Projektdokument. Bedre implementering af velfærdsteknologi Projektleder, Anders Kortnum Bagger, Sundhedsafdelingen, Lemvig Kommune

Transkript

1 Projektdokument Bedre implementering af velfærdsteknologi

2 Vejledning Dette dokument er projektets hoveddokument. Projektdokumentet anvendes som beslutningsdokument over for styregruppen og udbygges med relevante skabeloner (vedlægges som bilag). Alle projekter har et hoveddokument igennem hele deres levetid. Dokumentet er en overordnet beskrivelse af projektet med beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er involveret i projektet, hvad økonomien er i projektet, og hvad projektets målsætning er. Dokumentet skifter status undervejs i projektet og skal derfor udvikles og uddybes, efterhånden som projektet gennemgår sine forskellige faser fra idé, analyse og planlægning, gennemførelse og evaluering. På side 3 er der mulighed for at krydse af, hvilken status dokumentet har på det pågældende tidspunkt i projektet. Det kan også læses nedenfor, hvilke krav der stilles til dokumentet undervejs. Side 2 af 12

3 Indholdsfortegnelse 1. Baggrund og tidligere erfaringer Formål Den bærende idé Målgruppe Succeskriterier Leverancer Organisering Timer Økonomi og finansiering for projektet Økonomi og finansiering for driften Interessentanalyse Risici/barriere i projektet Projektets hovedmilepæle Afgrænsning til andre projekter Kommunikationsplan Forankring Evaluering Bilag Side 3 af 12

4 Dokumentets status sæt kryds Idébeskrivelse Idébeskrivelsen er en overordnet beskrivelse af projektet og første skridt mod en uddybet projektbeskrivelse. Der er tale om en idébeskrivelse, når dokumentet er udarbejdet af projektlederen i dialog med projektejer. Idébeskrivelsen omfatter afsnittene 1-9. Disse punkter går igen i de efterfølgende versioner af projektdokumentet, men i idébeskrivelsen vil punkterne være overordnet beskrevet. Punkterne 1-9 udbygges og kvalificeres i de efterfølgende versioner til den endelige projektbeskrivelse. Projektbeskrivelse Der er tale om en projektbeskrivelse, når dokumentet er udarbejdet baseret på en grundig analyse af projektets omfang og fremgangsmåde og i samarbejde med projektets deltagere og organisationen i øvrigt. Punkterne 1-9 udbygges og kvalificeres i projektbeskrivelsen. Endvidere indeholder projektbeskrivelsen også afsnittene Forankringsrapport Der er tale om en forankringsrapport på det tidspunkt, hvor projektets leverancer er leveret, dokumentet er opdateret, og afsnittet om projektets udeståender og forankring er udfyldt. I forhold til projektbeskrivelsen udbygges dokumentet i forankringsrapporten med afsnit 16. Evaluering På det tidspunkt, hvor projektet afsluttes, og de sidste punkter om evaluering er udfyldt, er der tale om en evalueringsrapport, der gøres tilgængelig for organisationen. Evalueringen udbygger projektdokumentet med afsnit 17. Sæt kryds Sæt kryds Sæt kryds Sæt kryds [I dokumentet er indsat hjælpetekst til hvert punkt i parentes. For at højne læsevenligheden skal hjælpeteksten fjernes, inden dokumentet deles med andre.] Side 4 af 12

5 1. Baggrund og tidligere erfaringer Den forventede demografiske udvikling vil i fremtiden påvirke, at efterspørgslen efter offentlige velfærdsydelser som fx sundhedsydelser og plejetilbud i fremtiden vil være stigende. I de kommende årtier vil andelen af ældre i Danmark blive større, mens andelen af befolkningen, der er i den erhvervsaktive alder, bliver mindre. Undersøgelser viser, at efterhånden som den aldrende befolkning bliver mere og mere velstillet, vil de ældre også stille større krav om mere individualiserede ydelser. Det er med til at trække en efterspørgsel efter særligt tilpassede velfærdsteknologiske løsninger. Projektet har relevans for Lemvig Kommune, da velfærdsteknologien skal understøtte en selvstyret livsførelse for ældre, syge og handicappede. Den skal bidrage til, at borgerne, trods funktionsnedsættelse kan mestre egen livssituation. De velfærdsteknologiske løsninger skal bidrage til et godt arbejdsmiljø. Dette kan ske i kraft af mindre fysisk belastning og/eller ved at bidrage til en bedre og mere hensigtsmæssig drift. Ifølge Danmarks Statistik vil den danske befolkning stige fra i 2010 til i Det svarer til en stigning på 9 pct. Den samlede vækst i befolkningen skyldes hovedsageligt, at der bliver 60 pct. flere danskere, som er fyldt 65 år. Den største tilvækst vil ske indtil 2020, men andelen vil fortsætte med at vokse helt indtil I de år frem mod 2020 vil der være flere personer, der er fyldt 65 år. Figur 1., som er udarbejdet af Danmarks Statistik, viser, at andelen af den danske befolkning, der er fyldt 65 år, forventes at stige fra 16 pct. i 2010 til 25 pct. i 2042, hvorefter andelen falder svagt. Lemvig Kommune gennemfører/har gennemført projekter, hvor velfærdsteknologiske løsninger også er en del af midlerne til at opnå de ønskede resultater. Her viser tidligere erfaringer ligesom ved alle andre projekter, at forandringer og omstrukturering af arbejdsopgaver spiller en stor rolle. At reagere på forandringer og omstruktureringer er naturligt. Og at reagere med bekymring er ikke bare naturligt, men også helt forventeligt. Flere undersøgelser har gennem de senere år vist, at forandringer og omstruktureringer, der gennemføres uden omtanke for medarbejdernes og ledernes trivsel, kan have fatale konsekvenser. Side 5 af 12

6 De fleste har som udgangspunkt ingen modstand mod forandringer som sådan, men derimod modstand mod organisatoriske forandringer, der kan virke truende mod en værdifuld gruppenorm eller kultur. Modstand mod organisatoriske forandringer kan komme til udtryk på forskellige måder og kan have sit udspring i forskellige årsager. Det kan være en general modstand der indebærer ny læring eller udvikling. Den udspringer typisk af en usikkerhed og angst for alt, der er anderledes, og som bryder de vante og kendte rutiner. Men det kan helt reelt også handle om krav til læring eller udvikling, som ikke giver mening for den enkelte. Det kan være en modstand, der går på de faktiske konsekvenser, eller de konsekvenser man forestiller sig vil opstå. Endelig kan det være den type af modstand, der handler om ledelsens måde at håndtere forandringerne eller omstruktureringen på. Her vil modstanden meget ofte skyldes manglende respekt for medarbejdernes vurderinger af forandringen, manglende lydhørhed over for ideer, beslutninger eller prioritering af, hvordan forandringen eller omstruktureringen også kunne gennemføres. Gode forandringer kan skabes ved at sikre en god proces, som omfatter hele organisationen. Det handler om at sikre, at alle niveauer (borgere, medarbejdere og ledere) medtænkes og inddrages i processerne. Meningen med forandringerne skal være tydeligt formidlet og der skal være planlagt workshops/formidlingsmøder med gensidig dialog. Kommunikationsplaner, roller og opgaver er afklaret. Ved opstående problemer skal der ligges en klar strategi for hvad borgere, medarbejdere og ledere skal gøre. Undervejs i projektet skal alle niveauer hjælpes og støttes. Evaluering og tilpasninger i projektet skal være kendt fra start af. Afslutningsvis viser det også at projekter i første omgang skal afprøves i small scale, hvor alle børnesygdomme fjernes og derefter implementeres i big scale. Der skal ikke ske mange fejl eller være problemer med velfærdsteknologien, før velfærdsteknologien ikke bliver brugt og igen afløst af de gamle vaner og rutiner. 2. Formål Formålet er at gøre ældreområdet i Lemvig Kommune bedre rustet i forhold til den kommende ændrede demografi med flere ældre og færre personer i den erhvervsaktive alder. Projektet gennemføres for at sikre de velfærdsydelser vi i dag har, stadig vil kunne bevares med flere ældre og samme antal ansatte på Sundhedsområdet. Projektet er af den opfattelse af borgerne, at hvis de kan mestre eget liv, så vil de også gerne mestre eget liv. Derfor skal projektet være med til at undersøge, afprøve og implementere nye velfærdsteknologiske løsninger, så borgerne oplever større selvstændighed og frihed i deres hverdag. Selvstændighed i forhold til at klarer aktiviteter selv/eller med støtte fra velfærdsteknologier. Frihed i forhold til at kunne lave aktiviteter når de ønsker det og har brug for det. Projektet skal være med til at facilitere nye arbejdsgange for medarbejdere, så de oplever mindre fysisk og psykisk belastning i deres arbejde. Oplever at have mere tid til de vigtige opgaver ved/sammen med borgerne, og mindre tid til fx kørsel, koordinering, møder osv. Side 6 af 12

7 3. Den bærende idé Projektet er bevidst omkring den fremtidige demografi af ældre i Danmark, samt ligeledes i Lemvig Kommune. Og ud fra den bevidsthed om at antallet af ældre borgere vil stige, og der ikke vil blive det samme antal erhvervsaktive inden for Sundhedsområdet, vil dette påvirke serviceniveauet for de ældre, hvis der ikke tænkes i nye tanker. Projektet vil have fokus på velfærdsteknologiske løsninger, da dette skal være med til enten at erstatte eller supplere arbejdsgange for personalet inden for Sundhedsområdet. Fokusset i projektet vil ligge på de arbejdsgange hvor det har karakter eller præg af mere rutinemæssigt arbejde, som kan erstattes af velfærdsteknologi. Så medarbejderne oplever at det kernefaglige arbejde prioriteres ud fra deres respektive kompetencer, samt at de ikke oplever at serviceniveauet vil falde for borgerne. Ligeledes har projektet fokus på at borgerne oplever en større selvstændighed og frihed i at kunne udføre aktiviteter når de vil, og ikke er bundet af at skulle opholde sig bestemte steder ift. at modtage støtte fra personalet. 4. Målgruppe Hvem får nytte af projektets resultater - Borgere i forhold til selvstændighed og frihed til at kunne udfører aktiviteter som er meningsfuldt og skaber livskvalitet - Medarbejdere i forhold til mindre stress, mindre rutine arbejde, mere arbejde med borgerne i stedet for, for borgerne, tættere på kollegaer i dagligdagen, vinde tid til alle de andre opgaver som også forventes udført, bedre arbejdsmiljø - Ledere i forhold til bedre arbejdsmiljø, øget kompetencemæssige medarbejdere, en sundere økonomi som forhåbentlig kan frigive midler til andre opgaver. - Chefer, Direktører og Politikere i forhold til en sundere økonomi og sikring af samme serviceniveau 5. Succeskriterier Succeskriterier på nedenstående punkter Der er beskrevet følgende succeskriterier for det overordnede projekt: - At flere borgere helt eller delvist kan mestre aktiviteter igen eller vedligeholde aktiviteter længst muligt. - At medarbejdernes teknologiforståelse styrkes målbart i projektperioden. - At der i projektperioden er arbejdet ud fra procesmodellen som er beskrevet i strategi for implementering af velfærdsteknologi. - At der ved udgangen af projektperioden er sikret en struktur for det videre strategiske arbejde (forankring) med velfærdsteknologi i Lemvig Kommune. For de enkelte delprojekter defineres konkrete succeskriterier hvor der eksempelvis opstilles konkrete mål for gevinstrealisering. 6. Leverancer Der er ikke taget stilling til hvilke velfærdsteknologiske redskaber som skal indkøbes, hvor mange medarbejdere der skal undervises i brugen af de teknologiske redskaber o.l. Leverancerne vil blive vurderet og taget stilling til senere i processerne, når der politisk er taget beslutning til hvilke velfærdsteknologiske teknologier Lemvig Kommune skal implementere og benytte i fremtiden. Side 7 af 12

8 7. Organisering Projektejer, Pia Ulv Helleland Styregruppemedlemmer, Pia Ulv Helleland, Grete Bækgaard Thomsen, Anders Kortnum Bagger og Amanda Christensen Projektleder, Anders Kortnum Bagger Projektgruppemedlemmer, Grete Bækgaard Thomsen, Anders Kortnum Bagger, Anne Marie Lyngs Damsgaard, Anni Bodil Schøtt og Birgitte Nielsen Arbejdsgruppemedlemmer, vil blive indkald ad hoc i forhold til hvilke områder og hvilke velfærdsteknologier der skal implementeres Projektejer Styregruppe Projektleder Projektgruppe Arbejdsgruppe Styregruppe: XX (projektejer) XX (leveranceansvarlig) XX (brugeransvarlig) Projektgruppe: XX (projektleder) XX XX Arbejdsgruppe: XX 8. Timer Der er afsat timer til én fuldtidsstilling som projektleder, udover dette er der afsat timer til løbende styregruppe-, projektgruppe- og arbejdsgruppemøder. Der er ikke afsat ekstra økonomiske midler, derfor må de afsatte timer indberegnes i den daglige drift. 9. Økonomi og finansiering for projektet Projektleder stillingen er finansieret via Velfærdsmilliarden. Side 8 af 12

9 10. Økonomi og finansiering for driften Indkøb af velfærdsteknologiske redskaber indberegnes i den daglige drift. 11. Interessentanalyse Interessent Borgere Fordele for interessenten Selvhjulpenhed Livskvalitet Frihed Ejerskab for eget liv Ulemper for interessenten Ændrede vaner og rutiner Ændrede relationer til medarbejderne Samlet vurdering Fordelene overskygger ulemperne. Lemvig Kommune er af den opfattelse af borgerne, at hvis de kan mestre eget liv, så vil de også gerne mestre eget liv. Derfor skal projektet være med til at undersøge, afprøve og implementere nye velfærdsteknologiske løsninger, så borgerne oplever større selvstændighed og frihed i deres hverdag. Håndtering Borgerne skal støttes og føle sig trygge igennem hele implementeringsprocessen. Samt skal der være fokus på at få skabt ejerskab til det velfærdsteknologiske redskab. Borgerne skal høres, og de velfærdsteknologiske redskaber skal justeres til, så det hele tiden giver mest mulig mening for borgerne og de kan se dem selv i det og effekterne i deres hverdage. Medarbejdere Fleksibilitet i arbejdsgange Nye kompetencer Bedre arbejdsmiljø Fokus på kerneopgaven Nye vaner, rutiner og opgaver (forstyrrelse af trygheden i at kende ens arbejdsgange) Medarbejderne er alt afgørende for at projekterne lykkedes i det, at det er dem som skal ud og sælge de velfærdsteknologiske redskaber til borgerne. Der skal være tydelig kommunikation ift. at de kan se at de som medarbejdere også får noget ud af de velfærdsteknologiske redskab i deres dagligdag. Kommunikationen til medarbejderne skal være tydelig ift. hvad hensigten og målet er med implementeringen af det velfærdsteknologiske redskab, hvilket skal gentages igen og igen: Projektet tager udgangspunkt i ønsket om at skabe bedre velfærdsteknologiske løsninger inde for Ældreområdet i Lemvig Kommune, der er udfordret af den forventede demografiske udvikling med en betydelig tilvækst af den ældste borgergruppe samtidig med, at rekruttering af fagligt personale kan blive en stadig Side 9 af 12

10 stigende udfordring. Så for at sikrer at medarbejderne ikke skal løbe hurtigere og hurtigere, så er dette en nødvendighed. Samtidig er det også vigtigt at få både de positivt stemte og de kritisk stemte med, så de sammen kan trække projekterne fremad, og samtidig få afsøgt alle mulige udfordringer. Medarbejderne skal tænkes ind fra start og de skal høres. Ledere Mere effektive arbejdsgange Sundere økonomi Bedre arbejdsmiljø Afsættelse af tid til oplæring, undervisning, møder og implementering Lederne er afgørende ift. at få rammerne til projekterne til at lykkedes. Lederne skal overbevises om at de skal have fokus på velfærdsteknologi projekterne, og ikke glemme det i den daglige drift. Fokus på gevinstrealisering. Ledernes skal være med på banen fra start, og de skal have indflydelse på hvilke områder og hvilke medarbejdere som skal deltage. Der kan med fordel foreligge gevinstrealiseringsplaner for lederne, så de kan forholde sig det. Der skal forhåndsafstemmes ift. tid og timer til afsættelse af projekterne. Side 10 af 12

11 12. Risici/barriere i projektet Beskrivelse af risikoen Borgerne, der kan opstå modstand mod at benytte velfærdsteknologien i forhold til nye vaner og rutiner Medarbejderne, der kan opstå frustrationer i forhold til ny læring, nye arbejdsgange, nye arbejdsopgaver, ændret kultur osv. Ledelsen, der kan opstå problemer med implementeringen ved fx afsættelse af tid til medarbejdere, til undervisning, manglende fokus på velfærdsteknologien fordi den kan forsvinde i den daglige drift-fokus osv. Handling for at imødekomme risikoen Fokus på at få skabt en god omtale af velfærdsteknologien, skabe mulighed for at undervise og instruere i velfærdsteknologien, så frustrationer og utryghed mindskes. Tage udgangspunkt i borgernes behov og ønsker for derved, at opbygge ejerskab og motivation til velfærdsteknologien. Projektet skal sikre at medarbejderne inddrages før indkøb af velfærdsteknologi, de skal høres i forhold til behov og skal være en aktiv medspiller i forhold til at projektet skal lykkedes. De skal have mulighed for at drøfte fremtidige konsekvenser med ledelsen og projektgruppen, så de føler sig hørt. De skal have mulighed for at få undervisning/introduktion til den nye velfærdsteknologi, hvis dette er behovet. De skal gøres opmærksomme på deres rolle i projektet og deres mulighed for kontakt hvis teknologien driller. Projektet skal være med til at facilitere ledelsens inddragelse af velfærdsteknologi i deres afdelinger ved fx at stå for kontakten til IT-afdelingen, firmaerne bag velfærdsteknologien, undervisningen af medarbejderne osv. Ledelsen skal inddrages før, under og efter implementeringen af velfærdsteknologierne. De skal ligeledes som medarbejderne have mulighed for at få undervisning/introduktion til teknologien, så det skaber en større forståelse, hvis dette er behovet. De skal gøres opmærksomme på deres rolle i projektet. Velfærdsteknologi, der kan opstå fejl eller være mangler på den indkøbte velfærdsteknologi. Firmaerne bag velfærdsteknologierne skal beskrive hvordan velfærdsteknologierne kan afhjælpe/støtte borgere netop i Lemvig Kommune, der skal indgås aftaler omkring support/bytning af velfærdsteknologi, de skal være en aktiv medspiller i projekterne for at de lykkedes (de skal holdes til ilden). IT-afdelingen, der kan opstå infrastrukturelle IT-mæssige problematikker som skal løses inden, under og efter implementeringen af en velfærdsteknologi. Skab et sundt samarbejde med IT-afdelingen, hvor de inddrages før indkøb af velfærdsteknologien, så de kan komme med deres besyv af hvad og hvilke udfordringer der eventuelt vil opstå. IT-afdelingen skal informeres løbende, og hele tiden inddrages når det giver mening. Vigtigt også ikke at inddrage dem når det ikke er relevant for dem, så de prioriterer deres deltages når vi efterspørger dem. Side 11 af 12

12 13. Projektets hovedmilepæle Projektets hovedmilepælsplan forventes at køre fra år , hvor der for hvert år vil blive lagt en mere detaljeret plan for hver velfærdsteknologi med hvornår henholdsvis analyse- og planlægnings-, gennemførelses- og evalueringsfasen forventes afsluttet, og dermed hvornår næste fase sættes i gang. 14. Afgrænsning til andre projekter [Beskriv forhold, der indgår i projektet, samt forhold, der ikke er med i projektet, og som er vigtige at klarlægge allerede nu for at forebygge evt. senere misforståelser. Afgrænsningen foretages i forhold til forudgående, parallelle eller efterfølgende projekter. Klarlæg eventuelle sammenhænge til andre projekter, der er behov for at koordinere. Beskriv væsentlige grænseflader, og hvordan de skal håndteres. Kun sammenhænge og grænseflader, der kan have afgørende betydning for projektets resultater, skal beskrives.] 15. Kommunikationsplan Se bilag: Kommunikationsplan 16. Forankring [Forankringsrapporten udarbejdes af projektlederen i dialog med projektejer ved afslutningen af gennemførelsesfasen. Den består af det ovenstående i opdateret form og af dette afsnit. Formålet er at få styregruppen til formelt at godkende nedlukning af projektet og sikre, at der tildeles ressourcer til de sidste indsatser og eventuelle udeståender.] 17. Evaluering [Projektevalueringen udfyldes ved afslutning af evalueringsfasen. Evalueringen består både af en projektevaluering og en procesevaluering de skal samtidig være simple og anvendelige.] 18. Bilag [Aftal med projektejer, hvilke bilag der ellers er brug for: Udvidet risikoanalyse, businesscase, Implementeringsovervejelser m.m.] Side 12 af 12