Ringsted kommunes arkivalier
|
|
- Ole Clausen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem (Acadre), der anvendes i kommunens centrale administration. De to systemer indeholder bevaringsværdige data, som skal sikres for eftertiden. Det sker ved produktion og aflevering til et offentligt arkiv af en såkaldt arkiveringsversion (planlagt til at finde sted første gang i 2013 og derefter ca. hvert femte år). På baggrund af oplysninger fra leverandørerne af de to systemer vil udgifterne hertil kunne løbe op i 1,27 mio. kr. En udgift - svarende til kr. årligt - der ikke er budgetteret med. Kommunen har ikke tidligere afleveret arkiveringsversioner af de to systemer. Det var forventningen, at efterfølgende arkiveringsversioner ville koste færre penge. Erfaringer fra statslige institutioner, der har gennemført flere afleveringer af arkivversioner, viser imidlertid, at der - selv over en kun fem-årig periode - sker store ændringer i organisationen og i brugen af systemerne. Dette har i disse institutioner ført til, at man stort set har måttet begynde forfra hver gang. Dette vil formentlig også gælde kommunens systemer, hvorfor det må forventes, at udgiften vil være tilbagevendende. Udover de nævnte to store systemer driver kommunen en række andre, som også indeholder bevaringsværdige data. Arkiveringsversionerne af disse systemer forventes at kunne afholdes inden for gældende budget. Den budgetmæssige udfordring har ført til foreliggende kortlægning og anbefalinger vedrørende kommunens arkivforhold, der - udover IT-systemer - også omfatter kommunens papirarkivalier. Notatet er udarbejdet af Byrådssekretariatet med arkivfaglig bistand fra lokalarkivet fra Historiens Hus. Kortlægningen af arkivalierne omfatter alene arkivalier 1 efter kommunesammenlægningen i 1970, da arkivalier - udelukkende papir - fra før kommunesammenlægningen tidligere er blevet afleveret til Landsarkivet for Sjælland (offentligt arkiv under Statens Arkiver). I anbefalingerne i notatet er der taget udgangspunkt i, at kommunen fortsat bruger Landsarkivet for Sjælland som offentligt arkiv, men at papirarkivalierne forbliver og samles i arkivlokale i kommunen (på Rådhuset) i takt med, at ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres. Ud over udgiften på 1,27 mio. kr. til udarbejdelse af arkivversionerne bør der afsættes et engangsbeløb på 0,36 mio. kr. til samling af papirarkivalierne samt årligt 0,55 mio. kr. til drift af arkivalierne. Deltaljeret opgørelse fremgår af afsnittet Økonomi. 1 Eventuelle papirarkivalier på skoler og institutioner er ikke kortlagt. Der er endvidere i dette notat ikke redegjort for, hvordan arkivalier fra de udskilte forsyningsvirksomheder skal håndteres. 2. februar 2012 / OAKAKO Ringsted Kommune \\rknas02.ringsted.int\users$\oakako\dokumenter\kommunens arkiver januar 2012.doc Side 1 af 17
2 Som alternativ har Lokalarkivet under Historiens Hus udarbejdet et forslag om, at kommunen opretter eget offentligt arkiv (selvstændig organisation med arkivlokale på Rådhuset), som kommunen afleverer papir- og e-arkivalier til. Alternativet er vurderet til at koste mere end det anbefalede (anbefalet ud fra en snæver forvaltningsmæssig tilgang). Hvis der oprettes et kommunalt offentligt arkiv vil det betyde en betragtelig serviceforbedring og have den fordel, at arkivopgaven vil få en klar organisatorisk placering i kommunen. Arkivlov og arkiver Arkivloven sætter rammer for håndtering af kommunens arkivalier. Lovens formål er: 1) at sikre bevaring af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder 2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier 3) at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, samt 4) at vejlede borgere og myndigheder i benyttelsen af arkivalier Rigsarkivaren har truffet beslutning om, hvad der som minimum er bevaringsværdige arkivalier (er anvendt ved vurderingen i notatet om omfanget af bevaringsværdige papirarkivalier). Kommunen kan herudover træffe beslutning om merbevaring. Bevaringsværdige arkivalier skal afleveres til et offentligt arkiv. Landsarkivet under Statens Arkiver er et sådant offentligt arkiv. Kommunen kan som alternativ oprette et kommunalt offentligt arkiv, der er en selvstændig organisation. Hvor e- arkivalier skal afleveres til et offentligt arkiv, kan papirarkivalier undtagelsesvis beholdes inden for den kommunale organisation. Kommunen har pt. ikke noget offentligt arkiv. Kommunens arkiv -lokaler er heller ikke arkiver i arkivlovens forstand. Det er magasiner, hvor der opbevares materiale, der ikke umiddelbart skal bruges i sagsbehandlingen. Magasinerne vil dog for en overkommelig udgift kunne opgraderes til arkivlokaler (krav om fugtstyringsanlæg m.m.). Kommunens lokalarkiv (Historiens Hus - Ringsted Arkiv) er heller ikke et offentligt arkiv i arkivlovens forstand. Lokalarkivet indsamler arkivalier af privat oprindelse fra personer, foreninger og virksomheder. Kommunen kan - selvom papirarkivalierne fra før kommunesammenlægningen i 1970 opbevares på Landsarkivet for Sjælland - fortsat have papirarkivalierne efter kommunesammenlægningen hjemme og organiseret i den kommunale organisation. Kommunen skal i så fald varetage arkivlovens formål jfr. ovenfor. Oprettelsen af et kommunalt offentligt arkiv kræver aktiv handling og politisk beslutning i byrådet. Her skal det sikres, at det kommunale arkiv kan varetage de formål, der fremgår af arkivloven. Der bør således tages stilling til arkivets organisatoriske placering, til arkivets kompetence og forpligtelser i forhold til forvalt- Side 2 af 17
3 ningen, til kravene til lederens uddannelse og forudsætninger, til sikring af bevaringen af arkivalier, til borgernes adgang til at benytte arkivalierne, herunder administrationen af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser m.v. Persondataloven Persondataloven sætter også nogle rammer for kommunens håndtering af arkivalier. Persondatalovens 5 sætter således en tidsmæssig grænse for, hvor længe arkivalier med personoplysninger må være tilgængelig for sagsbehandlingen: Indsamlede oplysninger må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Sådanne arkivalier skal således - ikke nødvendigvis kasseres - men som minimum udskilles fra de øvrige arkivalier for at sikre borgeren mod, at forældede oplysninger indgår i sagsbehandlingen. Side 3 af 17
4 Kortlægning af papirarkivalier Papirarkivalierne fra kommunesammenlægningen i 1970 til nu, hvor der stort set ikke produceres papirarkivalier mere, er opmagasineret på de fem adresser, hvor kommunens centrale administration har til huse, samt på én ekstern 2 adresse. En status pr. oktober 2011 viser, at der opbevares hyldemeter papirarkivalier: Papirarkivalier Meter I alt Beregnet antal sager Meter Heraf bevaringsværdigt Heraf personsager Heraf scanningsoriginal er Heraf opbevaring Børnesager og familiekonsulentsager Sygedagpenge og barselsdagpenge Mors (døde) Sociale sager Boligstøtte Alders- og førtidspension Underholdsbidrag Udsorterede sager med CPR-nummer Hjemmeplejejournaler Øvrige personsager Klagesager, aktindsigt m.m. - skønnet Personsager i alt Journalsager Beslutningsprotokoller Budget- og regnskabsmateriale Scannede byggesager Scannede personalesager Øvrigt I alt Arkivalierne er fordelt på følgende magasiner: Hyldemeter Kapacitet Heraf udnyttet Rådhuset Hækkerupsvej Zahlesvej Rønnedevej (incl. 204 på ekstern adresse) Nørregade I alt Kommunen kan fremadrettet vælge at beholde papirarkivalierne 3 i kommunen frem for at aflevere dem til Landsarkivet for Sjælland. Dette skønnes under alle omstændigheder billigere. Aflevering af de bevaringsværdige arkivalier til Landsarkivet for Sjælland ville efter gældende takster koste ca. 1 mio. kr. Magasinet på Rådhuset vil til sammenligning kunne opgraderes til arkivlokale i arkivlovens forstand for en udgift af ca kr. (fugtighedsstyring m.m.). Hvis kommunen vælger at beholde arkivalierne hjemme, er det dog kommunen, der skal varetage arkivlovens formål, herunder stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder samt vejlede i benyttelse (hvis arkivalierne blev afleveret til Landsarkivet for Sjælland, ville dette skulle varetage arkivlovens formål). Vareta- 2 Der er opmagasineret 204 hyldemeter originalmateriale for indscannede byggesager på ekstern (kommunal) adresse. 3 E-arkivalierne skal dog fortsat afleveres til et offentligt arkiv. Side 4 af 17
5 gelse af arkivlovens formål i kommunen vil kræve større arkivfaglig understøttelse, end tilfældet er nu. Hvis ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres, skønnes det, at de 584 hyldemeter bevaringsværdige arkivalier - plus eventuelt besluttet merbevaring samt bevaringsværdige arkivalier fra skoler og institutioner - vil kunne arkiveres på Rådhuset, hvor kapaciteten er på 774 hyldemeter. Det anbefales af økonomiske grunde, at kommunen beholder papirarkivalierne hjemme. Det forudsætter dog - grundet kommunens varetagelse af arkivlovens formål - en styrkelse af organisationen med arkivfaglig kompetence.. Indscanning af papirarkivalier Af de 584 hyldemeter bevaringsværdiger arkivalier er der 224 hyldemeter arkivalier (byggesagsarkiv samt personalesager), der ikke er kasseret, uanset at de er indscannet i Acadre. I den daglige administration foretages således opslag i det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssysstem, Acadre. Originalmaterialet opmagasineres som backup, hvis det skulle vise sig, at der er sket fejl ved indscanningen. Både Teknisk Forvaltning og HR-staben har haft behov for adgang til originalmaterialet i forbindelse med sagsbehandlingen. Det har under de interviews med forvaltningens medarbejdere, der er foretaget under kortlægningen, været drøftet om man burde indscanne andre papirarkivalier, så de kunne tilgås fra Acadre. Vurderingen er, at medmindre det vil give fordele i forhold til tilgængeligheden i forbindelse med den daglige administration, skønnes der ikke at være grund til at indscanne flere sager. Bl.a. fordi en eventuel administrativ og arkivlokalemæssig fordel skønnes at blive mere end opvejet af risikoen for at miste bevaringsværdige data i forbindelse med scanningen (hvis originalmaterialet derefter blev kasseret). Samme hensyn kunne føre til, at originalmaterialet for de allerede indscannede personalesager og byggesager fortsat bevares. Der bør i forbindelse med en gennemgang af papirarkivalierne foretages en nærmere vurdering af behovet for at bevaring af originalmaterialet. Også af andre grunde kan det være hensigtsmæssigt at beholde originalmateriale (citat fra vejledning nr om kassation af arkivalier): Kommunerne skal dog være opmærksomme på, at der kan være andre juridiske grunde til ikke at kassere originale papirdokumenter. Den Digitale Taskforce har oplyst, at der er en række dokumenter, hvor der er knyttet retsvirkninger til besiddelsen af selve dokumentet (f.eks. skøder og ihændehaverbeviser). Den Digitale Taskforce har refereret til en konkret sag, hvor de to landsretter over for Justitsministeriet har udtalt, at man i lyset af digitaliseringen af bl.a. den offentlige sektor vil være åben over for anvendelsen af indskannede dokumenter, men at det må vurderes i den enkelte konkrete sag. På et enkelt sagsområde - førtidspensioner - vil det være hensigtsmæssigt at indscanne sagerne, da disse i sagens natur er i administrativ brug en længere årrække. Heller ikke her bør originalmaterialet kasseres før sagerne er afsluttede (hvorefter sagerne skal udskilles jfr. ovenfor 5 i persondataloven). Side 5 af 17
6 Bevaring og kassation af papirarkivalier De to største klumper arkivalier er 1) journalsager (Organisering, planlægning, økonomi samt sager om kontrol, aktindsigt og klager) - i alt 280 hyldemeter og 2) personsager - i alt 480 hyldemeter. Som hovedregel skal journalsager af overordnet karakter bevares, mens afsluttede rutinesager - efter kategori - kan kasseres efter 5 eller 10 år. Det blev allerede, da den enkelte sag blev oprettet, vurderet om den var bevaringsværdig eller blot var en rutinesag. I langt de fleste tilfælde holder denne vurdering stik, hvorfor det ville være relativt let at kassere sager efter 5 henholdsvis 10 år. En sag kan imidlertid have ændret karakter fra en rutinesag, der kan kasseres, til en sag af overordnet karakter, som har.. historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder.. Der skal derfor gøres en vurdering af dette forhold, forinden en sag eventuelt kasseres. For personsager er hovedreglen, at papirsager med CPR-nummer 01 bevares, mens resten kan kasseres. Hovedreglerne gælder dog ikke følgende for sager: anbringelsessager anmodninger om aktindsigt ankesager, der går kommunen imod klager over kommunes sagsbehandling Nogle sager om aktindsigt, anker eller klager indgår i selve person- eller journalsagen. Det gælder bl.a. for sagerne i Børn og Unge Rådgivningen, hvor eksempelvis klagesager først for nylig er skilt ud som selvstændige sager. Det vil blive nødvendigt at se efter i hver enkelt sag (også i journalsager) for disse forhold, inden eventuel kassation. Mens der ikke er et lovgivningsmæssigt krav om udskillelse - med henblik på kassation - af journalsager 4, skal afsluttede personsager udskilles fra det aktive arkiv. Det skyldes bestemmelsen i persondatalovens 5:.. Indsamlede oplysninger må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles." Hvis kommunen som forudsat beholder arkivalierne hjemme, skal som minimum de afsluttede personsager udskilles og samles på ét sted. Herefter skal det - af hensyn til administration af 5 i persondataloven - være en central instans (f.eks. Byrådssekretariatet), der skal tage stilling til, om oplysningerne fra disse afsluttede sager kan indgå i en eventuel senere sagsbehandling for borgeren. Datatilsynet vil kunne vejlede i forbindelse med en sådan afgørelse. Samtlige arkivalier skal - også hvis der ikke sker kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier - under alle omstændigheder opbevares i arkivlokaler, som kan 4 Medmindre de skal afleveres til landsarkivet. Side 6 af 17
7 godkendes af Statens Arkiver. Selvom der kun ville bliver tale om mindre udgifter hertil, vil det billigste dog være, at samle arkivalierne på ét sted (Rådhuset). Hensynet til at kunne varetage ansvaret for arkivalierne tilsiger også at samle dem på ét sted. Det anbefales - for at kunne samle arkivalier på ét sted - at ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres, og bevaringsværdige arkivalier arkiveres på Rådhuset med Byrådssekretariatet som arkivansvarlig. Kassation af papirarkivalier - hvornår og hvordan Når arkivalierne ikke længere har administrativ eller retlig interesse for kommunen kan de ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres og de bevaringsværdige arkivalier gennemgå et afleveringsforløb (soignering, pakning, mærkning, beskrivelse og opbevaring). Afleveringsforløb (til Landsarkivet for Sjælland eller - som anbefalet - til kommunalt arkivmagasin på Rådhuset) omfatter følgende aktiviteter: Bevaringsværdige sager udskilles. Soigneres for metalclips og plastic og pakkes i autoriserede kasser til bevaring. Samtlige sager gennemgås for anmodninger om aktindsigt samt for klager, de er gået kommunen imod - eller for klage over sagsbehandlingen. Hvor sådanne har indgået i selve sagen, oprettelse særskilte sager (eller hele sagen bevares). Ikke-bevaringsværdige sager kan kasseres jfr. kassationsfristerne. Kassationsfrister for papirsager: Generelt er der ikke oprettet papirsager siden 2005, hvor Acadre blev taget i brug. Da de fleste sager hverken har administrativ eller retlige interesse for kommunen, når der er gået 10 år, vil samtlige sager, der ikke er bevaringsværdige, kunne kasseres i Strategi I: Soignering af arkiv finder sted, når de fleste arkivalier helt sikkert ikke mere har administrativ eller retlige interesse; dvs. i Strategi II: Soigneringen kan umiddelbart i sættes i gang for sager fra 1970 til og med 2001, idet ikke-bevaringsværdige sager, som fortsat kan have administrativ eller retlig interesse for kommunen, placeres i et kassationsarkiv. Det anbefales, at gennemgang af papirarkivalier igangsættes med henblik på at kassere ikke-bevaringsværdige papirarkivalier, og at arkivalierne flyttes til Rådhuset. Det anbefales endvidere at involvere lokalarkivet under Historiens Hus, der vurderes at have de nødvendige arkivfaglige forudsætninger for at løse opgaven. Side 7 af 17
8 Arkivalier på skoler og institutioner Der er behov for at træffe beslutning om gennemgang af arkivalier på skoler og institutioner. Kortlægning af arkiveringsversioner af IT-systemer Som det fremgår af foregående fylder papirarkivalierne umiddelbart meget, når talen kommer på arkivalier. Dette vil dog fremover kun udgøre en begrænset del af arkiveringsproblematikken. Det store felt handler om e-arkiverne. Som for papirarkivaliernes vedkommende har Statens Arkiver også bestemt, hvilke it-systemer, der indeholder bevaringsværdige data. Med e-arkivalierne skal der - udover de hensyn, der tages til papirarkivalierne - tages hensyn til følgende: Der skal arkiveres bevaringsværdige data om alle borgeres sager, hvor papirarkivalierne for de fleste personsager kun skal bevares for borgere med CPR-nummer 01. Data er lagret, så de kræver et bestemt it-system for at kunne læses. Kravet til arkivering af bevaringsværdige data er, at data skal kunne læses - også om 100 år. Derfor skal der laves en såkaldt standardiseret arkiveringsversion af data i det enkelte it-system. Statens Arkiv har fastsat standarden for, hvorledes en arkiveringsversion skal se ud. Ved anmeldelsen af det enkelte IT-system til Datatilsynet, har kommunen i henhold til persondataloven fastsat en frist for sletning af uaktuelle personoplysninger. Der skal - inden sletning af personoplysninger - afleveres en arkiveringsversion af data til offentligt arkiv. Dette sætter i sig selv en frist for, hvornår der skal udarbejdes en arkiveringsversion. Arkivhensyn tilsiger, at der - af hensyn til sikring af bevaringsværdige data - ikke må gå mange år mellem udarbejdelse af arkiveringsversioner. Statens arkiver anbefaler, at der udarbejdes en arkiveringsversion mindst hvert 5. år. Både af hensyn til borgernes retssikkerhed (personoplysninger skal slettes, når de er uaktuelle) og af tekniske hensyn (systemer ændres hyppigt). Kommunen driver pt. følgende IT-systemer der indeholder bevaringsværdige data: Side 8 af 17
9 System Arkivdanner Taget i brug 5 års "frist" overskredet Status på aflevering af arkiveringsversion til offentligt arkiv Win PPR UPPR * * Arkiveringsversion afleveret januar 2012 til Statens Arkiver BB Journal Nebs Møllegård 2 / Nej * Novax Sundhed Småbørn og Skole Sundhedstjenesten 1/ Nej * Acadre Byrådssekretariatet 1/ Ja Arkiveringsversion planlagt afleveret inden udgangen af 2013, eventuelt i forbindelse med valg af system efter udbud CSC Vitae Myndighedsenheden 1/ Ja Arkiveringsversion planlagt afleveret inden udgangen af 2013, eventuelt i forbindelse med valg af system efter udbud Modulex TEA Børne og kulturforvaltningen 1/ Ja Forventes afleveret Inden udgangen af 2012 Bosted System Socialpsykiatrien 1983 Ja Leverandøren er ved at udarbejde et arkivmodul. Modulet forventes ifølge leverandøren klart i løbet af Herudover bruger kommunen en række KMD-systemer. Hertil har kommunen købt produktet KMD-arkivering, som bruges til at fremstille arkiveringsversioner direkte til Landsarkivet for Sjælland: KMD Institution, KMD S&A, KMD ØS, KMD Arbejdsevnemetode og KMD Aktiv. Endvidere KMD Valgopgørelse som afleveres centralt fra KMD. Som det fremgår af tabellen er vi bagud for 4 systemers vedkommende. Udgifterne for at få udarbejdet arkiveringsversioner er begrænsede for de små systemer s vedkommende, men relativt store for de to store systemer: Acadre og CSC Vitae. Arkiveringsversion for Acadre vil ifølge leverandøren, Traen, kunne løbe op i ca. 1 mio. kr. Leverandøren formulerer sig således: Prisoverslag på 1 mio. kr. dækker en samlet aflevering inkl. køb af nødvendig software. Prisen er bygget op omkring to hovedelementer: 1. TIFF-converter som er motoren i konverteringen af dokumentarkiv til TIFF og 2. konsulentydelser til gennemførelsen af konvertering og aflevering. Opgaven vil i givet fald blive gennemført således: a) Installation af en tiffconverter, b) Konvertering af dokumenter fra periode (ca. 1,5 mio. dokumenter), c) Gennemførelse af aflevering til modtagende arkiv (lokalt 7 arkiv eller Statens Arkiver) og d) Evt. efterfølgende sletning og Side 9 af 17
10 kassation af sager. Der er ikke periodeskift eller oprydning af data med i overslaget. Når udgiften løber op i det relativt store beløb, skyldes det bl.a., at der er arkiveret dokumenter i PDF-format (der må kun forekomme dokumenter i det såkaldte TIFF-dataformat i arkiveringsversionen). Fremadrettet vil der under alle omstændigheder være behov for at standardisere anvendelsen af Acadre - eller for den sags skyld det system, som vinder udbuddet af Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem som forventes at finde sted i for at sikre en ensartet og korrekt arkivdannelse i fremtiden. Dette forventes at kunne reducere udgifterne til efterfølgende arkiveringsversioner. Arkiveringsversion for CSC Vitae vil ifølge leverandøren, CSC, løbe op i kr. samt årlig vedligeholdelse på kr. (foreløbige priser). Leverandøren formulerer sig således: Da aftalen er ved at blive revideret som følge af den nye arkiveringsbekendtgørelse, kan CSC ikke oplyse eksakte priser. Disse foreligger senere på måneden. Selve arkiveringen vil først kunne påbegyndes i starten af det nye år, da de pt. har en lang række kommuner som arkiverer efter den gamle bekendtgørelse og som skal være afsluttede i Priser: a) Basis vederlag for arkiveringssoftware kr. 4/borger, b) Gennemførelse af arkiveringsprojekt, 120 timer, kr og c) Vedligehold, kr. 0,72/borger/år. CSC løser hovedparten af den samlede opgave fra hjemtagning af data, konvertering af data til de af arkivet fastlagte formater og datastrukturer, samt sørger for aflevering til arkivet og indhentning af dets godkendelse af arkiveringen. Processen varer typisk 6-9 måneder fra start til slut. Kommunens opgave i forbindelse med arkiveringen ligger i at indgå en aftale med et arkiv om arkiveringen, herunder sørge for at CSC modtager evt. Ringsted-specifikke arkiveringskrav, som det enkelte arkiv kan lægge oven i den generelt godkendte arkiveringsversion som CSC og Statens Arkiver har aftalt. Endvidere vil Kommunen skulle bidrage med beskrivelser af vores brug af VITAE i Ringsted, hvilket er et krav fra arkiverne til de data som skal indgå i den samlede arkivering. Forvaltningen forventes at bruge tre dage til at udfylde diverse blanketter. Ikke-bevaringsværdige IT-systemer med personoplysninger Kommunen har - udover ovennævnte systemer - også elektroniske arkiver med personoplysninger, der ikke er bevaringsværdige. Her skal det af hensyn til borgernes retssikkerhed sikres, at personoplysninger slettes, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for oplysningerne. Side 10 af 17
11 Organisering Kortlægningen af såvel papirarkivalier som e-arkivalier har afdækket den gældende organisering af området. Ansvaret for arkivforholdene er placeret i den enkelte forvaltning, hvorfor et samlet overblik over kommunens arkivalier mangler. Der er god viden hos de enkelte arkivdannere (HR-Stab, Dagpengekontor osv.) i forvaltningerne, men da området kun fylder lidt i den enkelte forvaltning, er der heller ikke hér opbygget tilstrækkelig arkivfaglig viden. Ikke mindst af den grund har det været nødvendigt at trække på faglig støtte fra Lokalarkivet under Historiens Hus til at udarbejde foreliggende notat. Der skønnes behov for at få placeret et centralt ansvar for opgaven; f.eks. gennem nedsættelse af en tværforvaltningsgruppe centralt forankret. Det foreslås at der - med reference til kommunaldirektøren/sekretariatschefen - nedsættes en rådgivende/administrerende arkivstyregruppe - med Byrådssekretariatet som formand - med følgende kompetencer/viden: Viden og overblik over IT-anvendelsen samt IT-sikkerheden (it-afdelingen) ESDH-anvendelse (byrådssekretariatet) Arkivlov/regler, arkivskik (Historiens Hus) Kommunaldirektør Arkivstyregruppe ESDH gruppen Forvaltning Forvaltning Forvaltning Med baggrund i rådgivningen fra gruppen sætter kommunaldirektøren de nødvendige initiativer i gang i forvaltningerne. Drift af arkivstyregruppen skønnes at koste fire timer ugentligt for hver af de tre personer svarende til ca kr. årligt. Side 11 af 17
12 Økonomi Samlet er der behov for at hæve budgettet årligt med kr. til drift af arkiv og arkivstyregruppe samt til løbende udgift til efterfølgende arkivversioner af Acadre og CSC-Vitae. I årene 2013 og 2014 bliver udgiften højere på grund af førstegangsarkiveringsversion af Acadre og CSC-Vitae samt til soignering, pakning og flytning af arkivalier. Samlet oversigt over behov for ekstra budget: Mio.kr Opgradering af Rådhusets magasin til 0,15 arkiv Soignering og pakning af 0,08 papirarkivalier (excl. personaleressourcer) Flytning af arkivalier til Rådhuset 0,08 Anskaffelse af søgesystemt 0,05 Arkiveringsversioner af Acadre og 1,27 CSC Vitae Løbende udgift til arkiveringsversioner 0,25 0,25 0,25 0,25 til Acadre og CSC Vitae (erstatter fremadrettet engangsudgift på 1,27 mio. kr.) Årlig abonnement for CSC Vitae 0,03 0,03 0,03 0,03 Afgift til Statens arkiver for opbevaring 0,03 0,03 0,03 0,03 af e-arkivalier Drift af papirarkiv 0,05 0,05 0,05 0,05 Drift af arkivstyregruppen 0,20 0,20 0,20 0,20 I alt 1,82 0,91 0,55 0,55 Alternativt forslag fra lokalarkivet under Historiens Hus Kommunen kan som alternativ til aflevering til det offentlige arkiv, Landsarkivet for Sjælland, vedtage at oprette et kommunalt offentligt arkiv (en selvstændig kommunal organisation kaldet et 7-arkiv med henvisning til arkivlovens 7). Vejledning til forvaltninger og borgere kan blive mere specifik og brugbar, både med hensyn til benyttelse af arkivalier og i forbindelse med selve arkivdannelsen, der jo starter allerede ved journaliseringen. Den oven for anbefalede løsning er en minimumsløsning, hvor der fokuseres på at løse snævre forvaltningsmæssige arkivforhold. Den alternative løsning sætter fokus på en organisatorisk løsning, hvor Lokalarkivet, der er en del af Historiens Hus, får en central placering. Der er i bilag til notatet redegjort for det ekstra arkivfokus, som et kommunalt offentligt arkiv vil kunne give. Der er beskrevet 2 modeller afhængig af ønsket serviceniveau. Side 12 af 17
13 Opsummering af anbefalinger 1. Kommunen afleverer (også) fremover (e)arkivalier til Landsarkivet for Sjælland. Kommunen beholder papirarkivalierne hjemme og varetager de arkivmæssige formål for disse. 2. Magasinet på Rådhuset opgraderes til arkivlokaler i arkivlovens forstand og samtlige bevaringsværdige arkivalier arkiveres her. Af pladsmæssige årsager er det en forudsætning, at alle ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres. Originalmateriale for scannede byggesager og personalesager vil dog også kunne arkiveres på Rådhuset, hvis disse ikke kasseres. Der indscannes - bortset fra førtidspensionssager - ikke yderligere sager. 3. Der etableres en administrerende gruppe bestående af repræsentant fra Byrådssekretariatet (ansvarligt for Acadre), repræsentant fra IT-staben (sikkerhed med persondata samt med overblik over kommunens ITsystemer) samt lederen af Lokalarkivet (særligt arkivfaglig viden). Byrådssekretariatet har gennem formandskabet det arkivmæssige ansvar. Det skønnes, at lederen af lokalarkivet skal involveres med hvad der svarer til 4 timer om ugen, ligesom der skal afsættes et tilsvarende ressourceforbrug for medlemmerne fra Byrådssekretariatet og IT-afdelingen. 4. Sager med persondata afsluttet indtil år 2000 bør gennemgås umiddelbart og ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres. Sager afsluttet efter år 2000 bør gennemgås senest år 2015 med henblik på kassation. Motivationen er både persondatalovens 5 samt behovet for reduktion af papirmængden grundet anbefalingen om at samle alle bevaringsværdige arkivalier i arkivlokale på Rådhuset. 5. Sager uden persondata afsluttet indtil år 2000 kan gennemgås umiddelbart med henblik på kassation. Sager afsluttet efter år 2000 kan gennemgås fra år 2015 med henblik på kassation. Motivationen er behovet for reduktion af papirmængden grundet anbefalingen om at samle alle bevaringsværdige arkivalier i arkivlokale på Rådhuset. 6. Samme hensyn kunne føre til, at originalmaterialet for de allerede indscannede personalesager og byggesager kasseres. Der bør i forbindelse med en gennemgang af papirarkivalierne foretages en nærmere vurdering af behovet for at bevaring af originalmaterialet. 7. Der skal træffes beslutning om gennemgang af arkivalier på kommunens skoler og institutioner, ligesom det skal vurderes, hvordan arkivalier fra forsyningsvirksomhederne skal håndteres. 8. Budgettet i 2013 øges med 1,82 mio. kr., i 2014 med 0,91 mio. kr. og fra 2015 med 0,55 mio. kr. årligt i forhold til budget Side 13 af 17
14 Side 14 af 17
15 Bilag: Opgaveportefølje og fordele ved oprettelse af lokalt kommunalt arkiv Det er tilsyneladende billigst for kommunen at aflevere arkivalier til Landsarkivet for Sjælland. Men der er mange fordele ved at oprette et lokalt kommunalt arkiv i faglig tilknytning til det eksisterende lokalarkiv i Historiens Hus: Ansvaret for kommunens fremtidige arkivdannelse bliver placeret hos en faglig enhed, der kan sikre at Ringsted Kommune overholder sine lovmæssige forpligtelser, og som kan give kompetent arkivfaglig vejledning til kommunens forvaltninger. Det giver basis for fremtidige ressourcebesparelser i hele organisationen i form af færre uhensigtsmæssigheder i journaldannelsen, fokus på arkivering ved køb af nye it-systemer, tættere kontakt med Statens Arkiver og arkivfaglige netværk i KL m.m. Ansvaret for og kilderne til Ringsteds kulturhistorie samles - og bevares tæt på det samfund, der har særlig interesse i dem. Borgere og forskere kan benytte samlingerne på arkivets læsesal, hvilket er en klar forbedring ift. nu, hvor de kommunale enheder kun sjældent har mulighed for at stille egentligt studielokale til rådighed, og hvor arkivbrugeren må rundt på flere forskellige adresser i Ringsted og København for at få adgang til arkivmaterialet. Historiens Hus kan på sigt samle registranterne af alle kilder til Ringsted historie; arkivmateriale (den kommunale administrations dokumentation såvel som privat skabte lokalhistoriske arkivalier), genstande og lokalhistorisk litteratur i én digital indgang. Den faglige kompetence for at drive lokalt kommunalt arkiv er allerede til stede i Historiens Hus og dermed kan man med få ekstra ressourcer skabe en solid enhed. Kommunearkiv model 1: Frikøb af arkivleder 4 timer, nyansættelse arkivar 30 timer/ugl. Arkivet sikrer, at lovgivningen på arkivområdet følges. Arkivet holder sig orienteret om gældende lovgivning og praksis, og holder kontakten med Statens Arkiver og relevante faglige netværk. Arkivet udarbejder og vedligeholder generelle retningslinjer for journalisering, kassation og bevaring (arkivinstruks) og vejleder i varetagelsen af arkivmæssige hensyn i Ringsted Kommune. Arkivet udvikler og afholder kurser i journalisering (i samarbejde med ESDH-gruppen) Arkivet bistår med vejledning ved indkøb af nye it-systemer. Arkivet overtager ansvaret for papirarkivalierne og sørger for kassation, soignering, registrering, pakning, flytninger og styrer evt. indscanningsprojekter. Arkivet sikrer mulighed for løbende kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier fra Ringsted Kommune. Arkivet sikrer mulighed for merbevaring, når lokale forhold taler herfor. Arkivet er i samarbejde med afleverende myndighed ansvarlig for arkivering af data fra kommunens it-systemer og periodeafslutninger; Arkivet planlægger, godkender og gennemfører periodeskift og aflevering via e- arkiveringskonsulent (Landsarkivet for Sjælland). Side 15 af 17
16 Arkivet stiller de kommunale arkivalier til rådighed for myndigheder, borgere og forskning (dag-til-dag levering, hastesager til forvaltninger kan som regel leveres samme dag.) Arkivet kan desuden bistå i sager om aktindsigt. Det kommunale arkivmateriale indgår i den forskning og formidling, som Historiens Hus varetager, og samlingerne bidrager derved til øget viden om kommunens historie. Forvaltningernes/kommunale enheders opgaver: Forvaltningerne efterlever retningslinjerne for god arkivskik, som beskrevet af arkivet. Retningslinjerne besluttes i en ny rådgivende Arkivstyregruppe under kommunaldirektøren. Arbejdet koordineres i ESDH-gruppen. Forvaltningerne skal inddrage arkivet, når nye it-systemer skal anskaffes. Forvaltningerne skal forberede data til arkiveringsversioner og desuden fejlrette data (eller få systemleverandør til at rette data) efter e-arkiveringskonsulentens anvisninger. Kommunearkiv model 2: Frikøb af leder 4 timer/ugl., tilkøb arkivar 10 timer/ugl. Arkivet vejleder i varetagelsen af arkivmæssige hensyn i Ringsted Kommune. Arkivet sikrer, at lovgivningen på arkivområdet følges. Arkivet sikrer, at forvaltningerne kender deres ansvar for at foretage løbende kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier fra Ringsted Kommune. Arkivet sikrer mulighed for merbevaring, når lokale forhold taler herfor. Arkivet holder sig orienteret om gældende lovgivning og praksis, og holder kontakten med Statens Arkiver og relevante faglige netværk. Arkivet stiller de kommunale arkivalier til rådighed for myndigheder, borgere og forskning (uge-til-uge levering, normalt ingen mulighed for hurtigere levering af hastesager). Det kommunale arkivmateriale indgår i den forskning og formidling, som Historiens Hus varetager, og samlingerne bidrager derved til øget viden om kommunens historie. Den enkelte kommunale enhed kan tilkøbe arkivfaglig bistand til arkivopgaver. Forvaltningernes/kommunale enheders opgaver: ESDH-gruppen udarbejder, vedligeholder og implementerer generelle retningslinjer for journalisering, kassation og bevaring (arkivinstruks). Retningslinjerne besluttes i en ny rådgivende Arkivstyregruppe under kommunaldirektøren. Den kommunale enhed har ansvaret for egne papirarkivalier og sørger for kassation, soignering, pakning, flytninger og evt. indscanningsprojekter frem til overdragelse til det kommunale arkiv. Den kommunale enhed er forpligtet til at inddrage arkivet i en vurdering af behovet for merbevaring. Den kommunale enhed er ansvarlig for arkivering af data fra egne itsystemer og for periodeafslutninger; forvaltningerne planlægger, godkender og gennemfører periodeskift og aflevering via e-arkiveringskonsulent Side 16 af 17
17 (NEA eller SA). Den kommunale enhed forbereder data til arkiveringsversion. Fejlretter data (eller får systemleverandør til at rette data) efter e- arkiveringskonsulentens anvisninger Sikrer sig, at arkiveringsmodul er implementeret i nye it-systemer. Side 17 af 17
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning
Læs mereVedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv
Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring
Læs mereRetnings. for arkivering
Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?
Læs mereVedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv
Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereVEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7
VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.
Læs mereBekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.
Læs mereGladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.
Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt
Læs mereSpørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014
Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...
Læs mereSyddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7
Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som
Læs mereRapport fra arbejdsgruppe arkivering
Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal
Læs mereArkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune
Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning
Læs mereUdkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed
Læs mereLovgivning, arkivet som myndighed
Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion
Læs mereHåndter adgang til arkivalier
Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition
Læs mereSekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV
Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV AUGUST 2017 Indhold 1. Formål 3 2. Organisation 3 3. Arkivalierne 3 4. Bevarings- og kassationsretningslinjer 4 5. Aflevering til Arkivet 4 6. Pligtaflevering
Læs mereVEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV
VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte
Læs mereEndelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge
Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereRapport. Analyse af arkivopgaven i Århus Kommune
Rapport Analyse af arkivopgaven i Side 2 Analyse af arkivopgaven i 1. Baggrund Århus Byråd vedtog den 27. august 2008, at der i løbet af 2009 skal gennemføres en analyse af den lovpligtige kommunale arkivopgave
Læs mereArtikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000
Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske
Læs mereModuler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden.
KOMDA KOMDA er et arkivsamarbejde mellem Aalborg Stadsarkiv og en række kommunale arkiver om håndtering af digitale arkivalier. KOMDA sikrer opbevaring af digitale arkivalier for de deltagende arkiver
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019
Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE
Læs mereAflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner
Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereElektronisk arkivering til Rigsarkivet
Programplan Elektronisk arkivering til Rigsarkivet 9. november 2018/mbp Formål Formålet er at sikre bevaringen af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig
Læs mereKOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)
KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...
Læs mereI arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:
Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK
Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
Læs mereKURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital
Læs mereRetningslinjer for foreningens forvaltningsretlige Sagsbehandling af godkendelser, tilladelser mv.
Side 1 af 5 Opgavefordeling KZ & V står for den daglige sagsbehandling på området. Sagsbehandlingen omfatter alle relevante sagsskridt, der relaterer sig til myndighedsbehandling af det sagsområde, der
Læs mereArkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.
Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,
Læs mereAflevering af arkivalier til offentligt arkiv
Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning
Læs mereArkivmæssige hensyn - generelt
Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg
Læs mereArkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg
Læs mereVejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer
Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Statens Arkiver og Kommunernes Landsforening 2005 Version 1.0 DocuLive KMD Sag KOM*IT Navision MADS Vejman Win PPR DSI Sund Vejledende kassationsliste
Læs mereFolketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K
Retsudvalget 2017-18 REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 916 Offentligt Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Dato: 31. august 2018 Kontor: Sagsbeh: Databeskyttelseskontoret Christian
Læs mereVedtægt for Odense Stadsarkiv
Vedtægt for Odense Stadsarkiv 1. Stadsarkivet henhører under. Dets arbejdsområde er Odense Kommune. 2. Stadsarkivets opgave er at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier fra Odense Kommune
Læs mereErindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring
Læs mereKapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde
Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og
Læs mereBekendtgørelse af arkivloven
Bekendtgørelse af arkivloven Herved bekendtgøres lov nr. 1050 af 17. december 2002 med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 563 af 24. juni 2005 og lov nr. 532 af 6. juni 2007. Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde
Læs mereDet skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.
KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. februar 2014 kl. 10-13.30 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef
Læs mereCirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?
Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner
Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag
Læs mereStadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål
NOTAT Stadsarkivet for Frederikssund Kommune 10. januar 2012 Årsberetning 2011 Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål Stadsarkivet for Frederikssund Kommune (SFK) arbejder for at sikre bevaringen af arkivalier,
Læs mereTilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet
Læs mereFUNKTIONSBESKRIVELSE BORGERRÅDGIVER I RINGSTED KOMMUNE
FUNKTIONSBESKRIVELSE BORGERRÅDGIVER I RINGSTED KOMMUNE Indholdsfortegnelse Borgerrådgiverens funktion...2 Formålet med borgerrådgiveren...2 Borgerrådgiverens opgaver...2 Hjælpe og vejlede borgerne der
Læs mereSide 1 af 17 PS97-2CRD-E2K6 Distributionsform Email Papir Brevfletning Email cla@sa.dk Kunde Christian Larsen PS97-2CRD-E2K6 Velkommen til spørgeskemaundersøgelsen i forbindelse med Rigsarkivets tilsyn
Læs mereModul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG
Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut
Læs mereSkema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata
Skema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata Dette skema anvendes til høringssvar vedr. bekendtgørelser om anmeldelse af digitale forskningsdata hos statslige myndigheder Alle høringssvar bedes indført
Læs mereKommunal borgerrådgiver
Kommunal borgerrådgiver Byrådet besluttede på mødet den 29. oktober, at administrationen gennemgår, hvordan andre kommuner har etableret en ordning med borgerrådgivere og - på baggrund heraf - udarbejde
Læs mereFrederikshavn Stadsarkiv
Frederikshavn Stadsarkiv Årsberetning 2010 Årsberetning, Frederikshavn Stadsarkiv 2010 2010 har været præget af konsolidering og udbredelse af kendskabet til arkivet. Det har været året, hvor kendskabet
Læs mereHANDOUT ORIENTERING OM SAGER OG TEMAER TIL BORGERRÅDGIVERUDVALGET
HANDOUT ORIENTERING OM SAGER OG TEMAER TIL BORGERRÅDGIVERUDVALGET Borgerrådgiverfunktion styrker borgernes retssikkerhed Manglende vejledning kan koste både borger og kommune dyrt Vellykket Målrettet Indsats
Læs mereCAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.
-Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,
Læs mereReferat. Dato: 24. april 2017 Journalnr.: 16/01755 Referent: AHE/KVK. Privatarkivudvalget Dato og tidspunkt: 9. marts 2017 kl.
Referat Møde: Privatarkivudvalget Dato og tidspunkt: 9. marts 2017 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra SA: Rigsarkiver Asbjørn Hellum, vicedirektør Ole Magnus Mølbak Andersen, vicedirektør Kirsten
Læs mereLandstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk
Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller
Læs mereArbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition
Læs mereAftale om levering af administrativ service
Side 1 af 8 Aftale om levering af administrativ service Mellem Kunde Adresse 1 Adresse 2 CVR nr.: EAN nr.: Og Statens Administration Landgreven 4 1017 København K CVR nr.: 33391005 EAN nr. 5798000010703
Læs mereForslag. Lov om ændring af arkivloven
2008/1 LSF 29 (Gældende) Udskriftsdato: 26. september 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., j.nr. 2004-211800 Fremsat den 8. oktober 2008 af kulturministeren (Carina Christensen)
Læs merePolitik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland
Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland Papirarkiver og IT-systemer 1 Kilde: www.sa.dk Økonomid Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst www.rn.dk Tlf. 97 64 80 00 kbt@rn.dk Juni 2016
Læs mereReferat Indsamling og Bevaring
Rigsarkivet Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 20. oktober 2014 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra Rigsarkivet: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan
Læs mereAfleveringsbestemmelse for Kingo
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed
Læs mereVEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner
VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING
Læs mereDATABEHANDLERAFTALE. Mellem parterne: Den dataansvarlige myndighed Regioner og kommuner (herefter Dataansvarlig )
DATABEHANDLERAFTALE Mellem parterne: Den dataansvarlige myndighed Regioner og kommuner (herefter Dataansvarlig ) og Databehandler Dansk Telemedicin A/S Robert Jacobsens Vej 68 2300 København S CVR.nr.:
Læs mereClemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt
Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C 24-04- 2009 TILSYNET Vedr. henvendelse om aktindsigt Advokatgruppen Århus har på vegne af A i brev af 19. september
Læs mereKapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring
Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands
Læs mereResultater af tilsyn med regioner 2011-2012
Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner
Læs mereRevision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager
Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne 2016-2017, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 14.3.2017 1 Formål med revisionen At revidere
Læs mereReferat. Dagsorden. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt
Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 27. februar 2013 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 32 Dato: 19. og 26. marts 2013 Journalnr: 2008-006935 Deltagere fra SA: Kirsten Villadsen Kristmar,
Læs mereEfter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer
Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale
Læs mereAfrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder
Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Indledning Statens Arkiver igangsatte i november 2012 et tilsyn med de statslige myndigheders arkivdannelse. Tilsynet blev
Læs merehos statslige myndigheder
IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 2300 København S Sendt til: itu@itu.dk 25. juni 2015 Udtalelse til anmeldelsen Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder Datatilsynet
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereAFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.
AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE AF ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.doc Side 2 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 2.4. Anlægskartoteker
Læs mereVaretagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder
Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier
Læs mereOPLYSNINGER OM PERSONDATA TIL KUNDER
OPLYSNINGER OM PERSONDATA TIL KUNDER Retningslinjer for behandling af personoplysninger for kunder i forbindelse med opfyldelse af aftale hos CVR-nr. 15281545 AJ Consult A/S. (herefter Selskabet) Som følge
Læs mereAfrapportering af det kommunale tilsyn
Afrapportering af det kommunale tilsyn 2015 14-09-2016 1 Formål med tilsyn 2015 At følge op på tidligere tilsyn og afklare: 1. Om alle relevante it-systemer bliver arkiveret 2. Hvilke papirarkivalier der
Læs mereAnmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg
Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af
Læs mereDatabeskyttelsespolitik
Databeskyttelsespolitik for Rasmus Gissel, tekstforfatter, oversætter og korrekturlæser 1. Indledning I denne databeskyttelsespolitik kan du læse følgende: hvordan, hvornår og hvorfor jeg indsamler persondata
Læs mereBehandling af personoplysninger hos Ringsted Dyreklinik, Vestervej 36, 4100 Ringsted
Side 1 af 6 Behandling af personoplysninger hos Ringsted Dyreklinik, Vestervej 36, 4100 Ringsted 1. Indledende bemærkninger 1.1 Formål 1.1.1. Hos Ringsted Dyreklinik vil vi løbende komme til elektronisk
Læs mereOPLYSNING OM PERSONDATA OM VORES KUNDER
OPLYSNING OM PERSONDATA OM VORES KUNDER PN Entreprise Steensbergsvej 25, 3230 Græsted Oplysninger om Persondata til vores kunder. Retningslinjer for behandling af personoplysninger for kunder i forbindelse
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
BEK nr 980 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 17. december 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004827 Senere ændringer til forskriften BEK nr
Læs mereIntroduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv
The medium is the message Marshall McLuhan: : Understanding Media. 1964 De kulturbevarende institutioner (ABM) ARKIVE R -Offentlig e - Private Biblioteker - Bibliotekslov en Museer - Museumslov en Private
Læs mereOPLYSNING OM PERSONDATA OM VORES KUNDER
OPLYSNING OM PERSONDATA OM VORES KUNDER Industri-Automatik A/S Sundsnæs 6A, 6300 Gråsten 1 Oplysninger om Persondata til vores kunder. Retningslinjer for behandling af personoplysninger for kunder i forbindelse
Læs mereTVovervågning. Struer Kommune Retningslinjer for anvendelse og indkøb af. TV-overvågning
TVovervågning Struer Kommune Retningslinjer for anvendelse og indkøb af TV-overvågning Formål TV-overvågning i Struer Kommune benyttes for at bekæmpe, forebygge og opklare kriminelle handlinger som hærværk,
Læs mereBilag 1 - Beskrivelse af den indstillede Model 1og den alternative Model 2
KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen Center for Økonomi NOTAT Bilag 1 - Beskrivelse af den indstillede Model 1og den alternative Model 2 Notatet beskriver den nu indstillede model (Model 1) samt den
Læs mere6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger
6. november 2017 FM 2018/xx Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1. Indledning 1.1. Den overordnede baggrund for forslaget Den overordnede baggrund for ændringsforslaget er et ønske fra
Læs mereBehandling af personoplysninger hos Centrum Dyreklinik Ringsted
DENNE INFORMATION ER TIL KLIENTER Behandling af personoplysninger hos Centrum Dyreklinik Ringsted 1. Indledende bemærkninger 1.1 Formål 1.1.1. Hos Centrum Dyreklinik Ringsted vil vi løbende elektronisk
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne
Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003
Læs mereUdlændinge- og Integrationsministeriet Slotsholmsgade København K
Udlændinge- og Integrationsministeriet Slotsholmsgade 10 1216 København K Gammeltorv 22 DK-1457 København K Tlf. +45 33 13 25 12 Fax +45 33 13 07 17 www.ombudsmanden.dk post@ombudsmanden.dk Personlig henvendelse:
Læs mereIt-løsninger i forbindelse med kommunalreformen. Sikring af at grundlæggende forvaltningsretlige krav overholdes
FOB 05.409 It-løsninger i forbindelse med kommunalreformen. Sikring af at grundlæggende forvaltningsretlige krav overholdes Ombudsmanden konstaterede i flere sager at grundlæggende forvaltningsretlige
Læs merePolitik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc
Politik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc Politik for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering i Region Nordjylland (ESDH) Lovgivning/aftalegrundlag Politikken
Læs mereStrategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier
Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Dette dokument beskriver Rigsarkivets strategi for modtagelse og bevaring af digitalt skabte arkivalier. Ved digitalt skabte arkivalier forstås upubliceret
Læs mereRetningsgivende databehandlervejledning:
Retningsgivende databehandlervejledning: 1. Databehandleren handler alene efter vejledning af den dataansvarlige og vedrører de opgaver, datahandleren har i henhold til bilag 1 til databehandleraftalen
Læs mereVedtægter for Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke
Vedtægter for Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke Revideret på generalforsamlingen d. 20. april 2015 1. Navn stk. 1. Arkivsamvirkets navn er "Sønderborg kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke"
Læs mereAalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks
Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2015 Indholdsfortegnelse 1. Forord...4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv...5 3. Hvad er arkivalier?...5 4. Hvem gælder instruksen for?...6 5.
Læs mere