Generel. Generel. Generel beredskabsplan 2016 Esbjerg, Varde og Fanø kommuner

Transkript

1 Generel Generel Generel beredskabsplan 2016 Esbjerg, Varde og Fanø kommuner 1

2 Indhold Indledning... 4 Formål... 4 Planens gyldighedsområde... 4 Beredskabsplanens centrale præmisser... 4 Generelle bestemmelser for kommunernes samlede beredskab... 4 Ajourføring af Beredskabsplanen... 5 Afprøvning af Beredskabsplanen... 5 Godkendelse Den operative indsats Aktivering og drift af krisestaben Målet med aktivering og drift af krisestaben Modtagelse af varsler, alarmer mv Aktivering af krisestab Beredskabsgrader ved aktivering... 7 Trin 1 Informationsberedskab... 7 Trin 2 Stabsberedskab... 7 Trin 3 Operationsberedskab Sammensætning af krisestaben Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben... 8 Varsling/indkaldelse af relevant personel og støttefunktioner... 8 Klargøring af stabsrummet... 8 Generel orientering af kommunernes medarbejdere Gennemførelse af stabsmøder Krisestabens støttefunktioner... 9 Sekretariatsbistand... 9 Udarbejdelse af situationsbillede... 9 Kommunernes krisekommunikation... 9 Logistik (Forplejning, velfærd, kørsel mv.)... 9 Kort/GIS... 9 Betjening af de sikrede kommunikationsmidler Udsendelse af forbindelsesofficerer samt afløsning i krisestab Håndtering af informationer Tilgang af informationer Overvågning af kommunikationsmidler Iværksættelse af medieovervågning

3 3.4 Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl Videreformidling af informationer til stabsrummet Krisestabens behandling af informationer om krisen Vurdering af informationer om krisen Opstilling af det samlede situationsbillede Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Samarbejdspartnere under krisen Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over ressourcer Handlinger og ressourceanvendelse Opfølgning på iværksatte tiltag Krisekommunikation Målet med krisekommunikation Krav til krisekommunikationen i Esbjerg, Varde og Fanø kommuner Aktivering og organisering af krisekommunikation Indledende kommunikationsopgaver Det videre kommunikationsarbejde

4 Indledning Formål Beredskabsplanen skal sikre en effektiv varetagelse af Esbjerg, Fanø og Varde kommuners ansvar og opgaver i en ekstraordinær situation, som kræver ekstra ressourcer. Planen tager som udgangspunkt højde for de hændelser, der mere eller mindre uden varsel kan indtræffe i hverdagen, f.eks. brande, større ulykker, klimahændelser, forsyningssvigt, miljøuheld eller andre hændelser, der har indflydelse på kommuners infrastruktur. Planens gyldighedsområde Beredskabsplanen er gældende for Esbjerg, Varde og Fanø kommuner. Beredskabsplanens centrale præmisser Beredskabsplanen bygger på, at det i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er mere hensigtsmæssigt at etablere et for højt beredskab end et for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Planen er opbygget over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Operativ indsats 2. Aktivering og drift af krisestaben 3. Håndtering af informationer om krisen 4. Koordinering af handlinger og ressourcer 5. Krisekommunikation Beredskabsplanen fungerer på baggrund af de planer, som de forskellige fagområder, afdelinger, skoler og institutioner m.fl. selv har udarbejdet og selv har ansvaret for at holde opdateret. Planen bygger på Esbjerg, Fanø og Varde kommuners daglige organisation suppleret med etablering af en krisestab bestående af en ledelsesrepræsentant fra hver af de tre kommuner. Denne persongruppe er de til enhver tid tre medlemmer af kommunernes fælles beredskab, Sydvestjysk Brandvæsens koordinationsgruppe. Krisestaben indkaldes af Beredskabschefen eller en af denne udpeget Indsatsleder. Krisestabens tre medlemmer indkalder afhængig af situationen og hændelsens karakter de relevante ressource personer fra egen kommune til at give møde i krisestaben. Generelle bestemmelser for r kommunernes samlede beredskab Afhængigt af den aktuelle situation skal krisestaben i en beredskabssituation sikre at aktuelle direktører, chefer og afdelingsledere i kommunerne gennemgår de beredskabsplaner og mødeplaner, som de er ansvarlige for. Dette indebærer ligeledes at foretage den fornødne orientering og instruktion af personale. 4

5 Ajourføring af Beredskabsplanen en Den generelle beredskabsplan justeres og ajourføres løbende efter behov, dog mindst en gang i hver valgperiode. Beredskabschefen (Sydvestjysk Brandvæsen) er ansvarlig for ajourføring af denne plan. De enkelte forvaltninger i såvel Esbjerg som Varde og Fanø kommuner er ansvarlige for at egne operative planer og lister mv. til stadighed er ajourført. Mindst en gang i hver byrådsperiode skal den generelle plan revideres og godkendes af de tre byråd. Afprøvning af Beredskabsplanen Beredskabschefen planlægger og gennemfører minimum en øvelse i hver valgperiode, hvor kommunerne enten samlet eller på skift afprøver beredskabsplanen eller dele heraf. Beredskabschefen har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og/eller brug i krisesituationer. De enkelte forvaltninger i de tre kommuner er ansvarlige for, at egne planer og lister mv. afprøves og til stadighed er operative. Godkendelse Den generelle beredskabsplan 2016 for Esbjerg, Varde og Fanø kommuner er forelagt og godkendt i byrådene: Esbjerg byråd: Borgmester Johnny Søtrup Varde byråd: Borgmester Erik Buhl Fanø byråd: Borgmester Erik Nørreby 5

6 1. Den operative indsats Beredskabsplanlægning bygger på sektoransvar, hvilket indebærer, at den direktør, afdeling, institution, der har ansvaret for en funktion i det daglige også har ansvaret i tilfælde af ulykke, katastrofe og andre ekstraordinære hændelser. Ved at have beredskabsplaner, indsatsplaner, mv. har man som leder og medarbejder et praktisk redskab der hjælper, når ekstraordinære hændelser skal håndteres. Hvert direktørområde og afdeling skal udføre en systematisk gennemgang af f.eks. afdelingens sårbarhed, realistiske risici samt en vurdering af nødvendige foranstaltninger til reduktion af sårbarheden. Herudover skal der udføres sektorplaner (del planer), der planlægger indsatsen i tilfælde af ulykker eller katastrofer. Den operative ledelse på et skadested er beskrevet i Retningslinjer for indsatsledelse, hvor principperne for samarbejdet mellem politi, Sydvestjysk Brandvæsen og sundhedsberedskabet samt andre aktører, der indgår i den samlede indsats på et skadested, er beskrevet. 2. Aktivering og drift af krisestaben 2.1 Målet med aktivering og drift af krisestaben Målet med aktivering og drift af kommunernes krisestab er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise. Esbjerg, Varde og Fanø kommuner skal kunne iværksætte krisestyring uden varsel og fungere operationel 2 timer efter beslutning om etablering. Krisestaben skal kunne drives i fuldt operationelt niveau i minimum 3 døgn. 2.2 Modtagelse af varsler, alarmer mv. Varsler, alarmer mv. modtages af beredskabschefen/stedfortræder eller vagthavende indsatsleder. De typiske varsler og alarmer består af: Vejrvarsler Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler Aktivering af den lokale beredskabsstab (LBS) og/eller den nationale stab Vagthavende indsatsleder i forbindelse med pludselig opstået hændelse (brand, ulykke mv.) Bilag: Instruks for håndtering af varsler og alarmer 2.3 Aktivering af krisestab Aktivering af krisestaben sker altid via beredskabschefen/stedfortræder eller vagthavende indsatsleder. (Døgndækkende) Esbjerg, Varde og Fanø kommuners krisestab består af den chef/direktør fra hver kommune, der til enhver tid er siddende i Sydvestjysk Brandvæsens koordinationsudvalg. Såfremt det på varsels/alarmeringstidspunktet ikke er muligt at kontakte et af de tre medlemmer af krisestaben, overtager de to andre dennes forpligtigelse. 6

7 Såfremt der på varsles/alarmeringstidspunktet ikke opnås kontakt med nogen af krisestabens medlemmer, alarmerer beredskabschefen/indsatslederen Kommunale nøglepersoner jævnfør bilag 2.4 Typiske situationer hvor beredskabsplanen aktiveres: Ekstreme vejrsituationer (klimahændelser) Større ulykker (tog eller flyulykker, giftudslip, større forureninger mv.) Længerevarende driftsmæssige forstyrrelser som nedbrud af IT, telefoni, el, vand, kloak eller varmeforsyning. Sikkerhedsmæssige trusler og uroligheder Epidemier Større hændelser, der påvirker kommunernes evne til at opretholde det normale serviceniveau for borgerne Hvor den lokal beredskabsstab nedsættes Efter ønske fra Beredskabsstyrelsen eller AMK (akut medicinsk koordinationscenter) 2.4 Beredskabsgrader ved aktivering Aktivering af krisestaben sker via beredskabsgraderne 1 til 3 og krisestaben vil af beredskabschefen, dennes stedfortræder, eller indsatslederen i varslings- eller alarmeringssituation få oplyst aktuel beredskabsgrad. Trin 1 Informationsberedskab Informationsberedskab benyttes ved hændelser eller ved nært forestående hændelser, der kan få konsekvenser for dagligdag, drift og infrastruktur i kommunen. Men hvor det ikke vurderes, at der på direktionsniveau i kommunerne skal tages væsentlige tiltag for fortsat kommunal drift. Orienteringen sker fra Sydvestjysk Brandvæsen til krisestaben samt kommunikationschefen i Esbjerg Kommune via sms/telefon/mail. Krisestabens medlemmer vurderer behovet for yderligere information i egen kommune. Trin 2 Stabsberedskab Stabsberedskab anvendes, hvor det ikke kan udelukkes, at hændelser eller varsel om hændelser inden for en kort tidshorisont (timer) kan medføre konsekvenser for fortsat kommunal drift, ændret infrastruktur og hvor det vurderes at kommunerne på direktionsniveau må træffe beslutninger/forholdsregler, der direkte berører en eller flere kommunale forvaltninger. Alarmeringen af krisestaben som enten varsel om møde eller mødeindkaldelse i krisestaben til operationel drift vil ske fra Sydvestjysk Brandvæsen via telefon. Krisestabens medlemmer vurderer i forbindelse med stabsberedskab om yderligere tilkald/information af nøglepersoner i egen kommune. Efter vurdering fra krisestabens medlemmer kan andre deltagere være med elektronisk via fx Skype eller FaceTime. Trin 3 Operationsberedskab Operationsberedskab anvendes når en hændelse er sket eller umiddelbart forestående, og hvor der er behov for at kommunens ledelse kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i en længere periode. Alarmering om akut møde i krisestaben vil til gå krisestaben via telefon fra Sydvestjysk Brandvæsen. 7

8 Bilag: Instruks for beredskabsgrader og stabsalarmering 2.5 Sammensætning mensætning af krisestaben Esbjerg, Varde og Fanø kommuners krisestab består af den chef/direktør fra hver kommune, der til enhver tid er siddende i Sydvestjysk Brandvæsens koordinationsudvalg. Såfremt det på varsels/alarmeringstidspunktet ikke er muligt at kontakte et af de tre medlemmer af krisestaben, overtager de to andre dennes forpligtigelse. Såfremt der på varsles/alarmeringstidspunktet ikke opnås kontakt med nogen af krisestabens medlemmer, alarmerer beredskabschefen/indsatslederen kommunale nøglepersoner jævnfør bilag 2.4 Desuden kan krisestaben bestå af ad-hoc medlemmer og støttefunktionsmedlemmer, som indkaldes af krisestabens faste medlemmer efter behov ud fra den aktuelle situation til: Specialfunktioner som personel fra IT-afdelingen og kortkontoret De involverede afdelingschefer og deres beredskabsmedarbejdere Involverede civile sektorer generelt 2.6 Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Sydvestjysk Brandvæsens stabstjeneste varetager de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben under ledelse af en indsatsleder fra operativ afdeling. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevant personel og støttefunktioner Relevante personer og støttefunktioner indkaldes via telefon/sms/mail Der føres liste over hvilke personer, der er kontaktet med angivelse af tidspunktet for, hvornår der mødes i stabsrummet. Bilag: Instruks om mødeindkaldelse og støttefunktioner Bilag: Skabelon til oversigt over personale ressourcer Klargøring af stabsrummet Krisestaben i Esbjerg, Varde og Fanø kommuner har indrettet stabsrum ved Sydvestjysk Brandvæsen på Beredskabsstation Esbjerg, Vibevej 18, 6705 Esbjerg og udflytning af stabsrum vil kun undtagelsesvis og i særlige forud aftalte tilfælde kunne ske til andre lokaler. Stabsrummet er forsynet med passende midler til intern og ekstern kommunikation samt nødstrøm ved eventuel svigtende elforsyning, ligesom der i forlængelse af stabsrummet er passende mødelokaler til rådighed. Bilag: Huskeliste til klargøring af Stabsrum, herunder støttefunktioner Generel orientering af kommunernes medarbejdere Kommunernes relevante medarbejdere orienteres som udgangspunkt via mail om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det bør fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben, hvis der viser sig behov herfor. Orienteringen gives af kommunernes repræsentant i krisestaben. 8

9 2.7 Gennemførelse af stabsmøder På første stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af beredskabschefen. Krisestaben fastlægger hvem, der skal deltage på efterfølgende møde, og hvornår møderne skal holdes. Bidrag til det samlede situationsbillede skal afleveres på krise@svjb.dk senest en time inden næste møde i staben. Bilag: Skabelon for dagsorden for første møde i krisestaben. 2.8 Krisestabens støttefunktioner For at sikre så effektivt et arbejde i krisestaben som muligt har en række støttefunktioner ansvaret for at servicere krisestaben - også uden for normal arbejdstid. Sekretariatsbistand Beredskabschefen har ansvaret for at yde sekretariatsbistand til krisestaben, herunder især medvirke til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter logførere, sekretærer og referenter. Til dette arbejde kan der efter behov indhentes sekretærassistance i kommunerne. Udarbejdelse af situationsbillede Beredskabschefen har ansvaret for at udarbejde kommunernes situationsbillede. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer om krisen fremgår af kapitel 2. Kommunernes krisekommunikation Esbjerg Kommunes kommunikationschef har ansvaret, i samarbejde med Kommunikationsafdelingerne i Varde og Fanø kommuner, for udarbejdelse og formidling af kommunernes informationer til borgere og medier om krisen og for overvågning af mediernes dækning af situationen mv. De nærmere forhold vedrørende kommunernes krisekommunikation fremgår af kapitel 4. Logistik (Forplejning, velfærd, kørsel mv.) Beredskabschefen har det overordnede ansvar for krisestabens interne velfærdslogistik Der skal altid være adgang til kaffe, the, koldt vand, frugt mv. Større måltider serveres efter nærmere aftale med krisestaben I tilfælde af langvarig krise træffes der på stabsmødet beslutning om etablering af egentlige hvilefaciliteter Beredskabschefen sikrer, at der er transportmulighed for krisestabens medlemmer. Kort/GIS Lederne af kortkontoret i kommunerne har det overordnede ansvar for kommunernes geografiske informationssystem (GIS) til brug for krisestaben. Betjening af de sikrede kommunikationsmidler Kommunernes IT-chefer har det overordnede ansvar for kommunernes sikrede kommunikationsmidler. 9

10 2.9 Udsendelse af forbindelsesofficerer samt afløsning i krisestab Sydvestjysk Brandvæsen er forpligtet til at kunne udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af Den Lokale Beredskabsstab (LBS). Beredskabschefen har det overordnede ansvar for udsendelsen af forbindelsesofficerer. 10 timer efter aktivering skal krisestaben vurdere, om krisen fortsætter, og om der indenfor 12 timer skal gennemføres afløsning af stabsmedlemmer, herunder også støttefunktioner. Krisestabens medlemmer indkalder afløsere fra egen kommune. Al afløsning sker efter princippet, at man først er afløst, når der er sket en personlig overlevering af en statusrapport. Det optimale er at, begge personer deltager i et stabsmøde inden afløsning. 3. Håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, er at kommunernes krisestab til stadighed har et overblik over den samlede situation, som kan indgå i grundlaget for at træffe beslutninger samt indgå i grundlaget for at varetage en effektiv krisekommunikation. Første udgave af situationsbilledet skal foreligge indenfor 1 time efter aktivering af krisestaben. Det opdaterede situationsbillede skal søges fordelt til krisestabens medlemmer senest 15 minutter før det næste planlagte møde i staben. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i loggen. 3.1 Tilgang af informationer Under krisen vil krisestaben modtage information fra bl.a.: Den Lokale Beredskabsstab (LBS) Kommunernes private og offentlige institutioner Kommunernes administrationer Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) Nationale og internationale samarbejdspartnere Medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk tilgå kommunerne via: Telefon (hovednumre, enheders numre, personlige numre) Mails (Hovedpostkasse, enheders postkasse, personlige mailadresser) SMS 3.2 Overvågning af kommunikationsmidler I forbindelse med første møde i krisestaben træffes der beslutning om, hvilke telefonnumre, mail adresser og andre kommunikationssystemer, der skal anvendes til kommunikation under krisen, og hvilke der skal indføres forstærket overvågning af. 10

11 3.3 Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationschefen skal hurtigst muligt efter aktivering af krisestaben, iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (TV, radio, sider på sociale medier, mv.) 3.4 Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl. For løbende at have overblik over situationen ved kommunerens decentrale enheder kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning. Når rapporteringsordningen er iværksat skal de decentrale enheder hver tredje time sende en ajourført situationsrapport til krisestaben på Kommunernes decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. 3.5 Videreformidling af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabsrummet, uanset hvor og hvordan informationerne modtages. 3.6 Krisestabens behandling af informationer om krisen Væsentlige informationer og beslutninger skal på skrift, så der er enighed om og klarhed over, hvad der er oplyst og besluttet af krisestaben. Det indebærer at: Krisestabens logfører skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt beslutninger i kommunernes log Det skal tydelig fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. 3.7 Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer samt rettidig krisekommunikation. Krisestaben skal i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede situation herunder: Ændringer som kan påvirke allerede iværksatte tiltag Ændringer som kan skabe behov for nye tiltag 3.8 Opstilling af det samlede situationsbillede Beredskabschefen har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre kommunernes samlede situationsbillede. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal der være opmærksomhed på: Det samlede billede skal tage udgangspunkt i de informationer, som kommunerne har modtaget fra interne og eksterne kilder Det samlede billede udarbejdes så kort og klart som muligt (max 1-2 sider) og fokuserer på den konkrete krise samt være umiddelbart forståeligt også for eksterne samarbejdspartnere Det skal fremgå af billedet, hvorvidt dele af billedet er klassificeret materiale Med krisestabens godkendelse uddeles kommunernes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter stabsmødet 11

12 Bilag: Skabelon for det samlede risiko og situationsbillede 4. Koordinering af handlinger og ressourcer 4.1 Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå bedst mulig udnyttelse af kommunernes kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen normaliseres så hurtigt som muligt. 4.2 Samarbejdspartnere under krisen Konkrete samarbejdspartnere under den aktuelle krise identificeres ved det første møde i krisestaben. 4.3 Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Kommunernes decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil krisestaben beslutter andet. Krisestaben har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. 4.4 Overblik over ressourcer Krisestaben skal løbende have overblik over disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, samt have overblik over hvilke ressourcer, der kan frigøres eller disponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af Sydvestjysk Brandvæsen med udgangspunkt i indrapporteringerne fra kommunernes decentrale enheder og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer Ikke-aktiverede ressourcer Bilag: Skabelon til oversigt over materielressourcer Alle forvaltninger og institutioner skal selv lave planer for eget beredskab herunder et overblik over hvilke ressourcer, der er til rådighed. Disse planer skal beskrive i hvilke tilfælde, og hvordan eget beredskab forøges. 4.5 Handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende kommunernes handlinger og ressourceanvendelse. Krisestaben beslutter hvilke tiltag, der skal iværksættes. Dog har den ansvarlige for den operative indsats som udgangspunkt dispositionsretten over ledige ressourcer og mandat til at træffe alle operative beslutninger. Krisestaben skal holdes orienteret herom. Krisestaben har bemyndigelsen til i alle forhold at tilvejebringe og disponere over ekstraordinære bevillinger. 4.6 Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben følger op på handlinger besluttet på stabsmøderne ud fra følgende stikord: Afventer Iværksat Gennemført Annulleret 12

13 5. Krisekommunikation 5.1 Målet med krisekommunikation Målet med krisekommunikation i forbindelse med større komplekse hændelser i Esbjerg, Varde og Fanø kommuner er at sikre: At kommunerne kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved en pludselig opstået hændelse At imødekomme behovet for dialog med og informationer til presse, samarbejdspartnere og befolkning samt egne medarbejdere og pårørende At få direkte berørte befolkningsgrupper til at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde For at nå disse mål bør kommunikationsarbejdet være en integreret del af krisestyringen. 5.2 Krav til krisekommunikationen i Esbjerg, Varde og Fanø kommuner Informationen/kommunikationen skal være rettidig, let forståelig og skal ske via flere kommunikationskanaler. 5.3 Aktivering og organisering af krisekommunikation Kommunikationschefen i Esbjerg Kommune har det overordnede koordinerende ansvar for den fælles krisekommunikation i Esbjerg, Varde og Fanø kommune. Kommunikationschefen sikrer i tilfælde af krise etablering af et fælles kommunikationsteam for de tre kommuner som en udbygning af kommunernes daglige kommunikationsenheder. Kommunikationschefen eller dennes stedfortræder indkaldes som støttefunktion ved aktivering af krisestaben. For at sikre koordination af kommunikationsarbejdet skal kommunikationsteamet kontakte de presseansvarlige hos relevante samarbejdspartnere herunder politiet, hvor følgende aftales: Hvem der er kontaktpersoner Hvem der er ansvarlig for formidling til offentligheden Særlige strategiske og sikkerhedsmæssige hensyn Procedure for gensidige orienteringer 5.4 Indledende kommunikationsopgaver En række initiativer kan af kommunikationsteamet med fordel sættes i gang hurtigst muligt og i tæt samarbejde med krisestaben. Dette bør iværksættes umiddelbart og inden første møde i krisestaben, således kommunikationschefen kan give første statusmelding ved første møde i krisestaben. Første kontakt til relevante samarbejdspartnere (SVJBs repræsentant i den lokale beredskabsstab (LBS) samt Politiets presseansvarlige i LBS Klargøring til aktivering af krisetelefon (afhængig af krisens omfang og karakter) Klargøring til aktivering af postkasse krise@svjb.dk (afhængig af krisens omfang og karakter) 13

14 Forberedelse og udpegning af kommunikationschefens repræsentant til deltagelse i første stabsmøde Foreløbig pressestrategi (internt og eksternt) 5.5 Det videre kommunikationsarbejde Efter første stabsmøde kan kommunikationschefen - med krisestabens godkendelse - styrke bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige del af de kommunale organisationer både umiddelbart og som led i en afløsnings- og vagtordning til varetagelse af de fortsatte opgaver, som kan er: Iværksættelse af medieovervågning og analyse Oprettelse af information på hjemmesider Første orientering af medier Aktivering af telefonsluser og standardbesvarelser Produktion af tekster og grafik Kommunikation med interne og eksterne talsmænd/kommunikationsansvarlige Åbning af pressecenter Klargøring til pressemøde, logistik mv. (Iværksættes via krisestaben) Bilag: Kommunikationsafdelingernes fælles plan for aktivering, drift, og samarbejde i en krisesituation 14

15 15

16 16

17 Generel Beredskabsplan 2016 Esbjerg, Varde og Fanø kommuner Bilag til Generel plan 2016

18 Bilags oversigt: 2.2 Instruks for håndtering af varsler og alarmer 2.4 Instruks for Beredskabsgrader og stabsalarmering 2.6a Instruks om mødeindkaldelse og støttefunktioner 2.6b Skabelon til oversigt over personaleressourcer 2.6c Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner 2.7 Skabelon for dagsorden for første møde i krisestaben 3.8 Skabelon for det samlede situations og risikobillede 4.4 Skabelon til oversigt over materielressourcer 5.5 Kommunikationsafdelingernes fælles plan for aktivering og drift

19 Bilag: 2.2 side 1 af 2 sider Instruks for håndtering af varsler og alarmer Formål: Instruksen skal sikre ensartet modtagelse og korrekt formidling af indgående varsler og alarmer i Varde, Fanø og Esbjerg Kommuner. Ved varsler og alarmer forstås: Varsel om ekstreme Vejrsituationer som f.eks. oversvømmelse, orkan, kraftigt snefald mv. Alarm om større ulykker med mange tilskadekomne eller større udslip/forurening der truer et større geografisk område Alarm ved omfattende og længerevarende driftsmæssige forstyrrelser ved nedbrud af IT, telefoni, el, vand, kloak, varmeforsyning, mv. Varsel om epidemi Trusselsvurdering fra Politiet (PET) om ændring af trusselsbillede Direkte anmodning fra Lokal Beredskabsstab (LBS), Beredskabsstyrelsen (BRS, Akut medicinsk koordinationscenter (AMK) Andre hændelser der påvirker kommunernes evne til at opretholde den normale infrastruktur. Ansvar: Beredskabschefen for Sydvestjysk Brandvæsen Vagthavende Indsatsleder (Midt, Nord, Syd) Sydvestjysk Brandvæsen Situation: Varsler og alarmer kan indgå fra eksterne instanser som: Politi (typisk 112 eller direkte fra vagtchef) DMI Regionen (typisk region Syddanmark) Varsler og alarmer kan indgå fra interne instanser som: Vejvæsenet Forsynings og spildevandsselskaber Interne kommunale forvaltningsledere og direktørområder

20 Bilag: 2.2 side 2 af 2 sider Instruks for håndtering af varsler og alarmer Opgave: Beredskabschefen eller dennes stedfortræder vurderer ud fra varslets/alarmerings ordlyd om den kommunale krisestab i Sydvestjysk Brandvæsens område: Orienteres A: Omgående, B: Snarest, C: Ved lejlighed Varsles Indkaldes Udførelse: Instruks Vagthavende Indsatsleder: Alarmerer umiddelbart Beredskabschefen (BC) på telefon: Såfremt der ikke opnås kontakt med BC alarmeres Operativ chef (OC): Alarmeringens ordlyd skal som minimum indeholde normale principper for indsatstaktisk situationsrapport: Hvem hvad hvor hvorledes Jeg/vi samt om muligt tildelt SINE skadestedssæt Såfremt der hverken opnås kontakt med BC eller OC kontaktes altid et af krisestabens medlemmer med prioritet 1 det krisestabsmedlem, der er hjemmehørende i den kommune, hvor den aktuelle hændelse er sket/varslet. (Telefon tavle bilag 2.4) Instruks Beredskabschef/stedfortræder: Ved modtagelse af varsel, alarmering vurderes om den samlede stab eller dele af stab informeres eller indkaldes Ved modtagelse af varsel, alarmering vurderes om krisestabens fælles kommunikationschef informeres eller indkaldes SINE terminal aktiveres på tildelt skadestedssæt og prøveopkald til vagthavende Indsatsleder foretages. Vurderer behov for/påbegynder tilkald af eventuelle vagtfrie indsatsledere

21 Udløsende årsager: Bilag 2.4 side 1 af 2 sider Instruks for Beredskabsgrader og stabsalarmering Varsling/Alarmering af Varde, Fanø og Esbjerg kommuners fælleskommunale krisestab herunder kommunikationschefen for den fælleskommunale krisekommunikationsteam skal iværksættes når der indtræder eller forventes at indtræde ekstraordinære hændelser, som kan sætte kommunernes serviceniveau og infrastruktur under pres. Eksempelvis svigt i forsyningssikkerhed (el, varme, vand) Oversvømmelse, orkan, epidemi, større ulykker og brande, sikkerhedsmæssige trusler mv. Krisestabens aktivering: Krisestaben aktiveres af Beredskabschefen for Sydvestjysk Brandvæsen eller en af denne udpeget nøgleperson (stedfortræder eller indsatsleder) Beredskabschefen kan efter vurdering aktivere den samlede krisestab men kan også ved hændelser, der udelukkende berører en enkelt kommune, udelukkende aktivere krisestabsmedlemmet hjemmehørende i hændelseskommunen. Telefontavle ved aktivering/varsling: Krisestabsmedlem hjemmehørende Varde kommune: telefon mail: bboe@varde.dk Krisestabsmedlem hjemmehørende Fanø kommune: telefon mail: bgseaj@fanoe.dk Krisestabsmedlem hjemmehørende Esbjerg kommune: telefon mail: srabi@esbjergkommune.dk Kommunikationschef fælles kriseteam: telefon mail: thar@esbjergkommune.dk Såfremt Beredskabschefen ikke opnår kontakt med nogen af krisestabens medlemmer varsles/aktiveres: Funktion - titel kommune telefon xxxxx xxxxxx mail Funktion - titel kommune telefon xxxxx xxxxxx mail Kommunaldirektør Esbjerg Kommune telefon mail oj@esbjergkommune.dk Såfremt Beredskabschefen ikke opnår kontakt med en repræsentant fra prioritet 2 varsles/aktiveres: Funktion - titel kommune telefon xxxxx xxxxxx mail Funktion - titel kommune telefon xxxxx xxxxxx mail

22 Direktør Teknik & Miljø telefon mail Bilag 2.4 side 2 af 2 sider Instruks for Beredskabsgrader og stabsalarmering Krisestabens umiddelbare opgave ved varsling eller aktivering: Trin 1 Informationsberedskab: Krisestabens medlemmer iagttager skærpet opmærksomhed og tilsikrer, at så længe pågældende beredskabstrin er aktiv, til stadighed at være kontaktbar via telefon/mail/sms efter nærmere aftale med Beredskabschefen Krisestabens medlemmer vurderer behov for/tilsikrer information af de for varslets relevante nøglepersoner i egen kommune. Trin 2 stabsberedskab: Krisestabens medlemmer vurderer behov for/tilsikrer information af de for varslets relevante nøglepersoner i egen kommune Krisestabens medlemmer tilsikrer telefonisk kontakt med hinanden for sikring af forhåndsaftalte vilkår for drift af stab, herunder om alle kan give møde eller der eksempelvis skal varsles/indkaldes yderligere nøglepersoner ved stabsaktivering Krisestabens medlemmer tilsikrer tilstedeværelse af egne nødvendige hjælpemidler ved indkaldelse: PC egne kommunale teletavler delplaner mv. Krisestabens medlemmer tilsikrer transportmulighed til stabslokalitet, om nødvendigt aftales transport med Sydvestjysk Brandvæsen. Trin 3 Operationsberedskab: Krisestabens medlemmer vurderer behov for/tilsikrer information af de for varslets relevante nøglepersoner i egen kommune

23 Krisestabens medlemmer giver møde i stabsrummet på Beredskabsstation Esbjerg, Vibevej Esbjerg Ø og medbringer egne nødvendige hjælpemidler. Bilag 2.6 A side 1 af 1 side Instruks om mødeindkaldelse og støttefunktioner Formål: Instruksen skal sikre at Sydvestjysk Brandvæsen i forbindelse med aktivering/varsling hurtigt og effektivt kan klargøre og opsætte, herunder aktivere støttefunktioner til den fælleskommunale stabsrum på Beredskabsstation Esbjerg til operationel drift Udførsel: Ved beslutning om aktivering af stabsfaciliteter iværksættes alarmering af Sydvestjysk Brandvæsens stabstjeneste med personer fra det supplerende beredskab der er uddannet og trænet i klargøring og operationel drift af kommunernes stabsapparat. Opgave: 1. Operativ afdeling under ledelse af en Indsatsleder iværksætter alarmering af Sydvestjysk Brandvæsens stabstjeneste og efter aktuel vurdering forplejningstjenesten 2. Første medarbejder i stabstjenesten der møder iværksætter umiddelbart LOG føring til registrering af mandskab og mødedeltagere 3. Stabstjenesten klargør: Stabsrum herunder teknik og kommunikation Mødelokale til stabsmøde 1 nødstrøm hvilerum velfærdsforanstaltninger 4. Stabstjenesten modtager krisestabens medlemmer samt den fælleskommunale krisekommunikationschef til stabsmøde 1 i mødelokale ved siden af operationsrum 5. Stabstjenesten sikrer, at der ved stabsmedlemmernes ankomst forefindes kaffe/the/ vand i mødelokale 6. Stabstjenesten meddeler Beredskabschef eller dennes stedfortræder umiddelbart, når stabsrummet er klar til operationel drift.

24 Bilag 2.6B side 1 af 1 side Skabelon til oversigt over personaleressourcer Dato: LB. NR Tidsrum (Til- fra) Person/Funktion Telefon Opholdssted

25 Bilag 2.6c side 1 af 7 sider Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner Opgave: Stabsrummet klargøres af Sydvestjysk Brandvæsens stabstjeneste. Stabsrummet på Brandstation Esbjerg er i dagligdagen dog forberedt til formålet og opstilling/etablering til operationel drift kan betegnes som færdiggørelse. Etablering til fuld drift ledes af en medarbejder fra Operativ afdeling. Udførelse: PC startes på journaliserings og LOG-pladsen og denne plads bemandes straks. LOG lærred nedrulles og lyskanon i loft tændes. Overførsel af data fra LOG-plads tjekkes

26 Bilag 2.6c side 2 af 7 sider Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner Infoskærm tændes og startbilledet testes ved opstart til Twitter Syd og Sønderjyllands politi Sineradioer på radioplads kontrolleres og denne plads bemandes straks Tastatur til infoskærm samt Sineradioer ved dør flyttes til Indsatslederpladsen over for styrke/hændelsestavlen. Styrketavlen sikres rengjort og klar Stabsmedarbejder til styrke/hændelses tavle afsættes. TV tændes og kanalsætte til TV 2 NEWS.

27 Bilag 2.6c side 3 af 7 sider Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner Telefoner fra rød rulleskab flyttes til mødeborde, og teknik klargøres jævnfør opsætningsplan i denne instruks. Instruksen hænger ligeledes ved radiopladsen i stabsrum. Mødepladser tættest på i ovenstående billede tilhører medlemmer af den kommunale krisestab samt deres gæster (Kode til trådløs net synliggøres, strømstik til medbragte pc klargøres) Mødepladser længst væk i ovenstående billede tilhører det operationelle niveau. (Indsatsledelse) Mødelokale ved siden af stabsrum klargøres. Projekter tændes. Bærbar PC fra kontor monteres. Der sættes kaffe/the/vand samt kopper og glas frem på bordet.

28 Bilag 2.6c side 4 af 7 sider Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner Opsætning Telefoni: Beskrivelse Opkald på hovednummeret går i en opkaldsstyring. Indenfor de ovennævnte åbningstider dirigeres kaldene til søgegruppe med nr Søgegruppen er lineær og indeholder flg. lokalnr: 65002, 65003, Uden for åbningstiderne dirigeres kald til flg. natsvar: Prompt 4 Du har ringet til Sydvestjysk Brandvæsen, kontoret er lukket. Vi har daglig telefontid: mandag torsdag , fredag Har du akut brug for hjælp, ring Det indtalte menusvar kan genindtales via proceduren for indtaling af prompts dog kan selve valgmulighederne kun redigeres af IT/telefoni. Sådan indtales en prompt: 1. Ring til telefonsvareren: Tast FunktionsID: Tast ID nummeret og # 3. Kodeord: Tast kodeordet og # 4. Prompt ID Hvis der er flere prompts, Tast nummeret på den prompt, der skal ændres 5. Indtal prompt: Tast 5, vent 1 sekund, indtal forklaringen og afslut med # 6. Kontroller: Tast 2 og aflyt

29 Bilag 2.6c side 5 af 7 sider Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner Medflytning af hovednummeret Det er muligt at medflytte opkald på hovednummeret til andre numre både lokale numre og eksterne numre. Husk 85 foran eksterne numre. Bruges f.eks. ved lukkedage eller lign, hvor man f.eks. kan medflytte hovednummeret uden om opkaldsstyringen og f.eks. til en mobiltelefon eller til et lokalnummer der evt. er viderestillet til telefonsvarer. Sådan medflyttes hovednummeret: Løft røret og tast: *51 <lokalnr> <lokalnr> <klartone> medflytnummer #<klartone> f.eks. * (klartone) xxxx # (klartone) Sådan ophæves medflyt på hovednummeret: Løft røret og tast: #51 <lokalnr> <lokalnr> <klartone> f.eks. # (klartone) Særlig sikkerhedsopsætning ved Sydvestjysk Brandvæsen! Omkring løsningen Ved Sydvestjysk Brandvæsen er der opsat en central, også kaldet Avaya Survival Media Gateway (smg). Dette er kort fortalt en selvstændig IP telefoncentral, der i normal drift er passiv, men i tilfælde af nedbrud bliver aktiv og overtager driften af Sydvestjysk Brandvæsens telefoner. I normal drift er alle IP telefonerne opkoblet til et af Rådhusets IP telefoncentraler (CS1000), og der ringes ud via kommunens centrale bylinier. Hvis telefonerne mister forbindelsen til Rådhusets central, vil de tilslutte sig Sydvestjysk Brandvæsens smg og ringe ud via den sikrede linie der er tilsluttet centralen. Den har nr Hvis rådhusets telefoncentral er ude af drift. I tilfælde af krise m.v., hvor rådhusets central ikke er tilgængelig, vil Beredskabets central gå i drift og indgående kald foregå via den sikrede linie, der således skal udmeldes. Indgående kald vil komme til de 8 telefoner i operationsgruppen med lokal På disse apparater er der oprettet en særlig knap (knap i venstre side af displayet med teksten 65040). Denne knap vil blinke ved indgående kald, og kaldet besvares ved at løfte røret og trykke på denne knap.

30 Udgående kald foretages ved at løfte røret og trykke knappen 65040, hvorefter der kommer en klartone. Bemærk at det kun er den ene linie til rådighed, så der kan kun foretages en indgående eller udgående samtale af gangen. Bilag 2.6c side 6 af 7 sider Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner Hvis Sydvestjysk Brandvæsen er ude af drift Hvis Sydvestjysk Brandvæsens central samt netværk, strøm m.v. er ude af drift, men rådhuset samt øvrige adresser er i drift, kan der oprettes et midlertidigt beredskabscenter ved blot at medtage telefonapparaterne med relevante lokalnr til en af kommunens adresser, hvor der er i forvejen er installeret IP telefoni. Alternativt kan IT/system omkode lokalnr. på eksisterende ip apparater på meget kort tid. Hvis både Sydvestjysk Brandvæsen og Rådhuset er ude af drift Hvis både Sydvestjysk Brandvæsens og rådhusets central er ude af drift, kan der tilsluttes et analogt telefonapparat til den sikrede linie dette gøres i krydsfeltskabet på 1. sal i patchpanelet, der er monteret lige over telefoncentralen (Nortel). I dette patchpanel flyttes det gule kabel fra stiknr 47 til det stik med samme betegnelse som det vægstik hvor den analoge telefon er monteret. Både kablet samt ved patchpanelet er der mærket op, således man kan se hvor kablet skal være monteret ved normal drift. Krydsfelt: Nøgle til teknikrum og krydsfelt er i lille nøgleskab, som er placeret under disken ved Ella s plads. Mærket Krydsfelt Serverrum. (Døren skal være altid være låst) Analog telefon er placeret oven på rack for krydsfelt Vægstik der har forbindelse til krydsfelt på 1. sal er mærket X2, dog er vægstik på depotet mærket X4 Det skyldes at signalerne går via et lille krydsfelt på depotet, som er placeret i rum ved klublokale (højt, husk stige). Telefoni stabsrum: Telefoner: Der er dedikeret 8 telefoner til Stabsrum, og aktiviteter i forbindelse med aktivering af Stabsrummet. Disse er alle programmeret med analog nr , og er i dagligdagen lokaliseret som følger: Stabsrum og (aktive) Mødelokalet og (aktive) Rød pult stabsrum 65045, 65046, og (inaktive beredskab) De inaktive telefoner bør 1-2 gange årlig aktiveres, idet telefonernes software opdateres en gang imellem. Så undgås ventetid, når de skal ibrugtages. Hovedtelefonnr. i stabsrum: Hvis det skønnes formålstjenlig kan gå til stabsrummet eller møderum, på telefon m. sidepanel. Dette formentligt kun uden for arbejdstid, da telefonen ellers passes af kontoret. Aktivering: Telefon er i rød pult. Tilslut net (X2) og strøm. Deaktiver Ellas og Loas telefoner knap øverst til højre. Der kommer telefonsymbol ud for tekst GrpSvdeAkt i display. Telefonsvarer frakobles, se styring telefonsvarer.

31 Husk at tilkoble telefonsvarer når opgaven afsluttes. Bilag 2.6c side 7 af 7 sider Huskeliste til klargøring af Stabsrum og støttefunktioner Nødprocedure ved telefonnedbrud: Hvis/når Rådhusets- og/eller lokal telefoncentral er går ud af drift, samles det tilstedeværende personale for etablering af nødprocedure. Herunder, beslutning om hvem der skal informeres om nødtelefonnummeret Se side 3 Styring telefonsvarer kontor: Den automatik, der tidsmæssigt styrer opkald på hovednr. til telefonsvareren, kan frakobles: Frakobling: Løft røret og få en klartone på en vilkårlig kommunal telefon. (ikke mobil) Tast * (klartone) 65001# (således vil hovednr gå til udenom opkaldsstyringen) Tilkobling: # (klartone) Om telefonerne: Telefonerne er programmeret med nr. og egenskaber, det betyder at enhver af vore telefon kan flyttes til ethvert sted i Esbjerg Kommune.

32 Bilag 2.7 side 1 af 1 side Skabelon for dagsorden for første møde i krisestaben Dagsorden for 1. stabsmøde: 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Opgaven 4. Udpegning af hændelsens kriseleder, stabschef og presseansvarlige 5. Fastlæggelse af organisationen (skal staben udvides med flere personer?) 6. Bemanding af staben (fuld stab, vagtfordeling mv) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., Økonomi, herunder bemyndigelser.) 9. Status vedr. tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisekommunikation og pressestrategi 11. Eventuelt 12. Opsummering af væsentlige beslutninger 13. Næste møde

33 Udfærdigelsestidspunkt: Godkendt af: 1. Situation Bilag 3.8 side 1 af 1 side Skabelon for det samlede situations og risikobillede 2. Hvad er der sket? Dræbte Sårede Berørte Materiel skade Andet 3. Hvor er hændelsen/erne sket 4. Trusselsvurdering (Fastsættes af Politi/PET) 5. Kommunernes beredskabsniveau 6. Kommunernes beredskabsforanstaltninger og tiltag 7. Ressourceanvendelse Hvad er indsat Tilstrækkelig? Behov for yderligere 8. Hvordan kan situationen udvikle sig 9. Mediebilledet og krisekommunikation

34 10. Kort og illustrationer Bilag 4.4 side 1 af 2 sider Skabelon til oversigt over materielressourcer Skabelon Sydvestjysk Brandvæsens egne styrker. Vogn Status Hjem Vogn Status på vej Vogn Status Optaget Hændelse/Adresse Vogn Status Fri

35 Bilag 4.4 side 2 af 2 sider Skabelon til oversigt over materielressourcer Skabelon Eksterne styrker Myndighed eller Leverandør Vogntyper og bemanding Indsats Hændelse/Adresse Status Fri Placeret hvor

36 Bilag 5.5 Side 1 af Kommunikationsafdelingernes fælles plan for aktivering, drift og samarbejde i en krisesituation Krisekommunikation på tværs -kommunikative handlinger baseret på den generelle Beredskabsplan 2016 for Esbjerg, Fanø og Varde Indledning Fanø, Varde og Esbjerg Kommuner håndterer krisekommunikationen for Sydvestjysk Brandvæsen. Beredskabschefen kontakter og informerer Søren Lykke Abildtrup, Britta Boel og Anette Simmelsgaard ved kriser. Beredskabschef Jens Mølgaard Esbjerg Kommune Søren Abildtrup Varde Kommune Britta Boel Fanø Kommune Anette Simmelsgaard Kommunikationschef Thomas Reil Kommunikationschef Steffen Kjær Borgerservicechef Janni Hansen Stedfortrædere Brit Brus Lærke Ø. Støchkel Stedfortræder Martin Kastoft Nielsen Kommunikationscheferne informeres af deres respektive leder. Dog kontakter beredskabschefen/indsatslederen direkte enten telefonisk eller via sms den øverste kommunikationsansvarlige, som er Esbjerg Kommunes kommunikationschef. Den øverste kommunikationsansvarlige tager den indledende kontakt til de kommunikationsansvarlige i Varde og Fanø for at koordinere indsatsen vedrørende opgavefordeling. Her vil den kommunikationsansvarlige eller

37 lignende i den berørte kommune indtræde i krisestaben og kan også fungere som øverste kommunikationsansvarlige under krisen. Omfanget af kommunikationsindsatsen besluttes i samarbejde. Krisestaben Kriseniveauet vil blive besluttet i krisestaben eller den lokale beredskabsstab, men nogle af de forberedende aktiviteter behøver ikke at afvente det første møde i krisestaben. Efter orienteringen fra og afklaringen med beredskabschefen/indsatslederen kan Esbjerg Kommunes kommunikationschef sætte gang i følgende: Udpege evt. repræsentant til deltagelse i første stabsmøde (Vibevej 18, 6705 Esbjerg Ø) Forberede første statusmelding til det første møde i krisestaben Indkalde medlemmer af krisekommunikationsteamet bemandingen vurderes løbende Koordinere kommunikationsindsatsen med Varde og Fanø kommuner Koordinere med eksterne partnere i forhold til kommunikation (ex Politiets kommunikationsansvarlige) Forberede aktivering af krisetelefonen Forberede aktivering af postkassen krise@svjb.dk Forberede aktivering af standard svar Forberede foreløbig pressestrategi og håndtering af den interne kommunikation Krisekommunikationsteamet vil med mindre anden placering er mere relevant samles på Esbjerg Rådhus. Der vil altid være en repræsentant fra krisekommunikationsteamet tilstede på Vibevej 18. Krisekommunikationsteam Esbjerg Kommunes kommunikationschef indkalder de relevante medarbejdere, som skal være en del af krisekommunikationsteamet. Det kan være kommunikationskonsulenter, webmastere og grafikere, som bliver en del af den kommunikative indsats. Når alle er samlet holdes en kort briefing (her kan nøglepersoner deltage via FaceTime eller Skype), hvor arbejdsopgaver planlægges og fordeles. Krisekommunikationsteamet skal bl.a.: Udarbejde en pressestrategi Udbygge samarbejdet med samarbejdspartnere (fx kommunikationsansvarlig ved Syd & Sønderjyllands Politi) Udpege kontaktpersoner og talspersoner (i samarbejde med evt. samarbejdspartnere) og klæde disse personer på til mediekontakten Overvåge og analysere mediebilledet, som sammenfattes i situationsrapporter til krisestaben Forfatte budskaber og meddelelser til hjemmesider, sociale medier etc. Svare via relevante kommunikationskanaler fx Facebook og Twitter Bemande krisetelefonen eller lave aftale med anden bemanding fx kontaktcenter eller omstilling i en af de tre kommuner. Krisekommunikationsteamet kan bruge følgende kommunikationskanaler: Hjemmesider (Varde, Fanø og Esbjerg) - (mulighed for breaking news boks på forsiden) Pressemeddelelser Facebook og Twitter (Retweets af Syd- og Sønderjyllands Politi) Standard svar fra kommunernes hovedpostkasser Information til kontaktcenter

38 Krisekommunikationstelefon ( ) Intranet Elektroniske bypyloner i Varde, Ribe og Esbjerg Etablering af krisetelefonen Telefonnummer kan anvendes i en krisesituation. Nummeret er aktivt nu og besvares med en telefonsvarer: Du har ringet til Esbjerg Kommunes krisetelefon I øjeblikket er telefonen ikke aktiv. Har du brug for at tale med Esbjerg kommunes kontaktcenter, så kan du taste 1 Ønsker krisekommunikationsteamet at aktivere nummeret, kan det henvise både til numre internt i Esbjerg Kommune eller til et eksternt nummer fx ved Varde Kommune. Aktiver krisenummeret Du skal have valgt et nummer, som skal modtage telefonopkaldene til krisetelefonen. Løft røret (eller medhør) på en kommunal bordtelefon (ikke lync/skype for business) og tast: * <klartone> medflytnummer #<klartone> f.eks. * (klartone) xxxxx eller 85xxxxxxxx # (klartone) Husk 85 foran eksterne numre. Sådan ophæves medflyt på hovednummeret Løft røret og tast: # (klartone) Nummeret er oprettet som en virtuelt phantom nummer på cs1000 telefoncentralen.

39

40 Gennemgang af den generelle beredskabsplan Planens titel: Generel Beredskabsplan 2016 Esbjerg, Varde og Fanø Kommuner. Dato for gennemgang: 7. april 2016 Planens dato: 2016 BRS sagsnr. 2016/ Anledning til planens revision: Kommunal valgperiode jf. beredskabsloven BRS sagsbehandler: Morten Stenfeldt Sørensen Sammenfatning og anbefalinger Generel Beredskabsplan 2016 for Esbjerg, Varde og Fanø Kommuner opfylder til fulde intentionerne og formålet omkring helhedsorienteret beredskabsplanlægning. Planen er ligeledes skrevet i et tilgængeligt sprog og har et omfang som vil gøre den anvendelig af brugeren i en krisehåndteringssituation. Planen indeholder relevante bilag og henvisninger hvoraf nogen af disse fremstår detaljeret beskrevet og bærer i høj grad præg af at være gennemarbejdet og gennemtænkt. Der kan dog med fordel i det videre arbejde med udvikling af planen sættes fokus på af enkelte afsnit f.eks. med en oversigt over delplaner/sektoplaner indenfor kerneområdet operativ Indsats. Det anbefales også at få beskrevet mulighederne omkring udsendelse af informationer til borgere m.m. i forbindelse med ekstern krisekommunikation. Det videre arbejde skal dog foregå i forvisning om, at man i Esbjerg, Varde og Fanø råder over en solid og gennemarbejdet beredskabsplan, der kan danne udgangspunkt for krisehåndtering under såvel kommende øvelser som ved reelle hændelser. Generel vejledning kan findes i Beredskabsstyrelsens vejledning om Helhedsorienteret Beredskabsplanlægning afsnit 8 samt på Side 1 af 9