Tilsyn Tilsynsførende: Gitte Jakobsen og Martin Rasmussen, socialfaglige konsulenter

Transkript

1 J.nr. 09/5508 Sagsbehandler: Gitte Jakobsen Dato: primo november 2009 Tilsyn 2009 Tilbuddets navn: Bognæs Bo- og aktivitetscenter Adresse: Vestergade 30, 5400 Bogense Anmeldt tilsyn foretaget den 19. oktober 2009 Tilsynsførende: Gitte Jakobsen og Martin Rasmussen, socialfaglige konsulenter Kort beskrivelse af tilbuddet / institutionen: Bognæs Bo- og aktivitetscenter er et tilbud til voksne med fysisk og psykisk handicap. Tilbuddet er primært rettet mod immobile og bevægelseshæmmede, der har brug for den specialviden og den pleje og omsorg samt de fysiske rammer, som Bognæs kan tilbyde. Beboerne kommer væsentligst fra Fyn. Aldersmæssigt er der stor spredning. De yngste beboere er omkring 20 år, og de ældste har nået pensionsalderen. Beliggenhed Bognæs er beliggende i umiddelbar nærhed af bymidten i Bogense. Der er få minutters gang til indkøbsmuligheder og ca. 5 minutters gang til havnen og til grønne områder. (Tekst er delvist hentet fra Bognæs hjemmeside) Tilsynets samlede vurdering På dagen for det anmeldte tilsyn var forstanderen syg. Tilsynet fik besked herom ved ankomst til Bognæs, men besluttede at fastholde den aftalte plan for det anmeldte tilsyn. Tilsynet talte på dagen med tre afdelingsledere, hvoraf en er souschef, samt med repræsentanter for medarbejderne i huset. Tilsynet talte ikke med beboere, men mødte dem i deres daglige omgivelser og aktivitet i forbindelse med rundvisningen. Det viste sig ikke muligt at få aftale med pårørende om at mødes med tilsynet. Bognæs havde inviteret til møde for de pårørende samme dag kl. 17 i håb om, at enkelte pårørende kunne komme tidligere for at tale med tilsynet. Det lykkedes desværre ikke. Bognæs Bo- og aktivitetscenter fremstår som et godt og relevant tilbud til målgruppen. Især på ledelsessiden står Bognæs dog fortsat overfor store udfordringer, idet de to afdelingsledere og køkkenlederen er forholdsvis nyansatte. Den samlede ledelse har derfor brug for tid til at finde fælles vej såvel i det daglige arbejde som i de fremtidige visioner og strategier. Det er tilsynets indtryk, at de nye ledere positivt supplerer hinanden, og at de på hver deres måde bidrager konstruktivt til udvikling af Bognæs som socialt tilbud og som arbejdsplads for medarbejderne. Side 1 á 20

2 Det er samtidig tilsynets indtryk, at der er behov for større tydelighed omkring ledelsens interne opgave- og kompetencefordeling. Såvel ledelse som medarbejdere fortæller, at der hele tiden arbejdes med tilpasning og udvikling af aktiviteter for beboerne. Desuden, at der er fokus på medarbejdertrivsel. Ledelsen er således opmærksom på tilstedeværelse på jobbet og ikke kun på sygefravær. Flere medarbejdere har været på Bognæs i en lang årrække, nogle i mere end 20 år. Bognæs har også studerende og oplever ikke umiddelbart problemer med rekruttering. Bognæs har pt. 2 ledige pladser. Ledelsen drøfter med sig selv og med såvel konsulent som driftschef, hvilke tiltag, der kan gøres for at få fyldt pladserne. Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Tilsynet anbefaler 1. At ledelsen prioriterer beskrivelse af den pædagogiske metode og det teoretiske fundament, der arbejdes ud fra på Bognæs. Formålet vil være at synliggøre den fælles referenceramme, som i dag ikke er kendt af alle. 2. At ledelsen tager initiativ til at beskrive de procedurer, der følges i huset. Herunder at eksisterende procedurer og politikker tages op til drøftelse og evt. revision. Fx er introduktion for nye medarbejdere ændret efter, at der er tiltrådt nye afdelingsledere. Desuden savnes en procedure for håndtering og opfølgning på magtanvendelser. 3. At ledelsen fortsat arbejder med at implementere medicinregistrering i Bosted Systemet 4. At der etableres skriverum / kontorfaciliteter for medarbejdere, og / eller at det gøres kendt for alle medarbejdere, at ledige kontorer kan benyttes til administrativt arbejde. 5. At ledelsen fortsat arbejder med at synliggøre ansvars- og kompetencefordelingen, så den bliver kendt for alle medarbejdere. 6. At ledelsen fortsat arbejder med at styrke kommunikationen fra ledelse til medarbejdere. Tilsynet gør i den forbindelse opmærksom på muligheden for at hente konsulentbistand fra HR. 7. At der etableres tid og rum til supervision for medarbejdere. 8. At ledelsen følger op på anvendelse og omsætning af erfaringer fra arbejdet med Marte Meo. Herunder at der følges op på anbefalinger fra tidligere tilsyn bl.a. om prioritering af tid til arbejdet. 9. At ledelsen sikrer, at alle medarbejdere er opdateret fx ift. førstehjælpskurser, således, at der altid er beredskab til håndtering af akut opståede situationer blandt beboerne. Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Side 2 á 20

3 Fra forstanderen/ved souschef: Ingen. Fra driftschefen: Uagtet at anvendelse af magtindgreb er meget begrænset, skal der foreligge en procedure for såvel håndtering som opfølgning af magtanvendelsesindgreb. Implementeringen af medicinregistrering i Bosted Systemet skal fortsat fremmes for derved at optimere sikkerheden i medicinhåndteringen. Der må ikke være usikkerhed om, hvorvidt der findes en skriftlig procedure vedr. håndtering af beboermidler. Det skal herudover bemærkes, at forstanderen er tiltrådt nyt job, og det giver nogle ledelsesmæssige udfordringer i den kommende tid. Socialstaben og driftschefen er i tæt kontakt med Bognæs konst. forstander om dette. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen: Rapporten fremsendes hermed til videre behandling. Den 14. februar 2010, JFB. Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Tilsynet har på baggrund af tidligere tilsynsrapporter samt ved læsning af det tilsendte materiale valgt at sætte fokus på: Ledelsesstrukturer samt synliggørelse af kompetencer i ledergruppen. Desuden sættes fokus på følgende delområder: Handleplansmøder, form og indhold. Omsætning af beslutninger til faktisk handling, fx implementering af Marte Meo ifm. supervision samt videreformidling af viden tilegnet på temadage og kurser. Magtanvendelse, procedure for håndtering, registrering og opfølgning. Aktivitetstilbud til beboerne. Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Ingen. Deltagere ved tilsynet: Ved ankomst fik tilsynet oplyst, at forstanderen var blevet syg og derfor ikke kunne deltage på dagen. Tilsynet besluttede alligevel at gennemføre det aftalte tilsyn og indledte dagen med at interviewe ledelsen, dvs. souschef, afdelingsleder og køkkenleder. Desuden talte tilsynet med repræsentanter for personalet. Side 3 á 20

4 Tilsynet har ikke talt med beboere, men havde i forbindelse med rundvisningen lejlighed til at observere beboere i aktivitet samt i bodel og i relationen med personalet. Det viste sig ikke muligt at lave aftale med pårørende om interview på tilsynsdagen. 1. Målgruppe og beboersammensætning Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Bognæs har 26 normerede pladser fordelt på to boafdelinger, hver med 13 pladser. Beskæftigelsen har 13 pladser, således at alle har tilbud om aktivitet på halv tid. Beboergruppen kan i overordnede træk inddeles i følgende hovedgrupper: Unge med gennemgribende fysisk- og psykisk udviklingshæmning med behov for hjælp i alle dagligdags funktioner. Voksne/ældre med gennemgribende fysisk- og psykisk udviklingshæmning med behov for hjælp i alle dagligdags funktioner. Demente udviklingshæmmede. Udviklingshæmmede med psykiatrisk overbygning. De fleste beboere er kørestolsbrugere, har intet verbalt sprog og er afhængige af hjælp til de fleste dagligdags funktioner. Personalet er bredt sammensat af bl.a. omsorgshjælpere, pædagoger, ergo- og fysioterapeut samt køkkenleder, som indgår i konkret planlægning på baggrund af individuelle kost-behov. De fysiske rammer er indrettet til målgruppen således, at der fx er monteret loftskinner til forflytninger både ved bolig, i fællesrum og ved aktiviteter. To medarbejdere på hver afdeling har særlig uddannelse til forflytninger. Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Se ovenfor. Der er ikke foretaget ændringer siden sidste tilsyn. Belægningsforhold: Aktuelt er der 2 ledige pladser på Bognæs. Ledelsen drøfter sammen med konsulent og driftschef, hvilke tiltag, der skal til, for at få nye beboere til Bognæs. De fysiske rammer giver mulighed for at arbejde med beboere ud over den definerede målgruppe. Andet: Intet Side 4 á 20

5 1.1. Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning Tilsynet vurderer, at Bognæs tilbyder relevant tilbud til målgruppen. Opdelingen i to afdelinger og arbejdet i teams har vist sig at være befordrende i det daglige arbejde med beboerne. De fysiske rammer er tæt på idealet til målgruppen. 2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: Ledelsen fortæller, at de på Bognæs tidligere har haft som mål at arbejde ud fra en neuropædagogisk tilgang. Der er tidligere givet neuropædagogisk uddannelse til medarbejdere, som efterfølgende har fået tilbudt job andre steder. Ledelsen nævner det som en særlig udfordring, at når de giver uddannelse til medarbejdere, så bliver medarbejderne mere attraktive for andre sociale tilbud. Ledelsen er af samme grund pt. i overvejelser omkring udbud af uddannelser til personalet. Der er pt. ikke ansat medarbejdere med neuropædagogisk uddannelse. Det betyder, at der ikke arbejdes specifikt efter metoden. Neuropædagogik nævnes dog fortsat på Bognæs hjemmeside. På hjemmesiden kan man desuden læse følgende om værdier og mål på Bognæs. På Bognæs arbejder vi ud fra et humanistisk grundsyn, hvor beboeren opfattes som et unikt individ med egne specifikke ønsker og behov. De overordnede værdier, som præger tilværelsen på Bognæs er: Respekt og nærvær. Uanset om man er beboer, pårørende eller medarbejder, bestræber vi os på, at alle oplever sig set, hørt og forstået. Det overordnede mål for tilbuddet på Bognæs er at tilgodese den enkelte beboers ønsker og behov for et trygt og meningsfyldt liv. Vi tilrettelægger et tilbud, som tager udgangspunkt i den enkeltes fysiske og psykiske ressourcer. Fokus er at forøge livskvaliteten gennem en kombination af pleje og omsorg og aktivitetstilbud tilrettelagt ud fra den enkeltes behov. Ledelsen fortæller, at der arbejdes meget med Marte Meo i det daglige arbejde. Desuden, at Marte Meo benyttes i forbindelse med supervision. Marte Meo ses ikke som den eneste metode, men som et af flere redskaber i arbejdet med beboergruppen. Ledelsen fortæller samtidig, at implementeringen af Marte Meo tager tid. Der er lagt op til høj grad af frivillighed i implementeringen. Men det er deres indtryk, at det benyttes stadig mere i takt med, at medarbejderne ser effekten af det. De fleste beboere har ikke verbalt sprog. Ved brug af videooptagelse og anerkendende tilgang bliver det tydeligt, hvordan én medarbejders tilgang til en beboer kan bringe beboeren ind i relationen på en helt anden måde end en anden medarbejder. Desuden ses eksempler på, at selv helt små fysiske bevægelser har stor betydning for kommunikationen mellem beboer og medarbejder. Bognæs har arbejdet med indretning af sansehave og bålhus, som benyttes året rundt til stor glæde for beboere og medarbejdere. Side 5 á 20

6 På Bognæs arbejdes ud fra anerkendende tilgang som fælles grundlag. Om den pædagogiske metode sagde en af afdelingslederne således: "Praksis er stærk på Bognæs. Men den teoretiske ramme, det teoretiske fundament lader en del tilbage at ønske." Medarbejderne er enige i, at der arbejdes anerkendende. De fortæller om Marte Meo, at det ikke bliver til så meget på grund af tidsmangel i det daglige. Medarbejderne er ikke bekendt med, at Marte Meo benyttes i supervision. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: Der arbejdes med individuelle planer. Beboerne inddrages i udarbejdelsen af planer i det omfang, det er muligt. Desuden inddrages de pårørende, hvor det er muligt, ligesom ergo- og fysioterapeut indgår aktivt i arbejdet. Med afsæt i de overordnede mål i planerne udarbejdes operationelle delmål. Som hjælperedskab i mål - arbejdet anvendes Bosted, hvor der også skrives dagbog. I det omfang, Marte Meo benyttes, viser det sig absolut positivt og givende for forståelsen af de enkelte beboere og bidrager dermed til udvikling af arbejdet og relationen. Anvendelse af individuelle pædagogiske planer / elevplaner i praksis: Se ovenfor Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Det er fortsat hensigten at implementere brugen af Marte Meo i arbejdet med beboerne. Anvendelse af Bosted Systemet: Bosted anvendes til dagbog, individuelle planer og i forbindelse med medicinregistrering. Der arbejdes med implementering af Bosted i forbindelse med udlevering af medicin på afdelingerne. Andet: Det er tilsynets indtryk, at der er mange ideer og stort engagement hos ledelsen ift. mulige nye tiltag og aktiviteter. Men der arbejdes i roligt tempo, så medarbejderne får mulighed for at kunne følge med Magtanvendelse og vold Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Nye medarbejdere introduceres til reglerne for registrering af magtanvendelse. "Det står beskrevet i mappen med introduktion for nye" fortæller ledelsen. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: Forstanderen har skriftligt oplyst, at der stort set ikke forekommer magtanvendelser på Bognæs. Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Der findes ikke skriftlig procedure for opfølgning på magtanvendelser. Begrundelsen herfor er, at Side 6 á 20

7 der "stort set ikke forekommer magtanvendelser i huset". Tilsynet drøftede spørgsmålet med ledelsen og har opfordret til, at der netop af samme grund udarbejdes en skriftlig procedure, så ingen behøver være i tvivl om, hvad der skal sker, når der har været en magtanvendelse. Ledelsen fortæller, at opfølgning sker på personalemøder samt at afdelingslederen følger op i samtale med den eller de medarbejdere, der har været involveret i episoden. Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: Vold forekommer mellem beboerne og fra beboere overfor personalet. Forstanderen har overfor tilsynet oplyst, at en beboer kan udsætte personalet for slag, krads, nap og spark. Personalet udfylder voldsindberetningsskema for hver episode. Indberetningerne benyttes dels som dokumentation og dels som udgangspunkt for drøftelser i personalegruppen med henblik på at undgå eller minimere hændelserne fremover. Der findes skriftlig voldspolitik. Andet (Evt. politianmeldelser): Bognæs har tilladelse til bespændinger i kørestole, badestole og på cykler mm. Tilladelser gælder for 1½ år af gangen og fornys i forbindelse med revision af de individuelle planer. Ledelsen oplyste overfor tilsynet, at de ikke er i tvivl om, at alle medarbejdere ved, hvad de skal gøre, hvis der opstår situation med magtanvendelse. Ledelsen bekræfter, at der ikke findes en skriftlig procedure men nævner, at der her er tale om 'tavs viden'. Medarbejdere kan få adgang til psykologbistand, efter aftale med ledelsen. Omfang af timer til samtale vil altid være baseret på individuel aftale. Internt i huset findes 'ambulanceordning'. Det vil sige, at alle medarbejdere har noteret, hvem der i givet fald skal kontaktes, hvis eller når behovet opstår for særlig hjælp og støtte Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Personalet arbejder med at inddrage beboerne i det omfang, det er muligt i forhold til den enkeltes handicap. Tilsvarende gælder for medbestemmelse. Kun ganske få beboere har verbalt sprog, og kun i meget begrænset omfang. Det stiller særlige krav til kommunikationen og dermed til forståelse af ønsker og behov. De pårørende inddrages i det omfang, det er muligt og ønsket af beboerne. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? Tilsynet har ikke talt med beboere eller med pårørende. Fra det samlede indtryk på dagen for tilsynet er det dog tilsynets indtryk, at beboerne trives og er glade for at bo på Bognæs. De pårørende har tidligere udtrykt ønske om flere aktiviteter for beboerne. Dog må det vurderes at være en stadig balance set i forhold til, hvad der er realistisk indenfor rammerne af de handicap, som beboerne har. Side 7 á 20

8 2.3. Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Beboerne deltager i personlig hygiejne i det omfang, det overhovedet er muligt. Der er ansat rengøringsassistent på hver af de to afdelinger. Desuden er der personale til hjælp omkring måltider, oprydning og opvask. Rengøring på afdelingerne og i boliger varetages af Serviceafdelingen i huset. Der resterer fortsat enkelte 'levn' fra gamle dage, fx at nattevagten gør køleskabet rent. Serviceafdelingen er pt. ved at gennemgå alle arbejdsopgaver og rutiner. Medicinopbevaring /-instruks: Der findes detaljeret skriftlig medicininstruks på Bognæs. Desuden foreligger oversigt over ansvar og opgaver for medicinansvarlige på tilbuddet. Begge instrukser er formuleret konkret og målrettet til opgaverne. Instrukserne er revideret senest i januar Tilsynet besigtigede medicinrummet og medicinskabene. Medicin opbevares i aflåste skabe i aflåst rum. Rummet har en god størrelse og indretning til formålet. Dog nævnte ledelsen selv udfordringen med krav til udsugning, da der håndteres store mængder af meget forskellig medicin i rummet. Medicin registreres i Bosted. Dosering sker pt. på Bognæs. Ledelsen overvejer, om dosering fremover skal købes ved apoteket. Udlevering af medicin sker på afdelinger. Her opbevares doseret medicin i aflåst skab. Udlevering registreres manuelt på skemaer. Der arbejdes hen mod registrering i Bosted. Evt. kostpolitik: Der foreligger skriftlig kostpolitik, drøftet og vedtaget på MED konference i december Overordnet arbejdes ud fra et formål, der siger, at kosten på Bognæs skal have en central, synlig og holdningspræget placering i forbindelse med det daglige tilbud til beboerne. Kostpolitikken er formuleret konkret og handlingsrettet med fokus på trivsel for den enkelte beboer. Køkkenlederen fortalte, hvordan hun jævnligt besøger afdelingerne og drøfter kostønsker og kostindtag med personalet. Kostsammensætningen og evt. kostberigelse tilrettelægges og justeres løbende ud fra beboernes individuelle behov. Køkkenlederen forestår intern oplæring af personalet ift. at sikre optimal kostindtag. Andet: Intet 2.4. Samarbejde med forældre / pårørende Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Der er ikke etableret et egentlig pårørenderåd. Det har vist sig meget vanskeligt at få pårørende til at påtage sig opgaver og ansvar som formand mm. for et sådan råd. Side 8 á 20

9 Der er etableret et Bognæsråd som indkaldes til møde to gange årligt. De pårørende deltager gerne i fester og andre aktiviteter, de inviteres til på Bognæs. Bognæsrådet var inviteret til møde på tilsynsdagen. Opfølgning af sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd: Ikke relevant Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: Ikke relevant Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: Medarbejderne udarbejder budget for den enkelte beboer inkl.husleje, udflugter, frisør mm. Sekretæren på Bognæs sørger for overførsel af penge til de aftalte udgifter. Der er altid to underskrifter på bilag ved indkøb for beboernes penge. Ledelsen oplyser, at der, så vidt de ved, findes en skriftlig procedure for håndtering af økonomi Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Bognæs har et godt samarbejde med en lang række eksterne parter, herunder psykiater, praktiserende læge, zoneterapeut, fodterapeut, bandagister m.fl. Desuden er der samarbejde med de kommunale sagsbehandlere, som opleves meget positivt. Bognæs har et rigtig godt samarbejde med regionen. Har bl.a. benyttet konsulent fra HR ved udarbejdelse af stillingsopslag. Ledelsen nævner, at det er "dejligt, at man kan få fat i en specialist". Kursusudbuddet i regionen opleves godt og meget relevant. Bl.a. nævnes kursus i personalejura, som kom meget belejligt og blev oplevet udbytterigt. Handleplansamarbejdet: Se ovenfor. Side 9 á 20

10 2.7. Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været siden sidste tilsyn, og hvordan er de håndteret? Ikke oplyst Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Ikke relevant F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Ikke relevant 2.9. Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. Tilsynet vurderer, at der arbejdes professionelt, anerkendende og udviklingsorienteret med beboerne på Bognæs. Tilsynet har klart indtryk af, at der er stor trivsel og tilfredshed med Bognæs både hos beboere og hos de pårørende. Tilsynet finder dog anledning til at bemærke, at der ikke findes beskrivelse af de pædagogiske metoder og det teoretiske fundament, der arbejdes ud fra. Enkelte elementer i metode, bl.a. Marte Meo og anerkendende tilgang, er kendt af både ledelse og medarbejdere. Begge grupper nævner desuden baggrunden med neuropædagogik. Men der ses ikke en tydelig fælles referenceramme for arbejdet. Såvel ledelse som medarbejdere har meget fokus på inddragelse af beboerne i det omfang, det er muligt indenfor rammerne af den enkeltes handicap. Det er tilsynets indtryk, at den tydelige prioritering af kostpolitik og individuel tilpasning af kostsammensætning er et stort aktiv med positiv afsmitning på flere områder ift. beboernes trivsel og for medarbejdernes tilgang til arbejdet med beboerne. Bognæs oplever et godt og positivt samarbejde med eksterne parter og med Regionshuset. Tilsynet bemærker, at selvom det ikke har været muligt at etablere et egentligt pårørenderåd, så har Bognæs fundet veje til at inddrage de pårørende i arbejdet. Side 10 á 20

11 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher antal ansatte (faktisk personaleforbrug) og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Den samlede normering på Bognæs svarer til ca. 55 faste stillinger fordelt på ca. 60 medarbejdere. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Bognæs har eget vikarkorps. Der anvendes vikarer til dækning ved sygdom, ferier og kursus / uddannelse. Der er bevidsthed om, at vikardækning er med til at reducere sygefraværet blandt det faste personale. Medarbejderne fortæller, at de sætter stor pris på, at Bognæs har eget vikarkorps. Det giver bedre vilkår for alle og mere ro for beboerne, at vikarerne er kendt med huset og opgaverne. Andet Medarbejderne gav overfor tilsynet udtryk for, at normeringen er ok, men de vil gerne have mere tid til skrivearbejde. En medarbejder kan fx have reserveret tid til at skrive, men når en kollega er syg, så går det pædagogiske arbejde forud for det administrative. Der er risiko for, at skrivearbejde nedprioriteres. Medarbejdere i serviceafdelingen dækker ind for hinanden ved ferier og fravær. Det kræver en anderledes planlægning, end man har været vant til tidligere. Tidligere kunne man trække på vikarer, når en medarbejder fx havde en fridag. Det gav også mulighed for kortere tidsfrist for den enkelte, der ønsker en fridag. I dag involverer det flere kollegaer, når en medarbejder skal have en fridag Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? Siden sidste tilsyn i marts 2009 er 8 fastansatte medarbejdere fratrådt. Heraf har 6 fået andet arbejde. En er gået på efterløn og en er afskediget af helbredsmæssige grunde. Desuden er fire medarbejdere, ansat i tidsbegrænsede stillinger, ophørt. Medarbejderne giver udtryk for, at de ikke oplever stor udskiftning på arbejdspladsen Sygefravær Sygefraværsstatistik: Tilsynet har fra HR modtaget oversigt over fraværstimer og fravær i procent. Opgørelserne Side 11 á 20

12 giver ikke umiddelbart anledning til bemærkninger. Bognæs har valgt at holde fokus på 'tilstedeværelse' mere end på sygefravær. Der foreligger skriftlig sygefraværspolitik. Temaet om fravær og tilstedeværelse drøftes jævnligt på MED møde. Ved tilbagevenden til job efter længere tids sygdom eller barsel melder ledelsen klart ud, hvilke arbejdsopgaver medarbejderen kan forventes at varetage og i hvilket omfang, så det er kendt af alle. Medarbejderne fortæller, at de oplever denne tydelighed positivt. Aktuelt antal langtidssyge: Èn medarbejder er pt. langtidssyg. Sygefraværspolitik: Der foreligger skriftlig fraværspolitik, som også omhandler konkret beskrivelse omkring afholdelse af omsorgssamtaler og statussamtaler. Fraværspolitikken er godkendt af MED udvalget og gælder fra december Forventes revideret december Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Medarbejdere på de to afdelinger fortæller, at der er rigtig mange hjælpemidler, som letter deres arbejde i det daglige. Der er monteret lifte og skinner, så forflytninger kan ske uden tunge løft. Der søges hele tiden efter nye og bedre hjælpemidler, som kan aflaste i det daglige. Medarbejdere deltager bl.a. i hjælpemiddelmesser for at søge ny inspiration. Der kunne være mere fokus på, hvornår der fx skal to medarbejdere til at deles om en opgave. På den ene afdeling kan det blive et problem nu, hvor de forventeligt skal afgive en medarbejder pga. de to ledige pladser. I serviceafdelingen findes hæve - sænkeborde, og man er opmærksom på, at tøjsække fx ikke fyldes mere, end at de er til at håndtere i vaskeriet. Psykisk arbejdsmiljø: Efter anmodning fra Arbejdstilsynet, januar 2008, er der givet tilbagemelding på temaer omkring forebyggelse og håndtering af vold og andre traumatiske hændelser på Bognæs samt på tema omkring arbejdsmængde og tidspres. Tilbagemeldingerne er samlet i en rapport dateret marts 2009, udarbejdet af konsulenter fra Socialstaben i Regionshuset. I tilbagemeldingen er nævnt en række konkrete tiltag, hvoraf en del allerede er omsat i praksis i det daglige arbejde. Andre tiltag er på vej til implementering. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Siden sidste tilsyn har der været en mindre arbejdsskade i køkkenet samt en enkelt mindre skade på en afdeling. Der er pt. en sygemelding. Side 12 á 20

13 Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Forstanderen har oplyst overfor tilsynet, at der i enkelte tilfælde forekommer vold fra beboere mod personalet. Senest opgjort til gennemsnitlig fem gange per måned. Som eksempler på vold er nævnt slag, krads, nap og spark. Personalet udfylder indberetningsskema, når der forekommer vold. Skemaerne benyttes dels som dokumentation og dels som udgangspunkt for drøftelser i personalegruppen med henblik på at reducere eller helt undgå tilsvarende hændelser fremover. Dato for sidste APV hvordan følges op? Der er senest udarbejdet APV i foråret APV'en havde i særlig grad fokus på det psykiske arbejdsmiljø, men omhandlede også fysisk arbejdsmiljø. Resultatet af APV'en er drøftet på MED møde i september Der er udviklingspunkter men ikke noget, der giver anledning til bekymring eller skærpet indsats. Som udviklingsområder nævnes: Arbejdstempo og belastning. Flere fællesaktiviteter for beboerne frem for individuelle aktiviteter. Udarbejdelse af guidelines for det daglige arbejde. Indretning af beboernes boliger og fælles areal med henblik på at optimere arbejdsforholdene uden at miste det hjemlige præg. Generelt drøftes det æstetiske indtryk på Bognæs. Det gælder såvel fysisk som psykisk arbejdsmiljø set i forhold til indretning af lokaler. Der har været en ekstrem lav svarprocent på APV'en. TR og SR på Bognæs er derfor i overvejelse på, hvordan man kan få flere medarbejdere til at deltage i fremtidig APV. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Arbejdstilsynet har sidst været på besøg i Jf. ovenstående er der efterfølgende udarbejdet rapport med tilbagemelding til Arbejdstilsynet samt med anbefaling af konkrete tiltag på Bognæs. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: Tilsynet er ikke bekendt med, om der findes skriftlige politikker på disse områder Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Forstanderen har overfor tilsynet oplyst, at der i forbindelse med forestående MUS samtaler også vil blive udarbejdet kompetenceudviklingsplaner. I forbindelse med den udmeldte pulje til kompetenceudvikling nævner medarbejderne problemet med at kunne overholde tidsfristen for ansøgninger, medio november. Side 13 á 20

14 Særlige efteruddannelsestiltag: Ikke registreret. MUS / GRUS. Form og hyppighed: Se ovenfor. Supervision: Tilsynet bemærker, at ledelse og medarbejdere har forskellig oplevelse af behovet for supervision og indholdet i supervision. Medarbejderne fortæller, at de er gode til at bruge hinanden til faglig sparring og samtaler i det daglige. Men de giver også klart udtryk for ønske om og behov for supervision. Ledelsen nævner, at Marte Meo er tænkt som et redskab, der benyttes i supervision. De giver også udtryk for, at der internt i ledelsen er forskelligt syn på, hvorvidt der skal prioriteres tid og ressourcer til supervision. Ledelsen fortæller, at man indenfor nærmeste fremtid vil introducere 'afgiftning' som metode ved arbejdsdagens afslutning, så alle medarbejdere gives mulighed for at tale om hændelser fra dagens arbejde. Introduktionsforløb for nye medarbejdere, herunder vikarer: Der findes en skriftlig oversigt over områder, som nye medarbejdere skal introduceres til. Medarbejderne giver udtryk for, at der er behov for at opdatere beskrivelser, da de nye afdelingsledere gør tingene på en anden måde end den tidligere praksis. Andet: Medarbejderne nævner et ønske om førstehjælpskursus. Nogle udtrykker usikkerhed og angst for, at beboere fx bliver kvalt ved spisning eller i forbindelse med forflytninger, og medarbejderne giver udtryk for, at de ikke føler sig sikre på, hvordan de skal håndtere en sådan akut situation MED arbejde Hvordan er strukturen? Der er etableret fælles MED udvalg i huset. MED udvalg består af TR fra SL og FOA samt en af de tre SR i huset. Desuden to medarbejdere og forstander samt to afdelingsledere. Der holdes MED møde fire gange om året. Det ene møde holdes over to dage. Medarbejderne giver udtryk for, at MED arbejdet fungerer godt. Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejde har høj prioritet i MED arbejdet. Side 14 á 20

15 3.6. Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? Tilsynet vurderer, at normeringen, kvalifikationer og anvendelsen af vikarer passer fint med målgruppen og de mål, der er opstillet på Bognæs. Dog viser der sig behov for at give større opmærksomhed på tid til supervision og til rammerne for bl.a. skrivearbejde. Tilsynet vurderer, at der arbejdes konstruktivt og fremadrettet med stadig forbedring af såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø. Såvel ledelse som medarbejdere er opmærksomme på betydningen af trivsel i hverdagen. Trivsel for såvel beboere som for medarbejderne selv. Der er stor opmærksomhed på fokuspunkter, der er fremkommet ved Arbejdstilsynets besøg og ved den seneste APV. Tilsynet vurderer, at der kan være behov for at sikre opdatering af grundlæggende færdigheder og teknikker på enkelte konkrete områder. Medarbejderne giver således udtryk for ønske om førstehjælpskurser, da de føler sig usikre især ift. akut opståede situationer, hvor en beboer fx har vanskeligt ved at synke mad. 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: På hjemmesiden kan man læse følgende om de fysiske rammer: Bognæs er opført i 1983 og moderniseret i Bygningen er på 2560 m2. Bognæs er et specialindrettet bo- og aktivitetscenter for 26 handicappede og er indrettet til at tage sig af beboere med de sværeste handicap. Bygningerne er i ét plan og er indrettet til beboere i kørestole. Bognæs er opdelt i 2 boafdelinger med 13 beboere i hver afdeling. I begge afdelinger er der fællesarealer på ca. 90 m2. Fællesarealet består af køkken og opholdsrum samt gangarealer. Der er fælles baderum med loftslifte, hæve/sænke badekar og andre hjælpemidler i begge afdelinger. Vi har 26 værelser på hver 16 m2. 2 værelser har eget bad/toilet på 5 m2. 24 værelser deler parvist et baderum og et toiletrum. Hvert rum er på 5 m2. Der er gennemgående loftlift fra værelserne til bad og toilet. Centralt i huset findes café, som bl.a. bruges til fællesarrangementer. Aktivitetslokalerne er på 190m2. Disse indeholder køkken, behandlingsrum, sanserum, IT rum, beboer toilet og bad, personalekontor samt stort fællesrum. Fællesrummet bruges desuden til fester og andre fællesarrangementer. Bognæs har eget varmtvandsbassin med tilhørende toilet og badefaciliteter. Bassinet er placeret centralt i huset i et lokale på 47 m2. Bassinet er 2x4m. Servicefløjen består af vaskeri, institutionskøkken, pedelværksted, kontor/administration og personalefaciliteter. Alt dette er placeret på en m2 stor grund beliggende i gå afstand fra havnen og bymidten i Bogense. Side 15 á 20

16 Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Se ovenfor Dato og resultat af seneste bygningssyn: Tilsynet har modtaget kopi af Sammenfatning fra bygningsgennemgang på Bognæs, januar Planlagte ombygninger: Ingen konkrete planer. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Brandtilsynet har senest været på besøg i juli Der blev konstateret enkelte fejl og mangler, som straks efter er udbedret og meddelt til Beredskab Nordfyn. Dato for seneste brandøvelse er ikke oplyst ved dette tilsyn. Ved det anmeldte tilsyn den 10. november 2008 angaves, at sidste brandøvelse var i november Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: Ikke oplyst Tilsynets vurdering af de fysiske rammer Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? De fysiske rammer er absolut egnede til målgruppen. Der er plads til forbedringer, når det gælder beboernes privatliv. Værelserne er ikke store, og to beboere deler toilet og badefaciliteter. Men der er store og gode fællesrum og brede gangarealer. Varmvandsbassinet er unikt og benyttes dagligt. Den nye sansehave er populær og den nye overdækkede bålplads benyttes flittigt. 5. Organisation, drift og forretningsgange Vedtaget budget 2009, kroner Budgettallene er ikke oplyst til tilsynet. Takst 2009, kroner Takst for døgntilbud i 2009 er på kr / døgn. Taksten for dagtilbud kr. 670 / dag. Evt. bemærkninger: Intet. Side 16 á 20

17 5.1. Økonomi Forventet over- /underskud: Der er pt. 2 ledige pladser på Bognæs. Det afspejles i regnskabet, som per ultimo august 2009 viser et underskud på kr Der er iværksat tiltag med henblik på at minimere underskuddet. Det forventes ikke, at et underskud i sig selv vil give anledning til ændring i fremtidig takst. Årsag til forventet over- /underskud? Se ovenfor. Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg: Ingen bemærkninger Evt. bemærkninger vedr. ledelsestilsyn: Ikke undersøgt ved dette tilsyn. [Vedr. opfølgning på delegeret ansvar for økonomi, månedsrapport, opfølgning] 5.2. Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Medarbejderne giver udtryk for forskellig oplevelse, når det gælder synlighed ift. ledelsens ansvars- og kompetencefordeling. Umiddelbart nævnes, at afdelingslederen er nærmeste leder - men det betyder ikke, at man altid går til afdelingslederen først, når der er konkrete spørgsmål. Medarbejderne giver udtryk for, at ledelsen måske ikke selv er helt afklaret omkring fordelingen. Ledelsen giver udtryk for, at de har en klar fordeling internt. Medarbejderne refererer til deres afdelingsleder. I dennes fravær kontaktes en af de andre afdelingsledere. Forstanderen er overordnet ansvarlig og pt. også leder for den ene afdeling. Der arbejdes fortsat med uddelegering af medicinansvar og ansvar for udarbejdelse af vagtplaner. Ledelsen fortæller, at det er dem, der indkalder til møder omkring individuelle planer. En afdelingsleder har kompetence til at give tjenestefri uden løn. Kun forstanderen kan bevilge tjenestefri med løn. Ledelsen har ikke aftalt vagtordning. De fortæller, at de har forskellig arbejdsstil, og at der er forskel på, om man har sin telefon åben eller slukket udenfor almindelig arbejdstid. Hvordan holder forstanderen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Medarbejderne er ikke i tvivl om, at forstanderen holder sig informeret. De kan ikke sige præcist hvordan, men de ved, at forstanderen ved, hvad der rører sig i huset. De er enige om, Side 17 á 20

18 at "der er nok mange, der lige kigger ind til forstanderen og fortæller småt og stort." Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? Der gives information på personalemøder. Referater fra ledelsens møder lægges på intranet. Ledelsen har klart en forventning om, at medarbejderne selv holder sig orienteret, når materialet er gjort tilgængeligt. Udviklingstendenser: Ledelsen fortæller, at de internt drøfter, hvordan de kan indrette sig efter markedet og efter regionens forventninger. Overvejelsen kunne være at etablere et udkørende team, fx som led i overgangen mellem hjem og botilbud. Evt. som et specialtilbud til kommunerne i området. Desuden er man i overvejelser omkring målgruppen og især aldersgrænsen for indskrivning. Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Bognæs arbejder fortsat hen imod større anvendelse af Bosted. Medicinregistrering i Bosted såvel ved dosering som ved udlevering har høj prioritet. Der arbejdes med mødekultur og mødestruktur i huset. Marte Meo er et særligt fokusområde. Desuden overvejes pt. ændring i organisationen, så alle afdelinger får en afdelingsleder. Pt. er forstanderen leder for den ene afdeling. Overordnet er målet at få Bognæs til at fungere som én enhed hvor det tidligere har været meget opdeling i de enkelte afdelinger 1 og 2 samt beskæftigelsen. Ledelsen siger i øvrigt, at "Vi har en plan om, at Bognæs skal være det bedste af det bedste. Pædagogisk men også ift. at tiltrække og fastholde personale." 5.3. Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering. Tilsynet vurderer, at der er en lang række udviklingspunkter for Bognæs. Ledelsen er forholdsvis ny og arbejder fortsat med at finde fælles afsæt for arbejdet. Desuden ses behov for højere grad af kommunikation til medarbejderne samt dialog mellem medarbejdere og ledelse om de ændrede forhold. Tilsynet vurderer, at der fortsat er behov for at skabe større synlighed omkring ansvars- og kompetencefordeling i ledelsen. Tilsynet vurderer, at såvel ledelse som medarbejdere udviser stor parathed til omstilling også i drøftelserne omkring de ledige pladser og mulige udviklingstiltag. Tilsynet vurderer, at der fortsat er behov for indgående drøftelse af en række interne ledelsesforhold samt holdning til supervision, prioritering af udviklingsområder samt ledelsens egen arbejdstid og tilgængelighed udenfor almindelig kontortid. Side 18 á 20

19 6. Evt. særlige tværgående fokuspunkter Udover de temaer, der allerede er berørt under de øvrige punkter er der intet at bemærke Tilsynets vurdering: Se ovenfor. På de konkrete områder, der indgår i tilsynets vurdering ligger også en række tværgående punkter. Tilsynet vurderer, at der i alle henseender er opmærksomhed på betydningen af helhed i tilbuddet Bognæs og at de forskellige arbejdsområder på bedste vis søger at indgå i opgaveløsning til alles bedste. Fx at køkkenlederen indgår i relevant og konkret arbejde med beboerne på afdelingen. 7. Interne tilsyn Hvor mange interne tilsyn er aktuelt gennemført, og hvornår afsluttes gennemgangen? Ikke drøftet. Hvem har deltaget i de interne tilsyn, og hvad er de væsentligste opfølgningspunkter? 7.1. Tilsynets vurdering af de interne tilsyn: Det interne tilsyn er afskaffet pr. 1. september Kvalitetssikring og -udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Vedr. anmeldt tilsyn november 2008: Alle punkter er drøftet. En række opgaver er fortsat i proces, andre er løst. Side 19 á 20

20 Vedr. uanmeldt tilsyn marts 2009: Der mangler fortsat retningslinje for informationsflow fra ledelse til medarbejdere. Dog er det således nu, at referat fra ledermøder lægges ud til medarbejderne. Vedr. Marte Meo så har det ikke været muligt at udarbejde en plan for implementeringen, men det er udmeldt til alle, at metoden benyttes, når situationer opstår, hvor det vurderes relevant at lave videooptagelse. Ledelsen drøfter fortsat, hvordan de bedst sikrer, at viden fra temadage og kurser udbredes til alle medarbejdere. Der er hele tiden fokus på at sikre, at relevante og nødvendige hjælpemidler er til rådighed i arbejdet Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Tilsynet vurderer, at ledelsen arbejder konstruktiv og handlingsrettet med de anbefalinger, der er givet. Dog finder tilsynet det problematisk, at der endnu ikke er udarbejdet plan for implementeringen af Marte Meo, dels i det daglige arbejde og dels ift. supervision, som det oprindeligt var planlagt. Side 20 á 20