Unik Advosys 4 Produktbeskrivelse Juli 2014

Transkript

1 Unik Advosys 4 Produktbeskrivelse Juli 2014

2 Indholdsfortegnelse Unik System Design... 3 Unik Advosys... 4 Kvalitetssikring i sagsbehandlingen... 4 Standardsystem hvorfor det?... 4 Integrationsmuligheder giver uafhængighed... 5 Unik Advosys, Time/Sag og fakturering... 5 Unik Advosys og internettet... 6 Kort & effektivt implementeringsforløb... 6 Manual og kom godt i gang beskrivelser... 6 Unik Advosys grundmodul... 7 Søgning, dokument- og vidensøgning... 8 Dokumenthåndtering... 9 Workflow Time/sagsregistrering Scanningsmodulet Arkivering Økonomisystem FI ident og FI-kort Udbetalinger Kreditormodul Debitormodul Dataløn Analyser og rapporter Sagstypebestemte moduler Markedsføringsmodul Handelsmodul Incassomodul Konkursmodul Dødsbomodul Gældssaneringsmodul Selskabsmodul Ferie/flex modulet Adgangsbegrænsningsmodulet Biblioteksmodul Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 2

3 Unik System Design Unik System Design er en danskejet IT-virksomhed. Vi beskæftiger 110 medarbejdere fordelt på vore kontorer i Vejle og i København. I Unik System Design vil vi bidrage til, at vore kunder gennem brugen af vore IT-løsninger og kompetencer får forretningsmæssige fordele. Det er Unik System Design's mål at være førende på IT-markedet for udvalgte brancher i Danmark. Vi lægger stor vægt på at have et godt kendskab til vore kunders arbejdsområder, derfor er 8 af vore uddannelseskonsulenter tidligere advokatsekretærer - med gennemsnitlig 10 års praktisk erfaring. Vi yder derfor ofte også faglig og administrativ konsulentassistance. Unik System Design har siden starten i 1985 formået at skabe positive regnskabsmæssige resultater. Vi har derfor en solid økonomi med fortsat vækst og gode resultater. Løsninger Vi har i Unik System Design koncentreret os om udvikling af brugervenlige IT-løsninger til to fagområder, herudover har vi en teknisk afdeling, således at vi kan tilbyde at være total leverandør for hele IT-installationen. Team Advosys I januar 1995 lancerede Unik System Design det første advokatsystem i ægte Windows version på det danske marked. Vi har løbende udviklet løsningen og er nu nået til 4 generation, der er baseret på de nyeste Microsoft standarder. Vi har mere end 450 tilfredse advokatkontorer som kunder, det sikrer den fortsatte udvikling af løsningen. Team Bolig Gennem snart 25 år har vi udviklet og leveret IT-løsninger til boligadministration. Vi er markedsleder og har leveret løsninger til mere end 250 kunder til administration af mere end lejemål. Løsningerne spænder fra 25 lejemål og op til Team teknik I team teknik har vi oparbejdet den know how der skal til for at kunne levere og implementere en velfungerende IT-infrastruktur. Hos Unik System Design har vi specialiseret os i produkter fra HP/Compaq, Cisco og Microsoft. I kraft af vor egen tekniske afdeling, kan vi tilbyde totalløsninger og således kommer du som kunde ikke i klemme mellem flere leverandører. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 3

4 Unik Advosys Unik Advosys er et komplet ERP System og ESDH løsning til Advokatvirksomheder med funktioner til at effektivisere sagsbehandlingen på Advokatkontoret. Unik Advosys er opbygget af et grundmodul og en række moduler til dokumenthåndtering, time/sags registrering, handler, inkasso, dødsboer, konkursboer, gældssanering, selskaber m.v. Løsningen kan derfor sammensættes således at den opfylder netop jeres behov og uden at du skal betale for faciliteter, du ikke har behov for. Unik Advosys kan indeholde alle de faktuelle oplysninger om sagen, alle breve, dokumenter, regneark, fax-meddelelser og , både udgående og indkomne, kan gemmes på sagen. Det er derfor ikke nødvendigt at hente den fysiske sagsmappe, hvis man lige har brug for at finde en oplysning om sagen. I kraft af modulopbygningen kan Unik Advosys anvendes til bogholderifunktion alene eller som et integreret sagsog økonomistyringssystem. Kvalitetssikring i sagsbehandlingen Unik Advosys kan hjælpe dig med at sikre en ensartet kvalitet i sagsbehandlingen og at sagen gennemløber alle de aktiviteter der er vedtaget internt. Eksempelvis kan der opsættes workflow der sikre at nye klienter checkes i forbindelse med hvidvaskningsreglerne, at der checkes for interessekonflikter og at der huskes at tilbydes naturlige ekstra ydelser som f.eks. ægtepagt eller testamente. Alt sammen funktioner der sikre en effektiv sagabehandling og en bedre indtjening til kontoret Standardsystem hvorfor det? Unik Advosys er et standardsystem. Det betyder at alle vore kunder anvender samme løsning. Fordelene ved at vælge en standardløsning er bl.a.: Ny udvikling og generelle forandringer kommer alle vore kunder til gode Når alle kunder anvender samme løsning, er det lettere at yde hurtig og kompetent support Vedligeholdelse og udvikling effektiviseres til gavn for jer Ønsker og forslag fra 450 advokatkontorer er med til at udvikle løsningen Unik Advosys er baseret på og tæt integreret til Microsoft Office. Unik Advosys anvender Microsofts SQL-database, der er således tale om et åbent standard system. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 4

5 Integrationsmuligheder giver uafhængighed Vi lægger vægt på at skabe integration til de programmer, der i øvrigt er behov for at anvende på advokatkontoret, således at brugerne kun indtaster oplysningerne én gang. Unik Advosys er tæt integreret med Microsoft Office pakken, herunder specielt til Microsoft Word, Microsoft Excel og Microsoft Outlook. Herudover har vi udviklet integration til pengeinstitutter, Dataløn, RKI, RKI KreditVagt og DataVagt, DebitorRegistret, Den digitale tinglysning og til en række andre internettjenester. Unik Advosys, Time/Sag og fakturering Vi tror på, at advokater kan øge indtjeningen ved at registrere den tid de bruger på sagsbehandlingen og lade den forbrugte tid være en væsentlig del af faktureringsgrundlaget. Når advokaten har en præcis opgørelse over tidsforbruget til sagens behandling, vil den endelige faktura ofte blive højere. Tidsregistrering giver advokatvirksomheden en række styringsværktøjer som f.eks. beregning af over-/underdækning og opgørelse over igangværende arbejder. Forudsætningen for en omhyggelig tidsregistrering er, at det er let og enkelt at registrere tid og efterfølgende at overføre tidsforbruget omsat til kroner til fakturaen. Unik Advosys indeholder en række forskellige muligheder for tidsregistrering. Der findes funktioner til hurtigt og enkelt at registrere telefontid med stopur-funktion og/eller minimumtid, automatisk tidsregistrering i forbindelse med nye breve og dokumenter, dagsoversigt med mulighed for redigering og at tilføje poster med mere. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 5

6 Unik Advosys og internettet Vores mål er at integrere de muligheder internettet giver, i Unik Advosys kan vi p.t. tilbyde: integration til RKI, med søgning og indberetning direkte fra Unik Advosys integration til RKI KreditVagt og DataVagt. integration til DebitorRegistret, med søgning og indberetning direkte fra Unik Advosys integration til Den Digitale tinglysning integration til banker. - Bankposteringer indtastes i Unik Advosys og sendes til banken og det er muligt at: afsende og modtage s direkte fra og til sagen og få dem journaliseret i sagsmappen afsende og modtage s direkte fra og til sagen via fjernopkobling elektronisk udveksle sager mellem advokatkontorer, der begge benytter Unik Advosys tilbyde jeres klienter mulighed for Web-incasso m.m. automatisk få debiteret sagen for de web-tjenester der benyttes Kort & effektivt implementeringsforløb Målrettet forløb før driftsstart Vores holdning er at implementeringsforløbet skal være så kort og overskueligt som overhovedet muligt. Dette sikres bedst ved at paradigmatilretning samt den grundlæggende undervisning er gennemført inden driftsstarten. I vil således med et minimum af assistance være i stand til at arbejde med Unik Advosys allerede fra den første dag. Fokus Allerede ved leveranceaftalens underskrift tilknytter vi en konsulent som projektleder til hele jeres implementeringsforløb. Konsulentens hovedopgave er, i samråd med jer, at tage vare på hele forløbet omkring installation, undervisning, driftsstart og efterfølgende opfølgning. Det sikre en tryg implementering og driftsstart for alle brugere. Kompetente konsulenter Alle vore konsulenter er uddannede advokatsekretærer. Det betyder, at de har et stort branchekendskab og kan yde en professionel og brancherettet rådgivning i hverdagen, men også - og ikke mindst - i forbindelse med startfasen er denne kompetence altafgørende for et professionelt forløb. Manual og kom godt i gang beskrivelser Vores kursusmateriale er opbygget ud fra princippet kom godt i gang. Materialet er opbygget, så det er let og overskueligt, og denne opbygning betyder også, at materialet kan anvendes som et brugbart værktøj i dagligdagen. Manualen er en on-line manual der åbnes fra Unik Advosys, med kontekst afhængigt indhold, det gør det let for brugeren at finde hjælp til den opgave som brugeren er i gang med. Når der udsendes nye versioner, medsendes en beskrivelse af nyhederne og ændringerne i et dokument som vi kalder Nyt i Advosys dokumentet kan åbnes direkte fra Unik Advosys via hjælpemenuen. I vil naturligvis også altid kunne kontakte vores supportafdeling enten via telefon, telefax eller . Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 6

7 Unik Advosys grundmodul Sagsbilledet Nye sager oprettes hurtigt ved hjælp af genvejstatser. Hvis klienten allerede er oprettet i Unik Advosys tilknyttes klienten til sagen, hvis klienten ikke er oprettet ledes brugeren igennem oprettelsen, hvor sagsnummer og klientnummer tildeles automatisk af Unik Advosys. Når en klient har flere sager, vil den enkelte sag indeholde en oversigt over de øvrige sager, med visning af saldo pr. sag og klientens saldo i alt. Sagen tildeles en sagstype, der åbner for de relevante funktioner, f.eks. handelsmodulet eller incassomodulet. Sagstypen anvendes også til at sikre at honoraret bogføres på den rigtige salærkonto og endelig giver sagstypen mulighed for at udskrive en række statistikker. På sagen registreres oplysninger om medarbejdere, som f.eks. ansvarlig jurist, jurist evt. fuldmægtig og sekretær. Oplysningerne anvendes i sagsbehandlingen i forbindelse med udskrivning af breve og s, sagslister og statistikker og giver overblik over sagsmængden for den enkelte medarbejder. Sagens øvrige parter oprettes eller tilknyttes sagen, enten i forbindelse med sagsoprettelsen eller i forbindelse med den løbende sagsbehandling. Kommune og retskreds kan tilknyttes automatisk ud fra de indtastede oplysninger. Genbrug af oplysninger Alle oplysninger, der indtastes i Unik Advosys, genbruges og skal således kun indtastes én gang, ligesom de indtastede oplysninger automatisk overføres til paradigmaerne i forbindelse med udskrivning af breve og dokumenter. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 7

8 Søgning, dokument- og vidensøgning Unik Advosys er udstyret med et avanceret, men brugervenligt søgesystem, der giver mulighed for søgning på alle indtastede oplysninger omkring klienter og parter, men også oplysninger omkring sagens saldo, arkivdato, medarbejdere der arbejder med sagen m.m. Dette medfører, at du selv på et spinkelt oplysningsgrundlag hurtigt kan finde det du søger. I Simpel søgning kan du hurtigt søge efter klienter og sager, der søges automatisk i alle relevante sags- og klientoplysninger. Der søges fonetisk, så skal du f.eks. ikke huske om klienten hedder Petersen eller Pedersen, Unik Advosys vil vise begge resultater. Har du f.eks. brug for at finde, hvilke kontrakter du har udfærdiget med konkurrenceklausul, kan du blot søge på ordet konkurrenceklausul, og derefter finder Advosys alle sager indeholdende dokumenter i sagsmappen, hvori ordet konkurrenceklausul indgår. Eller et andet eksempel: Der skal findes et tidligere udfærdiget skøde, hvor der indgår en kapitaliseret boligværdi. Ingen kan huske noget om navne på klient m.m., men kan huske den bestemmelse om kapitaliseret boligværdi, der var helt speciel for det skøde. Dokument- og vidensøgningsmodulet kan hjælpe med, hurtigt at finde oplysninger i den elektroniske sagsmappe og dermed finde det dokument i sagsmappen der indeholder kapitaliseret boligværdi. Det er værd at bemærke, at søgningen foretages i dokumenterne både på aktive og arkiverede sager. Alle ord i dokumenterne bliver automatisk indekseret, hvilket sikrer en meget hurtig og effektiv søgning. Hvis søgningen returnerer mange poster kan søgningen afgrænses ved at indtaste kriterier under fanen avanceret søgning. Søgningen kan således afgrænses på f.eks. sagstype, postnummer eller et af de andre felter fra sagsbilledet. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 8

9 Dokumenthåndtering Breve og dokumenter oprettes med udgangspunkt i sagen, ved hjælp af Word skabeloner og relevante oplysninger fra sagen overføres automatisk til dokumentet, det sparer tid og sikrer et ensartet layout for alle brugere. Dokumenterne gemmes og journaliseres automatisk i den elektroniske sagsmappe, hvor du hurtigt kan genfinde sagens dokumenter. Fortrolige eller hemmelige dokumenter kan skjules for andre brugere end sagsbehandlerne. Sagsmappen kan opsættes med indholdsrude og/eller autoindhold efter den enkelte brugers ønsker og behov. Du kan selv tilpasse sagsmappens layout, med hensyn til størrelse på skærmbilledet, rækkefølge og bredde på kolonner og evt. skjule kolonner. Herudover er det muligt at foretage søgning i de enkelte kolonner. Udskrivning af breve og dokumenter Unik System Design har udviklet en ægte integration imellem Unik Advosys og Microsoft Word, således at der ved udskrivning af breve i Unik Advosys flettes oplysningerne fra sagen direkte til Word. Integration gør, at brugeren af Unik Advosys får en række funktioner udført nemt og effektivt, hvad enten der foretages én eller flere brevfletninger samtidig. Således vil bare 3 klik eller ved hjælp af genvejstaster f.eks. kunne udføre følgende: vælge paradigma flette oplysninger til paradigmaet i Microsoft Word udskrive dokumentet gemme dokumentet i sagsmappen returnere fra Microsoft Word til Unik Advosys registrere forbrugt tid foretage fremnotering Alle dokumenter, også flettede, kan naturligvis frit redigeres. Der kan f.eks. tilføjes yderligere tekst, ligesom alle Microsoft Word s redigerings- og formateringsmuligheder kan anvendes. I forbindelse med udskrivningen af dokumentet, sørger Unik Advosys for at dokumentet bliver navngivet og gemt. Automatikken sikrer at I til enhver tid også efter sagen er arkiveret fra en meget overskuelig brevoversigt på sagen kan finde det pågældende brev eller dokument. I skal fremover aldrig mere tænke på, hvor eller hvordan dokumenter hentes og gemmes. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 9

10 Paradigmaer De paradigmaer der er til rådighed på sagen afhænger af sagstypen. Handelsparadigmaer er tilgængelige på en ejendomshandel, incassoparadigmaer er tilgængelige på en inkassosag, o.s.v. brugeren skal derfor kun vælge mellem de relevante paradigmaer, når der skal oprettes et nyt brev eller dokument, der gør løsningen mere brugervenlig og hurtigere at arbejde med. Med Unik Advosys følger en standard paradigmasamling med mere end 250 paradigmaer, som er klar til brug. Paradigmasamlingen kan naturligvis tilpasses efter jeres behov og ønsker. Tilpasning omfatter ikke kun indholdet af paradigmaerne, men også det layout, der er udtryk for jeres firmas identitet. I Unik Advosys foregår afsendelse og modtagelse af s direkte på sagen, med automatisk journalisering i sagsmappen, på samme måde som sagens dokumenter. Overførsel af sager via En sag oprettet i Unik Advosys kan overføres til et andet advokatkontor, der benytter Unik Advosys. Overførslen sker via , og man kan vælge hvilke oplysninger der ønskes medsendt, f.eks. sagens grunddata, moduloplysninger og breve. Finansoplysninger overføres af naturligvis ikke. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 10

11 Workflow Med Workflow styring kan du styre sagen sikkert igennem de aktiviteter som sagen skal gennemløbe. Det sikrer at du husker at udføre alle de nødvendige handlinger og det fremgår direkte af sagsbilledet hvor langt sagen er nået og hvad næste aktivitet er. Hvis den medarbejder der har ansvaret for sagen er på ferie, er det let for afløseren at se hvor langt sagen er nået og hvad næste opgave er og hvornår den skal udføres. Et workflov kan som de første aktiviteter indeholde check af en ny klient i forhold til hvidvaskningsreglerne check for interessekonflikter send ordrebekræftelse til kunden. Og når sagen nærmer sig sin afslutning kan workflowet f.eks. indeholde en relevant tillægsydelse som f.eks. tilbyd ægtepagt eller testamente. Workflow opsættes grafisk for hver sagstype, der kan være flere workflow for en sagstype og det er muligt at kæde workflow sammen. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 11

12 iphone App Som bruger af Unik Advosys kan du med Unik Advosys iphone App få adgang til de sager du arbejder med. App en indeholder klient/sagsliste med oplysninger om parter på sagen samt liste over sagens dokumenter (sagsmappen) fremnoteringer og tidsregistreringer. Med iphone kan du hurtigt ringe op til en part på sagen, sende en eller SMS direkte fra Advosys iphone App en. Når du er på farten kan du løbende tidsregistrere dine møder og telefonsamtaler og oplysningerne opdateres naturligvis på serveren i realtid. iphone App en er tilpasset til brug på både iphone og ipad Smartphone Overfør sager til tage dem Fra Unik på alle den Microsoft oplysninger om parterne på dine Microsoft Outlook kontakter og med på farten. Advosys kan du udvælge parterne dine sager eller sag for sag og få kopieret til kontaktpersoner i Outlook. Unik Webadgang Med Unik Webadgang kan du give dine kunder adgang til at følge sagsbehandlingen via internettet. Eksempelvis kan kontoret spare tid ved at give inkassoklienter adgang til selv at søge oplysninger om sagernes status via internettet, så belaster kunden ikke inkassoafdelingen med opkald om status på de enkelte sager. Unik Webadgang er også relevant for selskabssager, handler og erstatningssager. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 12

13 Time/sagsregistrering Jo bedre advokatkontoret er til at registrere den forbrugte tid, jo bedre er grundlaget for at udarbejde fakturaen. Med korrekt tidsregistrering vil fakturaen til kunden sandsynligvis være større end hvis tidsforbruget anslåes efter sagen er færdigbehandlet. Korrekt tidsregistrering vil derfor ofte give højere indtjening. Tidsregistrering giver samtidig mulighed for at analysere på tidsforbruget til de enkelte sagstyper, opgøre over- /underdækning, opgøre igangværende arbejder med mere. Funktionerne til at registrere tid er til rådighed der hvor der i øvrigt registreres oplysninger i Unik Advosys, men funktionerne er også samlet i en menu. Forskellige brugere har forskellige ønsker og krav til hvordan tidsforbrug registreres, derfor er der flere forskellige skærmbilleder til registrering af tid, nogle med stopursfunktion andre åbnes automatisk f.eks. ved oprettelse og udskrivning af breve, så kan den enkelte bruger selv vælge den registreringsmetode der passer bedst. Tidsregistrering og fakturering I Unik Advosys kan der opsættes en tredimensionel prismatrix, så timepriserne til fakturering automatisk beregnes ud fra medarbejderen, sagstypen og aktivitetskoden. Når fakturaen skal skrives beregner Unik Advosys salæret med udgangspunkt i summen af salgsprisen på time- /sagsposterne. Tidsregistrering som ledelsesværktøj For den enkelte medarbejder kan der oprettes oplysninger om antal arbejdstimer pr. måned, med budget for registreringsgrad og faktureringsgrad, hvorefter Unik Advosys beregner et medarbejderbudget. Medarbejderbudgettet kan løbende sammenholdes med det faktisk registrerede antal timer og de fakturerede timer. Det er muligt at spærre for registrering af tid bagud i tid, ligesom der kan spærres for at brugerne retter tidsregistrering i perioder fastsat af ledelsen. Med udgangspunkt i tidsregistreringen kan der udskrives aktuelle lister over sager til fakturering, opgøre igangværende arbejder samt danne business intelligent analyser på klienter, sager, sagstyper og medarbejdere. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 13

14 Scanningsmodulet Indkomne breve/dokumenter journaliseres nemt på sagen blot ved på en kopi/printer at indtaste sagsnummer efterfulgt af en dokumentkode. Herefter vil brevet være at finde i sagsmappen, præcis som den udgående korrespondance. 1: Indtast sagsnummer 2: Se dokumentet på sagen Via beskedsystemet i Unik Advosys får postmodtageren på sagen automatisk besked om at der er scannet et nyt dokument ind på sagen, således at fysiske dokumenter ikke nødvendigvis skal runddeles. Arkivering af sager Sagen arkiveres ved et enkelt klik på knappen arkivering. Alle sagens oplysninger vil dog altid være tilgængelige, hvilket betyder, at det stadig er muligt at se f.eks. kontokort, korrespondance, time/sagsposter m.v. på fuldstændig samme måde, som hvis sagen ikke var arkiveret. Årstallet for arkiveringen indgår i det fortløbende arkivnummer, så det senere vil være let og overskueligt at sortere sagerne ud fra arkivet. Der er mulighed for oprettelse af flere arkivgrupper f.eks. til særlige sagstyper, afdelingskontorer m.v.. Arkiverede sager kan altid genåbnes, hvis I skulle få brug for dette og slettes altså aldrig fra jeres system! Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 14

15 Økonomisystem Økonomisystemet er udviklet af Unik System Design, med udgangspunkt i de særlige behov der findes på advokatkontorerne, herunder naturligvis opgørelse af tilsvar Økonomisystemet er helt integreret i løsningen og der skal derfor ikke vedligeholdes flere forskellige programmer med opdateringer og deraf følgende omkostninger. Løsningen opfylder advokatkontorets behov for smidig indtastning af posteringer, opgørelse af tilsvar og rapportering. Unik Advosys økonomisystem indeholder bl.a. standard kassekladder (gentagelses kassekladder) automatiske kassekladder der oprettes på baggrund af: fakturering udlæg i forbindelse med internettjenester Import af FI indbetalinger Udbetaling via checks udbetaling via bankoverførsel dataløn fakturering på baggrund af de registrerede time/sagsposteringer og udlæg udskrivning af fakturaforslag inden endelig fakturering mulighed for automatisk fordeling af salær på flere medarbejdere automatisk tilsvarsberegning samt dokumentation heraf til brug for bl.a. uanmeldt revision brugervenligt revisionsspor, der danner fuld historik for alle poster statistik med mulighed for individuel tilretning af rapporter rapporter kan designes via Unik Advosys rapportgenerator eller via pivottabeller i Excel budget med mulighed for procentvis afvigelse i forhold til alle tidligere års budgetterede eller realiserede tal betalingsmodul, der giver mulighed for central bankoverførsel/udskrivning af checks integreret mulighed for overførsel af finansoplysninger til andre økonomisystemer daglig bogføring, der kan foretages af alle med finansadgang, i personlige kassekladder Drill-to-basic giver adgang til med få klik at bore sig ned i data, således at man nemt f.eks. kan analysere årsagen til et bedre/dårligere resultat for en regnskabsperiode. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 15

16 FI-ident og FI-kort FI-kort modulet sikrer en hurtig og sikker behandling af indkomne betalinger. Med modulet har du mulighed for at udskrive FI-kort eller blot en FI-Ident sammen med en salær faktura. Når klienten betaler med angivelse af FI- Ident, kan indbetalingsposteringerne hentes fra netbanken og lægges ind i en kassekladde i Unik Advosys. Med denne metode spares der tid til indtastning af posteringer og efterfølgende afstemning. FI funktionerne kan også anvendes i inkassomodulet f.eks. til udskrivning af et antal indbetalingskort svarende til det antal ydelser som debitor skal betale. Endelig kan FI funktionerne anvendes fra sagen i forbindelse med opkrævning af positive udlæg. Modulet håndterer kortartskoderne 04, 71 og 75, ligesom der er mulighed for at indlæse følgende filtyper: BS fil der modtages fra BS (Betalingsservice) Bank Fil fra pengeinstitut. PTG - Postens Total Giro. Med andre ord, kan alle indbetalinger registreres og bogføres, uden en eneste manuel indtastning i bogholderiet. Udbetalinger Check eller bankoverførsel I Unik Advosys er der mulighed for at registrere checks eller bankoverførsel. Fra sagen udpeges den person der skal modtage beløbet. Dernæst registrerer du beløbet og vælger om der skal udskrives en check eller om beløbet skal overføres via bankoverførsel. Checken udskrives til en laserprinter på en A4 checkblanket. Blanketten er perforeret på midten. Den øverste del er den checkblanket som skal sendes til modtageren, og den nederste del er en kopi til jeres bogholderi. Bankoverførslerne opsamles i en fil, der sendes til banken via bankens internetløsning, så slipper I for at indtaste oplysninger om betalingen både i kassekladden og i banksystemet. Kreditormodul Kreditormodulet sikrer en målrettet og funktionel behandling af de varekreditorer, der er tilknyttet advokatkontoret. Modulet indeholder bl.a. oplysninger om: kreditors navn, adresse mv. oversigt over kontaktpersoner hos kreditor oversigt over mail-adresser, hjemmeside osv. registrering af kreditorsamlekonto udligningsmetode (åben post/saldo) kreditorstatus (aktiv, passiv, bero) betalingsbetingelser Disse oplysninger kan bl.a. benyttes til at håndtere korrekt bogføring på varekreditorer at sikre, at fakturaer betales til tiden udskrift af betalingsoversigt udskrift af kreditorkontokort udskrift af saldolister automatisk betaling af kreditorer via en PTG-fil Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 16

17 Debitormodul Debitormodulet indeholder værktøjer til at inddrive Advokatkontorets forfaldne fakturaer, samt udligning af disse. Udligningen kan ske efter Åben post eller Saldo metoden. Debitormodulet indeholder en faktura rykker guide, og giver mulighed for automatisk at udskrive rykkerskrivelser og kontoudtog til debitorer på baggrund af skyldige fakturaer. I forbindelse med rykkerprocedurerne kan der foretages renteberegning af det skyldige fakturabeløb, ligesom der kan tilskrives rykkergebyr. Både renter og gebyr medtages i rykkerbrevene, afhængig af opsætning. Der er mulighed for at oprette rykkerundtagelser og rykkernotater, dels på klienten, dels på den enkelte faktura. Der kan dannes debitorkontoudtog, der viser de forfaldne ubetalte fakturaer. Kontoudtoget viser de fakturaer, der er dannet til debitoren, uanset hvilken sag, fakturaen er dannet på. Dataløn Dataløn - integrationsmodulet anvendes i finansmodulet til automatisk at oprette lønposteringerne i kassekladden. Med Dataløn integrationsmodulet er du sikret en hurtig og effektiv bogføring af dine lønposteringer. Lønposteringerne modtages fra Dataløn (enten PC- eller Internet udgaven) og kan indlæses direkte i kassekladden. Herefter kan du kontrollere oplysningerne før de bogføres. Med denne funktion vil du således spare tid i forbindelse med indtastning af lønbilag. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 17

18 Analyser og rapporter I Unik Advosys findes en lang række muligheder for at udskrive rapporter og danne Business intelligence analyser. Unik Advosys leveres med en lang række foruddefinerede standard rapporter, der dækker det grundlæggende behov for udskrifter på de fleste kontorer. Herudover findes der en rapportgenerator hvor du selv som bruger kan definere f.eks. en time-/sagsudskrift. I Økonomisystemet kan du f.eks. definere en periodebalance med de konti du finder vigtige, sammenholdt med sidste års tal og/eller et budget. Ønsker du en periodebalance eller salærstatistik overført til Excel, kan du bruge funktionerne i Excel Special. Hvis du f.eks. vil analysere indtjening og tidsforbrug pr. sagstype kan du anvende Business intelligence modulet, hvor der dels findes en række standard analyser, dels kan du selv definere dine egne analyser. Har du fokus på tidsregistrering fakturering og debitorstyring kan du med KPI funktionerne få en hurtig oversigt Har du særlige ønsker til rapporter, og ikke selv vil bruge tid på at definere dem i Unik Advosys, kan vi tilbyde at definere dem for dig, enten som rapportgenerator rapporter eller som Excel rapporter der kan åbnes fra menuen Excel speciel. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 18

19 Sagstypebestemte moduler De grundlæggende funktionaliteter, der er i grundmodulet, f.eks. genbrug af indtastede data, logisk placering af paradigmaer, automatik i relation til hvor Unik Advosys henter og gemmer flettede dokumenter, brugervenlige og overskuelige hjælpefunktioner m.m., er naturligvis tilgængelige i alle moduler. Sagstype giver adgang til moduler Udover grundmodulet, der bl.a. omfatter sagsstyring med fremnotering og økonomisystem med budgetmodul kan Unik Advosys udbygges med yderligere moduler, der knytter sig til sagstyperne Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 19

20 Sagstype bestemte moduler Ikke sagstype bestemte moduler Incasso modul Time/sag Handelsmodul Integration til Microsoft Outlook Dødsbomodul Viden/dokumentsøgning Konkursmodul Bibliotekssystem Gældssanering Adgangsbegrænsning Selskabsmodul Bankintegration Dataløn integration Kreditormodul Integration til RKI og Debitorregistret Scanningsmodulet Det er derfor nemt og overskueligt at udvælge det eller de moduler, som kan håndtere lige præcis de sagstyper I har. Har man først valgt at udbygge Unik Advosys med et specialmodul, vil alle modulets specielle funktionaliteter altid være tilgængelige på de pågældende sagstyper og der skal ikke vælges yderligere til undervejs. Får I senere andre sagstyper eller får I udbygget sagsmængden af en bestemt sagstype, kan I altid senere tilvælge de moduler, som i første omgang måske blev fravalgt. Overskueligheden sikrer, at I ikke oplever nogen uventede overraskelser i forbindelse med valg af tillægsmoduler heller ikke økonomisk. Markedsføringsmodul Markedsføringsmodulet er en integreret del af grundmodulet. I markedsføringsmodulet får du mulighed for, på tværs af hele adressekartoteket med såvel klienter som emner, at udsende markedsføringsmateriale til udvalgte kundegrupper. Hver person eller virksomhed i adressekartoteket kan tildeles en eller flere markedsføringskoder. F.eks. kan registreres hvem der skal modtage materiale, hvis der sker lovændringer i forbindelse med testamenter, særejeoverenskomster osv. Med udgangspunkt i et eller flere paradigmaer foretages udvælgelse og udskrift i én samlet arbejdsgang. Udvælgelsen kan ske med udgangspunkt i de tildelte koder, samt bestemte sagstyper, udvalgte advokater osv. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 20

21 Handelsmodul Handelsmodulet er et tillægsmodul til grundmodulet i Unik Advosys. Handelsmodulet sikrer en målrettet og funktionel behandling af jeres handler, og her kan du indtaste oplysninger om køber og sælger samt andre involverede parter den pågældende ejendom/ejerlejlighed, herunder ejendomstype, servitutter, løsøre, supplerende sælgeroplysninger, varmeinstallation m.v. ejendomsværdi og grundværdi tilstandsrapport og ejerskifteforsikring købesummens berigtigelse, herunder lånetyper, renteprocenter, hovedstol og restgæld på nye og overtagne lån fællesudgifter og a/c varme sikkerhedsstillelse over for ejerforeningen evt. oplysninger om førstegangssalg af ejerlejligheder Disse oplysninger kan bl.a. bruges til udskrivning af købsaftaler håndtering af tinglysningsfuldmagter overførsel af de indtastede oplysninger til tinglysningshjemmesiden udskrivning af sælgerpantebreve, amortiseringsplaner og kreditoplysninger udskrivning af ejerpantebreve udskrivning af refusionsopgørelse, bl.a. på baggrund af de indtastede oplysninger om købesummens berigtigelse udskrivning af det grønne indberetningsskema beregning af registreringsafgift til bl.a. sælgerpantebreve og ejerpantebreve beregning af salær for udfærdigelse af sælgerpantebreve Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 21

22 Incassomodul Incassomodulet er et tillægsmodul der tilbydes i 2 versioner, incasso grundmodul og overbygningen Unik Advosys autoinkasso. Autoinkasso modulet anvendes, når der ønskes en hurtig og rationel behandling af et stort antal incassosager. Incassomodulet sikrer jer en målrettet og funktionel behandling af jeres incassosager og her kan du registrere oplysninger om kreditor og debitor samt andre involverede parter, herunder oplysninger om en pantsat ejendom til brug for realkredit- og pantebrevsincasso gældens størrelse og omfang med mulighed for nøje specifikation af hver hovedstol incassotype, f.eks. almindelig incasso, realkreditincasso, pantebrevsincasso, huslejeincasso m.m. forrentning af gælden, herunder renteprocent, startdato for forrentning, rentetype og rentetilskrivning fleksible afdragsordninger, herunder størrelse af afdrag og betalingsterminer. Der kan specificeres differentieret ydelse pr. termin prioritering af flere krav mod samme debitor påstand, sagsfremstilling og rentebegrundelse Disse oplysninger kan bl.a. bruges til udskrivning af incassoskrivelse til debitor. I inkassoskrivelsen kan indgå et FI-kort, således at den efterfølgende bogføring sker næsten automatisk. udskrivning af frivilligt forlig, amortiseringsplan og kreditaftale. Sammen med amortiseringsplanen kan du udskrive de FI-kort der passer til aftalen. udskrivning af betalingspåkrav (den forenklede incassoproces) udskrivning af stævning udskrivning af fogedrekvisition beregning af rets- og fogedgebyr beregning af incassoomkostninger beregning af gebyr for afdragsrykker udskrivning af debitoropgørelse udskrivning af salgsopstilling til brug for tvangsauktion over en ejendom, Der er desuden tilknyttet faciliteter til automatiske fremnoteringer overvåget afdragsordning automatiske kørsler til brug for håndtering af mange incassosager Incassomodulet leveres med en lang række standardparadigmaer til de forskellige incassotyper. Der dannes hurtigt og brugervenligt opgørelse til debitor direkte fra sagsbilledet, således at også de brugere, der ikke har modtaget undervisning i incasso, nemt kan udskrive en opgørelse pr. en given dato. Fra Unik Advosys incassomodul er der direkte adgang til at søge og indberette hos DebitorRegistret og RKI, samt til RKI KreditVagt og DataVagt. Med den nyeste teknologi har I mulighed for at tilbyde WEB-incasso, så jeres klienter kan følge med i sagens gang. Udstyr og muligheder fastlægges i samråd med Unik System Design. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 22

23 Konkursmodul Konkursmodulet er et tillægsmodul til grundmodulet i Unik Advosys. Konkursmodulet sikrer en målrettet og funktionel behandling af konkursboer med et minimalt tidsforbrug. I konkursmodulet kan der registreres en lang række oplysninger som f.eks. Grundlæggende oplysninger om boet med konkursdato og skæringsdato Kreditorer, herunder om kreditor er repræsenteret ved en advokat. Kreditoroplysningerne kan importeres elektronisk fra boets finanssystem Registrering af kreditorernes anmeldelser Hvorvidt kreditor er udenlandsk I h.t. hvilken paragraf i Konkursloven kreditors krav anmeldes, herunder oprettelse af statuskoder til styring af de anmeldte krav Debitorkartotek Oplysninger om aktiv- og passivmassen, samt en specifikation heraf Oplysningerne kan bl.a. anvendes til Styring af frister Udskrivning af cirkulæreskrivelser Kursværdiberegning af udenlandske kreditorers krav Udskrivning af fordringsliste (tidligere gældbog) med angivelse af anmeldt/godkendt fordring samt indstilling til Skifteretten Udarbejdelse af Boopgørelse samt momsregnskab Automatisk beregning af dividende Foretage udlodning, herunder udskrivning af udlodningsliste I forbindelse med udlodning kan der automatisk udskrives checks eller foretages elektronisk overførsel til pengeinstitut, og posteringerne overføres automatisk til en kassekladde Sammen med Konkursmodulet leveres et antal standardparadigmaer i Word og Excel til cirkulæreskrivelser, fordringslister, boregnskab m.m. Standardparadigmaerne kan tilpasses jeres individuelle behov, ligesom det er muligt at oprette yderligere paradigmaer. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 23

24 Dødsbomodul Dødsbomodulet er et tillægsmodul til grundmodulet. Dødsbomodulet sikrer jer en målrettet og funktionel behandling af jeres dødsboer, og her kan I registrere oplysninger om dødsboet, herunder oplysninger om botype hvorvidt afdøde hensad i uskiftet bo efter tidligere afdød ægtefælle arvinger, herunder oplysning om evt. værge/skifteværge samt mulighed for angivelse af slægtskab/arveklasse. Endvidere mulighed for søgning på arvinger i dødsbomodulets eget søgesystem hvorvidt boet er insolvent, samt mulighed for angivelse af, hvorvidt faciliteterne i Unik Advosys Konkursmodul ønskes tilgængeligt dette forudsætter tilkøb af konkursmodulet, aktiver og passiver til brug i åbningsstatus aktiver og passiver til brug i dødsboopgørelse hvorledes arven fordeles Disse oplysninger kan bl.a. bruges til udskrivning af blanketter, herunder begæring om udlevering af boet, skiftefuldmagt, erklæring om insolvens udskrivning af liste over arvinger udskrivning af status med tilhørende specifikationer enten på baggrund af de indtastede oplysninger om aktiver og passiver eller på baggrund af de bogførte finansposter på sagen, udskrivning af boregnskab, f.eks. ved overførsel af posterne fra status foretage fordeling af arven samt beregning af boafgift og evt. tillægsboafgift, herunder med angivelse af, om afgiften skal betales af boet ved udbetaling af arv kan der automatisk udskrives checks eller foretages elektronisk overførsel til pengeinstitut - og posteringerne overføres automatisk til en kassekladde Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 24

25 Gældssaneringsmodul Gældssaneringsmodulet er et tillægsmodul til grundmodulet. Gældssaneringsmodulet sikrer jer en målrettet og funktionel behandling af jeres gældssaneringer, og her kan I registrere oplysninger om den/de gældssaneringssøgende, herunder civilstatus og evt. virksomhed oplysninger om antal hjemmeboende børn, samt automatisk beregning af børneydelse og rådighedsbeløb gældssaneringsperioden, skæringsdato for gæld samt fristdato kreditorer og disses krav, herunder om kreditor er repræsenteret ved en advokat hvorvidt kreditor er udenlandsk hvad kreditors krav er anvendt til, i hvilken periode det er stiftet samt oplysning om evt. tilskrevne renter hvorvidt kravet er anmeldt eller anslået evt. aktiver indtægter og udgifter for den gældssaneringssøgende og dennes husstand evt. dato for ændring af indtægts- og udgiftsposter i gældssaneringsperioden Disse oplysninger kan bl.a. bruges til udskrivning af cirkulæreskrivelse udskrivning af kreditorliste foretagelse af rådighedsberegning samt udskrivning af budget, herunder naturligvis også børnebudget fordeling af aktiver, beregning af dividende, også inkl. værdi af evt. renter, samt i forbindelse med udlodning automatisk dannelse af checks eller elektronisk overførsel til pengeinstitut. (I dividendeberegningen er det muligt at se bort fra fordringer, som kun vil afkaste et ubetydeligt beløb.) udskrivning af fordringsliste udskrivning af gældssaneringsforslag Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 25

26 Selskabsmodul Selskabsmodulet er et tillægsmodul til grundmodulet. Selskabsmodulet sikrer en målrettet og funktionel behandling af de selskaber, hvor advokatkontoret er repræsenteret i bestyrelsen, har løbende juridisk rådgivning osv. Modulet indeholder bl.a. oplysninger om: selskabskapital aktiebog/anpartshaverfortegnelse datoer for generalforsamling, stiftende generalforsamling tegningsregel forhandlingsprotokol moder-/datterselskab direktørkontrakter, overenskomster oplysninger om selskabets bankforbindelser, bestyrelsesmedlemmer, direktør, direktionsmedlemmer Disse oplysninger kan bl.a. bruges til at give et godt og hurtigt overblik over et givent selskab og dets datterselskaber, se eksempelvis nedenstående figur. Fra selskabsmodulet gives der for de enkelte selskaber adgang til online-faciliteter, så som WebReg, Publi-Com m.v. Fra en hvilken som helst af selskabets øvrige sager, er der mulighed for let og elegant at finde oplysninger omkring selskabet, f.eks. tegningsregler mv. Til selskabsmodulet er der endvidere mulighed for at give bestyrelsesmedlemmer og direktion online adgang til oplysningerne via Internettet, således at de altid har adgang til senest indgåede aftaler, referater og korrespondance i øvrigt. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 26

27 Ferie/flex modulet Ferie/flex modulet er et tillægsmodul til grundmodulet i Unik Advosys. Ferie/flex modulet sikrer på baggrund af de indtastede timer en korrekt opgørelse af hver enkelt medarbejders beholdning af ferie- og flextimer, samt en opgørelse over antallet af sygedage, kursusdage mv. Oplysningerne hentes direkte fra time-/sagskartoteket, og kræver derfor ikke yderligere registrering for den enkelte medarbejder. Pr. medarbejder er det endvidere muligt at danne en rapport i Excel der viser ovenstående beholdninger, samt udvikling i den debiterbare tid i forhold til det time-/sagsbudget der er lagt. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 27

28 Adgangsbegrænsningsmodulet Adgangsbegrænsningsmodulet er et tillægsmodul til grundmodulet. Modulet giver Jer mulighed for at begrænse brugernes adgang til udvalgte funktioner, f.eks. kan det opsættes hvem der har adgang til udvalgte firmaer hvem der har adgang til hvilke menupunkter. F.eks. kan det opsættes således at kun superbrugeren har adgang til systemopsætningsbillederne, partnerne kun har adgang til bestemte rapporter i bogholderiet hvem der må registrere bilag i kassekladden og hvem der må opdatere kassekladden Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 28

29 Biblioteksmodul Biblioteksmodulet er et tillægsmodul til grundmodulet. I Biblioteksmodulet registreres advokatkontorets bøger, tidsskrifter, cd-rom udgivelser med mere, således at det er let og hurtigt at få en oversigt over, hvilke bøger eller artikler der findes om et bestemt emne. I biblioteksmodulet er det muligt at registrere udlån, så det er let at finde bøgerne - selv om de ikke lige står på deres plads. Der er i biblioteksmodulet mulighed for at oprette egne emnekategorier og beskrivelser til brug for efterfølgende søgning. Det er derfor let at få en oversigt over hvilke udgivelser kontoret råder over indenfor et bestemt emne. Klassemærke Klassemærke kan baseres på Søndergaards Bibliografi. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 29

30 Søgning Stregkode løsning. Biblioteksmodulet kan udbygges med et stregkodemodul til at lette registreringen af udlån og aflevering af bøger og andet materiale. I praksis foregår det ved at brugeren ved udlån fører stregkodepennen hen over bogens stregkode. Efterfølgende føres pennen hen over en stregkode, der angiver brugerens initialer - og så er bogen registreret, som udlånt fra bogens faste plads til den pågældende låner. Aflevering af bogen er lige så simpel. Produktbeskrivelse Unik Advosys 4 Side 30