Udbud af rådgivning i forbindelse med bygningssyn, og byggeri samt bygherrerådgivning Delaftale 3 Kontraktbilag 1 inkl.

Transkript

1 Udbud af rådgivning i forbindelse med bygningssyn, og byggeri samt bygherrerådgivning Delaftale 3 Kontraktbilag 1 inkl. underbilag 1a-1e Kravspecifikation vedrørende Afrika og Mellemøsten

2 Vejledning til Rådgiver: Bilaget skal ikke udfyldes eller på anden måde besvares af Rådgiveren. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 2 af 9

3 1 INDLEDNING Delaftale 3, som denne kravspecifikation vedrører, omfatter bygningssyn og anden teknisk rådgivning og bistand samt bygherrerådgivning vedrørende Udenrigsministeriets (herefter Klientens) statsejede ejendomme i Afrika og Mellemøsten. De projekter, der er genstand for rådgivningsydelserne omfattet af dette udbud, kan variere meget i omfang og kan bl.a. vedrøre bygningssyn, drift og vedligehold af bygninger, små eller større reparationer samt rådgivning vedrørende dele af eller alle et byggeris faser. Rammekontrakten omhandler bl.a. følgende ydelser: Bygningssyn og vedligeholdelsesplan Indledende rådgivning herunder idéoplæg og byggeprogram Rådgivning i forbindelse med projekteringsledelse og projektering Rådgivning i forbindelse med udførelse, byggeledelse og tilsyn Bygherrerådgivning Anden teknisk rådgivning og bistand Det er forventningen, at Rammekontrakten hovedsageligt vil blive anvendt på rådgiverydelser vedrørende projekter op til 15 mio. kr. Rammekontrakten kan dog også finde anvendelse på projekter over dette beløb. Kravene til de ovennævnte ydelser fremgår af ydelsesbeskrivelsen nedenfor i pkt. 2 og af Ydelsesbeskrivelser 2012 om Byggeri og Planlægning (herefter YB 2012) og Ydelsesbeskrivelser 2013 om Bygherrerådgivning (herefter YB 2013). Begge ydelsesbeskrivelser er udarbejdet af Foreningen af Rådgivende Ingeniører (FRI) og Danske Arkitekt Virksomheder (DANSKE ARK). For nærværende har Klienten statsejede ejendomme i følgende hovedstæder: a. Accra, Ghana b. Dar Es Salaam, Tanzania c. Kairo, Egypten d. Kampala, Uganda e. Nairobi, Kenya f. Pretoria, Sydafrika De enkelte ejendomme er beskrevet nedenfor i pkt. 3 2 YDELSESBESKRIVELSE Rammekontrakten finder anvendelse på teknisk rådgivning og bistand inden for bygge- og anlægsområdet samt andre projekter, hvor der er brug for teknisk rådgivning og bistand. Ydelserne i Rammekontrakten relaterer sig således blandt andet til : Bilag 1 - Kravspecifikation Side 3 af 9

4 Bygningssyn og vedligeholdelsesplaner (YB2012) Indledende rådgivning, idéoplæg og byggeprogram (YB2012) Rådgivning i forbindelse med projekteringsledelse og projektering (YB2012) Rådgivning i forbindelse med udførelse, byggeledelse og tilsyn (YB2012) Bygherrerådgivning (YB2013) Anden teknisk rådgivning og bistand Rådgiverydelserne kan bl.a. vedrøre Klientens nye byggerier, til- og ombygninger, ændring i en ejendoms funktionalitet, gennemgribende vedligeholdelsesarbejder, moderniseringer og/eller sikkerhedsrelaterede ombygninger. Rådgiver kan blive inddraget i gennemførelse af lokale udbud så vel som forhandling, valg af lokale rådgivere, aftaleindgåelse og kvalitetssikring. Opgaverne vil typisk skulle udføres i et samarbejde mellem Rådgiveren og Klienten samt Klientens lokale rådgivere og eventuelt lokale entreprenører. Ofte vil Rådgiver i samme bygge- og anlægsprojekt skulle fungere som bygherrerådgiver (typisk i forhold til Klientens lokale rådgiver og/eller entreprenør) og som rådgiver på en eller flere ydelser som beskrevet i YB2012. Rådgiveren/bygherrerådgiveren skal kunne levere dansk rådgivning i den forstand, at Rådgiveren skal kunne sikre overholdelse af danske myndighedskrav og dansk lovgivning, samt normer og god rådgivningskik i Danmark, således som reglerne, mv. foreligger ved Leveringskontraktens underskrivelse og senere. Rådgiver kan også få til opgave at påse, at lokale rådgivere som udgangspunkt overholder danske myndighedskrav. Et projekt kan indeholde både danske og udenlandske myndighedskrav. I disse tilfælde skal Rådgiveren tillige være forberedt på at arbejde med de pågældende udenlandske krav og lovgivning. Rådgiveren skal kunne operere inden for en bred arkitektonisk spændvidde og skal blandt andet kunne påse, at de projekterende lokale rådgivere og eventuelt udførende lokale entreprenører udfører de udbedte ydelser i henhold til deres rådgiveraftaler. Ansvarsfordelingen mellem Rådgiveren og de lokale rådgivere fastlægges af Klienten i forbindelse med den konkrete opgave. Klienten tager ved indgåelse af den konkrete Leveringskontrakt stilling til, hvilke ydelser i ydelsesbeskrivelserne, der skal være omfattet af Leveringskontrakten. Klienten har indgået rammekontrakter om teknisk bistand vedrørende sikkerhedstekniske projekter og om IT-konsulentydelser, som finder anvendelse på disse områder. 2.1 Bygningssyn Bygningssyn og vedligeholdelsesplan har til formål at sikre, at bygningernes arkitektoniske, brugsmæssige og tekniske tilstand opretholdes på den økonomisk mest fordelagtige måde. I henhold til Klientens retningslinjer for forvaltning af ejendommene, skal der som udgangspunkt hvert tredje til femte år gennemføres bygningssyn, samt fastlægges en 3-årig vedligeholdelsesplan. Rådgiveren skal stå for at prissætte den foreslåede vedligeholdelse i samarbejde med lokale rådgivere. Et bygningssyn er naturligt defineret ved behovet for regelmæssig identificering af mangler/skader og for en prisfastsættelse af reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Som udgangspunkt indebærer et Bilag 1 - Kravspecifikation Side 4 af 9

5 regelmæssigt bygningssyn ikke de umiddelbart utilgængelige bygningsdele og heller ikke destruktive undersøgelsesteknikker det regelmæssige syn vil imidlertid kunne indikere behov for en opfølgende og mere dybtgående undersøgelse. Omfanget og dybden af synet vil i øvrigt skulle stå i proportion med bl.a. ejendommens størrelse, værdi og anvendelse. Vedligeholdelsesplanen skal indeholde en prioriteret rækkefølge af de vedligeholdelsesarbejder, der bør iværksættes inden for en treårig periode. Rådgiveren skal gennemføre bygningssyn af statsejede ejendomme i henhold til Klientens Vejledning for Bygningssyn (vedlagt som underbilag 1a) samt Klientens til enhver tid gældende paradigmer på området. De aktuelt gældende paradigmer består af tre standardskemaer, som udfyldes af Rådgiveren i samråd mellem repræsentationen og en lokal rådgiver/håndværker. De tre standardskemaer, der foreligger i dansk og engelsk version er følgende: 1. Oversigtsark for hver statsejendom (vedlagt som underbilag 1b) udfyldes af Rådgiveren på baggrund af ejendomsdata udleveret af Klienten, med en række grundoplysninger og sammenfattende udgiftsoplysninger fra Rådgiverens rapporteringsark. 2. Rapporteringsark for udvendigt bygningssyn (vedlagt som underbilag 1.c) - udfyldes af Rådgiveren for hver større fritstående bygning på grunden. 3. Rapporteringsark for indvendigt bygningssyn (vedlagt som underbilag 1.d) udfyldes af Rådgiveren for hver større fritstående bygning på grunden. Eventuelt udfyldes flere ark for én bygning, hvor bygningen arealmæssigt er opdelt i flere funktioner, som må antages at have forskellige vedligeholdelsesmæssige implikationer for bygningen. Bygningssynet omfatter terrænforhold, bygningsmæssige forhold og installationsmæssige forhold, herunder også integreret kunstnerisk udsmykning. Med terrænforhold menes indgangs- og udgangspartier samt forhold vedrørende have, terrasse og atriumgårde i det omfang, disse udgør en integreret del af de statsejede ejendomme. Landskabsplanlægning samt ydelser relateret til større udearealer er ikke omfattet af rammekontrakten. Rådgiverens ydelser omfatter forberedende arbejder til bygningssynet, gennemførelse af bygningssyn, samt efterfølgende udarbejdelse af synsrapport med prisoverslag, der afspejler det lokale niveau, hvorfor overslag skal udarbejdes ved inddragelse af lokale rådgivere/håndværkere. Rapporten skal desuden indeholde opsummerende notat og relevant billeddokumentation samt tegningsmateriale i form af oversigtstegninger. Rådgiveren skal efterfølgende være til rådighed for en gennemgang af rapporterne med Klienten. 2.2 Rådgivning i forbindelse med byggeri og bygherrerådgivning Med rådgivning i forbindelse med byggeri og bygherrerådgivning forudses Klienten at have behov for bl.a. indledende rådgivning i form af idéoplæg og byggeprogram, projekteringsledelse og projektering, rådgivning i forbindelse med udførelse, byggeledelse og tilsyn samt for bygherrerådgivning. YB 2012 og YB 2013 finder anvendelse ved indgåelse af Leveringskontrakter. Klienten tager ved indgåelse af Leveringskontrakt stilling til, hvilke ydelser i ydelsesbeskrivelserne, der skal være omfattet af Leveringskontrakten. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 5 af 9

6 Alt tegningsmateriale, herunder bl.a. skitseforslag skal leveres som pdf og som dwg/autocad I relation til kancellier skal Rådgiveren sikre og påse, at der arbejdes inden for rammerne af Klientens kravspecifikation for indretning af kancelli, Programme of Requirements (PoR) fra Samtlige opgaver skal kunne udføres i tæt samarbejde med Klienten, repræsentationerne samt lokale rådgivere og evt. lokale entreprenører. 2.3 Rådgivning i forbindelse med projekter relateret til Klientens lejede ejendomme (Option) Som option skal Klienten kunne købe teknisk rådgivning og bistand samt bygherrerådgivning i forbindelse med projekter relateret til Klientens lejede ejendomme i regionerne dækket af denne delaftale. Der er for indeværende i alt 25 lejede ejendomme i regionerne omfattet af nærværende, kontraktbilag Klientens ydelser I forbindelse med bygningssyn vil Klienten udlevere al relevant materiale, herunder blandt andet: - Skabelon for oversigtsark, se underbilag 1b. - Paradigmer for udvendigt og indvendigt bygningssyn, vedlagt som underbilag 1c og 1d. - Oplysninger om indberettede synselemener fra den pågældende repræsentation. - Forrige bygningssynsrapport. - Evt. tegnings- og fotomateriale over bygninger. - Repræsentationsspecifikke sikkerhedsinstrukser. I forbindelse med Rådgivning i forbindelse med byggeri samt bygherrerrådgivning vil Klienten udlevere relevant materiale, herunder blandt andet: - Skriftligt materiale med oplæg til opgaven, om påtænkte overvejelser/baggrund. - Oplæg til funktionalitetskrav. - Evt. tegnings- og fotomateriale over bygninger. - Kravspecifikation for indretning af kancelli jf. Programme of Requirements (PoR) fra Paradigme for byggesags rapport (budget-og regnskabsdokumentation), vedlagt som underbilag 1.e. Klienten forbeholder sig ret til at ændre de nævnte skabeloner og paradigmer. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 6 af 9

7 3 BESKRIVELSE AF DE ENKELTSTÅENDE BYGNINGER OG KOMPOUNDS 3.1 Accra Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Kompounden består af Kancelli og chefbolig. Udenfor kompounden ligger en medarbejderbolig. Bygningsår: Kancelli og chefbolig er bygget i 1961 og erhvervet af den danske stat i Medarbejderboligen er bygget i 2006 og erhvervet af den danske stat samme år. Kvm: Kompounden er m2, kancelliet er 648 m2 og chefboligen er 300 m2. Medarbejderboligen: Grunden er 750 m2 og boligen er 188 m Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i april Næste bygningssyn er tentativt fastsat til Dar Es Salaam Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Kancelliet er en fritliggende kontorbygning. Chefboligen er en fritliggende villa. Derudover er der fire medarbejderboliger. Bygningsår: Kancelliet er opført af den danske stat i Grunden er erhvervet i Chefbolig er bygget i 1990, og erhvervet i Medarbejderbolig 1 er bygget i 2004 og erhvervet i Medarbejderbolig 2 er bygget i 2004 og erhvervet i Medarbejderbolig 3 er bygget i 1980 og erhvervet i Medarbejderbolig 4 er bygget i 1980 og erhvervet i Kvm.: Kancelliet: Grunden m2, kancelli 840 m2. Chefbolig: Grunden m2, bolig 331 m2. Medarbejderbolig1: Grunden 968 m2, bolig 241 m2. Medarbejderbolig2: Grunden 968 m2, bolig 241 m2. Medarbejderbolig3: Grund m2, bolig 274 m2. Medarbejderbolig4: Grund m2, bolig 226 m2. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 7 af 9

8 Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn af alle seks ejendomme fandt sted i marts Næste bygningssyn er tentativt fastsat til Kairo Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Bygningsår: Kvm: 313 m2. Chefboligen er en lejlighed beliggende på 5 sal i en etageejendom. Etageejendommen er fra 1948, og lejligheden er erhvervet af den danske stat i Forventet bygningssyn I 2012 foretoges en istandsættelse af chefboligen. Næste bygningssyn er tentativt fastsat til Kampala Beskrivelse af bygningen Beskrivelse: Kancelliet er en fritliggende ejendom med tilhørende have. Bygnings år: Opført af den danske stat i Kvm: Grunden er m2, kancelliet er m Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i september Næste bygningssyn er tentativt fastsat til Nairobi Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Chefboligen er en fritliggende villa. På grunden er opført en gæstebolig. Bygnings år: Chefboligen opført af den danske stat i Gæsteboligen er bygget i Kvm: Grunden er m2, Chefboligen 530 m2, gæstebolig er 125 m Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i marts Næste bygningssyn er tentativt fastsat til Pretoria Beskrivelse af bygning Bilag 1 - Kravspecifikation Side 8 af 9

9 Beskrivelse: Chefboligen er en fritliggende villa i to plan. Bygnings år: 1960, og erhvervet af den danske stat i Kvm: Grunden m2, Chefboligen 640 m Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i september Næste bygningssyn er tentativt fastsat til SPROG Medarbejdere i medarbejderkategori A og B (jf. Kontraktbilag 2) skal kunne kommunikere ubesværet på dansk og engelsk, inklusiv fagengelsk i skrift og tale, om opgaven med Klienten og med de tilknyttede lokale rådgivere/entreprenører. Bygningssynene gennemføres på engelsk og al skriftlig tilbagemelding til UM vil som udgangspunkt skulle ske på engelsk. Delaftale 3 vedrører til dels byer, hvor hovedsproget er fransk (Accra). Ved tildeling af Leveringskontrakter til projekter i denne by, vil Rådgiver have en fortrinsstilling, når Klienten skal tildele konkrete Leveringskontrakter, hvis Rådgiver har tilbudt en medarbejder i medarbejder kategori A, der kan kommunikere ubesværet med de lokale rådgivere på fransk i skrift og tale, og som kan tilknyttes det konkrete projekt. De nærmere vilkår for tildeling fremgår af udbudsbetingelsernes pkt Bilag 1 - Kravspecifikation Side 9 af 9