Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 1. oktober 2012 kl i afdelingsbestyrelsens lokaler Tranumparken 22

Transkript

1 Postfunktionærernes Andels-Boligforening Afdelingsbestyrelsen afd. 8 Tranumparken Brøndby Strand Tlf Træffetid: Kl den første hverdagsmandag i måneden undtagen juli og december Referat til offentliggørelse Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 1. oktober 2012 kl i afdelingsbestyrelsens lokaler Tranumparken 22 Brøndby Strand, den 8. oktober 2012 Deltagere: Referent: Frank Wistisen (FW) Zenia Sydow Abel (ZA) Ole Larsen (OL) Farah Khan (FK) Ismail L.S.H. Abu Zahrah (IZ) Jawad Iqbal (JI) Torben Denbak (TD) Ejendomsmester John Jensen (JJ) [pkt. 1-16] Driftschef Mikkel Selander (MS) [pkt. 7-25] OL 1. Godkendelse af referatet fra mødet den 3. september 2012 Referatet godkendt. 2. Underskrivelse af forretningsorden samt introduktion til de nyvalgte Forretningsordenen blev underskrevet. Punkterne om tavshedspligt og hvad, der må refereres fra møderne, blev understreget. 3. Beboerhenvendelser og husordensager (Lukket punkt) Polat Øzbayir klager over, at alt lyset i P-kælderen konstant er tændt. Han har klaget flere gange over det til ejendomskontoret og på afdelingsmødet sidste år, uden at der er sket noget. Afdelingsbestyrelsen har også tidligere bedt om, at tænd/sluk anordningen blev repareret. JJ får det bragt i orden Irene Kristensen klager igen over, at lyset i Tranumparken 44 konstant er tændt. JJ bringer det i orden. Afdelingsbestyrelsen hører fra andre beboere, at det også er tilfældet i andre opgange. JJ tjekker op. Der er mistanke om, at der bor for mange mennesker i lejemålet Boonchai Sae-Lim, Albjergparken sal mf. JJ kontakter administrationen. 4. Til / Fra varmemesteren 4.1. Flyttelejligheder Siden sidste møde har der været 5 flyttelejligheder (4 eksterne + 1 dødsbo). Siden den 1. januar 2012 har der i alt været 27 flyttelejligheder (18 eksterne + 5 interne + 0 udsættelser + 4 dødsboer) Ejendomskontorets åbningstid mellem jul og nytår JJ ønsker, at kontortiden på ejendomskontoret sløjfes mellem jul og nytår 2012, da han og ejendomsmesterassistent Lennart Hostrup (LH) holder ferie. Afdelingsbestyrelsen finder det uheldigt, at både ejendomsmesteren og hans assistent holder ferie på samme tid, da afdelingen betaler ekstra løn, for at ejendomsmesterens arbejde også kan udføres i ferieperioder. Da ingen af de øvrige ejendomsfunktionærer kan påtage sig kontortiden, vil det betyde, at kontoret er lukket fra fredag den 21. december 2012 kl til onsdag den 2. januar 2013 kl Afdelingsbestyrelsen ønsker, at ejendomskontoret holder åbent mellem jul og nytår, samt at ejendomsmesteren og ejendomsmesterassistenten ikke holder ferie på samme

2 tid. Hvis JJ stadig ønsker, at ejendomskontoret lukkes, og at han og ejendomsmesterassistenten holder ferie samtidigt, henvises han til at forelægge spørgsmålet for administrationen Hovedrengøringen - mangler Afdelingsbestyrelsen finder det uheldigt, at ingen af Anders Andersens hovedrengøringspersonale taler og forstår dansk. Samtidig var varslingen af hovedrengøringen under al kritik. Anders Andersen klistrede varslerne op på foyerdørene. Taperesterne sidder der endnu! Der kom ingen og gjorde hovedrent i den varslede uge. Man kom ugen efter. Varslingen må fremover ikke være så lemfældig. Vi ønsker ikke varsler ophængt ved hjælp af tape på vores foyerdøre. Varsler skal hænge i opslagsskabene. Afdelingsbestyrelsen ønsker, at Anders Andersen uden beregning foretager en polering af foyerdørenes vinduer. Afdelingsbestyrelsen synes ikke, at hovedrengøringen er udført tilfredsstillende. F.eks. er lamperne i opgangene flere steder ikke rengjort og aftørret for støv (f.eks. i nr. 44 og 50), gulvet i nr er ikke rengjort tilfredsstillende, der er løbestriber på væggene i nr. 46 osv. Afdelingsbestyrelsen finder, at hovedrengøringen ikke burde være godkendt, da den har været for mangelfuld. Fremover skal beboerne have besked om at fjerne deres ejendele fra barnevogns- og cykelrummene de dage, der bliver gjort rent i disse rum. Afdelingsbestyrelsen ønsker, at JJ følger op på ovenstående Andet Videokameraet i nr. 42 er flyttet til nr Cykelrazzia foretages minimum 2 gange om året i kælder, cykelrum og -skure. Der sættes strips på cyklerne. Cykler, der ikke inden for et angivet tidspunkt har fået fjernet strippen, vil blive fjernet af ejendomsfunktionærerne. Beboerne gøres i forbindelse med razziaen opmærksomme på, at cykler, der ikke længere benyttes eller kun meget sjældent benyttes, skal henstilles i cykelkældrene eller i eget pulterrum, og at cykler, der helt tydeligt ikke er egnede til brug uden, varsel vil blive fjernet. Der foretages razzia i barnevognsrummene efter samme retningslinier som for en cykelrazzia. 5. Pladsmangel på ejendomskontoret JJ fremfører, at der er mangel på plads på ejendomskontoret. Flere løsninger blev diskuteret, herunder at ændre den nuværende indretning eller eventuelt at inddrage beboerlokalet i løsningen. JJ taler med MS og kommer med forslag til næste møde. 6. Videoovervågning generelt herunder flytbare kameraer i foyererne JJ har indhentet tilbud fra I-Connect for opsætning af 2 kameraer i hvert vaskeri. kr ,00 inkl. moms. JJ indhenter kontrolbud. Foyerer i lavhuse: Vi har ikke konstant videoovervågning i alle opgange. Kameraerne flyttes rundt alt efter, hvor der er problemer. Videokameraerne tjekkes. Indgangspartier i højhuse: Videokameraerne udskiftes til ny model. Elevatorer: Videokameraerne udskiftes til ny model. P-kældre: Videokameraerne udskiftes til ny model. Affaldsplads: I forbindelse med opførelsen af nye affaldspladser opsættes videokameraer. Lyset i elevatorerne skal laves, så det lyser ordentligt. Hvis Televator stadig siger, at det ikke kan lade sig gøre, må et andet firma ordne det. Vi har samme system som de øvrige afdelinger. Hos de andre kan Televator godt få lyset til at virke. 7. Sundhedstjek af lejligheder Det fremsendte skema blev gennemgået. Følgende tilføjes: - Køleskab alder/tilstand - Komfurer alder/tilstand - Fryser alder/tilstand - Er der badekar? ja/nej Side 2 af 5

3 - Er der sparebruser? ja/nej - Er der vandspareperlatorer? ja/nej - Løber toilettet? ja/nej - Er gulve misligholdte? ja/nej - Knirker gulve? ja/nej - Altaner - er der lagt gulv på altan? ja/nej - Altaner - er der naturlig ventilation? ja/nej - Indbygningsskabe tilstand god/middel/dårlig - Ventilation - er ventilationsdrejeskiverne åbne? ja/nej Følgende fjernes: Terrassogulv MS går videre med ændringerne. 8. Paraboler - breve til ejerne af ulovligt opsatte paraboler JJ er i gang med fotoregistreringen. Han er færdig i Tranumparken og mangler fra nr. 39 til 53 i Albjergparken. MS sørger for, at der udsendes en skrivelse til parabolejerne, om at parabolerne skal ned nu, da det ellers vil kunne få konsekvenser for lejemålet. 9. Storskrald Området i Tranumparken blev inspiceret, så alle kunne danne sig et overblik over det kommende storskraldsområde. JJ indhenter 3 tilbud med alt inklusiv, som tages op på næste møde. JI, FW og JJ mødes med tilbudsgiverne. 10. Klinker ved indgangspartier og inde i foyerer JJ indhenter i samarbejde med MS tilbud fra 2 murere på opretning af klinkerne ved indgangspartierne. Kantfliserne i foyererne tages med. 11. Fjernlæser ved indhegnet P-område Nøglebriklæserne sættes op meget hurtigt. MS tager kontakt til Peter Sperling hos Holmsgaard. 12. Videoundersøgelse af faldstammer Beboerne med renoverede faldstammer varsles om videoundersøgelsen, som Proline udfører gratis. 13. Mangelgennemgang Tranumparken 56 Varmtvandsbeholderne er kun på 60 liter og ikke på 110 liter, som Jannik fra Witraz sagde under mangelgennemgangen. 60 liter giver ikke varmt vand nok til en familiebolig. MS har haft fat i Witraz og arbejder på at finde en mulig løsning. Vedrørende mangelgennemgangen generelt tager MS over og fordeler arbejdet med JJ, så beboerne får besked om det kommende forløb. 14. Unge-lokalet 15. HP4 Drengenes nøglebrikker virker ikke. JJ ordner dem. Drengene har vasket legeredskaberne. JJ har godkendt. OL har købt en Playstation3 og et spil til låns til drengene som belønning. Informations- og visionsmødet gik godt. Side 3 af 5

4 FK og ZA melder afbud til mødet den 10. oktober Afdelingsmødet Referenten har endnu ikke afleveret referatet. Fodboldhegn: OL oplyste på afdelingsmødet, at bl.a. Ishøj Hegn ikke ville tilføje et skråhegn. JJ har undersøgt hos Ishøj Hegn. De vil stadig ikke udføre den ønskede montage af et skråhegn. JJ undersøger hos et andet hegnsfirma. Beboeren fra nr. 24 har ikke henvendt sig med oplysninger om et net. Der er ikke plads til ekstra cykelskure - hverken i Albjergparken eller Tranumparken. Det fastholdes, at ønsker man sin cykel i tørvejr, må man benytte cykelkælderen. Der er kun plads til én ekstra P-plads på stamvejen i Tranumparken. JJ undersøger prisen. Kommunikationsudvalget kan ikke selv træffe beslutninger, men referer til afdelingsbestyrelsen. FK og OL deltager fra afdelingsbestyrelsen. MS er tovholder og indkalder. 17. Faste datoer/dage til julefrokost og sommerfrokost 18. Udgivelse af Post Af Betydning 3-4 gange om året med informationer om sager, vi arbejder på Vedtaget. 19. Dagsorden til afdelingsmøder ændres Budgettet kommer efter indkomne forslag Til hvert forslag laves et overslag over, hvad forslaget vil koste i husleje OL oplyste kort, at han har undersøgt, hvordan man i praksis kunne gøre det, så gældende regler blev overholdt. Ville forslagene betyde huslejestigning, og man først kunne oplyse denne på afdelingsmødet, kunne man ikke ændre budgettet, men måtte indkalde til ekstraordinært afdelingsmøde, hvis forslaget skulle kunne gennemføres. Hvis beboerne fik prisen og dermed huslejestigningen oplyst senest en uge før afdelingsmødet, kunne forslagene behandles og budgettet ændres. Tages op på næste møde til mere grundig behandling. 20. Arbejdslisten genindføres 21. Pensionistudflugten Turen var vellykket og deltagerne tilfredse. 22. "De 9" samt "Herfra og Videre" Sekretariatsleder Bente Larsen deltager på næste afdelingsbestyrelsesmøde. 23. Nyt fra organisationsbestyrelsen og administrationen Organisationsbestyrelsen undersøger i øjeblikket, om det kunne være muligt, at der er fælles venteliste for boligselskaberne i FA09. Man skal stadig kunne beholde førsteretten i eget selskab. Afdelingsbestyrelsen synes godt om ideen. Side 4 af 5

5 Svaret fra organisationsbestyrelsen på afdelingsbestyrelsens brev vedrørende beboerindskud er rundsendt. Svaret er taget til efterretning, men der er enkelte regnskabstekniske spørgsmål. Da Teit Svanholm deltager på næste afdelingsbestyrelsesmøde vedrørende byggeregnskabet for Tranumparken 56, kunne spørgsmålene muligvis afklares samtidig. 24. Kontorvagter IZ tager kontorvagten den 5. november Kommende vagter tages op på næste møde. 25. Eventuelt MS blev orienteret om afdelingsbestyrelsens syn på dagligdagen i afdelingen. Opmålingen af ejendomsfunktionærernes arbejde er foretager d.d.. Opmålingen giver et resultat på ca timer, hvilket svarer til 4,78 mand. MS orienterede om, at der har været problemer med Dyrup i Brøndby Strand Centrum m.h.t. betalingsproceduren. Indehaveren er mødt op et par gange på ejendomskontoret, da han ikke har fået betaling for arbejde udført via vedligeholdelseskontoen. Han mangler at få penge for et par regninger tilbage fra juli Han forstår ikke, at han ikke bare kan sende regningerne til ejendomskontoret og få pengene, men at ejendomskontoret skal godkende arbejdet før pengene kan udbetales, hvilket ikke har været muligt, da beboerne ikke har gjort det muligt for ejendomskontoret at syne det udførte arbejde. Sagen søges bragt ud af verden så hurtigt som muligt. Fremover kan beboerne kun bruge Dyrup over vedligeholdelseskontoen, hvis de selv lægger ud, da vi ikke ønsker flere episoder med Dyrup. Der skal laves en liste, som skal ligge på ejendomskontoret, så beboerne kan se hvilke malere/malerfirmaer, der kan bruges, uden at beboerne lægger pengene ud, og hvilke malere/malerfirmaer, der kun kan bruges, hvis beboerne lægger pengene ud. MS blev bedt om at undersøge, hvornår nordøst-facaderne og altanerne (Tranumparken 40 og Albjergparken 43) blev renoveret. Vedtaget af at skulle være lavet under HP2, men blev ikke udført. Vedtaget at skulle udføres under HP3, men der er ikke sket noget endnu. ZA spurgte om, hvorfor Halina Lundsmark ikke var flyttet. OL meddelte, at han d.d. havde sendt en forespørgsel om det samme til administrationen. Mødet slut kl Side 5 af 5