JTAnno. Annoncestyring. til. Microsoft Business Solutions C5 JTA DATA. Jylland

Transkript

1 nno Annoncestyring til Microsoft Business Solutions C5 -Data

2 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers Introduktion til nno nno til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 er et ekstra modul, som er udviklet til de specielle krav aviser, ugeblade m.v. har til styring af annoncer. nno holder løbende styr på kundens aldersfordelte saldo, samlet køb år til dato, samlet annoncekøb år til dato, omsætningsrabatter, gentagelsesrabatter, materialegodtgørelser, millimeter m.m. Desuden holdes styr på endnu ikke udfakturerede beløb. nno indeholder separate priskartoteker med millimeterpriser farvetillæg og særplacering. nno kører med forskellige fakturalayouts afhængig af om det er fakturering af annoncemillimeter eller om det er anden fakturering. Det styres automatisk, om det er det ene eller det andet layout som skal bruges. nno er en overbygning på Microsoft Business Solutions C5 s ordrekartotek, og al fakturering foregår i standardsystemet. Det betyder, at al debitorstyring og bogføring foregår på ganske normal vis. 2. Opsætning af nno Inden ibrugtagning er der nogle få ting som skal tilpasses. Man starter med at indlægge sine priser for millimeter, farvetillæg og særplacering. Dette gøres under Ordre / Tilpasning / Annonce. Dernæst skal man indtaste den finanskonto, hvorpå annonceindtægterne ønskes bogført. Dette gøres under Ordre / Tilpasning / Annonce. -Data

3 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 Herefter skal der opsættes en nummerserie til annoncemodulet. Dette gøres i Finans / Tilpasning / Bilagsserier. Her oprettes en ny bilagsserie, som gives navnet Annonce samt et minimum, maximum og næste bilag. I Generelt / Kartotek / Aktioner oprettes en ny aktion som kaldes Ordre_Faktura_Annonce Denne funktion bruges til at udskrive den specielle faktura for annoncer, som er bygget op på en helt anden måde end standardfakturaen i systemet. Når disse punkter er udført, er man faktisk klar til at bruge systemet. Det forudsættes dog, at Microsoft Business Solutions C5 i forvejen er sat op, så den er køreklar. -Data

4 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers Applikationen I det følgende beskrives funktionerne i nno. Det skal oplyses, at felter og funktioner som er standard i Microsoft Business Solutions C5 ikke gennemgås her. Alt det daglige arbejde foregår i ordre dagligt. Her er tilføjet et punkt, som hedder annoncekartotek. Dette er opbygget på samme måde som ordrekartoteket. Billedet, man først kommer ind i, er et oversigtsbillede, hvor man kan se alle annonceordrer, som endnu ikke er faktureret. Billedet består af 3 aktive knapper og 2 faneblade. -Data

5 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 For at tilføje en ny annonceordre trykker man først på ENTER og derefter på F2. Dette bringer automatisk brugeren ind det detaljerede skærmbillede og slår op i debitorkartoteket. Når man har fundet den kunde som har bestilt annoncen, trykker man på ENTER, hvorefter alle stamdata fra debitorkartoteket overføres. Desuden overføres aldersfordelte saldofelter, år til dato felter m.m. -Data

6 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 Herefter kan man gå ind i annonceliner. Man indtaster en indrykningsdato, en beskrivende tekst for annoncen, antal spalter og antal millimeter. Derefter slår systemet automatisk op i prisdatabasen, hvor man får mulighed for at vælge den aktuelle pris for denne annonce. Man har mulighed for at indtaste materialegodtgørelse pr. mm., gentagelsesrabat i %, omsætningsrabat i %, provision i % (til reklamebureauer o.l.). Herefter slås automatisk op i prisdatabasen for farvetillæg og man får her mulighed for at vælge det rette tillæg. Efterfølgende slås op i placeringstillæg hvor den aktuelle placering vælges. Hvis der til annonceordren er en helt speciel pris, har man naturligvis mulighed for at indtaste denne direkte i prisfeltet. Hvis der er behov for yderligere tekst, har man mulighed for at lave dette som et notat til linien. Denne funktion aktiveres med ALT + N. Der må højest laves 63 anslag pr. linie. Til gengæld kan man lave lige så mange linier man ønsker. En tæller i bunden af skærmen holder øje med, hvor mange anslag der er brugt. Øverst på skærmen er der 2 kolonner med felter. Den venstre kolonne viser millimeter, materialegodtgørelse, gentagelsesrabat, omsætningsrabat og provision for den aktuelle linie. Den højre kolonne viser de tilsvarende beløb for hele den aktuelle annonceordre. Når man har tastet linien ind, afsluttes med F3. Herefter står annonceordren klar til videre behandling. Man kan vælge at lade annonceordren stå, hvis der senere skal tastes flere annoncelinier på denne eller man kan vælge at fakturere den straks. -Data

7 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 Hvis man ønsker at fakturere ordren kan dette gøres på 2 måder. Man kan nøjes med at oprette ordren i standard ordremodulet, og udskrive den herfra evt. i forbindelse med en samlefakturering. Man har også mulighed for at udskrive fakturaen med det samme. Hvis man vil bruge muligheden for at lave samlefakturering, klikkes på knappen Opret Ordre. Hvis man ønsker at udskrive faktura straks, klikkes på knappen Opret/Fakturer. Hvis man derimod vil skrive flere linier ind i annonceordren senere, skal man intet foretage sig. -Data

8 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 I punktet Ordre / Kartotek / Annoncearkiv kan man se en oversigt over allerede udfakturerede annonceordrer. Opstillingen her er den samme som i annoncekartoteket. Når man kommer ind i annoncearkivet, er annoncerne sorteret efter kundenummer. Hvis man ønsker at sortere efter ordrenummer kan man blot trykke på ALT + U. Hvis man ønsker at komme tilbage til sortering efter kundenummer trykker man på ALT + K. Her er endvidere mulighed for at slå op på et bestemt sted i listen ved at trykke på F4 og herefter taste kundenummer eller ordrenummer man ønsker at se. Man har i dette skærmbillede mulighed for at se de indtastede annoncelinier ved enten at klikke på fanebladet Linier eller klikke på knappen Annoncelinier. Hvis man har behov for at genudskrive en faktura, gøres dette i standardsystemet via debitormodulet. -Data

9 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers Indtastning i planlægningssystem til nno. Planlægningssystemet til styring af faste annoncer kræver ikke yderligere parametre opsat. Den gennemgående opsætning er som i de almindelige annoncelinier. Planlægningssystemet kan tilgås fra 2 steder. Hvis systemet tilgås fra debitor kartoteket, vil man få en oversigt over de annoncer den pågældende debitor har bestilt. Hvis systemet tilgås fra Ordre/Dagligt/Faste annoncer, vil man få en oversigt over alle faste annoncer, som er indtastet på samtlige debitorer. Skærmbilledet man kommer ind i er vist herunder. I dette skærmbillede har man mulighed for at oprette nye faste annoncebestillinger. En ny bestilling oprettes ved at trykke på F2. Hvis man er tilgået annoncesystemet via en debitor, vil oprettelsen automatisk bruge denne debitors kontonummer. Hvis man er tilgået annoncesystemet direkte, vil man blive spurgt om et kontonummer. Herefter skal linierne udfyldes på samme måde, som i det almindelige annoncesystem, dog med følgende tilføjelser. Gennemgang af de forskellige felter: A Viser om bestillingen er aktiv Start Viser om bestillingen skal overføres første gang i en kørsel, som ligger efter næste kørsel. Slut Her tastes, hvornår annoncen skal med sidste gang. Interval Her kan vælges: Uge, måned, kvartal, år. Uge Her tastes antal uger som skal lægges til ovenstående (Uge + 1 = hver uge, måned + 1 = 1. uge i hver måned). Sidste Udfyldes automatisk med den seneste dato for annonceindrykningen. Næste Viser hvornår annoncen skal med næste gang. Vedrørende Her kan indtastes et rekvisitionsnummer eller lignende. Hvis feltet er udfyldt, vil en annonceordre blive oprettet for hvert rekvisitionsnummer. De øvrige felter skal udfyldes på nøjagtig samme måde som i annoncesystemet. -Data

10 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers Funktioner i planlægningssystemet til nno Når de faste annoncer er tastet ind, har man mulighed for at overføre annoncerne til den næste uge til annoncesystemet. Dette gøres ved at trykke på knappen overfør. Når man trykker på knappen, får man følgende advarsel: Når man har svaret ok til dette, bliver man spurgt efter en annoncedato, og herefter overføres den faste annonce til annoncesystemet med denne dato. Hvis en af debitorerne allerede har en åben annonceordre, tilføjes annoncelinien til denne, og ellers oprettes en ny annonce, hvor annoncelinierne skrives i. Når kørslen er fuldført, udskrives en rapport, hvori man kan se de enkelte annoncer. Denne kørsel har nu opdateret planlægningssystemet med de sidste kørselsdatoer samt udregnet næste kørselsdato for de enkelte linier. Hvis det nu skulle ske, at kørslen var blevet igangsat ved en fejl, er det mulig at slette hele den sidste kørsel. Det skal dog siges, at en sletning kun er muligt indtil posterne overføres fra annoncesystemet til ordresystemet. En tilbageførsel sættes i gang ved at klikke på knappen Slet. Denne kørsel søger annoncelinierne igennem og sletter alle overførte annoncer, som kan relateres til den sidste kørsel. Hvis den slettede linie stod alene på en annonceordre, slettes hele annonceordren. Herefter føres alle felterne i planlægningskartoteket tilbage som de var før overførslen blev lavet. Efter tilbageførslen udskrives en rapport over de slettede poster. -Data

11 nno vers til Microsoft Business Solutions C5 vers Planlægning af avisstørrelse Under punktet Ordre / Rapporter / Annonceoversigt er det muligt at lave en udskrift over alle annoncebestillinger til en given uge. Annonceoversigten finder både ordrer som findes annoncemodulet, og ordrer som endnu ikke er overført fra planlægningssystemet. I ovenstående eksempel, kan man se, at der er en annonce, som endnu ikke er blevet overført til annoncemodulet. Dette vises ved at der er en stjerne før annonceteksten samt at linien er skrevet med kursiv. Hvis man skulle komme i denne situation, kan man blot starte overførslen igen. Den vil ikke overføre linier som allerede er overført, men kun linier, som er blevet indtastet siden den sidste overførsel. Udskriften er sorteret efter placeringskoder og med en sammentælling af spalte mm pr. placering samt en total sammentælling af spalte mm. Denne udskrift gør det muligt hurtigt at beregne, hvor mange sider der skal være i avisen den pågældende uge. 7. Systemkrav. Man skal enten have koder til VAR-lagsafvikling eller Basisudvikling 12 ledige forms 5 ledige rapporter -Data