Opbakning. Planlægning. Opbygning. Drift. Energiledelse. Ideer til kommunikation

Transkript

1 Opbakning Planlægning Opbygning Drift Energiledelse Ideer til kommunikation

2 Energiledelse indhold Forord s. 3 Kommunikation - et værktøj s. 4 Sproglige og grafiske billeder s. 6 Ledelsens opbakning s. 8 Planlægning s. 10 Opbygning s. 12 Drift s. 14 Energiledelse s. 16 Kortlægning s. 18 Mål og handlingsplan s. 20 Procedure s. 22 Overvågning og målinger s. 24 Indkøb s. 26 Denne pjece er udarbejdet af: Dansk Energi Analyse A/S, Birch & Krogboe A/S og Valør & Tinge A/S for: Energistyrelsen Amaliegade København K Telefon Telefax Pjecen er svanemærket. Licensnr Det er en garanti for, at hele produktionsprocessen er foregået under særlige hensyn til miljøet. Trykt på svanemærket papir med trykfarver, som er baseret på planteolier. Efter endt brug kan tryksagen indgå i en genbrugsproces. Pjecen kan rekvireres hos Energioplysningen, Teknikerbyen 45, 2830 Virum. Telefon EMAS-godkendt Reg. nr.: DK Tegner: Bob Katzenelson Grafisk produktion og tryk: Phønix-Trykkeriet A/S Oplag:

3 Energiledelse forord Pjecen her er skrevet til dig, som skal til at indføre energiledelse på din arbejdsplads. Ideen med pjecen er at hjælpe dig i gang med kommunikation om energiledelse med dine kolleger, både cheferne og dem i administration og produktion. Pjecen giver et bud på, hvordan du kommer godt i gang med kommunikationen. Pjecens udgangspunkt er, at det at opbygge og indføre energiledelse er en proces, der strækker sig over et længere tidsrum. I hele forløbet er der brug for kommunikation, men på forskellige måder og med nogle kolleger mere end andre. Pjecen giver tips til, hvordan du kommunikerer med ledere, mellemledere og andre kolleger. De har nemlig forskellige informationsbehov og vil argumentere ud fra forskellige synsvinkler og interesser. Pjecen er delt op i fire faser: ledelsens opbakning, planlægning, opbygning og drift. For hver fase beskriver pjecen, hvad du kan kommunikere om og giver eksempler på, hvordan du kan argumentere og hvilke kommunikationsværktøjer, du kan bruge. Kommunikation er vigtig i alle fire faser, men af hensyn til opbygningen af teksten i pjecen er der på nogle opslag mere fokus på én medarbejdergruppe end på en anden. Det vigtigste er, at du lader dig inspirere af ideerne i kataloget, stoler på din egen dømmekraft og selv vurderer, hvad der er brugbart netop på din arbejdsplads. Stjæl vores ideer og tilpas dem dine behov Det er umuligt at forudse alle de spørgsmål og argumenter, du vil blive mødt med, når dine kolleger begynder at arbejde med energiledelse. Pjecen giver ikke svar på alle de spørgsmål. Den går fx ikke i dybden med de enkelte elementer i energiledelse, eller hvad de enkelte arbejdsopgaver energiteknisk går ud på. Disse informationer kan du finde i en række andre pjecer om energiledelse. Du kan fx hente inspiration i de pjecer, som Projekt Værktøjskassen har udgivet. Du kan bestille pjecerne og få mere information om energiledelse på Energiledelse Energiledelse betyder, at virksomheden gennemfører en systematisk, løbende indsats for at bruge energien bedre og derigennem øge virksomhedens forretningsmuligheder. Virksomheden kortlægger energiforbruget, opstiller mål og udarbejder en handlingsplan for forbedringer, beskriver arbejdsopgaver og placerer ansvar og kompetence til opnåelse af målene. Energiledelse bør være en integreret del af hverdagen, og der bør jævnligt foretages en vurdering af, om målene nås. Økonomiske, tekniske og organisatoriske forhold i virksomheden vil afgøre, hvor hurtigt og i hvilket omfang, virksomheden kan gennemføre effektiviseringer og besparelser i energiforbruget. 3

4 Brug samtalen som energiledelsens motor Du har måske ikke overvejet at gøre kommunikation til en central opgave i energiledelsesprojektet, men den tid, du bruger på kommunikation, vil hurtigt vise sig at være en god investering. Dit engagement vil smitte af på andre og gøre, at andre arbejdsopgaver senere formentlig bliver lettere for dig. Lidt højstemt sagt gælder det jo om, at alle ansatte løfter i flok, og at I udvikler nye ideer og initiativer sammen. Erfaringer fra virksomheder, der har indført energiledelse, viser, at systemet først bliver velfungerende, når alle i virksomheden, der skal løfte opgaven, forstår hvad de skal gøre og hvorfor. Derfor er det vigtigt, at alle kan se, hvilken betydning deres indsats har og hvilke resultater, virksomheden opnår. Du hverken kan eller skal løfte opgaven alene. Derfor har du brug for at kommunikere en række budskaber til kollegerne og få sat en dialog i gang om energiledelse. Dine kolleger har en væsentlig viden om deres fagfelt og den del af produktionen, de er en del af. Du har brug for viden om de energimæssige muligheder på deres område, og de bør være interesseret i at forstå idéen med energiledelse og hvilke arbejdsopgaver, de skal tage sig af. I har derfor en fælles interesse i at få dialogen til at fungere, men du har i første omgang bolden og skal tage initiativet. En af dine opgaver som energiansvarlig er at motivere dine kolleger til at deltage aktivt og blive ambassadører for energiledelsen. Det kan du gøre på mange måder med forskellige medarbejdergrupper i virksomheden og på mange forskellige tidspunkter, mens I opbygger og indfører energiledelse. Brug både mundtlig og skriftlig kommunikation Den mundtlige kommunikation med dine kolleger er vigtig. Det betyder ikke, at den skriftlige kommunikation forsvinder, men det drejer sig om at finde et passende forhold mellem skriftlig og mundtlig kommunikation. Det vil for de fleste betyde, at de skal gøre mere ud af den mundtlige kommunikation. Du kan fx ikke nøjes med at holde ét fællesmøde. Du skal rundt at snakke med kollegerne i mindre grupper og på tomandshånd. Samtalerne har nemlig den fordel, at du kan uddybe dine forklaringer og argumenter, fordi du med det samme får et svar. Du opdager hvilke spørgsmål og argumenter, der trænger sig på, og du kan målrette dialogen i forhold til dine kolleger. Opbakning Planlægning Opbygning Drift 4

5 Energiledelse kommunikation et værktøj Du vil også opdage, at der er en stribe spørgsmål, du skal svare på: Hvad er energiledelse? Hvorfor skal vi have det? Gør vi det ikke det i forvejen? Hvad vil du have mig til at gøre? Er det ikke for tidskrævende? Hvad får vi ud af det? At lytte og motivere to sider af samme sag Det er vigtigt, at du formår at være lydhør over for de spørgsmål, kommentarer og argumenter, du bliver mødt med. Desuden skal du selv være villig til at revidere dine synspunkter, hvis du møder overbevisende argumenter. Du kan få rigtigt gode resultater ved at skabe et konstruktivt arbejdsklima omkring projektet. Et klima, hvor alle føler sig hørt og taget alvorligt, og hvor I ikke fokuserer på, hvad der i fortiden gik lidt skævt, men hvad I i fremtiden kan gøre bedre. Vi ved alle sammen, at virksomhedens kultur og medarbejdernes adfærd har betydning for, hvordan virksomhedens produktionsprocesser forløber. Jensen og Sørensen betjener ikke altid maskinerne på den samme måde. Fx kan ét skiftehold producere mere end et andet, og én direktør melder klarere ud end en anden. Erfaringerne fra en lang række virksomheder viser, at også energiforbruget afhænger af medarbejdernes adfærd. Derfor er holdninger, adfærd og engagement afgørende for, om energiledelse bliver en succes. Kommunikation og motiverende aktiviteter er alfa og omega i denne proces. Motivation handler nemlig om, at dine kolleger oplever, at energiledelse er meningsfyldt, og at de har indflydelse på, hvordan opgaverne bliver udformet og gennemført. De fleste vil gerne have selvstændige opgaver, hvor de kan deltage i hele processen fra ende til anden. Det giver ansvar for resultaterne og forpligtelse over for beslutningerne. Det er også motiverende at vide, at opgaven betyder noget for andre mennesker og deres situation. Derfor vil dine kolleger også gerne have en tilbagemelding om, hvordan det går med at opfylde de mål, virksomheden har sat sig. Du bør derfor uddelegere opgaverne, så andre kan bidrage. Mange af dine kolleger vil have glimrende ideer til, hvordan de kan deltage i projektet - din opgave er at hjælpe dem i gang. Den ideelle situation er, at I er flere, der føler ansvar for projektets succes, og at I i fællesskab finder frem til de rigtige løsninger. Energiledelse Hav argumenter parat og tag konflikter op Du kan ikke undgå at løbe ind i kolleger, som er skeptiske over for dine forslag, og som ikke prioriterer energibesparelser. Du vil også opleve, at nogle har modvilje imod at ændre arbejdsrutiner, som de er tilfredse med. De kan ikke se meningen med at lære nye arbejdsgange, og nogle vil måske være bange for, at de ikke kan finde ud af det. Derfor skal du være parat til dialog og forberede argumenter for nødvendigheden af at indføre energiledelse og for det væsentlige i, at kollegerne deltager aktivt. Hvis der opstår en konflikt, bør du så hurtigt som muligt tage den op med den pågældende kollega den forsvinder ikke af, at I lader som ingenting. Fokusér på den konkrete sag i stedet for personlige uoverensstemmelser og få din kollega til selv at foreslå, hvordan han/hun gerne så løsningen. På den måde kan du finde ud af den egentlige årsag til, at vedkommende stritter imod. Du bør være konstruktiv og kompromissøgende og prøve at finde en fælles løsning. Måske ligger problemet og dermed løsningen et helt andet sted, end I tror. 5

6 Hvorfor bruge billeder? Mange oplever, at det kan være svært at forklare, hvad energiledelse egentlig er for noget. Ved at bruge sproglige billeder såkaldte metaforer kan du anskueliggøre nogle af de mange vanskelige begreber på en enkel måde. Når du bruger en metafor, skaber du et billede af det, du vil forklare. Du laver en konkret sammenligning som dine tilhørere genkender og så er mystikken fjernet. Dit budskab bliver lettere forstået, accepteret og husket. Vi kender alle betydningen af billeder som: "der er ikke fejet noget ind under gulvtæppet", eller "vi har rent mel i posen". Det er mere fængende end blot at sige: "vi skjuler ikke noget". Prøv at tænke på et foredrag eller møde, du har været til, og på hvad du faktisk kan huske af det, der blev sagt. Det er ofte forbavsende lidt. Man husker det, der er lidt anderledes. Fx et sprogligt billede, der relaterer sig til ens hverdag, eller får en til at trække på smilebåndet. Det er vigtigt, at de billeder, du bruger, er velvalgte og giver den virkning, du forsøger at opnå. Det kan derfor være en god idé at afprøve billederne i nogle uforpligtende situationer, fx over for nogle kolleger, du arbejder tæt sammen med. Det er med sproglige billeder som med vittigheder: Den måde, de fortælles på, afgør, om de giver mening. På de sidste opslag i denne pjece finder du nogle eksempler på, hvordan du kan forklare svære begreber i energiledelse med sproglige og grafiske billeder, som de fleste kan genkende og identificere sig med. Opbakning Planlægning Opbygning Drift Sådan laver du dine egne sproglige billeder Et sprogligt billede, eller en metafor, er et meget virkningsfuldt redskab at have til rådighed, når man skal formidle noget fagligt. Formålet med at bruge metaforer er at belyse det svært tilgængelige ved at forbinde det med noget, vi lettere kan tage stilling til - noget vi kender. Arbejdet med at bygge sine egne sproglige billeder kan siges med de fire F'er:: Finde, Finpudse, Formulere, Forbedre. Finde 1. Lav en brainstorm: Beskriv situationen du vil forklare, så grundigt du kan. 2. Skriv så mange nøgleord ned som muligt. 3. Find en god metafor. Kravene er: - at der er mange lighedspunkter mellem metaforen og det du vil formidle, - at dit publikum genkender og kan identificere sig med metaforen, - at metaforen ikke er for slidt, det vil sige, at den ikke er blevet brugt for meget i andre sammenhænge. Finpudse 4. Stil de nøgleord, du vil sammenligne, op i punktform over for hinanden. 5. Finpuds metaforen: Stil nøgleordene op i den rækkefølge, du vil fortælle dem i. Er der nogle af sammenligningerne, der ikke fungerer, eller er der for mange, er du nødt til at luge ud, så kun de mest beskrivende er tilbage. 6

7 Energiledelse sproglige og grafiske billeder Hvordan bruger du sproglige og grafiske billeder Du kan bruge sproglige og grafiske billeder i din mundtlige kommunikation. Når du på et møde skal forklare svære begreber, vil det altid løsne op og gøre din præsentation lettere at forstå, hvis du krydrer den med velkendte sammenligninger, som passer ind i virksomhedens situation. Du kan enten sammenligne med en anden lignende situation, I har været i, eller bruge et sprogligt billede: "Det er ligesom, når du er ude at købe ind..." eller "forestil jer, at der står en mand på toppen af et højhus...". Du kan også bruge sproglige billeder, når du skriver, og her er det en god idé at blande dit skriftsprog med daglig tale. Når du forklarer noget i en telefon eller står direkte over for en person, bruger du et enkelt og dynamisk sprog. Det kan du med fordel overføre til den måde, du skriver på. Men talesproget er også upræcist og uden logisk orden. Kan du derfor tilføre det skriftsprogets orden og overskuelighed, er du godt hjulpet. Vær derfor gavmild med forklaringer af typen; "det vil sige", "det betyder", "derfor" eller "det er lige som...", og så er der plads til et sprogligt billede. De tegninger, der er brugt i forbindelse med de metaforer, som er præsenteret på pjecens sidste opslag, kan alle downloades i A4-størrelse fra således at du fx kan bruge dem som overheads og præsentere dem sammen med et oplæg om energiledelse. Det er også en god idé at læse din tekst højt for dig selv hvis det lyder naturligt, er det en god tekst. Energiledelse Formulere 6. Forbered præsentationen: Øv dig på metaforen, så du kender den godt og ved, hvordan den skal fortælles. 7. Prøv din metafor af over for venner og familie og notér dig kritikken. Forbedre 8. Brug kritikken til at gøre billedet endnu bedre og mere præcist. Samtidig kan du løbende forbedre billedet, efterhånden som du har prøvet det af på målgruppen. Det kan godt være svært at finde metaforer, som både er originale og passende. Nogle gange dukker de helt naturligt op efter trin 2. Andre gange må der anden inspiration til. På internettet kan du fx finde mange hjemmesider og artikler, der handler om metaforer og sproglige billeder blot søg på ordet metafor. Prøv for eksempel: eller 7

8 Skal jeres virksomhed indføre energiledelse? Hvad skal der ske? Inden jeres virksomhed kan gå i gang med at indføre energiledelse, skal ledelsen beslutte, om virksomheden ønsker at gå ind i dette arbejde. Din opgave er at hjælpe ledelsen med at træffe denne beslutning. Hvorfor skal du kommunikere? Det er ledelsen, der skal sætte arbejdet med energiledelse i gang, definere ambitionsniveauet og afsætte de nødvendige ressourcer. Erfaringen viser, at de virksomheder, der har størst succes med opgaven, er dem, hvor ledelsen har truffet en klar beslutning om at indføre energiledelse. Det er derfor nødvendigt at komme i dialog med ledelsen, så de på et sagligt grundlag kan overveje fordele og ulemper. Din opgave kan derfor være at stille det bedst mulige beslutningsgrundlag op for jeres virksomhed. Dialogen med ledelsen er vigtig, fordi den danner grundlag for, at det videre arbejde med energiledelse bliver prioriteret og taget alvorligt. Når ledelsen bliver aktivt involveret i beslutningsprocessen, er der større chance for, at projektet får den nødvendige opbakning. Hvad skal du kommunikere? På dette tidspunkt i processen er dit mål at argumentere for, at det er fordelagtigt for virksomheden at indføre energiledelse. Ledelsen i en virksomhed har til opgave at varetage virksomhedens overordnede forretningsmæssige interesser. Det gælder også, når ledelsen skal beslutte, om det er fornuftigt for virksomheden at indføre energiledelse. Fordelene ved at indføre energiledelse på en virksomhed kan groft sagt opdeles i to kategorier, nemlig økonomiske fordele og miljømæssige fordele: De økonomiske fordele kan fx være: lavere energiudgifter, bedre prissætning af produkter og bedre muligheder for at tiltrække og fastholde medarbejdere. Energiledelse Opbakning Planlægning Opbygning Drift Ledelsen skal beslutte, om virksomheden skal indføre energiledelse. Du skal give dem det bedste beslutningsgrundlag. Når du forbereder beslutningsgrundlaget, kan du: finde konkrete facts om energiledelse - som ikke kan diskuteres, opregne hvilke fordele og eventuelle ulemper, energiledelse vil medføre for netop din virksomhed. Hvad taler for og imod energiledelse hos jer? beskrive en eller flere modeller for, hvordan energiledelse kan gå i gang hos jer, og forberede din argumentation i forhold til de indvendinger, du kan blive mødt med. Du bør tænke igennem, hvem ledelsesgruppen er sammensat af, og hvilke argumenter og budskaber hver enkelt af dem gerne vil have fremlagt. Derefter kan du vælge den form, du vil præsentere forslaget på. I de fleste tilfælde vil det være bedst at fremlægge dit forslag mundtligt. Som et supplement til din fremlæggelse kan du udarbejde et kort notat, som ledelsen modtager inden mødet. Det korte notat på ca. en side kan indeholde et overblik over forslaget, herunder: Økonomi hvad koster det at indføre energiledelse? og er der besparelsespotentialer? Timeforbrug hvor mange arbejdstimer skal I bruge? og hvordan er de fordelt på grupper og enkeltpersoner? Fordele hvad taler for energiledelse? miljøfordele, profileringsmuligheder, effektivitetsforbedringer, mulighed for en bedre arbejdsplads. Mulige risici hvad taler imod energiledelse? forandringsmodstand i organisationen, tidsmæssige problemer, manglende økonomiske gevinster, ingen kundekrav. Forbered dig til en beslutning om energiledelse boks 1 8

9 Energiledelse ledelsens opbakning De miljømæssige fordele kan blandt andet være: at virksomhedens miljøforhold forbedres, bedre miljøimage over for kunder og andre interessenter. hvad energiledelse er, kan du bruge de sproglige og grafiske billeder om henholdsvis energiledelse og/eller mål og handlingsplaner, som er vist på side 16 og 20. I boks 3 kan du se nogle typiske spørgsmål fra ledelsens side og forslag til, hvad du kan svare. Hvordan skal du kommunikere? Arrangér et møde med ledelsen, hvor du kan fremlægge dit beslutningsgrundlag. Forelæggelser for ledelsen er ofte karakteriseret ved: Kort tid, klar tale og kort skrift. Boks 1 giver nogle tips til, hvordan du kan udarbejde et kort og klart beslutningsgrundlag. På mødet skal du være forberedt på, at ledelsen stiller spørgsmål som: Hvor meget sparer vi? Hvor meget koster det at indføre energiledelse? Hvem skal gøre det? Hvor meget tid tager det? Som regel vil ledelsen fokusere på, hvilke konsekvenser det vil have for virksomheden at indføre energiledelse og ikke så meget på det faglige indhold. Hvis du skal forklare kort, Ofte hørte indvendinger fra ledelsen Her kan du se typiske argumenter, du kan møde, når du står over for ledelsen og forslag til, hvad du kan svare. Tilpas svarene efter forholdene på din virksomhed og den person, du står overfor. 1. "Der er ikke noget i det for os" Erfaringerne fra demonstrationsprojekter viser, at der det første år kan spares 10-15% af det samlede energiforbrug. Det er en god idé at regne de konkrete tal ud for din virksomhed i fx energienheder og penge. Dette kan eventuelt suppleres med en sammenligning med andre områder på virksomheden (besparelsen i kr. kan for eksempel sættes i forhold til virksomhedens overskud) eller andre energiforbrug, man kan relatere sig til (for eksempel det årlige forbrug opgjort i antal husstande). Brug eventuelt en virksomhed, der på den ene eller den anden måde ligner jeres som eksempel. 2. "Vi kan ikke spare ret meget" Erfaringer viser, at langt de fleste virksomheder kan reducere deres energiforbrug, også selv om de ikke troede, at det var muligt. Nogle virksomheder har så lave energiudgifter, at selv en procentvis stor energibesparelse er for lav til, at det vil være rentabelt at indføre energiledelse. Du må vurdere, hvad der gælder for din virksomhed. Hvis det ikke lykkes - prøv igen senere! Det kan ske, at det ikke lykkes dig at overbevise ledelsen om, at I skal gå i gang med energiledelse her og nu. Det betyder ikke nødvendigvis, at du helt må opgive dine ideer. Hvis der er mulighed for at lave energiforbedringer i din virksomhed, er tidspunktet for at sætte arbejdet i gang sikkert et spørgsmål om timing. Der kan være flere grunde til, at ledelsen ikke ønsker at gøre noget ved energiledelsen lige nu, for eksempel tids- og arbejdspres, økonomisk belastning eller at der er for mange andre projekter i gang. Hvis tilbageholdenheden skyldes ovenstående eller lignende, vil du højst sandsynligt have mulighed for at igangsætte arbejdet på et senere tidspunkt. Selv om du ikke får grønt lys denne gang, betyder det ikke nødvendigvis, at du helt skal opgive arbejdet med energi. Forsøg eventuelt at arbejde for de "små succeser" og sørg for at følge op med dokumentation af de tiltag, I gennemfører. Den kan bruges som argumentation ved en senere lejlighed. 3. "Energiledelse er jo kun teknik, vi skal ikke involveres" Energiledelse er meget mere end teknik. Det er et ledelsesværktøj på lige fod med miljøledelse og kvalitetsstyring. Endvidere er det utrolig vigtigt for systemets succes, at der er synlig opbakning fra ledelsens side. Hvis ikke ledelsen tager det alvorligt, hvorfor skulle medarbejderne så gøre det? 4. "Ud over besparelser er der ingen fordele for os" Energiledelse kan forbedre virksomhedens image. Hvis virksomheden reducerer energiforbruget, bidrager den til at nedsætte brugen af ikke-fornybare ressourcer. Energi er ofte blandt virksomhedens væsentligste miljøpåvirkninger. Energibesparelser vil sænke virksomhedens CO 2 -udslip og dermed mindske virksomhedens bidrag til drivhuseffekten sammenlign eventuelt med forbrug i antal husstande. Ved at arbejde med energiledelse og energibesparelser viser virksomheden, at den arbejder aktivt på miljøforbedringer, hvilket kan styrke virksomhedens konkurrenceposition. Samtidig kan virksomheden blive en mere attraktiv arbejdsplads og tiltrække og fastholde medarbejdere. Energiledelse medfører driftsoptimering. Fokus på energiforbruget vil ofte medføre en bedre udnyttelse af maskineri og råvarer, da tomgangstab og spild minimeres, og samtidig får virksomheden i højere grad tal på driftsomkostningerne. boks 2 boks 3 9

10 Hvorfor skal alle deltage? Hvad skal der ske? I skal planlægge, hvordan energiledelse kan indføres i jeres virksomhed. Det omfatter blandt andet: Hvad er virksomhedens ambitionsniveau for energiledelsessystemet? Hvem skal gøre hvad i forbindelse med at indføre og drive systemet, dvs. fastlæggelse af organisation m.m.? Hvilke ressourcer er til rådighed for indførelse og drift af energiledelse? Hvorfor skal du kommunikere på dette tidspunkt? Det er kort sagt din opgave at engagere dine kolleger i at opbygge og drive energiledelsessystemet. Hvorfor nu det, tænker du måske kan jeg ikke bare gøre det alene? Hvis alle virksomhedens potentialer for energibesparelser skal realiseres, er svaret et klart nej. Den indledende kommunikation er grundlaget for resten af processen og giver medarbejderne mulighed for at blive engageret i energiarbejdet. Hvis dine kolleger ikke ved, hvad der foregår, vil de selvfølgelig have svært ved at deltage i arbejdet. Hvad skal du kommunikere? Din opgave er, eventuelt i samarbejde med ledelsen, at forklare, hvorfor det er blevet besluttet at indføre energiledelse, hvilke fordele det indebærer for virksomheden og medarbejderne, samt hvilken rolle medarbejderne vil få i projektet. Kommunikationen kan på dette tidspunkt inddeles i: 1. En generel information til alle kolleger, fx om: at virksomheden har besluttet at indføre energiledelse og hvorfor, hvilke resultater virksomheden forventer, hvad virksomheden forventer af medarbejderne - hvad deres rolle er, hvilke kolleger der har ansvar for at indføre systemet, og hvad der skal ske i den nærmeste fremtid. Energiledelse Opbakning Planlægning Informationsmøder Et (eller flere) informationsmøde(r) for alle i begyndelsen af et energiledelsesforløb er en god idé. Hermed sikrer du, at alle indledningsvis får et generelt indtryk af, hvad energiledelsen går ud på, og hvad den betyder for virksomheden. Det er også her, du kan få de første tilbagemeldinger på, hvad de forskellige grupper i virksomheden synes om selve ideen med energiledelse. Senere i forløbet skal du også have en snak med dine kolleger i mindre grupper for at få alle synspunkter frem. Det er ikke alle, der udtaler sig på et stort møde. Opbygning Drift Det indledende informationsmøde er ledelsens mulighed for at vise, at deres opbakning er til stede, og det er ledelsens mulighed for at fortælle om bevæggrunde for at gå i gang. De vigtigste dagsordenspunkter på informationsmødet er derfor en præsentation af: Behov: Hvorfor ledelsen ønsker at gå i gang, og hvad den forventer af medarbejderne. Erfaringer: Hvad bygger virksomheden videre på? Mål: Hvad ønsker ledelsen at opnå? Opgaver: Hvad går energiledelse ud på, og hvilke opgaver skal løses? Ressourcer: Tidsplan, og hvilke ressourcer er til rådighed? Resultater: Hvilke resultater forventer ledelsen at opnå? Til at præsentere, hvad energiledelse går ud på, kan du bruge de sproglige billeder, der er præsenteret på de sidste opslag i pjecen her. De kan være med til at gøre det klarere for dine kolleger, hvilke opgaver der skal løses. boks 1 10

11 Energiledelse planlægning 2. En mere detaljeret kommunikation til de kolleger, der udvælges som nøglemedarbejdere i energiledelsessystemet. Nøglemedarbejdere kan være personer, der har beslutningskompetence på områder, der er vigtige for energiledelsessystemet, personer, der har direkte indflydelse på energiforbruget gennem deres handlinger eller personer, som er særligt interesserede i energi- og miljøforhold. Se evt. boks 2. Hvordan skal du kommunikere? Den generelle information om, at virksomheden har valgt at indføre energiledelse og beskrivelsen af, hvorfor det er en god idé, kan ske som en kortfattet skriftlig kommunikation til alle virksomhedens medarbejdere gennem virksomhedens sædvanlige informationskanaler. Det kan du supplere med mundtlig information fx i form af et informationsmøde. (Se boks 1) Nøglemedarbejdere skal have den samme generelle information suppleret med møder med få deltagere, hvor deres funktion i energiledelsessystemet kan blive diskuteret. Ofte hørte indvendinger fra kolleger Her kan du se typiske argumenter, du kan møde, når du står over for mellemledere og andre kolleger samt forslag til, hvad du kan svare. Tilpas svarene efter forholdene på din virksomhed og den person, du står overfor. 1. "Jeg har ikke tid til at indgå i arbejdet" Mellemledernes dagligdag er ofte mere end fyldt med krævende opgaver. Derfor kan det være vanskeligt at overskue nye arbejdsopgaver. Du kan begynde med at overveje hvilken rolle, du har tiltænkt den pågældende person. Hvis personen skal indgå perifert, kan du præcisere omfanget af hans/hendes indsats, så vedkommende helt præcis ved, hvad der forventes. Hvis personen er tiltænkt en mere tidskrævende rolle, er det vigtigt at sikre, at en del af hans/hendes tid og ressourcer frigives netop til denne opgave. Erfaringen viser, at man ofte finder tid til det, man interesserer sig for. Du kan derfor forsøge i særlig grad at inddrage interesserede medarbejdere. 2. "Det gør vi i forvejen" Du skal forklare forskellen mellem, hvad der tidligere er gjort, og det I skal gøre nu. Det er vigtigt, at du gør det uden at forklejne den tidligere indsats. Erfaringen viser, at indførelsen af et ledelsessystem betyder, at indsatsen målrettes, prioriteres og dokumenteres. Der kommer en systematik i arbejdet, der bringer virksomheden videre. Hvem taler du med? Når du taler om energiledelsesprojektet med dine kolleger og f.eks. skal fortælle hvorfor det er vigtigt, er det mere reglen end undtagelsen at møde en række argumenter mod indførelsen af energiledelse. Derfor er det en god ide at være forberedt på de eventuelle indvendinger der kan komme. Jo bedre du kender personen, jo lettere vil det være for dig at forberede situationen. De holdningerne en person på en arbejdsplads giver udtryk for kan lidt forenklet siges at være påvirket af tre forhold: 1. Virksomhedens kultur, vaner, konkurrenceposition osv. 2. Det job personen varetager præger den synsvinkel den enkelte har, økonomidirektøren tænker først økonomi osv. 3. Den enkelte persons alder, køn, baggrund, uddannelse, og livsvilkår i øvrigt har også indflydelse på ens holdninger 3. "Det er inkluderet i miljøledelse" Det er rigtigt, at energiforhold også er omfattet af miljøledelsessystemer. Men i et miljøledelsessystem er energi blot en af flere miljøparametre. I energiledelse tages der mere målrettet fat omkring energiforhold, end det traditionelt sker i et miljøledelsessystem. Der gås fx i dybden med energibevidst indkøb, energibevidst projektering og energibevidst vedligehold. Arbejdet med energiledelse vil ofte være noget mindre, hvis virksomheden allerede har miljøledelse. I de tilfælde er der tale om udbygning af et eksisterende system frem for opbygning af endnu et. 4. "Det betyder mere bureaukrati" En væsentlig pointe er her, om "det mere bureaukrati" står mål med de resultater, der opnås. Systemet skal jo tilpasses virksomheden og udelukkende være så bureaukratisk som nødvendigt for at opnå et vist resultat. Forudsætningen for at gå i gang med energiledelse er jo netop, at det alt i alt lønner sig. Det er altså jeres opgave i fællesskab at opbygge et system, der er så lidt bureaukratisk som muligt. Jo mere systemet tilpasses de eksisterende rutiner i virksomheden, jo mindre bureaukratisk vil det virke. 5. "Jeg kan ikke bidrage med noget" Mange tror ikke, de kan bidrage, fordi de ikke præcis ved, hvad der skal ske. Men de har som minimum stor indsigt i lige netop deres egen funktion og har højst sandsynligt en masse forslag til forbedringsmuligheder. Ved at inddrage alle får I ejerskab til systemet og sikrer, at det spiller sammen med eksisterende systemer og rutiner. boks 2 boks 3 11

12 Hvordan gør I? Hvad skal der ske? Du og dine kolleger skal opbygge et energiledelsessystem. Det vil sige, at I skal finde ud af, hvordan energiledelsessystemet skal fungere i dagligdagen, hvem der har ansvaret for de opgaver, der har indflydelse på energiforbruget, og hvordan arbejdsopgaverne udføres i praksis. Dette arbejde kan du ikke udføre alene. Du skal sikre, at dine kolleger deltager i arbejdet med at opbygge energiledelsessystemet. Det giver en større mulighed for, at de senere vil være interesserede og aktive brugere af systemet. Eller sagt med andre ord: Ingen føler sig forpligtet af et energiledelsessystem, som de ikke selv har haft indflydelse på. Hvorfor skal du kommunikere? Mens I er i gang med at opbygge energiledelsessystemet, skal I kommunikere med de kolleger, som forventes at følge og have ansvar for procedurer og instruktioner. Eksempelvis vil det i relation til opbygningen af en energibevidst rutine i indkøbsafdelingen være relevant både at inddrage indkøbschefen og medarbejderne i afdelingen i at udarbejde proceduren for indkøb. Eksempler på andre afdelinger/personer, der kan være relevante at inddrage, er produktionsafdelingen, teknisk afdeling, vedligeholdsafdelingen, projekteringsafdelingen, kvalitetsafdelingen, miljøafdelingen, den tekniske chef, værkstedslederen og værkføreren. Hvad skal du kommunikere? Dit mål er, at dine kolleger skal gå aktivt ind i arbejdet med at opbygge energiledelsessystemet. Du skal fortælle dem, hvad de får ud af at deltage, hvordan de kan deltage og hvilke roller og ansvarsområder, de kan få. Det er kollegerne, der kender deres dagligdag bedst, og som efterfølgende skal følge procedurerne. Hvis systemet skal fungere i praksis, bør procedurerne i størst muligt omfang beskrive en arbejdssituation, som kollegerne kan genkende og acceptere. Opbakning Planlægning Opbygning Drift Møder er et vidt begreb, og der skal holdes mange af dem undervejs i et energiledelsesforløb. Møder er alt fra samtalen mellem to mennesker til et stort informationsmøde for kolleger. Møder er, ud over den direkte kommunikation mellem mennesker, den mest effektive kommunikationsform, fordi du kan få en dialog i gang mellem flere deltagere og finde nye forbedringsforslag gennem erfaringsudveksling. Møder er samtidig velegnede til at formidle komplicerede emner. Forberedelserne af et møde er vigtige, og du bør blandt andet overveje: Hvad er formålet - hvad ønsker du at opnå, og hvad skal deltagerne have ud af mødet? Hvem skal deltage og hvorfor? Hvem skal fortælle om hvad på mødet? Hvornår skal mødet holdes - hvilket tidspunkt på dagen er mest hensigtsmæssigt? Du bør også overveje, hvilke informationer deltagerne skal have på forhånd. Er det udkast til energimål, energihandlingsplan eller..? De fleste vil helst have information om mødet og hvad, der skal diskuteres, i god tid. Det skærper interessen og giver mere velforberedte deltagere. Selve mødet bliver en succes, hvis deltagerne oplever, at de får noget ud af det, og at det svarer til deres forventninger. Inspirerende oplæg med klare budskaber, hvor sproglige billeder kan være et af dine midler. Men der skal også være tilstrækkelig tid til diskussioner, så deltagerne får lejlighed til at stille spørgsmål og diskutere indbyrdes. At lede et møde kan være en svær disciplin, som kræver øvelse. Opfølgning på møder er noget, mange forsømmer, men det er her, du virkelig ser effekten af mødet. Har deltagerne taget dine budskaber til sig og handler derefter? Bliver der senere talt på kryds og tværs blandt deltagerne om mødets emne? Er de parate til at deltage igen? Møder boks 1 12

13 Energiledelse opbygning Som hjælp til at fortælle dine kolleger, hvad energiledelse er, og hvad det indebærer for netop deres arbejdsområde, kan du bruge billederne om energiledelse, procedure, overvågning og målinger, samt indkøb bagest i pjecen. Hvordan skal du kommunikere? Dine kolleger kan på forskellige måder være med til at opbygge energiledelsessystemet. Hvis dine kolleger skal blive interesserede i at bruge energiledelsessystemet, er det ikke nok, at du formulerer indholdet og derefter orienterer medarbejderne. Der må andet og mere til. Afhængigt af hvor stor virksomheden er, og hvor stor den berørte afdeling/område er, kan du afholde målrettede seminarer, workshops og lignende, hvor I diskuterer fremgangsmåder og ændringer i fællesskab. Procedurerne kan du enten skrive på baggrund af input fra dine kolleger, eller dine kolleger kan skrive proceduren med dig som sparringspartner. For mindre afdelinger/virksomheder kan et møde mellem dig og en repræsentant eller chef for hver af de involverede afdelinger også være en mulighed. Det er ikke alle kolleger, der har behov for alle informationerne om energiledelse. Forskellige medarbejdergrupper finder også forskellige typer information interessant. Generelt er det erfaringen, at jo flere kræfter I bruger på medarbejderdeltagelse og træning m.v. samt at gøre resultaterne synlige, jo mindre tid skal du bruge på at overbevise dine kolleger om, at de skal være en del af energiledelsen. Fire kendetegn ved god skriftlig kommunikation Det væsentligste kendetegn ved god kommunikation på skrift er, at den er relevant, troværdig, letlæselig og visuel. Energiledelse Den skriftlige kommunikation er kun relevant, hvis den indeholder informationer, som modtagerne interesserer sig for. Det er derfor altid en god idé at vælge en eller flere repræsentanter for den målgruppe, I skriver til, og høre deres mening om indholdet. Udformning af procedurer Den skriftlige kommunikation skal være troværdig. Det er derfor en god idé at have dokumentation for påstandene. Dine tekster bliver mere letlæselige og dermed overbevisende, hvis du skriver i et sprog, som målgruppen bruger. Det er en god idé at bygge teksten op omkring centrale budskaber og fremhæve pointer. Undgå lange sætninger og passivt sprog. Brug hellere direkte taleform. Du kan forbedre din skriftlige kommunikation ved at kombinere tekst med visuelle elementer som fotos, tegninger og grafik. Prøv om du kan vælge illustrationer, der fremmer budskaberne i din tekst, lad gerne billedtekster gentage de vigtigste pointer. Brug tegninger og diagrammer til at beskrive komplekse sammenhænge og brug grafer frem for tabeller. Pointen er tydeligere i grafer. Procedurer og instruktioner er konkrete handlingsanvisninger på, hvordan en daglig driftsopgave skal udføres. Procedurerne er ofte skriftlige, og det er derfor også en kommunikationsopgave at få dem skrevet, så alle kan forstå indholdet. Hvis de skal fungere i praksis, bør de beskrive en arbejdssituation, som kollegerne kan genkende og acceptere. Det er bedst hvis dine kolleger selv har lyst til at skrive procedurerne/instruktionerne. Men hvis det ikke er tilfældet, kan du selv skitsere procedurens/instruktionens indhold, interviewe de involverede, lave rettelser og løbende få accept af indholdet. Husk at tilpasse alle elementer i proceduren/instruktionen, så de passer til dem, der skal læse den. Vær opmærksom på, at sproget og udformningen er ligeså væsentlig som indholdet. boks 2 boks 3 13

14 Hvordan holder I fast? Hvad skal der ske? Energiledelsessystemet er nu opbygget, men kommunikationsopgaverne stopper ikke her. Energiledelse er en proces, der handler om løbende at effektivisere energiforbruget. En forudsætning for denne proces er, at energiledelsessystemet er synligt i organisationen, at medarbejderne har den nødvendige viden og kvalifikationer, at indsatsen bliver dokumenteret, og at der løbende bliver ført nye ideer til arbejdet. Med andre ord: Du og dine kolleger skal løbende sørge for, at alle får den nødvendige træning, oplæring og uddannelse. Samtidig skal I gøre energiledelsen og de opnåede resultater synlige; at gennemføre konkrete energieffektiviseringstiltag er i sig selv et mål. I forhold til medarbejdernes deltagelse er synliggørelsen af resultaterne lige så vigtig som selve gennemførelsen. Det skal gøres løbende, fordi du på den måde skaber interesse for og motivation til at fortsætte arbejdet. Hvorfor skal du kommunikere? Generelt skal alle, der spiller en rolle og har et ansvar i energiledelsessystemet, gøres deres ansvar bevidst og løbende motiveres til at deltage i energiledelsesarbejdet. Ellers kan energiledelsesprojektet let gå i glemmebogen. Husk også, at nye kolleger skal oplæres til at tage del i energiledelsesarbejdet. Fokus og opfølgning er kodeord i den løbende drift. Det har stor effekt på omfanget af de opnåede resultater, når ledelsen går foran. Det gælder også, når du skal motivere dine kolleger til at levere nye ideer til energiledelsesarbejdet. Ideerne kommer sjældent, hvis de ikke bliver efterspurgt. For at signalere hvor vigtigt det er, at alle medarbejdergrupper bidrager, kan du foreslå ledelsen, at de efterlyser ideer og forslag. Samtidig skal de forklare, hvordan forslagene vil blive behandlet. Opbakning Planlægning Opbygning Få dine kolleger engageret i det daglige Som hovedregel bør tre ting være opfyldt, for at man bliver engageret i et emne. Dine kolleger skal opleve det som meningsfuldt, kunne føle ansvar for opgaverne og have viden om resultaterne. Du kan bidrage hertil, ved at du: gør budskabet simpelt og tilpasser sproget til dine kollegers verden, forklarer fordelene ved de enkelte initiativer, skaber opmærksomhed og uddelegerer ansvar, lytter, er tålmodig og kreativ, sætter dig i kollegernes sted, selv har tilstrækkelig viden om de relevante emner, finder ildsjæle, så du ikke er alene, følger op på forslag og beslutninger, og viser, at det nytter. Drift Kan du også gøre det sjovt og vedkommende, er det absolut en fordel. Det kan du gøre ved at: lave konkurrencer, tipskuponer og quizzer, udlevere energisparepærer til privat brug, sørge for, at I kan købe "energi-slik" i kantinen, vise videoklip fra Energistyrelsens energiledelseskampagne - kontakt Energioplysningen, lave plakatopslag med resultaterne, få lavet musemåtter/screensavere el. lign. med jeres energipolitik, udlodde små gaver for "månedens idé", og love at en procentdel af energibesparelsen går til firmaskovturen, julefrokosten, arbejdsmiljøforbedringer el. lign. boks 1 14

15 Energiledelse drift Hvad skal du kommunikere? Dit mål er, at både ledelsen og medarbejderne fortsat skal gå aktivt ind i energiledelsesarbejdet og løbende effektivisere energiforbruget. Det mål opnår du lettest ved at gøre det synligt for enhver, at arbejdet nytter og giver virksomheden både energimæssige og økonomiske gevinster. Så du skal vise, hvad I har opnået, og hvilke nye erfaringer, I kan bygge videre på. Hvordan skal du kommunikere? Du kan gøre energiledelsesarbejdet synligt i organisationen på mange måder, og det kan være en god idé at kombinere forskellige kommunikationskanaler - eksempelvis opslag, skriftlige indlæg i jeres interne virksomhedsblad, medarbejdermøder, uddannelse og træning m.v. Ved valg af disse kanaler er det vigtigt, at du er opmærksom på hvilke erfaringer, virksomheden allerede har. Har I dårlige erfaringer med eksempelvis opslag, skal du overveje alternative løsninger. Du skaber lettere synlighed ved at sætte fokus på succeshistorier. Så snart der er opnået målbare energieffektiviseringer, så fortæl om dem. Hvem, hvad, hvor og hvordan? Også når det gælder indsamling af ideer fra medarbejderne, er der forskellige måder, du kan vælge. Generelt er der opnået gode erfaringer ved: at medarbejderne henvender sig direkte til mester eller energigruppen med ideer/forslag, at integrere diskussionen om nye ideer i eksisterende møder, der afholdes afdelingsvis, i teamet, med mester og lignende, at energigruppen eller andre går rundt til kolleger og efterspørger ideer, og at afholde diskussionsgrupper enten internt på virksomheden eller i ERFA-grupper. Kommunikationsplan Energiledelse Det kan være en fordel, at du laver en oversigt over dine opgaver en kommunikationsplan. På den måde får du et overblik over, hvilke kommunikationsopgaver du skal have gennemført i den nærmeste periode, og hvordan de er fordelt på ledelsen, energigruppen og de øvrige kolleger. Du kan lave planen i skemaform, hvor du fordeler opgaverne på de forskellige grupperinger, du skal kommunikere med og fastsætter et tidspunkt eller et tidsinterval. Grupper Opgaver Alle Produktionsgrupper Energigruppe Ledelsesgruppe Energirevisorer Informationsmøde for 3. april 2002 hele virksomheden 8. august 2002 Afdelingsmøder: Information om handlingsplaner (hvem skal i gang 4 møder i maj 2002 med hvad?) (d. 4, 8, 15 og 22) Gruppemøder: Oplæg om motivationsværktøjer og brug af sproglige billeder 27. marts 2002 Opslag om mål og resultater Hvert kvartal Beslutningsgrundlag 5. januar 2002 Gruppemøde: Oplæg om dialog i energirevisionen 6. august

16 Forestil dig at du skal sejle til Athen Forestil dig, at du og dine venner skal sejle til Athen. For at få en vellykket tur, er der nogle ting, I på forhånd skal være enige om: For det første skal I finde ud af, hvem der skal være kaptajn, det vil sige hvem der har det overordnede ansvar for turen. Det er kaptajnen, der leder og fordeler arbejdet undervejs. I vælger naturligvis Ole, som har en yachtskippereksamen og har sejlet på Middelhavet før. For det andet skal I have lagt en kurs og beslutte jer for hvilke havne, I vil besøge på vejen. Her skal I sætte jer realistiske mål. Hvor langt kan en båd af jeres type mon nå om dagen i en fornuftig vind på denne årstid? For det tredje skal I uddelegere ansvaret for de andre arbejdsopgaver til den øvrige besætning. I skal være sikre på, at nogle laver mad, mens andre passer sejl. Og I skal undgå at bruge en masse spildtid på at diskutere, hvem der skal hvad hvornår. Efter lang tids planlægning oprinder dagen, hvor I står ud med høj sol, frisk vind og godt humør. Alt går også fint de første par dage: I holder en god fart og nyder turen. Alle passer deres arbejdsopgaver og bidrager dermed til at bringe skuden fremad. I har udviklet en helt fast rutine for vagtskifte ved roret. Rorgængeren skal altid fortælle den næste mand på vagt, hvor I er henne, hvor hurtigt I sejler og i hvilken retning, I sejler. Rorgængeren skriver også det hele ned i en særlig logbog, som kun vedrører selve sejladsen. Men på tredjedagen løber I ind i en storm, søger nødhavn og bliver forsinket i to dage. I holder et krisemøde, hvor I finder ud af, hvad I nu skal gøre: I beslutter jer for at lægge kursen om og bliver enige om at skiftes til at sejle om natten. Derfor går den sidste del af turen hurtigere end planlagt, og I ender med at anløbe Athen med kun én dags forsinkelse! 16

17 Billede energiledelse Sådan er energiledelse også Energiledelse kan sammenlignes med en sejltur: Man vælger en person, der kan fungere som energiansvarlig og påtage sig det overordnede ledelsesansvar. Det er hans opgave at sikre, at alle varetager deres arbejdsopgaver, og at projektet styrer imod målet. Man lægger en kurs. Kursen er jeres energimål - det vil sige delmål for projektet. Det er små milepæle, der svarer til de havne, man lægger til i undervejs på rejsen. Man uddelegerer de daglige arbejdsopgaver, så alle ved hvilke rutiner, de skal tage sig af. Ingen energiansvarlig kan nå at varetage alle opgaverne selv, men han kan sikre, at hans kollegers indsats bliver sat ind det rigtige sted. Desuden bliver der udviklet faste procedurer og rutiner for, hvordan opgaverne skal løses, så man sikrer, at det foregår på den mest energibevidste måde. Ligesom vejret er uforudsigeligt, kan et energiledelsesprojekt også undervejs løbe ind i uforudsete problemer. Her er det naturligvis vigtigt, at problemerne rapporteres til den energiansvarlige, så I hurtigst muligt kan lægge en ny kurs. Ellers risikerer I, at hele projektet strander! 17

18 Forestil dig at et land ønsker at indvinde olie fra undergrunden Forestil dig, at et land ønsker at indvinde olie fra undergrunden. For at kunne gøre det, er det nødvendigt først at undersøge/kortlægge hvor og hvor meget olie, der reelt findes, og hvor let tilgængeligt det er. Først undersøger man, hvor olien er. Det gøres blandt andet ved seismografiske undersøgelser. Når de olieholdige områder er fundet og indsnævret, igangsættes en mere detaljeret kortlægning af olieforekomsterne og hvor let tilgængelige de er, eksempelvis ved geologiske undersøgelser og prøveboringer. På baggrund af undersøgelserne planlægges den konkrete indvinding. Hvor skal der bores? Hvordan skal det gøres? Hvem skal gøre det? Undersøgelserne giver værdifuld og nødvendig viden, men er ret omkostningstunge. Kortlægningen er imidlertid en nødvendighed for det videre arbejde. Uden en detaljeret kortlægning ville olieindvindingen i bedste fald blive for omkostningsfuld og i værste fald omsonst. Det giver ikke mening bare at bore løs i håb om måske at finde olie på et eller andet tidspunkt. Til gengæld bliver prøveboringerne så rigeligt tjent hjem, når først olien findes. 18

19 Billede kortlægning Sådan er energiledelse også Sådan er det også med kortlægning af energiforbruget. Først skal der bruges nogle ressourcer på at finde ud af, hvilke potentialer en virksomhed har for at spare på energien. Mulighederne skal vurderes, og først derefter kan frugterne af arbejdet høstes. Virksomheden kan begynde med at kortlægge hele energiforbruget på et overordnet plan. Kortlægningen kan senere blive mere detaljeret. Hvor detaljeret kortlægningen skal være afhænger af en vurdering af, hvilke mulige indsatsområder og besparelsespotentialer virksomheden har. Uden en tilpas detaljeret kortlægning er der risiko for, at virksomheden arbejder i blinde, og resultatet bliver halvdårligt. 19

20 Forestil dig et fodboldhold Prøv at forestille dig et fodboldhold. Fodboldholdet har en træner og en fodboldklub med bestyrelse/ledelse. Inden en ny sæson fastlægger fodboldklubben og træneren målet for den kommende sæson - for eksempel at holdet skal blive blandt de fem første i ligaen eller opnå en UEFA cup-plads inden fire år. Derefter lægger træneren en handlingsplan for den kommende sæson: Hvilke spillere skal indkøbes? Hvilket træningsprogram skal følges? Hvor mange kampe skal de som minimum vinde? Undervejs i sæsonen følges nøje op på, hvordan det går med at nå målet, og om det er nødvendigt at foretage ændringer i planerne: Skal spillertruppen ændres? Skal træningsprogrammet intensiveres? Skal spillerne peptalk'es eller på anden måde motiveres/plejes? Træneren kan ikke nå målene alene, han sidder jo faktisk på bænken. Spillerne og træneren arbejder sammen for at nå målene. 20