FSC CoC Rapport. for Lamipro A/S

Transkript

1 Certificeret af: FSC CoC Rapport for Lamipro A/S Re-evaluering 2018 Audit dato: 3. juli 2018 Rapport afsluttet: 9. juli 2018 Certificeringskode: NC-COC Certifikat udstedt: 4. september 2018 Kontakt i virksomheden Kian Christensen Lamipro A/S Tunøvej 1 DK-8940 Randers Audit varetages af NEPCon Certificering ApS Søren Frichs Vej 38K, 8230 Åbyhøj, Danmark Kontaktperson: Søren Dunvald Tlf.: sd@nepcon.org FSC A NEPCon is an FSC accredited certifier. NEPCon OU, Filosoofi 31, Tartu, Estonia,

2 Indholdsfortegnelse INTRODUKTION 3 1. AUDIT RESULTATER 4 2. AUDIT-PROCES 8 3. VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER OG CERTIFIKATETS AFGRÆNSNING 10 Bilag A: VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER 14 Bilag B: HOVEDEVALUERING (kun hovedevaluering og revurderinger) 16 Bilag C: STANDARD TJEKLISTE (Chain of Custody FSC-STD V3) 18 Bilag D: STANDARD TJEKLISTE (Trademark Use FSC-STD v2-0) 31 Bilag E: LISTE OVER RAPPORTBILAG 37 2 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

3 INTRODUKTION NEPCon er en international nonprofitorganisation, der arbejder for at fremme bæredygtig forretningspraksis og brugeradfærd gennem certificering, rådgivning og innovationsprojekter. Vores mål er at sikre ansvarlig brug af naturressourcer, og vores Chain of Custody-certificerede kunder nyder godt af vores mere end 15 års erfaring med at skræddersy bæredygtige løsninger til alle typer leverandører i tømmersektoren fra træforarbejdnings- og produktionsvirksomheder, over trykkerier, forlag og papirgrossister, til handelsvirksomheder og detailhandlere i alle størrelser. Gennem et veludviklet netværk af regionale repræsentanter og underleverandører, tilbyder NEPCon rettidige og omkostningseffektive certificeringstjenester rundt om i verden. Formålet med denne rapport er at dokumentere opfyldelse af Forest Stewardship Council (FSC ) standarder for sporbarhedscertificering for Lamipro A/S, herefter benævnt organisationen eller virksomheden. Rapporten beskriver NEPCon auditorernes observationer under evaluering af organisationens procedurer og arbejdsgange i forhold til den eller de relevante krav. Afsnit 1 beskriver resultatet af evalueringen, herunder eventuelle krav om korrigerende handlinger, som er nødvendige for at følge op på konstaterede afvigelser. For at opnå og opretholde sporbarhedscertificering, er det vigtigt, at alle afvigelser er løst inden for tidsfristen. NEPCons evalueringsrapporter behandles fortroligt med undtagelse af få detaljer, som bliver lagt op på offentlige hjemmesidedatabaser; disse oplysninger er ikke kommercielt følsomme, og omfatter organisationens kontaktperson, produktnavne og beskrivelser samt certifikatoplysninger. Sporbarhedscertificeringen henviser til et samlet system og procedurer, der gør det muligt at spore skovprodukter, fra råvaren der produceres i skoven til det endelige produkt på markedet - for at sikre, at træbaserede og ikke-træbaserede skovprodukter indeholdt i produktet eller produktlinjen kan spores tilbage til certificerede skove. Hvis der er nødvendige korrigerende handlinger, der kræves af din organisation, er de beskrevet i afsnittet Audit Resultater i denne rapport. Konfliktløsning: Hvis en virksomhed, som er kunde hos NEPCon, møder kritik fra organisationer eller personer, der har bekymringer eller kommentarer omkring NEPCons services, opfordres disse parter kraftigt til at kontakte det relevante NEPCon regionale kontor eller ethvert medlem af NEPCons sporbarhedsprogram. Formelle klager og bekymringer bør indsendes skriftligt. Uvildighed: NEPCon forpligter sig på at bruge neutrale og uvildige auditorer, og vi opfordrer vores kunder til at informere NEPCons ledelse, hvis de konstaterer overtrædelser af dette. Se vores Impartiality Policy her: 3 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

4 1. AUDIT RESULTATER 1.1 Auditorens anbefalinger På grundlag af organisationens opfyldelse af FSC sporbarhedskrav anbefaler auditoren følgende: Certificering godkendes Efter accept af NCR(s) udstedt nedenfor Certificering godkendes ikke Opfyldelse af væsentlige NCR(s) påkrævet Yderligere kommentarer: (ikke obligatorisk) 1.2 Certificeringsafgørelse På baggrund af auditors anbefaling og NEPCons kvalitetskontrol er følgende afgørelse om certificering truffet: NEPCon certificeringsafgørelse: Certificeringsafgørelse truffet af (personens navn): Certificering godkendt Steffen Just, RRA Dato for afgørelse: 9. juli Åbne afvigelses-rapporteringer (NCRs) NB: NCR(s) beskriver beviserne for virksomhedens afvigelser, der er identificeret ved evalueringen. NCR(s) omfatter en fastsat tidsfrist for opfyldelse. Væsentlige NCR(s) der udstedes i forbindelse med hovedevaluering og re-evaluering skal lukkes inden certifikatet kan udstedes. Væsentlige NCR(s), der udstedes i forbindelse med årlig audit skal lukkes inden for den fastsatte frist. Manglende eller utilstrækkelig opfølgning medfører suspension af certifikatet. NCR nummer: 03/17 Afvigelsesklassifikation: Væsentlig Mindre Standard & Krav: FSC-STD V Beskrivelse af afvigelse og dertil hørende dokumentation/beviser: Virksomheden har procedure for håndteringen af FSC materialer gennem hele produktionen. Virksomheden har i proceduren skrevet at der skal udregnes spild, men dette fremgår dog ikke af volumenopgørelsen. Den ansvarlige viste god forståelse for kravet i standarden og afvigelsen klassificeres som mindre da der ved at tage input fratrukket output kan udregnes spild. (bilag 4) Audit FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

5 Virksomheden har ved audit stadig ikke beregnet en spild-%, hvilket også blev bekræftet af den ansvarlige. Generelt har man lidt udfordringer i at beregne denne spild-%, da man ikke har et egentligt materialeregistreringssystem til at underbygge en spild-%. Afvigelsen opgraderes til væsentlig. Korrigerende handlinger: Tidsplan for overensstemmelse: Dokumentation leveret af virksomheden: Resultat af evalueringen af dokumentation: NCR status: Kommentarer (valgfrit): Virksomheden skal implementere korrigerende handlinger for at udvise overensstemmelse med kravet/kravene anført herover. NB: Effektive korrigerende handlinger fokuserer både på håndtering af den specifikke forekomst beskrevet herover og årsagen til afvigelsen for at forhindre, at afvigelsen gentager sig. Før udstedelse af certifikat AFVENTER OPFØLGNING AFVENTER OPFØLGNING ÅBEN NCR nummer: 01/18 Afvigelsesklassifikation: Væsentlig Mindre Standard & Krav: FSC-STD V Beskrivelse af afvigelse og dertil hørende dokumentation/beviser: Virksomheden har udarbejdet volumenopgørelse (bilag 4), der dog ikke efterlever kravene i standarden. Input var angivet som køb af 18 og 25 mm råplader fra leverandør, mens output var baseret på tilbagemeldinger fra produktionen om forbrug af råplader. Der var således ikke inkluderet et egentligt lager (hverken primo eller ultimo) eller et evt. spild, hvorfor de beregnede difference tal ikke er retvisende. Eks.vis ser det ud til at virksomheden har solgt mere 25 mm FSC-materiale end man har købt (ca. 12 cbm), hvilket berettiger til at rejse en væsentlig afvigelse. Auditor kan med udgangspunkt i sidste års rapport dog verificere at primolageret for 25 mm var på ca. 20 cbm, hvorfor der kun rejses en mindre afvigelse. Endvidere var leverance af materiale leveret direkt fra Leverandør Egger til slutkunde Magnus Olesen ikke opført på volumenopgørelse (gennemfakturering). Korrigerende handlinger: Tidsplan for overensstemmelse: Dokumentation leveret af virksomheden: Resultat af evalueringen af dokumentation: NCR status: Virksomheden skal implementere korrigerende handlinger for at udvise overensstemmelse med kravet/kravene anført herover. NB: Effektive korrigerende handlinger fokuserer både på håndtering af den specifikke forekomst beskrevet herover og årsagen til afvigelsen for at forhindre, at afvigelsen gentager sig. Inden næste årlige audit, men ikke senere end 12 måneder fra datoen for rapportens færdiggørelse. AFVENTER OPFØLGNING AFVENTER OPFØLGNING ÅBEN 5 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

6 1.4 Lukkede afvigelses-rapporteringer (NCRs) NCR nummer: 02/18 Afvigelsesklassifikation: Væsentlig Mindre Standard & Krav: FSC-STD V Beskrivelse af afvigelse og dertil hørende dokumentation/beviser: Virksomheden har i sine procedurer (bilag 1) ikke implementeret klagehåndtering som angivet i standarden, hvilket også blev bekræftet af den ansvarlige, der ikke var bekendt med kravet. Korrigerende handlinger: Tidsplan for overensstemmelse: Dokumentation leveret af virksomheden: Resultat af evalueringen af dokumentation: NCR status: Virksomheden skal implementere korrigerende handlinger for at udvise overensstemmelse med kravet/kravene anført herover. NB: Effektive korrigerende handlinger fokuserer både på håndtering af den specifikke forekomst beskrevet herover og årsagen til afvigelsen for at forhindre, at afvigelsen gentager sig. Inden næste årlige audit, men ikke senere end 12 måneder fra datoen for rapportens færdiggørelse. Virksomheden har nu inkluderet dette krav i standarden i sine opdaterede procedurer (bilag 10). Det er auditors vurdering at kravet i standarden er opfyldt og afvigelsen lukkes. LUKKET NCR nummer: 03/18 Afvigelsesklassifikation: Væsentlig Mindre Standard & Krav: FSC-STD V og 2.2 Beskrivelse af afvigelse og dertil hørende dokumentation/beviser: Virksomheden har i sin leverandørliste (bilag 3) angivet Egger Danmark som leverandør. Denne har dog ikke et gyldigt FSC-certificat, da der er tale om et salgskontor. Virksomheden kommunikerer med det danske Salgsselskab, men al dokumentation i form af ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer kommer fra et af Eggers Site (Brilon), der er omfattet af certifikat, hvilket visuelt blev bekræftet under audit. Korrigerende handlinger: Tidsplan for overensstemmelse: Dokumentation leveret af virksomheden: Resultat af evalueringen af dokumentation: Virksomheden skal implementere korrigerende handlinger for at udvise overensstemmelse med kravet/kravene anført herover. NB: Effektive korrigerende handlinger fokuserer både på håndtering af den specifikke forekomst beskrevet herover og årsagen til afvigelsen for at forhindre, at afvigelsen gentager sig. Inden næste årlige audit, men ikke senere end 12 måneder fra datoen for rapportens færdiggørelse. Virksomheden har fremsendt opdateret Leverandørliste (bilag 8) Det er auditors vurdering at kravet i standarden er opfyldt og afvigelsen lukkes. 6 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

7 NCR status: LUKKET 1.5 Observationer NB: Observationer udstedes ved tidlige stadier af et problem, som ikke i sig selv udgør en afvigelse, men som auditoren mener kan føre til en fremtidig afvigelse, medmindre organisationen følger op; uden opfølgning kan observationer således føre til egentlige afvigelser. OBS nummer: 04/18 Standard & Krav: FSC-STD V Beskrivelse af forhold der giver anledning til observation: Observation: Virksomheden modtager ordrer fra Magnus Olesen, Durup, som efterfølgende bestilles hos Egger Brilon, med direkte levering til Magnus Olesen. Ved audit var den ansvarlige for FSC-systemet usikker på hvorvidt der fulgte en Lamipro følgeseddel med varen fra Tyskland, eller om den blev sendt direkte til Magnus Olesen, fra kontoret i Randers. 1.6 Yderligere bemærkninger til Audit Resultater Ingen 1.7 Opfølgning gennemført af virksomheden inden rapportens afslutning Virksomheden har inden rapportens afslutning fremsendt dokumentation der lukker NCR02/18 og NCR03/ Notater til næste audit Ingen 7 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

8 2. AUDIT-PROCES 2.1 Audit holdet Auditors navn(e) Søren Dunvald Audit team leader Kvalifikationer Søren har mere end 30 års erfaring fra forskellige produtionsvirksomheder i Danmark, heraf ca. 20 år i møbelindustrien. Han har stærke kompetencer indenfor Produktions- og Kvalitetsledelse, Indkøb, Intern salg, Logistik, Økonomistyring og IT. Søren har bestået FSC og PEFC Lead auditor eksamen. 2.2 Audit oversigt Lokalitet(er) Dato for audit Audits varighed on-site (Timer) Lamipro A/S Tunøvej 1 DK-8940 Randers 03. juli ,5 t Bemærk: flere detaljer om auditprocessen findes i en separat auditplan 2.3 Beskrivelse af auditprocessen Agenda Åbningsmøde*: Præsentation af deltagere, Ændringer hos virksomheden siden sidst. Herunder evt. nye underleverandører. Evt. ændringer i standarder og krav. Særlige emner som Virksomheden ønsker at få belyst i henhold til certificeringen. Oplysninger om virksomheden ansatte og omsætning Evaluering af fremsendt documentation, herunder gennemgang af dokumenterede procedurer produktgruppeliste leverandørliste 8 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

9 årlig volumenoversigt opfølgning på åbne afvigelser fra sidste audit. gennemgang af Auditering af indkøbs, salgs-, lager- og produktionsfunktionerne samt købs- og salgsdokumentation interview med personale med ansvar for leverandørvalidering, indkøb og salg Gennemgang af logobrug on- og off-produkt Gennemgang af procedurer og godkendelser for varemærkebrug Interview med ansvarligt personale. Auditor opsamling (Auditor alenetid) Afslutningsmøde* Præsentation af foreløbige observationer. 9 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

10 3. VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER OG CERTIFIKATETS AFGRÆNSNING 3.1 Generelt overblik over virksomheden LAMIPRO blev grundlagt d. 1. januar LAMIPRO er en familieejet virksomhed, hvor ejerskabet er fordelt på stifteren, Gert Christensen, samt de to sønner Kim og Kian. Alle tre ejere er i dag fuldt beskæftiget i virksomheden. LAMIPRO er en produktionsvirksomhed, der blandt andet fremstiller vinduesplader, bordplader og vægpaneler/skærmvægge til våd- og tørrumsadskillelse. Alle produkterne bliver fremstillet efter forespørgsel. Ligeledes udføres opskæring og oplimning samt CNCbearbejdning. LAMIPRO sælger til danske tømmerhandlere samt inventar- og industrikunder. Alle varer oprettes i virksomhedens ordrestyringssystem med unikke varenumre hvorpå der i udvidet varetekst indskrives virksomhedens FSC CoC Kode samt FSC Materialekategori (FSC Mix Credit). Når varenummeret anvendes påføres FSC Claims automatisk på alle salgs- og transportdokumenter. Virksomheden indkøber FSC-certificerede laminatplader fra 2 leverandører der befinder sig udenfor EU. Disse sælges dog ikke som FSC. Virksomheden har kun 2 kunder, der køber materiale som FSC. En kunde får direkte levering fra virksomhedens tyske leverandør, mens den anden kunde, får leveret et FSCmateriale der i sin fysiske form er væsentlig anderledes end andet materiale der håndteres i virksomheden (tykkelse samt overfladen på pladerne). FSC-materiale udgør en mindre del af virksomhedens forretning. Virksomheden står foran en investering i nyt ERP-system, der på sigt kan forbedre datagrundlag. 3.2 Audit baggrund Ændringer i virksomhedens procedurer/organisation siden sidste evaluering: Ingen Beskrivelse af eventuelle klager, konflikter eller beskyldninger om afvigelser fra standarderne, der er rejst mod virksomheden i løbet af auditperioden: Ingen Virksomheden har fysisk besiddelse af FSC-certificeret materiale: Ja (Ved hovedevalueringer uden fysisk besiddelse er det et krav, at NEPCon får besked så snart FSC-materialer er på lokaliteten.) 3.3 FSC s Årlige Administrationsafgift (AAF) NB: FSC s årlige administrationsafgift (AAF) fastsættes ud fra virksomhedens og certifikatets struktur i henhold til FSC-POL V2-1 EN FSC Annual Administration Fee Policy. Omsætningen omfatter alle træ-/træfiberbaserede produkter og skal anføres pr. lokalitet, for at muliggøre fastsættelse af korrekt AAF for certifikatet. AAF opdateres hvert år på grundlag af den gældende FSC AAF politik. 10 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

11 FSC AAF-kategori: Single CoC FSC AAF-klasser: Klasse 4 AAF-klasser Årlig omsætning ($USD) Klasse 1 < 200,000 Klasse 2 200,000 1,000,000 Klasse 3 > 1 5 Million Klasse 4 > 5 25 Million Klasse 5 > Million Klasse 6 > Million Klasse 7 > 500 1,000 Million Klasse 8 > 1,000 2,000 Million Klasse 9 > 2,000 3,000 Million Klasse 10 > 3,000 5,000 Million Klasse 10 + > 5,000 Million Certifikatets afgrænsning Element Kryds af i alle felter der gælder for certifikatets gyldighedsområde Ændring i gyldighedsområde (I/R for Assessments) Type af certifikat: Enkelt Multi-site Gruppe Godkendte standarder: FSC-STD V3-0 FSC-STD V2-0 Choose a standard Hovedaktivitet: Samlet antal deltagende lokaliteter: Sekundær producent 1 Sporbarhedssystem: Transfer Procent Credit 11 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

12 Controlled Wood Input: Kun FSC Controlled Wood Kilder med lav risiko Kilder med uspecificeret risiko Kilder med specificeret risiko Due Diligence system: Omfatter ikke feltverifikation Omfatter evaluering af leverandører Omfatter audits på skovniveau Outsourcing: Anvendelse af varemærker: FSC-certificerede underleverandører Lav risiko Høj risiko On-product Off-product RAC Mærket Detaljer om lokaliteten For meget store multi-sites eller grupper (mere end 20 lokaliteter), kan tabellen nedenfor erstattes med en separat fil, såfremt den indeholder den krævede information og er i samme format. Hvis denne mulighed benyttes, henvis da til Bilag # <enter exhibit number>. Lokalitet + juridisk enhed + FSC ID/subkode Adresse / Tlf. / Fax / Type af aktivitet Antal medarbejdere Årlig omsætning for AAF (hvis relevant) Lamipro A/S Tunøvej 1 DK-8940 Randers kian@lamipro.dk Sekundær producent (USD) 24 $ FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

13 Detaljer om produktgrupper For meget store multi-sites eller grupper, kan tabellen nedenfor erstattes med en separat fil, såfremt den indeholder den krævede information og er i samme format. Hvis denne mulighed benyttes, henvis da til Bilag # <enter exhibit number>. Lokalitet + juridisk enhed + FSC ID/subkode (hvis relevant) Arter på materiale-input (Almindeligt navn) Arter på materiale-input (Videnskabeligt navn) Beskrivelse af produkttype + Produktgruppe Materialekategori på input Kontrolsystem Materialekategori på output Se bilag 2 Se bilag 2 Se bilag 2 Se bilag 2 Se bilag 2 Se bilag 2 Se bilag 2 13 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

14 Bilag A: VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER Primær kontaktperson for koordinering med NEPCon: Kontaktperson: Stilling: Adresse: Tlf./Fax/ Kian Christensen Indkøbschef Tunøvej 1, DK-8940 Randers / / kian@lamipro.dk Faktureringskontakt: Kontaktperson: Stilling: Adresse: Tlf./Fax/ Kian Christensen Indkøbschef Tunøvej 1, 8940 Randers / / kian@lamipro.dk 14 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

15 On-line Certificeringsoplysninger: NB: Efter certificering vil nedenstående kontaktinformation samt oplysninger om FSC produktgrupper og certifikatets gyldighedsområde blive offentliggjort på info.fsc.org Felt Tekst Ændringer? (I/R for Assessments) Kontaktperson: Kian Christensen Nej Titel: Indkøbschef Nej Adresse: Tunøvej 1, DK-8940 Randers Nej Tlf./Fax/ / / kian@lamipro.dk Nej Hjemmeside: Nej 15 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

16 Bilag B: HOVEDEVALUERING (kun hovedevaluering og revurderinger) Note: FSC s krav til hovedevaluering omfatter analyser af virksomedens ledelsessystem samt kritiske elementer i virksomhedens overordnede kontrolsystem, omfattende alle processer og FSC Produktgrupper. Kritiske kontrolpunkter er områder, hvor materialer fra ikke-certificerede/ikkekontrollerede kilder har mulighed for at komme ind i systemet eller hvor certificerede/kontrollerede materialer kan udgå af systemet. Hvis der er identificeret svagheder i ledelsessystemet eller høj-risiko områder i CoC systemet, skal der indsættes korte beskrivelser i tabellerne nedenfor. Detaljerede beskrivelser af systemet og evt. afvigelser fra certificeringskravene er indeholdt i rapportens tjeklister (bilag til denne rapport). 1. Evaluering af ledelsessystemet Analyse af elementer i ledelsessystemet 1.1 Kritiske aspekter af ledelsessystemets kontrol skal sikre, at de gældende standarder er implementerede i alle dele af organisationen, som indgår i certificeringsscopet: Krav opfyldt Ja Hvis nej, beskriv: 1.2 Virksomheden skal demonstrere tilstrækkelige tekniske ressourcer til at implementere virksomhedens dokumenterede ledelsessystem: Ja Hvis nej, beskriv: 1.3 Virksomheden skal demonstrere tilstrækkelig menneskelig kapacitet til at implementere virksomhedens dokumenterede ledelsessystem: Ja Hvis nej, beskriv: 1.4 Virksomhedens uddannelsessystem skal være tilstrækkeligt og effektivt for ansvarligt personale i alle dele af virksomhedens sporbarhedssystem: Ja Hvis nej, beskriv: 1.5 Virksomhedens system for supervision af ansvarligt personale skal sikre effektiv implementering af det dokumenterede ledelsessystem: Ja Hvis nej, beskriv: Kommentarer: 16 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

17 2. Evaluering af kritiske kontrolområder og risici Evaluering og beskrivelse af eventuelle kritiske kontrolpunkter med en risiko for, at ikkecertificerede / ukontrolleret træ eller fibre kan komme ind i Chain of Custody-systemet, eller hvor certificerede / kontrollerede materialer kunne forlade systemet: Kritiske kontrolområder Indkøb/sourcing af materiale/produkt Modtagelse og lager Adskillelse Bearbejdning Bestemmelse af kravene (transfer, procent eller kreditsystem, fysisk eller tidsmæssig adskillelse eller procent metode) Salg og forsendelse Volumenkontrol Produktmærkning Outsourcing Høj eller lav risiko? Lav risiko Høj risiko Lav risiko Lav risiko Lav risiko Lav risiko Høj risiko Lav risiko N/A Beskriv eventuelle høj-risici for blanding af ovennævnte, hvilket indikerer afhjælpende foranstaltninger der er blevet gennemført, og, hvis det er relevant, den tilsvarende NCR eller OBS: Virksomheden modtager både certificeret og ikke-certificeret materiale fra samme leverandør. Den ene del af det certificerede materiale er kendetegnet ved en speciel overflade der KUN anvendes på certificerede produkter, mens den anden del ikke kommer ind over virksomhedens lager (direkte leverancer til kunde). Volumenkontrollen er udfordret af at registringer på output er baseret på manuelle registreringer, med den usikkerhed der kan være forbundet hermed. Virksomheden kan dog udarbejde korrekt opgørelse da data er tilgængelige, men kræver lidt mere fodarbejde 17 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

18 Bilag C: STANDARD TJEKLISTE (Chain of Custody FSC- STD V3) 1. Evaluering af Site: Lamipro A/S Hovedansvarlig: (Ansvar for kontrolsystem på lokalitet(er)) Auditor(er): Interviewede personer, jobtitler: Kort beskrivelse af evalueringsproces for denne lokalitet: Kommentarer: Kian Christensen, Miljø/indkøbschef Søren Dunvald, Lead Auditor Kian Christensen, Miljø/indkøbschef Claus Nielsen, Varemodtagelse og -forsendelse Ronnie Rasmussen, Salg Birgitte Pedersen, Salg Kim Christensen, Direktør Der henvises til afsnit 2.3 Beskrivelse af auditprocessen ovenfor. 2. Standard tjekliste Dette afsnit beskriver virksomhedens opfyldelse af FSC s krav til sporbarhedssystemer. Tjeklisten er baseret på FSC s CoC Standard (FSC-STD Chain of Custody Certification V3 EN). FSC-standardens nummerering er identisk med tjeklistens nummerering. NB: Dette er en oversættelse af teksten i den engelske FSC standard. I tilfælde af fortolkningstvivl eller uoverensstemmelser har teksten i den engelske FSC standard prioritet over oversættelsen. Del I: Universelle krav Krav ifølge standard 1. CoC-ledelsessystem 1.1 Organisationen skal implementere og vedligeholde et CoCledelsessystem, der passer til dens størrelse og kompleksitet, for at sikre kontinuerlig overensstemmelse med alle gældende certificeringskrav, herunder de følgende: a) udnævnelse af en ledelsesrepræsentant, som har det overordnede ansvar for og bemyndigelse i forhold til organisationens overensstemmelse med alle gældende certificeringskrav, b) implementering og vedligeholdelse af opdaterede og dokumenterede procedurer, som dækker de certificeringskrav, der gælder i henhold til certifikatets anvendelsesområde, c) definition af nøgleansatte, som er ansvarlige for implementeringen af den enkelte procedure, d) oplæring af personale i den ajourførte version af organisationens procedurer for at sikre, at de har de nødvendige kompetencer til at implementere CoC-ledelsessystemet, e) komplet og ajourført registrering af de dokumenter, der er relevante for at påvise, at organisationen lever op til alle gældende Krav opfyldt 18 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

19 certificeringskrav. Dokumenterne skal opbevares i mindst fem år. Organisationen skal som minimum gemme følgende dokumenter i henhold til certifikatets anvendelsesområde: procedurer, produktgruppelister, dokumentation af oplæring, købs- og salgsdokumenter, materialeregistreringer, årlige volumenoversigter, varemærkegodkendelser, fortegnelser over leverandører, klager og outsourcing, kontrol af uoverensstemmende produkter og dokumentation relateret til verificeringsprogrammer for genbrugsmaterialer og due diligenceprogrammer for kontrollerede materialer og FSC Controlled Wood. [Bilag er påkrævet] Virksomheden har udnævnt miljø og indkøbschef Kian Christensen som den ansvarlige for virksomhedens FSC sporbarhedssystem og dennes implementering. Virksomhedens procedure lever op til kravene i standarden. (bilag 1) 1.2 Organisationen skal anvende kriterierne for kvalifikation anført i Del IV for at bestemme, om den er kvalificeret til individuel, multisite- eller gruppe-coc-certificering. Virksomheden er single site og kvalificeret til dette. 1.3 Organisationen skal forpligte sig til FSC s værdier som defineret i FSC-POL ved at underskrive en egenerklæring om, at organisationen ikke er direkte eller indirekte involveret i følgende aktiviteter: a) ulovlig skovhugst eller handel med ulovlige træ- eller skovprodukter, b) krænkelse af traditionelle rettigheder eller menneskerettigheder under skovdrift, c) ødelæggelse af høje bevaringsværdier under skovdrift, d) betydelig konvertering af skove til plantager eller ikke-skovbrug, e) indførelse af genetisk modificerede organismer i skovdrift, f) krænkelse af en hvilken som helst af ILO-kernekonventionerne som defineret i ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work, Virksomheden har ved tidligere audit underskrevet self declaration og har også i deres procedure taget stilling til dette. (bilag 1) 1.4 Organisationen skal forpligte sig på området arbejdsmiljø og sikkerhed (OHAS). Organisationen skal som minimum udpege en OHAS-repræsentant, udvikle og implementere procedurer passende til dens størrelse og kompleksitet og oplære sine ansatte i OHAS. NOTE: Andre certificeringer og håndhævelse af lokal lovgivning vedrørende OHAS, der dækker elementerne som påkrævet i stk. 1.4., må bruges som dokumentation for overensstemmelsen med dette krav (dvs. at organisationen hermed må anses for automatisk at overholde stk. 1.4.). Virksomheden overholder dansk lovgivning på området omkring arbejdsmiljø og sikkerhed 1.5 Organisationen skal sikre, at de klager, der modtages vedrørende organisationens overensstemmelse med de krav, der finder anvendelse i henhold til anvendelsesområdet for dens CoC-certifikat, er blevet tilstrækkeligt tilgodeset, herunder: a) bekræftelse af, at klagen er modtaget over for klageren inden for to (2) uger fra modtagelse af klagen, b) undersøgelse af klagens genstand og oplysning af foreslåede tiltag som reaktion på klagen inden for tre (3) måneder. Er der brug for 19 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

20 mere tid til at afslutte undersøgelsen, skal klageren og organisationens certificeringsorgan underrettes herom, c) fornødne foranstaltninger med hensyn til klager og eventuelle uoverensstemmelser i de processer, der påvirker overensstemmelsen med certificeringskravene, d) orientering af klageren og organisationens certificeringsorgan, så snart klagen anses som behandlet og lukket. Virksomheden har sine procedurer (bilag 1) ikke implementeret klagehåndtering som angivet i standarden, hvilket også blev bekræftet af den ansvarlige, der ikke var bekendt med kravet. Virksomheden har nu inkluderet dette krav i standarden i sine procedurer (bilag 10). Det er auditors vurdering at kravet i standarden er opfyldt og afvigelsen lukkes. NCR02/ Organisationen skal råde over procedurer, der sikrer, at alle uoverensstemmende produkter identificeres og kontrolleres for at undgå, at disse produkter utilsigtet sælges og leveres med FSCclaims. Ved kendskab til uoverensstemmende produkter efter deres levering skal organisationen påtage sig følgende aktiviteter: a) skriftlig orientering af dens certificeringsorgan og alle berørte direkte kunder inden for fem arbejdsdage, fra det uoverensstemmende produkt blev identificeret, og registrering af dokumentation for denne orientering, b) analyse af årsagerne til forekomsten af uoverensstemmende produkter og gennemførelse af foranstaltninger for at forhindre, at det gentager sig, c) samarbejde med dens certificeringsorgan, således at certificeringsorganet kan bekræfte, at der er truffet de fornødne foranstaltninger for at afhjælpe uoverensstemmelsen. Dette er inkluderet i virksomhedens procedure og den ansvarlige viste god forståelse for kravet i standarden. (bilag 1) 1.7 Organisationen skal støtte transaktionsverificering udført af dens certificeringsorgan og Accreditation Services International (ASI) ved at stille stikprøver på de FSC-transaktionsdata, som certificeringsorganet har anmodet om, til rådighed. Hvis nej, anføres observationer: Krav ifølge standard Krav opfyldt 2. Indkøb af materialer 2.1 Organisationen skal opbevare ajourført information om alle leverandører, der leverer materialer brugt i FSC-produktgrupper, herunder navne, certificeringskoder (hvis relevant) og leverede materialer. Virksomheden har i sin leverandørliste (bilag 3) angivet Egger Danmark som leverandør. Denne har dog ikke et gyldigt FSC-certificat, da der er tale om et salgskontor. Virksomheden kommunikerer med det danske Salgsselskab, men al dokumentation i form af ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer kommer fra et af Eggers Site (Brilon), der er omfattet af certifikat, hvilket visuelt blev bekræftet under audit. Virksomheden har fremsendt opdateret Leverandørliste (bilag 8) Det er auditors vurdering at kravet i standarden er opfyldt og afvigelsen lukkes. NCR03/18 20 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

21 2.2 For at kunne bekræfte enhver ændring, som måtte påvirke de leverede produkters tilgængelighed og ægthed, skal organisationen regelmæssigt kontrollere deres aktive FSC-certificerede leverandørers certifikaters gyldighed og produktgruppers anvendelsesområde gennem FSC-certifikatdatabasen (info.fsc.org). NOTE: Andre FSC-platforme, som er synkroniseret med FSCcertifikatdatabasen (det vil sige varemærkeportalen og OCP), må benyttes til at understøtte organisationens overensstemmelse med dette krav ved at sende automatiske notifikationer til organisationen, i tilfælde af at der er sket en ændring i anvendelsesområdet for deres leverandørs certifikat. Dette er inkluderet i virksomhedens procedure. Virksomheden tjekker regelmæssigt sine leverandører på FSC database, og ved audit blev det demonstreret hvorledes kontrollen blev foretaget. Virksomheden har i sin leverandørliste (bilag 3) angivet Egger Danmark som leverandør. Denne har dog ikke et gyldigt FSC-certificat, da der er tale om et salgskontor. Virksomheden kommunikerer med det danske Salgsselskab, men al dokumentation i form af ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer kommer fra et af Eggers Site (Brilon), der er omfattet af certifikat, hvilket visuelt blev bekræftet under audit. Virksomheden har fremsendt opdateret Leverandørliste (bilag 8). Det er auditors vurdering at kravet i standarden er opfyldt og afvigelsen lukkes. NCR03/ Organisationen skal råde over procedurer til kontrol af leverandørens salgs- og/eller leveringsdokumentation for at bekræfte, at: a) den leverede materialetype og -mængde stemmer overens med den leverede dokumentation, b) FSC-claimet er opgivet, c) leverandørens FSC Chain of Custody- eller FSC Controlled Woodkode er anført for materiale leveret med FSC-claim. Ved gennemgang af indkøbsdokumenterne og medarbejderens procedurer for kontrol heraf, kunne det konstateres, at virksomheden overholder kravet. En korrekt procedure fremgår også af virksomhedens sporbarhedsprocedure (bilag 1). 2.4 Organisationen skal i forbindelse med FSC-produktgrupperne sikre, at der kun bruges tilladte inputs og korrekte materialekategorier som defineret i Tabel B. Ved stikprøvevis gennemgang af indkøbsdokumenterne kunne det konstateres at virksomheden overholder kravet. En korrekt procedure fremgår også af virksomhedens sporbarhedsprocedure (bilag 1). 2.5 Organisationer, som indkøber ikke-fsc-certificerede genbrugsmaterialer til brug i FSC-produktgrupper, skal opfylde kravene i FSC- STD Organisationer, som indkøber ikke-fsc-certificerede jomfruelige materialer til brug i FSC-produktgrupper som kontrolleret materiale, skal opfylde kravene i FSC-STD FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

22 2.7 Organisationer, som genvinder materialer fra primær eller sekundær forarbejdning på deres eget produktionssted, må klassificere materialerne med den samme eller lavere materialekategori som det input, materialerne stammede fra. Organisationen må endvidere klassificere materialer, der er genvundet fra sekundær forarbejdning, som pre-consumer-genbrugsmaterialer, bortset fra materialer, der er blevet kasseret i en produktionsproces, men som kan bruges igen på produktionsstedet, idet man lader dem indgå i den samme produktionsproces, som skabte dem. 2.8 Organisationen må klassificere materialer, som var på lager på det tidspunkt, hvor hovedevalueringen blev foretaget af certificeringsorganet, og materialer, der blev modtaget mellem datoen for hovedevalueringen og udstedelsesdatoen for organisationens CoCcertifikat, som tilladte inputs, forudsat at organisationen er i stand til at påvise over for certificeringsorganet, at materialerne opfylder kravene til FSC-materialeindkøb. Krav ifølge standard Krav opfyldt 3. Håndtering af materialer 3.1 I tilfælde, hvor der er risiko for, at ikke-tilladte inputs indgår i FSCproduktgrupper, skal organisationen implementere en eller flere af de følgende adskillelsesmetoder: a) fysisk adskillelse af materialer, b) tidsmæssig adskillelse af materialer, c) identifikation af materialer. Virksomheden anvender sporbarhedssystemet Transfer, hvor materialerne holdes fysisk adskilt. FSC Materiale er kendetegnet ved en speciel overflade, hvorfor det er let at adskille fysisk. Krav ifølge standard Krav opfyldt 4. Registrering af FSC-materiale og -produkter 4.1 Organisationen skal for hver produktgruppe eller produktionsordre identificere de primære forarbejdningstrin, der indebærer en ændring i materialets volumen eller vægt, og angive konverteringsfaktoren/-erne for hvert forarbejdningstrin eller, hvis dette ikke er muligt, for de samlede forarbejdningstrin. Organisationen skal råde over en ensartet metode til at udregne konverteringsfaktor(er) og holde dem ajourført. NOTE: Organisationer, der producerer kundespecifikke produkter, er ikke pålagt at specificere konverteringsfaktorer før produktion, men de skal føre produktionsfortegnelser, der gør det muligt at udregne konverteringsfaktorer. Ja Nej I/R Audit 2017 Virksomheden har procedure for håndteringen af FSC materialer gennem hele produktionen. Virksomheden har i proceduren skrevet at der skal udregnes spild, men dette fremgår dog ikke af volumenopgørelsen. Den ansvarlige viste god forståelse for 22 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

23 kravet i standarden og afvigelsen klassificeres som mindre da der ved at tage input fratrukket output kan udregnes spild. (bilag 4) Audit 2018 Virksomheden har ved audit stadig ikke beregnet en spild-%, hvilket også blev bekræftet af den ansvarlige. Generelt har man lidt udfordringer i at beregne denne spild-%, da man ikke har et egentligt materialeregistreringssystem til at underbygge en spild-%. Afvigelsen opgraderes til væsentlig. NCR03/ Organisationen skal føre ajourførte materialeregistreringer (f.eks. regneark, produktionsstyringsprogrammer) over de materialer og produkter, der er omfattet af FSC-certifikatet, herunder: a) inputs: købsdokumentets nummer, dato, mængder og materialekategorier, herunder procent- eller kreditclaimet (hvis relevant), b) outputs: salgsdokumentets nummer, dato, produktbeskrivelse, mængder, FSC-claim og den relevante claimperiode eller (produktions)ordre, c) FSC-procentberegninger og FSC-kreditkonti. Virksomheden fører materialeregistreringer i regneark (bilag 4), der lister alle nævnte punkter i dette krav. Dette kunne observeres ved audit og blev forklaret ved interview med relevante medarbejder. 4.3 Organisationer, som er certificeret efter FSC- eller andre skovcertificeringsordninger, og som har inputs og outputs, der bærer claims af disse ordninger samtidigt, skal påvise, at produktmængderne ikke er talt med flere gange. NOTE: Dette kan gøres ved at føre et individuelt materialeregnskab for disse materialer, som klart identificerer materiale- og produktmængderne og de respektive certificeringsclaims, som gælder for outputtene. Når dette ikke er muligt, bør organisationen gøre det muligt for certificeringsorganet at evaluere dette krav på anden vis. 4.4 Organisationen skal udarbejde rapporter med årlige volumenoversigter (i den måleenhed, der almindeligvis bruges af organisationen), som dækker perioden siden den foregående rapporteringsperiode og viser, at mængderne af outputprodukter solgt med FSC-claims stemmer overens med inputmængderne, enhver eksisterende lagerbeholdning, deres tilhørende outputclaims og produktgruppens konverteringsfaktor(er). NOTE: Organisationer, der fremstiller kundespecifikke produkter (f.eks. håndværkere, byggeentreprenører, byggevirksomheder), må fremlægge årlige FSC-rapporter som oversigt over ordrer eller byggeprojekter i stedet for oversigter fordelt på produktgrupper. [Bilag påkrævet for Audits og Re-evalueringer. I tilfælde af multi-sites, skal bilag indsamles for hvert site.] Ja Nej Virksomheden har udarbejdet volumenopgørelse (bilag 4), der dog ikke efterlever kravene i standarden. Input var angivet som køb af 18 og 25 mm råplader fra leverandør, mens output var baseret på tilbagemeldinger fra produktionen om forbrug af råplader. Der var således ikke inkluderet et egentligt lager (hverken primo eller ultimo) eller et evt. spild, hvorfor de beregnede difference tal ikke er retvisende. Eks.vis ser det ud til at virksomheden har solgt mere 25 mm FSC-materiale end man har købt (ca. 12 cbm), hvilket berettiger til at rejse en væsentlig afvigelse. Auditor kan med udgangspunkt i sidste års rapport dog verificere at primolageret for 25 mm var på ca. 20 cbm, hvorfor der kun rejses en mindre afvigelse. Endvidere var leverance af materiale leveret direkt fra Leverandør Egger til slutkunde Magnus Olesen ikke opført på volumenopgørelse (gennemfakturering). NCR01/18 23 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

24 Krav ifølge standard Krav opfyldt 5. Salg 5.1 Organisationen skal sikre, at de salgsdokumenter (i papirudgave eller elektronisk), der udstedes for produkter solgt med FSC-claims, indeholder følgende information: a) organisationens navn og kontaktoplysninger, b) information til identificering af kunden, som for eksempel kundens navn og adresse (ikke ved salg til slutbrugere), c) dokumentets udstedelsesdato, d) produktnavn eller beskrivelse, e) solgte produktmængder, f) organisationens FSC-certifikatkode ved FSC-certificerede produkter og/eller FSC Controlled Wood-kode ved FSC Controlled Woodprodukter, g) en klar angivelse af FSC-claimet for hver vare eller for de samlede produkter som anført i Tabel C. Ved gennemgang af virksomhedens salgsdokumenter, kunne det konstateres, at disse i alle tilfælde var korrekt udført. Interview med ansvarlig medarbejder viste, at vedkommende havde godt styr på håndtering af kravet. 5.2 Organisationer, der befinder sig i slutningen af leverandørkæden og sælger færdige FSC-mærkede produkter (f.eks. detailhandler og forlag) må udelade procent- eller kreditinformationen i salgsdokumentationen (f.eks. bare bruge FSC Mix -claimet i stedet for FSC Mix 70% eller FSC Mix Credit ). I sådanne tilfælde vil denne information dog være tabt, og efterfølgende organisationer i leverandørkæden må ikke bruge eller genindsætte procent- eller kreditinformationen for disse produkter. 5.3 Hvis organisationens salgsdokumentation ikke følger med forsendelsen af produktet, og denne information er relevant for kunden for at kunne identificere produktet som værende FSC-certificeret, skal den relaterede leveringsdokumentation indeholde den samme information som krævet i stk. 5.1 og en reference, der knytter leveringsdokumentationen til salgsdokumentationen. Virksomhedens følgesedler indeholder samme information som faktura og ordrebekræftelser, da data kommer fra virksomhedens ERP-system (Stamdata). Virksomheden modtager ordrer fra Magnus Olesen, Durup, som efterfølgende bestilles hos Egger Brilon, med direkte levering til Magnus Olesen. Ved audit var den ansvarlige for FSC-systemet usikker på hvorvidt der fulgte en Lamipro følgeseddel med varen fra Tyskland, eller om den blev sendt direkte til Magnus Olesen, fra kontoret i Randers. OBS04/ Organisationen skal sikre, at produkter solgt med et FSC 100%-, FSC Mix- eller FSC Recycled-claim i salgsdokumentationen ikke bærer mærker fra andre skovcertificeringsordninger. NOTE: Et FSC-certificeret produkt må både være påført et FSC-claim og et claim af en anden skovcertificeringsordning i salgs- og leveringsdokumenterne, selvom produktet er FSC-mærket. Virksomheden indkøber udelukkende FSC certificeret materiale. 24 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

25 5.5 Organisationer må identificere produkter, der udelukkende er fremstillet af inputs fra små- og lokalsamfundsproducenter, ved at tilføje følgende claim i salgsdokumenterne: From small or community forest producers. Certifikatindehavere kan videregive dette claim gennem leverandørkæden. 5.6 Organisationen må kun sælge produkter med FSC Controlled Wood -claimet i salgs- og leveringsdokumenterne, hvis produkterne er ubehandlede eller halvfabrikata, og kunden er FSC-certificeret. 5.7 Hvis organisationen ikke kan indsætte FSC-claimet og/eller certifikatkoden i salgs- eller leveringsdokumenterne, skal den påkrævede information leveres til kunden gennem supplerende dokumentation (f.eks. supplerende breve). I dette tilfælde skal organisationen indhente en tilladelse fra sit certificeringsorgan for at implementere supplerende dokumentation i overensstemmelse med de følgende kriterier: a) Der skal tydeligt fremgå information, der knytter den supplerende dokumentation til salgs- eller leveringsdokumenterne. b) Der må ikke være nogen risiko for, at kunden på baggrund af den supplerende dokumentation misforstår, hvilke produkter der er eller ikke er FSC-certificerede. c) I tilfælde, hvor salgsdokumenterne omhandler flere produkter med forskellige FSC-claims, skal der for hvert produkt laves en krydshenvisning til det tilknyttede FSC-claim, som er angivet i den supplerende dokumentation. 5.8 Organisationer, der sælger kundespecifikke FSC-produkter (f.eks. håndværkere, byggeentreprenører, byggevirksomheder), og som ikke anfører de FSC-certificerede produkter på fakturaen i henhold til stk. 5.1, må udstede supplerende dokumenter til fakturaerne, der udstedes for byggeri og andre relaterede services. Det supplerende dokument skal indeholde følgende: a) referenceoplysninger, som kan knytte servicefakturaen(-erne) til det supplerende dokument, b) en liste over de anvendte FSC-certificerede komponenter og tilhørende mængder og FSC-claims, c) organisationens FSC-kode. 5.9 Organisationen må vælge at nedgradere et FSC-outputclaim som vist i Figur A. FSC-mærket skal stemme overens med FSC-claimet i salgsdokumenterne. Dette gælder dog ikke i de tilfælde, hvor detailhandlere sælger færdige og mærkede produkter til slutbrugere. NOTE: Produkter, der er fremstillet af 100% genbrugsmaterialer, kan kun anprises som FSC Recycled. 25 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

26 Krav ifølge standard Krav opfyldt 6. Overensstemmelse med lovgivning om træprodukters lovlighed 6.1 Organisationen skal sikre, at dens FSC-certificerede produkter overholder al gældende lovgivning om træprodukters lovlighed. Som minimum skal organisationen: a) råde over procedurer, der sikrer, at organisationens import og/eller eksport af FSC-certificerede produkter overholder alle gældende handels- og toldbestemmelser 1 (hvis organisationen eksporterer og/eller importerer FSC-certificerede produkter), b) på anmodning indsamle og tilvejebringe information om træart (den almindelige og videnskabelige betegnelse) og hugstland (eller mere specifikke oprindelsesoplysninger, hvis påkrævet i lovgivningen) til direkte kunder og/eller en hvilken som helst FSC-certificeret organisation længere nede i leverandørkæden, som har brug for denne information for at overholde lovgivningen om træprodukters lovlighed. Hvordan og hvor ofte denne information tilvejebringes må aftales mellem organisationen og den anmodende part, NOTE: Er organisationen ikke i besiddelse af den efterspurgte information om træart og oprindelsesland, skal anmodningen gives videre til leverandører længere oppe i leverandørkæden, indtil informationen kan fremskaffes. c) sikre, at FSC-certificerede produkter indeholdende pre-consumergenbrugstræ (bortset fra genbrugspapir), der sælges til virksomheder i lande, hvor lovgivningen om træprodukters lovlighed gælder, enten: i) kun indeholder pre-consumer-genbrugstræmaterialer, som overholder FSC Controlled Wood-kravene i overensstemmelse med FSC-STD , eller ii) underrette deres kunder om, at der er pre-consumergenbrugstræ i produktet, og understøtte deres due diligencesystem som påkrævet i den gældende lovgivning om træprodukters lovlighed. NOTE: Organisationer, der benytter sig af mulighed c) i) ovenfor, må gøre kravene for bi-produkter i FSC-STD gældende. Virksomheden har underskrevet self declaration og er opmærksomme på EUTR. Der er udarbejdet DDS for de leverandører der ligger udenfor EU, som blev forevist under audit. Virksomheden er opmærksomme på de er forpligtet til at videregive information om hugstland og træart, og dette er inkluderet i virksomhedens procedure Del II: Kontrol af FSC-claims NOTE: Der gives eksempler på anvendelsen af kravene til produktgruppe og FSCkontrolsystemer i henholdsvis Bilag A og B i standarden. 1 Handels- og toldbestemmelser omfatter, men må ikke nødvendigvis begrænse sig til: forbud, kvoter og andre restriktioner på eksport af træprodukter (f.eks. forbud mod eksport af uforarbejdede kævler eller råsavet træ), krav om eksportlicenser for træ og træprodukter, officielle tilladelser, som eventuelt er påkrævet af enheder, der eksporterer træ og træprodukter, skatter og afgifter gældende for eksport af træprodukter. 26 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

27 Krav ifølge standard Krav opfyldt 7. Etablering af produktgrupper til kontrol af FSC-claims 7.1 Organisationen skal etablere produktgrupper med det formål at kontrollere FSC-outputclaims og -mærkning. Produktgrupperne skal udgøres af et eller flere outputprodukter, der: a) tilhører samme produkttype i overensstemmelse med FSC-STD a, b) kontrolleres efter det samme FSC-kontrolsystem. Virksomheden har lavet produktgruppeliste der opfylder kravene i standarden. (bilag 2) 7.2 De følgende supplerende betingelser gælder for etableringen af produktgrupper under procent- og/eller kreditsystemet: a) Alle produkter skal have samme konverteringsfaktor. Er dette ikke tilfældet, må de stadig grupperes under den samme produktgruppe, men der skal anvendes de gældende konverteringsfaktorer på de tilsvarende produkter for at udregne mængden af outputprodukter, der kan blive solgt med FSC-procent- eller kreditclaims. b) Alle produkter skal fremstilles af samme inputmateriale (f.eks. fyrretræ) eller samme kombination af inputmaterialer (f.eks. en produktgruppe bestående af finerede spånplader, hvor alle produkter er fremstillet af en kombination af spånplader og finer af ækvivalente træarter). NOTE: Et inputmateriale og/eller en træart i en produktgruppe må udskiftes med et andet materiale og/eller en anden træart, forudsat at de er ækvivalente. Variationer i materiale- eller produktdimension eller -form kan accepteres inden for den samme produktgruppe. Forskellige typer af træmasse anses som ækvivalente inputmaterialer. 7.3 Organisationen skal føre en ajourført liste over produktgrupper, der for hver gruppe specificerer: a) outputprodukters produkttype(r) i henhold til FSC-STD a, b) de relevante FSC-claims for outputs. Organisationen må også anføre produkter, der er kvalificerede til at blive mærket med FSC s Small and Community -mærke, hvis organisationen ønsker, at denne information skal være offentligt tilgængelig i FSC-certifikatdatabasen, c) træarter (herunder videnskabelige og almindelige betegnelser), hvis information om træarten er afgørende for produktets karakteristika. [Bilag er påkrævet] Virksomhenden har lavet produktgruppeliste der opfylder kravene i standarden. (bilag 2) Krav ifølge standard Krav opfyldt 8. Transfersystemet Afkryds hvis dette afsnit ikke er relevant 8.1 Organisationen skal for hver produktgruppe specificere de claimperioder eller (produktions)ordrer, der skal være omfattet af et individuelt FSC-claim. 27 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

28 Virksomheden kører claimperiode ordre for ordre. 8.2 For claimperioder eller (produktions)ordrer, hvor inputtene tilhører én materialekategori og samme FSC-claim, skal organisationen angive dette som det gældende FSC-claim for outputtene. I/R Virksomheden kører claimperiode ordre for ordre. Claim input = output 8.3 For claimperioder eller (produktions)ordrer, hvor inputtene er en kombination af forskellige materialekategorier eller tilhørende procentclaims eller kreditclaims, skal organisationen anvende det laveste FSC-claim per inputvolumen som FSC-claimet for outputtene som anført i Tabel D. Krav ifølge standard Krav opfyldt 9. Procentsystemet Afkryds hvis dette afsnit ikke er relevant Krav ifølge standard Krav opfyldt 10. Kreditsystemet Afkryds hvis dette afsnit ikke er relevant Etablering af kreditkonti Del III: Supplerende krav Krav ifølge standard Krav opfyldt 11. Krav til FSC-mærkning Afkryds hvis dette afsnit ikke er relevant (organisationen anvender ikke og planlægger ikke at anvende FSC-mærkninger) 11.1 Organisationen må sætte FSC-mærket på FSC-certificerede produkter, der opfylder kravene i FSC-STD FSC-mærketypen skal altid stemme overens med FSC-claimet i salgsdokumenterne som anført i Tabel E. Virksomheden anvender ikke on-product Kun FSC-produkter, der er kvalificeret til FSC-mærkning, må promoveres med FSC-varemærker. Dette er inkluderet i virksomhedens procedure (bilag 1) Interview og gennemgang af dokumenter og produkter understøtter dette Produkter, der udelukkende er fremstillet af inputmaterialer fra små- og lokalsamfundsproducenter, er kvalificeret til at bære FSC Small and Community -mærket. 28 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

29 12. Outsourcing Kryds af hvis virksomheden ikke outsourcer/ikke planlægger at outsource forarbejdning/håndtering af FSC-produktgrupper. Se separat rapporttjekliste for krav til outsourcing/observationer, hvis dette er relevant. Del IV: Kvalifikationskriterier for individuel, multi-site- og gruppe-coc-certificering BEMÆRK: Auditor skal anmode om og organisationen skal fremlægge faktiske optegnelser (for store grupper kan det være en stikprøve), som viser, hvordan kvalifikationskriterier er opfyldt. Det er ikke tilstrækkeligt at acceptere verbale erklæringer. Evalueringsprocessen skal klart beskrives i auditors observationer. Krav ifølge standard Krav opfyldt 13. Kvalifikation til individuel CoC-certificering Afkryds hvis dette afsnit ikke er relevant 13.1 En organisation er kvalificeret til individuel CoC-certificering, hvis anvendelsesområdet for certifikatet dækker et individuelt site eller flere sites (to eller flere sites), der opfylder følgende kriterier: a) Et site omfattet af det individuelle CoC-certifikat: i) optræder som certifikatindehaver, ii) er ansvarligt for fakturering af certificerede og ikke-certificerede materialer eller produkter omfattet af certifikatet over for eksterne kunder, iii) kontrollerer brugen af FSC-varemærkerne. b) Alle sites omfattet af det individuelle CoC-certifikat: i) opererer under en fælles ejerskabsstruktur, ii) forvaltes under certifikatindehaverens direkte kontrol, iii) har et eksklusivt forretningsforhold til hinanden i forhold til outputmaterialerne eller produkter omfattet af certifikatet, iv) befinder sig i samme land. Virksomheden har kun ét enkelt site der er ansvarlig for certificering, fakturering, osv. Sitet overholder alle ovennævnte krav, hvilket kunne bekræftes ved interview med ansvarshavende medarbejder og observeres ved audit Ved individuel CoC-certificering skal alle de sites, der er omfattet af certificeringen, opfylde de gældende certificeringskrav i FSC-STD Kravene i FSC-STD finder ikke anvendelse. NOTE: I dette scenarie skal alle gældende certificeringskrav som anført i FSC-STD evalueres af certificeringsorganet på alle de sites, der er omfattet af certifikatet, ved hvert audit (dvs. at ingen stikprøvekontrol finder anvendelse). Se pkt Krav ifølge standard Krav opfyldt 29 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

30 14. Kvalifikation til multi-site-coc-certificering Afkryds hvis dette afsnit ikke er relevant Krav ifølge standard Krav opfyldt 15. Kvalifikation til gruppe-coc-certificering Afkryds hvis dette afsnit ikke er relevant 30 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

31 Bilag D: STANDARD TJEKLISTE (Trademark Use FSC- STD V2-0) 1. Anvendelser af varemærker i løbet af audit-perioden Ikke relevant for hovedevaluering eller hvis der ikke er sket anvendelse af varemærker i auditperioden. Anvendelse af varemærker til produktmærkning (on-product): Har organisationen anvendt FSC s varemærker til produktmærkning: Hvis ja, har RAC-mærket været anvendt sammen med FSC s varemærker: Kommentarer: Anvendelse af varemærker til markedsføring (off-product): Har organisationen anvendt FSC s varemærker i forbindelse med markedsføring: Hvis ja, har RAC-mærket været anvendt sammen med FSC s varemærker: Ja Nej Ja Nej Ja Nej Typer af markedsføringsmaterialer, hvor organisationen anvender varemærkerne: Hjemmeside Brochure Annonce Pressemeddelelse Katalog Firmadokument Andet: Kommentarer: Trademark management system: Har organisationen et godkendt trademark management system Ja Nej Hvis ja, angiv kontaktoplysninger herunder på den ansvarlige for control af trademarkbrug Navn: Stilling: Tlf/ 2. Standard tjekliste Dette bilag beskriver organisationens opfyldelse af FSC s og Rainforest Alliance s standarder for brug af varemærker. Varemærker omfatter organisationerne Forest Stewardship Council og Rainforest Alliance navne, akronymer (FSC), logoer, produktmærker og andre mærker. Denne tjekliste er baseret på FSC s standard for produktmærkning (FSC-STD Requirements for use of the FSC Trademarks by Certificate Holders (V2-0 EN). Referencer angivet i parentes henviser til den relevante FSC-standard. ( RAC-mærket refererer til Rainforest Alliance Certified TM Seal). 31 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

32 NB: Dette er en oversættelse af teksten i den engelske FSC standard. I tilfælde af fortolkningstvivl eller uoverensstemmelser har teksten i den engelske FSC standard prioritet over oversættelsen. Krav ifølge standard Generelt 1.1. Organisationen skal implementere procedurer, der sikrer at al brug af FSC/Rainforest Alliance varemærker on-product og off-product sker i overensstemmelse med de gældende standarder og retningslinjer (FSC-STD ): [Bilag påkrævet] Organisationen har procedure, der sikrer at al brug af varemærkebrug sker i overensstemmelse med gældende retningslinjer. (bilag 1) 1.2. For at kunne bruge FSC varemærker skal organisationen have en gyldig FSC-varemærke licensaftale og have et gyldigt certifikat (1.2) Virksomheden har gyldig varemærke licens og certifikat FSC's varemærkelicenskode, som FSC har tildelt organisationen, skal ledsage enhver brug af FSC-varemærkerne. Det er tilstrækkeligt at vise koden en gang pr. produkt eller markedsføringsmateriale (1.3) I/R Dette er inkluderet I virksomhedens procedure gennemgang af materiale og interview af ansvarlig personale understøtter dette. (bilag 1) 1.4 FSC-logoet og 'Forests For All Forever' varemærkerne skal indeholde varemærkesymbolet i øverste højre hjørne, når de anvendes på produkter eller materialer, der skal distribueres i et land, hvor det relevante varemærke er registreret. Symbolet skal også tilføjes til 'FSC' og 'Forest Stewardship Council' ved den første eller mest fremtrædende brug i enhver tekst; et brug pr. materiale er tilstrækkelig (f.eks. hjemmeside eller brochure). Til brug i et land, hvor varemærket endnu ikke er registreret, anbefales brug af symbolet TM. Et dokument med registreringer af varemærke er tilgængelig i FSC varemærkeportal og marketing toolkit (1.4) I/R Korrekt anvendelse af FSC-logo og varemærke på hjemmeside er visuelt bekræftet (bilag 9) 1.5. Organisationen skal enten have et godkendt trademark management system ELLER indsende alle påtænkte anvendelser af FSC / Rainforest Alliance-varemærker til NEPCon til godkendelse (1.5) Dette er inkluderet i virksomhedens procedure (bilag 1). Gennemgang af materiale og interview af ansvarlig personale understøtter dette. Al brug af FSC varemærker fremsendes til Nepcon for godkendelse Produkterne, der skal mærkes med FSC on-product-mærket eller promoveres som FSC-certificeret, skal medtages i organisationens certifikatomfang og skal opfylde kravene til mærkning som fastsat i respektive FSC-standard (1.6) Produkter er omfattet af virksomhedens certifikat, og opfylder krav til mærkning. 32 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

33 Begrænsninger ved brug af FSC varemærker 2.1. FSC varemærker må ikke anvendes: a) på en måde, der kan skabe forvirring, fejlfortolkning eller tab af troværdighed til FSC certificeringsordning; b) på en måde, der indebærer, at FSC støtter, deltager i eller er ansvarlig for aktiviteter udført af organisationen uden for certificeringsområdet; c) til at fremme produktkvalitetsaspekter, der ikke er omfattet af FSCcertificering; d) i varemærke eller firmanavn, f.eks. 'FSC Golden Timber' eller website domænenavne; e) i forbindelse med FSC controlled wood eller kontrolleret materiale - de må ikke bruges til mærkning af produkter eller i nogen form for salgsfremstød eller indkøb af kontrolleret materiale eller FSC controlled wood; initialerne FSC må kun bruges til at videregive FSC-controlled wood betegnelser i salgs- og leveringsdokumentation, i overensstemmelse med FSC's krav til sporbarhed. (2.1) Gennemgang viste korrekt anvendelse af varemærke brug. 2.2 Navnet Forest Stewardship Council må ikke erstattes med en oversættelse. En oversættelse kan medtages i parentes efter navnet: Forest Stewardship Council (oversættelse) (2.2) On-product Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant (Organisationen benytter ikke, og har ikke planer om at benytte, FSC varemærker) Off-product / Promotional Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant (Organisationen benytter ikke, og har ikke planer om at benytte, FSC off-product varemærker) Bemærk: anvendelse i markedsføring omfatter reklamer, brochurer, hjemmesider, kataloger, pressemeddelelser, udstillingsmateriale, brevpapir, virksomhedens marketingmateriale (f.eks., T-shirts, krus, hatte, gaver). Promotional elements 5.2. Ved markedsføringbrug med FSC logo skal de obligatoriske elementer være: FSC logo, FSC licens kode. (5.2) Bemærk: The promotional panel er et bestemt layout og er tilgængelig for certificerede virksomheder på FSC s portal for varemærker. I/R Visuel gennemgang af virksomheden hjemmeside bekræfter korrekt brug af FSC logo (bilag 9) 5.3 Når du markedsfører med "Forest For All Forever" -mærkerne, skal de obligatoriske elementer være: Forest For All Forever varemærket, godkendt off-product tekst, FSC-licenskode. (5.3) 33 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

34 5.4 Elementerne kan også vises separat, for eksempel på forskellige dele af en hjemmeside. Én anvendelse af et element (for eksempel licenskode) pr. materiale er tilstrækkeligt. (5.4) I/R Visuel gennemgang af virksomheden hjemmeside bekræfter korrekt brug af FSC logo (bilag 9) 5.5. Når der henvises til FSC-certificering uden brug af FSC-logo eller 'Forests For All Forever' -mærker, skal licenskoden inkluderes mindst en gang pr. materiale. (5.5) I/R Visuel gennemgang af virksomheden hjemmeside bekræfter korrekt brug af FSC logo (bilag 9) 5.6 Organisationen er ansvarlig for deres egen overholdelse af nationale forbrugerbeskyttelseslove i de lande, hvor produkter markedsføres og markedsførte materialer distribueres. (5.6) Virksomheden overholder den til enhver tid gældende national lovgivning. Salgsfremmende materiale med listede produkter 6.1 Hvis FSC-salgsfremmende elementer indeholder både FSCcertificerede og ikke-certificerede produkter, skal der bruges en tekst som "Kig efter vores FSC -certificerede produkter" ved siden af salgsfremmende elementer, og de FSC-certificerede produkter skal klart identificeres. Hvis nogle eller alle produkterne er tilgængelige som FSC-certificeret på anmodning, skal dette klart fremgå. (6.1) 6.2 Hvis FSC-varemærkerne anvendes til markedføring på fakturaskabeloner, leveringsnotater og lignende dokumenter, der kan bruges til FSC- og ikke-fsc-produkter, skal følgende eller lignende angivelse medtages: "Kun de produkter, der er således angivet på dette dokumentet er FSC -certificeret. " (6.2) Reklameartikler og messer 6.3 FSC-logoet (se punkt 1.1 (c)) med licenskode kan anvendes på reklamegenstande, der ikke er til salg, såsom krus, penne, T-shirts, kasketter, bannere og firmakøretøjer. (6.3) I/R 6.4 Hvis reklamegenstande helt eller delvis fremstilles af træ (fx blyanter eller USB-sticks), skal de opfylde de gældende mærkningskrav som specificeret af FSC-STD , men behøver ikke at bære et onproductmærke. (6.4) 34 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

35 6.5 Når FSC-varemærker anvendes til markedsføring på messer, skal organisationen: a) tydeligt markere, hvilke produkter der er FSCcertificerede, eller b) tilføje en synlig ansvarsfraskrivelse med angivelse af "Anmod om vores FSC -certificerede produkter" eller lignende, hvis der ikke vises FSC-certificeret produkter. Tekst, der bruges til at beskrive organisationens FSC-certificering, kræver ikke en ansvarsfraskrivelse. (6.5) Investeringskrav om FSC-certicerede virksomheder 6.6 Organisationerne skal tage fuldt ansvar for brugen af FSCvaremærker af investeringsselskaber og andre, der laver finansielle krav baseret på deres FSC-certificerede virksomheder. (6.6) 6.7 Eventuelle krav skal være ledsaget af en ansvarsfraskrivelse: "FSC er ikke ansvarlig for og støtter ikke nogen økonomiske krav på afkast af investeringer." (6.7) Restriktioner for salgsfremmende brug 7.1 FSC-varemærker må ikke anvendes på en måde, der indebærer ækvivalens med andre skovcertificeringsordninger (fx FSC / xxxcertificering). 7.2 Når de anvendes på samme salgsfremmende materiale sammen med andre certificeringsordninger, må FSC-varemærkerne ikke anvendes på en måde, som ulemper FSC i form af størrelse eller placering. 7.3 FSC logoet eller 'Forests For All Forever' mærker må ikke bruges på visitkort til forfremmelse. En tekstreference til organisationens FSCcertificering med licenskode er tilladt, for eksempel "Vi er FSC certificerede (FSC C #######)" eller "Vi sælger FSC -certificerede produkter (FSC C ### ###). 7.4 FSC-certificerede produkter må ikke markedsføres med certificeringsorganets logo alene. Grafiske regler for mærkning og markedsføring Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant (Organisationen benytter ikke, og har ikke planer om at benytte FSC-mærker og logo, "Forests For All Forever" -mærker) Standardens del IV 35 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18

36 FSC on-productmærker og FSC logo Alle grafiske krav relateret til FSC varemærke og logo er opfyldt ( ) Forests For All Forever marks Alle grafiske krav relateret til Forests For All Forever varemærker er opfyldt ( ) Misbrug af FSC varemærker Følgende handlinger er ikke tilladt: a) Ændring af proportionerne af ethvert design. b) Ændring eller tilføjelse til indholdet af ethvert design ud over de angivne elementer. c) At FSC ser ud til at være en del af andre oplysninger, som f.eks. miljøkrav, der ikke er relevante for FSC-certificering. d) Oprettelse af nye farvevariationer. e) Ændring af formen på kanten eller baggrunden. f) Tiltning eller rotation af mønstre i forhold til andet indhold. g) Bryde ekskluderingszonen omkring designet h) Kombinering af FSC-varemærker eller mønstre med enhver anden branding på en måde, der indebærer association. i) Placering af logoet, eller varemærkerne på en baggrund, der forstyrrer designet. j) Placering af varemærker på en sådan måde, at det er vildledende for, hvad de refererer til. k) Bruge de viste elementer af 'Forest For All Forever' mærkerne alene (10.1) Trademark management system (Bilag A i standarden) Kryds af hvis afsnittet ikke er elevant (Organisationen har ikke et godkendt Trademark management system) Særlige krav til: a) FSC FM gruppecertifikatindehavere b) FSC gruppe og multi-site chain-of-custody certifikatindehavere (Bilag B i denne standard) Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant (Gruppe eller Multi-site chain of custody og/eller forest management certifikt er ikke inkluderet i omganget af certifikatet) 36 FSC CoC Audit Rapport Ver: 15Feb18