Hvidbog Strukturprocessen i forbindelse med etablering af Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen pr. 1/1-06 i Odense Kommune

Transkript

1 Hvidbog Strukturprocessen i forbindelse med etablering af Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen pr. 1/1-06 i Odense Kommune Marts 2006

2 Indholdsfortegnelse 1.0 Kommissorier 1.1 Kommissorium for styregruppen s Kommissorium for arbejdsgruppe 1 s Kommissorium for arbejdsgruppe 2 s Kommissorium for arbejdsgruppe 3 s Kommissorium for arbejdsgruppe 4 s Kommissorium for flytte-arbejdsgruppen s Nedsættelse af arbejdsgrupper 2.1 Uddrag af referat fra styregruppemøde d. 4. maj 2005 s Uddrag af referat fra styregruppemøde d. 27. maj 2005 s Afrapporteringer fra arbejdsgrupperne 3.1 Afrapportering fra arbejdsgruppe 1 s Afrapportering fra arbejdsgruppe 2 s Afrapportering fra arbejdsgruppe 3 s Afrapportering fra arbejdsgruppe 4 s Procesnotater 4.1 Notat vedr. faglig styring s Notat vedr. analyse s Notat vedr. ledelsesopbygning s Strategikort s Indstillinger til Byrådet 5.1 Organisering af Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen pr. 1/ s Organisering af Borgerservicecentret pr. 1/ s Ombygning og etablering af Jobcenter Odense på Tolderlundsvej 2 og s. 128 Borgerservicecenter på Skulkenborg 1, frigivelse af anlægsbevilling 6.0 Nyhedsbreve 6.1 Nyhedsbrev 1 s Nyhedsbrev 2 s Nyhedsbrev 3 s Nyhedsbrev 4 s Nyhedsbrev 5 s Nyhedsbrev 6 s Plancher over organisationen 7.1 Planche over forvaltningsstruktur s Planche over Jobcenter s Planche over Socialcenter s Planche over Ydelsescenter s Planche over BorgerServiceCenter s. 149 side 1 Marts 2006

3 1.0 Kommissorier 1.1 Kommissorium for styregruppen Projekt Formål Fastlægge og implementere den ny struktur for den kommende Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning Projektets formål er fase 1: Etablering af Social- og Arbejdsmarkedforvaltning pr. 1/1 2006: tilvejebringe det nødvendige beslutningsgrundlag for at omorganisere den nuværende Kultur- og Socialforvaltning til en kommende Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning tilpasset Odense Kommunes overordnede rammer for den besluttede strukturændring - herunder forudsætningen om "borgeren i centrum" og enkle overskuelige indgange til de kommunale serviceydelser og dels strukturreformens endelige opgaveflytninger mellem stat, regioner og kommuner, og udarbejde forslag til en visions/værdiproces hvor der arbejdes med den nye forvaltnings vision, værdigrundlag, virksomhedskultur, arbejdsmetoder, prioriteringer mv. I projektets 2. fase skal den besluttede struktur gennemføres. Projektets leverancer skal indrettes på en etapevis omorganisering af forvaltningen. side 2 Marts 2006

4 Resultatkrav At tilvejebringe et forslag til en ny forvaltningsopbygning, bestående af borgerservicecenter, jobcenter, socialforvaltning At udarbejde forslag til en visions/værdiproces hvor der arbejdes med den nye forvaltnings vision, værdigrundlag, arbejdsmetoder, prioriteringer mv At opbygge og drive en intern projektorganisation med tilhørende arbejdsgrupper At gennemføre den nødvendige koordinering, herunder med Reformsekretariatet, til de af kommunens øvrige nedsatte projekter, som beskæftiger sig med strukturen eller på anden måde påvirker projektet At skabe baggrund for politisk afklaring af omfanget af de amtslige opgaver (narko, alkohol, hjemløse, revalidering, sundhedsfremme/forebyggelse), der skal løses i ny forvaltningsregi (egen forsyning eller køb af ydelser hos regionen eller overtagelse af regionens tilbud) At sikre inddragelse af alle relevante interne og eksterne aktører (fx øvrige forvaltninger, Fyns Amt, Kommuneforeningen, stat, etc.) At sikre medarbejderinvolvering gennem de relevante fora i processen At beskrive og synliggøre konsekvenser af forslagene i forhold til økonomi og finansiering At beskrive og synliggøre konsekvenser af forslagene i forhold til IT-løsninger (herunder ESDH, borgerjournal, fagsystemer m.m.) At udarbejde forslag til ledelsesstruktur At fremkomme med forslag til procedurer for overflytning af personaleressourcer i overensstemmelse med Hovedudvalgets beslutning At beskrive indhold og snitflader i forhold til tværgående integrationsfunktion At sikre beredskab til integrering af eventuelle kommende sundhedsopgaver At tilvejebringe forslag til fysisk placering side 3 Marts 2006

5 Omfang Projektchefen refererer til Leif Hansen, der er formand for en styregruppe bestående af chefgruppen samt 2 medarbejderrepræsentanter. Styregruppen er ansvarlig for de overordnede, strategiske beslutninger i projektet. De 4 fagchefer i Job- og Bistandsafdelingen fungerer som sparringspartner for projektchefen. Styregruppen godkender forslag fra projektchefen til kommissorier for de nedsatte arbejdsgrupper. Projektejer Administrerende direktør Leif Hansen, der ligeledes er formand for styregruppen. side 4 Marts 2006

6 Start/slut dato og væsentlige milepæle (UDBYGGES LØBENDE) Milepæl 1: Rammer, organisation (herunder ansættelse af projektchef) og kommissorier klar til godkendelse : 17/ Milepæl 2: Udarbejdelse af kommissorie til sammensætning af arbejdsgrupper, forelæggelse for afdelings-og lokaludvalg. Inden sommerferien Milepæl :3 Planlægning og gennemførelse af informationsmøder og konference samt orientering af samtlige ansatte inden sommerferien - løbende udsendelse af nyhedsbreve Milepæl 4: Arbejdsgrupperne har beskrevet opgaver, nuværende og eksisterende ressourcer/budget til løsning af opgaven. Opliste politisk vedtagne strategier og lignende, der understøtter opgaveløsning, beskrivelse af interne og eksterne snitflader. September Milepæl 5: Udarbejde oversigt over amtslige institutioner og opgaver, som skal/bør overgå til den ny forvaltning, jvf. kommuneforenings arbejdsgruppe. August/September Milepæl 6: Endelig planlægning af politisk struktur i social/sundhed og arbejdsmarkedsforvaltning, herunder jobcentertype og politisk organisering, endelig afklaring af placering af sundhed/forebyggelse. November Milepæl 7: Etablering af BSC-center, socialforvaltning, jobcenter og overflytning af kulturopgaver pr. 1/ Milepæl 8: Etablering af jobcenter pr. 1/ i samarbejde med staten Milepæl 9: Endelig struktur pr. 1/ tilpasset strukturreformens endelige opgaveflytninger mellem stat, regioner og kommuner. side 5 Marts 2006

7 Baggrundsmateriale (udfyldes løbende) Aktiviteter og leverancer (udfyldes løbende) Projektchef AMS: Tjekliste til planlægning af jobcentre Lovgivning om borgerservicecentre Etablering af borgerservicecentre, rapport oktober 2004 Odense Kommune Temaguides fra KL Lovgivning vedr. styring af beskræftigelsesindsatsen Vedtagelse af service lov, sundhedslov, dagpengelov ect. Konference 24/25 maj 2005 Informationsmøde torsdag 2. juni 2005 for tillidsfolk, sikkerhedsrepræsentanter, team- og funktionsledere samt næstformænd i Lokaludvalg Informationsmøde for personalet 7. juni på Kursuscenteret Udsendelse af nyhedsbreve Projektchefen Michael Hein Petersen er ansvarlig for at styre processen og er sekretær for styregruppen. Projektchefens opgaver bl.a. at: sikre at der udarbejdes forslag til kommissorier for de enkelte arbejdsgrupper hvor mulige scenarier beskrives med fordele/ulemper med henblik på beslutning i styregruppen så vidt muligt sikre parallelitet i arbejdsgruppernes tidsplaner og indbyrdes beskrivelser samt at sikre koordination til formand/sekretær for andre arbejdsgrupper Projektdeltagere side 6 Marts 2006

8 Arbejdsgrupper 1.1.1Visions/værdiproces gruppe. Arbejde med den nye forvaltnings vision, værdigrundlag, arbejdsmetoder, prioriteringer mv. Sikring af faglig viden og standarder. Overordnede spørgsmål vedr. personale 1.1.2Opgaver under et Socialudvalg. (dvs. socialafdelingen, borgerservicecenter (behandles i særskilt nedsat arbejdsgruppe), sundhed og socialmedicinsk afdeling (koordineres med 17, stk. 4 udvalg) tværgående integrationsopgaver). Personale (normering, lokaler mv.) 1.1.3Opgaver under et Beskæftigelsesudvalg (dvs. jobcenter/arbejdsmarkedsafdeling, ydelsesafdeling (selvstændig ydelsesafsnit eller ydelser i de enkelte afsnit). Personale (normering, lokaler mv.) 1.1.4Tværgående administrative funktioner ( økonomi, sekretariat, løn, personale, analyse, herunder forhold til jobcenter, controlling, effektmåling, IT.). Personale (normering, lokaler mv.) 1.1.5Borgersynsvinkelgruppe, der - med udgangspunkt i typiske kategorier af borgere - skal beskrive vandring igennem systemet Borgerservicecenter. Arbejdsgruppe er allerede nedsat. Nøgleafhængigheder Vedtagelse af lovgivning Ansøgninger om dispensation Stillingtagen til jobcentertype/politisk organisering Resultat af arbejdsgruppe vedr. fysiske rammer Resultat af arbejdsgruppe vedr. snitflader, (samarbejde med B/U, Æ/H, herunder overgang børn/voksen) Resultat af arbejdsgruppe vedr. BSC samt call-center Omfang af overtagelse af amtets narko-, alkolhol- og revalideringsinstitution samt dele af forebyggelsesafdelingen? Resultat af 17, stk. 4 udvalg fsa. sundhedsområdet. Relationer til erhvervsservice side 7 Marts 2006

9 Risikovurdering (kritiske faktorer) At der kan opnås tilfredsstillende samarbejdsaftaler med interne og eksterne samarbejdspartnere omkring opgaveoverflytning og etablering af de nødvendige snitflader At der stilles de nødvendige personalemæssige ressourcer til rådighed for det samlede projekt At medarbejderinvolveringen lykkes, og at medarbejderne sikres mulighed for at bidrage til projektet med skyldig hensyntagen til løsningen af de daglige driftsopgaver. At der kan etableres hensigtsmæssige IT-løsninger, herunder ESDH (inddragelse af KMD vil være en forudsætning) At der kan etableres en fornuftig finansieringsmæssig løsning for den ny forvaltnings samlede driftsopgaver. Bemærkninger Versionsdato 9. maj 2005 Resultatafrapportering Godkendt af styregruppen Styregruppemødet den 4. maj Kommissorium for arbejdsgruppe 1 Projekt Arbejdsgruppe 1: Mission, visioner, værdier og forventninger for den nye Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning. side 8 Marts 2006

10 Formål Udarbejde et forslag til en virksomhedskulturproces for Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, hvor der arbejdes med den nye forvaltnings visioner, værdigrundlag, arbejdsmetoder og prioriteringer samt forventninger. Udarbejde forslag til spilleregler for forvaltningens personalerokeringer med udgangspunkt i Retningslinjer og procedure for interne rokeringer - vedtaget af hovedudvalget den Udarbejde mission og vision for Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, samt arbejde videre med værdigrundlag på baggrund af det værdiarbejde, der allerede er foretaget i forvaltningen. Bemærkning til formålet: Normalt begynder en sådan værdiproces med udarbejdelse af en mission - derefter vision - så arbejdes med værdier og sluttelig strategier og mål, men Job- og Bistandsafdelingen har igennem lang tid arbejdet med sine værdier: troværdighed kvalitet respekt engagement åbenhed fleksibilitet Det fremgår af styregruppens oplæg til kommissorium, at der tages udgangspunkt i det allerede udarbejdede værdigrundlag/visionsplan for Social- og Arbejdsmarkedsmarkedsområdet. Der skal således udarbejdes en mission og en vision, der kan matche det gældende værdigrundlag. Da værdigrundlaget er ved at blive implementeret i Job- og Bistandsafdelingen, foreslår vi derfor, at der arbejdes et spadestik dybere således, at der i den proces vi foreslår iværksat fokuseres på virksomhedskulturen, som den fremstår. Virksomhedskulturen som handler om normer og værdier belyses, så denne kan danne grundlag og holdes op mod værdierne i Job- og Bistandsafdelingen. En kultur er vanskelig og træg at ændre, men via arbejdet med værdier og normer i organisationen, kan dette gøres muligt. Ved at starte fokus på kulturen som den er, gøres det lettere at sikre en bottom-up tilgang, da arbejdet tager side 9 Marts 2006

11 Resultatkrav Projektet har følgende resultatkrav: 1. Kulturproces : Udarbejdelse af forslag til en proces, hvor der arbejdes med den nye forvaltnings virksomhedskultur. Forslaget skal indeholde: en kulturanalyse - som skal danne udgangspunkt for punkterne b og c oplæg til en forventningsafstemnings-proces, hvor ledelsen skitserer forventningerne til medarbejderne - og omvendt forslag til hvorledes kulturprocessen synliggøres i organisationen via værdier, således at arbejdet med virksomhedskulturen forbliver en kontinuerlig proces. Bemærkning: Vi foreslår, at der til at løfte denne del af opgaven - virksomheds-kulturprocessen - medvirker organisations-/proceskonsulenter. 2. Arbejdsmetoder og prioriteringer: Udarbejdelse af oplæg vedr. mulige og relevante arbejdsmetoder samt forslag til hvorledes nye arbejdsmetoder kan implementeres i forvaltningen, f.eks.: arbejde med resultatmål og prioriteringer samt evaluering og evidensbaseret arbejde. 3. Overordnede personalespørgsmål: Udarbejdelse af forslag til spilleregler for forvaltningens personalerokeringer med udgangspunkt i Retningslinjer og procedure for interne rokeringer - vedtaget af hovedudvalget den Udarbejdelse af oplæg til forvaltningens personalepolitiske satsningsområder og konkrete tiltag inden for personaleområdet. 4. Mission og vision: Udarbejdelse af mission og vision for den nye forvaltning. Medarbejderne skal involveres i processen, så disse bliver hørt. Samtidig skal der sikres synlighed vedr. missionen, visionen samt værdierne. Der tages i arbejdet udgangspunkt i udkast til visionsplan for Social- og Arbejdsmarkedsområdet i Odense Kommune, og der sikres sammenhæng med Odense Kommunes overordnede side 10 Marts 2006

12 Forudsætning Arbejdet skal tilpasses Odense Kommunes overordnede rammer for den besluttede strukturændring - herunder forudsætningen om "borgeren i centrum" og enkle overskuelige indgange til de kommunale serviceydelser og dels strukturreformens endelige opgaveflytninger mellem stat, regioner og kommuner. Medarbejderne i forvaltningen skal løbende inddrages. Projektejer Start/slut dato og væsentlige milepæle Aktiviteter og leverancer Styregruppen for arbejdet med at udarbejde en ny forvaltningsstruktur for den kommende Social- og arbejdsmarkedsforvaltning. Milepæl 1: Godkendelse af kommissorium medio juni Milepæl 2: August 2005 Arbejdsgruppen afstemmer og klæder sig via oplæg på til opgaven Tæt kontakt til styregruppen. Milepæl 3: September 2005 Oplæg til organisations-/proceskonsulenter med udgangspunkt i Visionsplanen for Social- og Arbejdsmarkedsområdet Milepæl 4: Oktober 2005 Spilleregler for forvaltningens personalerokeringer. Afsøge markedet for kvalificerede organisations-/proceskonsulenter. Milepæl 5: December Afrapportering fra organisations-/proceskonsulenter. Oplæg til nye arbejdsmetoder. Oplæg til forvaltningens personalepolitiske satsningsområder og konkrete tiltag inden for personaleområdet Milepæl 6: December 2005 Afrapportering m.v. drøftes med styregruppen i forhold til mission/ vision og den videre proces. Plan for gennemførelse af projektet: 1. Kulturprocessen : A. Oplæg til styregruppen vedr. forslag til medvirken af organisations-/proceskonsulenter til at løfte denne del af opgaven. B. side 11 Marts 2006

13 Udføre en kulturanalyse. Her tages udgangspunkt i visionsplanen for Social- og Arbejdsmarkedsområdet i Odense Kommune. Idet praksis ses i forhold til visionsplanens: Krav og forventninger til god service i forhold til borgeren De overordnede værdier i Job- og Bistandsafdelinger: troværdighed - kvalitet - respekt - engagement - åbenhed - fleksibilitet. Personaleledelse og udvikling C. Udarbejde forslag til en "forventningsafstemnings-proces", hvor ledelsen skitserer forventningerne til medarbejderne. D. Udarbejde forslag til hvorledes kulturprocessen synliggøres i organisationen, således at arbejdet med virksomheds kulturen forbliver en kontinuerlig proces. 2. Arbejdsmetoder og prioriteringer: - Udarbejde oplæg vedr. mulige og relevante arbejds- og prioriteringsmetoder. - Udarbejde forslag til implementering af nye arbejds- og prioriteringsmetoder. Der nedsættes ikke underarbejdsgrupper. I stedet inddrages nødvendige ressourcepersoner. 3. Overordnede personalespørgsmål: - Udarbejdelse af forslag til spilleregler for forvaltningens personalerokeringer med udgangspunkt i Retningslinjer og procedure for interne rokeringer - vedtaget af hovedudvalget den Udarbejde oplæg til forvaltningens personalepolitiske satsningsområder og konkrete tiltag inden for personaleområdet. 4. Mission og vision: - Udarbejde forslag til mission og vision. - Udarbejde plan for synliggørelse af mission, vision og værdier. 5. Udgifter: - Udarbejde skøn over udgifter til aktiviteter vedr. gennemførelse af den indledende del af kulturprocessen. side 12 Marts 2006

14 Projektleder Projektdeltagere Nøgleafhængigheder Iben Bøtker Socialrådgiver Jørn Ferslev Olesen, assistent Linda Sigvardt, 73-støtteperson Marianne Mogensen, teamleder Ann-Dorrit Lagoni og teamleder Helle Brade (sekretær). At der afsættes de fornødne ressourcer - såvel arbejdsmæssige som økonomiske. At der sikres en samlet vilje, ressourcer og opbakning ledelsesmæssigt til implementeringsprocessen og det kontinuerlige arbejde i afdelingerne. Risikovurdering Manglende prioritering af ressourcer mellem projektet og daglig drift. Manglende kompetencer i forhold til at arbejde med de bløde områder. Dertil kommer, at der er tale om diffuse områder, samt at der skal arbejdes med udgangspunkt i visionsplanen for Socialog Arbejdsmarkedsområdet, hvorfor forventningsafstemningen i forhold til styregruppen er meget vigtig. Bemærkninger Det er væsentligt at arbejdsgruppen undervejs i forløbet afstemmer ideer og tanker med styregruppen. Implementeringsprocessen vedr. synliggørelse af kulturen, nye arbejdsmetoder, overordnede personalespørgsmål, mission og vision iværksættes efter etableringen af de nye forvaltning i Det er således ikke nødvendigt at arbejdsgruppen afleverer et færdigt produkt inden november Versionsdato Resultatafrapportering 22. juni 2005 Der afrapporteres skriftligt til styregruppen via referater samt oplæg. Godkendt af styregruppen side 13 Marts 2006

15 1.3 Kommissorium for arbejdsgruppe 2 Projekt Formål Resultatkrav Arbejdsgruppe 2. Ny forvaltningsopbygning under Socialudvalget. At tilvejebringe et forslag til en ny forvaltningsopbygning for så vidt angår de opgaver, der placeres under et Socialudvalg. Det vil sige socialafdelingen, borgerservicecenter (behandles i særskilt nedsat arbejdsgruppe), sundhed og socialmedicinsk afdeling (koordineres med 17, stk. 4 udvalg), tværgående integrations-opgaver, personale (normering, lokaler mv.) Beskrive opgaverne placeret under et Socialudvalg. Der tages udgangspunkt i udkast til visionsplan for Social- og arbejdsmarkedsområdet for Odense Kommune. Organisering i forhold til: løsning af opgaven, hvilke enheder, der skal indgå, bemanding og ressourcer, sagstal etc., lokaler, fysisk placering, borgerservicevinkel. Snitfladeproblemer i forhold til: eksisterende beslutninger, belysning af eventuelt nye snitflader i kommende struktur, andre forvaltningsområder, andre kommuner, fx driftsansvar, kontrakter, udbud etc., områder som både kan placeres i socialdelen eller i arbejdsmarkedsdelen, kanalanalyser. Beskrive og synliggøre konsekvenserne af en ny forvaltning i forhold til: It-løsninger, økonomi og finansiering samt personale (normering, lokaler mv.) Sikre at arbejdet sker ud fra et helhedssyn på forvaltningen, således at der ses på tværs af faglige arbejdsområder. Tilvejebringe forslag til de fysiske rammer Sikre medarbejderinvolvering gennem de relevante fora Organisering af tværgående opgaver somintegration. Undersøge og beskrive hvilke amtslige opgaver der skal overtages Sikre at den nye forvaltning lever op til idealet om borgeren i centrum side 14 Marts 2006

16 Forudsætning Projektejer Start/slut dato og væsentlige milepæle Arbejdet skal tilpasset Odense Kommunes overordnede rammer for den besluttede strukturændring - herunder forudsætningen om "borgeren i centrum" og enkle overskuelige indgange til de kommunale serviceydelser og dels strukturreformens endelige opgaveflytninger mellem stat, regioner og kommuner. Styregruppen for arbejdet med at udarbejde en ny forvaltningsstruktur for den kommende Social- og arbejdsmarkedsforvaltning. Milepæl 1: Godkendelse af kommissorium samt sammensætning af arbejdsgruppe ultimo maj Milepæl 2: Udarbejdelse af oversigt over amtslige institutioner og opgaver, som skal/bør overgå til den nye forvaltning. August/September Milepæl 3: Forslag til ny forvaltningsstruktur skal ligge klar (dato skal fastlægges) Milepæl 4: Politisk behandling af ny struktur i Socialforvaltning (dato skal fastlægges) Aktiviteter og leverancer (udfyldes af arbejdsgruppen) Projektleder Projektdeltagere (udfyldes af arbejdsgruppen) Nøgleafhængigheder Risikovurdering Vedtagelse af lovgivning i forhold til opgaveflytning fra amter til kommuner. (udfyldes af arbejdsgruppen) Bemærkninger (udfyldes af arbejdsgruppen) Versionsdato d.23 maj 2005 side 15 Marts 2006

17 Resultatafrapportering Godkendt af styregruppen (udfyldes af arbejdsgruppen) (udfyldes af arbejdsgruppen) 1.4 Kommissorium for arbejdsgruppe 3 Projekt Formål Resultatkrav Arbejdsgruppe 3. Ny forvaltningsopbygning under et Arbejdsmarkedsudvalg At tilvejebringe et forslag til forvaltningsopbygning for så vidt angår de opgaver, der placeres under et Arbejdsmarkedsudvalg. Det være sig jobcenter/arbejdsmarkedsafdeling, ydelsesafdeling (selvstændig ydelsesafsnit eller ydelser i de enkelte afsnit), tværgående integrationsopgaver, personalenormering, lokaler mv. Beskrive opgaverne under et Arbejdsmarkedsudvalg. Der tages udgangspunkt i udkast til visionsplan for Social- og arbejdsmarkedsområdet for Odense Kommune, ny lovgivning, jobcenterguide mv. Organisering i forhold til: løsning af opgaven, hvilke enheder, der skal indgå, IT-løsninger, bemanding, økonomi/ressourcer, sagstal etc., lokaler, fysisk placering, borgerservicevinkel. Snitfladeproblemer i forhold til: eksisterende beslutninger, belysning af eventuelt nye snitflader i kommende struktur, andre forvaltningsområder, andre kommuner, fx driftsansvar, kontrakter, udbud etc., områder som både kan placeres i socialdelen eller i arbejdsmarkedsdelen, kanalanalyser. Tilvejebringelse af forslag til tværgående integrationsopgaver. Undersøge og beskrive revalideringsopgaver, der skal overtages fra amtet. Sikre, at arbejdet sker ud fra et helhedssyn på forvaltningen, således at der ses på tværs af faglige arbejdsområder. Sikre medarbejderinvolvering gennem de relevante fora. side 16 Marts 2006

18 Forudsætning Projektejer Start/slut dato og væsentlige milepæle Aktiviteter og leverancer Projektleder Projektdeltagere Nøgleafhængigheder Arbejdet skal tilpasses Odense Kommunes overordnede rammer for den besluttede strukturændring, dels forudsætningen om "borgeren i centrum" og enkle overskuelige indgange til de kommunale serviceydelser, dels strukturreformens endelige opgaveflytninger mellem stat, regioner og kommuner. Styregruppen for arbejdet med at udarbejde en ny forvaltningsstruktur for den kommende Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning. Milepæl 1-1/7 2005: Godkendelse af kommissorium. Milepæl 2-15/ : Arbejdsgruppens forslag/rapport afleveres til Styregruppen. Etablering af diverse opgavespecifikke - og tværgående - undergrupper. Afsluttende rapport til Styregruppen. Ib Thieme Rasmussen Lisbet Bendt Bente Høhling Anne Pihl Kurt Rasmussen Jette Jørgensen Jørgen Peter Holst (repræsentant for Styregruppen) Jørgen H. Christensen (sekretær) Risikovurdering Bemærkninger Centrale retningslinier for bl.a. afgrænsning af jobcentrets opgavesæt forventes først udarbejdet omkring årsskiftet 2005/2006. Derfor risiko for, at arbejdsgruppens forslag skal justeres. Versionsdato Resultatafrapportering Godkendt af styregruppen 5. juli 2005 Afsluttende rapport med forslag til forvaltningsstruktur mv. 1. juli Kommissorium for arbejdsgruppe 4 Projekt Arbejdsgruppe 4. Tværgående administrative funktioner side 17 Marts 2006

19 Formål Resultatkrav At udarbejde et forslag til en ny forvaltningsopbygning for de tværgående administrative funktioner i den nye Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning. Det vil sige sekretariat, løn, personale, IT, jura, faglig styring, økonomi, controlling, effektmåling og analyse. Beskrive opgaverne i forbindelse med tværgående administrative funktioner i den nye Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning. Indstilling omkring opbygning af administrationen indeholdende fordele-ulempe analyse af den foreslåede model/opbygning af administrationen. Organisering i forhold til: løsning af opgaven, hvilke enheder, der skal indgå, bemanding og ressourcer, sagstal etc., lokaler, fysisk placering, borgerservicevinkel. Beskrive arbejdsdelingen og ressourcefordelingen i forhold til den overordnede fællesadministration i forvaltningen og de underliggende sekretariater/administrationer i forvaltningens enheder Beskrive arbejdsdeling i forhold til: - Eksisterende beslutninger - Kompetencecentre - Andre forvaltninger - herunder serviceloven - Eksterne parter så som Arbejdsmarkedsstyrelsen Beskrive den nye administration i forhold til kommunens tværgående administrative funktioner, så som: - IT-service - Personale - Økonomi Dette vil i mange tilfælde være afhængigt af kompetencecenter eller servicecenter arbejdsgrupperne. Udarbejdelse af handlingsplan for implementering af nye administrative strukturer i forvaltningen. I den forbindelse inddrages de nye fælles styringsværktøjer: projektorganisering, kontrkatstyring, benchmarking og balanced scorecard. side 18 Marts 2006

20 Forudsætning Arbejdet skal tilpasset Odense Kommunes overordnede rammer for den besluttede strukturændring - herunder: - forudsætningen om "borgeren i centrum" - enkle overskuelige indgange til de kommunale serviceydelser - strukturreformens endelige opgaveflytninger mellem stat, regioner og kommuner Projektejer Start/slut dato og væsentlige milepæle Desuden tilpasses arbejdet den besluttede interne struktur med to politiske udvalg. Styregruppen for arbejdet med at udarbejde en ny forvaltningsstruktur for den kommende Social- og arbejdsmarkedsforvaltning. Milepæl 1: Godkendelse af kommissorium samt sammensætning af arbejdsgruppe ultimo maj Milepæl 2: Beskrivelsen og analysen af de tværgående administrative funktioner skal ligge klar primo november Milepæl 3: Forslag til ny forvaltningsstruktur skal ligge klar medio november Aktiviteter og leverancer Der udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for hver af de opgavegrupper, der etableres under arbejdsgruppen. De enkelte grupper/nøglepersoners afrapporteringer vil indgå som del-leverancer. Der laves en samlet tids- og aktivitetsplan, hvor de forskellige opgavegrupper indgår. Projektleder Projektdeltagere Tinna Madsen Connie Lentz Jan Schmidt Jens Suhm John Reib Tinna Madsen Kristina Dienhart (sekretær) side 19 Marts 2006

21 Nøgleafhængigheder Hænger sammen med forudsætninger. Desuden: - Beskrivelser af kompetencecentre - Udformning af Borgerservicecenter - Krav til Jobcenter - Andre arbjedsgrupper vedr. ny forvaltning - Kommende servicecentre - Lovgivning Risikovurdering Mange sideløbende arbejdsgrupper - fare for at det kan blive vanskeligt at sikre fremdrift, fordi alle er indbyrdes afhængige. Manglende koordinering med andre arbejdsgrupper Bemærkninger Risiko for at det kan være svært at angive ressourcer i forhold til endnu ikke etablerede enheder. Versionsdato Resultatafrapportering Godkendt af styregruppen d. 15. juni 2005 (udfyldes af arbejdsgruppen) (udfyldes af arbejdsgruppen) 1.6 Kommissorium for flytte-arbejdsgruppen Projekt Formål Arbejdsgruppe 7 Flytning Sikre koordinering af flytning af medarbejdere i forbindelse med ny struktur, når de fysiske rammer er på plads. Resultatkrav x På baggrund af forslag vedrørende fremtidig opgaveplacering i Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, udarbejdes køre- og tidsplaner for flytningerne, herunder: - Hvilket personale flytter hvorfra og hvortil? - Hvornår skal personalet flytte? - Koordinering af lokaler, IT, telefoni og inventar. side 20 Marts 2006

22 x Sikre kontakt og aftaler med forvaltninger, afdelinger, arbejdsgrupper og personale, der inddrages i flytningen, herunder Servicecenter IT, telefoni, flyttemænd o.a. x Skøn over omkostninger forbundet med flytning. x Inddrage relevante personaleudvalg (MED-udvalget, Sikkerhedsgrupper og f.eks. Handicapråd og Ældreråd). Forudsætning Projektejer Start/slut dato og væsentlige milepæle Arbejdet skal tilpasset Odense Kommunes overordnede rammer for den besluttede strukturændring - herunder forudsætningen om "borgeren i centrum" og enkle overskuelige indgange til de kommunale serviceydelser og dels strukturreformens endelige opgaveflytninger mellem stat, regioner og kommuner, samt i indflytningsklare lokaler. Styregruppen for arbejdet med at udarbejde en ny forvaltningsstruktur for den kommende Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning. Milepæl 1: Godkendelse af kommissorium samt sammensætning af arbejdsgruppe januar Milepæl 2: Udfærdigelse af handleplan for flytning af personale februar Milepæl 3 Nedsættelse af lokale flyttegrupper ultimo februar Milepæl 4: Udfærdige overslag over skønnede omkostninger i forbindelse med flytning marts Milepæl 5: Den endelige tidsplan for flytninger til nye fysiske rammer marts Milepæl 6: Flytning til Jobcenter, Tolderlundsvej 2 ultimo april Milepæl 7: Flytning til Borgerservicecenter, Skulkenborg ultimo maj Aktiviteter og leverancer Etablering af diverse underarbejdsgrupper. Inddragelse af Servicecenter IT, telefoni funktionen og flyttefirma.. side 21 Marts 2006

23 Projektleder Projektdeltagere Nøgleafhængigheder Risikovurdering Bemærkninger Afsluttende ugentlige tilbagemeldinger til styregruppen omkring status, herunder tidsplan, handleplaner, flytteomkostninger m.v. Jonna Ketty Lund Jonna Ketty Lund Jan Pedersen Flemming Spilcker Janne B. Thomsen Mette Jundiyeh Rikke Mønster (sekretær) Se forudsætninger. Færdiggørelse af ombygninger. Medvirken af underarbejdsgruppe vedr. inventar og lokaleforhold nedsat af projektgruppe. Tidsplan holder ikke Bevilling af økonomi til ombygning m.m. skal godkendes i Byrådet. Kommunalreformens endelig opgavefordeling endnu ikke på plads. Antal medarbejder der overgår fra AF og AMT skal være på plads. (Ingen bemærkninger) Versionsdato Resultatafrapportering Den 21. December 2005 Løbende inddragelse af styregruppen og underarbejdsgrupper. side 22 Marts 2006