Programopdatering DSM version april 2006

Transkript

1 Vi har sendt denne beskrivelse til dig, da du er tilmeldt med din -adresse i vores kartoteker. For at sikre, at alle relevante medarbejdere i jeres virksomhed får den bedst mulige udnyttelse af DSM systemet, skal vi bede dig sørge for at de snarest får kendskab til denne beskrivelse. Følgende er en oversigt over de ændringer, som programopdateringen omfatter. Oversigten er opdelt efter menuerne i DSM-systemets hovedmenu. Den kode, som står i kolonnen mellem menupunkt og beskrivelse, angiver følgende: N R F Ny funktion Rettelse af fejl og uhensigtsmæssigheder ndringer af funktionaliteter i programmet Felt eller menupunkt er fjernet Bemærk Der findes en del beskrivelse af udvalgt funktionalitet i DSM-løsningen. Disse beskrivelser/brugervejledninger er tilgængelige på vores extranet på Det er nødvendigt at kende brugernavn og adgangskode for at få adgang til disse oplysninger. Kender du ikke brugernavn og adgangskode, anbefaler vi, at du spørger jeres systemansvarlige. Der er i den efterfølgende beskrivelse af programopdateringen i stor udstrækning henvist til disse beskrivelser/vejledninger. Nødvendige opsætninger Der er i systemet tilføjet en ny rapport , Maskinsalgsliste. For at kunne anvende denne rapport, skal den tilføjes under Rapporter, Ret. Tast F3 for at få en ny linie. Der skal ikke skrives noget i feltet Tekst, under Rapport-id skrives Rapportnavn udfylder systemet selv. Den nye rapport kan både indlægges under Rapporter i Salg, Køb, Maskinhandel o.s.v. efter behov. 26. Side 1 af 8

2 Salg Debitorer Debitorer Debitorer Debitorer Periodiske aktiviteter, rykkere Salgsfaktura Opsætning, Rapportvalg (rykker og renter) Det er nu muligt at få påført debitornummeret i betalingsidentifikation på FIkortet. Kræver at debitornumrene er numeriske og ikke har foranstillede nuller. Kræver opsætning i Forhandler Servicestyring Opsætning, Generelt. Man kan nu lave opsætning pr. kunde, hvis man ønsker en anden procentberegning af serviceomkostninger (hjælpematerialer) end standard. Opsætning foretages ved at klikke på knappen Salg, Salgspriser, Omkostninger. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Serviceomkostninger af ressource Det er muligt at lave opsætning pr. kunde, hvis man ønsker at anvende andre salgspriser på arbejdsløn end standard. Opsætning foretages ved at klikke på knappen Salg, Salgspriser, Ressourcer. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Alternative salgspriser arb.løn Der er åbnet mulighed for at lave opsætning pr. kunde, hvis man ønsker at give rabat på arbejdsløn. Opsætning foretages ved at klikke på knappen Salg, Linjerabat, Ressource. Se beskrivelse på JMA s extranet. Service, Rabat på arbejdsløn Ved udskrivning af rykkere vises der på Salgsfakturalinier nu også sælgerkode. På Servicefakturaer vises afdelingskode, hvis man har flere afdelinger. R Udskriften er optimeret med hensyn til hastighed af udskrivning. Det er nu muligt at udskrive rykkere uden FI-kort. Under opsætning, rapportvalg (rykker og renter) vælges rapporttypen Rykker. Rapport-id ændres til Side 2 af 8

3 Service Menupunkt Beskrivelse, knappen, Servicejournal Tidsregistrering Servicekontrakter På generelt fanebladet er det muligt at blokere (spærre) for intern fakturering på en maskine. Det kræver at brugere, som skal have tilladelse til at indsætte blokering, er sat op til dette. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Spærring serviceartikel intern fakturering For at afhjælpe problemet med at se hvilke maskiner en kunde har, når maskinen er solgt via et leasingselskab, er der på maskinkortet, fanebladet debitor, kommet et nyt felt Juridisk ejer. Feltet opdateres udelukkende fra salget af maskinen, hvor man angiver brugeren som kunde og leasingselskabets konto indsættes i Faktureres til kundenr. Efterfølgende kan det nu lade sig gøre at oprette en serviceordre til brugeren på den pågældende maskine. På serviceordren vil der på fanebladet fakturering i feltet Faktureres til kundenr. blive påført den juridiske ejer af maskinen. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikehandel, Juridisk ejer Servicejournalen viser en oversigt over de serviceordrer, der er bogført til maskinen. Der er tilføjet 4 felter Fejlområdekode, Symptomkode, Fejlkode og Løsningskode. Disse felter opdateres, såfremt man på serviceordren har udfyldt en eller flere af disse oplysninger på maskinlinien. Bemærk at det også er muligt at udfylde felterne på maskinkladdelinierne, men at det er oplysningerne på maskinlinien, som anvendes på Servicejournalen. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, servicejournal N Man kan nu tilkøbe modulet Tidsregistrering med scanning. Der registreres komme/gå, start på serviceordre, pauser m.v. Scanningen danner grundlag for at overføre tiden til den enkelte serviceordre via en tidskladde. Giver også mulighed for diverse statistikker herunder lønafregningsgrundlag til montørerne. Tilkøbsmodul. Kontakt JMA s salgsafdeling for yderligere information. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Tidsregistrering med scanner Det er nu muligt at have den samme maskine med flere gange, bl.a. af hensyn til håndtering af lovpligtige eftersyn. Det er nu muligt på den enkelte servicekontrakt at kunne blokere for automatisk oprettelse af serviceordrer. Ved at foretage en kørsel kan man lade systemet automatisk oprette serviceordrer - nu med automatisk udløsning af kit s. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Servicekontrakter Serviceordrer R Ved beregning af avancerede serviceomkostninger blev udført den ikke udfyldt på maskinkladdelinierne. Det gør den nu automatisk. 26. Side 3 af 8

4 Maskinhandel Opsætning, modelbase Rapporter Manuel modeloprettelse er blevet mere brugervenlig. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Modelbase På generelt fanebladet er det muligt at blokere (spærre) for intern fakturering på en maskine. Det kræver at brugere, som skal have tilladelse til at indsætte blokering, er sat op til dette. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Spær for internfakturering For at afhjælpe problemet med at se hvilke maskiner en kunde har, når maskinen er solgt via et leasingselskab, er der på maskinkortet, fanebladet debitor, kommet et nyt felt Juridisk ejer. Feltet opdateres udelukkende fra salget af maskinen, hvor man angiver brugeren som kunde og leasingselskabets konto indsættes i Faktureres til kundenr. Efterfølgende kan det nu lade sig gøre at oprette en serviceordre til brugeren på den pågældende maskine. På serviceordren vil der på fanebladet fakturering i feltet Faktureres til kundenr. blive påført den juridiske ejer af maskinen. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikehandel, Juridisk ejer Det er nu muligt at udskrive en rapport over solgte maskiner med avance sorteret på maskingruppe. Der skal opsættes en rapport inden igangsætning. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Serviceartikelsalgsliste På fanebladet detaljer kan man lave servicejournalkæde imellem to eller flere maskiner, som har samme serienummer. Dette er nu rettet til at være baseret på eksternt serienummer i stedet. Funktionaliteten er endvidere ændret sådan, at der åbnes en dialogboks med en advarsel, hvis eksternt serienummer findes i forvejen. Der gives samtidig mulighed for at sammenkæde journalerne og at lukke den gamle journal. Anvendes fx når man opretter en ny maskine i forbindelse med ibyttetagning, hvor maskinen findes som kundemaskine i forvejen og man ønsker at overføre oplysningerne fra servicejournalen på den gamle kundemaskine til den nye maskine. 26. Side 4 af 8

5 Køb Opsætning, Leverandørkoder Kreditorer, Oversigt R Når man oprettede/rettede på en leverandørkode og var nået til at indsætte varekategorikode, fjernede systemet kreditorkontonummer og navn. Man skulle efterfølgende indtaste dem igen. Denne fejl er nu rettet. R Der er på oversigten (F5 på kreditorkortet) tilføjet følgende nye felter: Navn 2, Adresse, Adresse 2, By, Postnr., hvilket muliggør at kopiere (Ctrl+c) over til Excel (Ctrl+v) og fx anvende oplysningerne til brevfletning m.v. 26. Side 5 af 8

6 Lager I denne version er der ingen ændringer som direkte vedrører lager. 26. Side 6 af 8

7 Finans Kontoplan Periodiske aktiviteter, Eksport, Kontoplan Periodiske aktiviteter, Eksport, Finansposter Det er muligt at se hvordan omkostninger på de enkelte servicevogne fordeler sig på fx reparationer, brændstof, værktøj, telefon m.m. ved hjælp af dimensionskoder. Kræver nogen opsætning. Se beskrivelse på JMA s extranet: Finans, Servicevogne R Man kan nu eksportere kontoplan til en fil, der fx kan leveres til revisoren, som kan indlæse denne fil og revidere på basis heraf. Følgende oplysninger medtages: Kontonummer, Kontotekst, Kontotype. R Man kan nu eksportere finansposter til en fil, der fx kan leveres til revisoren, som kan indlæse denne fil og revidere på basis heraf. Følgende oplysninger medtages: Kontonummer, Dato, Bilagstype, Beskrivelse, Beløb og Momsbeløb. 26. Side 7 af 8

8 Relationsstyring Kontakter Det er nu muligt at få oprettet kontakter automatisk via Maskinhandel. Kræver opsætning. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Integration fra serviceartikelhandel til CRM 26. Side 8 af 8