Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 28. maj 2019 kl , i Hvidovreparkens beboerlokale, Hvidovregade 18 B, 2650 Hvidovre

Transkript

1 Udsendt den 13. juni 2019 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 28. maj 2019 kl , i Hvidovreparkens beboerlokale, Hvidovregade 18 B, 2650 Hvidovre Tilstede: Carsten Groth-Rasmussen, Hanne S. Hjortby, Jens Eriksen, Jørgen Rørvold, Mogens Bentzen og Rene Pedersen Afbud: Henrik Svendsen KAB: Kundechef Annette Birkov, driftschef Peter Leth-Nissen, direktør Jens Elmelund deltog til og med punkt 10, Solvejg von Barm deltog under punkt 9 og 10 1/16

2 Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent af seneste organisationsbestyrelsesmøde Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden Nyt fra KAB... 4 Sager til beslutning: Plads til forskellighed Ændring af administrationsmodel og organisering af driften Sager til orientering: Ændring af ventelistesystemet - udlejning af familieboliger Tilbagemelding vedrørende Mit KAB og genudlejning Nyt fra Fjernvarmedistributionsselskabet, Hvidovre (FD, Hvidovre) Orientering om investeringsforeninger Nyt fra afdelinger/driften Nyt fra udvalgene Kommende møder/mødeplan Eventuelt fra mødet - eventuel fortrolighed Bilag 1: Selskabsprofil for... 6 Bilag 2: Notat om afledte konsekvenser af ny udlejningsbekendtgørelse /16

3 1. Valg af dirigent Hanne S. Hjortby blev valgt som dirigent. 2. af seneste organisationsbestyrelsesmøde af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 28. marts 2019 er udsendt den 3. april Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet som efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, som blev underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden sidste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg: Carsten Groth-Rasmussen, formand Baunevangen 2020 Hanne S. Hjortby, næstformand Skårupvej /16

4 Mogens Bentzen Hvidovreparken 2019 Jens Eriksen Baunevangen 2019 Jørgen Rørvold Hvidovreparken 2020 Henrik Svendsen Baunevangen 2019 René Pedersen Hvidovreparken Meddelelser fra formanden Aktuelle meddelelser om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde vil blive meddelt på mødet. Carsten Groth-Rasmussen orienterede om følgende: - Baunevangen vil give fortrinsret for lejere, der allerede har en carport, til en carport med bedre beliggenhed. - Tillykke til Mogens Bentzen, der har modtaget en KAB-pris for sit lange og omfattende frivillige arbejde for beboerne. - Styringsdialogmøde: Benchmarking af administrationsbidrag til KAB viser, at bidraget er højt. KAB leverer en sammenligning af administrationsbidrag med de største administrationsorganisationer på markedet. 6. Nyt fra KAB Aktuelle meddelelser om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde vil blive meddelt på mødet. 4/16

5 - Solvejg von Barm er ny chef for Center for kundeservice, som blandt andet omfatter udlejningen. Solvejg har været udlejningschef i mange år i 3B. - KAB-repræsentatnskabsmøde den 23. maj 2019 genvalg af John Olsen som formand orientering om taskforcegruppens arbejde med nye retningslinjer for, hvem der kan vælges til hvilke bestyrelser og med hvilket mandat. Der holdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 26. juni, hvor et endeligt oplæg skal godkendes. - Almene Boligdage afholdes i 2020 som optakt afholdes en workshop den 3. juni Sager til beslutning: 7. Plads til forskellighed Sommer/efterår 2018 har KAB været i dialog med samtlige organisationsbestyrelser om, hvordan det er at være bestyrelse og drive boligselskab som en del af KAB-fælleskabet. KAB tog initiativ til dialogen, da forskellige kundeinput har indikeret, at vi kan blive endnu bedre til at tilgodese lokale behov og give plads til forskellighed. Den tætte dialog under integrationen af 3B som ny kunde har også været med til at skærpe KAB s bevidsthed om behovet for tilpasning. Alle boligselskaber har taget godt imod initiativet og har været meget åbne, ærlige og konstruktive. Tusinde tak for det. Uden jeres åbne og ærlige tilgang, havde vi ikke opnået de værdifulde indsigter, som projektet har afstedkommet. Og uden indsigter ingen læring. KAB har opnået god læring, som vi arbejder videre med. I 2019 har vi skudt en række udviklingsinitiativer i gang der, i tæt dialog med det enkelte boligselskab, skal være med til at gøre boligselskabernes virke nemmere og ikke mindst bedre. Flere boligselskaber arbejder allerede med mange af de emner, som initiativerne behandler, og de skal naturligvis fortsætte det arbejde, der passer ind i det enkelte selskabs retning. Udviklingsinitiativer Udviklingsinitiativerne tilsigter: Styrket understøttelse og fokus på beboerdemokrati og beboerengagement 5/16

6 Dialog, gennemsigtighed og klar kommunikation via: - Tydeligere formidling og kommunikation omkring KAB s ydelseskatalog, - Tæt og personlig opfølgning og forventningsafstemning KAB og selskaberne imellem, - Optimering og tilpasning af dagsordener med fokus på bestyrelsens beslutningskraft, - Styrket understøttelse af boligselskabers identitet ved fremhævet logo, hvor det ønskes, - Styrket fokus på inddragelse og den gode kundeoplevelse med særligt udgangspunkt i udlejnings- og byggesager, - Styrket understøttelse i at drive boligselskab samt videndeling i KAB-fællesskabet. Tæt opfølgning Organisationsbestyrelsen inviteres til, sammen med deres kundechef/kundeansvarlige, at fortsætte dialogen. Da et væsentligt behov fra boligselskaberne handler om tydelig forventningsafstemning, bedes organisationsbestyrelsen aftale tilfredsstillende format for forventningsafstemning og opfølgning. Bilag 1: Selskabsprofil for Med udgangspunkt i jeres udfordringer/ønsker, som fremgår af vedlagte selskabsprofil, bedes organisationsbestyrelsen: Drøfte, om de beskrevne udfordringer/ønsker stadigvæk er aktuelle Vurdere og beslutte, sammen med kundeansvarlig, hvilke initiativer, der ønskes at arbejde videre med Aftale med kundeansvarlig, hvem der gør hvad og hvornår Udnævne 1 beboervalgt fra organisationsbestyrelse/afdelingsbestyrelse, som - på vegne af boligselskabet - vil bidrage til testning af nye løsninger indenfor udviklingsinitiativerne 6/16

7 Organisationsbestyrelsens input og aftaler tages med tilbage til KAB til videre koordinering og behandling. KAB sørger for direkte invitation til de udnævnte beboervalgte. Carsten Groth-Rasmussen opsummerer, at har generelle forventninger til bedre samarbejde med KAB. Personlig betjening og plads til selskabets/afdelingernes særlige ønsker. KAB skal være proaktive i ansøgning af puljer, der kan støtte renoveringer/udvikling af afdelingerne. Jens Elmelund gjorde opmærksom på, at EU-midler er svært tilgængelige grundet mange krav og dokumentation. René Pedersen vil gerne bidrage til testning af nye løsninger indenfor udviklingsinitiativerne. 8. Ændring af administrationsmodel og organisering af driften På organisationsbestyrelsesmødet den 28. marts 2019 drøftede bestyrelsen et oplæg fra driftsfællesskabet vedrørende ændring i organisering af driften. Det blev besluttet at udlicitere hækklipning og græsslåning som forsøg i sommeren Endvidere blev det besluttet, at der skulle arbejdes videre på en ændret model for administrations ydelser fra KAB og styrket bemanding på ejendomskontoret. Formændene for de tre familiebolig afdelinger har holdt internt møde og efterfølgende et møde med direktør Jens Elmelund og kundechef Annette Birkov, hvor ønsker for en ændring i administrationsmodel er blevet drøftet. Der er enighed om, at målet er en god, stabil drift med et højt serviceniveau. Der er også enighed om, at der skal passes godt på de nuværende medarbejdere, da de er dygtige og et godt team. Der indstilles følgende ændringer: - Tilkøb af 20 % driftschef svarende til kr. årligt opsiges - selskabet modtager herefter 30 % driftschefbetjening - Ansættelse af en fuldtids kontorassistent på ejendomskontoret En kontorassistent vil bidrage med: - Bedre og hurtigere besvarelse af henvendelser fra beboerne - Hurtigere svar på ansøgninger i henhold til råderet og husorden - Længere åbningstid på ejendomskontoret for personlig, telefonisk og digital henvendelse 7/16

8 - Koordinering af beboerserviceopgaver, rekvirering af håndværkere, oprettelse af rekvisitioner, nøglehåndtering m.v. - Opfølgning på fraflytningssyn, forsikringssager, registrering af medarbejdernes fravær, små indkøb m.v. Ansættelse af en kontorassistent, vil frigive tid for driftsleder og driftslederassistent. Driftslederen vil få mere tid til ledelse og håndtering af driftsmæssige opgaver. Driftslederassistent vil få mere tid til at bidrage i de grønne områder samt udføre beboerservice. Ved at frigive tid til driftslederen vil det være muligt at reducere driftschefbetjeningen til 30 %. Administrationen gør opmærksom på, at det i konkrete tilfælde kan medføre, at der skal tilkøbes driftschef. Eksempelvis er det ikke realistisk at gennemføre helhedsplanen i Hvidovreparken uden tilkøb af driftschef. Økonomien ser ud som følger: Udgifter: Udlicitering af hækklipning Udlicitering af græsslåning Ansættelse af kontorassistent I alt Besparelser: Besparelse på servicemedarbejder x 2 * Tilkøb af driftschef Besparelse på beboerservice I alt kr kr kr kr kr kr kr kr. * Nedlagt servicemedarbejderstilling ved naturlig afgang i 2017 og konvertering af servicemedarbejderstilling til kontorassistent. Tidsplan Såfremt indstillingen godkendes kan processen for ansættelse af en kontorassistent gennemføres inden sommerferien med henblik på start den 1. august Kontorassistenten skal igennem et introduktions forløb på 2-3 måneder inden driftsleder og driftslederassistent vil opleve den fulde gevinst af færre administrative opgaver. Reduktion i driftschefbetjeningen vil, med forbehold for ovenstående, kunne træde i kraft pr. den 1. november Går alt vel vil der blive arbejdet på, at Skårupvej i løbet af 2020 igen bliver en del af driftsfællesskabet. 8/16

9 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter forslag til ændring af administrationsmodel og organisering af driften samt godkender: - Ansættelse af en fuldtids kontorassistent på ejendomskontoret, - Opsigelse af tilkøb af 20 % driftschef svarende til kr. årligt selskabet modtager herefter 30 % driftschefbetjening. Opsigelsen får virkning fra den 1. november Organisationsbestyrelsen godkendte: - Ansættelse af en fuldtids kontorassistent på ejendomskontoret, - Opsigelse af tilkøb af 20% driftschef svarende til kr. årligt selskabet modtager herefter 30% driftschefbetjening. Opsigelsen får virkning fra den 1. november Stillingen som kontorassistent slås op hurtigst muligt. Når kontorassistenten er godt integreret på ejendomskontoret, vil der blive drøftet: - Om kontorassistenten også skal yde administrativ bistand til driftslederassistenten på Skårupvej. - Om ledelsen af driftslederassistenten på Skårupvej skal overgå til driftslederen i driftsfællesskabet, i stedet som nuværende, at varetages af driftschefen. Sager til orientering: 9. Ændring af ventelistesystemet - udlejning af familieboliger Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har den 30. april 2019 offentliggjort ændring af udlejningsbekendtgørelsen med følgende tekst: I 7 indsættes efter 1. pkt.: Fortrinsretten efter 1. pkt. anvendes i forhold til hver anden ledige familiebolig i boligorganisationen. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli De familieboliger i KAB-fællesskabet der opsiges fra den 1. juli 2019 og frem, udlejes efter den nye bekendtgørelse. I vedlagte notat er ændringen og de afledte konsekvenser beskrevet nærmere. 9/16

10 Bilag 2: Notat om afledte konsekvenser af ny udlejningsbekendtgørelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Solvejg von Barm gennemgik konsekvenserne af den nye udlejningsbekendtgørelse. Organisationsbestyrelsen drøftede muligheden for dispensationsansøgning for alle afdelinger eller kun Baunevangen. KAB udarbejder statistik over genudlejning af boliger og indkalder til et ekstraordinært møde inden sommerferien. Endvidere kontaktes Hvidovre Kommune for en pejling af, om der er politisk stemning for en dispensation. 10. Tilbagemelding vedrørende Mit KAB og genudlejning Der blev på organisationsbestyrelsesmødet den 28. marts 2019 drøftet en problemstilling vedrørende visning af opsagte lejemål. De vises fra opsigelsestidspunktet, men forsvinder fra Mit KAB, hvis frigørelsesdatoen overskrides og boligen går i tomgang. Ønsket er, at opsagte lejemål kan ses på Mit KAB fra opsigelsestidspunktet og indtil dato for genudlejning er passeret. Administrationen har undersøgt muligheden for dette. Det er desværre ikke noget der kan ændres på via websitekonfiguration. Det vil kræve, at man skal ændre på datointervaller og det er ikke en indstilling som findes. Det kræver derfor et udviklingsønske, som skal specificeres og godkendes af styregruppen. Administrationen vil gerne undersøge, hvad et sådant udviklingsønske kræver. Der er til gengæld et meget stort fokus på tomgang og man er i gang med en større analyse. Med hensyn til en gennemgang af genudlejningstiden, så vil organisationsbestyrelsen blive orienteret herom på selve organisationsbestyrelsesmødet den 28. maj /16

11 Annette Birkov gennemgik de seneste fem genudlejninger fordelt på de tre familieboligafdelinger to af de fem genudlejninger har haft en genudlejningsperiode på mere end otte uger dem bliver der set nærmere på. Mit KAB ønsket om, at en opsagt bolig kan følges i hele perioden indtil genudlejning kræver særlig digital udvikling KAB vil forsøge at imødekomme ønsket. 11. Nyt fra Fjernvarmedistributionsselskabet, Hvidovre (FD, Hvidovre) På organisationsbestyrelsesmødet den 29. maj 2018 blev Mogens Bentzen valgt som repræsentant for i FD, Hvidovre. På samme møde blev det besluttet, at Mogens på organisationsbestyrelsesmøderne i maj og november giver en orientering om nyt fra FD, Hvidovre. Mogens Bentzen orienterede om, det netop afholdte repræsentantskabsmøde i FD, Hvidovre. Han oplyste bl.a., at Veks s pris på fjernvarme ligger i den laveste 1/3 på landsplan. 12. Orientering om investeringsforeninger Ganske overraskende viste 1. kvartal 2019 kraftigt stigende aktiemarkeder samtidig med kraftigt faldende renter. Det var specielt de lange renter der faldt, både i USA og Europa heriblandt Danmark. Baggrunden for de faldende renter skyldes primært udsigten til lavere vækst og fortsat lav inflation. Et andet omdrejningspunkt for markedet i USA var, at forskellen på de statslige amerikanske renter på tre måneders og ti års sigt gik i minus - for første gang siden En omvendt rentekurve, som det kaldes, fremhæves som en indikation på, at økonomien kan være på vej 11/16

12 mod negativ vækst. Det har bl.a. bevirket, at udsigterne for den amerikanske centralbank i løbet af kvartalet er skiftet fra forventninger til yderligere renteforhøjelser til nu, hvor markedet forventer rentenedsættelser. Markant faldende langsigtede inflationsforventninger er hovedårsagen hertil, da den amerikanske vækst ikke afdæmpes voldsomt. Den europæiske centralbank har stoppet opkøbsprogrammet (QE), men ECB fortsætter med at geninvestere provenuet for de obligationer, der udløber. ECB regner ikke med at hæve renten før tidligst i Kursværdier Danske Capital SEB Invest Nykredit Port. Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 8. maj 2019 Værdiudvikling 8. maj ,28 119,67 2,04 %-point ,08 122,35 1,89 %-point ,23 124,69 2,01 %-point Værdiudvikling hele ,65 %- point 1,46 %- point 0,96 %- point Historiske afkast og kursudvikling kan ikke betragtes som en garanti for fremtidig kursudvikling og afkast. Indskud i investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. 13. Nyt fra afdelinger/driften Medarbejdersituationen Der er en rigtig fin stemning i medarbejdergruppen og det mærkes at opmærksomheden omkring tilrettelæggelsen af de daglige opgaver slår igennem hos lejerne, der giver positive tilbagemeldinger til kontoret. Antallet af beboerserviceopgaver er steget. Driftsfællesskabet Hvidovre Kommune er rykket for svar på ansøgningen om at sammenlægge de to boliger til et fælles ejendomskontor. 12/16

13 Der er indkommet 3 tilbud på udlicitering af græs- og hækkeklipning i driftsfællesskabet. Der er indgået aftale med OKNygaard, som forventes at starte op i uge 21. Selskabet arbejder med et fællesudbud af istandsættelser af flytteboliger i afdelingerne. 5 leverandører er prækvalificerede og skal afgive tilbud senest 27. maj Forventet opstart er 1. august 2019 med samme leverandør af ydelserne - malerarbejde, gulvarbejder og rengøring. Hvidovreparken Renoveringen af to vaskerier starter op snarest muligt og vi forventer at de er færdige inden udgangen af juni Det er Electrolux der laver vaskerierne. Samlet pris er kr. Arbejdsgruppen omkring helhedsplanen har holdt to møder, hvor man drøfter udearealer og beboerfaciliteter. Der arbejdes forsat med forundersøgelser i sagen. Baunevangen Der arbejdes med at lave udbud på fotografering af afdelingens kloakker for senere at kunne tage stilling til en eventuel renovering af kloakkerne. Endvidere skal der indgås en byggeforretningsføreraftale med KAB. Der er stillet krav overfor Brunata om en dekort på kr. for udskiftningen af vand- og energimålere. Afdelingsbestyrelsen er utilfreds med Brunatas håndtering af sagen samt kvalitet og gennemførelse. Afdelingsbestyrelsen finder at man har besluttet at lade Brunata udføre opgaven på et fejlagtigt grundlag. En mulig udvidelse af beboerhuset bliver drøftet på det kommende Styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune. Hvidovreparkens Børneinstitution Embedsmændene har godkendt organisationsbestyrelsens tilføjelser til ny drifts- og vedligeholdelsesaftale. Aftalen afventer nu politisk behandling. Skårupvej Der er tilknyttet en projektleder fra Center for Byggeri og Byomdannelse i KAB til sagen om en mulig renovering af badeværelser i afdelingen. Første møde med bestyrelsen holdes 11. juni 2019, hvor man drøfter, hvordan man kan håndtere sagen, indehold og økonomi. Der skal indgås en byggeforretningsfører aftale med KAB. Baunevangens Ældreboliger Ingen bemærkninger. 13/16

14 Medarbejderne bliver orienteret om den nye organisering af driften den 29. maj 2019 Udbuddet af håndværkerydelser i forbindelse med istandsættelse ved fraflytninger er forsinket en måned, hvilket skyldes tilretninger i isyn i forbindelse med 3B s implementering i KAB. Denne afsluttes inden den 24. juni Baunevangen: Udbud af TV-inspektion af afdelingens kloakker er udsendt. I forbindelse med målerudskiftning har afdelingsbestyrelsen bedt administrationen om at rejse krav om afslag i prisen på kr. Der afventes svar fra Brunata. Der har netop været afholdt møde med en entreprenør vedrørende renovering af badeværelser. Entreprenøren anvender en særlig plade, der indeholder vådrumsmembran. Hvidovreparken: Fremdrift i helhedsplanen: Juni 2019: møde med Hvidovre Kommune om gavlværelser, tårne, udvendig isolering, beboerhus, tilkørselsforhold mv. Juli 2019: første del indsendes til Landsbyggefonden (byggetekniske undersøgelser) August 2019: følgegruppemøde nr. 7. September 2019: evt. afdelingsmøde. På styringsdialogmødet var Hvidovre Kommune positive overfor ønsket om et kombineret beboerhus og administration. Rene oplyste, at der ikke er korrekte navne på postkasser og hoveddøre hos nyindflyttere det vil blive givet videre til driften. Baunevangens Ældreboliger: Efter mødet er der undersøgt, at opgaver, som fremkom på afdelingsmødet, er løst. Alle ventilatorer er blevet gennemgået der pågår aktuelt gennemgang af alle varmeunits. Lysstofrør til badeværelser er hjemkøbt, så medarbejderne selv kan skifte dem. En el-tavle er blevet flyttet så den ikke melder fejl. Alle beboere har modtaget en skrivelse, hvor de får tilbud om at købe havehjælp hos en gartner. 14/16

15 14. Nyt fra udvalgene Formændene for udvalgene vil give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. IT-udvalget udgiften til rådgivning i forbindelse med opgradering af internet-udbud er nu afklaret, og afdelingerne har fået en god pris. 15. Kommende møder/mødeplan Organisationsbestyrelsen har på organisationsbestyrelsesmødet den 22. november 2018 godkendt at afholde følgende møder: Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 17. september 2019 kl , Baunevangen Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 18. november 2019 kl , Skårupvej Repræsentantskabsmøde mandag den 18. november 2019 kl , Skårupvej 16. Eventuelt Vand og varme afregning i Baunevangen og Hvidovreparken afviger meget fra tidligere år. KAB udarbejder en redegørelse for regnskaberne, som sendes til afdelingsbestyrelserne. 15/16

16 Hjemmesiden for Skårupvej, Baunevangen og ældreboligerne har aktuelt et driftsnedbrud. 17. fra mødet - eventuel fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. : Der var intet til fortrolighed. 16/16