Uanmeldt tilsynsrapport 2013 Forsorgshjemmet Vibohøj Rørsangervej Viborg

Transkript

1 Disposition Konklusion, påbud, anbefalinger og forslag, side 1 Formalia, side 2 Indledning, side 3 Den generelle faglige indsats, side 3 Kerneydelse, Skriftlig dokumentation og IT sikkerhed, Magtanvendelse og håndtering af klager, Brugerøkonomi, Brugertilfredshed og Samarbejde eksternt. De fysiske og sundhedsmæssige rammer, side 6 Hygiejne og sikkerhed, Medicinadministration, Kost/motion og Rygning, alkohol og stofmisbrug. Organisation og medarbejderforhold, side 7 Organisation, Ledelsesstruktur, Medarbejdersammensætning, Faglig udvikling, Arbejdsmiljø og samarbejde internt. Tilbudsportalen, side 9 Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn, side 9 Konklusion, Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af det uanmeldte tilsyn på Vibohøj var neutralt. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Vibohøj på langt de fleste områder er et velfungerende tilbud. Det var tilsynets indtryk, at tilbuddet efterlever de oplysninger der står om Vibohøj på Tilbudsportalen, på Viborg Kommunes hjemmeside samt i tilbuddets servicedeklarationer. Dog var enkelte oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen ikke korrekte. Der var klarhed over målet med brugernes modtagelse af ydelsen og de fagligt anvendte metoder og tilgange samt værdier i indsatsen over for målgruppen. Brugernes modtagelse af ydelser på Vibohøj tilrettelægges individuelt for den enkelte bruger med udgangspunkt i den enkelte brugers ønsker og behov. Brugerne får udarbejdet en opholdsplan og brugere der har længere ophold bliver udredt. Tilbuddet havde et brugerråd bestående af interne og eksterne brugere. Det var tilsynets indtryk, at der var en høj grad af brugerinddragelse og brugerindflydelse i tilbuddet. De fysiske og sikkerhedsmæssige rammer vurderedes at være i orden. Dog tilbydes medarbejderne ikke hepatitis vaccine. Tilbuddet har omfattende sikkerhedsprocedurer. Episoder hvor medarbejdere har følt sig truet/været udsat for vold indberettes i EASY/personalesagen. Ikke alle i tilbuddet anvender sikker mail i den elektroniske kommunikation med andre myndigheder. Personfølsomme oplysninger blev opbevaret forsvarligt. Tilbuddet udarbejder samtykkeerklæringer omkring videregivelse af og indhentning af oplysninger. Tilbuddet medvirker til administration af brugernes økonomi, og der forelå relevante samtykkeerklæringer desangående. Tilbuddet administrerer brugernes medicin. Der var enkelte mangler i forhold til den skriftlige dokumentation, og dokumentationen blev ført på forkerte skemaer. Tilbuddet havde fælles medicinskab/standardsortiment med såvel receptpligtig som ikke receptpligtig medicin. Der var ikke kendskab til den lovpligtige rapportering af utilsigtede hændelser. Tilsynet vurderede, at tilbuddet ikke havde det forventede kendskab til lovgivningen omkring magtanvendelser, og en magtanvendelse fra 2012 var ikke indberettet. Tilbuddet havde ikke forholdt sig til/efterlevet flere af tilsynets anbefalinger og påbud fra sidste tilsyn. Side 1 af 9

2 Medarbejderne udtrykte stor tilfredshed med arbejdspladsen, samarbejdet med kollegerne og ledelsen samt arbejdsmiljøet. Medarbejderne havde gode muligheder for kollegial sparring og faglig vejledning, men modtog ikke ekstern supervision. Tilbuddet havde afviklet MUS i 2012/2013. Arbejdstilsynet havde været på besøg primo januar 2013, hvor tilbuddet havde fået en grøn smiley. Medarbejderne fremstod kompetente og etisk og fagligt velfunderede, og medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde var i orden. Medarbejderne havde ønske om bedre muligheder for deltagelse i kurser mhp. faglig opkvalificering. Der var en behagelig og afslappet stemning i tilbuddet. Brugerne udtrykte stor tilfredshed med tilbuddet og medarbejdernes måde at være på. Brugerne fandt tilbuddets fysiske rammer slidte, og oplevede at tilbuddets økonomi var blevet dårligere. Tilsynet har følgende påbud, anbefalinger og forslag i forhold til videreudvikling af tilbuddet: Tilsynet anbefaler, at tilbuddet i opholdsplanerne skærper fokus på beboernes psykiske helbred. Tilbuddet påbydes at anvende sikker mail i den elektroniske kommunikation med andre offentlige myndigheder som f.eks. Kriminalforsorgen. Tilbuddet påbydes at indberette alle episoder, hvor der er anvendt magt jf. Servicelovens 136. Tilbuddet har ikke indberettet en magtanvendelse der fandt sted i oktober Tilsynet anbefaler, at medarbejdere og afdelingsleder undervises i lovgivningen omkring magtanvendelser herunder indberetning, da tilsynet fik indtryk af, at der i tilbuddet ikke var tilstrækkelig kendskab hertil. Tilsynet anbefaler fortsat, at medarbejderne tilbydes hepatitis vaccine af hensyn til medarbejdernes sikkerhed og sundhed. Afdelingslederen påbydes at sikre, at alle medarbejdere har kendskab til den lovpligtige rapportering af utilsigtede hændelser i DPSD. Tilbuddet påbydes at anvende de medicinskemaer, det er besluttet skal anvendes til dokumentation af administrationen af medicin i HPU. (Dog med undtagelse af afrusningen hvor de skemaer der er særligt udarbejdet hertil fortsat kan anvendes.) Tilbuddet anvendte andre skemaer, der på enkelte områder ikke opfyldte kravene til medicindokumentation. Tilbuddet registrerede ikke udleveret medicin, hvem der havde doseret medicinen samt virkningen af udleveret pn-medicin. Tilsynet påbyder, at Vibohøj retter henvendelse til Embedslægeinstitutionen og forelægger denne Vibohøjs nuværende praksis omkring det fælles medicinskab/standardsortiment med henblik på at få Embedslægens vurdering (på skrift) af, om denne praksis er lovlig. Embedslægens konklusion fremsendes skriftligt til tilsynet senest den 1. juni Tilsynet påbyder, at ledelsen sikrer, at medarbejderne har kendskab til retningslinjerne for medicinhåndteringen i HPU. Tilsynet foreslår, at tilbuddet anvender én medicinliste med fast medicin pr. bruger, og at medicinen doseres efter denne. Tilsynet foreslår dermed, at den ekstra medicinliste i form af etiketter på doseringsæskerne fjernes. Endvidere foreslås det at medicinen doseres for en uge ad gangen i stedet for et døgn ad gangen. Disse ændringer foreslås for at mindske risikoen for fejl. Tilsynet anbefaler, at medarbejderne modtager kontinuerlig ekstern supervision. Tilsynet påbyder, at tilbuddet sikrer at oplysninger om tilbuddets ansatte, juridisk grundlag og takst på Tilbudsportalen opdateres, så de stemmer overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Afdelingsleder Jørgen Kratmann. Medarbejderrepræsentanter: 3 medarbejdere (heraf 1 teamkoordinator) deltog. Brugere: 2 brugere deltog. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved konsulent Lonni Stadsbjerg Egtved. Program for uanmeldt tilsyn den 20. februar 2013: Kl Interview med teamkoordinator Kl Frokost i kantinen Side 2 af 9

3 Kl Kl Kl Kl Interview med afdelingsleder og rundvisning Interview med medarbejdere Interview med brugere Gennemgang af medicin Indledning Det uanmeldte tilsyn blev effektueret onsdag den 20. februar Ved tilsynsbesøget blev brugere, medarbejdere og afdelingsleder interviewet. Tilsynet besigtigede fællesarealerne, to ledige værelser og værkstederne og lavede observationer undervejs. Deltagerne i tilsynet blev informeret om formålet med tilsynet og offentliggørelsen af tilsynsrapporten. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget, det skriftlige materiale der forelå inden besøget, materialer forevist tilsynet på tilsynsbesøget samt materialer udleveret af tilbuddets afdelingsleder Jørgen Kratmann. Tilsynsrapporten har været i høring i tilbuddet og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Tilsynsrapporten offentliggøres på Tilbudsportalen samt på Viborg Kommunes hjemmeside. Vibohøj er beliggende i den sydvestlige del af Viborg, på adressen,. Den eksterne udslusning er beliggende på Violvej 12, og har 5 pladser. Vibohøj er et forsorgshjem jf. Servicelovens 110 samt et beskyttet beskæftigelsestilbud jf. Servicelovens 103. Målgruppen i 110 tilbuddet er voksne med særlige sociale problemer, som ikke har eller ikke kan opholde sig i egen bolig, og som har behov for botilbud og for tilbud om aktiverende støtte, omsorg og efterfølgende hjælp. Målgruppen i 103 tilbuddet er personer over 18 år med særlige sociale problemer, og som har risiko for at komme til at tilhøre eller tidligere har tilhørt målgruppen beskrevet i henhold til servicelovens 110. Målgruppen i 103 tilbuddet kan både være personer med ophold på eller borgere i eget hjem. Vibohøj er normeret til i alt 57 døgnpladser heraf 4 afrusningspladser, 5 interne og 5 eksterne udslusningspladser. Vibohøjs beskyttede beskæftigelsestilbud er normeret til 62 pladser, hvoraf de 10 pladser er til eksterne brugere. Brugere indskrevet i 110 tilbuddet skal som udgangspunkt frekventere 103 tilbuddet under opholdet. På tilsynstidspunktet var der få ledige pladser. Ca. ½ af de indskrevne brugere kommer fra andre kommuner end Viborg. Ca. af brugerne er førstegangs indskrevne og af alle brugerne er gengangere. Vibohøj tilbyder døgnophold, herberg, afrusning, beskæftigelse, rådgivning, efterforsorg og udslusning. Tilbuddets ledelse består af en strategisk leder og en afdelingsleder. Endvidere er der en teamkoordinator i tilbuddet. Den generelle faglige indsats Kerneydelse Afdelingslederen, teamkoordinatoren og medarbejderne oplyste, at det overordnede mål er at give brugerne tag over hovedet, en seng at sove i og skabe ro på deres situation. Dernæst at hjælpe brugerne ud af hjemløshed, uanset om brugerne er konkret eller funktionelt hjemløse. Endvidere at brugerne bliver ordentligt udredt og får den hjælp de har brug for til at komme videre. Det tilstræbes at brugerne efter endt udredning har et ophold på max. 3-4 måneder på forsorgshjemmet. Værdierne i tilbuddet er anerkendelse, at tage sig tid til den enkelte, være interesseret og imødekommende, ordentlighed og rummelighed og at brugerne skal opleve sig set og hørt. En anerkendende tilgang er den primære metode der anvendes i tilbuddet. Alle medarbejdere var for et par år siden på coachingkursus, hvor medarbejderne blev introduceret for anerkendende tilgange. Samtaler, motivationsarbejde og dokumentation er primære metoder i arbejdet. Støtten tilrettelægges individuelt, og der tages udgangspunkt i den enkelte. Der er fokus på at styrke brugernes selvtillid, selvværd og ressourcer, udvikling af egenomsorg og livskvalitet, samt at få brugerne til at tage ansvar for eget liv og ændre livsstil. Brugerne kan modtage støtte til afrusning, at sikre et forsørgelsesgrundlag, at få overblik over og styr på gæld/økonomi, søge bolig, sundhedsstatus/egenomsorg, medicinsk behandling og kontakt til handlekommune med henblik på at få lagt planer, mens brugeren er i ro. Endvidere støttes brugerne i at få overblik over deres livshistorie, og i at gøre brug af tilbuddene i samfundet. Side 3 af 9

4 Brugerne har kort efter indskrivning til døgnophold en samtale med socialrådgiver, der udarbejder opholdsplan sammen med brugeren med udgangspunkt i dennes aktuelle situation, ønsker og behov. Tilsynet fik forelagt to eksempler på opholdsplaner. Disse var fagligt velfunderede, men afsnit vedr. psykisk helbred var kun sparsomt eller ikke beskrevet. Brugere der har længere ophold bliver udredt. Socialrådgiveren varetager ikke myndighedsopgaver. Tilbuddet samarbejder med brugernes kommunale sagsbehandler der udarbejder 141 handleplan. Det er ikke alle brugeres handlekommuner der får udarbejdet 141 handleplaner. Teamkoordinatoren oplyste, at der udarbejdes aktiveringsplaner/arbejdsplaner, for de eksterne brugere der er i beskyttet beskæftigelse. Der er en fast struktur og systematik i det daglige arbejde for både brugere og medarbejdere. Medarbejderne holder morgenmøde hver morgen, hvor det forgange døgn og dagens opgaver drøftes og koordineres. Der er overlap i alle vagter. Der er en fast dagsstruktur hvori bl.a. indgår morgenvækning, arbejde og måltider på faste tidspunkter. Brugerne skal som udgangspunkt deltage i beskyttet beskæftigelse under opholdet. Hvor meget og hvor lidt afhænger af den enkeltes situation og formåen. Der stilles differentierede krav til brugerne. Det beskyttede beskæftigelsestilbud tilbyder aktiviteter som vedligehold af grønne områder og bygninger, rengøring, metalproduktion, pakkeri/montage og madproduktion/køkken. Teamkoordinatoren oplyste, at ca. ½ af de indskrevne brugere fremmøder i beskyttet beskæftigelse. Derudover har brugerne mulighed for at gøre brug af internetcaféen, hvor medarbejderne tilbyder vejledning om NemID og oprettelse af m.m. Der er korte sommerhusture og enkelte udflugter ud af huset. Medarbejderne støtter brugerne i at gøre brug af tilbud i samfundet, og ledsager brugere til f.eks. banko første gang. Teamkoordinatoren oplyste, at det forventes af brugerne, at de er selvhjulpne og selv kan holde deres værelse og forestå varetagelse af personlig hygiejne. Hvis brugerne har behov for praktisk og personlig hjælp efter Servicelovens 83, rettes henvendelse til Visitation Sundhed, der foretager visitation til ydelser der leveres af hjemmeplejen. Endvidere forventes det at brugerne ikke har en truende adfærd, og at der ikke sælges stoffer og hælervarer på Vibohøj. Teamkoordinatoren oplyste, at medarbejderne har en anerkendende, nærværende, ærlig, ligeværdig, aktivt lyttende og omsorgsfuld kommunikation med brugerne. Brugerne kan have en hård jargon, hvilket er en del af målgruppens sociokulturelle kontekst, men en grov adfærd brugerne i mellem accepteres ikke. Teamkoordinatoren oplyste, at det er forholdsvist sjældent at brugerne er i klammeri med hinanden. Medarbejderne kender brugernes jargon og ved, at den er et vilkår på arbejdspladsen. Dog accepteres trusler ikke, hvilket der er fokus på. Skriftlig dokumentation og IT sikkerhed Tilbuddets skriftlige dokumentation omfatter opholdsplaner, døgnrapporter, samtykkeerklæringer om økonomisk administration og betaling, samtykkeerklæringer om indhentelse af og videregivelse af oplysninger. I tilbuddets IT system forefandtes oplysninger som stamdata, indskrivningsstatistik, evt. skyldige beløb, social status, somatisk status og journalnotater, hvilke tilsynet fik forevist. Den skriftlige kommunikation og dokumentation var ordentlig. Det var ikke alle interviewede der havde kendskab til anvendelsen af sikker mail i den elektroniske kommunikation med andre myndigheder. Magtanvendelse og håndtering af klager Tilbuddet har i oktober 2012 anvendt magt i form af fastholdelse i en situation, hvor politiet blev tilkaldt. Teamkoordinatoren oplyste, at indberetningen var udfyldt. Afdelingslederen oplyste, at indberetningen ikke var blevet sendt til kommunen. Afdelingslederen oplyste, at lovgivningen vedr. magtanvendelser samt indberetningsskemaer forefandtes i personalehåndbogen. Under drøftelser om magtanvendelser og indberetning med afdelingsleder og medarbejdere, fik tilsynet indtryk af, at der ikke var tilstrækkelig klarhed over lovgivningen på området i tilbuddet. Teamkoordinatoren oplyste, at det er en konflikthåndteringsstrategi at medarbejderne lader opkørte brugere køle af, så Endvidere trækker medarbejderne sig, hvis det kan løse en evt. konflikt. De fleste medarbejdere har været på kursus i konflikthåndtering for ca. 2½ år siden. Side 4 af 9

5 Tilbuddet har modtaget en klage som tilsynet fik forelagt indholdet og behandlingen af. Tilsynet har ingen bemærkninger hertil. Brugerøkonomi Efter indskrivning på Vibohøj skriver brugerne under på, at de vil betale for kost og logi. På tilsynstidspunktet havde 10 brugere skrevet under på at få udbetalt deres kontanthjælp/pension eller sygedagpenge via Vibohøj. Brugerne får udbetalt deres indkomst efter de faste udgifter til opholdet på Vibohøj er blevet fratrukket. Tilbuddet støtter og vejleder gerne brugerne om økonomiske forhold, hvilket flere brugere benytter sig af. Tilsynet gennemgik en administrationsaftale, hvilken var i orden. Brugeren Afdelingslederen, teamkoordinatoren og medarbejderne oplyste, at brugerne har selvbestemmelse over eget liv. Brug Det forventes at brugerne følger de rammer der er opstillet for, hvordan man gebærder sig under ophold på Vibohøj i forhold til f.eks. omgang med stoffer, hælervarer, vold og trusler osv. Tilbuddet har udarbejdet en pjece hvori husreglerne er beskrevet. Denne udleveres til brugerne ved indskrivning. Hvis brugerne ikke kan efterleve disse, foretages der en individuel vurdering om brugerne fortsat opfylder kriterierne for ophold på Vibohøj. Medarbejderne oplyste, at hvis en bruger bortvises, er Vibohøj behjælpelig med at finde et andet tilbud. Tilsynet fik forelagt pjecen. Tilbuddet har et brugerråd. Brugerrådet består af mindst 4 brugere, og mindst 1 af de 4 skal være indskrevet i døgnopholdet på Vibohøj. På tilsynstidspunktet var der 5 brugere i brugerrådet. Der er generalforsamling og valg til brugerrådet en gang om året, hvor brugerne der ikke er i døgnophold er på valg. Brugerne i døgnophold udpeges løbende af de øvrige brugere i brugerrådet. Afdelingslederen oplyste, at brugerrådet bl.a. har truffet beslutning om, at der skal være trådløst internet frem for betalings tv-kanaler, at ture, fritidsaktiviteter og social omgangsform drøftes, og at brugerne inddrages i den forestående renovering af Vibohøj. Medarbejderne oplyste, at brugerne har stor indflydelse på og bliver inddraget i udarbejdelsen af opholdsplaner. Medarbejderne oplevede, at flere brugere har komplekse problemstillinger udover hjemløshed som misbrug, sindslidelser, grov kriminalitet samt at brugerne bliver yngre og har lavere funktionsniveau. Afdelingslederen vurderede, at de fleste brugere er tilfredse med tilbuddet. Brugerinterview (gruppeinterview) Brugerne var enige om, at Vibohøj er et rigtig godt sted. Brugerne uddybede det med, at man føler sig velkommen i tilbuddet, at man føler sig tryg, at medarbejderne er engagerede og brænder for opgaven, og at medarbejderne er gode ved brugerne, også selvom brugerne nogle gange er hårde ved medarbejderne. Den ene bruger havde ikke kendskab til, at der var et brugerråd i tilbuddet, den anden bruger oplevede, at brugerrådet ikke var ret synligt. Brugerne oplevede at have stor indflydelse på den hjælp og støtte, brugerne modtager under opholdet, og brugerne oplevede at få den hjælp og støtte, brugerne har brug for. Brugerne oplyste at have det rigtig godt med medarbejderne, at kunne tale med alle medarbejdere og at medarbejderne er lydhøre og hjælper brugerne, når brugerne henvender sig til medarbejderne. Brugerne oplevede, at medarbejderne har ægte empati og respekterer brugernes grænser. Brugerne oplevede, at værelser og inventar er slidt, og håbede at der kunne gøres noget ved dette. Brugerne havde ønske om at det igen blev indført, at man om aftenen havde mulighed for at få en portion yoghurt inden sengetid, hvis man af gode grunde ikke kunne komme til aftensmaden. Brugerne oplevede, at tilbuddets økonomi er blevet dårligere, og at det har medført forringelser f.eks. i form af færre socialrådgivere og færre udflugter/ferieture. Brugerne oplyste, at det er godt at der er regler for adfærden i tilbuddet, at det fungerer fint for brugerne at bo sammen, og at medarbejderne hjælper med at løse evt. konflikter brugerne ikke selv kan løse. En bruger havde ønske om længere ferieture f.eks. en uges kanotur. Side 5 af 9

6 Samarbejdsrelationer eksternt Tilbuddet har et samarbejde med kommunale sagsbehandlere, støtte- og kontaktpersoner og bostøtter i Viborg og i andre kommuner, Rusmiddelcentret og Kriminalforsorgen. Samarbejdet fungerer generelt godt. Afdelingslederen oplyste, at der stort set ikke er et samarbejde med pårørende. Medarbejderne oplyste, at tilbuddet indimellem laver underretning til familieafdelingen vedrørende bekymring for brugernes børns trivsel. Tilbuddet udarbejder samtykkeerklæringer om videregivelse og indhentning af oplysninger. Tilbuddet anvender standardskema i KPS. Medarbejderne oplyste, at tavshedspligten jævnligt drøftes. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Vibohøj er beliggende i den syd-vestlige del af Viborg 5 minutters gang fra Storcentret og ca. 2 km til centrum. Tilbuddet består af to værkstedbygninger, to beboelsesbygninger, store grønne arealer samt en stor køkkenhave. I den store beboelsesbygning forefindes udover brugerværelser også personalefaciliteter, aktivitetsrum, rygerum, kantine og modtagelse. De fire afrusningsværelser er de eneste værelser der har eget bad ellers forefinderes fælles badefaciliteter. En af beboelsesgangene er primært forbeholdt kvinder Vibohøjs eksterne udslusning er beliggende på Violvej i sydbyen i en villa. Hygiejne og sikkerhed Afdelingslederen oplyste, at tilbuddets kantinekøkken er registreret ved Fødevareregion Vest og har en elite smiley. Rengøring af fællesarealerne indgår som en aktivitet i den beskyttede beskæftigelse. Der er derudover ansat 4 rengøringsassistenter på deltid. Der var rent og pænt i fællesarealerne i tilbuddet. Tilbuddet har jævnligt tilsyn fra brandmyndighederne, og tilbuddet har fulgt myndighedernes anvisninger. Medarbejderne forventes løbende at holde sig opdaterede med førstehjælpskurser og genopfriskningskurser. Sygeplejerskerne i tilbuddet sikrer særlige foranstaltninger ved smitsomme sygdomme. Medicinadministration Tilbuddet havde ikke implementeret de medicinskemaer og procedurer, det er besluttet skal anvendes i HPU tilbuddene. På ganske få brugere var enkelte skemaer dog taget i brug. En medicinansvarlig medarbejder gennemgik tilbuddets arbejdsgange og dokumentation af medicinhåndteringen med tilsynet. Tilbuddet anvendte skemaer, der på nogle områder ikke opfyldte kravene til medicindokumentation. Tilbuddet registrerede ikke udleveret medicin, hvem der havde doseret medicinen samt virkningen af den udleverede pn-medicin. Medicinen blev doseret efter små medicinlister påsat doseringsæskerne. Der var på flere doseringsæsker foretaget flere rettelser, hvormed medicinoplysningerne fremstod gnidrede, og hvor der dermed er risiko for fejl. Tilbuddet anvendte to medicinlister en i en mappe og en på doseringsæsken, hvilket også udgør en fejlrisiko i det to lister skal ajourføres. Medicinen blev doseret i doseringsæsker for et døgn ad gangen, hvilket udgør en større fejlrisiko end ved dosering for en uge eller 14 dage af gangen. Til afrusningen anvendtes andre og mere fyldestgørende dokumentations- og observationsskemaer. Få brugere fik dosispakket medicin. I forbindelse med udflytning bestilles der dosispakket medicin til brugerne. Alle medarbejdere der håndterer medicin har medicinkursus og har modtaget instruktion af medicinansvarlig. Det fremgik ikke af bemyndigelseslisten, hvilke konkrete opgaver omkring medicinhåndteringen medarbejderne var bemyndiget til. Tilbuddet havde fælles medicinskab der indeholdt vitamin (oral og injektions dispensering), mave/tarm præparater, antibiotika og penicillin, antipsykotiske og beroligende præparater, smertestillende, allergi medicin, hydrocortisoncreme og præparater til abstinens- og afrusningsbehandling. Nogle præparater var håndkøbsmedicin og andre var receptpligtige. Medarbejderen oplyste, at det fælles medicinskab (kaldet standardsortiment) havde til formål at kunne opstarte behandling umiddelbart efter lægen havde ordineret behandlingen, og indtil man havde fået købt medicinen på apoteket. Medarbejderen oplyste, at nogle håndkøbspræparater blev givet uden lægeordination. Side 6 af 9

7 Tilsynet vurderede, at medarbejderen ikke umiddelbart havde kendskab til Retningslinjerne for medicinhåndtering i HPU. Medarbejderen havde ikke kendskab til, at utilsigtede hændelser skal rapporteres i DPSD. Tilbuddet har tilknyttet en lægekonsulent, der har fremmøde i tilbuddet en dag om ugen. Kost/motion Brugerne kan komme med ønsker til menuen. Tilbuddets kok laver kantinens madplan, og der er fokus på at tilberede attraktive måltider og at der skal være mad der kan spises, selvom man ikke har nogen tænder. Det er vanskeligt at motivere brugerne til at være fysisk aktive. Der har været et samarbejde med pædagogstuderende om tilbud med fysisk aktivitet, men tilslutningen har været lille. Tilbuddets motionsrum er nedlagt pga. dårlige flugtveje i tilfælde af brand. Rygning, alkohol- og stofmisbrug Tilbuddets rygepolitik er, at brugerne må ryge på deres værelse, i rygerummet eller udendørs. Ved besigtigelse af værkstedet observerede tilsynet, at en bruger røg indendørs, hvilket ikke er i overensstemmelse med tilbuddets rygepolitik og Lov om røgfri miljøer. Afdelingslederen oplyste, at det var en engangsforeteelse. Der må ikke sælges stoffer. Hvis en bruger optræder påvirket, skal brugeren i afrusning indtil rusen er ovre. 2 stuer i afrusningen er reserveret til internt brug. Teamkoordinatoren oplyste, at politiet tilkaldes ved mistanke om opbevaring og/eller salg af stoffer med henblik på ransagning. Organisation og medarbejderforhold Organisation Teamkoordinatoren og afdelingslederen oplyste, at der er sket intern ændring i arbejdsgangene efter tilbuddets ene socialrådgiver er rejst. Teamkoordinatoren forestår i dag første samtale i forbindelse med indskrivning, og teamkoordinatoren vurderer derefter, om der er behov for at brugeren skal omkring socialrådgiver, eller om brugeren kan tilknyttes en afdeling direkte. Der ansættes en sygeplejerske mere, med henblik på at optimere afrusningsarbejdet. Det forventes at der i 2013 afruses 45 flere end i 2013 i alt 195 afrusninger. Teamkoordinatoren er begyndt at have fast morgenmøde med de faste nattevagter for at skabe større sammenhæng i tilbuddet. Tilbuddet implementerer pr. 1. september 2013 ny teamstruktur. Den nye teamstruktur skulle have været implementeret sidste år, men blev af forskellige grunde udsat. Medarbejderne er inddelt i tre teams for henholdsvis døgn, efterværn og værksted. Der bliver fremadrettet to teams et sundhedsteam og et socialteam. Vibohøj er i gang med et puljemiddel finansieret projekt Housing First, der har til formål at lave en hurtig udskrivning til egen bolig med et intensivt støtteforløb i starten. Projektet afsluttes pr. den 1. maj Ledelsesstrukturen Afdelingslederen og teamkoordinatorens opgavefordeling er, at afdelingslederen bl.a. varetager økonomi, personaleforhold og stillingtagen til indskrivning. Teamkoordinatoren laver bl.a. vagtplan, koordinerer arbejdet, holder tilbuddet ajour på lovstof, foretager vurdering ved indskrivning og har første kontakt til brugerens hjemkommune. Afdelingslederen uddelegerer konkrete opgaver vedrørende medarbejdernes faglige udvikling til teamkoordinatoren og tilbuddets kok. Medarbejderne havde et klart billede af, hvem man gik til i konkrete situationer (afdelingsleder eller teamkoordinator). Medarbejdersammensætningen I tidsrummet kl i hverdagene og i weekenderne fra fredag kl til mandag morgen er der to medarbejdere på arbejde. I dagtimerne i hverdagene er normeringen væsentligt større. Teamkoordinatoren laver vagtplan ud fra et fast 24 ugers grundrul. Tilbuddet har flere lokalaftaler om bl.a. 16 timers vagter i weekenderne. Nattevagterne arbejder kun nat. Der er 12 deltidsansatte medarbejdere på timer/ugen og 38 fuldtidsansatte medarbejdere. 2 fuldtidsansatte medarbejdere har siden midt efterår 2012 været langtidssygemeldt. Der er aftalt Side 7 af 9

8 fratrædelsesordning med den ene. Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde er 27 pædagoger og 4 social- og sundhedsassistenter, 3 sygeplejersker, 2 socialrådgivere, 3 håndværksuddannede, 2 kontorassistenter, 1 kok, 3 køkkenassistenter og 4 rengøringsassistenter. Derudover er der tilknyttet lægekonsulent. Medarbejderne har generelt lang anciennitet i tilbuddet. Tilbuddet anvender 6 faste vikarer 3 pædagoger, 1 plejer, 1 landmand og 1 pædagogstuderende. Faglig udvikling Afdelingslederen oplyste, bl.a. at have en 2 årig systemisk lederuddannelse, et diplommodul i selvstyrende tealedelse og en næsten færdig master i social integration. Teamkoordinatoren er uddannet NLP coach. Afdelingslederen afviklede MUS med medarbejderne ultimo 2012 og manglede enkelte MUS samtaler. Afdelingslederen oplyste, at medarbejderne deltager i de 2-3 årlige netværksmøder via fagforeningerne SL, DSR og DS, hvor fokus er på målgruppen og indsatsen over for målgruppen. Enkelte medarbejdere deltager i to årlige møder SBH (Sammenslutning af Bosteder og Herberger). Medarbejderne oplyste at have været på et IT kursus om Nem ID, og at der ikke havde været kurser med fagligt indhold udover netværksmøderne. Medarbejderne ville ønske, at der var bedre muligheder for deltagelse i kurser særligt fælles læring. Afdelingslederen oplyste, at der ikke er ret stor kursusaktivitet primært grundet en presset økonomi. Medarbejderne modtager ikke supervision. I enkeltsager anvendes HR til kriseintervention. Afdelingslederen og teamkoordinatoren bistår medarbejderne med faglig vejledning. En medarbejder havde ønske om at få ekstern supervision. Tilbuddet har pædagogstuderende og sygeplejestuderende i praktik. Konkrete medarbejdere varetager praktikvejlederfunktion, og der er et tæt samarbejde med klinisk vejleder (sygeplejestuderende). Arbejdsmiljø og samarbejde internt Afdelingslederen oplyste, at tilbuddet den 8. januar 2013 havde besøg af Arbejdstilsynet, og at tilbuddet fik en grøn smiley uden nogen anmærkninger. Tilbuddets arbejdsmiljøhåndbog er for nylig blevet revideret. Medarbejderne mødes hver morgen i hverdagene, og gennemgår døgnrapporten, koordinerer arbejdet og drøfter forskellige faglige udfordringer. Teamkoordinatoren har faste møder med henholdsvis socialrådgiver, sygeplejersker og Housing First medarbejderne. Mindst en gang i kvartalet og efter behov er der p-møde. Afdelingslederen oplyste, at det interne samarbejde fungerer godt, og at medarbejderne i vid udstrækning selv håndterer evt. uenigheder. Tilbuddet har for nylig lavet en mobbepolitik som et forebyggende tiltag. Medarbejderne udtrykte stor tilfredshed med det interne samarbejde og uddybede det med, at der er tillid til hinanden, at man bliver taget alvorligt og at man kan sige når man synes noget er svært, at medarbejderne er gode til at snakke sammen også om uenigheder, og at medarbejderne er gode til at bruge hinanden som sparringspartnere. Medarbejderne oplyste at have et godt samarbejde med teamkoordinator og afdelingsleder, og medarbejderne udtrykte tilfredshed med både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Medarbejderne udtrykte tilfredshed med sikkerheden. Dog er overfaldsalarmerne ikke 100% driftsikre, men der var bestilt nye alarmer til tilbuddet. Medarbejderne udtrykte generel stor tilfredshed med arbejdspladsen. Medarbejderne er ikke blevet tilbudt hepatitisvaccine betalt af arbejdspladsen. Vold og trusler indberettes i EASY eller i personalesagen via fraser afhængig af sagens karakter. Siden sidste tilsyn er tre episoder blevet registreret - to i EASY og en i personalesagen. Medarbejdere udsat for vold og trusler får psykologsamtale i HR. Medarbejderne er udstyret med overfaldsalarmer, og der er direkte alarmtryk til politiet via Securitas. Politiet kommer så hurtigt de kan, når alarmen udløses. Der er altid mindst to medarbejdere på arbejde hele døgnet. Hvis en bruger truer en medarbejder på livet, fraflytter brugeren tilbuddet i løbet af få timer til et andet forsorgshjem, som Vibohøj er behjælpelig med at foranstalte. Afhængig af forseelsens grovhed kan Vibohøj give en bruger karantæne i en periode. Afdelingslederen oplyste, at der er to langtidssygemeldte (siden midt efterår 2012), hvor fraværet bl.a. er arbejdsrelateret pga. vold/trusler. En medarbejder har været sygemeldt i tre måneder (ikke arbejdsrelateret). Derudover er sygefraværet forholdsvist lavt. Side 8 af 9

9 En medarbejder er arbejdsmiljørepræsentant i tilbuddet. 2 medarbejdere repræsenterer Vibohøj i LMU på Udsatteområdet. Tilbudsportalen Vibohøj er at finde på Tilbudsportalen. Oplysninger om ansatte, juridisk grundlag (SUL 141 mangler) og takster på Tilbudsportalen, stemmer ikke overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn d. 5. juli 2012 Tilbuddet skal anvende sikker mail i den elektroniske kommunikation med andre offentlige myndigheder som f.eks. Kriminalforsorgen. Der ligger udførlig vejledning på intranettet om brugen af sikker mail. Brugen af sikker mail var ikke fuldt implementeret i tilbuddet. Det var ikke alle tilsynet interviewede der havde kendskab til brugen af sikker mail. Tilbuddet har ikke indberettet den ene magtanvendelse der fandt sted i Tilbuddet skal indberette alle episoder, hvor der er anvendt magt jf. Servicelovens 136. Tilbuddet havde indberettet den magtanvendelse der fandt sted i Tilsynet anbefaler, at medarbejderne tilbydes hepatitis vaccine af hensyn til medarbejdernes sikkerhed og sundhed. Tilbuddet havde forholdt sig til anbefalingen. Det var ikke meldt ud til medarbejderne, at de kan få hepatitis vaccine. Tilbuddet vil på ny forholde sig til anbefalingen. Tilbuddet havde ikke kendskab til den lovpligtige rapportering af utilsigtede hændelser i DPSD. Afdelingslederen skal sikre, at alle medarbejdere har kendskab til dette, samt hvordan rapporteringssystemet anvendes. En medicinansvarlig medarbejder havde ikke kendskab til den lovpligtige rapportering af utilsigtede hændelser i DPSD. Tilbuddet anvendte ikke de medicinskemaer, det er besluttet skal anvendes til dokumentation af administrationen af medicin i HPU. Tilbuddet anvendte andre skemaer, der på enkelte områder ikke opfyldte kravene til medicindokumentation. Tilbuddet registrerede ikke udleveret medicin, hvem der havde doseret medicinen samt virkningen af udleveret pn-medicin. Afdelingslederen skal sikre implementering af de medicinskemaer det er besluttet skal anvendes i HPU. Tilbuddet havde på ganske få brugere anvendt enkelte af de skemaer, der skal anvendes til dokumentation af medicinadministrationen. Tilbuddet registrerede fortsat ikke udleveret medicin, hvem der havde doseret medicinen samt virkningen af udleveret pn-medicin. Tilbuddet skal få repareret tilbuddets brandalarmeringssystem, så systemet virker efter hensigten i tilfælde af brand. Tilbuddet havde efterlevet dette. Tillbuddet skal korrigere oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen, så oplysningerne stemmer overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Tilbuddet havde ikke efterlevet dette. Side 9 af 9