Resultatkontrakt mellem Bygningsstyrelsen og Klima-, Energi- og Bygningsministeriet

Transkript

1 Resultatkontrakt 2014 mellem Bygningsstyrelsen og Klima-, Energi- og Bygningsministeriet

2 Indhold Indledning 5 Kontraktgrundlag 5 Vilkår 5 Bygningsstyrelsens strategiske grundlag 7 Baggrund 7 Strategi 7 Strategiske udfordringer Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning 10 Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid 10 Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed 11 Effektiv databaseret ejendomsvirksomhed 12 Attraktiv og effektiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø 12 Key Performance Indicators B1-4: Økonomisering og kundetilfredshed 13 Koncernfælles KPI og resultatkrav 13 Mål og resultatkrav 15 A. Centrale mål i Bygningsstyrelsen 15 B. Key Performance Indicators - Økonomisering og kundetilfredshed 21 Koncernfælles-administrativ KPI og resultatkrav 23 B. Key Performance Indicators 23 C. Koncernfælles resultatkrav 24 Underskrift 29 Bilag 31 Bilag 1 // KPI og prognosepræcision - vægtning af FL konti 31 Bilag 2 // Resultatløn 32 Forsidebillede: Bygningsstyrelsen i Valby

3 Niels Bohr Bygningen

4 Københavns Politigård

5 Indledning Kontraktgrundlag Vilkår Denne resultatkontrakt er udarbejdet i overensstemmelse med Klima-, Energi- og Bygningsministeriets koncernfælles koncept for resultatkontrakter og Finansministeriets retningslinjer for udarbejdelse af resultatkontrakter. Kontraktens formål er at synliggøre ambitioner og forventninger til Bygningsstyrelsens resultater i Resultatmålene for 2014 er bindende, men kan genforhandles, hvis forudsætningerne for resultatkravene ændrer sig væsentligt i kontraktperioden. Figur 1 // Fakta om Bygningsstyrelsen Omkring 1 mio. m 2 statsejendomme på kontorområdet til en værdi af mere end 12 mia. kr. Omkring 2 mio. m 2 statsejendomme på universitetsområdet til en værdi af mere end 25 mia. kr. Omkring 1,3 mio. m 2 private lejemål Driftsomsætning på 3 mia. kr. Igangværende og planlagte byggeprojekter til en værdi af ca. 14. mia. kr. 220 medarbejdere Bygningsstyrelsens hovedopgave er at stille funktionelle og omkostningseffektive lokaler og kontor- og forskningsmiljøer til rådighed for sine kunder, der bl.a. tæller centraladministration, universiteter, politi og domstole. Styrelsen løser sin opgave gennem udleje af statsejendomme, videreformidling af private lejemål, nybyggeri, moderniseringer og OPP-projekter. Resultatkontrakten tager udgangspunkt i Bygningsstyrelsens strategi Sikker drift og unik værdiskabelse - Strategi 2.0. I strategien udpeger styrelsen bl.a. fem strategiske indsatsområder. Indsatsområderne er overført til kontrakten som retningsgivende princip: Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Effektiv databaseret ejendomsvirksomhed Attraktiv og effektiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø Ligeledes lægges der i resultatkontrakten vægt på de strategiske indsatsområder for Klima-, Energi- og Bygningsministeriets koncern omhandlende: Energieffektivisering Byggepolitik Resultatkontrakten udgør en delmængde af Bygningsstyrelsens samlede arbejde. BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 5

6 Universitetsparken på Aarhus Universitet 6 // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

7 Bygningsstyrelsens strategiske grundlag Baggrund Strategi I forbindelse med regeringsdannelsen i oktober 2011 blev Bygningsstyrelsen dannet ved en fusion af dele af de tidligere styrelser Slots- og Ejendomsstyrelsen, Universitets- og Bygningsstyrelsen samt enkelte opgaver fra Erhvervs- og Byggestyrelsen. Ved dannelsen blev ansvaret for at administrere den statslige huslejeordnings ca. 3 mio. m 2 universitets- og kontorejendomme og mere end 1 mio. m 2 private lejemål samlet i én styrelse, dette har givet mulighed for at opnå stordriftsfordele til gavn for de enkelte kunder og staten som helhed. Samtidig har styrelsen med placeringen i Klima-, Energi- og Bygningsministeriet fået en stærk rolle som videnscenter for byggeri og energieffektive bygninger. Styrelsen fungerer i henhold til Statens Huslejeordning (SEA-ordningen), der indebærer, at styrelsen udlejer lokaler og ejendomme til statslige kunder efter forretningsmæssige principper herunder stiller styrelsen i stigende omfang private lejemål og OPP-projekter til rådighed for sine kunder. Det er afgørende, at styrelsen formår at udnytte sine stordriftsfordele, sin placering som fællesfunktion i staten og sit kendskab til institutionernes behov til at skabe merværdi både for sine kunder og sin ejer staten og befolkningen. Bygninger og lokaler er efter løn den næststørste udgiftspost for de statslige institutioner. Styrelsen skal gennem økonomisering nedbringe kundernes og statens omkostninger til lokaler og energi og på den måde frigøre midler, som kunderne kan bruge til deres kerneopgaver. Samtidig skal styrelsen blive endnu bedre til at imødekomme kundernes krav og forventninger til tid, pris og kvalitet. Netop økonomisering og kunder er to afgørende pejlemærker for styrelsens virke og to afgørende forudsætninger for styrelsens succes. Bygningsstyrelsen færdiggør i december 2013 strategien Sikker drift og unik værdiskabelse - Strategi 2.0. Styrelsens vision er, at være det foretrukne valg for kunder og for stat. For at indfri denne vision skal styrelsen både kunne levere overbevisende og konkurrencedygtige løsninger til sine kunder og tilgodese statens og samfundets langsigtede interesser. Kunderne skal opleve størst mulig værdi. Omkostningerne skal holdes nede. Statens værdier bundet i fast ejendom skal vedligeholdes og udvikles. Og Bygningsstyrelsen skal bruge sin markeds- og kompetencestyrke til at understøtte regeringens energi-, bygge- og uddannelsespolitiske målsætninger. I strategien præsenterer Bygningsstyrelsen, hvordan den vil realisere sin vision om at være det foretrukne valg. Det handler om, gennem effektiv afdækning af nuværende og fremtidige behov i samarbejde med kunderne, at udvikle de lokaleløsninger, der på en standardsættende og visionær måde skaber størst mulig værdi. Og det handler om at udnytte Bygningsstyrelsens volumen og viden til systematisk at nedbringe omkostningerne og sørge for, at kunden og staten får mest mulig værdi for pengene. BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 7

8 Strategiske udfordringer 2014 Samtidig med at Bygningsstyrelsen skal udvikle produkter og løsninger på den lange bane, skal styrelsen håndtere de kritiske udfordringer, som den står overfor i Væsentligst er Københavns Universitet anmodning til Uddannelsesministeren om at overtage ejerskabet af de bygninger, som universitetet i dag lejer af styrelsen. Universitetets anmodning behandles i en tværministeriel arbejdsgruppe, der medio 2014 skal tilvejebringe et beslutningsgrundlag til regeringen. Usikkerheden om den fremtidige administration af universitetets bygninger og byggeri giver naturligt udfordringer og vanskeliggør den langsigtede planlægning i styrelsen. Det er imidlertid afgørende, at styrelsen fortsat gør sit yderste for at sikre god service til kunderne og gennemføre de mange byggeprojekter professionelt. Bygningsstyrelsen har igangværende byggerier for 14 mia. kr. Flere af de store og markante byggerier er nu gået fra projekteringsfase til udbuds- og udførelsesfasen. Dette sker på et tidspunkt, hvor der er markante tegn på kapacitetsproblemer blandt de virksomheder, der kan udføre de store entrepriseopgaver. Der er derfor stor risiko for manglende konkurrence og højere priser, med deraf følgende risici for tids- og budgetoverskridelser. Det er en central opgave for styrelsen at minimere disse risici gennem realistisk tids- og økonomibudgettering, optimale udbudsforretninger og professionel bygherrefunktion, herunder forventningsafstemning med kunderne. Af andre væsentlige opgaver som vil optage styrelsen i 2014, og som har strategisk betydning for styrelsen, kan fremhæves en eventuel ny lokalisering af styrelser mv. i hovedstadsområdet samt styrelsens fokus på afhjælpende og forbyggende udvendig vedligehold og energioptimering af ejendomme. Formålet er at sikre værdien af ejendommene og understøtte en reduktion af energiforbruget i staten jf. boks 5. Opgaver og mål i Forslag til finanslov for finansåret Ved siden af den konkrete indsats for at styrke samarbejdet med universiteterne og sikre fremdrift i store byggeprojekter, står strategiens generelle og overordnede indsatsområder: 1) Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning, 2) Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid, 3) Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed, 4) Effektiv databaseret ejendomsvirksomhed samt 5) Attraktiv og effektiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø. Disse fem indsatsområder danner rammen for nærværende resultatkontrakt. Inden for hvert indsatsområde er formuleret milepæle, som konkretiseres i ti resultatkrav med dertilhørende milepæle. Desuden indgår fire institutions specifikke Key Performance Indicators og et koncernfælles samt fem koncernfælles resultatkrav i årets resultatkontrakt. 8 // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

9 Figur 2 // Oversigt over temaer og overordnede målsætninger i Bygningsstyrelsens resultatkontrakt 2014 A. Centrale mål Nr. Strategisk indsatsområde Målsætninger A Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning Tilfredse kunder og værdiskabende samarbejde Effektiv og hurtig håndtering af universiteternes og statsadministrationens lokalebehov A A Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Byggeri der skaber værdi til aftalt pris, tid og kvalitet Understøtte produktivitetsudviklingen i kraft af bedre, billigere og hurtigere byggeri jf. det koncernfælles strategiske indsatsområde vedrørende Byggepolitik Standardsættende grøn ejendomsvirksomhed og bygherre med fokus på rentabilitet Energieffektivisering jf. det koncernfælles strategiske indsatsområde A A Effektiv databaseret ejendomsvirksomhed Attraktiv og effektiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø Stærkt databaseret videnscenter om lokaler, ejendomsforvaltning, byggeri og energiforbrug Energieffektivisering jf. det koncernfælles strategiske indsatsområde Synergi- og effektiviseringsgevinster B. Key Performance Indicators (KPI) Nr. Strategisk indsatsområde Målsætninger B1-4 Økonomisering og kundetilfredshed Overholdelse af byggeprojekters budgetter Overholdelse af byggeprojekters tidsplaner Kundetilfredshed Tomgang må maksimalt udgøre 3,0 pct. B. Koncernfælles Key Performance Indicators (KPI) Nr. Strategisk indsatsområde Målsætninger B5 Økonomisering og kundetilfredshed Prognosepræcision C. Koncernfælles resultatkrav Nr. Strategisk indsatsområde Målsætninger C Koncernfælles resultatkrav Høj kvalitet i departementssager Systematisk, dokumenteret og ensartet risikostyring Rette op på bemærkninger fra Rigsrevisionen Energieffektivisering Koncernfælles it-strategi og it-sikkerhedspolitik BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 9

10 Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Bygningsstyrelsen skal have tilfredse kunder. Styrelsen skal skabe merværdi ved at levere funktionelle, omkostningseffektive, bæredygtige og attraktive fysiske rammer til styrelsens kunder. Styrelsen skal give kunderne fagligt kvalificeret med- og modspil, så kunderne får de løsninger, der skaber den størst mulige værdi til de lavest mulige omkostninger. Det kræver, at styrelsen kan anvende medarbejdernes store faglige viden tværfagligt og helhedsorienteret. Kunderne skal opleve, at styrelsen er lydhør, inddragende og tilgængelig. Kun gennem et godt samarbejde med kunderne kan styrelsen skabe merværdi. Bygningsstyrelsen forvalter store statslige ejendomsværdier. Styrelsen skal vedligeholde og fremtidssikre styrelsens ejendomsportefølje, så den både dækker behovene hos nutidens og fremtidens brugere, samtidig med at statens langsigtede helhedsinteresser tilgodeses. Derfor skal styrelsen være på forkant med viden om fremtidens lærings-, forsknings- og kontorarbejdspladser og skal kunne omsætte denne viden i styrelsens arbejde. SEA-ordningen indebærer, at beslutningsretten om lokalisering ligger hos kunden. Derfor forudsætter lokaliseringsløsninger og tilpasninger i styrelsens ejendomsportefølje, at de tilgodeser kundernes ønsker. Bygningsstyrelsen skal give kunderne med- og modspil, og dermed få kundernes behov til at gå i spænd med statens overordnede lokaliserings- og ejendomsstrategier. Det er en hovedopgave for styrelsen at kunne balancere og ikke mindst kommunikere disse hensyn. Følgende resultatkrav for 2014 er knyttet til det strategiske indsatsområde Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning : Justering af SEA-ordningen Behovsafklaring hos kunden Implementering af lokaliseringsstrategien Lokalisering indenfor benchmark Vedligehold af SEA-ejendomme Bygningsstyrelsen er en særlig byggeadministration i henhold til statsbyggeloven, som varetager udviklingsopgaver og repræsenterer Klima-, Energi- og Bygningsministeriet vedrørende statens generelle bygningspolitiske opgaver og udviklingsinitiativer jf. boks 5. Opgaver og mål i Forslag til finanslov for finansåret Bygningsstyrelsen er, som statens bygherre, ansvarlig for at opføre og modernisere bygninger, der i denne og kommende generationer vil repræsentere vor tids statsbyggeri. Det giver store muligheder, men også forpligtelser overfor samfundet, staten, kunderne og brugerne af bygningerne. Bygningsstyrelsen skal kunne bygge både unikt særtilpasset ikonbyggeri, og byggeri der anvendes til almindelige administrations- og undervisningsformål. Uanset formål leverer Bygningsstyrelsen kvalitetsbyggeri, uden at det nødvendigvis betyder dyrt byggeri. Gennemtænkt arkitektur, standardløsninger, byggeproces og materialevalg gør det muligt at levere fleksibelt og totaløkonomisk optimalt byggeri. Styrelsen lægger vægt på en fokuseret og grundig brugerinddragelse tidligt i byggeriets planlægning, der forener kundens behov og ønsker med de økonomiske rammer. Den tidlige dialog med kunderne skal samtidig minimere behovet for ændringer senere i byggeriets faser, der ellers kan fordyre og forsinke byggeriet. 10 // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

11 Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Bygningsstyrelsen skal være med til at adressere byggebranchens udfordringer og understøtte bestræbelserne for produktivitetsudviklingen i kraft af bedre, billigere og hurtigere byggeri jf. det koncernfælles strategiske indsatsområde vedrørende byggepolitik. Følgende resultatkrav for 2014 er knyttet til det strategiske indsatsområde Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid : Ingen overskridelser på bygge- og anlægssager, der kræver forelæggelse for finansudvalget Fremdrift på store byggesager Reduktion af bygningsmassens energiforbrug er central for realiseringen af de ambitiøse mål, regeringen har sat på energi- og klimaområdet jf. det koncernfælles strategiske indsatsområde vedrørende energieffektivisering. Som statens ejendomsvirksomhed skal Bygningsstyrelsen gå foran. Det gør styrelsen ved at minimere unødvendigt energiforbrug i styrelsens bygninger og ved at have en aktiv ejerstrategi, hvor investeringen af de midler der er til rådighed, indhøster de størst mulige energibesparelser. Bygningstyrelsen er samtidig markedsdrivende i efterspørgslen af nye energiløsninger i eksisterende byggeri og nybyggeri samt energieffektive private lejemål. Ca. 40 pct. af det danske energiforbrug sker i bygninger, og der er her et stort potentiale for besparelser. I 2014 ønsker Bygningsstyrelsen i tråd med det koncernfælles strategisk indsatsområde energieffektivitet at styrke samarbejdet med universiteterne om, hvordan energiforbruget på universiteterne kan reduceres i fremtiden. Følgende resultatkrav for 2014 er knyttet til det strategiske indsatsområde Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed : Energioptimering på universitetsområdet BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 11

12 Effektiv databaseret ejendomsvirksomhed Attraktiv og effektiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø Bygningsstyrelsen skal kunne levere og dokumentere, at styrelsens opgaveløsning er bedre og totaløkonomisk billigere for kunderne og staten end mulige alternativer. Det har styrelsen gode forudsætninger for at leve op til gennem unikke muligheder for stordriftsfordele, en professional organisation og dedikerede medarbejdere, der brænder for styrelsens kerneopgaver inden for ejendomsforvaltning og byggeri. Som landets største ejendomsvirksomhed og med omfattende nybyggeri- og renoveringsaktivitet har Bygningsstyrelsen en unik adgang til omfattende data, som kan anvendes til at understøtte omkostningseffektiv og kundeorienteret drift, vedligehold, lokalerådgivning, byggeri og energieffektivisering. For at udnytte potentialet både internt i styrelsen og i forhold til kunder og staten som helhed, er systematisk og korrekt dataopsamling i velfungerende og lettilgængelige IT-systemer en afgørende forudsætning for styrelsens drift. I forhold til kunderne prioriteres dataanvendelse, der bidrager til at opnå og dokumentere muligheder for optimering af omkostninger til lokaler og energiforbrug. Bygningsstyrelsen anvender samtidig data til analyser, der er væsentlige som beslutningsgrundlag for realiseringen af regeringens mål på bygge- og energiområdet. Følgende resultatkrav for 2014 er knyttet til det strategiske indsatsområde Effektiv databaseret ejendomsvirksomhed : Etablering af online brugergrænseflade for energiforbrugsdata samt opdatering af energiforbrugsdata for de private lejemål Det er gennem medarbejdernes viden og kompetencer, at styrelsen kan levere en overbevisende opgaveløsning og fungere som videnscenter for byggeri, ejendomsadministration, energi, totaløkonomi osv. Styrelsen er kendetegnet ved at have medarbejdere med meget forskellige opgaver, uddannelser og erfaringer. Det giver unikke muligheder for at skabe innovative og effektive løsninger i tværfagligt samarbejde, men det stiller også store krav til medarbejdernes samarbejdsevner og respekt for forskellighed. Styrelsen er samtidig kendetegnet ved en kompleks opgaveløsning, som medarbejderne skal forstå og skal kunne agere i. Følgende resultatkrav for 2014 er knyttet til det strategiske indsatsområde Attraktiv og effektiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø : De i 2012 og 2013 opnåede synergi- og effektiviseringsgevinster på samlet 10 pct. fastholdes ved udgangen af // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

13 Key Performance Indicators: Økonomisering og kundetilfredshed Høj funktionalitet og omkostningseffektivitet er afgørende for, at kunderne får det rigtige byggeri til den rigtige pris, tid og kvalitet. Bygningsstyrelsen har i 2013 udviklet nøgletal for styrelsens byggeaktiviteter med henblik på øget økonomisering i byggeproduktionen og endnu mere omkostningseffektive projekter. Det er vigtigt at økonomiseringen i Bygningsstyrelsens opgaveløsning ikke går ud over kundetilfredsheden. Koncernfælles KPI og resultatkrav Den koncernfælles KPI og de koncernfælles resultatkrav gælder for alle institutioner under Klima-, Energi- og Bygningsministeriet og afspejler departementets tilsynsforpligtigelse og de øgede krav til økonomistyring, der bl.a. udløber af de statslige udgiftslofter. Følgende resultatkrav for 2014 er knyttet til Koncernfælles KPI og resultatkrav : Følgende KPI for 2014 er knyttet til Økonomisering og kundetilfredshed : Overholdelse af byggeprojekters budgetter Overholdelse af byggeprojekters tidsplaner Kundetilfredshed Tomgang må maksimalt udgøre 3,0 pct. Prognosepræcision Høj kvalitet i departementssager Systematisk, dokumenteret og ensartet risikostyring Revisionsbemærkninger fra Rigsrevisionen KEBMIN prioriterer energieffektivisering i sine bygninger højt Koncernfælles it-strategi og it-sikkerhedspolitik BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 13

14 Retten i Svendborg 14 // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

15 Mål og resultatkrav A. Centrale mål i Bygningsstyrelsen RK nr. Milepæle 2014 Resultatkrav Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Inden den 30. september: A1 Justering af SEA-ordningen I 2013 blev SEA-ordningen justeret (fase 1). Justeringen resulterede i fem initiativer, hvoraf de tre første er trådt i kraft samt en del af det femte initiativ. I 2014 implementeres det fjerde initiativ Universiteternes overtagelse af særinstallationer og der udarbejdes et tilbud til universiteterne vedrørende håndtering af den del af femte initiativ, der vedrører differentierede drifts- og vedligeholdelsesmodeller. I fase 2 er det sigtet at forberede grundlaget for en grundlæggende reform af SEA-ordningen, så den bliver mere markedskonform og i højere grad følger udviklingen på det private lejemarked. Analysen gennemføres af FIVU, FM samt KEBMIN (formand). Bygningsstyrelsen mener i forlængelse af ovenstående, at der er behov for at evaluere SEA-ordningen samt dens virkemåde og effekt. Der gennemføres på den baggrund en evaluering af ordningen, som sammenholder udviklingen siden 2001 med de oprindelige hensigter, herunder ser på forskellene i ordningen for hhv. kontorer og universiteter. 1. Er universiteternes mulighed for at overtage særinstallationer ved gennemførelse af vedligeholdelses- og renoveringsprojekter implementeret Vægt: 1 point 2. Er der udarbejdet et konkret tilbud til universiteterne om differentierede drifts- og vedligeholdelsesmodeller, der er tilpasset det enkelte universitet. Drifts- og vedligeholdelsesmodellerne supplerer/erstatter de eksisterende samarbejdsaftaler, hvad angår vedligeholdelse og drift, hvis der kan opnås enighed med det enkelte universitet. Inden den 31. december er der udarbejdet en evaluering af SEA-ordningen, der præsenterer forslag til ændringer. Vægt: 4 point Vægt: 4 point BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 15

16 RK nr. Milepæle 2014 Resultatkrav Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal A2 Behovsafklaring hos kunden Løsninger for tilvejebringelse af nye lokaler sker i dag på baggrund af dialog med kunden og konkret vurdering af tid, økonomi og markedsmuligheder. Det er Bygningsstyrelsens ønske ud fra en totaløkonomisk betragtning at ensrette grundlaget for, hvornår nye lokalebehov tilvejebringes ved den ene eller anden af nedenstående lokaliseringsmuligheder: At ombygge eksisterende statsejendomme At flytte til nye lokaler i en statsejendom med eller uden ombygning At opføre en ny bygning som statsbyggeri At opføre en ny bygning som Offentligt Privat Partnerskab (OPP) At ombygge eksisterende private lejemål At flytte til et privat lejemål med eller uden ombygning Inden den 30. september er der udarbejdet og implementeret et hjælpeværktøj, der viser hvorfor den ene lokaliseringsmulighed vælges frem for den anden i standard situationer. Vægt: 4 point Implementering af lokaliseringsstrategien A3 I 2013 udgav Bygningsstyrelsen en rapport, der gav et opdateret og aktuelt billede af statens omkostninger til kontor- og arkivlokaler i København. I rapporten analyseres besparelsespotentialet for staten ved at flytte og samlokalisere en række institutioner. Under forudsætning af Økonomiudvalgets tilslutning* til beslutningsoplæg vedr. lokalisering af statens institutioner i København iværksættes planlægning af tilvejebringelse af flerbrugerhuse. *Forventes at blive fremlagt for Økonomiudvalget i januar Inden den 30. juni har Bygningsstyrelsen indstillet, hvilken løsningsmodel, styrelsen forslår ud fra et fyldestgørende og fagligt funderet beslutningsgrundlag. Vægt: 4 point 16 // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

17 RK nr. Milepæle 2014 Resultatkrav Tilfredse kunder og effektiv kapitalforvaltning 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Lokalisering indenfor benchmark A4 Ved fastlæggelse af benchmark (opgøres som lokaleomkostninger pr. årsværk) tages der udgangspunkt i almindelige institutioner i centraladministrationen, der ikke har ekstraordinært pladsbehov. For at opfylde målet vil det kræve, at de enkelte institutioner skal benytte ét eller flere af følgende værktøjer: Flytte til et lejemål uden for det indre København med en billigere husleje pr. m² effektivisere arealforbruget pr. årsværk effektivisere energiforbruget pr. årsværk og/eller lokalisere sig sammen med andre offentlige statslige institutioner. Benchmark i 2013* for de årlige lokaleomkostninger er kr. pr. årsværk inklusiv udgifter til energiforbrug på anslået kr. pr. årsværk, men eksklusiv udgifter til parkering og særlige arealer. Indgåelse af nye lejeaftaler på kontorområdet (ex politi, domstole og institutioner med særlige indretnings- og eller pladskrav) ligger indenfor benchmark i 85 pct. af tilfældene ved årets udgang. Vægt: 4 point *Benchmark indekseres til 2014 niveau A5 Vedligehold af SEA-ejendomme Bygningsstyrelsen har begrænsede økonomiske midler til vedligehold af ejendomsporteføljen. Det er væsentligt, at midlerne anvendes på en måde, der sikrer porteføljens langsigtede værdi bedst muligt, herunder at der er et klart prioriteringsgrundlag. Der skal samtidig skabes overblik over, om de økonomiske midler på sigt kan sikre et tilfredsstillende værdifastholdende vedligehold herunder håndtere udfordringer med PCB m.v. Inden den 30. juni er der udarbejdet en gennemgribende analyse af Bygningsstyrelsens samlede vedligeholdelsesopgaver bl.a. på baggrund af eksisterende materiale deriblandt bygningssyn. Afløb på vedligeholdelsesmidlerne for SEA kontorejendomme skal inden 31. december udgøre minimum 85 pct. af den godkendte ramme fra primo 2014 inkl. periodisering. Bygningsstyrelsen arbejder ligeledes på at udjævne afløb på vedligeholdelsesmidler til SEA-kontorejendomme med henblik på et jævnere forbrug over kalenderåret. Vægt: 6 point Vægt: 3 point BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 17

18 RK nr. Milepæle 2014 Resultatkrav Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal A6 Ingen overskridelser på bygge- og anlægssager, der kræver forelæggelse for finansudvalget, jf. budget-vejledningen 2011 pkt Byggesager må ikke kræve forelæggelse for Folketingets Finansudvalg som følge af overskridelser, hvor Bygningsstyrelsen kan holdes ansvarlig. Bygningsstyrelsen kan ikke holdes ansvarlig ved tillægsaftaler som følge af kunders merbehov eller ændringer, udefrakommende forhold, som nødvendiggør sparerunder og behov for genudbud m.v. Departementet afgør, om Bygningsstyrelsen kan holdes ansvarlig. Ved udgangen af 2014 har ingen bygge- og anlægssager krævet forelæggelse for Folketingets Finansudvalg som følge af overskridelser, hvor Bygningsstyrelsen kan holdes ansvarlig. Vægt: 4 point A7 Fremdrift på store byggesager Der er ikke overskridelser i tidsplanen for store byggeprojekter*. Tillægsaftale som følge af kunders merbehov eller ændringer, udefrakommende forhold, som nødvendiggør sparerunder, behov for genudbud og merbevillinger m.v. eller tidsforbrug til kundens godkendelser/afklaringer m.v., der overskrider det aftalte, medregnes ikke som forsinkelse. Departementet afgør, om Bygningsstyrelsen kan holdes ansvarlig. *Store byggeprojekter defineres som projekter over 50 mio. kroner. 1. For 90 pct. af de projekter, hvor der er licitation i 2014, er der ikke forsinkelse i forhold til lejeaftalen + en måned. De resterende 10 pct. af projekterne må ikke være forsinket med mere end tre måneder. Vægt: 2 point 2. For 80 pct. af de projekter, hvor der er overdragelse i 2014, er der ikke forsinkelse i forhold til lejeaftalen. De resterende 20 pct. af projekterne må ikke være forsinket med mere end tre måneder. Vægt: 4 point 18 // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

19 RK nr. Resultatkrav Milepæle 2014 Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal A8 Energioptimering på universitetsområdet Bygningsstyrelsen har som målsætning at minimere unødvendigt energiforbrug i styrelsens bygninger. Derfor ønsker styrelsen at kortlægge, hvordan de enkelte universiteter og Bygningsstyrelsen kan samarbejde bedst muligt, for at kunne nedbringe energiforbruget, og for at kunne igangsætte energirenovering af universiteterne i Inden den 31. december er der foretaget screeninger på samtlige universiteter, og potentialet for energibesparelser for hvert enkelt universitet er beskrevet. Vægt: 5 point RK nr. Resultatkrav Milepæle 2014 Effektiv databaseret ejendomsvirksomhed 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal A9 Etablering af online brugergrænseflade med energiforbrugsdata for SEA kontorejendomme samt opdatering af energiforbrugsdata for de private lejemål I 2014 ønsker Bygningsstyrelsen at investere i et system, der kan håndtere energiforbrugsdata for både SEA kontorejendommene og de private lejemål. Ved indkøb af et system etableres der en online brugergrænseflade med energiforbrugsdata for SEA kontorejendomme, der giver kunderne mulighed for at benchmarke styrelsens ejendomme. Ligeledes igangsætter Bygningsstyrelsen arbejdet med at indgå aftaler med de private udlejere om fjernaflæsning af energiforbrugsdata i de private lejemål. Information om energiforbrugsdata formidles enten via forsyningsselskaberne eller oplyses direkte af de private udlejere. *Hvis der i 2. kvartal træffes en beslutning om, at Bygningsstyrelsen ikke skal investere i et energidatahåndteringssystem udgår de to mål under 4. kvartal. Pointene fordeles herefter på de resterende institutionsspecifikke resultatkrav (A1-10). Inden den 30. juni er der gennemført et udbud og truffet en beslutning om, hvorvidt styrelsen skal investere i et nyt system, der kan håndtere energiforbrugsdata. Vægt: 1 point Hvis Bygningsstyrelsen har investeret i et nyt system til håndtering af energiforbrugsdata skal styrelsen inden den 31. december opfylde nedenstående to mål*: 1. Der er blevet lanceret en brugergrænseflade, hvor Bygningsstyrelsens kunder har mulighed for at sammenligne energiforbruget i de forskellige SEA kontorejendomme. Vægt: 4 point 2. Der er indgået aftale med private udlejere om fjernaflæsning af energiforbrugsdata for 30 pct. (målt i antal kvm.), af den private lejemålsportefølje. Vægt: 3 point BYGNINGSSTYRELSEN // RESULTATKONTRAKT 2014 // 19

20 RK nr. Resultatkrav Attraktiv og effektiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø Milepæle kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal A10 De i 2012 og 2013 opnåede synergi- og effektiviseringsgevinster på samlet 10 pct. fastholdes ved udgangen af 2014 De samlede realiserede omkostninger til Bygningsstyrelsens drift skal ved udgangen af 2014 vise en reduktion på 10 pct. i forhold til den i 2012 aftalte baseline*: Samlede omkostninger > 0,90* Baseline * PL2014 * Baseline er 210 mio. kr., svarende til administrationsbidrag (private lejemål, kontor og universiteter) samt bevilling (myndighedsopgaver og Christiania) budgetteret på FL2012 ift. Bygningsstyrelsens drift. Den af Departementet godkendte tekniske opgørelse af synergi- og effektiviseringsgevinster skal anvendes ved opgørelsen af resultatkravet. Opgørelsen fremgår af Bygningsstyrelsens notat Plan for indhentning af synergiog effektiviseringsgevinster af 20. marts De samlede realiserede omkostninger til Bygningsstyrelsens drift skal ved udgangen af 2014 vise en reduktion på 10 pct. i forhold til den i 2012 aftalte baseline. Vægt: 3 point 20 // RESULTATKONTRAKT 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN