Morten Knudsen DM09108 Opgave til Informationsteknologi i Organisationer

Transkript

1 Obligatorisk opgave A-1: Morten Knudsen DM09108 Opgave til Informationsteknologi i Organisationer Opgave IO Beskriv kort de ønsker og behov Odense Zoo har til it-systemer, og argumenter for i hvilken rækkefølge anskaffelsen af systemerne bør prioriteres. Capabilities: Forretningsmodel Odense ZOO: Odense Zoo er en servicevirksomhed, der leverer oplevelser og viden til de besøgende via de dyr, haven har, samt historier og andre former for information om disse. Yderligere er Odense ZOO en moderne zoologisk have, der indgår i et bredt samarbejde med andre zoologiske haver bl.a. vedrørende bevarelse af truede dyrearter. Odense ZOO har et ønske om at være på forkant mht. specielt dyrevelfærd, samt at dyrenes omgivelser er så naturlige som muligt. Gæsterne skal kunne komme tæt på dyrene og gøre en indsats for at få øje på dem. Activities: Dyrehold (pasning og udstilling af dyr, avl mv.). Informationsmateriale om dyr (konkret i haven, samt pr., hjemmeside mv.). Modernisering, udvidelser, vedligehold (attraktioner bygninger, aktiviteter, dyr, have). Salg af mad- og drikkevare samt merchandise. Sæsonprægede aktiviteter (ansigtsmaling mv.). Undervisning og rundvisninger. Administrative opgaver (drift, personale, økonomi mv.). Fundraising (sponsorer mv.). Pricing: Da Odense ZOO er en selvejende institution, må der principielt ikke tjenes penge. Dette betyder, at alt genereret overskud skal indgå i driften, samt til nye anlægsprojekter. Odense ZOO s indtjeningsmuligheder inkluderer, ud over den indtjening, der genereres af de besøgende, bl.a. sponsorater, tilskud og lign. Prisen for at besøge Odense ZOO beregnes ud fra budgettet, hvor der bl.a. tages højde for omkostninger pr. gæst. Implementation: Odense ZOO har en administrativ afdeling, en udviklingsafdeling samt fire hovedafdelinger: 1

2 Administration: Direktør, der bl.a. tager sig af networking (virksomhedskontakt, økonomisk støtte), samt udvikling af haven. Kontorpersonale, der tager sig af regnskab, lønninger, vagtplaner osv. Projektchef, der tager sig af nyanlæg. Arkitekt, der tager sig af nyanlæg, indretning og vedligehold. Udviklingsafdeling: IT- medarbejdere (2 stk.) Sørge for at IT støtter op om ZOO s hovedformål, som er formidling. Dette skal helst ske transparent, således at de besøgende ikke lægger mærke til teknologien. Implementering af IT på relevante områder. Generalister: De ved hvad de vil have, men køber sig til mange løsninger hos specialister. Driftsafdeling (Vedligeholdelse og drift): Drift af de forskellige anlæg (automatisk rensning af bassiner, regulering af varme, lys mv.). Vedligeholdelse af bygninger, anlæg mv. Gartnerarbejde i haven og Oceanium. Rengøring og oprydning, hvor publikum færdes. Dyreafdeling: Dyrepassere (14 stk. samt 5 elever), der står for pasning, pleje, aktivering (berigelse) og træning af dyrene. Indretning af dyrenes omgivelser. Publikumskontakt - formidling. Chef for dyrepasserne (zoolog), som bl.a. har ansvar for import og eksport af dyr. Serviceafdeling: Salgspersonale til kiosker, boder, butikker samt aktivitetsstande (Ofte studerende Sommerfugle Sæsonpræget). Formidlingsafdeling: En zoolog, der varetager informationsmateriale og pressehåndtering. Designer, der varetager plakater, kort, informationsmateriale, fysisk indretning af haven mv. Skoletjeneste, der varetager alle former for undervisning af grupper af besøgende (folkeskoleklasser, gymnasieklasser, private arrangementer osv.). Teambuilding. Scope: Odense ZOO hører til en af Danmarks attraktioner og fungerer som sådan som en servicevirksomhed. Den er beliggende på Fyn, og dermed kommer en stor del af kundegrundlaget herfra og især Odense. Yderligere tiltrækker den også en del turister både fra ind- og udland. 2

3 Ud over servicedelen indgår Odense ZOO også i avlsprogrammer for truede dyr, hvor dyrene formidles mellem de forskellige zoologiske haver i programmet. Costumer value: Publikums syn på og værdisætning af haven er afhængig af muligheden for opfyldelsen af flere faktorer: Oplevelser, viden og historier. Afslapning og leg. Dyrevelfærd, dyr i naturlige omgivelser. Ualmindelige/specielle dyr, dyr man ikke ser hver dag, og dyr som er sjældne selv i andre zoologiske haver (søko). Nytænkning og fornyelse (spændende udvikling i haven). Cost: Et udpluk af de omkostninger Odense ZOO har: Administration. Rengøring. Vedligehold. Lønninger (Ca. 45 fastansatte, som stiger til omkring 140 i højsæsonen). Foder til dyrene. Dyrlæger og medicin til dyrene. Anskaffelse af nye dyr (Nogle fås gratis, hvis de er en del af avlsprogrammet). El, vand og varme (Bassiner, lysanlæg, ekstreme temperaturer varme/kulde, alm. drift). Nyanlæg (Store investeringer i ombygninger og udvidelser). Vareindkøb (boder, kiosker mv.). Udvikling og implementering af nye IT-systemer. Sustainability: Odense ZOO forsøger at skille sig ud fra sine konkurrenter/kollegaer ved at satse på en moderne have, hvor anlæggene i høj grad er tilpasset de enkelte dyr, således at omgivelserne er så tæt på deres naturlige miljø som muligt. Dyrevelfærd er i højsædet, og der lægges vægt på at dyrene har mulighed for aktivitet bl.a. i form af berigelse, således at fangeskabsadfærd undgås. Ligeledes forsøger man også at have dyr, der er anderledes end dem, man kan se i andre zoologiske haver. Denne vægtning forsøges formidlet til publikum, bl.a. ved at det er muligt at komme helt tæt på mange af dyrene uden generende glasruder eller tremmer, og hvor det er nødvendigt for de besøgende at gøre en indsats for at få øje på dyrene. At være en moderne og idérig zoologisk have er ligeledes en fordel, i forbindelse med det avlssamarbejde Odense ZOO indgår i, idet mulighederne for at få nye dyr samt økonomisk støtte er afhængig af dette. Der lægges yderligere vægt på, at det skal være en oplevelse at komme i zoo. Der er forskellige aktivitetsmuligheder for de besøgende, samt mulighed for at de kan erhverve sig yderligere viden om dyrene via informationstavler og historier. 3

4 Der er planlagt mange nyanlæg for fremtiden, bl.a. nye dyreanlæg, men også attraktioner der giver endnu større mulighed for publikum for aktivitet, bl.a. Science ZOO og Fishbone Bay. Ligeledes arbejdes der på aktiviteter, der indbefatter brug af ny teknologi så som bluetooth, og WiFi. Revenue Sources: Medarbejdere skaffes primært fra relevante uddannelsesinstitutioner (Biologer, dyrepassere, kontorfolk mv.). Yderligere er der en del løst ansatte, som ofte er studerende. Medarbejderne opkvalificeres internt, bl.a. til god kundekontakt. Dyrefoder skal anskaffes i store mængder, og en del af denne er produkter, der er til overs i den almindelige fødevareproduktion (specielt frugt og grønt). Der skal købes varer ind til kiosker og boder (catering mv.). Dyrlæger og medicin. Profit site: Odense ZOO er en selvejende institution, der ikke skal give afkast til nogen investorer. Den er afhængig af sponsorater, tilskud og dyr fra andre zoologiske haver. Yderligere genereres der naturligvis indtægt via besøgende (billetsalg, salg af mad, drikke og merchandise). Alt overskud skal gå til drift og nyanlæg. Nøgleprocesser: Nøgleprocesserne for Odense ZOO kan identificeres ud fra havens kernekompetencer (capabilities), som overordnet set er formidling til de besøgende, samt bevarelse af truede dyrearter. En nødvendighed for at kunne formidle er, at der er noget at formidle om og nogen at formidle til. Overordnet set er alle de processer, der medvirker til positive oplevelser for gæsterne nøgleprocesser, idet det er af afgørende betydning for om publikum har lyst til at komme. Dette betyder, som jeg ser det, at nøgleprocesserne primært ligger i indretningen og vedligeholdelsen af dyreanlæggene og den viden og de historier, der er knyttet hertil. Derudover aktivitets- og forplejningsområderne samt andre former for aktiviteter (skoletjeneste mv.). Ligeledes er det væsentligt, at haven udvikler og fornyr sig med nye investeringer i anlæg og aktiviteter, idet det er med til at sikre, at publikum har noget at komme tilbage efter. De nævnte nøgleprocesser er ligeledes understøttende for bevarelsen af truede dyrearter, idet tildelingen af dyr til haven er afhængig af hvor moderne og fremsynet haven er. 4

5 IT-Systemer ønsker og behov: Det primære ønske til it-systemerne i Odense ZOO er at de støtter op om havens kernekompetence, hvilket er formidling. Denne støtte skal helst være transparent, hvilket vil sige, at det skal være så lidt synligt som muligt. Der er et ønske om at havens it-systemer i højere grad bliver integreret, samt at det bliver muligt at trække informationer ud af systemet. Der er et ønske om oprettelsen af et centralt online Datacenter til vidensdeling, hvorfra al information er let tilgængelig og kan hentes til hjemmeside, infomateriale mv., således der kun skal vedligeholdes data et sted. Der er et ønske om et fælles billetsystem med de andre zoologiske haver i Danmark. Dette virker dog ikke som realistisk pga. uenigheder haverne imellem. Der er et ønske om, at alle ansatte har adgang til et fælles kalendersystem. Alle dyr er registreret med en chip eller et armbånd, og samlet i en database, der pt. opbevares i USA. Der er et stort ønske om, at denne bliver gjort tilgængelig online, således det vil være muligt at gemme og hente informationer i relation til hvert enkelt dyr (foder, medicin mv.). Der findes et system til udarbejdelse af foderplaner til dyrene. Problemet er, at det er lavet i relation til amerikanske produkter, der ikke kan overføres til danske forhold. Der er et ønske om, at programmet bliver tilpasset med danske produkter, eller at der udarbejdes et nyt program, der kan dette. Der er ønske om mere IT i selve haven, således de besøgende bliver interaktive kunder. Der tænkes ud fra en model, der handler om før, under og efter oplevelse, der kan indbefatte aktiviteter f.eks. på havens hjemmeside inden besøg, forskellige former for interaktivitet og dataindsamling under besøget, og endelig skal de indsamlede data kunne bruges efter besøget i forbindelse med konkurrencer, spil eller lignende. P.t. er der gang i udviklingen af en bluetooth service, der i hvert fald opfylder nogle af betingelserne vedrørende interaktivitet for de besøgende i haven. Denne service indebærer, at de besøgende via bluetooth i f.eks. deres telefon, kan hente videomateriale og lignende til at udvide oplevelsen i zoo. Yderligere vil det for zoo også være muligt at få en registrering af de besøgendes bevægelsesmønstre i haven. Der er et ønske om trådløst netværk i hele haven, hvorved det bl.a. vil være muligt via små videokameraer at transmittere live video til f.eks. børneafdelingen på OUH. Dette vil på længere sigt også give muligheder i relation til interaktion for de besøgende. Prioritering: Efter min mening bør Odense ZOO i første omgang prioritere at integrere IT mere i selve haven. Dette umiddelbart i form af bluetooth service samt WiFi. Denne betragtning har jeg idet: Det vil være muligt at understøtte en af zoo s kernekompetencer Formidling. Dette både i forhold til de besøgende, men ligeledes i forhold til deres samarbejde med OUH s børneafdeling. Større interaktivitet for de besøgende vil være med til at understøtte Odense ZOO som en moderne zoologisk have, der er på forkant med udviklingen i forhold til de øvrige zoologiske haver i landet. Dvs., der vil være en oplagt konkurrencefordel. Det vil være et trækplaster for evt. flere besøgende, idet der er mulighed for flere og anderledes oplevelser. I øjeblikket indbefatter zoo s målgruppe praktisk talt ikke de 15 til 30 årige. En satsning på integration af IT i haven vil muligvis kunne tiltrække flere fra denne aldersgruppe, idet denne gruppe nok har den største indsigt i og brug af ny teknologi. Dette vil kunne medføre større indtjeningsgrundlag. 5

6 Det vil være muligt at etablere en form for sporing af, hvordan de besøgende bevæger sig rundt i haven. Det vil være muligt at få et indblik i, hvad der appellerer mest og mindst til de besøgende. Dette vil give ledelsen vigtig information og dermed bedre grundlag for beslutninger i forbindelse med prioriteringer af renovering, indretning og udvidelse af haven. En etablering af trådløst netværk i hele haven vil muligvis også på længere sigt kunne bruges af dyrepasserne i arbejdet med dyrene, når yderligere IT-løsninger integreres. Således kan det via eksempelvis en pda, blive muligt at tilgå og opdatere en mængde oplysninger (opslag i det centrale Datacenter, opslag i og notering af oplysninger om de enkelte dyr i databasen, adgang til foderprogrammer mv.). Dvs. at andre dele af ISstrategien vil blive understøttet. Umiddelbart vurderer jeg, at der er relativt lille risiko ved etableringen af en bluetoothservice og WiFi, idet de informationer og muligheder, der ønskes tilgængeligt for de besøgende ikke nødvendigvis direkte vil gribe ind i havens andre systemer, men kan køre uafhængigt og løbende integreres, når og hvis det er hensigtsmæssigt (tilgang til Datacentret mv.). Efterfølgende mener jeg, at Odense ZOO bør etablere et Datacenter, hvor al relevant information er samlet. Dette fordi: Det vil medvirke til understøttelse af ønsket om højere grad af integration af havens IT. Ligeledes forbedres mulighederne for at vedligeholde dataene, idet de kun skal opdateres et sted. Dette vil ikke blot medvirke til en forbedret mulighed for at trække informationer ud af systemet, men også til at sikre at disse informationer er opdaterede, relevante og korrekte. Dvs. at flere dele af IS-strategien understøttes. Et centralt Datacenter vil lette tilgængeligheden til og forbedre muligheden for opdaterede informationer i havens informationsmateriale, hjemmeside mv., idet i hvert fald havens elektroniske informationskilder kan opdateres live, når der sker ændringer i Datacentret. Dette vil kunne medvirke til at forbedre havens formidlingsevne til havens gæster og potentielle kunder. Dermed understøttes en af havens kernekompetencer - formidling, og der er yderligere mulighed for at tiltrække flere besøgende med øget indtjening til følge. Et Datacenter vil være en hjælp for medarbejderne i hverdagen, idet informationer kun skal søges og opdateres et sted. Dermed skabes der størst mulig sikkerhed for at alle har al relevant information. Datacentret vil også kunne integreres sammen med f.eks. WiFiløsningen, således informationerne kan tilgås trådløst hvor som helst i haven. Det kan være relevant at udarbejde et system, der integrerer registreringen af de enkelte dyr med udarbejdelse af foderplaner, således at alle informationer om et givent dyr, dets fødested, stamtræ, alder, fodersammensætning, medicin, dyrlægebesøg osv. samles et sted. Dermed skal informationer hentes og opdateres et sted. En mulighed kunne være på længere sigt at integrere systemet i Datacentret. Systemet vil kunne medvirke til øget dyrevelfærd, idet indsatsen i forhold til hvert enkelt dyr har god mulighed for blive lettere at tilpasse, når alle informationer kan hentes et sted og med større nøjagtighed (f.eks. i forbindelse med vikarer og lign.). Et fælles kalendersystem vil naturligvis være relevant i forbindelse med møder, træffetider mv. Men som jeg ser det, vil det primært understøtte de sekundære processer, og ligeledes findes der en mængde færdige produkter på markedet, der forholdsvis let og smertefrit kan indføres. 6