Referat af afdelingsmødet for BKÅ afd. 46,

Transkript

1 Referat af afdelingsmødet for BKÅ afd. 46, Fælleshuset i Vistoftparken, 8471 Sabro mandag den 28. august kl. 19:00, 2014 Fremmøde: 23 beboere, repræsenterende 18 husstande 1. Robert Thorsen (afd. 72) valgt som dirigent, Andreas Riecke (nr. 24) valgt som referent. Robert konstaterede at indkaldelsen til mødet var i overensstemmelse med vedtægterne. Ulla (nr. 24) gjorde opmærksom på, at punkterne: valg af aktivitetsudvalg og valg af legepladsudvalg igen manglede på dagsorden. Disse 2 punkter blev så tilføjet under punkt 7) valg, som d) og e). 2. Forretningsorden for afdelingsmødet godkendt uden kommentarer. 3. Joan Christiansen (nr. 74) kom med en mundtlig beretning, siden den skriftlige ikke var kommet ud sammen med dagsorden. Hun fortalte: at der ikke var så meget at lave, siden der ikke var penge til det. Der blev fældet nogle træer, bl.a. rundt om parkeringspladserne. Der blev konstateret meldug på mange af vores hækkeplanter. Disse vil formodentlig gå ud i løbet af få år. Der har været skimmelsvamp i nr. 72, hvilket resulterede at familien var nødt til at bo på Sabro Kro i 2,5 3 måneder indtil huset var bleven renoveret. Omkostningerne til dette var ca , Kr., som vi selvfølgelig ikke håber på at afdelingen skal bære. Kontoret vil søge om tilskud til dette. Vi har stadigvæk ambitioner om at gøre afdelingen grønnere, f.eks. med nedgravede affalds containere, men det er begrænset hvad der kan gøres når der ingen penge er. Vi er i gang med at få en hjertestarter sammen med nabo afd. Klavs har arrangeret det hele, men vi venter på tilbagemeldinger fra TrygFonden og evt. nabo afd. Den skal hænge uden for Jespers kontor. Desuden har vi anlagt en Krolf bane, som bliver flittigt brugt af pensionisterne. Joan opfordrer også andre til at prøve det. Hun afsluttede med at sige tak til bestyrelsen, kontoret og Robert. a. a) Der blev spurgt om hvem havde konstateret meldug. Joan: hendes bror, som er anlægsgartner. b) Tina (nr. 32) mente at beboerne burde være bleven informeret om træfældningen inden det skete og at bestyrelsen ikke havde overholdt lokalplanen. Hennes oplysninger stammer fra en af kommunens medarbejder. Joan svarede med, at træfældningen var nødvendigt pga. sygdom og desuden var afstemt med kontoret, som mente ikke at der var nogen grund til ikke at fælde (eller reetablere) dem. Andreas gjorde opmærksom på, at beslutningen om træfældningen var nævnt i afd. best. referater lang tid inden arbejdet blev udført. Afd. best. kunne altså nemt kontaktes i den mellemliggende periode. Tina sagde, at siden grunden ejes af kommunen og det er derfor deres retningslinjer om beplantning som gælder. Andreas og Robert berettede, at dette ikke er rigtigt. BKÅ ejer grunden. Andreas kontrollerede oplysninger i de 2 lokalplaner som er gældende for området og kunne a.) ikke finde nogen information om at grunden ikke skulle ejes af BKÅ (lokalplanen indeholder kun oplysninger fra tiden inden udstykningen / salg) og b.) at lokalplanen kun sætter begrænsninger ang. beplantning ved parcellernes grænser, til vejen og den sydlige kant af området, som grænser op mod området som er udstykket il let industri. c) Der blev spurgt om, hvem der står for kontrollen med f.eks. rengøringen af fælleshuset. Joan svarede, at der er en fra nabo afd. som tager sig af det, men at det nemmeste er at kontakte Jesper, hvis der er problemer, siden han ved, hvem har lejet lokalerne sidst. Afd. best. bliver pålagt at arbejde med dette i samarbejde med nabo afd.

2 d) Der blev kommenteret, at affaldscontainerne i bunden ikke bliver brugt efter hensigten. Joan fortæller, at afd. best. i flere omgange har hængt skilte op for at oplyse om det, men desværre uden held. 4. Robert fremlagde budgettet for a. Han gik frem til den del som forklarer grunden til den kommende huslejestigning på 4%. Den primære årsag er, at henlæggelserne i de forudgående år ikke har været store nok. Dette har som følge, at risikoen for at vi er nødt til at låne penge til vedligeholdelsesarbejdet bliver for stor. a) Der blev spurgt om dette omhandler udskiftningen af vinduer og om alle vinduer skal skiftes. b. Joan bekræftede at dette er en stor del af årsagen og at alle vinduer skal skiftes. Hun forklarede desuden at grunden til de øgede henlæggelser er, at hun havde bedt om at få trukket arbejdet frem, siden vinduerne er i så dårlig stand. b) Lena (nr.20) berettede at samme begrundelse (manglende henlæggelser) har været brugt som undskyldning for huslejestigninger i gennem 10 år (med få undtagelser) og spurgte hvorfor det stadigvæk kunne være et problem. Andreas præciserede denne oplysning med, at huslejen i de seneste 6 år var stegen med ca. 27%, hvilket er mere end 100% over inflationen. Robert forklarede ved hjælp af oversigtsskemaet, at hvis den foreslåede 5 års plan for stigning af henlæggelserne bliver gennemført (de 4% til 2015 er det første skridt til det), så vil man komme derhen, hvor henlæggelserne er på det niveau hvor de burde være og at der derefter ikke er grund til yderlige forøgelser af dem. d. c) Lena spurgte om man kunne sænke vedligeholdelsesniveauet og derfor stemme nej til forslaget. e. Robert svarede at dette selvfølgelig er muligt. I det tilfælde vil organisationen komme med et nyt forelæg. Hvis vi ikke er enige med det vil sagen gå videre til kommunen, som så vil beslutte en evt. huslejestigningen. d) Lena prøvede på at få præciseret, at de øgede henlæggelser skal øremærkes til vinduesudskiftning og ikke indgå i den samlede pulje. Altså sænke vedligeholdelsesniveauet generelt og bruge de ekstra penge kun til vinduesudskiftningen. f. Robert forklarede, at sådan som budgettet er bygget op nu og som der skulle stemmes om, er dette ikke muligt. Hvis man vil prøve på at stykke en sådan plan sammen, skal forslaget om budgettet stemmes ned, hvorefter en ny plan skal udarbejdes og besluttet på et ekstraordinært møde inden budgettet skal træde i kraft. g. e) Der kom forslaget om at afdelingen kun skulle betale for vinduesreparationer, men overlade det til beboerne (på egen regning / råderet) at skifte dem ud. Robert henviste til loven om fri råderet og sagde at dette ikke er muligt, siden der er tale om en del af bygningen som dermed ligger i foreningens og ikke beboernes ansvar. Beboerne kan / må ikke, heller ikke ved egenbetaling, ændre på selve bygningen. h. Budgettet, som betyder en 4% huslejestigning, bliver vedtaget med 6 modstemmer. Robert fortsatte med forklaringen af langtidsplanen for Han forklarede bl.a., at de beløb som er opført under de specifikke emner kan rykkes rundt efter behov eller skubbes til året efter, hvis de ikke er bleven brugt. a) Der kom et forslag om at afsætte kr. til at få en fagperson til at udarbejde en beplantningsplan, som er i overensstemmelse med lokalplanerne. Forslaget blev vedtaget uden modstemmer. Planen for 2015 blev godkendt med 6 modstemmer.

3 5. Robert fermlagde fremtidssikringsstrategien. Han forklarede at planen, som er udarbejdet af repræsentantskabet, går ud på, over en årrække, at få henlæggelser sat op på et niveau, hvor lånebehovet bliver sænket til kun ca. 5 Mil. kr. og der i øvrigt er balance mellem de ønskede / nødvendige vedligeholdelsesarbejder i lagtidsplanen og financieren af dem. Dermed vil der fremover ikke længere opstå akutte behov for yderlige midler til forefaldende opgaver. Sagt med andre ord, man laver en fast plan for at øge henlæggelser generelt, i stedet for at være nødt til at beslutte årlige huslejestigninger ved afdelingsmøder for at dække udgifterne for det kommende år. a) Lene ønskede at øremærke disse penge til renovering af vinduerne, i stedet for at beslutte en plan for de samlede henlæggelserne. Robert forklarede, at hensigten for planen er ikke at dække et akut behov, som vi har gjort ved tidligere møder, men netop at øge henlæggelserne generelt til det niveau som vores ønskede boligstandart kræver, sådan at kortsigtede løsninger og dermed forbundene huslejestigninger eller optagelser af lån ikke længere (eller kun meget begrænset) bliver nødvendige. b) Der kom en forsørgelse om, hvorfor man så ikke på én gang fik henlæggelserne op på det nødvendige niveau. Robert forklarer, at huslejestigningen vil være så voldsomt, at mange måske ikke vil have råd til at blive boende. c) Martin (nr. 22) indskød, at grunden til at man nu er nødt til at lave en langsigtet plan for at øge henlæggelserne er, at de henlæggelser som man har foretaget igennem mange år ikke var store nok. Med andre ord, man har boet for billigt i mange år mens bygningerne var relativ nye og at man nu skal betale prisen for det. Fremtidssikringsstrategien blev vedtaget med 6 modstemmer. 6. a) Forslag om at give mulighed for vælge ligusterhæk i stedet for bøgehæk. a. Joan uddybede at afdelingen kun vil dække omkostningerne for udskiftningen for den del af hækken, som alligevel skal skiftes pga. f.eks. sygdom. Øvrige udgifter skal dækkes af lejeren. b. Robert forklarede, at vis hækken står mellem husene skal hegnsynsloven overholdes. Det vil sige, at naboerne skal være enige om udskiftningen. Forslaget blev vedtaget med 6 modstemmer. b) Forslag om indkøb af haveredskaber så vidt budgettet tillader dette. d. Andreas gjorde opmærksom på, at emnet har været op på et afd. best. møde hvor man diskuterede hvordan man kunne forhindre at redskaberne bare forsvandt igen. e. Der blev argumenteret, at de samlede beløb igennem årene ikke har været særlig højt. f. Hvis vedtaget, vil Joan se på budgettet ved udgang af året for at se om der er penge til det. Forslaget blev vedtaget med 1 modstemme. c) Forespørgsel om vedligeholdelse af forhaverne. a. Robert forklarede, at der er ikke nogen, som har tilsynspligten. Alle beboere har dog mulighed for at klage over evt. misstande til afd. best. eller kontoret. d) Birthe (nr. 68) beder om at få fældet eller kraftig beskåret det store kastanjetræ som skygger for hendes bolig og have. a. Jesper nævnte at beskæringen vil koste ca kr. siden de af sikkerhedshensyn ikke kan / må udføre arbejdet selv.

4 b. Efter diskussioner i forsamlingen ændrer / præciserer Birthe forslaget til kun at omhandle en kraftig beskæring. d. Det ændrede forslag blev vedtaget med 8 modstemmer. e. e) Forslag om beskæring af alle hækker. a. Jesper har desværre ikke fået en konkret pris af inspektøren for denne opgave, men der ansloges at det vil koste en del at udføre arbejdet på alle hække. b. Andreas forklarede at han og Ulla havde gjort dette med god resultat i egen regi efter aftale med naboen. d. Birthe trak forslaget. f) Forslag ang. forandringer som berører flere end 3 lejemål. Der blev nænt eksempler for hvilke forandringer vil fælde under denne regel: fældning af træer, andet farvevælg til maling af døre / skure mm. Gennemførelse af disse ville, hvis forslaget bliver vedtaget, betinge et ekstraordinært afdelingsmøde eller en urafstemning Forslaget blev begrundet yderligt med et ønske om større indflydelse på bestyrelsens arbejde. Forslaget blev efter skriftlig afstemning forkastet med 15 stemmer mod 18. g) Ændring af haveregulativ. a. Ulla forklarede, at det handler om en forenkling af reglerne, som samtidig betyder éns regler for alle. b. Forslaget blev vedtaget med 4 modstemmer. h) Forslag om at give mulighed for vælge hegn i stedet for bøgehæk. a. Ulla forklarede, at det er identisk med forslaget a), dog ang. hegn i stedet for ligusterhæk. b. Andreas præciserede, at andelen som afdelingen skulde betale for hvis en del af hækken skulle udskiftes pga. f.eks. sygdom skal forstås som den omkostningsmæssige andel af udskiftningen. Robert nævner at denne valgfrihed i yderste konsekvens kunne betyde, at ens have bliver omrammet af 3 forskellige afgrænsninger: hegn, ligusterhæk og bøgehæk. d. Der blev præciseret yderligt, at der er tale om den type hegn, som i forvejen er besluttet, at det skal være den eneste ved ny opsætning (trykimprægneret). e. f. Forslaget blev vedtaget efter skriftlig afstemning med 21 stemmer mod 15. g. i) Forslag om 5 bestyrelsesmedlemmer. h. Forslaget indehold betingelsen for at der var nok beboere, som var villige til at deltage i bestyrelsens arbejde. i. j. Siden der ikke meldte sig 5 kandidater, trak Ulla og Andreas forslaget. k. j) Forslag om et ensidig rygeforbud for fælleshuset. a. Robert forklarede, at selv et ensidig (kun gældende for BKÅ medlemmer) forbud kunne ikke gennemføres i henhold til de fællesregler som blev opsat af kommunen og underskreven af begge afdelinger i sin tid. Et generelt rygeforbud kan kun gennemføres hvis der er enighed mellem afdelingerne. P.t. er der kun enighed om et rygeforbud hvis afdelingerne står for arrangementet men ikke hvis det er privatpersoner.

5 d. 7. Valg a. a) Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år. b. Birgitte (nr. 28) blev valgt med 12 stemmer (Andreas: 10, Martin: 10, Karina (nr.8): 2) b) Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 1 år. Martin (nr. 22) blev valgt med 22 stemmer (Andreas: 7, Karina: 3 efter ny optælling) d. e. c) Valg af 1., 2. og 3. suppleant. 1.) Karina f. 2.) Andreas g. 3.) Per (nr. 74) h. i. d) Valg af aktivitetsudvalg. j. Ina (nr.30) er eneste kandidat. Hun håber på støtte fra bestyrelsen. Joan melder sig som andet medlem. k. e) Valg af legepladsudvalget. Ingen kandidater. Bestyrelsen må varetage evt. opgaver. 8. Eventuelt Joan takkede den afgående bestyrelse og håber på godt samarbejde med den nye. Robert takkede for god ro og orden og afsluttede mødet. Med venlig hilsen Andreas Riecke Referent