SPØRGSMÅL OG SVAR VEDR. UDBUD AF REJSEBOOKING I GRØNLANDS SELVSTYRE

Transkript

1 Aningaasaqarnermut Akileraartarnermullu Naalakkersuisoqarfik Departementet for Finanser og Skatter Aningaasaqarnermut Sulisoqarnermullu Aqutsisoqarfik Økonomi- og Personalestyrelsen SPØRGSMÅL OG SVAR VEDR. UDBUD AF REJSEBOOKING I GRØNLANDS SELVSTYRE AUGUST 2018

2 Følgende spørgsmål er blevet stillet vedr. udbud af rejsebooking i Grønlands Selvstyre i spørgeperioden til Spørgsmålene vil blive besvaret anonymt og i den rækkefølge, som de er modtaget. Spørgsmål 1: - Må rejsebooking-udvalget komme med input og ændringer til opstillede krav, når Portalerne skal vurderes? Svar til spørgsmål 1: - Rejsebooking-udvalget må ikke ændre på opstillede krav eller komme med flere tilføjelser. Udvalget er til for at opnå en bred brugervurdering af Portalerne, og de kan dermed give kommentarer til hvad der ville fungere hensigtsmæssigt eller uhensigtsmæssigt i de respektive enheder. Spørgsmål 2: - Er dette udbud offentligt tilgængelig, så alle i princippet kan byde? Svar til spørgsmål 2: - Idéen med et offentligt udbud er at alle, uanset geografi, kan byde på opgaven. Udbuddet er også offentligt tilgængeligt på Spørgsmål 3: - Hvor gammel skal et barn være, for ikke at falde under kategorien børnearbejde i forbindelse med udelukkelsesgrunde i Punkt 2 i Udbudsbetingelserne? Svar til spørgsmål 3: - Et barn skal være fyldt 13 år, for at arbejde lovligt 1. Spørgsmål 4: - Kan kontraktudkastet ændres, eftersom det kun er et udkast? Svar til spørgsmål 4: - Der kan ikke forekomme væsentlige ændringer i kontraktudkastet i Bilag 8 og Bilag 8.a. Har man forbehold til kontrakten, opfordres man til at indsende spørgsmål til Ordregiver inden mandag d. 13. august 2018 kl. 12:00. Via spørgsmål kan Ordregiver vurdere, hvorvidt der er grundlag for at foretage ændringer i udbudsmaterialet eller om det anførte fastholdes. Spørgsmål 5: - Fremvisning af Portalen finder sted i uge 38 og 39. Er der bestemte datoer sat af til fremvisning eller koordinerer man dato og tidspunkt mellem Tilbudsgiver og Ordregiver? 1 Side 2 af 19

3 Svar til spørgsmål 5: - Dato og tidspunkt for fremvisning af Portalen koordineres mellem Parterne, så længe de finder sted i uge 38 og 39. Spørgsmål 6: - Der mangler i Bilag A Definitioner, en klar og entydig beskrivelse af, hvad kunden anser for værende back-end bonus i Punkt 3.4 i Kravspecifikationen. - Eksempel 1: Hvis leverandøren har en generel aftale på IATA nummer niveau med et luftfartsselskab, hvor leverandøren oppebær en retroaktiv kommission for formidlet salg, betragtes dette som back-end bonus? - Eksempel 2: Hvis kunden, inklusiv Moderniseringsstyrelsen, på en destination ikke har nogen aftalepriser på hoteller, og derfor benytter sig af et af leverandørens aftaler, hvor leverandøren oppebær en provision for salget, betragtes dette som back-end bonus? - Eksempel 3: Hvis leverandøren har nettopriser på hoteller på destinationer, hvor kunden inklusiv SKI ikke har et hotelprogram, og leverandøren tillægger et distributionstillæg til nettohotelprisen, inden denne sælges til kunden, hvordan betragtes dette i forhold til back-end bonus? - Kunden skal her være opmærksom på, at leverandøren særskilt kan tage sig betalt for reservation af hotelydelsen. Svar til spørgsmål 6: - Der indsættes en definition af Kundens forståelse af back-end bonus i Bilag A. Der sker præcisering af Punkt 3.4 i Bilag 1 og Punkt 3.4 i Bilag 1.a. - Definition til Bilag A: o Back-end bonus: Betyder en af 3. part anvendt incitamentsstruktur gældende udbetaling af bonus i forhold til Leverandøren og fremme af Leverandørens salg til Kunden. Ved bonus forstås ekstraordinær betaling, der ligger ud over betaling af kommission/provision for Leverandørens varetagelse/formidling af salget af ydelser på vegne af 3. part. - Svar til eksempel 1: Dette betragtes ikke som bonus. - Svar til eksempel 2: Dette betragtes ikke som bonus. - Svar til eksempel 3: Dette betragtes ikke som bonus. Spørgsmål 7: - I Bilag 1.a Punkt nævnes, at opkald vedr. irregularitet er gratis, men i Bilag 1 nævnes, at opkald vedr. irregularitet er gratis, uagtet om det er inden for eller uden for almindelig arbejdstid. Hvorfor denne forskel? Svar til spørgsmål 7: - Der sker en præcisering og ensretning af formuleringerne anvendt i Bilag 1 og Bilag 1.a. Spørgsmål 8: - Det angives i Bilag 1, Punkt og Bilag 1.a, Punkt , at det er et obligatorisk krav, at kundens hotelaftaler, samt Moderniseringsstyrelsens hotelaftaler kan reserveres i en online portal uden opgivelse af kreditkortoplysninger. Dette punkt ønskes nærmere belyst, idet det ene og alene Side 3 af 19

4 er hotellet og/eller hotelkæden, der angiver kriterierne for, hvilken form for garantistillelse, som stilles til rådighed for kunden. Leverandøren er formidler, og har ingen mulighed for at ændre garantistillelsen. Således ønskes belyst, om kunden inklusiv Moderniseringsstyrelsen, medtager krav om friholdelse for kreditkortgarantistillelser i de hotelkontrakter, som kunden aftaler med hotellerne. Svar til spørgsmål 8: - Som udgangspunkt forhandles alle aftalehoteller i Grønlands Selvstyre således, at der kun faktureres til GLN-nr, da der ikke benyttes kreditkort i Grønlands Selvstyre. Et hotels krav om oplysning af kreditkort vil betyde, at den ansatte skal anvende sit private kreditkort som garantistillelse i forbindelse med booking af en tjenesterejse, hvilket ikke accepteres. Spørgsmål 9: - Vil I beskrive den garantistillelse, som er skitseret i bilag 8.A punkt 4.2. Mht. bilag 8, punkt 4.2 fremgår ingen garantistillelse, kan en sådan komme på tale, og/eller er Naalakkersuisut indstillet på at betale med et internationalt kreditkort for rejser købt på denne delaftale? Svar til spørgsmål 9: - Delaftale 1 og Delaftale 2, 3 og 4 adskiller sig i forhold til fakturering af ydelser jf. Bilag 8.A. Punkt 4.2. og Bilag 8. Punkt 4.2. Ved Delaftale 1 skal der ske samlefakturering, modsat Delaftale 2, 3 og 4, hvor der sker fakturering pr. billetudstedelse. Grundet krav om samlefakturering stilles garanti. Garantistillelsen gældende Delaftale 1 består i én særskilt konto i Grønlandsbanken, hvortil der oprettes en B-fuldmagt for kontrakthaver. Der kan således oprettes overførsler fra kontoen i tilfælde af forfalden saldo. Styrelsen har A-fuldmagt til kontoen og skal således godkende enhver overførsel. Der henstår på kontoen et beløb svarende til den gennemsnitligt månedlige gennemfakturerede omsætning gældende Styrelsen for Sundhed og Forebyggelse, herunder Det grønlandske Sundhedsvæsens køb af ydelser. - Nej, en sådan garantistillelse vil ikke komme på tale gældende Delaftale 2, 3 og 4. - Nej, der vil ikke kunne ske betaling med internationale kreditkort som eksempelvis Diners eller kreditfacilitet i øvrigt gældende Delaftale 2, 3 og 4. Spørgsmål 10: - Er det tilladt at tilføje rækker til bilag 5 erklæring om medarbejdere (redegørelseskrav)? For at tydeliggøre, hvem og hvor mange, der er involveret i setuppet? Svar til spørgsmål 10: - Det er tilladt at tilføje flere rækker i Bilag 5, men det frabedes at der tilføjes flere kolonner. Spørgsmål 11: - I Bilag 5 erklæring om medarbejdere (redegørelseskrav) fremgår 2 forskellige timeantal for et årsværk, og i bilag A definition, beskrives et årsværk, som værende 2016 timer. Hvilken af timeantallene skal bruges ved den korrekte beregning af et årsværk? Side 4 af 19

5 - Det fremgår ikke tydeligt af udbudsmaterialet til hvilket formål årsværket skal benyttes, hvorfor en nærmere uddybning af formålet ønskes angivet. - Tages der højde for, at de enkelte leverandører kan have forskellige ansættelseskontrakter og/eller overenskomster, hvor en fuldtidsstilling beregnes forskelligt, hvilket vil give udslag i forskelligheder i 1 årsværk? Svar til spørgsmål 11: - Det korrekte timetal for et årsværk er 2.078,40. Der rettes op på fejlen i Bilag 5 og Bilag A. - Formålet med årsværket er at sikre, at mindst 0,4 af de årsværk som opfyldes i kontraktens løbetid, besættes af praktikanter, elever, lærlinge mv. Grønlands Selvstyre vurderer, at ansættelse af praktikanter mv., medfører positive effekter i samfundet. Praktikanterne mv. opnår høj viden, indsigt og erfaring, som vil bidrage til en bedre forståelse af studiet og dermed løftes niveauet i uddannelsen. Således er det essentielt at virksomheder påtager sig ansvaret for, at ansætte praktikanter mv., og at de opnår mindst 0,4 årsværk. Se endvidere Bilag 1, punkt Dette anførte krav er dog ikke gældende for Delaftale 1. - Der tages ikke højde for, om den enkelte leverandør anvender forskellige ansættelseskontrakter eller overenskomster, så længe uddannelsesaftalen bliver overholdt. Spørgsmål 12: - Har I mulighed for at uddybe, hvad der menes med Back-end aftaler? Svar til spørgsmål 12: - Se spørgsmål 6. Spørgsmål 13: - No clear mandate for Det Grønlandske Sundhedsvæsen, how to understand that? Svar til spørgsmål 13: - Spørgsmålet er uklart og kan ikke besvares. Der henvises til Udbudsbetingelserne Punkt 4.5 hvoraf det fremgår, at spørgsmål skal stilles på grønlandsk eller dansk. Spørgsmål 14: - Udbudsbetingelser side 4: Grønlands Selvstyre oplyser en gennemfaktureret omsætning på 250 M DKK årligt. Har I mulighed for at oplyse om, hvad dette beløb indeholder. Er det den fakturerede omsætning gennem rejsebureauerne eller dækker det alle rejseomkostninger? - Hvis det dækker alle rejseomkostninger, har I så mulighed for at oplyse om, hvor stor en andel af den gennemfakturerede omsætning der går gennem rejsebureauerne? Svar til spørgsmål 14: - Den totale gennemfakturerede omsætning på DKK 250 mio. årligt inkluderer alle rejseomkostninger, hvoraf Det grønlandske Sundhedsvæsen udgør cirka DKK 105 mio. årligt baseret på tal fra Omkostninger til Det grønlandske Sundhedsvæsens vedrørende evakueringer er dog undtaget denne opgørelse og ikke omfattet af nærværende udbud. Side 5 af 19

6 - Den gennemfakturerede omsætning via rejsebureauer i Grønlands Selvstyre svarer til cirka DKK 200 mio. årligt. For Det grønlandske Sundhedsvæsen estimeres den gennemfakturerede omsætning via rejsebureauer, herunder inhouse løsningen, til minimum DKK mio. kroner årligt. Det grønlandske Sundhedsvæsen booker hovedsageligt hoteller uden om rejsebureauet. Spørgsmål 15 - Har Grønlands Selvstyre mulighed for at oplyse om, hvordan jeres rejseindkøb fordeler sig på produkter samt geografi? Dvs. fly (indenrigs, europæisk, oversøisk), hotel (indenrigs og udenrigs) samt hvor meget er booket i GDS og hvor meget er booket direkte), bil, tog og skib? Har I ligeledes mulighed for at oplyse om dette for Grønlands Sundsvæsen samt herunder andelen af sygesager? Svar til spørgsmål 15: - Grønlands Selvstyres, eksklusiv Det grønlandske Sundhedsvæsen, rejseindkøb fordeler sig således: o Fly, Grønland Cirka DKK 77,5 mio. årligt o Fly, Danmark Cirka DKK 50 mio. årligt o Fly, Udlandet Cirka DKK 5 mio. årligt o Hotel, Grønland Cirka DKK 4 mio. årligt o Hotel, Danmark Cirka DKK 3,5 mio. årligt o Hotel, Udlandet Cirka DKK årligt o Skib Cirka DKK 9 mio. årligt o Bil Cirka DKK årligt o Tog Cirka DKK årligt o Selfservice Cirka 60 % o Fullservice Cirka 40 % - Det grønlandske Sundhedsvæsens rejseindkøb fordeler sig således: o Fly, Grønland Cirka DKK 72,5 mio. årligt o Fly, Danmark Cirka DKK 20 mio. årligt o Fly, Udlandet Cirka DKK 0 mio. årligt o Hotel, Grønland Cirka DKK 6 mio. årligt o Hotel, Danmark Cirka DKK 0,5 mio. årligt o Hotel, Udlandet Cirka DKK 0,00 årligt o Skib Cirka DKK 6 mio. årligt o Bil Cirka DKK 0,00 årligt o Tog Cirka DKK 0,00 årligt o Inhouse Cirka 90 % o Selfservice Cirka 5 % o Fullservice Cirka 5 % - Det anførte volumen gældende Det grønlandske Sundhedsvæsen omfatter ikke evakueringer, hvormed menes chartring af fly eller idriftsættelse af eget fast indchartret. - Det er uklart, hvad spørgeren mener med sygesager. Hvis der med sygesager menes evakueringer, er disse ikke omfattet af nærværende udbud. Patienter er de primære rejsende i Det grønlandske Sundhedsvæsen. Det skønnes, at mere end 95 % af volumen dækker patientrejser, Side 6 af 19

7 hvormed menes patienter der rejser med henblik på diagnose og behandling internt i Grønland eller til Danmark og Island. Hvis der med sygesager menes bårepatienter og lign. er der årligt bårepatienter gældende rejser indenrigs i Grønland og til Danmark. Spørgsmål 16: - Er det muligt for leverandøren årligt i kontrakt-perioden at inflationsregulere servicehonorarerne? Svar til spørgsmål 16: - Nej, servicehonorarerne jf. Bilag 3 er faste i kontraktperioden inklusiv optioner jf. Udbudsbetingelserne Punkt 1. Således er prissætningen fast i maksimalt 6 år. Spørgsmål 17: - Er det obligatorisk at anvende aftalen, eller er det op til de enkelte enheder? Svar til spørgsmål 17: - Ja, det er obligatorisk for alle enheder i henhold til Cirkulære af 24. september 2010 om indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underliggende institutioner at anvende Aftalen. Spørgsmål 18: - Er det korrekt forstået at I ikke er forpligtet til at booke hoteller gennem rejsebureauerne? Svar til spørgsmål 18: - Ja, det er korrekt forstået, at Grønlands Selvstyre ikke er forpligtet til at booke hoteller gennem rejsebureauerne. Det gælder ligeledes Det grønlandske Sundhedsvæsen. Spørgsmål 19: - Er det korrekt forstået at der ikke stilles krav til svartider vedr. Inhouse løsningen, men kun vedr. Full-service løsningen? Og er det ligeledes korrekt forstået at der ikke stilles nogle krav vedr. tidsrum for billetudstedelse udover normal åbningstid? Svar til spørgsmål 19: - Det antages, at der spørges til svartiden ved en henvendelse fra Inhouse-løsningen til Leverandøren. Svartiden vedrørende en henvendelse fra en enhed i Det grønlandske Sundhedsvæsen til Inhouse-løsningen er dette udbud uvedkommende. - Alle henvendelser fra Inhouse-løsningen til Leverandøren omfattes af svarfristerne fastsat i Bilag 1. A. Punkt Inhouse-løsningen anvender kø-struktur til billetudstedelse. Køen for automatisk billetudstedelse skal udstedelse ske straks uanset udenfor normal åbningstid. Ved køen for manuel billetudstedelse er dette at betragte som en henvendelse til Leverandøren og således omfattet af svarfristerne fastsat i Bilag 1. A. Punkt 6.2. Ved køen for haste-bookinger skal billetudstedelse ske maksimalt 1 time efter, at bookingen er sat på kø. Dette uanset udenfor normal åbningstid. Side 7 af 19

8 Spørgsmål 20: Overweight har Grønlands Selvstyre mulighed for at uddybe, hvad I mener med overvægt og hvordan dette bookes i dag? Svar til spørgsmål 20: - Booking af overvægt er relevant for Delaftale 1 og driften af Det grønlandske Sundhedsvæsen på tværs af landet. Med overvægt menes bagagevægt udover den tilladte bagagemængde i henhold til billetreglerne. Booking af overvægt anvendes eksempelvis ved kirurgers rundrejse i Grønland, hvor eksempelvis operationsudstyr medtages, da udstyr ikke findes lokalt. - Booking sker i dag ved henvendelse til operatøren direkte dvs. rederiet, der varetager sejladsen i et givent område. Spørgsmål 21: Portalen: Grønlands Selvstyre oplyser at I forventer at rejseportalen leveres medio oktober, men kontrakten tildeles først primo oktober. Skal det forstås således, at I ønsker adgang til rejseportalen med det samme, men uden tilpasninger af systemet? Årsagen til at vi spørger er fordi vi ikke kan klargøre systemet før vi ved, om vi får tildelt kontrakten og starter implementeringsprojektet op. Svar til spørgsmål 21: - Det skal forstås således, at Grønlands Selvstyre ved medio oktober 2018 har adgang til den fremviste portal, som bliver præsenteret i uge 38 og 39. Det skal yderligere forstås, at samarbejdet mellem Grønlands Selvstyre og pågældende leverandør vil starte op umiddelbart efter kontraktindgåelse, som forventes ultimo uge 41. Det forventes dermed ikke, at der leveres et færdigt produkt medio oktober 2018, men at implementering og fælles dialog vil påbegynde. Dette gælder ligeledes for Det grønlandske Sundhedsvæsen. Spørgsmål 22: Databehandleraftale: Leverandøren ønsker at agerer som dataansvarlig for rejsebureauydelser og ikke som databehandler. Årsag: a) Leverandøren fungerer som dataansvarlig for rejsebureauydelser fordi vi beslutter hvad, hvorfor og hvor meget med henblik på databehandling for de rejsende. b) Leverandøren vælger hvilket omfang af de personlige oplysninger der kræves for at kunne gennemføre rejsebestillinger. c) Leverandøren fastsætter hvilke udbydere og systemer der bruges for at levere rejsebestillingerne. d) Leverandøren fastsætter hvilke kommercielle services og forretningsaktiviteter som dataene bruges til. e) Alle disse aktiviteter udføres i overensstemmelse med den gældende lovgivning om databeskyttelse, herunder GDPR. Leverandøren har bekræftet over for de europæiske databeskyttelsesmyndigheder, at vi er dataansvarlige og er ligeledes registreret som dataansvarlig for behandling af de rejsendes data. Side 8 af 19

9 f) Til information agerer alle danske rejsebureauer, af en vis størrelse som dataansvarlige. Vi vil meget gerne tilbyde at sætte et kald op med vores databeskyttelses-ansvarlige. Svar til spørgsmål 22: - Ovenstående kommentarer til Bilag 6, Databehandleraftalen, vil blive drøftet ved en evt. kontrakttildeling. - Ønsker leverandøren at benytte egen databehandleraftale, medsendes denne tilbuddet jf. Bilag 1, punkt 3.1 og Bilag 1.a, punkt Parterne skal senest samtidig med indgåelse af Aftalen indgå en databehandleraftale, jf. Bilag 1, punkt 3.1 og Bilag 1.a, punkt 3.1. Spørgsmål 23: Kundens aftaler: Har Grønlands Selvstyre mulighed for allerede på nuværende tidspunkt at uddybe om rejsebureauet skal booke taxaer, og hvis ja i hvilket omfang (mængde) samt beskrive, hvordan booking processen fungerer i dag? Svar til spørgsmål 23: - Booking af taxa gennem rejsebureauet er ikke et mindstekrav, hvorfor det falder under kategorien Øvrige gebyrer fx taxa, helikopter mv., jf. Bilag 3 Tilbudslister. Det er derfor frivilligt, om rejsebureauet ønsker at tilbyde booking af taxa. - Grønlands Selvstyres forbrug af taxakørsel er cirka DKK 2 mio. årligt. Dog booker vi oftest selv taxa, da vi har indgået taxaaftaler i både Nuuk og København, hvorfor vores bookingprocedure ligeledes er nem og overkommelig. Spørgsmål 24: Obligatoriske funktionelle krav: Grønlands Selvstyre oplyser at det ikke er et krav at disse funktioner er tilgængelige når systemet tages i brug, men at disse skal udvikles i løbet af de første 4 måneder af samarbejdet. Under Vedr. ønskelige funktioner står der at disse er ønskelige krav men samtidig står der også at de skal udvikles inden for de første 4 måneder af samarbejdet. Vi formoder at dette er en fejl, men venligst bekræft. Svar til spørgsmål 24: - De ønskelige funktioner er ikke mindstekrav jf. Kravsspecifikationen, punkt , hvilket betyder, at de ikke behøver udvikles, men at det bliver bedømt positivt, hvis de tilbydes. Hvis de ønskelige funktioner tilbydes, er det valgfrit, om funktionerne er tilgængelige ved ibrugtagning eller om de udvikles inden for de første 4 måneder af Aftalens løbetid. Spørgsmål 25: Prisgaranti: Hvordan synes I at denne prisgaranti skal fungere i praksis (på fly, hotel og skib) og under hvilke præmisser? Svar til spørgsmål 25: - Kravet om prisgaranti udelades. Side 9 af 19

10 Spørgsmål 26: - Hoteller i Grønland som ikke ligger i GDS en i dag, og som ej ønsker at komme i GDS en (selvom vi kan være behjælpelige med at betale omkostningen for at disse hoteller komme i GDS en), hvorledes er vi forpligtet til at booke/håndtere disse hoteller? Svar til spørgsmål 26: - Der foreligger en forpligtelse til at booke overnatninger på aftalehoteller uanset om disse ligger i GDS eller ej jf. Bilag 1, Punkt 3.3.og Bilag 1. A, Punkt 3.3. Booking af hoteller i Det grønlandske Sundhedsvæsen sker primært uden om rejsebureauet. Spørgsmål 27: - 11 Fakturering: Grønlands Selvstyre oplyser at vi skal vedlægge en rejseplan når vi sender en bekræftelse/billet, vi er ikke sikker på at vi helt forstår dette, da en rejseplan kan være ændret flere gange efter at billetten er udstedt enten via rejsebureauet eller direkte hos flyselskabet. Har I mulighed for at uddybe dette? Svar til spørgsmål 27: - Grønlands Selvstyre ønsker i dette tilfælde at få vedlagt en rejseplan, når rejsen bookes, som beskriver hvem den rejsende er, flydetaljer, afgangs- og ankomsttider, reservationsnummer mm. Forekommer der ændringer i rejseplanen, vil den rejsende blive kontaktet via oplyste telefonnummer eller , hvorfor det accepteres at ændringer kan forekomme. Den medsendte rejseplan fungerer blot som information til den rejsende. Spørgsmål 28: - 2 Kunden: Grønlands Selvstyre oplyser at Det Grønlandske Sundsvæsen, via inhouse løsningen, booker ca. 90%, af alle rejser. Har I mulighed for at oplyse hvor stor en andel af de 90% som indeholder en manuel kvalitetskontrol? Svar til spørgsmål 28: - Det estimeres, at der årligt sker manuel kvalitetskontrol på bookinger. Spørgsmål 29: - Under prislister: Kan Grønlands Selvstyre specificere, hvordan I definerer en billet? Svar til spørgsmål 29: - Der indsættes en definition af billet i Bilag A. o Billet: Betyder en booking af en rejse, og som udgør et bevis på en lovlig rejsehjemmel, eksempelvis flybillet eller skibs- og togbilletter. Én billet svarer til én booking. Spørgsmål 30: - Bilag 1, Kravspecifikation, side 16, stk Skal elever og praktikanter forstås som en og samme ting? o Hvis nej, hvilke krav stilles der da til en praktikant og hvilke krav stilles der til elever? Side 10 af 19

11 o Hvis nej, kan man vælge kun at benytte elever eller praktikanter eller skal det være en kombination af begge? Svar til spørgsmål 30: - Ja, elever, praktikanter, lærlinge mv. betragtes som det samme. Spørgsmål 31: - Bilag 1, Kravspecifikation, side 9, stk Booking af hotelovernatning på Kundens aftaler uden opgivelse af kreditkortoplysninger. Er alle Kundens hotelaftaler garanteret for sen ankomst, således at bookingen ikke annulleres hvis der er ankomst efter fx kl. 18, eller det tidspunkt det givne hotel har som deadline? Omformuleret: Har Kunden lavet en garantiordning med de hoteller der er lavet aftale med, således at kreditkort-garanti ikke er påkrævet? Svar til spørgsmål 31: - Grønlands Selvstyres hotelaftaler er udarbejdet således, at der er taget højde for de specielle grønlandske forhold fx vejret og tidsforskel. Derfor er alle hotelaftaler garanteret for sen ankomst, hvorfor bookingen ikke annulleres ved ankomst efter kl. 18:00. Der er ligeledes indgået aftale vedrørende, at kreditkort ikke er påkrævet. Disse betingelser er dog undtaget for Hotel Bella Sky Copenhagen og Crowne Plaza Copenhagen. Nævnte hoteller følger Moderniseringsstyrelsens vilkår, som ikke tager højde for grønlandske forhold. Spørgsmål 32: - Bilag 3 Tilbudslister. På listen er der bl.a. anført: o Fly Grønland indenrigs o Øvrige gebyrer fx taxa, helikopter m.v. - Hvis der købes en helikopterbillet med Disko Line, hvor hører denne så til på prislisten? Svar til spørgsmål 32: - Købes der helikopterbillet med Diskoline, tilfalder den kategorien Øvrige gebyrer fx taxa, helikopter m.v.. - Undtagen herfra er dog beflyvning med helikopter på Air Greenlands rutenet eventuelt i kombination med almindelig beflyvning. I det tilfælde, vil gebyrfastsættelse ske pr. booking gældende fly jf. Bilag 3. Spørgsmål 33: - Bilag 4 Efterskoleelever. Der står at delaftale 3 omfatter alle uddannelsesinstitutioner i Grønland, eksklusive folkeskoler og efterskoler. Er der her udelukkende tale om de grønlandske efterskoler? o Hvis ja, i hvilken kontrakt hører de danske efterskoler da til? Svar til spørgsmål 33: - Delaftale 3 omfatter hverken grønlandske eller danske folkeskoler og efterskoler. Side 11 af 19

12 Spørgsmål 34: - Vedr. bilag 3 tilbudslister fremgår det at man skal give et tilbuds på skibs- og togbillettter booking via portalen og gds, betyder at der er taget højde for den fremtidige mulighed for at booke disse billetter via GDS i Grønland - For at kunne fremkomme med et kvalificeret bud på en pris ønskes en beskrivelse af den funktionalitet, som Selvstyret har stillet i forhold til skibsleverandørerne i forhold til GDS funktionalitet. Specifikt ønskes det oplyst, om der stillet krav til skibsleverandøren vedr. faktureringsmulighed, såfremt skibsleverandøren ikke stiller en faktureringsmulighed til rådighed er Selvstyret så indstillet på at stille et kreditkort til rådighed for rejsebureauet for at kunne booke Selvstyrets skibsbilletter? - Er der stillet krav til skibsleverandøren om en interface record, dvs. en struktureret bookfil, der afsendes til rejsebureauets faktureringssystem i forbindelse med reservationer? Svar til spørgsmål 34: - Ja. Den differentierede prissætning sker som en fremtidssikring for det tilfælde, at booking via Portalen og GDS skulle blive muligt. - I de nugældende servicekontrakter er der ikke stillet krav til skibsleverandørerne i forhold til GDS funktionalitet, booking via erhvervsportaler eller lign. Der er sket parallelle drøftelser om mulighederne for at udvikle en bookingportal uden dog, at der foreligger noget konkret. Svar på spørgsmålet kan derfor ikke nærmere specificeres. De nugældende servicekontrakter udløber De praktiske foranstaltninger omkring booking af skibsbilletter er et opmærksomhedspunkt i forhold til et genudbud af servicekontrakterne, der træder i kraft under nærværende kontrakts gyldighedsperiode, herunder muligheden for booking via GDS og krav til fakturering. - Se ovennævnte vedr. krav til fakturering. Spørgsmål 35: - Kravspecifikationen bilag 1 fremgår en prisgaranti med flg. Ordlyd. Leverandøren skal give en prisgaranti, der tilbyder Kunden at få refunderet sin betaling på prisforskellen mellem den af Leverandøren tilbudte pris og den lavere pris, som Kunden selv har fundet. Prisgarantien gælder fly, hotel og skib. Prisgarantien forudsætter, at Kunden kan dokumentere, at en tilsvarende rejse med de samme søgekriterier offentligt kan fremsøges. Har Naalakkersuisut overvejet at prisgarantistillelsen kræver indsats af ekstra ressourcer for rejsebureauet samt potentielt mere tid for Naalakkersuisuts medarbejdere? En netop offentliggjort undersøgelse fra Forbrugerrådet i Danmark viser, at en prisgarantistillelse ikke nødvendigvis giver lavere priser, idet leverandøren indregner sig en omkostningsdækning for at stille en prisgaranti? Se Hvis en prisgaranti kræves af Naalakkersuisut bør teksten omformuleres, så teksten bliver mere konkret og mere operationel, så den i videst muligt omfang begrænser det potentielle tidsspilde, som kan være i at leverandørens medarbejdere skal undersøge diverse hotelportaler, diverse online bookingportaler for blot at konstatere, at et produkt ikke er sammenligneligt. Jo mere Side 12 af 19

13 upræcis teksten er, jo større risikomargin, skal vi som leverandører indregne i prisen på en serviceydelse for at kunne holde en indtjening på servicering af Naalakkersuisut, og dermed bliver udsalgsprisen per styk højere end nødvendigt. Begrebet sammenlignelig produkt samt tidsrummet, hvori man kan sammenligne produkter er de to tidsrøvere i den foreslåede tekst. Dels stiller spørgsmålet sig, på hvilke portaler skal man sammenligne produktet. Hvis vi tager Momondo, så kan man finde masser af rejsebureauer, som ønsker at skabe trafik på deres hjemmeside igennem Momondo, hvorfor de periodisk dumper en flypris, under hvad der er tilgængeligt på luftfartsselskabets hjemmeside, det samme gælder i øvrigt for hoteller og biler. Problemet med eksempelvis at benytte Momondo er, at de rabatter som Naalakkersuisut har forhandlet sig frem til på baggrund af Naalakkersuisuts hensigtserklæring til operatøren bliver undergravet, hvorved operatøren ikke har oversigt over, hvem organisationen/virksomheden bag ved reservationen er. Uden en nærmere defineret angivelse af, hvor Naalakkersusiuts medarbejdere skal kunne benchmarke de tilbudte priser, vil rejsebureauets medarbejdere skulle bruge tid på at forklare de enkelte medarbejdere hos Naalakkersusiut hvorfor et produkt ikke er sammenligneligt, og det må forventes, at antallet af reklamationer vedr. fortolkningsspørgsmål må tage ekstra tid hos såvel Strategisk Indkøb som hos rejsebureauets ledelse. Således foreslås indsat i teksten, at kunden selv har fundet på det opererende luftfartsselskabs, hotels, eller biludlejningsselskabs hjemmeside. For yderligere at begrænse tidsforbruget foreslås endvidere indsat Kunden kan endvidere ikke kræve refusion af prisforskellen, hvis denne skyldes tillæg for operatørens tilgængelighed via bookingsportalens underliggende GDS system, eller valg af anden betalingsmiddel end det, som Naalakkersuisut har aftalt med rejsebureauet I dag tilbyder nogle luftfartsselskaber såkaldte NDC priser, som umiddelbart er sammenlignelige, men funktionaliteten, via NDC distribution, som kunderne ikke kender, er ikke på højde med den tilsvarende GDS funktionalitet, hvilket betyder, at eksempelvis ændringer og billetomskrivninger, samt interface records, for fakturering ikke er tilstede igennem NDC portalerne på nuværende tidspunkt, hvilket så betyder, at rejsebureauet har ekstra arbejde med ændringer, billetomskrivninger og manuel oplægning af fakturerings- og statistikstrenge. Desuden gøres opmærksom på, at lovgivningen i Danmark ikke tillader opkrævning af gebyrer for betaling med kreditkort, imens lovgivningen i andre lande tillader, dette samt det testede korttype kontra hvad Naalakkersuisut har valgt at benytte, kan give sig udslag i prisforskelle, som ikke bør komme rejsebureauet til last. Tidsrummet, hvori en medarbejder hos Naalakkersuisut har mulighed anmode om refusion, bør begrænses til tilbudsperioden som defineres, som værende det tidsrum, fra rejsebureauet har modtaget forespørgslen til ordren endelig skal bekræftes af Naalakkersuisuts medarbejder. Problemstillingen er den, at rejsebureauet ikke er herrer over operatørens priser, og der kan være situationer, hvor luftfartsselskabet, hoteller, og biludlejningsselskaber laver revenue management og sænker priserne for at få fyldt op. Dette kan betyde, at en rød ufleksibel billet købt i dag med Side 13 af 19

14 afrejse i februar måned, pludselig bliver prismæssig undercuttet i januar måned, hvor det er klart for luftfartsselskabet, at de pågældende afgange på flyet ikke bliver udsolgt, hvorfor luftfartsselskabet iværksætter en kampagnetilbud, som er billigere end den røde billet købt i dag, men stadig restriktiv. I dette tilfælde bør det ikke kunne lægges rejsebureauet til last, og det bør derfor fremgå klart af prisgarantien, at prisgarantien kun dækker i tilbudsperioden. Dette igen for at begrænse unødvendigt tidsspilde hos såvel Naalakkersuisut som hos rejsebureauet. Svar til spørgsmål 35: - Kravet om prisgaranti udelades. Spørgsmål 36: Kontraktudkast bilag 8.a: - (Side 11 af 18 à 5.1) o Når forsinkelse indtræder eller forsinkelse må påregnes, påhviler det Leverandøren straks at foretage effektive skridt til at indhente forsinkelsen eller, hvis dette ikke er muligt, at begrænse denne. o Leverandøren skal endvidere straks give skriftlig meddelelse til Kunden om forsinkelsen, samt angive årsagen hertil, den forventede varighed af forsinkelsen og hvilke tiltag der iværksættes med henblik på at indhente eller begrænse forsinkelsen. Afgivelse af en sådan meddelelse reducerer ikke Leverandørens eventuelle pligt til betaling af bod og erstatning. Ønskes ændres straks til hurtigst muligt eller uden ugrundet ophold. o Er Ydelsen forsinket mere end 2 Arbejdsdage, kan Kunden uden ugrundet ophold opkræve bod, jf. Punkt 5.4, eller ophæve Aftalen helt eller delvist, jf. afsnit arbejdsdage ønskes ændret til 3 arbejdsdage. o Der sker præcisering af formulering i Bilag 8.A, punkt 5.1. o Straks ændres til uden ugrundet ophold. o 2 Arbejdsdage ændres til 3 Arbejdsdage. - (Side 12 af 18 à 5.2) o Der foreligger en mangel ved Ydelsen, hvis den ikke opfylder Aftalens krav. eller ikke i øvrigt lever op til, hvad Kunden med føje kan forvente. o Der sker præcisering af formulering i Bilag 8 A, punkt 5.2. o Der forligger en mangel ved Ydelsen, hvis den ikke opfylder Aftalens krav som anført i Bilag 1. A., Kravspecifikationen og materialet i øvrigt - (Side 12 af 18 à 5.2.2, pkt. 3) o Der foreligger mere end 20 mangler og/eller tekniske fejl inden for 1 kalendermåned pr. delaftale. 20 mangler ændres til 30. o Der sker en præcisering af formuleringen i Bilag 8. A Punkt nr. 3. Side 14 af 19

15 o Der foreligger mere end 30 mangler og/eller tekniske fejl inden for 1 kalendermåned pr. delaftale. - (Side 13 af 18 à 5.3.1) o Opstår en kritisk eller væsentlig fejl, er Leverandøren forpligtet til at rette denne hurtigst muligt og senest 2 Arbejdsdage efter modtagelse af skriftlig meddelelse fra Kunden herom. 2 arbejdsdage ændres til 7 arbejdsdage. o Anmodning om ændring af tidsfrist på 2 arbejdsdage til 7 Arbejdsdage kan ikke imødekommes grundet betydning for Kundens rejseomkostninger og anvendt bookingmåde. Det anerkendes dog, at arbejdet med udbedring af kritiske og væsentlige fejl kan være omfangsrige, hvorfor der accepteres en ændring fra 2 Arbejdsdage til 5 Arbejdsdage. o Der sker en præcisering af formuleringen i Bilag 8. Punkt o Opstår en kritisk eller væsentlig fejl, er Leverandøren forpligtet til at rette denne hurtigst muligt og senest 5 Arbejdsdage efter modtagelse af skriftlig meddelelse fra Kunden herom. - (Side 14 af 18 à 5.3.3) o Antallet af tekniske fejl må dog ikke overstige 2 kritiske fejl og 4 væsentlige fejl i disse første 4 måneder. Tekniske fejl herudover anses som misligholdelse. Ændres til 10 kritiske og eller væsentlige fejl. o Der sker præcisering af formulering i Bilag 8, punkt o 2 kritiske fejl og 4 væsentlige fejl ændres til 10 kritiske- og eller væsentlige fejl. - (Side 14 af 18 à 6) o Force majeure kan ikke påberåbes som følge af de grønlandske vejrforhold. Ønskes slettes, da det efter vores skøn ikke har indvirkning på leverandørens ydelser. o Grønlands Selvstyre imødekommer ønsket om at slette følgende fra Bilag 8.A, punkt 6: Force majeure kan ikke påberåbes som følge af de grønlandske vejrforhold. Kontraktudkast bilag 8: - (Side 10 af 18 à 4.2) o betalingsbetingelserne er 40 dage fra fakturadato. Ønskes en klargørelse. o Der sker præcisering af formulering i Bilag 8, punkt 4.2. o Betaling for Ydelsen forfalder 40 Dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura, jf. punkt 4.3. Side 15 af 19

16 - (Side 11 af 18 à 5.1) o Når forsinkelse indtræder eller forsinkelse må påregnes, påhviler det Leverandøren straks at foretage effektive skridt til at indhente forsinkelsen eller, hvis dette ikke er muligt, at begrænse denne. o Leverandøren skal endvidere straks give skriftlig meddelelse til Kunden om forsinkelsen, samt angive årsagen hertil, den forventede varighed af forsinkelsen og hvilke tiltag der iværksættes med henblik på at indhente eller begrænse forsinkelsen. Afgivelse af en sådan meddelelse reducerer ikke Leverandørens eventuelle pligt til betaling af bod og erstatning. Ønskes ændres straks til hurtigst muligt eller uden ugrundet ophold. o Er Ydelsen forsinket mere end 2 Arbejdsdage, kan Kunden uden ugrundet ophold opkræve bod, jf. Punkt 5.4, eller ophæve Aftalen helt eller delvist, jf. afsnit arbejdsdage ændres til 3 arbejdsdage. o Der sker præcisering af formulering i Bilag 8, punkt 5.1. o Straks ændres til uden ugrundet ophold. o 2 Arbejdsdage ændres til 3 Arbejdsdage. - (Side 11 af 18 à 5.2) o Der foreligger en mangel ved Ydelsen, hvis den ikke opfylder Aftalens krav. eller ikke i øvrigt lever op til, hvad Kunden med føje kan forvente. o Der sker præcisering af formulering i Bilag 8, punkt 5.2. o Der forligger en mangel ved Ydelsen, hvis den ikke opfylder Aftalens krav som anført i Bilag 1, Kravspecifikationen og materialet i øvrigt - (Side 12 af 18 à 5.2.2, pkt. 3) o Der foreligger mere end 20 mangler og/eller tekniske fejl inden for 1 kalendermåned pr. delaftale. 20 mangler ændres til 30. o Der sker en præcisering af formuleringen i Bilag 8. pkt nr. 3. o Der foreligger mere end 30 mangler og/eller tekniske fejl inden for 1 kalendermåned pr. delaftale. - (Side 13 af 18 à 5.3.1) o Opstår en kritisk eller væsentlig fejl, er Leverandøren forpligtet til at rette denne hurtigst muligt og senest 2 Arbejdsdage efter modtagelse af skriftlig meddelelse fra Kunden herom. 2 arbejdsdage ændres til 7 arbejdsdage. o Anmodning om ændring af tidsfrist på 2 Arbejdsdage til 7 Arbejdsdage kan ikke imødekommes grundet betydning for Kundens rejseomkostninger og anvendt bookingmåde. Det anerkendes dog, at arbejdet med udbedring af kritiske og væsentlige fejl Side 16 af 19

17 kan være omfangsrige, hvorfor der accepteres en ændring fra 2 Arbejdsdage til 5 Arbejdsdage. o Der sker en præcisering af formuleringen i Bilag 8. pkt o Opstår en kritisk eller væsentlig fejl, er Leverandøren forpligtet til at rette denne hurtigst muligt og senest 5 Arbejdsdage efter modtagelse af skriftlig meddelelse fra Kunden herom. - (Side 13 af 18 à 5.3.3) o Antallet af tekniske fejl må dog ikke overstige 2 kritiske fejl og 4 væsentlige fejl i disse første 4 måneder. Tekniske fejl herudover anses som misligholdelse. Ændres til 10 kritiske og eller væsentlige fejl. o Der sker præcisering af formulering i Bilag 8, punkt o 2 kritiske fejl og 4 væsentlige fejl ændres til 10 kritiske- og eller væsentlige fejl. - (Side 14 af 18 à 6) o Force majeure kan ikke påberåbes som følge af de grønlandske vejrforhold. Ønskes slettes. o Grønlands Selvstyre imødekommer ønsket om at slette følgende fra Bilag 8, punkt 6: Force majeure kan ikke påberåbes som følge af de grønlandske vejrforhold. Databehandleraftale: ( 20, stk.1) o 20. Databehandleren er forpligtet til indenfor 36 timer at give den Dataansvarlige meddelelse om mistanke om brud på sikkerheden i forbindelse med Behandlingen samt hvis der er risiko for, at oplysninger er kommet eller vil komme til uvedkommendes kendskab. 36 timer ændres til 72 timer. ( 21) o Databehandleren er indforstået med, at den Dataansvarlige har ret til at foretage både anmeldte og uanmeldte fysiske inspektioner på Databehandlerens fysiske produktionssteder til kontrol af, at han overholder Aftalens bestemmelser. Ønskes slettes. ( 24) o Databehandleren skal på anmodning afgive en ISAE 3402 erklæring eller en tilsvarende erklæring fra en statsautoriseret revisor eller lignende instans til den Dataansvarlige, hvori det dokumenteres, at han i arbejdet for den Dataansvarlige overholder de i Aftalen og lovgivningen stillede krav. o Stk. 2. Er andet ikke aftalt i Kontrakten afholdes omkostningerne til erklæringen af den Dataansvarlige. Ønskes slettes, der vi ikke lovmæssig forpligtet til at udarbejde eller afgive en ISAE 3402 erklæring. Side 17 af 19

18 ( 39) o ( 42) o à Ønskes slettes. à Ønskes en forklaring vedrørende tavshedsløfte. Alle vore medarbejdere er underlagt Den danske funktionærlov samt dansk Markedsføringslov vedr. hemmeligholdelse af informationer. ( 45-46) o à Ønskes slettes. ( 50) o Den Dataansvarlige kan til enhver tid frit overdrage rettigheder eller forpligtelser i henhold til Aftalen til en anden grønlandsk offentlig myndighed uden Databehandlerens samtykke. Uden samtykke ændres til..med Databehandlerens samtykke. Svar til spørgsmål 36: - Kontraktudkast bilag 8.a: o Se individuelt svar under de forskellige punkter. - Kontraktudkast bilag 8: o Se individuelt svar under de forskellige punkter. - Databehandleraftalen: o Ovenstående kommentarer til Bilag 6, Databehandleraftalen, vedrører Digitaliseringsstyrelsen ved Grønlands Selvstyre. Forslagene til ændringerne forventes at blive behandlet medio september ved evt. kontrakttildeling. o I øvrigt skal Parterne senest samtidig med indgåelse af Aftalen indgå en databehandleraftale, jf. Bilag 1, punkt 3.1 og Bilag 1.A, punkt 3.1. Spørgsmål 37: - I udbudsmaterialet er det ingensteds nævnt, om det er vigtigt for Naalakkersuisut at modtage totalpris tilbud på de enkelte forespørgsler. Med totalpriser menes, at rejsebureauet har indregnet sine gebyrer og tillæg i den tilbudte pris. Det ønskes således oplyst, om Naalakkersuisut vil være tilfreds med at få tilbudt operatørens priser ifm. tilbudsafgivelsen, således at rejsebureauets gebyrer samt eventuelt indlagte ekstraydelser først vises på den efterfølgende faktura. - Hvis Naalakersuisut ønsker at få totalpriser, gælder dette således også for online købene. Svar til spørgsmål 37: - Grønlands Selvstyre ønsker at modtage totalpris på de enkelte Ydelser specificeret i Bilag 3, Tilbudslister, således at alle evt. gebyrer og tillæg er medregnet i den endelig pris. Gebyrer og tillæg skal dog være specificeret særskilt, således prissætningen på de forskellige ydelser klart fremgår. Nævnte totalpriser gælder også for online købene. - Endvidere inkluderer vederlaget for de fastsatte Ydelser alle skatter, afgifter, administration samt yderligere omkostninger, hvorfor fakturering skal ske gebyrfrit, jf. Bilag 8, punkt 4.1. Side 18 af 19

19 Spørgsmål 38: - I kravspecifikationen, bilag 1 og bilag 1A under obligatoriske funktionelle krav til Portalen ønskes booking af børn, babyer og seniorer. Kan det oplyses hvor mange babyer, børn og seniorer er der er tale om på årsbasis og forventes det at dette antal vil væres stigende eller faldende gennem aftales løbetid? Svar til spørgsmål 38: - Gældende Delaftale 1 afspejler de obligatoriske funktionelle krav, at rejsende i Det grønlandske Sundhedsvæsen omfatter alle aldersgrupper/passagertyper Hele befolkningen i Grønland. Det kan ikke oplyses, hvor mange bookinger, der vil være tale om på årsbasis via Portalen, idet bookinger via Portalen afhænger af organisatoriske forhold og da der samtidig ikke er tale om faste rejsende, men patienter, hvis rejseaktivitet afhænger af diagnose og indkaldelse til behandling. Antallet af rejsende afhænger af befolkningens almene sundhedstilstand, hvorfor der ikke kan gives prognoser for, om denne tendens vil være stigende eller faldende. De rejsende i Det grønlandske Sundhedsvæsen er ikke påvirket af en decideret rejsepolitik af betydning for omfanget af Det grønlandske Sundhedsvæsens rejseaktivitet. Jf. svar på spørgsmål 15 fremgår, at alene 5 % af Det grønlandske Sundhedsvæsens rejsevolumen bookes via Portalen/Selfservice. - For Delaftale 2, 3 og 4, Grønland Selvstyres centraladministration, gælder det, at Grønlands Selvstyre ikke kan estimere antallet af booking for henholdsvis babyer, børn og seniorer, da det ofte er tilfældigt hvornår, hvorfor og hvem der bestiller disse billettyper. Dog vurderes det, at omfanget heraf er relativt begrænset. Der kan ligeledes ikke gives prognose for, om disse bookinger vil være stigende eller faldende gennem aftalens løbetid. Side 19 af 19