Indholdsfortegnelse BILAG 5: REGNSKABSINSTRUKS RIGSREVISIONEN. Forord... 1

Transkript

1 BILAG 5: REGNSKABSINSTRUKS RIGSREVISIONEN Indholdsfortegnelse Forord Indledning Rigsrevisionens opgaver og organisatoriske placering Rigsrevisionens regnskabsmæssige opgaver Rigsrevisionens regnskabsopgaver Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmateriale Tilrettelæggelse af registrering Kontoplan Opbevaring af regnskabsmateriale Forvaltning af udgifter Disponering af udgifter Indkøb Godkendelse af bilag (kreditorforvaltning) Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter Forvaltning af indtægter Oversigt over indtægter og gebyrer Disponering af indtægter Godkendelse af indtægtsbilag og udskrivning af regninger Debitorforvaltning Periodeafgrænsning og generel periodisering af indtægter Forvaltning af anlægsaktiver Værdifastsættelse Værdiregulering af aktiver Aktivering af nyanskaffelser Aktivering af udviklingsprojekter Aktivering af arbejder i lejede lokaler Forvaltning af omsætningsaktiver Værdipapirer Udlån Forvaltning af passiver Egenkapital og videreførelser Hensatte forpligtelser Kortfristede gældsforpligtelser Kort- og langfristet gæld Betalingsforretninger Forvaltning af likviditetsordningen Opfølgning på lånerammen Forvaltning af likviditetskonti uden for likviditetsordningen Elektronisk bankkontoafstemning (API) Betalingskort Regnskabsaflæggelse Godkendelse af de månedlige regnskaber... 18

2 BILAG 5: REGNSKABSINSTRUKS RIGSREVISIONEN Godkendelse af de kvartalsvise regnskaber Godkendelse af de årlige regnskaber Øvrige regnskabsopgaver Kontrol af værdipost Legatforvaltning Forvaltning af ikke statslige aktiver It-anvendelse Generelt om it-anvendelsen Specifikt om anvendelsen af de af Moderniseringsstyrelsen administrerede centrale økonomi-, løn- og betalingssystemer Specifikt om anvendelsen af Navision Stat Specifikt om anvendelsen af andre lokale økonomisystemer m.m Specifikt om anvendelsen af it-driftscenterløsninger... 22

3 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Forord Denne instruks indeholder en beskrivelse af Rigsrevisionens regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af Rigsrevisionens regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der følges af Rigsrevisionens medarbejdere ved udførelsen af regnskabsopgaverne. Instruksen tilstilles de medarbejdere, der deltager i arbejdet med Rigsrevisionens regnskabsopgaver. Instruksen vedligeholdes løbende.

4 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Indledning 1.1. Rigsrevisionens opgaver og organisatoriske placering Rigsrevisionen er en institution placeret under Folketinget. Rigsrevisionen er uafhængig ved udførelsen af sine opgaver. Rigsrevisionen, der er beliggende Landgreven 4, 1301 København K, varetager revisionen af statens regnskaber m.m., jf. rigsrevisorloven, lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar Rigsrevisionen er under rigsrevisor opdelt i 4 afdelinger. Under de 4 afdelinger er der i alt 18 kontorer. Alle Rigsrevisionens regnskabsopgaver varetages af Økonomi, der er en del af 17. kontor i afdeling D. Den daglige ledelse af Rigsrevisionens regnskabsvæsen varetages af økonomichefen, der refererer til afdelingschefen for afdeling D. Alle it-mæssige system- og sikkerhedsopgaver vedrørende Rigsrevisionens lokale økonomisystem varetages af It. Den daglige ledelse af Rigsrevisionens It varetages af it-chefen, der refererer til afdelingschefen for afdeling D. Der er ingen opgave- eller personmæssige sammenfald mellem It og Økonomi. I Rigsrevisionens sikkerhedshåndbog er givet en nærmere beskrivelse af It s organisation. I bilag 1 er givet en oversigt over Rigsrevisionens organisation. Bogføringskreds 08201, delregnskab Rigsrevisionen, og Bogføringskreds 01675, delregnskab Rigsrevisionens Pensioner Rigsrevisionens regnskabsmæssige opgaver Rigsrevisionens regnskabsmæssige opgaver beskrives i kap. 2 i regnskabsinstruksen. Rigsrevisionen har CVR-nr , der anvendes som administrativt nummer for indberetningspligt hos SKAT. Rigsrevisionen er også registreret med et beliggenhedsnummer, nemlig P-nr Skattegrundlag og opgørelser foretages via SLS og RejsUd med anvendelse af Rigsrevisionens CVR-nr. Rigsrevisionen har EAN-lokationsnr til brug for elektronisk fakturering. Rigsrevisionens Pensioner har EAN-lokationsnr til brug for elektronisk fakturering. Rigsrevisionen opkræver honorar for revision, jf. rigsrevisorlovens 18 d. Ministeriet for skatter og afgifter har truffet afgørelse om, at der ikke skal svares afgift af revisionsarbejdet. Rigsrevisionen varetager regnskabsføring for institutionen Rigsrevisionens Pensioner. De regnskabsmæssige registreringer vedrørende denne institution overføres til Navision Stat dels fra SP på baggrund af registreringer foretaget af Moderniseringsstyrelsen, dels fra SLS på grundlag af de registreringer, Rigsrevisionen foretager på eget registreringsnummer.

5 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Rigsrevisionens regnskabsopgaver 2.1. Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmateriale Tilrettelæggelse af registrering Rigsrevisionens regnskabsmæssige registrering omfatter det eksterne regnskab og de interne regnskaber. Registreringen varetages af bogholderiet. Omfanget af registreringen i regnskabet fremgår af Rigsrevisionens kontoplan. Rigsrevisionens kontoplan er udformet og vedligeholdes i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens publikation Navision Stat-kontoplan og i øvrigt under hensyntagen til Rigsrevisionens egne behov for regnskabsoplysninger. Økonomichefen har ansvaret for bogholderiet med medarbejder (A) som stedfortræder. Medarbejderne i bogholderiet er identificeret ved organisatorisk placering. I bilag 3 er oplyst, hvilke navngivne medarbejdere der varetager de funktioner, der er omtalt i instruksen. Medarbejdernes underskrift findes i ajourført underskriftsmappe i Økonomi. a) Den regnskabsmæssige registrering omfatter bilag vedrørende bevillinger, udgifter og indtægter, samt bilag vedrørende aktiver og passiver. Registreringen kan herudover omfatte bilag vedrørende interne budgetter. b) Forud for registrering af posteringer i Navision Stat forsynes papirbilag med bilagsnummer. Bilagsnummeret er identisk med det anvendte bilagsnummer i Navision Stat. c) Forud for iværksættelsen af registreringen føres der kontrol med, at regnskabsbilagene er godkendt af dertil bemyndigede personer, og at bilagene indeholder de oplysninger, der ifølge brugervejledninger mv. er nødvendige for registreringen. Endvidere føres der nummerkontrol med samtlige bilag. I forbindelse med registreringen foretages kontering. Dette sker for elektroniske bilag i IndFak og RejsUd. d) Registreringen sker løbende og i overensstemmelse med regler i brugervejledninger mv. e) Registreringen af udgifter og indtægter mv. foretages under hensyntagen til nedennævnte regler: Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra Rigsrevisionen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, sker registreringen, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Ud- og indbetalinger herunder forudbetalinger der ikke straks kan henføres til en udgifts- /indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, jf. Rigsrevisionens kontoplan, indtil endelig registrering kan finde sted. Feriepengeforpligtelser beregnes og resultatføres en gang årligt. Optjent overarbejde resultatføres ligeledes en gang årligt. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod Rigsrevisionen opstået i et finansår ikke kan opgøres endeligt før den afsluttende regnskabsaflæggelse, sker registreringen på en

6 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER udgiftskonto i regnskabet for det pågældende finansår på grundlag af et skøn og således, at korrektion af beløbet foretages i det finansår, hvor kravet kan opgøres endeligt. f) Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts-/ indtægtskonti vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til Rigsrevisionen har fundet sted, eller statens fordring er opstået før finansårets udløb. g) Af papirbilagene fremgår, at registreringen har fundet sted. Arbejdsopgaverne er fordelt således på medarbejderne i bogholderiet: h) Den regnskabsmæssige registrering sker ved indrapportering fra den enkelte medarbejders pc til Navision Stat eller SLS samt til PENSAB. Hovedparten af de eksterne bilag kommer som elektroniske fakturaer. Registreringerne i SLS medfører automatisk betaling af Rigsrevisionens lønninger til de ansatte. De registreringer i Navision Stat, der skal give anledning til betalinger, frigives. Der er i Navision Stat et intakt transaktionsspor. Hermed forstås, at registreringerne i Navision Stat kan følges fra de oprindelige registreringer til saldi i måneds- og årsregnskaber. Det kan gøres ved hjælp af funktionen Naviger, der findes i Rollecenter under modulerne Finans og Anlæg og i Afdelinger under modulerne Økonomistyring herunder Salg & Marketing, Køb, Lager, Produktion, Sager, Ressourceplanlægning og Service. Endvidere kan man i Rollecenter under kontoplanen i modulet Finans opløse bevægelserne på de enkelte konti i enkeltposteringer. Dermed har man sikkerhed for, hvem der har indlagt data i systemet. Kontrollen af, om data forurenes via kilder uden for Navision Stat, kontrolleres ved afstemninger, jf. nedenfor. Adgangskontrollen til SLS varetages således: I Rigsrevisionen er der oprettet 2 kontaktansvarlige, der er autoriseret som kontaktpersoner til personkodeadministrationen i Moderniseringsstyrelsen. Brugeroprettelse til SLS foretages af den kontaktansvarlige via elektronisk ansøgningsblanket en webapplikation. Moderniseringsstyrelsen tildeler de registrerende medarbejdere en personkode med tilhørende førstegangspassword, der giver adgang til SLS med de rettigheder, som den kontaktansvarlige har angivet. Første gang en ny bruger logger på SLS, skal vedkommende ændre password. Password skal være på 8 karakterer indeholdende både tal og små og store bogstaver. Registreringen i SLS foretages på grundlag af godkendte grundbilag. Bankkontooplysninger registreres ikke, da SLS henter disse automatisk fra NemKontoSystemet. Det er dog muligt at registrere en afvigende bankkonto, fx hvis pengene skal gå ind på Rigsrevisionens egen konto. Skattekortoplysninger registreres ikke, da SLS henter disse automatisk fra Skat. Kontrollanten, der har autorisation til godkendelse, udskriver en liste fra SLS over de indrapporterede bilag. Listen sammenholdes med grundbilagene, og hvis der er overensstemmelse, godkender kontrollanten derefter de registrerede data. Efter godkendelse underskriver kontrollanten på indrapporteringslisten. Godkendelsen er ikke systemmæssig nødvendig, idet beregning foretages af systemet uanset godkendelse. Uddatakontrollen er derfor særdeles vigtig. Se også særligt afsnit om løn i bilag 5. Adgangskontrollen til PENSAB varetages således: De registrerende medarbejdere har personkode med tilhørende password, der giver adgang til at registrere i PENSAB. Adgangstabellerne, der styrer adgangsrettighederne for hver enkelt personkode, vedligeholdes af Moderniseringsstyrelsen på baggrund af blanketter underskrevet af afdelingschefen for afdeling D. Registreringen foretages på grundlag af godkendte grundbilag. Efter fuldført registrering trækkes en præfrigivelsesliste for det indrapporterede. Præfrigivelseslisten underskrives af den registrerende medarbejder og overgives derefter tillige med grundbilagene til en medarbejder, der er i besiddelse af personkode med tilhørende

7 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER password, der giver adgang til at frigive data til PENSAB. Medarbejderen, der har autorisation til frigivelse, sammenholder præfrigivelseslisten med grundbilagene. Hvis der er overensstemmelse, frigiver vedkommende derefter de registrerede data, ellers annulleres præfrigivelsen. Efter endt frigivelse underskriver den frigivende medarbejder frigivelseslisten. Af bilag 4 fremgår de medarbejdere, der har adgang til at registrere/godkende til SLS og registrere/frigive til PENSAB. Adgangen til regnskabsdata (stamdata og transaktionsdata) og forretningskritiske operationer herunder betalinger i Navision Stat kontrolleres ved hjælp af systemets brugertabeller. Nye brugere oprettes via KMD Brugeradministration af økonomichefen. Økonomichefen styrer prokurabrugertabellerne i Navision; men der skal altid 2 forskellige brugere til at gennemføre en betaling. Ændres brugertabellerne i Navision, bliver dette logget. Afdelingschefen for afdeling D kontrollerer loggen. Kontrollen dokumenteres ved underskrift på udskrift af loggen. Dokumentationen gemmes i bogholderiet. Adgang til betaling via Danske Bank Business Online styres af brugertabeller i Danske Bank Business Online. Brugertabellerne består af godkendelseshierarki, hvor det øverste niveau er en aftaleadministrator. Aftaleadministrator i Rigsrevisionen er afdelingschefen for afdeling D. Godkendelseshierarki sikrer, at en betaling kun kan gennemføres af 2 brugere. Adgangen til Danske Bank Business Online er beskyttet af et password, der er valgt af den enkelte bruger, efter at der er genereret et engangspassword. Som supplement til den hidtidige login skal der anvendes et esafeid, som er en nøgleviser, der genererer nøgler. Et esafeid er personligt og skal anvendes, hver gang man logger på Danske Bank Business Online. I september 2013 har Rigsrevisionen taget systemet IndFak (elektronisk fakturahåndtering) i anvendelse. I juni 2015 er IndFak2 implementeret. Kontoplan og stamdata for leverandører eksporteres fra Navision Stat til IndFak2. Der er i Økonomi oprettet 3 systemadministratorer, der giver rettighed til, at oprette og tildele rettigheder og prokura til brugere. De 3 systemadministratorer er også fakturafordeler. Oversigt over ændringer, som er foretaget af den lokale systemadministrator, kan trækkes via systemets revisions- og lograpporter. Der kan trækkes en liste over brugernes rettigheder i Revision: Gruppemedlemsskab. Efter oprettelse af en ny bruger, danner brugeren sit password i Log ind billedet til IndFak2. Brugernavn: Brugerens mail-adresse, herefter tryk på Glemt adgangskoden?. Der sendes et engangspassword til brugerens mail-adresse og brugeren opretter sit password, der skal bestå af min. 8 tegn, store og små bogstaver, tal og tegn. Når der logges på IndFak2 vises Dashboard, hvor den enkelte bruger kan se hvilke aktiviteter, der ligger, afhængig af de tildelte rettigheder. Fakturafordeler henter nye indkomne fakturaer i Faktura(er) til behandling eller opretter manuelle fakturaer. Fakturaerne behandles med kontering, tildeles evt. alias, sted, projektnummer og den rette momstype påføres. Der vedhæftes relevante bilag. Herefter sendes fakturaen til rette rekvirent. Fakturaen ligger nu Til accept (varemodtag) hos rekvirenten, der kan redigere i konteringen samt vedhæfte bilag og skrive kommentarer. Rekvirenten accepterer fakturaen ved Bekræft varemodtagelse og fakturaen sendes til Disponenten, der sikrer at konteringen er korrekt og godkender fakturaen. Fra IndFak2 eksporteres nu information om kontering, beløb, fakturatekst mv. til Navision Stat. I IndFak2 Fakturaarkiv kan alle fakturaer efterfølgende vises og historikken ses under Info. Fakturaerne kommer som hovedregel som elektroniske fakturaer i Ventende indgående købsdokumenter i Navision Stat. Fakturaerne åbnes, tjekkes, accepteres og får bilagsnummer. De accepterede fakturaer overføres til købsmodulet. Ved bogføringen af fakturaerne dannes en udbetalingskladde i Navision Stat. Betalingen af kreditorerne sker via NKS (NemKontoSystemet) i Navision Stat. Udbetalingskladden/betalingsoversigten kontrolleres, der udskrives en Finanskladdekontrol, og delvis godkendelse i NKS af 1. godkender (medarbejder (C) eller medarbejder (D)). Specifikationslisten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag udskrives og tjekkes, at udbetalingskladden og de indgåede bilag fra IndFak2 er identiske, af 2. godkender (medarbejder (A), økonomichefen eller afdelingschefen for

8 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER afdeling D). Herefter godkendes betalingsoversigten af 2. godkender. Betalingsstatus skal være Modtaget, før udbetalingskladden kan bogføres. Nødproceduren er betaling via Danske Bank Business Online, hvor registreringen i købsmodulet foretages af kreditorbogholderen. Grundbilagene og en liste fra Navision Stat kontrolleres af en anden medarbejder, der har rettigheder til at frigive betalinger i Danske Bank Business Online. Hvis frigiveren ikke kan godkende alle betalinger, slettes de betalinger, der ikke kan godkendes i systemet, og ovenstående procedure foretages på ny, efter at de nødvendige rettelser er gennemført. Når frigiveren kan godkende alle betalinger, frigives disse til betaling af frigiveren. Der modtages en kvitteringsliste fra Danske Bank Business Online, hvor frigiveren tjekker, at alle betalingsbeløb er rigtige og tilgået de rigtige kreditorer. Hvis der er fejl, stoppes betalingen i Danske Bank Business Online, hvilket kan ske indtil kl samme dag. Herefter bogføres transaktionerne i Navision Stat af kreditorbogholderen. Af bilag 4 fremgår de medarbejdere, der har adgang til at registrere/frigive i Navision Stat og Danske Bank Business Online. I oktober 2014 har Rigsrevisionen taget RejsUd (elektronisk Rejse- og Udgiftsafregningssystem) i anvendelse. Der er i Økonomi oprettet 3 kontaktansvarlige (systemadministratorer), der er autoriseret til oprettelse af brugere til RejsUd. Brugeroprettelse til RejsUd foretages af den kontaktansvarlige. Den kontaktansvarlige tildeler derefter de registrerede medarbejdere en personkode med tilhørende engangskodeord, der giver adgang til RejsUd med de rettigheder, som den kontaktansvarlige har angivet. Første gang en ny bruger logger på RejsUd, skal vedkommende ændre kodeord. Kodeordet skal være på mindst 8 karakterer og indeholde både tal og bogstaver. Oprettelsen af rejseafregninger sker enten ved brugerens manuelle indtastning i RejsUd, eller på baggrund af en importeret rejseplan fra Statens rejsebureau, Carlson Wagonlit Travel. På baggrund af brugerens angivelse af bl.a. rejsedestination, rejsetid, måltider, kørsler, og evt. private dele af tjenesterejsen, udregnes time-/dagpenge og godtgørelser. Brugeren kan importere udgifter betalt med Eurocard (firmakreditkort) og angive kontant betalte udgifter i afregningen, således at rejseafregningen afspejler de samlede udgifter forbundet med rejsen. Foruden rejseafregninger kan der i RejsUd oprettes udgiftsafregninger til afregning af udlæg, som ikke har forbindelse til en rejse, f.eks. udgifter til mødeforplejning, repræsentation og andre tjenstlige udgifter. Rigsrevisionen har oprettet en sekretærgruppe på 4 kontaktansvarlige. Sekretærgruppen kan oprette rejse- og udgiftsafregninger for alle medarbejdere. Der benyttes et kontrollant-/ og godkendelsesled i RejsUd. I Økonomi er der oprettet 3 kontrollanter, som kontrollerer rejsereglernes overholdelse og afregningens kontering og videresender dem til godkendelse hos kontorchefen/afdelingschefen. Kontorchefen/afdelingschefen vil hver dag kl. 12 modtage en fra RejsUd, såfremt der er rejse- og udgiftsafregninger, der skal godkendes. Hvis kontorchefen er fraværende i en længere periode er det souschefen, der godkender. Souschefen kan efter aftale med kontorchefen være godkender for kontoret. Afdelingschefen godkender kontorchefens udlandsrejser, men for kontorchefens indlandsrejser og udgiftsafregninger er det afdelingschefen for afdeling D, der godkender. Hvis afdelingschefen for afdeling D er fraværende i en længere periode er det økonomichefen, der godkender. Afdelingschefen for afdeling D s rejse- og udgiftsafregninger godkendes af økonomichefen. Efter kontrol/godkendelse bliver afregningen sendt videre til Navision Stat til bogføring og betaling. De godkendte afregninger ligger i en Batch i RejsUd. I løbet af natten bliver Batchen overført til Navision Stat og lægges i en Købskladde. Købskladden sammenholdes med Batchrapporten Navision udbetalingsafstemning i RejsUd. Købskladden og batchrapporten udskrives og anvendes som bilag. Købskladden i Navision Stat bogføres og betalingen sker via NKS (NemKontoSystemet) i Navision Stat. Udbetalingskladden/betalingsoversigten kontrolleres/godkendes i NKS og bogføres efter samme retningsregler som ved IndFak.

9 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Rejsekonto (CWT) sender rejseplaner elektronisk til RejsUd og transaktioner til Diners. Eurocard sender kreditkorttransaktioner elektronisk til RejsUd. RejsUd sender elektronisk besked direkte til SKAT en gang månedlig og til ØSLDV en gang dagligt. i) Regnskabsgodkendelse foregår i Statens Koncernsystem (SKS). Rigsrevisionens kontaktperson i SKS er økonomichefen. Økonomichefen udskriver regnskaberne fra SKSrapporteringsplatformen i Statens Koncernsystem og afstemmer dem til Navision Stat. Økonomichefen og medarbejder (C) i forening udarbejder selv delregnskaber fra Navision Stat til de respektive fagkontorer i Rigsrevisionen og til Rigsrevisionens ledelse. Afstemninger, kontroller mv.: j) Der foretages løbende afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering i henhold til retningslinjer i brugervejledninger mv. Endvidere foretages kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti. k) Der føres løbende kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender, medmindre kontrollen varetages via SLS. l) Afstemning af regnskabet i Navision Stat til regnskabet i SKS: Denne kontrol udføres hver måned af økonomichefen. I forbindelse med denne kontrol tjekkes også Navision Statregnskabets indre konsistens, hvilket sikrer mod, at regnskabet påvirkes som følge af it-fejl eller hærværk Kontoplan Der er i sammenhæng med udviklingen af Navision Stat udviklet en ny artskontoplan. Formålet er at understøtte en mere standardiseret regnskabsmodel, som er omkostningsbaseret, og hvor der er et tydeligt skel mellem resultatopgørelse og balance. Institutionen anvender Navision Stat-kontoplanen som artskontoplan. Navision Stat-kontoplanen skal bruges til at generere oplysningerne til det samlede statsregnskab, som dannes ud fra registreringerne i SKS-systemet. En nærmere beskrivelse af, hvordan denne overførsel finder sted, fremgår af Moderniseringsstyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Kontoplanen vedligeholdes af økonomichefen Opbevaring af regnskabsmateriale Rigsrevisionens regnskabsmateriale omfatter dels regnskabsbilag mv., dels en række uddata, der fremgår af brugervejledning for SLS, samt endelig de elektroniske regnskabsdata, der findes i Navision Stat-databasen. Økonomichefen har ansvaret for opbevaring af regnskabsmaterialet indtil arkiveringen. I Navision Stat opbevares den elektroniske del af institutionens regnskabsmateriale (transaktionsog stamdata) i Navision Stat-databasen, som forefindes på en server hos KMD, der hoster Rigsrevisionens Navision Stat-regnskab via Moderniseringsstyrelsen. Det årlige regnskab for virksomhed og regnskabsførende institutioner underskrives af rigsrevisor/afdelingschefen for afdeling D i 2 eksemplarer, og det ene eksemplar afleveres til Rigsrevisionens revisor. Det månedlige regnskab opbevares af Rigsrevisionen i 5 år.

10 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Regnskabsmaterialet for det løbende og foregående år opbevares i bogholderiet. Tidligere års regnskabsmateriale opbevares i Rigsrevisionens arkiv. Opbevaringen af regnskabsmateriale sker under hensyntagen til reglerne i Rigsrevisionens journal- og arkivplan. Afleveringen af arkivalier til Rigsarkivet foretages i overensstemmelse med de af Kulturministeriet og Rigsarkivet herom til enhver tid fastsatte regler Forvaltning af udgifter Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels godkendelse af udgiftsbilag. Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af udgifterne er omtalt i afsnit Disponering af udgifter Ved disponering forstås indgåelse af aftaler mv., der medfører udgifter for Rigsrevisionen. Disponering med bindende virkning for Rigsrevisionen kan alene foretages af rigsrevisor eller en af de medarbejdere, som rigsrevisor har bemyndiget hertil. I bilag 2 er givet en oversigt over, hvilke medarbejdere der kan disponere på særlige udgiftsområder. Disponeringen sker under hensyntagen til de forudsætninger, der fastsættes internt i Rigsrevisionen i forbindelse med intern budgettering. Generelle eller specielle forudsætninger, som måtte være fastsat i finansloven, iagttages ved disponeringen, hvilket også gælder for så vidt angår bestemmelserne i Finansministeriets budgetvejledning, cirkulærer mv Indkøb Alle indkøb godkendes af afdelingschefen for afdeling D. Indkøb er ikke understøttet systemmæssigt Godkendelse af bilag (kreditorforvaltning) Udgiftsbilag godkendes af de dispositionsberettigede. Denne godkendelse omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere godkendes af overordnede medarbejdere. Betaling via NKS sker til kreditors pengeinstitut. Oplysninger om kreditors pengeinstitut fremgår normalt af den elektroniske faktura. Ellers hentes oplysningen i NKS, hvor oplysningerne vedligeholdes uden for Rigsrevisionen.

11 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Godkendelse af eksterne bilag Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser mv. dokumenteres i form af regninger, fakturaer etc. fra leverandørerne. Eksterne fakturaer indsendes til Rigsrevisionen elektronisk. Ved godkendelse af bilagenes materielle og økonomiske indhold føres der kontrol med: at de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser mv. er leveret at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvist er anvendt en kopi eller en papirfaktura som bilag at bilagene er efterregnet. Bilagene forsynes med godkendelsespåtegning af den dispositionsberettigede som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Elektroniske bilag godkendes i IndFak og RejsUd. Ved registreringen tages stilling til, hvornår betaling senest bør finde sted. Godkendelse af interne bilag En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. Ved godkendelsen af bilagene foretages følgende kontroller: a) Bilagene skal være efterregnet. b) Bilagene vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af arbejdstid eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger: Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation. c) Bilag vedrørende betaling af over-/merarbejde, timelønninger samt lønindeholdelser: Bilagene afstemmes med godkendte fleks-skemaer, ferielister, sygedagslister eller andre kontrolnoteringer (forretningsgange vedrørende styring af ferieområdet fremgår af bilag 6). d) Bilag vedrørende betaling af vederlag, særlige ydelser og aconto-løn: Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter. Indrapportering af de under b) nævnte oplysninger vil oftest ske på grundlag af kopi af original grunddokumentation. Ved nyansættelser vil indplacering i lønsystemet ske på grundlag af bilag godkendt af 2 forskellige medarbejdere i HR (medarbejder (B) og medarbejder (E) eller HRchefen). Se også særligt afsnit om løn i bilag 5. Kontrol med anviste lønninger mv. ved sammenholdelse af grunddokumentation til uddata 198 i henhold til regler i brugervejledninger, herunder kontrol med, at de anviste lønninger forekommer rimelige med hensyn til beløbsstørrelse og beløbsmodtager varetages af medarbejder (B) eller medarbejder (C). Kontrollen dokumenteres ved underskrift på uddataet. Se også særligt afsnit om løn i bilag 5. Rigsrevisor har beordret chefen for 12. kontor til selv eller ved stedfortræder at foretage intern revision af Rigsrevisionens lønadministration. Alle øvrige bilag forsynes med godkendelsespåtegning af den dispositionsberettigede som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling.

12 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter Udgangspunktet for resultatopgørelsen for Rigsrevisionen er, at indtægter resultatføres på det tidspunkt, de optjenes, og at omkostninger resultatføres på det tidspunkt, de forbruges. Forbrugsprincippet er dog kombineret med retserhvervelsesprincippet, når der er tale om varer, der ikke lagerføres, samt driftsmateriel, der ikke aktiveres. I balancen vises en opgørelse af institutionens samlede aktiver og passiver. Omkostningerne periodiseres herefter som følger: Lønsumsudgifter inkl. hensættelser til ferie og optjent overarbejde resultatføres løbende, i takt med at arbejdet udføres. Varer og tjenesteydelser, hvor forbrug sker i samme finansår inden for 12 måneder fra levering eller arbejdets udførelse, resultatføres ved levering eller ved arbejdets udførelse. Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgiftskonti vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til Rigsrevisionen har fundet sted før finansårets udløb Forvaltning af indtægter Oversigt over indtægter og gebyrer Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt inkasso. Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af indtægterne beskrives i afsnit 2.1. Rigsrevisionen oppebærer indtægter bl.a. i forbindelse med: honorar for revision, der udføres af Rigsrevisionen, jf. rigsrevisorlovens 18 d dagpenge- og sygedagpengerefusion (forretningsgange vedrørende styring af området fremgår af bilag 6) tilskud til fleksjob diverse honorarer for Rigsrevisionens ansatte. Rigsrevisionen opkræver for visse klienter og visse erklæringer revisionshonorarer. Folketinget har besluttet, at indtægterne og de udgifter, der medgår til at generere disse, skal bevilliges og afregnes på en Finanslovs underkonto Rigsrevisionen indtægtsdækket virksomhed. Revisionshonorar skal som udgangspunkt alene svare til Rigsrevisionens udgifter til revisionen. Timetaksterne for revisionshonorar er beregnet med dette udgangspunkt. Rigsrevisionen anvender tidsregistreringsdata til at fordele udgifterne mellem almindelig virksomhed og indtægtsdækket virksom. Det betyder: der oprettes en tidsregistreringssag for hver indtægtsgivende revision alle timer, der registreres på sagen vil blive omregnet til udgifter på indtægtsdækket virksomhed Som udgangspunkt faktureres også samtlige timer på sagen. Kontorchefen kan imidlertid indstille anerledes. Det er dermed muligt at fravige tidsregistreringen. Fravigelserne vil imidlertid medføre over- eller underskud for den konkrete revision. Timesatser for honorarerne er beregnet på baggrund af en gennemsnitlig timeløn for revisionsmedarbejdere beskæftiget på området. Timelønnen opregnes med det gennemsnitlige fravær for hele rigsrevisionen. Timelønnen opregnes herefter med de gennemsnitlige lønudgifter til andre opgaver og med de gennemsnitlige driftsudgifter.

13 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Lønudgifterne på indtægtsdækket virksomhed beregnes på baggrund af de tidsregistrerede timer, den konkrete timeløn, der tillægges overhead for det gennemsnitlige fravær og det gennemsnitlige forbrug på andre opgaver. Driftsudgifterne beregnes som en procentdel af de beregnede lønudgifter. Procentdelen beregnes på baggrund af fordelingen mellem drift og løn på Finanslovsbevillingen for det indeværende regnskabsår Disponering af indtægter Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører indtægter for Rigsrevisionen: Aftaler vedrørende revision uden for rigsrevisorlovens område træffes af vedkommende afdelingschef. a) Disponeringen sker under hensyntagen til de forudsætninger, der fastsættes internt i Rigsrevisionen. Generelle eller specielle forudsætninger, som måtte være fastsat i finansloven, iagttages ved disponeringen, hvilket også gælder for så vidt angår bestemmelserne i Finansministeriets budgetvejledning. b) Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, dokumenteres så tidligt som muligt. c) De kontrollerede bilag forsynes med en godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning Godkendelse af indtægtsbilag og udskrivning af regninger a) Grundlaget for udskrivning af regninger vedrørende revisionshonorarer fremskaffes af vedkommende kontorchef. b) Udskrivning af regninger vedrørende revisionshonorarer foretages af medarbejder (A). c) Fakturaer sendes elektronisk, hvis kunden kan modtage sådanne. d) Godkendelse af de udskrevne regninger mv. varetages af økonomichefen. e) Indtægtsbilag godkendes af økonomichefen.

14 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Debitorforvaltning Iværksættelse af inkasso mv. Spørgsmål vedrørende iværksættelse af retslig inkasso behandles af afdelingschefen for afdeling D. Såfremt Rigsrevisionen i forbindelse med inkasso ikke opnår dækning af et tilgodehavende, skal der hvert 2. år og inden forældelsesfristens udløb indhentes oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af inkasso. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen nedskrives som følge af konkurs, tvangsakkord e.l. Nedskrivninger af tilgodehavender kan foretages af afdelingschefen for afdeling D. Rigsrevisor skal orienteres om større nedskrivninger Periodeafgrænsning og generel periodisering af indtægter Udgangspunktet er, at indtægter resultatføres på det tidspunkt, de optjenes. Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på indtægtskonti vedrørende gammelt finansår, såfremt statens fordring er opstået før finansårets udløb Forvaltning af anlægsaktiver Værdifastsættelse Der føres fortegnelse over Rigsrevisionens beholdninger af it-inventar. Ved modtagelsen af øvrigt inventar med en værdi på over kr. kvitterer 2 personer i forening. Anlægsaktiver med en kostpris på over kr. er noteret i anlægsmodulet i Navision Stat Værdiregulering af aktiver For selvstændige aktiver angives det på bilaget, hvordan og fra hvilken dato afskrivning skal ske. Selvstændige aktiver afskrives hver måned, men kan udskydes ved ferier mv. for ikke at belaste andre Aktivering af nyanskaffelser Aktiver med en kostpris på over kr. aktiveres. På bilaget angives, hvordan og fra hvilken dato afskrivning skal ske. a) Fortegnelsen over it-maskiner føres af medarbejder (G) i It. Fortegnelserne føres elektronisk. b) It foretager periodisk kontrol med beholdningerne af it-maskinerne. I denne forbindelse vurderes det, om der sker en rimelig udnyttelse af værdierne. Medarbejder (M) i It er ansvarlig for kontrollen. c) Eventuel kassation af it-maskinel, kontormaskiner og kontorinventar besluttes af afdelingschefen for afdeling D. Ved enhver kassation registreres kassationen på det anlægsaktiv, der måtte være oprettet i anlægsmodulet. En gang årligt gennemgås anlægsmodulet med henblik på at afdække eventuelle uoverensstemmelser i forhold til anlægsaktiver, der er taget ud af drift Aktivering af udviklingsprojekter Rigsrevisionen aktiviserer i særlige tilfælde udviklingsprojekter. I aktivet indgår kun eksterne udgifter. Rigsrevisionens omkostninger til egne medarbejdere indgår ikke. Afdelingschefen for afdeling D beslutter, om et udviklingsprojekt skal aktiveres.

15 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Aktivering af arbejder i lejede lokaler Udgangspunktet er at Rigsrevisionen ikke fraflytter lokalerne i Skt. Annæ Palæ inden for et kendt tidshorisont. Arbejder i lokalerne aktiveres derfor kun i særlige tilfælde. Arbejder i de lejede lokaler aktiveres, hvis der er tale om nagelfaste ændringer, der er nødvendige for Rigsrevisionens arbejde. Almindelig vedligeholdelse herunder opdatering af køkken og toiletfaciliteter resultatføres med det samme. Afdelingschefen for afdeling D beslutter, om et arbejde skal aktiveres.

16 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Forvaltning af omsætningsaktiver Rigsrevisionen har ingen omsætningsaktiver Værdipapirer Rigsrevisionen forvalter ikke værdipapirer Udlån Rigsrevisionen forvalter ikke udlån Forvaltning af passiver Egenkapital og videreførelser Årets overskud videreføres som overskud til det følgende finansår. Underskud videreføres ligeledes under forudsætning af, at der er tidligere overskud, det kan modregnes i. Egenkapitalen reguleres ultimo med årets under-/overskud Hensatte forpligtelser Rigsrevisionen har hensat midler til at bringe de lejede lokaler i den stand, der kræves, hvis de skal kunne afleveres til udlejer i forbindelse med hel eller delvis opsigelse af lejemålet. Hensættelsesbeløbet vurderes en gang årligt. Rigsrevisionen har yderligere hensat forventede udgifter til resultatløn og fratrædelsesaftaler. Hensættelsesbeløbet beregnes konkret ultimo året, hvis der er aftalt fratrædelser med fritstilling, hvor den formelle fratrædelse sker i det følgende år. Fratrædelserne resultatbogføres på lønkonto og modposteres på hensættelseskonto resultatløn og frivillig fratræden Kortfristede gældsforpligtelser Rigsrevisionen har hensat til skyldig ferie- og overarbejde. Hensættelserne reguleres en gang årligt, og udsvingene i hensættelserne resultatføres Kort- og langfristet gæld Kort- og langfristet gæld administreres i overensstemmelse med statens regler om selvstændig likviditet. Rigsrevisionens økonomichef står for den praktiske administration. Alle dispositioner godkendes af afdelingschefen for afdeling D.

17 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Betalingsforretninger Forvaltning af likviditetsordningen Rigsrevisionen har følgende konti: SKB Danske Bank, FF4 Finansieringskonto Langfristet gæld SKB Danske Bank, FF4 Trans. Ud-/Indbetalingskonto SKB Danske Bank, FF5 Fin. konto Uforrentet opsparing SKB Danske Bank, FF5 Trans. Ud-/Indbetalingskonto SKB Danske Bank, FF7 Finansieringskonto SKB Danske Bank, FF7 Indbetalingskonto = NemKonto SKB Danske Bank, FF7 Fejlkonto KUB SKB Danske Bank, FF7 Lønudbetalingskonto SKB Danske Bank, FF7 Udbetalingskonto SKB Danske Bank, FF1 Finansieringskonto SKB Danske Bank, FF1 Trans. Ud-/Indbetalinger SKB Danske Bank, FF1 Fejlkonto KUB a) På SKB DB FF7 kontiene foretages udbetalinger/kreditorudbetalinger, lønudbetalinger der genereres via SLS-systemet, og indbetalinger via Danske Bank Business Online. På DB SKB FF7 Indbetalingskontoen indbetaler Moderniseringsstyrelsen hver den 15. i måneden refusion af købsmoms, og den 25. i måneden tildeles likviditet ved indsættelse af 1/12 rate af Nettoudgiftsbevillingen. Transaktionskontiene nulstilles hver dag og inddækkes via FF7 Finansieringskontoen. b) KUB-konto for afviste lønudbetalinger og kreditorbetalinger (KUB = Konto for Uanbringelige Betalinger), hvortil standsede nettolønninger overføres/returnerede nettolønninger tilbageføres og afviste kreditorbetalinger overføres med henblik på genudbetaling. c) SKB DB FF4 Langfristet gæld. Ved gennemførelse af investeringer optages en gæld ved at finansiere investeringen på FF4-kontoen. Afdrag betales ved at flytte midler den modsatte vej og foretages, i takt med at der afskrives på lånet. Afdrag og optagelse af langfristet gæld foretages den sidste bankdag i hver måned, ved at økonomichefen flytter likviditet mellem FF7 Transaktionskontoen og FF4 Transaktionskontoen. Transaktionskontoen nulstilles og inddækkes via Finansieringskontoen. d) SKB DB FF5 Uforrentet konto er en likvid konto (opbevaring af midler) til afregning af ændringer i nettoomsætningsformuen, herunder opbevaring af midler til kortfristede gældsforpligtelser, fx feriepengeforpligtelser og midler til hensatte forpligtelser. Den uforrentede konto afstemmes ved årets afslutning, så summen af posterne på den uforrentede konto er lig med hensatte forpligtelser og kortfristede gældsforpligtelser. Kontoen afstemmes dermed, så følgende forhold er opfyldt. Den uforrentede konto (FF5) = Hensatte forpligtelser nettoomsætningsformuen. Én gang årligt foretages en regulering, ved at økonomichefen flytter likviditet mellem FF7 Transaktionskontoen og FF5 Transaktionskontoen. Transaktionskontoen nulstilles og inddækkes via Finansieringskontoen.

18 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER e) Rentetilskrivning på finansieringskontoen. De beregnede renter på de 2 rentebærende likviditetskonti indsættes på finansieringskontoen og tilskrives kvartalsvist bagud. f) I pengeskabet opbevares Eurocard Indkøbskonto, DSB klippekort og diplomatpas g) Likvidkontiene SKB Danske Bank FF1 Finansieringskonto, FF1 Transaktionskonto og FF1 KUBkonto anvendes til ud- og indbetalinger for det udgiftsbaserede regnskab, Rigsrevisionens Pensioner. h) På SKB Danske Bank FF1 Finansieringskontoen og FF1 Transaktionskontoen foretages udbetalinger og indbetalinger via SKB Danske Bank Business Online. FF1 Transaktionskontoen nulstilles af Moderniseringsstyrelsen hver dag og inddækkes af FF1 Finansieringskontoen. FF1- kontoen opfyldes automatisk af Moderniseringsstyrelsen den 15. i måneden og ved udgangen af året. i) SKB Danske Bank FF1 Fejlkonto KUB (Konto for uanbringelige betalinger), hvortil afviste kreditorbetalinger overføres med henblik på genudbetalinger Opfølgning på lånerammen I forbindelse med likviditetsordningen er Rigsrevisionen blevet tildelt en låneramme. Lånerammen er den maksimale gæld, som Rigsrevisionen må have, dvs. summen af den langfristede gæld. Lånerammen anvendes til køb af anlægsaktiver. Lånerammen skal være overholdt ultimo året. Økonomichefen beregner inden større investeringer, om der plads inden for lånerammen Forvaltning af likviditetskonti uden for likviditetsordningen Der er ingen Elektronisk bankkontoafstemning (API) a) Afstemning af bankkonti på baggrund af kontoudtog. Kontoudtogene afstemmes til den bogførte saldo på beholdningskontiene i Navision Stat. Denne kontrol udføres for at sikre, at der ikke er sket uberettigede udbetalinger. For SKB Danske Bank konti foretages elektronisk kontoafstemning (API) i Danske Bank Business Online hver uge af medarbejder (C) eller økonomichefen. b) Der foretages en ugentlig indlæsning af kontoudtog fra Danske Bank Business Online (API) af alle SKB-konti. FF7-kontoen afstemmes først. Afstemningen af de andre SKBkonti foretages herefter. Alle linjer markeret med Kassekladde venter overføres til finanskladden. Efter tjek af kontroludskriften bogføres finanskladden Bankafstemning af medarbejder (C) eller økonomichefen. Derefter er alle markerede linjer nu udlignet, og bankafstemningen kan bogføres Betalingskort Rigsrevisionen har oprettet en Eurocard Indkøbskonto til brug for betaling ved handel på internettet. De bemyndigede personer fremgår af bilag 4. Ved den efterfølgende kontrol af fakturaen tjekker økonomichefen, at varen er modtaget. Hvis ikke, afviser økonomichefen trækket på Indkøbskontoen. Maksimumbeløbet for handel på internettet er kr. De ansatte har mulighed for at få et firmakreditkort. Rigsrevisionen har oprettet en aftale med Eurocard til MasterCard Classic kort. Rigsrevisionen hæfter for kortets anvendelse i forhold til SEB Kort / Eurocard. Kreditten er på maksimum kr.

19 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Kortet må bruges til tjenstlige udgifter i forbindelse med tjenesterejser. Endvidere kan kortet bruges til mindre private udgifter og til måltider på en tjenesterejse, selv om der rejses efter time- og dagpenge. Kortet kan bruges til køb af valuta til brug for en udlandsrejse, hvis det er nødvendigt med kontanter. Kortholder skal indbetale overskydende valuta på kortet i en bank filial. Der må ikke hæves kontanter til andre formål. Kortet må bruges til tjenstlig taxakørsel. Kortet må ikke bruges til andre udgifter end de ovennævnte. Dog kan Økonomi give tilladelse til, at kortet må bruges til andre udgifter. Dette gøres primært ad hoc. I enkelte velbegrundede tilfælde kan der gives permanent tilladelse til at kortet kan anvendes til andre udgifter. Tilladelser opbevares af Økonomi. Kontrollen med betaling via medarbejderkreditkort foretages på følgende måde: Medarbejderne afregner tjenstlige udgifter løbende i RejsUd. Afregningerne bogføres løbende. Ved afregningen bogføres udgifter, der er betalt med tjenstligt kreditkort på konto Rigsrevisionen modtager månedligt en E-faktura for hvert kort fra Eurocard. Ved betaling af fakturaen påføres det denne, hvilken afregning beløbet stammer fra. Ved betaling af fakturaen udlignes de bogførte beløb på konto og udestående beløb tjekkes i forhold til afregningsdato.

20 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Regnskabsaflæggelse Rigsrevisionens regnskabsaflæggelse omfatter følgende måneds- og årsregnskaber, der udarbejdes gennem SKS på grundlag af de oplysninger, der repliceres fra Navision Stat: et omkostningsbaseret regnskab for Rigsrevisionen som virksomhed et omkostningsbaseret regnskab for Rigsrevisionen som regnskabsførende institution. I regnskaberne indgår et udgiftsbaseret regnskab for Rigsrevisionens Pensioner. De regnskaber, der udarbejdes ved udløbet af den regnskabsmæssige periode 13, er samtidig årsregnskab for Rigsrevisionen. Kontrollen med regnskaberne varetages af økonomichefen Godkendelse af de månedlige regnskaber Økonomichefen godkender virksomhedsregnskabet i SKS hver måned. Som led i godkendelsen af regnskaberne foretager økonomichefen følgende: en kontrol med, at de registrerede bevillingsbeløb er i overensstemmelse med bevillingslovene mv. en vurdering af, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode afstemning og kontrol med, at aktiver og passiver har en rimelig størrelse en kontrol med, at betegnelserne på de anvendte bevillings- og standardkonti med tilhørende løbenumre er korrekte Godkendelse af de kvartalsvise regnskaber Økonomichefen godkender de kvartalsvise virksomhedsregnskaber i SKS. Afstemning og kontrol foretages som nævnt under pkt Godkendelse af de årlige regnskaber Virksomhedsregnskabet og institutionsregnskabet underskrives ved årets udgang (supplement 13) af rigsrevisor og paraferes af afdelingschefen for afdeling D. I forbindelse med godkendelsen af årsregnskaberne påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb mv. er registreret i regnskabet, så dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår og af aktiver og passiver ved finansårets udløb. Rigsrevisionens regnskaber godkendes, jf. ovenfor, af rigsrevisor. Regnskaberne indgår i Folketingets regnskab og revideres sammen med dette.

21 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER Øvrige regnskabsopgaver Kontrol af værdipost Som led i poståbningen gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af modtagne checks, værdipapirer og eventuel anden værdipost. a) Poståbning, udtagning og registrering samt aflevering af værdipost til Økonomi varetages af Service. Der er altid mindst 2 personer til stede ved poståbningen. b) Som led i poståbningen registreres værdiposten i en kontrolnoteringsbog. c) Service afleverer værdiposten til Økonomi, der kvitterer i kontrolnoteringsbogen. d) Økonomichefen er ansvarlig for, at den modtagne værdipost bliver registreret i Rigsrevisionens regnskab. e) Økonomichefen eller en af økonomichefen bemyndiget fører kontrol med, at værdipost, som er indtægtsført i kontrolnoteringsbogen, bliver korrekt indtægtsført i finanskladden Legatforvaltning Rigsrevisionen forvalter ikke legater Forvaltning af ikke statslige aktiver Rigsrevisionen foretager ikke forvaltning af ikke statslige aktiver.

22 RIGSR EVI SION EN S REG N SKABSINSTRU KS NOVEMB ER It-anvendelse 3.1. Generelt om it-anvendelsen Rigsrevisionen benytter alene Moderniseringsstyrelsens systemer til løn, regnskab og betaling. Rigsrevisionen benytter et lokalt fraværsadministrationssystem, men integration til SLS sker manuelt efter kontrol og attestation Specifikt om anvendelsen af de af Moderniseringsstyrelsen administrerede centrale økonomi-, løn- og betalingssystemer Rigsrevisionen anvender Navision Stat til økonomistyring. Betalinger afvikles gennem Payment Management via NKS subsidiært Danske Bank Business Online. Payment Management er navnet på betalingsformidlingssystemet i Navision Stat. SLS-systemet anvendes til beregning og anvisning af løn til institutionernes ansatte. Rigsrevisionen benytter herudover PENSAB til beregning af pensionsalder for tjenestemænd. Overførsel til pensionsanvisningssystemet i Moderniseringsstyrelsen sker manuelt efter kontrol. Alle de systemer, Rigsrevisionen anvender, kan tilgås fra en hvilken som helst arbejdsplads med adgang til internettet. Adgangen styres derfor af KMD, Danske Bank og Moderniseringsstyrelsen. Adgangen kontrolleres kvartalsvis af afdelingschefen for afdeling D. Kontrollen dokumenteres ved påtegning af udskrifter, som gemmes i bogholderiet. Adgangen til systemerne er beskrevet under punkt h) 3.3. Specifikt om anvendelsen af Navision Stat Rigsrevisionens overgang til Navision Stat er sket med virkning fra 1. juni 2000 for periode 06/2000. Der er mellem Rigsrevisionen og Moderniseringsstyrelsen indgået en idriftsættelsesaftale/myndighedsaftale, som omfatter følgende forhold: leveringsforpligtelser priser institutionens forpligtelser Moderniseringsstyrelsens ansvar institutionens ansvar rettigheder opsigelse. Der er endvidere indgået aftale mellem institutionen og Danske Bank om anvendelse af Payment Management. Mellem Rigsrevisionen og KMD er der den 26. maj 2005 indgået aftale om anvendelse af NemKontoSystemet med tilhørende databehandlingsaftale. Med lov nr af 27. december 2003 om offentlige betalinger er det vedtaget, at borgere og virksomheder skal anvise en konto i et pengeinstitut, en såkaldt NemKonto, hvortil beløb fra offentlige myndigheder som udgangspunkt skal udbetales. NemKonto bliver således konto for alle offentlige udbetalinger. En borger eller virksomhed kan dog ved siden af NemKontoen anvise en specifik konto, hvortil en bestemt myndigheds ydelse skal udbetales.