Referat MED-Hovedudvalget

Transkript

1 Næstved Kommune Risikostyring og Arbejdsmiljø Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget Mødedato Tid 10:00 12:15 Sted Dagplejen, Farimagsvej 65, 1.sal, Næstved NB: Formøde for medarbejderne: Torsdag den 3. september kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 3 Mødedeltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Bruno Lind, Per B. Christensen, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Maria Pedersen, Lene Nedergaard Andersen, Annette Bendix Sørensen, Morten Dahm, Nils Ørby- Lieberkind, Karen Dahl Mejlstrup, Lisbeth Ulla Møller, Bo Kiersgaard, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind, Karen Sørensen og Birthe Hoeck Hansen. Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Fraværende/afbud Steen N. Jensen, Lise-Lotte Horn Jakobsen samt suppleant og Mette Weirup Lyngsø. Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Gæster Ole Dittmann, Leder af Dagplejen samt Anne Devantier, Souschef, Dagplejen Referent Dorthe E V Jensen Side 1 af 15

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2015 til 31. december 2016: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Lene Nedergaard Andersen, OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Morten Dahm, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Henrik Sandel Hansen LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS --- Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Karen Dahl Mejlstrup FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Thomas Andreasen, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Steen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Sara Gundelach Vergo, AC/Djøf Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind (Eventyrgården) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Karen Sørensen (Ønskeøen) Birthe Hoeck Hansen (selvejende) Lenette Bech (Evigglad) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Linda Bødker (Visitation Handicap&Psykiatri) Karina Andersen (selvejende) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljø- og HR-chef, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 15

3 Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Udvalget besøger Dagplejen Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 17. juni 2015 og evaluering af mødet Trivsel i Næstved Kommune samt endeligt ledelsesgrundlag Direktionens strategiplan Status på sundhedsfremme Arbejdsgruppe for udarbejdelse af Arbejdsmiljøstrategi Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen Indberetning af ligestillingsredegørelse for Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejdsog personaleforhold Status på fremmøde i Næstved Kommune Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Ændring i Feriefondens bestyrelse Ændringer af medlemmer og suppleanter til udvalget Eventuelt øvrigt kun til orientering Kommende sager: Mødeplan for 2015: Oversigt over Bilag: Bilag 1 Plancher fra Dagplejen Bilag 3 skema til brug for evt. egen evaluering af mødet Bilag 4a Ledelsesgrundlag, endelig Bilag 4b Status på 4 mål i Arbejdsmiljøstrategi 2015 Bilag 5 Direktionens strategiplan Bilag 6 Status på sundhedsfremme Bilag 7 Plan for årlig arbejdsmiljødrøftelse Bilag 8b Referat MED-Virksomhedsudvalget Kildemarkskolen (eftersendes 7/9) Bilag 9 Ligestillingsredegørelse 2015 Bilag 12 Arbejdstilsynets besøg Bilag 15 Foreløbigt program for arbejdsmiljøkonferencen Side 3 af 15

4 1. Udvalget besøger Dagplejen. Leder af Dagplejen, Ole Dittmann samt souschef, Anne Devantier, fortæller om Dagplejen fokus, initiativer, projekter mv. Orientering/dialog Bilag til referatet er plancher, som Ole og Anne fortalte med udgangspunkt i. Dagplejens administration er skitseret som liggende i centrum for alle dagplejens afdelinger/dagplejerne. Dagplejen har en vippe på 677 børn og er organisatorisk delt op i 4 teams, med 12 dagplejekonsulenter fordelt på de 4 distrikter (nord, øst, syd og vest). Dagplejen har 17 dagplejegrupper og 2 gæstehuse. Dagplejeledelsen, administration og dagplejekonsulenter er centralt placeret på Farimagsvej 65 i Næstved by. Dagplejen har en forældrebestyrelse. Ved kommunesammenlægningen i 2007 var der fokus på at skabe en fælles kultur/fundament, hvilket var en proces over 2 år, hvor konklusionen er at fusioner godt kan lade sig gøre. Dagplejens MED-udvalg understøttes af den gyldne trio -samarbejdet (leder, TR og AMR), som dagplejen havde implementeret længe før, der blev opfordret til det i kommunen generelt. Hverdagseffektiviseringer har ligeledes været praktiseret i mange år. Samarbejdet med pladsanvisningen centralt har høj prioritering, således at der løbende reguleres i forhold til bl.a. overblik over børnetal/vippen og fordeling af dagplejere i distrikterne. Dagplejen har været gennem større ændringer og besparelser siden kommunalreformen i 2007 var der ca. 330 dagplejere i dag er der ca Dagplejen har en gennemprøvet, og i MEDudvalget forankret, drejebog for afskedigelse, som har været anvendt i forhold til nedskæringer. Der er også et tæt samarbejde med Center for Arbejdsmarked, den faglige organisation FOA og Dagplejens løn-/personalekonsulent. Der er stort fokus på samarbejdet med forældre, så der skabes læring og udvikling i hjemlige miljøer. Dagsplejen har en vision om at skabe velfungerende, nysgerrige og glade børn. Så vi understøtter læring og det at begå sig i samfundet, så vi på sigt kan opnå, at børnene klarer sig godt i vores samfund, når de vokser op. Målet er at skabe et fremragende tilbud for børn og forældre i gensidig tillid samtidig med, at der er fokus på et socialt ansvar og Næstved Kommunes værdigrundlag. Dagplejen har som noget nyt arrangeret egne interne kurser (4 dage). Kurserne giver alle dagplejerne en opkvalificeret kompetence i forhold til de krav, som er kommet inden for de seneste år for eksempel brug af børneintra, kompetencehjulet, opdatering inden for læreplaner, babytegn og projekt Barnet i centrum (BIC) - et projekt under Århus Universitet, som dagplejen har været en væsentlig del af. IT er blevet et vigtigt element i kommunikationen mellem ledelse, administration og dagplejerne. Der sendes løbende nyhedsbreve, og efterhånden har alle medarbejdere også ipad. Forældresamarbejde og forældretilfredshed får et endnu større fokus i 2016, hvor der også vil være fokus på samarbejdet. Dagplejen arbejder også forbyggende med truede familier med henblik på at undgå, at der bliver en sag i børn og unge-regi. Nyt tiltag er legestue for kommende forældre, så man kan opleve, hvad det vil sige at være i dagplejen, inden man beslutter, hvordan man vil benytte tilbuddene i Næstved Kommune. Side 4 af 15

5 Dagplejen har tillige et nyt samarbejde med ergoterapeuter. Og i 2016 skal anden del af projekt BIC også sættes i gang tilretning/forankring sker i MED-udvalget. Der sættes fokus på sproget i en kampagne sprogklog med ble på i samarbejde med to-sprogs konsulenterne i CDA, og et natur projekt i samarbejde med Kari Hald fra Avnø natur center. Læreplaner vil fortsat være i en udvikling samt fokus på yderligere tiltag omkring kompetenceudvikling for medarbejderne. Dagplejen har ressource-dagplejere, hvor børn med særlige behov visiteres til. Ofte er det for tidligt fødte børn, der visiteres til ressource-dagpleje, men også børn med andre udfordringer. Der er et tæt samarbejde med forældre i ressourcedagplejerne omkring gæsteplejen, da børnene ofte ikke magter den omplacering ved dagplejernes fravær. Dagplejens skrøbelighed ligger i gæste-dagpleje. Enkelte steder er der også dagplejere, hvor mand og kone er dagplejere sammen og modtager 8 børn (+ evt. gæstepleje op til 10 børn). Der er i kommunen mellem private dagplejere, som nogle steder også har en ansat, hvilket gør, at de kan modtage op til 10 børn. Det er en anden lovgivning, som gælder for de private, og her er det forældrene, som har det daglige tilsyn ift. om de får den kvalitet og de vilkår, de betaler for. Den private dagpleje følger ikke kommunens kvalitetskrav, hvor der føres tilsyn minimum 2 x årligt. De private dagplejere indgår ikke/kan ikke benytte kommunens tilbud om for eksempel efteruddannelse mv. Det kan overvejes om Dagplejen skal definere det som en opgave, at de private skal have mulighed for adgang til fællesskabet og kompetenceløft. Dette er i øjeblikket ikke sat som krav, men Dagplejen er selvfølgelig klar til at løse opgaven. Som MED-Hovedudvalg anerkendes, at der ligger en svær ledelsesopgave, da medarbejderne er spredt i hele kommunen. I Dagplejen er der stort fokus på faglighed, kommunikation og medarbejderinddragelse. 2. Godkendelse af dagsorden Tematiseret med fokus på trivsel og det endelige ledelsesgrundlag. Beslutning Godkendt. 3. Godkendelse af referat fra den 17. juni 2015 og evaluering af mødet Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2015 MED-Hovedudvalget evaluerer mødet den 17. juni i forhold til forberedelse, indhold, møderamme, kultur m.v. (medlemmerne af udvalget kan vælge at bruge evalueringsskemaet individuelt som udgangspunkt for en evaluering). Bilag 3 Evalueringsskema for evaluering af dagens møde til medlemmerne eget brug. Drøftelse og Beslutning Godkendt og ingen bemærkninger til selve mødets afholdelse. Evalueringsskemaet bliver ikke brugt og vil derfor fremadrettet ikke blive udsendt. Side 5 af 15

6 4. Trivsel i Næstved Kommune samt endeligt ledelsesgrundlag På mødet den 17. juni drøftede MED-Hovedudvalget evalueringen af Trivselshotline 2014 og ledelsen informerede om overvejelser og fremadrettede initiativer. Endeligt ledelsesgrundlag godkendt af Økonomiudvalget: Ledelsesgrundlaget formulerer en ramme for, hvad der opfattes som "god ledelsesadfærd" i Næstved Kommune. Det udtrykker derfor også, hvad medarbejdere i Næstved Kommune kan forvente af adfærd fra sin ledelse. Ledelsesgrundlaget er grundigt drøftet i MED-Hovedudvalget, fordi ledelsesudøvelse ligger i kernen af MED-organisationens kerneopgave: arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Udkastet til nyt Ledelsesgrundlag har været drøftet i Virksomhedspanelet i marts måned 2015 og på Virksomhedslederforum den 15. april Ledelsesgrundlaget er tillige drøftet 18. februar 2015 i MED-Hovedudvalget. Det endelige ledelsesgrundlag er godkendt af ØK. Direktionen har på baggrund af dialoger og drøftelser formuleret sit endelige forslag til nyt Ledelsesgrundlag. Dialogen om ledelsesgrundlaget i lederfora og MED-Hovedudvalget viser, at ordene i ledelsesgrundlaget naturligvis er vigtige - de sætter rammer og retning for ledelsesadfærden. Ledelsesgrundlaget skal på én gang sætte rammer og retning for ledelsesadfærden og samtidig anerkende, at "ledelse" er forpligtende for den enkelte leder. Der er ledere på flere niveauer, ledere på samme niveau kan have forskellige ledelsesudfordringer i drift og udvikling af kerneopgaverne, vilkårene for en kerneopgave kan ændre sig o.s.v. Virkeliggørelsen sker via strukturerede dialoger om ledelsesgrundlaget. Det indebærer blandt andet: 1. Direktionen stiller sig til rådighed for at drøfte ledelsesgrundlaget på møder i lederfora (eks. Skoleledermøde, møde for ledere indenfor dagpasning, møde for ledere i Ældreplejen) 2. Direktionen tager grundlaget op igen i både Strategisk Lederforum og Virksomhedslederforum 3. Ledelsesgrundlaget drøftes igen i Virksomhedspanelet 4. Ledelsesgrundlaget drøftes i diverse ledernetværk, herunder netværket af teamchefer 5. Ledelsesgrundlaget indarbejdes i Næstved Kommunes autoriserede lederuddannelse (Diplom i Offentlig Ledelse) 6. Alle lederne tager ledelsesgrundlaget op i respektive MED-udvalg 7. Ledelsesgrundlaget indarbejdes i de årlige lederudviklingssamtaler 8. Ledelsesgrundlaget indarbejdes i fremtidige lederevalueringer 9. Ledelsesgrundlaget indgår som parameter ved besættelse af chef- og lederstillinger 10. Ledelsesgrundlaget er en afgørende prisme, når der udvælges chef- og ledertalenter - på alle niveauer i pipelinen. Af trivsels-drøftelserne fra mødet i juni er blandt andet refereret følgende: Der er en stigning i henvendelser primært på baggrund af stigende arbejdspres. Mange henvendelser til Trivselshotline handler også om at mangle muligheder for supervision og sparring på håndtering af forskellige situationer. Nogle af initiativer i 2015 har været/er i gang. Der blev i uge 22 holdt temauge om forebyggelse af stress, hvor mere end 500 personer deltog i forskellige aktiviteter. Det første kursus i mental robusthed er startet op i disse dage. Side 6 af 15

7 Der vil i nærmeste fremtid være en drøftelse i direktionen og centerchefer samt efterfølgende på virksomhedslederforum. Der vil være et øget fokus fra ledelsen med udgangspunkt i den sundeste ledelse er der i forhold til ledelse fælles træk, hvor de fleste aldrig er syge? - er der i forhold til ledelse fælles træk som styrker trivsel og forebygger sygemeldinger? En analyse i Region Syddanmark viser, at ja, det er der. Analysen i Regionen viser at der er 5 principper i forhold til ledelse, som gør en forskel: Målrettet delegering. Leder sætter en klar retning og medarbejderne har mulighed for og indflydelse på at finde vejen til målet. Der skabes råderum for medarbejderens opgaveløsning og leder følger op på indsatser og mål både individuelt og i teamet/afdelingen/arbejdspladsen. Rettidig problemløsning. Leder skal handle hurtigt og konsekvent med løsning i forhold til drift/fagligt og på både individuelle problemstillinger samt relationer. Leder skal tilgængelig for akut sparring ved kritiske problemstillinger. Kompromisløs ambition. Der stilles høje krav og forventninger i forhold til lederens enhed, hvor det fungere rigtig godt. Leder udfordrer medarbejderne på normer og retningslinjer, som skaber mistrivsel og som ikke løser kerneopgaven. Leder er tydelig i forventninger og ambitioner trivsel og gode resultater er to sider af samme sag. Empatisk intervention. Leder har en oprigtig interesse både fagligt og menneskeligt. Leder handler i forhold til kompetencer, humør, frustrationer, etik og omsorg i forhold til medarbejderne. Leder griber smidigt ind i situationer også konflikter konstruktivt og situationsbestemt modspil Tydelig integritet. Leder hviler i sig selv, og er ikke bange for at kommunikere værdier i forhold til adfærd. Leder holder fast i de udmeldte kerneværdier mv. og erkender/anerkender hvis de selv har lavet fejl. Ledelsen ser og anerkender, at arbejdspres er et problem. Der skal være ledelsesmæssig fokus, som skal føre til initiativ og handling. Der er blandt andet planer om at se nærmere på fagområder med henholdsvis højt og lavt fravær og bruge dette som udgangspunkt til læring for, hvilke handlinger der kan virke. Men som eksempler, så kan strukturelle problematikker ikke løses af en skoleleder alene og de ældre, som har behov for hjælp, er der også stadig. Initiativer skal derfor også ses i forhold til samfundsudviklingen organisatoriske og økonomiske forandringer. Medarbejderne gjorde opmærksom på, hvordan man vil opnå en implementering på alle ledelsesniveauer, og at en del af årsagerne er utryghed, manglende medinddragelse og faglig sparring (fremgår af evalueringsrapporten for Trivselshotline). Det er derfor vigtigt at have fokus på faglig sparring og forventningsafstemning i forhold til kerneopgaven. Og at have fokus på, hvad der virker i forhold til hvilke problemstillinger, der er. Det er et lederansvar at agere i forhold til faglig sparring og forventninger, når en medarbejder ikke oplever at kunne nå opgaverne og føler sig arbejdspresset. Med fokus på de 5 principper ønskes at skabe kompetent ledelse til løsning af situationer, hvor krav og ressourcer ikke hænger sammen for et team eller medarbejder(e). Det er vigtigt at være tydelig på ændringer i arbejdstilrettelæggelsen, og hvad der kan lade sig gøre inden for den økonomi og de ressourcer, der er - forventningsafstemme mellem leder og medarbejder(e). MED-Hovedudvalget drøfter temaet med henblik på en drøftelse af, hvordan et fokus evt. skal sendes ud i MED-organisationen. Bilag 4.a Ledelsesgrundlag, endeligt Bilag 4.b Status på mål 1-4 fra Arbejdsmiljøstrategien 2015 Side 7 af 15

8 Drøftelse Ledelsesgrundlaget rummer ikke nødvendigvis alt, hvad der er at sige om ledelse i Næstved kommune. Fokus er på, at borgeren er i centrum og på at skabe en sammenhæng, som understøtter kultur og processer, så vi ser os som én samlet organisation og tager udgangspunkt i de brugere, som vi betjener. Der er lagt vægt på at beslutninger realiseres ved troværdighed at gøre det, som man siger man gør. Der er både et økonomisk aspekt, men også et generelt så beslutninger føres ud i livet. Direktionen har lagt vægt på, at der skal være mere fokus på opfølgning på de handlinger, der sættes i gang end på planlægning af handlingerne. Ledelse skal også ses som en konflikthåndteringsmekanisme: Hvis man er i tvivl, om man skal til højre eller venstre, så skal ledelsen være tydelig også i kommunikation af beslutninger. Der skal være faglig stolthed om kerneopgaven som et afgørende element for, hvordan vi tænker trivsel. I virksomhedslederforum sættes fokus på at realisere beslutninger. Emnerne inspireret fra Region Syddanmark er ligeledes drøftet i strategisk lederforum (direktion og centerchefer), hvor nogle af centercheferne blandt andet gav deres vinkel på at finde balance mellem opgaver og ressoucer og hvilke konsekvenser det har for udøvelse af ledelse i relation til medarbejderne. Det er vigtigt at se det som en hold-sport, når ledelse og medarbejdere sammen skal finde en balance mellem opgaver og ressourcer også på tværs i organisationen. Med organisationsændringer og nye ledere har der været behov for at evaluere på de gamle ledelsesprincipper og tænke nyt. Nytænkning også i forhold at ledelse har ændret sig både på grund af ændrede økonomiske forudsætninger og qua lederuddannelse, hvor der også har været fokus på ledelse i forhold til aspektet om den menneskelige værdi. Kommunikation er et større fokus end i det tidligere ledelsesgrundlag på alle ledelsesniveauer. Der er aftalt en implementering/handling så det nye ledelsesgrundlag bliver kendt og bearbejdet, herunder også at det skal drøftes i MED-udvalget lokalt på arbejdspladserne. At leder skal motivere er ikke ensbetydende med, at medarbejderen ikke selv er motiveret fx fodboldtrænerens rolle i at motivere ift. nye tiltag, samarbejdsproblemer mv. - også selvom fodboldspilleren er motiveret til at være en del af holdspillet. Når der ses på målinger fra APV-kortlægningerne og målene i Arbejdsmiljøstrategien ses, at målingerne i 2015 på flere punkter er bedre end målingerne for en 3 år periode. Det skal dog overvejes, om målene er for ambitiøse, og om svarmulighederne skal være 5 man kan overveje 4 svarkategorier. Der følges op på disse betragtninger i arbejdet med en arbejdsmiljøstrategi for Papirernes intentioner skal blive til virkelighed. Der ses medarbejdere, som har svært ved at fortælle sin leder, når der er et problem. Ledelsen skal have fokus på anerkendelse også konstruktiv anerkendelse, når noget ikke bliver helt en succes. Samskabelse forudsætter at vi støtter og motiverer hinanden i relationer af tillid. Det skal være muligt for medarbejderen åbent at sige til sin leder, hvis en opgaveløsning ikke virker hensigtsmæssig. Ingen af os vil have det godt i en organisation, hvor vi ikke kan give hinanden sparring og input. Side 8 af 15

9 5. Direktionens strategiplan Direktionen orienterer om det foreløbige arbejde og de emner der arbejdes med. Bilag 5. Temaer og indsatsområder 2016 Orientering På forrige møde blev der fortalt om processen i forhold til strategien. Medarbejdere og ledere har været inddraget i processen. Temaerne i strategiplanen er primært en opfølgning på de temaer, som der er arbejdet med de seneste år. Ændringerne er, at der er rykket lidt rundt på rækkefølgen i temaerne. I tema 1 er der tilføjet et punkt om lokaldemokrati, for at have fokus på borgerinddragelse, i tema 2 er der sat mere fokus på beskæftigelsesområdet, hvor der sker reformer pr. 1/1-2016, så det styringsmæssigt er der fokus på at få folk ud af passiv forsørgelse, som stiller nye krav. Inden for temaet om samarbejde vil der være fokus på projekter, som fremmer indsats for tidlige investeringer og sikrer bedre tværgående samarbejde. I forhold til konkurrenceudsættelsesstrategi er den tæt på at have udtømt sit indhold. Der sættes dog en analyse i værk for at se på et øget tværgående samarbejde inden for tværgående administrative opgaver (TAO), som vil omfatte de tværgående administrative centre. Det er ikke et egentligt konkurrence-perspektiv, men en intern optimering og effektivisering af arbejdsgange. Der forventes ikke at komme nye konkurrenceudsættelses-perspektiver i 2016 dog vides ikke, om der kommer ønsker fra politisk regi og/eller regeringen. Drøftelse af 1 % effektiviseringer: Der skal fortsat være fokus på og en indsats for at skabe 1% effektiviseringer. Centralt i CSI understøttes ideer, og man kan hente hjælp og inspiration. Økonomisk trækkes der 1% ud af alle budgetter de kommende år, og vi kan i fællesskab se på for eksempel måden, vi løser opgaver på eller overveje, om opgaven helt kan skæres væk. En effektivisering vil have elementer i sig om et ændret serviceniveau. De politisk fastlagte serviceniveauer kan dog ikke ændres. Der er et eksempel med at forældrene til børn i vuggestuer selv vasker sengetøjet på papiret en serviceforringelse, men initiativet har ikke været opfattet sådan af forældrene. Der sker flere hverdagseffektiviseringer, som ikke står nedskrevet nogen steder i arbejdsgange eller andre steder. For eksempel at der ikke længere er hovedrengøring på skolerne en gang om året, at eleverne hjælper med at hente hæfter/bøger/materialer mv. Pointen er, at hverdagseffektiviseringer finder sted, men står ikke skrevet ned nogen steder. Ledelsen gør opmærksom på, at der er mulighed for at kontakte controller-enheden i forhold til rengøringskvalitet de følger op på, om leverandøren udfører det, som er aftalt/indgår i kontrakten. De opgaver, som må løses på nye måder på arbejdspladsen, opfordres der til, at man har en drøftelse om lokalt på den enkelte arbejdsplads forventningsafstemme rammer og opgaver mellem medarbejdere og ledelsen lokalt på arbejdspladsen. Nogle steder i organisationen har der været oplevet et større pres, end det som ligger i hverdagseffektiviseringer. Det skyldes, at det har været nødvendigt at finde større besparelser for at kunne holde budgetterne. Side 9 af 15

10 Ledelsen er bevidst om at hverdagseffektiviseringer ikke er en nem opgave. Ledelsen er bevidst om at de bedst løsninger findes i dialogen mellem den lokale ledelse og medarbejderne. Ledelsen anerkender, at vi allerede er effektive, derfor kan hverdagseffektiviseringer komme til at kunne ses på serviceniveauet. Ledelsen anerkender at det ikke er nemt at finde effektiviseringer men vi bør have den fælles ambition at se på vores ydelser/opgaver og det er vigtigt at medarbejdernes viden bringes i spil. I forhold til TAO-projektet anbefaler medarbejderne, at der holdes en temadag for nøglepersonerne (TR og AMR) inden for de tværgående administrative centre. 6. Status på sundhedsfremme Næstved Kommunes retningslinje for sundhedsfremme beskriver, at den enkelte virksomhed skal udarbejde en handlingsplan for sundhedsfremmende tiltag på den enkelte arbejdsplads. Udarbejdelsen af en handlingsplan skal forankres i det lokale MED-udvalg eller Personalemøde med MED-status. MED-Hovedudvalget drøftede på møde i juni 2014 handleplaner for virksomhedernes initiativer omkring sundhedsfremme. Udvalget ønskede en opfølgning på status, hvilket er sket i juli august 2015, hvor de virksomheder, som ikke havde svaret og/eller havde tilkendegivet at de var på vej med en handleplan er blevet kontaktet. I forhold til den opfølgende status gøres opmærksom på, at omorganiseringen inden for daginstitutionerne, gør at hvert daginstitutionsområde fremadrettet vil arbejde for en samlet handleplan for sundhedsfremmende indsatser inden for hvert område. (De gamle daginstitutioner har stort set alle en sundhedsfremmende handleplan). Status forespørgsel i april 2014 Status forespørgsel august % har udarbejdet en handlingsplan 58 % har udarbejdet handlingsplan 20 % oplyser at være på vej 20 % oplyser at være på vej 19 % har ikke udarbejdet en handlingsplan 6 % har ikke udarbejdet en handlingsplan 5 % har ikke svaret 16 % har ikke svaret på opfølgningen august (42 % af disse svarede i 2014 på vej og 58 % af disse svarede i 2014 nej ) (Der er rykket for svar den 25. august). Antal virksomheder = 113 antal Virksomheder = 71 Bilag 6 Oversigt over status på handleplaner for sundhedsfremmende initiativer MED-Hovedudvalget drøfter og beslutter hvordan status ønskes anvendt. Drøftelse og beslutning Der er færre virksomheder, som ikke har udarbejdet en handlingsplan, men tilsvarende er der mange, som ikke har svaret på opfølgningen. Der sendes en besked ud til at alle MED-udvalg om, at de kan hente inspiration og ideer til sundhedsfremmende indsatser på vores intranet: ERNA > Personale > Sundhed > fra kortlægning til handlingsplan Side 10 af 15

11 7. Arbejdsgruppe for udarbejdelse af Arbejdsmiljøstrategi 2016 MED-Hovedudvalget besluttede i forbindelse med Temadagen den 15. april at være mere skarp på nedsættelse af arbejdsgrupper og derved også være mere bevidst om mandat i en arbejdsgruppe. Det har indtil videre været de centrale arbejdsmiljøkonsulenter i Center for Personale og HR (CPH) samt på ledelsens vegne, Arbejdsmiljø- og HR-chefen, der, i en dialog med arbejdsmiljørepræsentanterne i MED-Hovedudvalget, har udarbejdet forslag til en ny arbejdsmiljøstrategi. Administrationen indstiller, at det fortsat er CPH, som i dialog med arbejdsmiljørepræsentanterne i MED- Hovedudvalget, udarbejder et oplæg til Arbejdsmiljøstrategi for 2016, at arbejdsmiljørepræsentanterne fra MED-Hovedudvalget sikrer at de øvrige medarbejdere i udvalget løbende orienteres om processen for eksempel på eller i forbindelse med formøder, og at Arbejdsmiljø- og HR-chefen sikrer at direktionen løbende orienteres om processen at arbejdsmiljøstrategi 2016 godkendes endeligt af MED-Hovedudvalget Bilag 7 Plan for årlig arbejdsmiljødrøftelse, besluttet af MED-Hovedudvalget i 2011 Beslutning Indstillingen blev godkendt. Der er opmærksomhed på, at arbejdsgruppen har mandat til at arbejde med et oplæg. Medarbejdernes formøde i oktober bruges blandt andet til drøftelse af arbejdsmiljøstrategi. 8. Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen Som følge af beskrivelsen i MED-aftalens 9D skal MED-Hovedudvalget godkende i ændres organisering af arbejdsmiljøgrupper: MED-Hovedudvalget har beslutningskompetencen for ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper og MED-Virksomhedsudvalg. De berørte MED-udvalg såvel Virksomhed som Område skal fremsende begrundelse for den foreslåede ændring af organiseringen. MED-udvalgs organiseringen skal til enhver tid afspejle linjeorganisationen og vil derfor ikke indeholde ændringer, som skal godkendes af MED-Hovedudvalget. Men de respektive lokale MEDudvalg/Personalemøder med MED-status skal drøfte og høre medarbejdernes synspunkter inden der træffes ledelses-/politisk beslutning om organisatoriske ændringer/omstillinger (MED-aftalens 7 stk. 4). Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt virksomhedens/områdets/afdelingens medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. a) Der er politisk besluttet en række ændringer, som betyder at Klub Skallegården er lukket, og for Daginstitutionsområde syd er Mogenstrup Børnehave lukket pr. 31. august 2015 personale flyttes til Troldehøjen samt for Dagtilbudsområde vest lukker Lagunen pr. 21. september 2015 personale flyttes til Spiloppen. Lukningerne betyder, at Skallegården ikke længere har hverken et MED-udvalg eller en arbejdsmiljøgruppe samt at Dagtilbudsområde syd og vest hver fremadrettet har en arbejdsmiljøgruppe mindre. Side 11 af 15

12 b) Frit Kilden er overgået til at være en SFOII under Kildemarksskolen (politisk beslutning). Frit Kilden har derfor fremadrettet ikke et eget MED-udvalg, men er en del af skolens MED-udvalg. Arbejdsmiljøgruppen for Frit Kilden vil være registreret under Kildemarksskolen, som derved formelt har 2 arbejdsmiljøgrupper. Skolens MED-udvalg behandler den 7. september et ønske om at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper til 1. Bilag 7b eftersendes hurtigst muligt efter skolens MED-udvalgsmøde. Bilag 8.b Referat fra MED-udvalget Kildemarkskolen om ændring efter Frit Kilden er blevet til SFO2. Bilaget eftersendes hurtigst muligt efter den 7. september. Administrationen indstiller at punkt a) tages til efterretning at ændringen, som fremgår af punkt b) godkendes af MED-Hovedudvalget, på baggrund af, at drøftelser og beslutning om ændringer retmæssigt har foregået lokalt i samarbejde mellem ledere og medarbejdere (det lokale MED-udvalg/Personalemøde med MED-status), som bedst kender opgaveportefølje, geografi, kultur og den organisatoriske sammenhæng på virksomhedsniveau. Beslutning Referat fra Kildemarksskolens MED-udvalg blev sendt til udvalget den 8/9. MED-udvalget indstiller at de fremadrettet vil have 2 arbejdsmiljøgrupper en for skole, TAP og administration samt en for SFO. Indstillingen blev godkendt. 9. Indberetning af ligestillingsredegørelse for 2015 Alle kommuner skal efter ligestillingslovens 5a indberette ligestillingsredegørelse i ulige år. Der skal derfor indberettes ligestillingsredegørelser i Ligestillingsredegørelserne følger op på ligestillingslovens 4 om, at alle offentlige myndigheder inden for deres område skal arbejde for ligestilling og indarbejde ligestilling i al planlægning og forvaltning. I ligestillingsredegørelsen skal der udelukkende redegøres for ligestilling af kvinder og mænd. Ligestillingsredegørelse 2015 på det kommunale område beskriver perioden 1. november 2013 til 31. oktober 2015, og i henhold til ligestillingsloven skal ligestillingsredegørelsen indberettes inden d. 1. november Ligestillingsredegørelsen er godkendt i direktionen den 1. september Administrationen indstiller at redegørelsen godkendes. Bilag 9 Ligestillingsredegørelse Beslutning Redegørelsen blev godkendt. Kommentar til redegørelsen om, at målene for ligestillingsprocenter ikke virker så ambitiøse. På landsplan er der en stor stigning i antallet af kvindelige centerchefer og fagdirektører, og der er i Næstved Kommune også en hensigt om, at procenterne fordeler sig omkring de 50%, hvilket dog ikke matematisk kan opfyldes hverken på ledelsesniveau eller medarbejderniveau, når man ser på de enkelte virksomheder. Det kan være svært at sætte nogle præcise mål, og måltallene opfattes generelt fornuftige. Ved nyansættelser lægges vægt på kompetence og kvalifikationer, og ikke om man er kvinde eller mand der ansættes ikke efter en bestemt kvote-fordeling. Side 12 af 15

13 10. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder opsamling og evaluering på budgettemamøde den 20. august samt dialogen med byrådet den 27. august i forbindelse med byrådet budgetseminar. Orientering og drøftelse Budgetseminaret resulterede ikke i et budgetforlig - meget ofte kommer der et budgetforlig efter den politiske 1. behandling. Dette betyder dog ikke, at målet med 1% hverdagseffektiviseringer forsvinder, idet der ikke er særlig mange alternative muligheder. Det er heller ikke sikkert, at det kan fastholdes, at det kun vil blive 1% fremadrettet. Politikerne var glade for besøg og input fra medarbejderne i udvalget. Formand og næstformand har drøftet, om der skulle ændres på retningslinjen for budgetinddragelse, således at dialogmødet i foråret også blev skrevet ind i retningslinjen. Vi kan dog ikke vedtage retningslinjer, som pålægger byrådet bestemte møder, så man vil hellere fortsat opfordre til, at dialogmødet i foråret holdes. De politiske udvalg holder tillige møder med de relevante MED-Områdeudvalg. Der skal være opmærksomhed på, hvordan der sikres en dialog i forhold til de virksomheder, hvor der ikke er MED-Områdeudvalg. Medarbejderne synes det fortsat giver god mening med dialogmøderne, således at historierne fra dagligdagen bliver fortalt. Der forventes et budgetforlig inden for de næste 14 dage. 11. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde i år 2015 på > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året Fremmøde. Næstved Kommune set som helhed har en fremmødeprocent på 94,64 for perioden januaraugust 2015 det tilsvarende tal for samme periode i 2014 var 95,08. Målet for 2015 er at opnå en fremmødeprocent på 95,30. I løbet af 2015 forventes det, at MED-Hovedudvalget fremadrettet kan orientere sig om status på fremmøde (sygefravær) via kommunens ledelsesinformationssystem, KOMLIS. Når adgange og vejledning er etableret vil også hjemmesiden opdateres med overblik i form af billeder/grafer fra KOMLIS. Drøftelse Særligt tre elementer gør sig gældende i fremmødestatistikkerne vi var meget lidt syge i de første 3 måneder af 2014 og lige så syge i de efterfølgende måneder af 2014, som vi har været i 2015 indtil nu. Der er et billede af, at især skolerne og CAM har haft et større fravær i perioden formentligt pga. de større reformer og ændringer, de har været igennem. Inden for MED-Områdeudvalget for CUD vil der være fokus på, om registreringen af fravær sker korrekt. Side 13 af 15

14 Der er tidligere lavet en analyse af, om fravær for ansatte i særlige jobordninger har stor indvirkning på statistikkerne. Analysen viste at det ikke var en afgørende faktor, at ansatte på særlige jobordninger var talt med i statistikken. 12. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 12: Oversigt over besøg i perioden fra den 29. maj august Orientering Ingen bemærkninger til oversigten. 13. Ændring i Feriefondens bestyrelse Når Feriefondens bestyrelse konstituerer sig, sker der orientering i MED-Hovedudvalget. Næstved Kommunes Feriefond (som også omfatter NK Forsyning) har konstitueret sig således: Lene Hansen (formand) NK- Forsyning A/S Birger Hansen (næstformand) Center for HR & Personale Christian Strande Mogensen (kasserer) Center for Økonomi og Analyse Peter Ingeman Hansen (medlem) Center for Ejendomme Helle Waage Jensen (medlem) Center Strategi og Innovation Gitte Nonbo (medlem) Fællessekretariatet På Feriefondens hjemmeside kan nyheder, retningslinjer m.m. findes. Indstilling Administrationen anbefaler at bestyrelsens sammensætning tages til efterretning. Orientering Taget til efterretning. 14. Ændringer af medlemmer og suppleanter til udvalget Tanja Jeppson er udpeget som ny suppleant for Morten Dahm (SL). Patricia Dundorff er udpeget som ny suppleant for Lene Nedergaard Andersen (FOA). Sara Gundlach Vergo er udpeget som ny suppleant for Bo Kiersgaard (AC). Marianne Hovmand er stoppet i kommunen og suppleantpladsen for Mette Weirup Lyngsø er derfor vakant. Orientering Taget til efterretning Side 14 af 15

15 15. Eventuelt øvrigt kun til orientering a) CPH arrangerer en mini konference d. 20/10, hvor emnet bliver vend godt tilbage fra stress. Fokus vil primært være på, hvad skal der til, når det lykkedes at komme godt i gang på job igen og bliver ikke så meget på stress problematikker. Det forventes at der kan uddeles nogle invitationer til mini konferencen på mødet. b) Programmet for arbejdsmiljøkonferencen den 4. november er omtrent helt på plads der mangler nogle få tekster inden programmet kan sendes ud i organisationen. I lighed med de tidligere to år vil tilmelding ske via et link på forsiden af og frist for tilmelding vil blive den 22. oktober. Der annonceres på ERNA og direkte til målgruppen (så vidt det er muligt), når programmet er endeligt. Bilag 15 Foreløbigt program. Orientering Punkt a og b taget til efterretning med bemærkning om, at det tegner til at blive en god arbejdsmiljøkonference. I forhold til arbejdsmiljøkonferencen rejses forslag om, at en af arbejdsmiljørepræsentanterne i forbindelse med velkomsten siger lidt om vigtigheden af at få valgt en arbejdsmiljørepræsentant, idet det er svært at få medarbejderne til at melde sig på banen, når der er valg. Arbejdsmiljørepræsentanterne kan drøfte om, en af dem vil sige et par ord i forbindelse med velkomsten besked kan gives til Dorthe. Processen med ansættelse af ny direktør er godt på vej. Der er et bredere ansøgningsfelt efter, at stillingen blev genopslået. Ekstra-mødet den 21/10 holdes ikke med mindre det bliver aktuelt med en opfølgning i forhold til budgettet. Der ønskes en uddybning af proceduren omkring kørsel. Der har været tvivl og usikkerhed omkring de ændrede regler. Poul Erik følger op på det sammen med Steen Andersen og forbereder information om de ændrede regler. Kommende sager: Ændringer i MED-organiseringen slettes her fremadrettet, da det er at betragte som et fast punkt på dagsordenen. Evaluering på projekt medarbejderen som bruger Mødeplan for 2015: Ekstra møde MHU onsdag den 21. oktober kl AFLYSES! Arbejdsmiljøkonference, heldagsarrangement, onsdag den 4. november Ordinært møde MHU onsdag den 9. december kl Side 15 af 15