Vejledning A: Gruppeledere

Transkript

1 Vejledning A: Gruppeledere I Introduktion II Opstart af en gruppeordning III Optagelse af nye medlemmer IV Gruppeledelse I Introduktion Denne vejledning støtter kommende gruppeledere i at etablere og lede en FSC-godkendt gruppeordning. Gruppelederen kan enten være en person eller en virksomhed. Guiden indeholder alle nødvendige dokumenter og skabeloner, som gruppelederen får brug for i forbindelse med at organisere gruppens medlemmer, evaluere medlemmernes skovdrift og sporbarhedssystemer, og dermed opnå og bevare FSC-certificering af gruppeordningen. Denne vejledning supplerer vejledning B for gruppemedlemmer. Der er et stort overlap imellem de dokumentskabeloner og checklister som de to vejledninger henviser til. Dette vil være en hjælp når gruppens leder og medlemmer skal samarbejde om f.eks. gennemgang af skovdriften, intern styring og afrapportering for gruppen. Denne vejledning indeholder desuden retningslinier for administration af gruppesystemet, procedurer for intern kontrol og redskaber til sporbarheds (CoC)-kontrol. Hvad er FSC gruppecertificering? FSC gruppecertificering er i lighed med skovcertificering af enkelte ejendomme - et redskab til at fremme ansvarlig skovdrift. Den grundlæggende idé er at sikre en markedsfordel for skovejere, der konsekvent følger internationale retningslinier for god skovdrift og dermed kvalificerer sig til det anerkendte FSC-certifikat. Forest Stewardship Council har udviklet et sæt globale retningslinier, som består af 10 overordnede principper med mere end 50 underpunkter. I Danmark har FSCarbejdsgruppen udarbejdet FSC-godkendte nationale retningslinier på baggrund af de globale, og her er det de nationale retningslinier der danner grundlag for FSC-certificering. 1

2 På skovejerens foranledning kan et uafhængigt certificeringsfirma gennemføre en FSCevaluering, der viser om skovdriften lever op til FSC s standarder. Hvis dette er tilfældet, udstedes et certifikat til skovejeren. Herefter kan FSC s logo anvendes på det solgte tømmer. Hvordan opnås FSC-certificering? Den nedenfor skitserede proces vil normalt føre til FSC-certificering, når vejledningen følges omhyggeligt. Hvad er forskellen på gruppecertificering og certificering af enkeltejendomme? Gruppecertificering er udviklet for at sikre mindre skovejendomme adgang til FSCcertificering på lige fod med de større ejendomme. Ved gruppecertificering fordeles mange af omkostningerne til certificering ud på flere skovejere, så omkostningerne pr. ejer og pr. hektar reduceres væsentligt. Ved gruppecertificering er det gruppelederens ansvar at påse, at medlemmerne overholder FSC s retningslinier, samt at sikre at der rettes op på eventuelle afvigelser. Den væsentligste ulempe ved gruppecertificering er, at det enkelte medlem af gruppen er afhængig af ikke blot sin egen drift, men hele gruppens skovdriftsniveau for at kunne opnå og bevare et FSC-certifikat. Derfor er god ledelse meget vigtig i gruppecertificering. Hvad er gruppelederens rolle? Gruppens ledelse kan varetages på to forskellige måder: 1) Gruppeledelse ledelse af en gruppe af skovejere/driftsledere, som selv driver deres skov. 2) Ressourceledelse ledelse af en gruppe af skovejendomme, hvor al drift planlægges, gennemføres og kontrolleres af gruppelederen. En gruppe kan ledes på den ene eller den anden måde efter behov. Begge typer af ledelse kan sagtens indgå i én og same gruppeordning, for eksempel hvis nogle af ejendommene i ordningen drives af ejerne selv, mens andre forvaltes af gruppelederen. Gruppelederens vigtigste funktion er at sikre, at FSC s krav opfyldes i tilstrækkelig grad på alle ejendomme i gruppen såvel som for gruppen som helhed. For at gruppen kan bevare sit FSC-certifikat ved de årlige audits skal gruppelederen etablere et system der opfanger alvorlige fejl i skovdriften på hver enkelt ejendom. Hvis der konstateres afvigelser er det op til gruppelederen at gribe ind, som regel blot ved at forlange 2

3 fejlene rettet, eller i grove tilfælde at suspendere/ ekskludere den pågældende ejendom fra gruppen. En anden meget væsentlig funktion er at sørge for, at gruppen som helhed lever op til FSC s krav til administration af certificerede grupper det vil sige at gruppen skal have et internt system til dokumentation og afrapportering. 3

4 II Opstart af en FSC gruppeordning Det er teknisk set let at starte en gruppeordning, det kræver blot et vist engagement. Hvis såvel gruppe/ressourcelederen som skovejerne i gruppen er seriøst indstillet på at leve op til FSC s krav, er der stor sandsynlighed for at gruppen vil få succes med FSC-certificering. Nedenfor findes en trin-for-trin vejledning i etablering af en gruppeordning: Sådan etableres en gruppeordning Se: 1 Først skal der bruges tid på at lære hele guiden at kende Hele guiden 2 Der samles en gruppe skovejere/driftsledere, som er interesseret i at komme med i en guppeordning 3 Interesserede modtager en kopi af guiden /henvises til guiden Hele guiden 4 Mulige gruppemedlemmers skovdrift og dokumentation evalueres, og medlemmerne registreres Afsnit III 5 Der udarbejdes en skriftlig beskrivelse af gruppelederens opgaver og ansvar samt kontrol af gruppemedlemmernes drift og dokumentationssystemer, inkl. en tidsplan for evalueringer 6 Gruppemedlemmernes drift evalueres internt, og det sikres at der bliver rettet op på konstaterede afvigelser Eksempel: E03 Afsnit IV 7 Der etableres chain of custody (sporbarheds) procedurer for gruppen Afsnit IV 8 Der etableres procedurer for afrapportering Afsnit IV 9 Til slut kontaktes en FSC serviceudbyder Afsnit V Tilbage til indhold Tilbage til toppen 4

5 III Optagelse af nye medlemmer Troværdigheden af en gruppeordning afhænger af, hvordan gruppens medlemmer forvalter deres skove. Når et nyt medlem søger optagelse, er det derfor vigtigt at gennemgå og vurdere ansøgerens skovdyrkningspraksis. Gruppen kan være åben for alle ansøgere, forudsat at gruppelederen er i stand til at varetage ledelsen af den udvidede gruppe, og at ansøgerens skovdrift lever op til FSC s principper. Nedenstående checkliste kan anvendes til at vurdere, om ansøgeren lever op til FSC s krav. 1 Har ansøgeren evalueret sin drift som beskrevet i værktøjskassen for gruppemedlemmer (se nedenfor)? 2 Udfyldte checklister understøttes af dokumentation og feltbesøg JA NEJ Hvis NEJ: Gennemfør evaluering Udsted CAR 1 C 04 Ordliste Hvis der er svaret ja til begge ovenstående punkter, kan processen umiddelbart fortsætte: 3 Udfyld godkendelsesskema E 02 4 Hvis ansøgerens skovdrift opfylder FSC s krav, fremsendes et E 01 kontraktudkast til skovejeren/driftslederen 5 Medlemslisten opdateres med det nye medlems navn og adresse 6 FSC-serviceudbyderen gøres opmærksom på den planlagte udvidelse af gruppen. Hvis udbyderen ønsker det, planlægges et ekstra feltbesøg før den nye ejendom optages i gruppen 7 Efter FSC-udbyderens godkendelse underskrives den endelige kontrakt med ansøgeren E 01 Tilbage til indhold Tilbage til toppen 1 CAR (Corrective Action Request) er et begreb der bruges i FSC-sammenhæng. CARs udstedes, når ændringer i skovdriften er påkrævet for at leve op til FSC s krav. 5

6 IV Gruppens ledelse Nedenstående skema er en støtte til at holde styr på de aktiviteter, der er nødvendige i den daglige ledelse af en FSC gruppecertificeringsordning. Aktivitet Se 1 Udarbejde/opdatere oversigt over gennemførte forstlige tiltag C03 2 Udarbejde/opdatere oversigt vedr. gruppens salg af træ E04 3 Udarbejde/opdatere oversigt vedr. arbejdsulykker på gruppens ejendomme E06 4 Afrapportere evt. ulovlige aktiviteter på gruppens arealer 5 Føre tilsyn med medlemmernes driftsaktiviteter C01 C02 C03 6 Udstede CARs til gruppemedlemmer for at rette op på evt. konstaterede C04 afvigelser 7 Årligt fremsende gruppens salgsoversigter til certificeringsudbyderen E04 8 Krydstjekke gruppemedlemmers oplysninger om salg af træ med kunderne E04 9 Verificere at gruppens FSC-kode er angivet på medlemmernes B02 salgsdokumenter gennem stikprøvekontrol 10 Sikre at gruppemedlemmer har skovplaner der opfylder FSC s krav (inklusive offentligt tilgængeligt resumé, hvis hele planen ikke er offentligt tilgængelig) B01 D01 D02 D03 D04 D05 D06 D07 11 Planlægge og koordinere årlige audits sammen med gruppens FSC serviceudbyder og gruppens medlemmer 12 Sikre at medlemmerne efterkommer CARs der er udstedt af gruppens FSC serviceudbyder; samt indberette opfyldelsen af CARs til serviceudbyderen C04 Tilbage til indhold Tilbage til toppen 6