BBR-Kommune Inddataboks

Transkript

1 BBR-Kommune Inddataboks Brugervejledning Version 1.0

2 Indholdsfortegnelse 1.1. Forord Formål Adgang Opbygning af vejledningen Inddataboksen set i sammenhæng Sagsflow Indberetningstyper Type Supplerende varme Statusværdier Søgning på fanebladet Inddataboks Søgekriterier Resultatliste Ny søgning Sagsbehandlerside for indberetning Sagsoplysninger Indberetter Modtagne ændringer Type Supplerende varme BBR oplysninger inklusive ændringer Type Supplerende varme Sagens noter Muligheder for sagsbehandling Brugerindstillinger Brugerindstillinger for resultatlisten Brugerindstillinger for søgebilledet Brugerindstillinger for sagsbehandlingssiden Systemadministration Tidsfrister og adresse Opsætning af genbrugelige tekster Notifikationer Genvejstaster De generelle genvejstaster Genvejstaster til fanebladet Inddataboks Hjælp Ændringslog Ændringer i version Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 2 af 29

3 Indledning 1.1. Forord Denne brugervejledning indeholder en beskrivelse af BBR Inddataboksen og de muligheder fanebladet Inddataboks i BBR-Kommune stiller til rådighed for sagsbehandleren. Den nyeste udgave af vejledningen vil altid være tilgængelig på Formål BBR Inddataboks giver mulighed for modtagelse af BBR data fra eksterne interessenter. Eksterne interessenter kan indsende sager til BBR Inddataboksen via standardiserede snitflader. Sagerne indeholder kort sagt information om indberetteren samt BBR data, der ønskes indberettet til BBR systemet. BBR Inddataboksen giver endvidere via fanebladet Inddataboks - mulighed for at sagsbehandle disse sager. Hvis sagerne godkendes, opdateres BBR systemet med de indsendte BBR data Adgang Alt efter de rolleprofiler, som en bruger har tilknyttet i forbindelse med Inddataboksen, kan brugeren udføre forskellige handlinger. En bruger med rollen Inddatabokssagsbehandler har adgang til alle i dette dokument beskrevne muligheder og dermed til at fremsøge sager, fordele sager og sagsbehandle de indberettede BBR data. En bruger med rollen Inddatabokssagsfordeler har adgang til at fremsøge sager samt at sagsfordele de indkomne sager. Rollen giver således mulighed for at tildele en sagsfordeler/sagsbehandler og efterfølgende at gemme sagen. Rolleprofilen giver ikke adgang til at overføre, godkende eller afvise sagen. En bruger med rollen Inddataboksforespørger har adgang til at fremsøge sager samt at se sager i Inddataboksen. Den rolle giver hverken adgang til at sagsfordele, afvise, godkende eller overføre sagen. Rollen vil typisk blive tildelt til Borgerservice brugere og andre brugere, som skal kunne se, men ikke redigere sager. En sag kan tildeles til en bruger med rolleprofil Inddatabokssagsbehandler eller Inddatabokssagsfordeler, dog ikke til en bruger som kun har rolleprofil Inddataboksforespørger. Der er ikke andre roller, som giver adgang til Inddataboks fanebladet. Hvis du mangler adgangsrettigheder til fanebladet Inddataboks, skal du kontakte brugeradministratoren i din kommune eller i din forvaltning. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 3 af 29

4 1.4. Opbygning af vejledningen Denne vejledning er delt op i et antal kapitler. Kapitel 2 beskriver livscyklus for en indberetning (i det følgende også kaldt sag) i Inddataboksen. Der beskrives hvilke statusværdier en sag kan antage og hvilke indberetningstyper der findes for sager i Inddataboksen i nuværende version. Kapitel 3 beskriver søgningen i Inddataboksen. Der beskrives søgekriterier samt resultatliste. Kapitel 4 beskriver sagsbehandlingssiden, dvs. skærmbilledet for en indberetning/sag i Inddataboksen. Kapitlet beskriver de forskellige muligheder, som en sagsfordeler hhv. sagsbehandler har, når en sag i Inddataboksen er åbnet. Kapitel 5 beskriver mulighederne for brugerindstillinger i Inddataboksen. Kapitel 6 beskriver systemadministrationssiderne til Inddataboksen. Kapitel 7 beskriver de notifikationer ( s), som systemet udsender i forbindelse med modtagelse og sagsbehandling af indberetninger. Kapitel 8 beskriver genvejstasterne, som gælder på de forskellige skærmbilleder i Inddataboksen. Kapitel 9 giver en vejledning til, hvordan man kan få yderligere hjælp til fanebladet Inddataboks. Kapitel 10 beskriver ændringer i vejledningen i forhold til tidligere versioner. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 4 af 29

5 2. Inddataboksen set i sammenhæng 2.1. Sagsflow En indberetter (det er typisk ejeren) indberetter BBR data (for indberetningstypen Supplerende varme vil det være data vedr. supplerende varme for en bygning hhv. enhed) til Inddataboksen via en ekstern applikation. BBR data bliver sammen med indberetterens kontaktoplysninger sendt til Inddataboksen via en webservice. Så snart indberetningen er modtaget i Inddataboksen, udsendes en kvittering via til indberetteren. Kommunen kan nu tilknytte en sagsbehandler til sagen. Den ansvarlige sagsbehandler vil efterfølgende modtage en om den nye indberetning. Sagsbehandleren kan nu overføre, afvise eller godkende sagen. Resultatet af sagsbehandlingen sendes via til indberetteren. Hvis sagen godkendes, opdateres data direkte i BBR. Hvis sagen overføres til anden afdeling, afsluttes sagen i Inddataboks og sagsbehandlingen foretages uden for Inddataboksens kontekst Indberetningstyper I denne version af Inddataboksen kan indsendte sager kun have én type og det er: Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 5 af 29

6 - Supplerende varme (beskrevet i afsnit 2.2.1) På længere sigt er det dog planen, at Inddataboksen kan modtage mange forskellige indberetninger til BBR systemet Type Supplerende varme Via en snitflade kan Inddataboksen modtage ændringer til feltet Supplerende varme på bygnings- og enhedsniveau. Indberetninger foretages som beskrevet i afsnit 2.1 via en ekstern snitflade. Både for en bygning og en enhed kan feltet Supplerende varme indberettes. Feltet kan have følgende kodeværdier: Feltnavn i BBR Supplerende varmeinstallation Koder: 0 - Ikke oplyst 1 - Varmepumpeanlæg 2 - Ovne til fast brændsel (brændeovn o. lign.) 3 - Ovne til flydende brændsel 4 - Solpaneler 5 - Pejs 6 - Gasradiator 7 - Elovne, elpaneler 10 - Biogasanlæg 80 - Andet 90 - Bygningen har ingen supplerende varme 2.3. Statusværdier En indberetning/sag i Inddataboksen kan have forskellige statusværdier alt efter, hvor langt den er kommet i sagsbehandlingen, og alt efter hvordan sagen afsluttes. Der findes i alt 5 forskellige statusværdier, som vist i billedet nedenfor. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 6 af 29

7 En sag i Inddataboks er modtaget, når den er blevet oprettet i databasen efter en indberetning fra ekstern part. Sagen har endnu ikke fået tildelt en sagsfordeler/sagsbehandler. En sag i Inddataboks er under behandling, når den har fået tildelt et sagsnummer og en sagsfordeler/sagsbehandler. En sag i Inddataboks er godkendt, når sagsbehandleren har afsluttet sagen ved at godkende den. BBR data er blevet opdateret i BBR, og der udsendes en ny BBR Meddelelse såfremt dette er valgt. En sag i Inddataboks er afvist, når sagsbehandleren har afsluttet sagen ved at afvise den. De indsendte BBR data er ikke blevet opdateret i BBR systemet. En sag i Inddataboks er overført, når sagsbehandleren har afsluttet sagen ved at overføre den til anden afdeling. Selv om sagen sagsbehandles i en anden afdeling, er sagen ikke længere relevant i Inddataboks konteksten. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 7 af 29

8 3. Søgning på fanebladet Inddataboks Når du klikker på fanebladet Inddataboks, vises søgebilledet for Inddataboksen, som du kan se nedenfor: Du kan søge på alle felter, alene eller flere ad gangen Søgekriterier I skemaet herunder vises de felter, der indgår i søgebilledet under fanebladet Inddataboks. Til højre for feltnavnet er der en kort beskrivelse af feltet. Søgekriterierne kan deles op i 2 grupper: - Søgekriterier, som vedrører selve sagen - Søgekriterier, som vedrører den ejendom/bygning/enhed sagen tilhører Derudover kan man angive, på hvilken måde søgeresultatet skal sorteres, før det vises i resultatlisten. Som default sorteres efter sagernes status. Feltnavn SAGSOPLYSNINGER Indberetningstype Kilde Kort feltbeskrivelse Du kan søge på sagernes indberetningstype. Se afsnit 2.2 for en beskrivelse af de forskellige indberetningstyper. I nuværende version af Inddataboks findes kun typen Supplerende varme. Du kan søge på sagernes kilde. Kilden er sagens afsender, dvs. den bruger i BBR systemet, som har oprettet sagen i Inddataboksen igennem en webservice. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 8 af 29

9 Feltnavn Status Sagsnummer Sagsbehandler Modtagelsesdato fra/til Dage før frist er overskredet Kort feltbeskrivelse Kodelisten viser kun de brugere, som faktisk har oprettet sager i Inddataboksen. For sager med type Supplerende varme vil kilden være EBST. Du kan søge på sagernes status. Se afsnit 2.3 for en beskrivelse af de forskellige statusværdier Du kan søge på sagernes sagsnummer. Der er ingen regler for, hvordan sagsnumrene skal se ud, da det er op til kommunen selv at definere dette. Et sagsnummer kan bestå af tal, bogstaver, tegn eller en blanding af det hele. Når du søger på sagsnummeret, skal du indtaste hele nummeret, for at systemet kan finde det. Sagsnummeret har maksimalt 32 tegn. Du kan søge på sagernes sagsfordeler/sagsbehandler. I kodelisten vises alle brugere, som har rollerne sagsfordeler hhv. sagsbehandler tilknyttet. Derudover vises alle sagsbehandlere i kommunen, som har en sag tilknyttet, men som ikke længere er aktive, eller som ikke længere har rolleprofilerne. Du kan søge på sagernes modtagelsesdato. Du kan søge på en bestemt modtagelsesdato eller et interval af datoer. Datoen kan indberettes som , , 13/05/2009 eller , samt dd for dags dato eller gd for gårs dato. Du kan vælge kun at fremsøge de sager, hvis tidsfrist er overskredet når det antal angivne dage er gået. Vær opmærksom på, at søgningen også returnerer de sager, hvor tidsfristen er overskredet tidligere end det angivne antal dage samt de sager, hvor tidsfristen allerede er overskredet. Fristen beregnes på grundlag af modtagelsesdatoen samt de i systemadministrationen angivne tidsfrister for sagsfordeling og sagsbehandling. Se afsnit 6.1 for en beskrivelse af tidsfristerne. Søges f.eks. med antal dage 0 vises alle sager, hvis tidsfrist er overskredet. Søges f.eks. med antal dage 1 vises de sager som skal behandles dagsdato for at fristen overholdes samt de sager som allerede har overskredet tidsfristen. EJENDOMSOPLYSNINGER Ejendomsnummer Vejkode Vejnavn Du kan søge på det ejendomsnummer, som sagerne vedrører. Angiv ejendomsnummeret, der er på seks cifre. Du behøver ikke at indtaste foranstillede 0 er. For indberetningstypen Supplerende varme fremsøges alle sager, som vedrører bygninger eller enheder, som ligger under det angivne ejendomsnummer. For en ejerlejlighed skal ejendomsnummeret for moderejendommen angives. Du kan søge på en vejkode (4 cifre). Hvis du søger på en vejkode, vil vejnavnet automatisk blive udfyldt. Du kan søge helt eller delvist på vejkode, skriver du fx 123, vil alle vejkoder med disse tal komme frem på en liste. For indberetningstypen Supplerende varme fremsøges alle sager, som vedrører bygninger eller enheder, som har en adresse med den angivne vejkode. Du kan søge på et vejnavn. Hvis du søger på et vejnavn, vil vejkoden automatisk blive udfyldt. Det er muligt at indtaste hele adressen i vejnavn feltet. F.eks. testvej 5. Søgningen vil automatisk flytte 5 tallet ned i feltet for husnummer. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 9 af 29

10 Feltnavn Husnummer fra/til Postnummer Postdistrikt Matrikel Landsejerlav Kort feltbeskrivelse Hvis vejens navn rent faktisk slutter med et tal, kan man sætte denne automatik ud af kraft ved at sætte apostroffer omkring vejnavnet. F.eks. 'testvej 5'. For indberetningstypen Supplerende varme fremsøges alle sager, som vedrører bygninger eller enheder, som har en adresse med det angivne vejnavn. Du kan søge på et husnummer eller et interval af husnumre. Når du vil søge på et enkelt husnummer, skal du blot indtaste nummeret i Fra-feltet. Ved søgning på et interval af numre skal du indtaste i både Fra og Til-feltet. For indberetningstypen Supplerende varme fremsøges alle sager, som vedrører bygninger eller enheder, som har en adresse i det angivne husnummer interval. Du kan søge på et postnummer. Hvis du søger på postnummer, vil postdistriktet automatisk blive udfyldt. For indberetningstypen Supplerende varme fremsøges alle sager, som vedrører bygninger eller enheder, som har en adresse med det angivne postnummer. Du kan søge på et postdistrikt. Hvis du søger på postdistrikt, vil postnummeret automatisk blive udfyldt. For indberetningstypen Supplerende varme fremsøges alle sager, som vedrører bygninger eller enheder, som har adresse i det angivne postdistrikt. Du kan søge på matrikeloplysninger. Du kan søge på den 3-cifrede kommunale ejerlavskode, på matrikelnummeret, på matrikelbogstavet, på delnummeret (parcel) og på artskoden. For indberetningstypen Supplerende varme fremsøges alle sager, som vedrører bygninger, som ligger på den angivne matrikel eller enheder, som ligger under bygninger, som har den angivne matrikel tilknyttet. Du kan søge på det landsejerlav, hvor bygningernes/enhedernes matrikelnumre er beliggende. Du kan søge på landsejerlavskoden, som er en syvcifret kodeværdi og på landsejerlavsnavn. Du skal indtaste hele nummeret for landsejerlavskoden, men du kan dog undlade foranstillede nuller. Når du søger på en adresse med vejkode og husnummer, fremfindes også de sager, som vedrører enheder, som har enhedsadresser, der ligger under den angivne adgangsadresse. F.eks. fremfindes sagen på enheden Vibevej 2 1. tv ved en søgning på Vibevej 2. Det er muligt at opsætte egne brugerindstillinger for søgebilledet. For eksempel kan du vælge, at sagsbehandler feltet er forudfyldt med dine egne initialer, og du kan vælge hvilken kilde der pr. default søges på. Brugerindstillingerne for søgebilledet er nærmere beskrevet i afsnit 5.2. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 10 af 29

11 3.2. Resultatliste Søgeresultatet vises i venstre side af skærmen som en resultatliste. Hver sag vises som en linje. Hver linje i resultatlisten er et link til den respektive sag, og et klik på linket vil åbne sagsbehandlersiden for indberetningen. For hver sag i resultatlisten vises altid status og indberetningstype. Derudover kan man ved hjælp af brugerindstillinger angive, om man ønsker at få vist felterne Modtagelsesdato, Sagsbehandler, Sagsnummer og Ejendomsnummer i resultatlisten. Se også afsnit 5.1 for flere informationer vedr. brugerindstillinger for resultatlisten. En sags statusværdi markeres med et bogstav samt en farve. Et grønt M betyder, at sagen er modtaget og at tidsfristen ikke er overskredet. Et rødt M betyder, at sagen er modtaget og at tidsfristen for at sætte en sagsfordeler/sagsbehandler på er overskredet. Et blåt U betyder, at sagen er under behandling og at tidsfristen ikke er overskredet. Et rødt U betyder, at sagen er under behandling og at tidsfristen for sagsbehandling er overskredet. Et sort G betyder, at sagen er godkendt. Et sort A betyder, at sagen er afvist. Et sort O betyder, at sagen er overført til anden afdeling. Når du søger, kan du angive på hvilket af de nævnte felter søgeresultatet skal sorteres. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 11 af 29

12 Du kan max. få vist 99 sager i resultatlisten. Resulterer din søgning i flere søgeresultater, vil meddelelsen For mange søgeresultater, blive vist ovenover resultatlisten. Hvis du får ét resultat tilbage efter en søgning, vil sagen blive åbnet med det samme uden at du behøver at udvælge den i resultatlisten Ny søgning For at foretage en ny søgning klikker du på fanebladet Inddataboks igen, eller du vælger funktionen Ny søgning lige over for resultatlisten. Du kan også vælge at gentage den sidste søgning ved at vælge funktionen Ny søgning med samme søgebetingelser lige over for resultatlisten. Ny søgning med samme søgebetingelser Ny søgning Resultatet i venstre side bibeholdes, indtil ny søgning er foretaget. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 12 af 29

13 4. Sagsbehandlerside for indberetning Når du har foretaget en søgning og valgt en sag i resultatlisten, vises følgende skærmbillede for en sag/indberetning: Overskriften til sagsbehandlersiden er Indberetning: efterfulgt af indberetningens sagsnummer. Sagsbehandlersiden er opdelt i 5 områder: Sagsoplysninger Indberetter Modtagne ændringer BBR oplysninger inklusive ændringer Sagens noter For alle indberetningstyper vil områderne Sagsoplysninger, Indberetter og Sagens noter have samme udseende. Områderne Modtagne ændringer og BBR oplysninger inklusive ændringer vil dog skifte udseende alt efter hvilken indberetningstype, der er tale om. Det er muligt at opsætte egne brugerindstillinger for sagsbehandlersiden. Se afsnit 5.3 for mulighederne. I de næste 5 afsnit gennemgås de 5 områder og i afsnit 4.6 beskrives de muligheder sagsbehandleren har for at gemme, godkende, afvise eller overføre sagen. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 13 af 29

14 4.1. Sagsoplysninger I området Sagsoplysninger vises diverse oplysninger vedr. sagen. Området har samme udseende for alle indberetningstyper. Feltnavn Feltbeskrivelse SAGSOPLYSNINGER Indberetningstype Kilde Status Sagsnummer Reference til ESDH Sagsbehandler Modtagelsesdato Den indberetningstype, som sagen har. Se afsnit 2.2 for en beskrivelse af de forskellige indberetningstyper. I nuværende version af Inddataboks findes kun typen Supplerende varme. Den kilde (afsender), som har oprettet sagen i Inddataboksen. Eksempelvis vil kilden være EBST for indberetningstype Supplerende varme. Den status, som sagen har. Se afsnit 2.3 for mulige statusværdier. Feltet er readonly og opdateres automatisk af systemet. Det sagsnummer, som sagen har. Feltet skal indberettes. Der er ingen regler for hvordan sagsnumrene skal se ud, da det er op til kommunen selv at definere dette. Dvs. et sagsnummer kan bestå af tal, bogstaver, tegn eller en blanding af det hele. Sagsnummeret har maksimalt 32 tegn. Efter afslutning af en sag kan feltet ikke længere ændres. Du kan oprette et link til sagen i ESDH. Feltet kan indberettes, men er valgfrit. Efter afslutning af en sag er ESDH referencen det eneste felt, som stadig kan opdateres. Den sagsfordeler hhv. sagsbehandler, som er tilknyttet sagen. I kodelisten vises alle brugere, som har rollerne sagsfordeler hhv. sagsbehandler tilknyttet. Hvis sagen har en sagsbehandler tilknyttet, som ikke længere har rolleprofilerne eller måske ikke længere er aktiv, vil denne sagsbehandler dog også vises. Feltet skal indberettes. For at du kan afslutte sagen, skal du være valgt som sagsbehandler for sagen. Efter afslutning af en sag kan feltet ikke længere ændres. Den dato, hvor sagen blev oprettet i Inddataboksen. Feltet er readonly og opdateres automatisk af systemet. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 14 af 29

15 4.2. Indberetter I området Indberetter vises kontaktoplysninger for indberetteren, dvs. den person, som har foretaget indberetningen via snitfladen. Feltnavn Feltbeskrivelse INDBERETTER Navn Telefonnummer Postadresse Navn for indberetteren. for indberetteren. Telefonnummer for indberetteren. Postadresse for indberetteren Modtagne ændringer I området Modtagne ændringer vises de BBR data, som er blevet modtaget via snitfladen, og som indberetteren ønsker at få indberettet til BBR. For hvert felt vises de ændrede data samt de eksisterende data for hermed at give sagsbehandleren en god mulighed for at sammenligne indholdet. Indholdet af området vil afhænge af, hvilken type af indberetning der behandles Type Supplerende varme For indberetningstypen Supplerende varme vises den indberettede samt den eksisterende værdi for feltet Supplerende varme. Den indberettede værdi vises øverst og bliver markeret med gul baggrundsfarve. Den eksisterende værdi vises nedenunder. Hvis feltet er blankt, betyder det, at der ikke findes en værdi i eksisterende BBR data. Vær opmærksom på, at det i denne version af Inddataboks ikke er muligt for en sagsbehandler at foretage ændringer i de indberettede BBR data. Feltnavn Feltbeskrivelse MODTAGNE ÆNDRINGER Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 15 af 29

16 Feltnavn Supplerende varme Feltbeskrivelse Bygningens hhv. enhedens supplerende varme. Feltet udfyldes, når bygningen/enheden ud over den hovedsagelige varmeinstallation tillige opvarmes af en supplerende varmekilde. Hvis der forekommer flere forskellige supplerende varmeinstallationer, indberettes den supplerende varme, der anvendes mest. Øverst vises: ny værdi Nederst vises: eksisterende værdi i BBR 4.4. BBR oplysninger inklusive ændringer I området BBR oplysninger inklusive ændringer vises den kontekst (relevante BBR data), som de ændrede data indgår i. Det kan både være felter, som sagsbehandleren kan bruge til at identificere den BBR entitet, som indberetningen vedrører samt felter, som er nødvendige for at kunne bedømme de indberettede værdier og hjælpe med beslutning om godkendelse hhv. afvisning eller overførelse af sagen. Derudover vises der - en gang til - modtagne værdier sammen med de eksisterende værdier for de indberettede felter. Alle felter i dette område er readonly og kan ikke ændres eller indberettes via Inddataboksen. Vær opmærksom på, at det i denne version af Inddataboks heller ikke er muligt for en sagsbehandler at foretage ændringer i de indberettede BBR data Type Supplerende varme For indberetningstypen Supplerende varme vises nedenstående felter. Om indberetningen vedrører en enhed eller en bygning kan ses på adressefeltet, hvor der enten står Bygningens adresse eller Enhedens adresse. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 16 af 29

17 Feltnavn Feltbeskrivelse BBR OPLYSNINGER INKL. ÆNDRINGER Ejendomsnummer Evt. ejerlejligheds ejendomsnummer Ejendomsnummeret for den ejendom, som bygningen hhv. enheden, som denne sag vedrører, tilhører. Hvis indberetningen vedrører en enhed/bygning, som er en ejerlejlighed, vises ejerlejlighedens ejendomsnummer. Evt. ejerlejlighedsnummer Hvis indberetningen vedrører en enhed/bygning, som er en ejerlejlighed, vises ejerlejlighedsnummer. Bygningsnummer Bygningens adresse/enhedens adresse Varmeinstallation Opvarmningsmiddel Supplerende varme Notat fra BBR Links til tekniske anlæg Det bygningsnummer, som indberetningen vedrører. Hvis indberetningen vedrører en enhed, vises bygningsnummer for den bygning, som enheden hører til. Den adresse for bygningen/enheden, som sagen vedrører. Varmeinstallation for den bygning/enhed, som sagen vedrører. Opvarmningsmiddel for den bygning/enhed, som sagen vedrører. Supplerende varme for den bygning/enhed, som sagen vedrører. Øverst er angivet ændringen til data og nederst de eksisterende data. Hvis bygningen/enheden, som denne sag vedrører, har notatlinjer i BBR, vises disse i feltet. Hvis indberetningen vedrører en bygning, som har tekniske anlæg, vises links til disse tekniske anlæg. Hvis indberetningen vedrører en enhed, vises tekniske anlæg for den bygning, som enheden hører til Sagens noter I området Sagens noter vises forskellige noter vedr. sagen en note fra indberetteren 0 til mange interne noter fra sagsbehandlere en besked til indberetteren Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 17 af 29

18 Feltnavn Feltbeskrivelse SAGENS NOTER Besked fra borger Ny intern note Interne noter Besked til borger Hvis indberetteren har sendt en besked som en del af indberetningen ud over selve BBR data vil denne blive vist i feltet. Du kan oprette en ny intern note til sagen ved at skrive den i feltet Ny intern note. Interne noter til sagen. Der vises både selve noten og den sagsbehandler, der har oprettet den. Når sagsbehandlingen afsluttes (ved at sagen godkendes, afvises eller overføres) sendes der en mail til indberetteren med indholdet, som det er defineret i feltet Besked til borger. en sendes først ved sagens afslutning, men feltet må gerne indberettes før sagen afsluttes. Sagsbehandleren kan vælge at tage udgangspunkt i en forud formuleret tekst, når han skriver teksten til borgeren (se afsnit 6.2). Ved valg af en tekst i selectboksen overføres teksten til feltet Besked til borger, hvor teksten kan redigeres yderligere Muligheder for sagsbehandling Nederst på sagsbehandlersiden vises følgende knapper, som kan vælges efter at der er blevet foretaget indberetninger på siden. En bruger, som har rollen Inddataboksforespørger, kan kun se oplysningerne, men vil ikke have mulighed for at gemme eller sagsbehandle sagen. Alle knapperne vil være inaktive for en bruger, som har denne rolleprofil. En bruger, som har rollen Inddatabokssagsfordeler, har mulighed for at udfylde felterne og gemme sagen, men må ikke sagsbehandle sagen. Knapperne Godkend, Afvis og Overfør vil være inaktive. En sagsfordeler overvåger Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 18 af 29

19 indberetningerne, og han/hun har ansvar for at indberetningerne sagsfordeles i overensstemmelse med den gældende tidsfrist. En sagsfordeler vil således typisk tildele et sagsnummer og en sagsbehandler til en sag og vælge Gem knappen efterfølgende. En sagsfordeler har dog også mulighed for at angive en ESDH reference samt at tilføje sagen et notat, hvis dette ønskes. Når en sag har fået tildelt sagsnummer og sagsfordeler/sagsbehandler, skifter sagen status til Under behandling, og den tildelte sagsfordeler/sagsbehandler får en notifikation om sagen. Denne har nu ansvaret for, at sagen afsluttes i overensstemmelse med den gældende tidsfrist for sagsbehandling. Sendes en sag til en sagsfordeler (og ikke til en sagsbehandler), skal sagsfordeleren sørge for, at sagen videresendes til en sagsbehandler. Ændres sagsbehandler, udsendes der en notifikation påny. En bruger, som har rollen Inddatabokssagsbehandler har de samme muligheder som en sagsfordeler, men han/hun kan desuden sagsbehandle sagen. En sagsbehandler kan ligesom en sagsfordeler ændre sagsnummer, sagsbehandler, tilføje ESDH reference og notater og gemme sagen til senere sagsbehandling. Derudover kan han/hun afslutte sagen. Knapperne Godkend, Afvis og Overfør vil således være aktive. En sagsbehandler kan afslutte sagen på tre måder: Sagen godkendes ved at trykke på knappen Godkend. Dette resulterer i, at sagen skifter status til Godkendt, og at BBR data gemmes i BBR. BBR data valideres på samme måde, som hvis de var indberettet via fanebladet Bygninger og boliger. Derfor kan sagsbehandleren komme ud for, o at sagen ikke kan godkendes på grund af, at den indberettede værdi ikke kan godkendes. o at godkendelsen resulterer i en sandsynlighedsbesked, som advarer brugeren om en uoverensstemmelse, men hvor opdateringen kan gennemtvinges. Sagen skifter først status til Godkendt, når man vælger at gennemtvinge opdateringen. Vær opmærksom på, at rollen Inddatabokssagsbehandler ikke automatisk giver dig rettighed til at opdatere BBR data. Derfor skal du sørge for, at du har de fornødne rettigheder i BBR for at kunne godkende en sag. Hvis du ikke har tilstrækkelige rettigheder, vil godkendelsen af sagen fejle. Når sagen godkendes, og hvis relevante BBR felter er ændrede, udsendes der en ny BBR Meddelelse til ejeren(erne), såfremt der er afkrydset i feltet Udsend BBR meddelelse. Sagen afvises ved at trykke på knappen Afvis. Dette resulterer i, at sagen skifter status til Afvist. Vær opmærksom på, at der ikke findes standardtekster til afvisning. Sagsbehandleren selv skal skrive en tekst med begrundelse for afvisningen. Sagen overføres til en anden afdeling ved at trykke på knappen Overfør. Dette resulterer i, at sagen skifter status til Overført. Vær opmærksom på, at det ikke er Inddataboksen, som sender sagen videre til anden afdeling. Sagsbehandleren kan med fordel videresende den mail (indehol- Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 19 af 29

20 dende alle informationer om sagen), som systemet danner ved afslutning af en sag. Fælles for alle tre måder (godkend, afvis, overfør) at afslutte en sag på: Vær opmærksom på, at du kun kan afslutte sagen hvis du er sagsbehandler på sagen. Når en sag afsluttes, sendes der en til indberetteren. Alt efter dine brugerindstillinger, sendes beskeden cc til sagsbehandleren (som er dig). Endvidere vil sagsbehandleren modtage en mail indeholdende alle relevante informationer på sagen. Sagsbehandleren kan efterfølgende eventuelt benytte disse mails til at gemme sagen i et kommunalt ESDH system og derefter registrere et link til ESDH sagen på sagsbehandlersiden. Det er også muligt at udføre hele sagsgangen, dvs. tildeling af sagsbehandler og sagsnummer samt afslutning af sagen, i én arbejdsgang. Sagen skifter på den måde direkte status til Godkendt, Afvist eller Overført uden at have været i status Under behandling. Når en sag opdateres, vil resultatlisten afspejle ændringerne. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 20 af 29

21 5. Brugerindstillinger Der er 3 muligheder for at definere egne brugerindstillinger i forbindelse med Inddataboksen Opsætning af visning af søgeresultat Opsætning af én fast søgning, som altid vises i søgebilledet Opsætning af sagsbehandlersiden 5.1. Brugerindstillinger for resultatlisten Det er muligt at definere, hvilke felter - ud over felterne type og status, som altid vises - der skal vises i resultatlisten, og i hvilken rækkefølge de skal vises. Hvis du ønsker, at felterne sagsnummer, sagsbehandler, ejendomsnummer og modtagelsesdato skal vises i den nævnte rækkefølge, skal brugerindstillingerne sættes op som vist: Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 21 af 29

22 5.2. Brugerindstillinger for søgebilledet Det er muligt at definere, at søgebilledet altid starter med en fast søgning, dvs. med defaultværdier for felterne Sagsbehandler, Modtagelsesdato, Status, Kilde og Indberetningstype. Hvis du ønsker, at dit søgebillede altid starter med at søge på sager med indberetningstype Supplerende varme, som har status Under behandling og hvor du er sagsbehandler, kan du opsætte dine brugerindstillinger som følger: 5.3. Brugerindstillinger for sagsbehandlingssiden Det er muligt at angive, om feltet Udsend BBR Meddelelse på sagsbehandlerside pr. default skal være afkrydset. Derudover er det muligt at angive, om du som sagsbehandler altid skal modtage en kopi af den mail, der sendes til indberetteren ved afslutning af en sag. Vær opmærksom på, at du kun kan afslutte en sag, hvis du står som sagsbehandler for sagen. Hvis du ønsker begge dele, skal brugerindstillinger sættes op som vist: Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 22 af 29

23 6. Systemadministration I BBR-Kommunens systemadminstration kan der opsættes 2 tidsfrister, en e- mail adresse samt standardtekster for Inddataboksen Tidsfrister og adresse Kommunens systemadministrator kan på kommunebasis opsætte tidsfrister for, hvornår en indberetning i Inddataboks skal være sagsfordelt hhv. sagsbehandlet. Derudover skal der angives en kommunal adresse. Disse indstillinger sættes op ved at følge linket Inddataboks under fanebladet Systemadministration. Tidsfrist fra Modtaget til Under behandling angiver det antal dage, som der højst må gå fra den dag en sag modtages i Inddataboksen til den dag, sagen får tildelt en sagsfordeler hhv. sagsbehandler. En sag som modtages om mandagen skal være sagsfordelt senest om tirsdagen hvis tidsfristen er på 1 dag. Tidsfrist Modtaget til Godkendt/Afvist/Overført angiver det antal dage, som der højst må gå fra den dag en sag modtages i Inddataboksen til den dag, sagen skal være sagsbehandlet, dvs. afsluttet i Inddataboksen. En sag som modtages om mandagen skal være afsluttet senest om onsdagen hvis tidsfristen er på 2 dage. Tidsfristerne regnes fra modtagelsesdatoen, og en overskridelse giver anledning til en notifikation ( ) til den aktør, der er ansvarlig for sagen. Den adresse, som skal angives under Systemadministration benyttes til at forsende notifikationer i det tilfælde, hvor tidsfristen Tidsfrist modtaget ikke overholdes. Notifikationer vedr. den anden tidsfrist sendes direkte til sagsfordeleren hhv. sagsbehandleren Opsætning af genbrugelige tekster Systemadministrationen giver mulighed for at opsætte forud formulerede tekster (standardtekster), som kan bruges i forbindelse med at der sendes en e- mail til sagens indberetter med resultat for sagsbehandlingen. Disse indstillinger sættes op ved at følge linket Inddataboks-tekster under fanebladet Systemadministration. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 23 af 29

24 Som udgangspunkt fødes systemet med tekster for følgende to situationer Når en sag godkendes. Når en sag overføres til anden afdeling. Kommunen kan ændre eller slette de tekster, som systemet bliver født med. Derudover kan kommunen oprette nye tekster. Dette gøres ved at rette titel og tekst og efterfølgende benytte knappen Opret som ny. De forud formulerede tekster kan ændres/justeres for hver enkelt sag, når de benyttes på sagsbehandlingssiden, som beskrevet i afsnit 4.5. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 24 af 29

25 7. Notifikationer Systemet sender et antal notifikationer ( s), når en bestemt handling indtræffer. Nedenfor er alle notifikationer listet. Handling Modtager Tekst Ved modtagelse af en ny sag En ny sag modtages i Inddataboksen via en ekstern webservice. Der sendes en mail med en kvittering for modtagelse til indberetteren. Vi har modtaget din henvendelse vedr. ændringer til BBR. Ved tilknytning af sagsbehandler/sagsfordeler til en sag Når en sag med status Modtaget får tildelt sagsnummer og sagsfordeler/sagsbehandler, skifter sagen status til Under behandling, og den tildelte sagsfordeler/sagsbehandler får en notifikation om sagen Der sendes en mail til den ansvarlige sagsfordeler/sagsbehandler med link til sagen. Følgende indberetning [indberetning sagnr] er videresendt til dig. Du er nu angivet som ansvarlige sagsbehandler på sagen. Via følgende link kan du få adgang til sagens informationer: [link til sagen] Ved overskridelse af tidsfrister En indberetning med status modtaget er ikke blevet sagsfordelt i den under Systemadministration angivne tidsfrist for sagsfordeling En indberetning med status under behandling er ikke blevet afsluttet i den under Systemadministration angivne tidsfrist for sagsbehandling Ved afslutning af sagen Der sendes en mail til den kommunespecifikke adresse (som angivet under Systemadministration) med link til sagen. Der sendes en mail til den ansvarlige sagsfordeler/sagsbehandler med link til sagen. Hvis den ansvarlige sagsbehandler i mellemtiden er blevet slettet, sendes der mail til den kommunespecifikke adresse. Inddataboksen har registreret at tidsfristen for sagsfordeling af en ny sag er overskredet. Via følgende link kan du få adgang til sagens informationer: [link til sagen] Inddataboksen har registreret, at tidsfristen for sagsbehandling af [indberetning sagnr] er overskredet. Du er angivet som ansvarlige sagsbehandler på sagen. Via følgende link kan du få adgang til sagens informationer: [link til sagen] En sag afsluttes i Inddataboksen. Der sendes en mail med resultat for sagsbehandlingen til indberetteren. Hvis angivet under brugerindstillinger, sendes en kopi af en til den sagsbehandler, der står som ansvarlig for sagen, og som således afslutter sagen. Som angivet på sagsbehandlersiden i feltet Besked til borger En sag afsluttes i Inddataboksen. Sagsbehandleren vil modtage en mail indeholdende alle relevante informationer på sagen. Sagsbehandleren kan efterføl- Den sendte mail indeholder informationer om sagen: kontaktinformation for indberetteren, ansvarlig sagsbehandler, data der er Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 25 af 29

26 Handling Modtager Tekst gende eventuelt benytte denne mail til at gemme sagen i et kommunalt ESDH system, og derefter registrere et link til ESDH sagen på sagsbehandlersiden. Sagsbehandleren kan også sende mailen videre til en anden afdeling, hvis sagen er Overført til denne. indberettet (før og efter værdier), status på indberetningen (godkendt, afvist eller overført) samt alle noter på indberetningen. Det er en timer, som sørger for de notifikationer, som genereres ved overskridelse af tidsfrister. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 26 af 29

27 8. Genvejstaster 8.1. De generelle genvejstaster I brugervejledningen Generelt kan du se hvilke generelle genvejstaster du kan bruge i BBR-Kommune. Det vil sige de genvejstaster der fungerer på tværs af fanebladene Genvejstaster til fanebladet Inddataboks På skærmbilledet Søgning : Tekst Ryd Søg Genvejstast R Q På skærmbilledet Indberetning Tekst Godkend Afvis Overfør Gem luk vinduet Annuller Genvejstast K A O G L X Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 27 af 29

28 9. Hjælp Kontakt den BBR-ansvarlige i din kommune. Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 28 af 29

29 10. Ændringslog Ændringer i version 4.0 o Vejledningen er ny Inddataboks BBR-Kommunes Brugervejledning Side 29 af 29