstitution af budgetmæssige årsager og foreslog at undgå eller reducere budgettets personalemæssige konsekvenser ved at trække på egenkapitalen eller ved at reducere udgifterne i drifts- og investeringsbudgettet med op til 60 mio. kr. Flere medlemmer af bestyrelsen fandt det i modsætning hertil uforsvarligt at budgettere med yderligere underskud og dermed ikke foretage de nødvendige tilpasninger. Som årsag pegede de blandt andet på bestyrelsens strategi, den faldende studentertilgang på visse af de berørte institutter, de fremtidige udsigter for tildeling af midler og bestyrelsens ønske om ikke at trække yderligere på egenkapitalen. Endvidere blev det drøftet, hvilke konsekvenser besparelserne havde for småfag og kvaliteten i uddannelserne, og hvorledes en lignende situation næste år kunne undgås. Flere medlemmer fremhævede, at de personalemæssige konsekvenser samt forringelser af uddannelserne burde være så få som mulige, og at der måtte arbejdes med forbedrede vilkår for fratrædelse samt tidsfrister i processen. Rektor noterede sig bestyrelsens ønsker og drøftelser og understregede, at procedurerne for orientering af samarbejdsudvalgene var overholdt, og at udspillet til tilpasninger i budgettet var foretaget i lyset af at tilnærme sig bestyrelsens ønske om et 0-budget og dermed opretholdelse af egenkapitalen, sideløbende med at de af bestyrelsen vedtagne strategiske satsninger og campusplaner blev efterlevet. Rektor kunne i tillæg meddele, at der ikke var tale om, at småfag ville forsvinde, og at der blev arbejdet på bedre udnyttel- SIDE 4 AF 8

5 se af strategiske samarbejder. Endvidere ville der straks i det nye år med dekanerne blive drøftet en strategi for, hvordan man mere løbende fremadrettet kan foretage de nødvendige budgettilpasninger. Rektor tilføjede dog, at han ikke kunne garantere imod, at der også i de kommende år ville blive behov for tilpasninger. Bestyrelsesformanden bemærkede, at der var mulighed for et ekstra bestyrelsesmøde d. 15. december til endelig vedtagelse af budgettet, men at det af hensyn til den videre proces ikke var hensigtsmæssigt at holde universitetsbefolkningen hen i uvished. Bestyrelsesformanden foreslog på foranledning af flere bestyrelsesmedlemmer, at bestyrelsen vedtog budgettet med en ekstra fratrædelsespulje på 15 mio.kr. til bl.a. frivillige fratrædelsesordninger, hjælp til at finde job andetsteds (såkaldt outplacement ) og forbedrede pensionsordninger samt en forlængelse af fristen for frivillige fratrædelser til januar med efterfølgende udmeldinger om eventuelle afskedigelser senere i januar. Rektor foreslog at disse 15 mio. kr. finansieres ved at tage 5 mio. kr. af den udisponerede reservere fra BSP, 5 mio. kr. fra vedligeholdelseskontoen på bygningsbudgettet og endelig ved at budgettere med 5 mio. kr. yderligere i underskud på årets resultat, dvs. som træk på egenkapitalen. Flere af bestyrelsens medlemmer fandt, at beløbet til fratrædelsesordninger var for højt, men accepterede det som del af et nødvendigt kompromis om at få foretaget tilpasningerne. Formanden konkluderede, at rektors forslag til finansiering af en pulje til aftrædelsesordning mv. var accepteret, og at budgettet var vedtaget. Fire medlemmer indikerede, at de ikke kunne støtte det vedtagne budget. SIDE 5 AF 8 Pkt. 6. Organisationsplan årlig orientering Rektor indledte med at bemærke, at der ikke var ændringer i organisationsplanen i forhold til sidste år, som gav anledning til at gå yderligere i detaljer. Bestyrelsen udbad sig, at organisationsplanen næste år præsenteres i et format, som også vil være velegnet til KU s hjemmeside. Bestyrelsen tog organisationsplanen til efterretning. Pkt evalueringen på universitetsområdet Rektor gennemgik hovedpunkterne i rapporten. Herunder vurderede rektor, at KU skulle have et serviceeftersyn af området medbestemmelse på institutterne i forlængelse af den høring, der var af Akademisk Råd primo 2009.

6 Rektor fremlagde endvidere en plan for høringen over rapporten på KU og bestyrelsens inddragelse heri. Bestyrelsen medgav, at dette var relevant og udbad sig yderligere en opfølgning på, hvilken effekt høringen af Akademisk Råd havde haft. Endvidere bemærkede et bestyrelsesmedlem, at det ville være relevant at inddrage forhold om medbestemmelse blandt ansatte og studerende i det igangsatte ledelsesudviklingsprogram, herunder bl.a. ledernes samarbejde med Akademisk Råd og Studienævn. Bestyrelsen bakkede endvidere op om rapportens anbefalinger om en omformulering af 17 i Universitetsloven vedr. forskningsfrihed og om en ny organisering af koordineringen af fødevareforskningen som erstatning for Det Nationale Fødevareforum.. Bestyrelsen tog orienteringen om rapporten og planen for høringen til efterretning med tilføjelsen om inddragelse af Akademisk Råd. SIDE 6 AF 8 Pkt. 8. Bemyndigelse af formanden til godkendelse af opslag til prorektor-stillingen Rektor opsummerede, at forhenværende prorektor Lykke Friis (LFR) havde opsagt sin stilling ved KU med virkning fra den 24. november 2009 samme dag som LFR var blevet udpeget til klima- og energiminister. Rektor orienterede bestyrelsen om, at der i forlængelse af KU s personalepolitik og bestyrelsens egen beslutning vedr. ansættelse af ledere på KU ville blive nedsat et ansættelsesudvalg bestående at to VIP er, to TAP er og en studerende til at bistå rektor med rådgivning i den indstilling, som rektor skal afgive til bestyrelsen om ansættelse af en ny prorektor. Rektor orienterede ligeledes bestyrelsen om, at han overvejede at benytte et rekrutteringsfirma i den indledende fase at sikre, at ingen potentielle kandidater blev overset. Rektor pointerede, at Lykke Friis havde været exceptionel dygtig, men at man samtidig måtte erkende, at en tilsvarende profil næppe findes, og at han over de næste par uger ville forfatte et udkast til stillingsopslag tilpasset den profil, han vurderer, der bliver behov for, under hensyntagen til universitetets strategi samt forestående opgaver i de kommende år. Flere bestyrelsesmedlemmer frarådede en omfattende involvering af rekrutteringsfirma, hvortil rektor svarede, at der i givet fald kun ville blive tale om involvering for at afsøge markedet, så ingen potentielle kandidater blev overset.

7 Formanden opsummerede, at bestyrelsen under et lukket punkt på bestyrelsens møde den 2. februar 2010 vil drøfte rektors udkast til stillingsopslag, hvorefter stillingen vil blive opslået. SIDE 7 AF 8 Pkt. 9. Meddelelser a) Orientering om ændring af Universitetsloven Sekretariatsleder i uddannelsesstrategisk sekretariat Peter Bøcher orienterede bestyrelsen om KU s høringssvar indgivet til Danske Universiteter vedrørende ændring af universitetsloven. Et bestyrelsesmedlem mente ikke, at bestyrelsen skulle støtte, at en studerendes karakter både kan sættes ned og op ved klagesager som nævnt i høringssvaret. Bestyrelsen tilsluttede sig, at karakterer ved klagesager ikke bør kunne sænkes, hvilket derfor udgik af høringssvaret. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med ovenstående ændring b) Udvalgte arrangementer på KU Rektor fremhævede muligheden for at høre formand for FN s klimapanel Dr. Rajenda K. Pachauri tale på KU tirsdag d. 15. december Pkt. 10. Eventuelt Bestyrelsesformanden orienterede bestyrelsen om, at bestyrelsen vil afholde møde på Det Naturvidenskabelige Fakultet 24. marts 2010 som led i bestyrelsens besøg på fakulteterne. Bestyrelsesformanden meddelte endvidere, at bestyrelsen i løbet af januar vil modtage et spørgeskema som led i bestyrelsens selvevaluering. Bestyrelsen drøftede forskellige modeller for denne proces og det aftaltes, at sekretariatet udsender og indsamler spørgeskema. Et bestyrelsesmedlem fremsatte ønske om, at bestyrelsen på et kommende møde ville drøfte Folkeuniversitetet. Rektor tilkendegav, at punktet vil komme på dagsordenen primo Mødet sluttede kl Næste møde finder sted tirsdag d. 2. februar 2010 kl med efterfølgende uddeling af Sonningprisen i festsalen.

8 SIDE 8 AF 8 Nils Strandberg Pedersen Claus Bræstrup Boel Flodgren Peter Gæmelke Hanne Foss Hansen Minna Højland Jannik Johansen Ingrid Kryhlmand Niels Kærgård Jørn Lund David Salomonsen