Skabelon for implementering af anbefalinger i forbindelse med organisationseftersynet

Transkript

1 Skabelon for implementering af anbefalinger i forbindelse med organisationseftersynet Organisatorisk enhed/funktion Hvordan er arbejdet organiseret? (Som projekt eller opgave) Deltagere Tidsplan Hvor afklares implementeringen af anbefalingerne? (eksempelvis Direktionen, Chefforum eller hos den enkelte chef) Center for Politik og Personale Arbejdet med tilrettelæggelsen er tilrettelagt som en opgave. Kommunaldirektøren med inddragelse af medarbejdere fra de berørte enheder i den nuværende organisation. Centrets indhold og sammensætning afklares henover foråret og træder i kraft pr. 1. august. Kommunaldirektøren, Direktionen og Chefforum. For centret gælder det særlige forhold, at centerchefen endnu ikke er ansat. Det er derfor indlagt som forventning, at denne ved sin tiltrædelse får en særlig opgave i at tilrettelægge centret nærmere i forhold til indholdet i og snitfladerne mellem de underliggende enheder, samt ledelsen af/referenceforholdene for de nyetablerede enheder. Tjekliste Forslag Fastlæggelse af enhedens funktioner/opgaver 1 Afklaring af snitflader til andre enheder Afklaring af organisatoriske underenheder Beskrivelse Center for Politik og Personale er en samling og styrkelse af en række tværgående funktioner med henblik på at skabe bedre sammenhæng i og klarere retning for organisationen. Herunder har centret særligt fokus på udviklingen af organisationen i forhold til: Betjeningen af det politiske niveau og øverste administrative ledelse Strategiformulering og implementering(bedre kobling mellem politiske mål, strategi og drift) Styring og effektivisering Helhedsforståelse Understøttelse af den tilstræbte virksomhedskultur Som stabscenter arbejder alle underliggende enheder på tværs i organisationen. Byråds- og direktionssekretariat Omfatter funktionerne: Sekretariatsbetjening af Byråd, Direktion og Chefforum. Øget fokusering på kvalitetssikring af dagsordensproduktion samt politisk betjening på tværs i organisationen. Forventes at omfatte ca. 9 årsværk. Tilføres 3 årsværk. Der flyttes et årsværk fra hvert af de eksisterende fagdirektørområder. 1 Underenhedernes opgaver er i overskrift beskrevet i vedlagte bilag.

2 Juridisk Rådgivning. Øget fokus på ensartet juridisk betjening i organisationen. Forventes at omfatte ca. 4 årsværk. Tilføres ressourcer ved omfordeling fra øvrige centre. Kommunikation. Fortsætter uændret. Forventes at omfatte ca. 5 årsværk Stadsarkiv Indgår på nuværende tidspunkt i Stab og Plan. Fortsætter uændret. Forventes at omfatte ca. 3 årsværk. Borgervejleder Indgår i det nuværende Borgmestersekretariat. Fortsætter uændret. Forventes omfatter ca. 1 årsværk. Sundhed og Arbejdsmiljø Det nuværende Sundhed og Arbejdsmiljø eksklusiv rehabilitering. Fortsætter derudover uændret. Forventes at omfatte ca. 17 årsværk. HR og Personale Det nuværende HR og Personale eksklusiv lønadministration. Fortsætter derudover uændret. Forventes at omfatte ca. 14 årsværk. Styring (ny enhed) Har til formål at skabe rammerne for en sammenhængende styring af økonomi og aktiviteter på alle politikområder, herunder håndtering af risici og udmøntning af effektiviseringspotentialer. Enheden forventes at omfatte ca. 8 årsværk, som tilføres ved omfordeling fra øvrige områder/centre. Strategi og analyse (ny enhed) Formålet med enheden er at styrke sammenhængen mellem de politiske visioner og mål, politik- og strategiformulering og de konkrete handlinger i den daglige drift. Populært: fra Byråd til borger og fra borger til Byråd. Enheden forventes at omfatte ca. 5 årsværk, som tilføres ved omfordeling fra øvrige områder/centre.

3 Afklaring af enhedens Ca. 66 årsværk fordelt på ca. 70 personer personalemæssige omfang (årsværk og personer) Fysisk placering af enheden Borgmester- og direktionsgangen, Blok F, Blot E, 1. sal og Arkivet. Skal dog Forventet gevinst ved ny organisering sammenlignet med den nuværende organisering afklares i den videre proces. Etableringen af centret forventes at føre til, at Byrådets, Direktionens og Chefforums beslutninger i højere grad og mere kvalificeret effektueres i organisationen, samt at disse beslutninger tilsvarende hviler på et mere solidt grundlag. Forventningen skyldes, at etableringen af centret øger den organisatoriske muskelkraft på netop disse punkter. Budgetmæssige konsekvenser Tildelingsmodel Proces for udarbejdelse af forslag Ambitionerne for Byråds- og Direktionssekretariat, Juridisk Rådgivning, Styring og Strategi og Analyse forudsætter en tilgang af ressourcer ved omfordeling, bl.a. fra øvrige centre. Uændret. Hvordan Hvornår Gennemført (dato) Kobling til hvordan den organisatoriske tilrettelæggelse af enheden udmønter sigtet med de fire centrale anbefalinger fra organisationseftersynet: Helheds- og fællesskabsforståelse Klare mål og systematisk opfølgning Adfærd som det vigtigste styringsredskab Centerstruktur Anbefalingerne fra organisationseftersynet udgør selve begrundelsen for Center for Politik og Personale. Centrets formål og fokus samt etableringen af de nye enheder Styring og Strategi og Analyse er således direkte af afledt af de fire hovedanbefalinger. Inddragelse af materiale fra proces i lederforum Materialet fra processen i Lederforum og medarbejderworkshops udgør en del af baggrundsmaterialet for organisationseftersynsrapporten og de fire hovedanbefalinger til den fremtidige organisering. Inddragelse af materiale fra medarbejderworkshops Derudover er den foreslåede organisering særskilt overvejet ud fra bl.a. materialet vedrørende intern betjening. Som nævnt ovenfor under inddragelse af materiale fra proces i lederforum.

4 Inddragelse af berørte medarbejdere og ledere i forbindelse med det konkrete forslag til organisatorisk tilrettelæggelse. Fremsendelse af forslag til. Inddragelse og afklaring i Chefforum Inddragelse af HR & Personale i forhold til lønog personaleadministration (tillæg til ansættelsesbrev og ændring i lønsystem for medarbejdere, som ændrer organisatorisk tilhørsforhold) De berørte medarbejdere er blevet inddraget i processen ved dels et fællesmøde med præsentation af de overordnede tanker med centret, dels ved muligheden for at fremsende idéer, bemærkninger osv. til Kommunaldirektøren. En optegnelse af hovedpointerne i medarbejdernes bemærkninger til etableringen af centret fremgår af vedlagte bilag. Forslag i følgende MED-udvalg: Økonomi og HR Social og Arbejdsmarked Børn og Kultur Teknik og Miljø Arbejdsmarked Chefforummødet den. Alle forslag til ny organisation fremsendes samlet til MEDorganisationen den med svarfrist den 10/5 Chefforum inddrages både før og efter har været til 11. juni, når organisationen er endeligt på plads Fællesmøde afholdt den 15/4. Bemærkninger fra medarbejderne er indsamlet løbende frem til udsendelsen af til organisering.

5