Udtalelse. Hurtigere og mere effektiv sagsgang i byggesager. 2. Indhold. Aarhus Byråd via Magistraten. Den 30. september 2014.

Transkript

1 Udtalelse Til: Aarhus Byråd via Magistraten Den 30. september 2014 Hurtigere og mere effektiv sagsgang i byggesager 1. Konklusion Venstres, Dansk Folkepartis, Det Konservative Folkepartis samt Liberalt Alliances byrådsgrupper har foreslået, at Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø skal fremsende et forslag, som skal sikre en hurtigere og mere effektiv sagsgang i byggegsager. Beslutningsforslaget blev behandlet på byrådsmødet den 26. marts Her blev det vedtaget at sende det til udtalelse i Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø. En gennemgang af samtlige byggesager behandlet af Magistraten og/eller Byrådet i 2013 viser, at sagsbehandlingstiden i Borgmesterens Afdeling generelt er meget kort, og at den ikke er nogen nævneværdig faktor i forhold den samlede tid, en byggesag tager. I forlængelse heraf anbefaler Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø, at partiernes forslag om en eventuel ændring af sagsgangen for byggesager henvises til processen vedrørende fastlæggelsen af en ny delegationsplan, da det naturligt hænger sammen med de kommende drøftelser af delegationsniveauet i Aarhus Kommune. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Teknik og Miljø Budget og Planlægning 8100 Aarhus C Sagsnr. 13/ Sagsbeh. Lars Sønderby Telefon Direkte telefon las@aarhus.dk Lixtal: 50 I forhold til muligheden for yderligere delegation af beslutningskompetence til rådmanden for Teknik og Miljø på byggesagsområdet er det væsentligt for sagsbehandlingen, at en eventuel udvidet bemyndigelse suppleres med et klart administrativt grundlag, som bør afstemmes med Byrådet. I det kommende arbejde med delegationsniveauet i Aarhus Kommune anbefales det i den forbindelse, at beslutningskompetencen indenfor byggesagsområdet forhåndsdrøftes i Teknisk Udvalg. 2. Indhold Venstres, Dansk Folkepartis, Det Konservative Folkepartis samt Liberalt Alliances byrådsgrupper har foreslået, at Borgmesterens Afdeling og Teknik og Side 1 af 6

2 Miljø skal fremsende et forslag, som skal sikre en hurtigere og mere effektiv sagsgang i byggegsager. De 4 partier foreslår, at Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø udarbejder en opgørelse over byggesager i hele 2013 for at vurdere, hvorvidt der er et acceptabelt tidsforbrug i denne type sager. Det skal fremgå af opgørelsen, hvornår rådmanden har godkendt indstillingerne, og hvornår de er kommet på henholdsvis Magistratens og Byrådets dagsorden. Efter ønske fra Enhedslisten De Rød Grønne skal opgørelsen også indeholde en oversigt over, hvor lang tid der går fra, at byggesagerne opstartes i Teknik og Miljø, til de bliver godkendt af rådmanden. Herudover foreslår de 4 partier, at det skal afklares rent juridisk mv., hvorvidt bestemte typer af sager, så som byggesager, kan underlægges en anden sagsgang end den normale, så de sendes direkte fra Teknik og Miljø til Magistratens og Byrådets dagorden. Endelig foreslår de 4 partier, at der skal inddrages erfaringer fra andre kommuner med delegation af beslutningskompetence på byggesagsområdet fra Byrådet til Rådmanden eller andre. 2.1 Vurdering af sagsbehandlingstid i Borgmesterens Afdeling Som ønsket i beslutningsforslaget er der foretaget en opgørelse af sagsbehandlingstiden i samtlige byggesager behandlet i Byrådet i 2013 (bilag 1). Opgørelsen skal ses i sammenhæng med de tidsfrister, der gælder for fremsendelse og behandling af indstillinger i Borgmesterens Afdeling, jf. bilag 2. Opgørelsen viser, at sagsbehandlingstiden i Borgmesterens Afdeling generelt er meget kort. Afhængigt af om fremsendelsesdatoen medregnes, går der i gennemsnit 8 arbejdsdage fra en byggesagsindstilling modtages i Borgmesterens Afdeling, indtil den udsendes på dagsordenen til Magistratens møde. Dette er regnet fra dateringen af indstillingen, idet det forudsættes, at indstillingen er godkendt af Rådmanden og fremsendt til Borgmesterens Afdeling samme dato, som indstillingen er dateret. Efter magistratsbehandlingen går indstillingen videre til Byrådet efter en særlig tidsfrist (se bilag 2). Tiden i Borgmesterens Afdeling indbefatter den egentlige sagsbehandlingstid hos sagsbehandleren, godkendelse i den øvrige linjeorganisation, herunder borgmesteren, samt optagelse af sagen på dagsordenen. Det tidsrum er dog ikke i sig selv udtryk for den tid Borgmesterens Afdeling bruger på sagsbehandling af byggesagerne, da Magistraten kun holder møde én Side 2 af 6

3 gang ugentligt, og dagsordenen derfor også kun udsendes én gang om ugen (torsdagen før hvert magistratsmøde). Ved behov for tillægsdagsorden (hastesager mv.) udsendes denne dog normalt fredag. Den primære årsag til, at der kan gå flere uger, fra indstillingen fremsendes til Borgmesterens Afdeling, og indtil Byrådet har færdigbehandlet sagen, er den politiske proces, idet denne type sager som regel sendes til behandling i Teknisk Udvalg ofte som følge af ønsker om foretræde. Dertil kommer, at udsendelse af dagsordener og politisk behandling af sagerne også er afhængig af Byrådets og Udvalgets mødekalender, herunder Byrådets og Magistratens ferieperioder (f.eks. vinter-, sommer-, påske- og efterårsferie) og helligdage. Dette påvirker således det samlede tidsrum fra modtagelse af indstillingen i Borgmesterens Afdeling til behandling i Magistraten og Byrådet betragteligt. I forhold til sagsbehandlingstiden for byggesager i Borgmesterens Afdeling viser optegnelsen over byggesager i bilag 1 konkret, at: Alle gældende tidsfrister for sagsbehandling i Borgmesterens Afdeling er overholdt i samtlige 20 byggesager fra Teknik og Miljø, som har været magistrats- og/eller byrådsbehandlet i Det vil sige, at samtlige 20 byggesager er blevet sat på førstkommende byrådsdagsorden efter de gældende tidsfrister. Dette gælder også i forhold til de fire byggesager, som blev fremsendt fra den tidligere rådmand for Teknik og Miljø i november og december 2013, og som først blev færdigbehandlet af Byrådet i januar og februar Grunden til, at de først blev færdigbehandlet af Byrådet primo 2014, til trods for at de var fremsendt af rådmanden ultimo 2013, var enten, at de blev fremsendt så sent på året, at de ikke kunne nå et byrådsmøde i 2013, og/eller at de blev henvist til udvalgsbehandling, hvorfor de blev behandlet af byrådet to gange. Det kan supplerende bemærkes, at Borgmesterens Afdeling traditionelt ikke går ind i byggesagernes materielle indhold. Det gælder såvel det rent byggesags- og arkitekturfaglige som det juridiske. Borgmesterens Afdelings arbejde med denne type indstillinger består som altovervejende hovedregel i almindelig redaktionel kvalitetssikring af indstillingerne, for så vidt angår læsevenlighed, efterlevelse af formkrav, formuleringsmæssige uklarheder, tilretning af eventuelle fejl og mangler mv. Denne form for kvalitetssikring foregår i øvrigt i forhold til alle typer af indstillinger, der bliver fremsendt fra magistratsafdelingerne til Magistraten og Byrådet via Borgmesterens Afdeling. Derfor vurderes der heller ikke at være en Side 3 af 6

4 særlig problematik med hensyn til dobbeltarbejde i Borgmesterens Afdeling i forhold til indstillinger om byggesager. Endelig kan det oplyses, at Borgmesterens Afdeling er i løbende dialog med Teknik og Miljø om afdelingens sager, og at processen altid forceres i forhold til de almindelige tidsfrister i Borgmesterens Afdeling, hvis der vurderes at være behov for det. 2.2 Mulighed for alternativ sagsgang i byggesagerne Forslaget om at afkorte det samlede tidsforløb for byggesagerne, således at de sendes direkte fra Teknik og Miljø til Magistraten og Byrådets dagsorden hænger sammen Styrelsesvedtægtens 4, stk. 3 Styrelsesvedtægtens 4, stk. 3 indebærer en forpligtelse for Borgmesteren til at afgive erklæring om visse typer af sager, forinden spørgsmålet forelægges Magistraten til beslutning, eller der udfærdiges indstilling til Byrådet. Det har været normal praksis igennem mange år, at bestemmelsen har været fortolket således, at Borgmesterens udtalelse indhentes i alle sager, som forelægges Magistraten til beslutning. Borgmesterens Afdeling har i forbindelse med udarbejdelse af udtalelsen foretaget en juridisk vurdering af bestemmelsens rækkevidde ud fra dens historik og baggrund. Konklusionen er, at konkrete byggesager ud fra en juridisk betragtning normalt ikke vil være omfattet af bestemmelsen, og at Borgmesteren således ikke er forpligtet til at afgive erklæring om en konkret byggesag, forinden den forelægges Magistraten til beslutning. På den baggrund vil Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø anbefale, at spørgsmålet om en eventuel ændring af sagsgangen for byggesager henvises til processen vedrørende fastlæggelsen af den nye delegationsplan. Det er dog allerede nu forventningen i Teknik og Miljø, at kunderne fremadrettet vil opleve en hurtigere og bedre byggesagsbehandling, som følge af den igangsatte proces i Teknik og Miljø med fokus på byggesagsområdet. Byggesagsafdelingen har igennem lang tid haft en række udfordringer, hvilket har givet et højt antal utilfredse kunder. Teknik og Miljø har gennemført en gennemgribende omorganisering, og byggesagsområdet er nu en del af det nye samlede center for myndighedsbehandling, Center for Miljø og Energi. Side 4 af 6

5 Byggesagsafdelingen er pr. 1. maj i år omstruktureret i et samarbejde med Rambøll. Der er etableret en ny teamstruktur med direkte teamledelse med ansvar for kundeservice og sagsflow. En ny leder af Byggesagsafdelingen er ansat pr. 1. november Der er allerede nu opnået resultater, hvor bl.a. en særlig indsats for lukning af sager henover sommeren har reduceret sagsmængden med ca. 10 %. Der er indført straksafklaringer på visse sagstyper, og den indledende sagsmodtagelse er styrket markant. I løbet af efteråret vil der ske en styrkelse af de interne arbejdsprocesser, herunder den IT-mæssige understøttelse. Der indføres struktureret kvalitetsledelse og time-sagsstyring, og der udarbejdes operationelle KPIrapporter (målepunkter for forbedringen af byggesagsbehandlingen). Der opstartes Key Account Management, og der udvikles netværkssamarbejder i forhold til centrale interessenter. Pr. 1. december opstartes den nationale digitale byggesagsbehandling. Indsatsen på byggesagsområdet er højt prioriteret i Teknik og Miljø og forventes at kunne give markante og varige forbedringer i byggesagsbehandlingen. Senest har partierne bag budgetforliget for besluttet at afsætte i alt 10 mio. kr. til medfinansiering af en styrket indsats på området. 2.3 Delegation af beslutningskompetence Det er et politisk valg, hvilke byggesager, der skal vedtages af Byrådet, idet lovgivningen ikke begrænser mulighederne for delegation. Muligheden for yderligere delegation af beslutningskompetence til rådmanden for Teknik og Miljø på byggesagsområdet har været løbende diskuteret i Teknisk Udvalg. Under den nuværende bemyndigelse er langt størstedelen af de sager, der forelægges Byrådet, større byggesager fra Midtbyen. Det er ofte i disse sager, at der skal ske en afvejning af bl.a. bevaringshensyn, arkitektur samt fortætningsrelaterede fordele og ulemper (boligkvalitet, parkering, opholdsarealer, skygger etc.). Den nuværende bemyndigelse tager endvidere hensyn til, om der er væsentlige indsigelser fra omkringboende. Der har været et ønske om politisk stillingtagen ved væsentlige indsigelser og mulighed for foretræde for Teknisk Udvalg i denne forbindelse. Side 5 af 6

6 Det er væsentligt for forvaltningens sagsbehandling og af hensyn til rådgivning af bygherrer, at en eventuel udvidet bemyndigelse suppleres med et klart administrativt grundlag, som bør afstemmes med Byrådet. I det kommende arbejde med delegationsniveauet i Aarhus Kommune skal det anbefales, at beslutningskompetencen indenfor byggesagsområdet forhåndsdrøftes i Teknisk Udvalg. Jacob Bundsgaard Kristian Würtz / / Niels Højberg Erik Jespersen Bilag 1: Opgørelse over byggesager behandlet i magistraten og/eller byrådet i 2013 Bilag 2: Tidsfrister for behandling af indstillinger Side 6 af 6