Referat af ordinært møde nr /2017 i Lokalbestyrelsen Tirsdag den 3. januar 2017.

Transkript

1 i Fredensborg Kommune Referat af ordinært møde nr /2017 i Lokalbestyrelsen Tirsdag den 3. januar Deltagere: Annie Albrecht (AA), Erling Vraa(EV), Ingrid Prehn(IP), Henrik Nielsen (HN), Michael Huusom (MH), Astrid Lyngsø(AL), Bjørn Sandberg(BS), Allan Frank-Nielsen(AFN), John Vidførle-Pedersen(JVP), Hans Erik Winther (HEW), Jørgen Simonsen(JS), Niels Søndergaard (NS), Leif Lau (LL), Flemming Thomsen (FT). Dagsorden: Der henvises til den udsendte dagsorden af 1. januar Erling indledte dagens møde med at ønske Godt Nytår og velkommen til et nyt år. Han ønskede specielt velkommen til Leif Lau, som har overtaget Lokalredaktørposten af Det Sker efter Bjørn. Erling henviste til den udsendte dagsorden 1. januar Ad 1: Referat fra møde nr.8 den 6. december 2016 godkendt. Ad 2: Huskeliste: Gennemgået og opdateret. Ny huskeliste vedlagt referatet. Ad 3: Formandens sager til drøftelse: a) Erling og Michael har afholdt møde med Uge-Nyt, som distribueres i Fredensborg i et oplag på (trykoplag på ) hver uge. I lighed med Ældre Sagen Hørsholm, som i Hørsholm områdets lokalavis har en helside om Ældre Sagen en gang hver måned tilbød Uge-Nyt Ældre Sagen Fredensborg en tilsvarende ordning til udgivelse 10 gange for en pris af kr pr. gang minus moms. Tilbuddet indebærer, at vi kan indrykke tekst og billeder, som vi ønsker. Hvis vi kan sælge et par annoncer, vil omkostningen bliver halveret. Lokalbestyrelsen drøftede forslaget indgående. Beslutningen blev generelt at takke nej til tilbuddet, men at vi kan benytte os af tilbuddet ad hoc. bestyrelsen så ikke det store behov, idet vi allerede har både vort eget medlemsblad, Det Sker og hjemmesiden. b) Årsmødet bliver afholdt torsdag den 9.marts 2017 kl. 19 i Rådhuskælderen. Det er aftalt, at Lokalbestyrelsen møder kl. 18. De forskellige arbejdsopgaver med gennemførelsen af mødet er tidligere fordelt blandt bestyrelsesmedlemmerne. Dagordenen er fastlagt af Ældre sagen på landsplan. 1

2 Det blev aftalt, at Lokalbestyrelsen bortset fra Niels, som styrer power Point præsentationen sidder samlet. Erling sørger for navneskilte. Niels mindede om, at tekst til de enkelte indlæg skal tilsendes ham i god tid før mødet. Michael undersøger og kommer med forslag til dirigent af mødet. Han opfordrede bestyrelsen til at genlæse Ældre Sagens brochure Gode råd til Årsmødet. Der var enighed om, at Årsmødet starter med en sang, som Astrid og Jørgen vælger. c) Erling orienterede om, at han havde søgt kr i 18 midler. Kommunen havde bevilget kr , idet alle ansøgninger er beskåret med 10%. Specifikation af de enkelte poster i ansøgningen er vedlagt dette referat. d) Årets spis sammen arrangementer. I lighed med 2016 gennemføres der på landsplan et tilsvarende arrangement i sidste uge i april. Lokalbestyrelsen drøftede forskellige lokaliteter som egnede til gennemførelse af arrangementerne. Flemming undersøger om muligheden for gennemførelse af et af arrangementerne kan gennemføres i Fredensborg Husenes festlokale. I samme forbindelse drøftede og besluttede Lokalbestyrelsen at melde sig ind i Fredensborg Bio s støtteforening, hvor kontingentet er kr Selvom Fredensborg Bio lokalemæssigt kunne være en mulighed for et Spis sammen arrangement, blev Lokalbestyrelsens enig om, at et sådant arrangement skal gennemføres et sted, der ikke kræver bordopstilling, opdækning og rengøring af Ældre Sagen. Der er indgået aftale med Egelunden og Nivå Center. Til slut blev der opnået enighed om, at deltagergebyret for Ældre Sagens medlemmer skal være lig med medlemmets postnummer. Resten dækkes af foreningen. e) Erling nævnte, at Ældre Sagen Fredensborg er blevet bevilget en Grillvogn. Ad 4: Næstformandens punkter. Michael nævnte, at næste bestyrelsesmøde i Distrikt 9 afholdes den 10. januar. Møde for distriktets frivillige indenfor social-humanitær området afholdes den 20. april. Nærmere om emnerne senere. Erling nævnte, at Ingrid har accepteret at deltage i en ad hoc gruppe under Ældre Sagens landsstyrelse vedr. det kommende kommunalvalg. Ad 5: Økonomi. Henrik indledte med at henvise til det udsendte årsregnskab for 2016 inklusive en detaljeret oversigt over de enkelte aktivitetsområder. Foreningens økonomi er fortsat god med et fint overskud samt en tilfredsstillende likviditet. Kassererens administrative opgaver er med den stigende aktivitet efterhånden ret omfattende. Der havde således været næste

3 bogholderiposteringer i Han bad om, at de enkelte bestyrelsesansvarlige kommer med eventuelle spørgsmål til inden 14 dage, hvorefter han afleverer det endelige regnskab til Ældre Sagens Hovedkontor. Inden orientering fra de bestyrelsesansvarlige ønskede Erling en drøftelse af et par principielle spørgsmål, som har givet anledning af kritik: Medlemsbladet: Medlemsbladet udgives 2 gange årligt i Januar og juli. Erling redegjorde for den operationelle og redaktionelle frembringelse af bladet, som i enkelte tilfælde havde medført fejl og mangler samt noget ekstraarbejde blandt de bestyrelsesansvarlige. Han var af den opfattelse at måden bladet bliver fremstillet på er den mest rationelle og billige. Han tilbød, at opgaven som redaktør af bladet blev overtaget af et andet bestyrelsesmedlem. Efter en kort drøftelse blev bestyrelsen enig om, at John foreslås til redaktørposten efter Årsmødet støttet af Erling i en overgangsperiode. Som en konsekvens heraf vil John udtræde af rejsegruppen for Rejsegruppen. Ansvaret for Rejsegruppen er indtil nu blevet varetaget af Hans-Erik og John. Som ovenfor nævnt udtræder John af Rejsegruppen. Der har i løbet af 2016 været nogen kritik af rejsearrangøren Spar Tours og den måder rejserne er blevet afviklet på. Det har været på tale at undersøge markedet for rejsearrangører for eventuelt at vælge et eller flere alternativer. Efter en længere drøftelse blev Lokalbestyrelsen enig om at fortsætte samarbejdet med Spar Tours i 2017 med Hans-Erik som kontaktperson assisteret af Jørgen. Årsagen til dette er dels, at vi også har modtaget mange positive tilkendegivelser både skriftlige og mundtlige - fra medlemmer, som har deltaget i turene, samt at de gennemførte rejser prismæssigt har været konkurrencedygtige. Hans-Erik s mangeårige samarbejde med Spar Tours spiller også ind. Som ansvarlig for Rejsegruppen har Hans-Erik og Jørgen også ansvaret for kontakten til Bella Rejser og andre rejsearrangører. Ad 6: Sekretariatsgruppen. Allan redegjorde for situationen vedr. nøgler til Græstedgård og Regnbuen. Han mindede Lokalbestyrelsen om, at han skal have ønsker om lokaler vedr tilsendt senest 1, februar, idet han umiddelbart herefter skal indsende ønskerne til Kommunen. Han oplyste endvidere, at han havde været i kontakt med Ældre Sagens 3

4 juridisk afdeling vedr. Nordea s krav om udlevering af personlige oplysninger fra Lokalbestyrelsens medlemmer. Han bekræftede, at den gennemførte procedure var korrekt, da vi som bestyrelsesmedlemmer må/skal attestere regninger. Ad 7: Motionsgruppen. Michael oplyste, at det ønskede bordtennisbord bliver indkøbt og opstillet på Bøgegården i Kokkedal. Ad 8: Rejsegruppen. Hans Erik henviste til de allerede annoncerede rejser i Foråret Øvrige tilbud om rejser udskudt til næste møde. Ad 9 : Kultur, sprog og spil gruppen. Annie lovede at tale med Oscar Ekstrøm, som har ansvar for billardaktiviteten i Ældre Sagen, og meddele ham, at der bevilget et beløb af Ældre Sagen, således at der kan ydes en økonomisk støtte til både nye og Nuværende medlemmer. Ad 10: Kreativitetsgruppen. Astrid havde ingen bemærkninger. Ad 11: Social-humanitærgruppen. Ingrid oplyste, at hun har aftalt med Nivå Amatør Teater at de optræder i Humlebæk den 12. marts med forskellige sange m.m. Tilmelding til arrangementet sker via hjemmesiden. Ad 12: IT og edb gruppen, Niels oplyste, at han søger om anskaffelse af en projektor til brug ved besøg og oplæsning på Egelunden. Han nævnte endvidere, at koden til pengeskabet på Græstedgård er ændret. Koden udleveres kun ved henvendelse til ham. Ad 13: Arrangementsgruppen. Jørgen oplyste, at han endnu ikke havde oplægget vedr. Frivilligfesten færdig. Dagsordenspunktet udskydes til næste møde. Ad 14: Informationsgruppen. a) Spørgsmålet om Medlemsbladet redigering, produktion og fremtid er drøftet ovenfor. Lokalbestyrelsen ønsker at fastholde Medlemsbladet, som anses for Ældre Sagens visitkort i Fredensborg kommune og hvor der er lagt meget arbejde i. Medlemsbladet er stort selvfinansieret og et vigtigt element i Ældre Sagens arbejde i Fredensborg. 4

5 b) Leif Lau er som nævnt tidligere ny lokalredaktør for Det Sker, hvor han samarbejder med Bjørn, som er ansvarlig for Ældre Sagens Hjemmeside i Fredensborg. Leif nævnte, at korrekturen til Det Sker i fremtiden vil have følgende symboler. Aktiviteter som ikke skal fortsætte angives med rødt. rettede aktiviteter markeres med blåt og nye aktiviteter angives med grønt. Han nævnte også, at der i Det Sker ikke må angives mailadresser og helst ikke for mange tegn. c) Bjørn nævnte, at man i hjemmesiden gerne må angive adresser. Ad 15: Øvrig orientering. Michael oplyste, at Seniorrådet har møde med Borgmesteren og kommunens ledende medarbejdere i januar. Der er igangsat en handlingsplan på gigtområdet. Der er sket ændring i flexture ordningen efter 18. december Seniorrådets Årsberetning er under udarbejdelse. Ad 16: Eventuelt. Allan nævnte, at han fortsat har problem med Ældre Sagens Medlemsdatabase, hvor der på trods af gentagne rettelser af enkelt personer s oplysninger ikke er sket de ønskede rettelser. Hans-Erik kontakter Per Frost i kommunen vedr. placering af billardbord, der er doneret af kommunen. Bordet kan måske opstilles på Mergeltoften. Næste møde er tirsdag 7.februar kl. 09:00. Formand og næstformand er på ferie. Jørgen vil derfor være leder af mødet. Herefter gik Lokalbestyrelsen til den årlige Julefrokost 5

6 6

7 7