Projektafslutningsrapport for projekter igangsat før 2011 Teletolkeprojektet

Transkript

1 Projektafslutningsrapport for projekter igangsat før 2011 Teletolkeprojektet Den 8. december 2014 Den fællesstatslige it-projektmodel, Digitaliseringsstyrelsen Produkt: Projektafslutningsrapport for projekter igangsat før 2011, ver. 1.0

2 Indhold 1 STAMDATA FORRETNINGENS FORMÅL MED PROJEKTET AFGRÆNSNING MÅL OG SUCCESKRITERIER ØKONOMISKE HOVEDTAL OG FINANSIERING GEVINSTER TEKNISK LØSNING LEVERANCER TIDSPLAN KVALITET RISICI/HÆNDELSER OVERDRAGELSE TIL DRIFT PROJEKTEVALUERING EVALUERING AF KUNDE-LEVERANDØRSAMARBEJDET SAMMENHÆNG TIL SIDSTE STATUSRAPPORTERING REVISIONSHISTORIK BILAG... 22

3 1 Stamdata Stamdata Projektnavn Journalnummer Projektleder Projektets primære formål Projektejer/styregruppeformand Teletolkeprojektet Lone Høiberg At etablere et it-knudepunkt til tolkning via konferenceudstyr samt at sikre udbredelse og anvendelse af teletolkning. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse/Lars Hulbæk (MedCom) 2 Forretningens formål med projektet 2.1 Formålet med projektets løsning Baggrunden for at igangsætte et projekt til afdækning af potentialet ved videotolkning som substitut for fremmødetolkning var flersidet. For det første var det en forventning om, at der vil være en ressourcemæssig besparelse i både tid og økonomi, da tolkning via videokonference giver mulighed for bedre tilrettelæggelse af tolkning samt bedre udnyttelse af tolkeressourcerne ved besparelse af bl.a. kortere transporttid. For det andet var det forventningen, at tilgængeligheden af tolkning vil blive forøget, idet tolkning via videokonference gør den geografiske placering af tolkestedet og tolken af mindre betydning. Den øgede tilgængelighed forventes desuden at føre til mindre brug af familiemedlemmer som tolke. For det tredje var det forventet, at videotolkning ville medføre en professionalisering, hvor tolke målrettet specialiserer sig i tolkning inden for sundhedsvæsenet. Dette vil igen give bedre kvalitetstolkning og deraf forventeligt bedre kvalitet i behandlingen generelt. Som det fremgår af projektinitieringsdokumentet (PID), har det initiale overordnede formål med projektet været at sikre national udbredelse af tolkning per videokonference (videotolkning) på 90 % af alle relevante 1 sygehusafdelinger, således at videokonference bliver opfattet som et almindeligt værktøj i den kliniske dagligdag, der øger tilgængeligheden af tolkebistand og mindsker tidsforbruget i forbindelse med planlægning af tolkesamtalen samt ventetiden ved forsinkelser. Det har hertil været et sekundært formål, at videokonferenceudstyret kan anvendes til andre formål, herunder fx at understøtte genanvendelse i andre behandlingsmæssige sammenhænge som fx tilsyn og alkoholbehandling, tværfaglige sammenhænge og i forbindelse med udskrivningskonferencer mellem sekundær og primær sundhedssektor m.m. Projektet var planlagt til at slutte med udgangen af 2012, men det blev af to omgange besluttet at fortsætte projektet frem til juni 2014 med henblik på at understøtte og sikre øget anvendelse af videotolkning. Herudover var det et mål for forlængelsen, at projektet skulle inspirere til at anvende udstyret til flere forskellige formål. 2.2 Projektets slutprodukt Projektet har leveret et nationalt videoknudepunkt (VDX), der blev etableret i Formålet med at oprette VDX var at understøtte videokommunikationen i hele sundhedsvæsnet, idet der med et fælles nationalt knudepunkt, som er baseret på almindelige videostandarder (H.323 og SIP), er mulighed for at bruge de lokale videokonferenceløsninger, som allerede er etableret, uanset hvilken platform de er etableret på. 1 Relevans blev defineret ved minimum to tolkninger pr. måned eller tolkeudgifter på minimum kr. årligt. 2

4 På den måde gør VDX-knudepunktet det muligt for sygehusafdelinger og andre aktører at føre samtaler, selvom der lokalt er valgt forskellige tekniske løsninger. MedCom udliciterede opgaven med udviklingen og driften af VDX til NetDesign. Initialt blev der konstateret udfordringer med at få udstyret til at virke optimalt og få infrastrukturen til at rumme den øgede trafik. Der er imidlertid nu bred konsensus om, at infrastrukturen VDX-knudepunktet er en katalysator for udbredelse af videotolkning og generel afholdelse af videokonferencer. Efter nogle startvanskeligheder er der konstateret udpræget brugertilfredshed med det tekniske udstyr (jf. også rapportens kapitel 7), bl.a. fordi VDX-platformen praktisk talt har 100 % oppetid. Den tekniske del vurderes således heller ikke af brugere som en bremse for videre udvikling af anvendelse af videoudstyr. Udover VDX-knudepunktet, som er en nødvendig forudsætning for, at videotolkning kan finde sted, har projektet også bidraget økonomisk til indkøb af udstyr i såvel regioner som i pilotkommuner og de almene praksis, der har deltaget i pilotfasen. Der har imidlertid været tale om tilskud og ikke fuld omkostningsdækning. Dog indikerer en analyse foretaget for Digitaliseringsstyrelsen i foråret , at udbredelsen af udstyr er stor og tilstrækkelig til at øge brugen markant. 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Projektet har bidraget til øget digitalisering på sundhedsområdet, om end man kunne have ønsket sig en endnu større effekt end den, der er realiseret. Projektet har medført, at der nu på sygehuse og ligeledes i en række kommuner er den tekniske infrastruktur, der giver mulighed for at anvende videotolkning eller afholdelse af videokonferencer/-møder. 3 Afgrænsning Selvom et delmål har været at skabe et grundlag for bredere anvendelse af videoudstyr til både tolknings- og konferenceaktiviteter, er der ikke opstillet eksplicitte mål for genanvendelsen. Det er op til brugerne at anvende det implementerede udstyr i andre situationer end tolkning. Udstyret er således også på flere sygehusafdelinger og er i flere kommuner anvendt som redskab til fx udskrivningskonferencer. Projektet har ligeledes afgrænset sig fra egentlige udbudsstrategiske analyser og drøftelser i forhold til tolkeindkøb, idet dette suverænt ligger hos de bestillende aktører, herunder regioner og kommuner. I løbet af projektet har det imidlertid vist sig, at manglende fokus på at opnå de lavest mulige priser på videotolkning ved udbud har været en decideret hæmmende faktor for udbredelsen af videotolkning, hvilket også berøres senere i denne afrapportering. Som sidste punkt har det heller ikke været en del af projektet at sikre mulighed for elektronisk betaling for teletolkning. Det gælder både den offentlige betaling og en eventuel privat betaling. 4 Mål og succeskriterier I dette kapitel vurderes graden af opfyldelse og efterlevelse af de målsætninger og succeskriterier, der er opstillet for projektet. Oprindelige succeskriterier ved ansøgningen om fondsmidler var: 1) Videotolkning skal være implementeret og anvendt på 90 % af relevante hospitals-afdelinger ved udgangen af ) Videotolkning opfattes som et anvendeligt redskab i den kliniske praksis. 2 For yderligere information henvises til rapporten Analyse af øget brug af videotolkning og videomøder gennemført af Rambøll Management og Implement Consulting Group. 3

5 3) Der er oprettet et nationalt videoknudepunkt til videokonference i tilknytning til Sundhedsdatanettet, der sikrer krypteret kommunikation. 4) Der er gennemført forsøg med videotolkning i 5-10 kommuner og hos 10 alment praktiserende læger for at indhente praktiske erfaringer vedrørende anvendelses-muligheder og potentiale. Tillige blev der i forbindelse med videreførelsen af projektet i 2012 opstillet specifikke målsætninger for projektet frem mod juni Målsætningerne var, at: 5) Videotolkning skal have en anvendelsesgrad på 50 % af alle tolkninger. 6) Videokonferenceudstyr anvendes til andre formål end videotolkning. 7) Videotolkning er det foretrukne valg til tolkning i december 2013, hvor det er relevant. 8) Videotolkning udbredes til 4-8 almene praksis i hver region i De nævnte målsætninger og succeskriterier samt graden af opfyldelse heraf fremgår af tabellen nedenfor. Projektets mål Succeskriterie Opfyldt (omfang) Udbredelsesgrad Andel af relevante sygehusafdelinger, der anvender videotolkning. Dækningsgrad større andel af tolkningerne skal foregå som videotolkninger. Delmål: Pilotprojekter i kommuner/almen praksis er gennemført. Kortlægning af tolkeudbydere i DK. Etablering af kompatibelt videoknudepunkt via Sundhedsdatanettet. Forbindelse mellem lokal infrastruktur og nationalt knudepunkt. 90 % af de relevante afdelinger har gennemført minimum én videotolkning pr En stigning. Deltagelse af 5-10 kommuner og minimum 10 almene praksis. En kortlægning af, hvilke tolkeudbydere der findes i landet. Etablering heraf i Etableret adgang hertil i Opfyldt pr % (afhængig af region) af relevante afdelinger har gennemført minimum én videotolkning. Efter 2. kvartal 2014 er den samlede udbredelsesgrad på 96 %. Opfyldt. Der er siden 2009 sket en betydelig øgning af dækningsgraden for videotolkning. Fra ca. 5 % i 2009 til 31 % i Endvidere forventes det på baggrund af udviklingen i de to første kvartaler i 2014, at dækningsgraden ved udgangen af 2014 nærmer sig 40 %. Opfyldt. 10 kommuner og 19 almene praksis har deltaget i pilotprojektet og har gennemført tolkninger per video. Særligt i Region Syddanmark fortsættes arbejdet i praksissektoren, og i minimum 5 af de 8 kommuner fortsættes arbejdet med videotolkning også. Opfyldt. Der er i forbindelse med evalueringen foretaget i 2013 gennemført en kortlægning af tolkemarkedet. Ligeledes er der i forbindelse med Digitaliseringsstyrelsens projekt om øget brug af videotolkning på sygehuse og i kommuner endvidere gennemført en yderligere kortlægning heraf, herunder også af bureauernes størrelse. Opfyldt. VDX blev etableret i 2009 og er fuldt kompatibelt og understøtter på den måde en flerleverandørstrategi. Opfyldt. Etableringen af VDX sikrede adgang mellem lokal og national infrastruktur. Antal sprog. Adgang til flere sprog. Delvist opfyldt. Det er indikationer fra tolkeudbydere på, at sprog, der var vanskelige at dække ved fremmøde, nu dækkes ved video. Der er ligeledes forventning om, at dette forstærkes fremadrettet i takt med, at leverandørerne bliver endnu mere professionaliseret i forhold til videotolk-

6 Tid anvendt på tolkning. Der anvendes kortere tid (både for tolk og for ansat) i forbindelse med tolkningen, hvilket kan frigive tid til patientbehandling og medføre økonomisk besparelse. Bedre kvalitet af tolkning. Kvalitetsforbedring ved flere sprog, bedre tolkning mv. Mål fra 2013/2014: Halvdelen af videotolkning havde en anvendelsesgrad på 50 % af alle tolkninger. Udstyret anvendes til andre formål end videotolkning. Videotolkning i almen lægepraksis 50 % af alle tolkninger gennemføres per video ved udgangen af Anvendelse til møder/konferencer og lignende. At hver region har implementeret videotolkning i 4-8 lægepraksis ning. Kan ikke opgøres præcist (delvist opfyldt). Selvom meget tyder på, at en videotolkning typisk er kortere og mere effektiv end en fremmødetolkning, er der ingen sikker dokumentation herfor. Faktureringsmønstret tyder på, at tolkningerne er kortere på video, men det kan dog ikke adskilles fra prisstrukturer og kan derfor ikke endeligt afgøres. Delvist opfyldt. Det er vanskeligt at måle kvalitetsstigninger. Mange brugere indikerer, at der opnås bedre kvalitet, da det ikke udelukkende er tolke fra lokalsamfundet, der foretager tolkning. Ligeledes oplever mange, både professionelle og tolke, at tolkerelationen bliver mindre personlig og mere professionel, når den foregår via video. Det forventes endvidere, at kvalifikationerne blandt tolke, der foretager video, vil blive forbedret over tid. Ikke opfyldt: I slutningen af 2013 opfylder Region Syddanmark denne målsætning, mens alle andre regioner endnu er langt fra målet. I alt 31 % blev gennemført per video. Opfyldt: En analyse fra foråret 2014 estimerede, at der afholdes omkring videomøder/konferencer på danske sygehuse om året. Delvist opfyldt: Region Hovedstaden har implementeret videotolkning i 5 almene lægepraksis. Region Sjælland har implementeret videotolkning i 4 almene lægepraksis. Region Syddanmark har implementeret videotolkning i 44 almene lægepraksis. Region Midtjylland har teknisk implementeret videotolkning i 10 almene lægepraksis. Region Nordjylland har implementeret videotolkning i 6 almene lægepraksis. Som det fremgår af tabellen, er der i alt 12 succeskriterier opstillet for projektet. Otte af kriterierne kan med rette siges at være opfyldt, tre delvist opfyldt, mens kun ét mål ikke er opfyldt. Værd at bemærke er, at fundamentet for hele teletolkeprojektet var, at der blev etableret et videoknudepunkt, hvilket er sket. Det samme gælder udbredelsesgrader til kommuner, praksis og sygehuse. Det eneste kriterie, der ikke er opfyldt, er målet fra 2013 om en dækningsgrad på 50 %. Målet har vist sig at være for ambitiøst, også selvom andelen af tolkninger fortsætter med at stige i 2014, forventes målet heller ikke opfyldt i Økonomiske hovedtal og finansiering I tabellen nedenfor fremgår en oversigt over den samlede projektøkonomi. Som det fremgår af tabellen er der brugt cirka kr. mindre end det oprindelige budget. Nr Kr. (baselineret) Kr. (realise- Afvigelse ( Begrundelse Regnskabspost. kr.) 1 Løn til eget personale Projektet er forlænget 1½ år 2 Teknologi Andre varer og materialer

7 Tjenesteydelser Kursusaktiviteter Rejser, befordring og kørsel Revision Sidste faktura medtaget fra revisor. Andet Direkte udgifter Indirekte udgifter Projektforlængelse Udgifter i alt Fordeling af udgifter for projektet Mio. kr. (forventet) Mio. kr. (realiseret) Afvigelse (mio. kr.) Begrundelse Interne udgifter Lønninger Rejser, befordring, kørsel Andre (overhead mv.) Total interne udgifter Eksterne udgifter Lønninger Teknologi Tjenesteydelser Revision Andet Total eksterne udgifter Total Gevinster I dette afsnit beskrives de gevinster af såvel økonomisk som ikke-økonomisk karakter, der kan tilskrives projektet. Først beskrives den overordnede status for gevinstrealiseringen kort. Dernæst beskrives først status for den økonomiske gevinstrealisering nærmere og dernæst de ikke-økonomiske gevinster. 6.1 Status for gevinstrealisering I forbindelse med ansøgningen om fondsmidler til gennemførelse af teletolkeprojektet blev der opsat en række mål for, hvilke gevinster af både økonomisk og ikke-økonomisk karakter som projektet skulle realisere. Først og fremmest ligger projektets business case op til, at der er betydelige besparelser ved udrulning af projektet. Disse økonomiske besparelser skulle realiseres gennem lavere priser til tolkninger, bl.a. som resultat af, at der ikke længere skal betales for transportomkostninger, markante besparelser i forbindelse med aflysninger og udsættelser, mulighed for kortere tolkninger samt sparrede personaleomkostninger i forbindelse med afholdelse af tolkninger (varighed, spildtid mv.). I forhold til de forventede gevinster synes den økonomiske gevinstrealisering ikke at være realiseret på det forventede niveau. Dels har regionerne ikke omlagt den andel af tolkninger til video, som projektets business case forudsatte, og dels er prisforskellene på fremmødetolkning og videotolkning ikke tilstrækkelige under den nuværende prisstruktur. En analyse gennemført af Rambøll Management Consulting/Implement Consulting Group i foråret

8 indikerede, at med indgåelse af nye rammeaftaler og opnåelse af de forudsatte niveauer for videotolkning (71 %) er det muligt at opnå besparelser i omegnen af det niveau, der er beregnet i den opdaterede business case fra 2013 (model I). Hertil kommer en række gevinster, som ikke er indregnet i business casen nogle af disse er: Der foretages en overordnet investering i infrastruktur, der kan bruges til andre formål end teletolkning: Der afholdes årligt videomøder (udover tolkninger på danske sygehuse). Disse møder afholdes praktisk talt alle via MedComs knudepunkt VDX. Hvis disse skulle afholdes fysisk, ville det forventeligt koste cirka 60 mio. kr. årligt i transportudgifter og tabt arbejdstid (på kørsel). Bedre kvalitet og dækning af tolkning: Selve kvaliteten af tolkningen forventes at stige med indførelse af video. En lang række interviews med professionelle, tolke og borgere indikerer, at dette er tilfældet. Vigtigst er dog, at det med anvendelse af videotolkning er muligt at sikre, at tolkene ikke er lokale, hvilket giver borgerne en tryghedsfølelse og følelse af anonymitet. Bedre tilgængelighed: Med anvendelse af videokonference ved tolkesamtaler vil tilgængeligheden af tolke forøges, uanset tolkestedets geografiske placering, sprogets udbredelse i Danmark og sandsynligvis også tidspunktet på døgnet. Dette vil være gældende for både planlagte og akutte tolkninger. Miljømæssige gevinster ved mindre transport: Cirka tolkninger afholdtes per video i Dette antal forventes at stige. Herved reduceres miljøbelastningen som konsekvens af færre transporter. I de to følgende afsnit er der en mere detaljeret status for effektiviserings- og kvalitetsløftsgevinster. 6.2 Effektiviseringsgevinster I den oprindelige business case var der to modeller. Den ene model (model I) forudsætter udelukkende udbredelse af videotolkning på sygehuse. Den anden model (model II) forudsætter udbredelse til sygehuse, kommuner og lægepraksis. Da projektet udelukkende har omfattet afprøvning i udvalgte kommuner og almen praksis, er det model I, der er afrapporteret på nedenfor. Model I omfatter således udelukkende den forventede økonomiske gevinst på sygehuse. Gevinst- ID Økonomisk bruttogevinst fordelt på gevinstejere Værdi i mio. kr. (baseline) Mio. kr. (forventet*) Afvigelse (mio. kr.) Begrundelse 1. Gevinst ved omlægning til videotolkning. Regioner/sygehuse 57 mio. kr. (revideret business case 2013) 3 20 mio. kr. (14 mio. kr.) 4 37 mio. kr. Forventningen om indfrielse af det Økonomiske potentiale på sygehusene er ikke indfriet. Dette skyldes primært, at regionernes prisstrukturer ikke har fulgt den forventede udvikling. I alle, undtagen en region, gør rammeaftalerne, at det er meget begrænsede forskelle i priserne mellem fremmødetolkning og videotolkning. En anden årsag er, at anvendelsesgraden ikke er så høj som forudsat (31 % mod en forventning på 75 % i business casen). Der er indtil videre ikke klare beviser for, at personalet anvender mindre tid på at forberede og gennemføre en tolkning ved video end en fremmødetolkning. Dette 3 Dette er den forventede gevinst for år 0-5 fra den gennemførte evaluering i I forbindelse med analysen af øget brug af videotolkning i kommuner og regioner gennemført for Digitaliseringsstyrelsen i foråret 2014, blev der udviklet en regnemodel. Gevinsten er beregnet for år 0-5 med udgangspunkt i denne model. Modellen beror på faktiske tolkepriser i regionerne, præcise opgørelser af fakturerede beløb samt opgørelser over andelen af videotolkninger. 7

9 skyldes primært, at det kan tage tid at finde og starte hardwaren op, ligesom den ansatte skal finde et netværksstik at koble apparatet til, da udstyret sjældent står fast på stuer eller afdelinger. Der er dog indikationer på, at selve tolkningen er lidt kortere. * Hvis dele af gevinsten er realiseret, angives værdi i parentes efter det totale forventede beløb. 6.3 Kvalitetsløftsgevinster Ikke-økonomiske gevinster Gevinst-ID Flere mindre sprog dækket af tolkning. Infrastruktur er implementeret og kan anvendes til andet brug. Potentiale for lettere og bedre tværsektorielt samarbejde. Bedre sundhedsfaglig tolkning. Gevinstejer Enhed Gevinst (baseline) Kvalitet af tolkning. Bruger/patient og sundhedsfagligt personale. Modtager tolkning. Modtager tolkning. af af Regioner/kommuner /almen praksis. Regioner/kommuner /almen praksis. Sundhedsfagligt personale og patienter/brugere. - Specialiseret og professionaliseret tolkning. Antal sprog, der tolkes på. Øget tilgængelighed. Tolkebureauernes åbningstid. Gevinst (forventet*) Særligt det sundhedsfaglige personale oplever forbedringer og professionalisering. Flere sprog. Uændret antal sprog. Afvi vi- gel- Nej Tolkning Der er ikke Nej akut/uden mange eksempler for normall på akut arbejdstid. tolkning, men aflysninger og forsinkelser på tolkninger er færre. Anvendelse af Nej videoudstyr til andet end tolkning, herunder konferencer. - Bedre teknologisk infrastruktur. Øget videokontakt mellem forskellige institutioner. - Bedre samarbejde Nej mellem regioner/kommuner/ almen praksis. Specialiseret Gevinsten vil Nej tolkning. vokse ved øget anvendelse af videotolkning. Ja Begrundelse En spørgeskemaundersøgelse til patienter, der har modtaget tolkning, giver ikke et klart billede af brugernes tilfredshed med fremmødetolkning vs. teletolkning. Til gengæld er det sundhedsfaglige personale mere positive over for video- vs. fremmødetolkning. Der er ikke blevet efterspurgt flere sprog end der i forvejen var tilgængeligt, men der er indikationer på, at sprog, der nogle steder var vanskelige at dække med fremmøde nu kan dækkes via video. Der er dog stadig et potentiale for at få de bedste tolke på de mindste sprog til at levere tolkning, for der opleves kvalitetsproblemer ved tolkning på mindre sprog (primært sfa. svagt dansk fra tolkens side). Der har ikke været efterspørgsel efter tolkning akut/uden for normal arbejdstid. Dermed er det usikkert, om der er et betydeligt potentiale her. Nogle sygehusafdelinger anvender udstyret i andre sammenhænge end tolkning, herunder til udskrivningskonferencer og lægefaglige konferencer. Potentialet er ikke fuldt udnyttet. Der er dog opgjort, at der afholdes videokonferencer på danske sygehuse i Hvis alle møderne skulle være afholdt fysisk, ville det medføre en estimeret omkostning på ca. 60 mio. kr. Samarbejdet på tværs af afdelinger, regioner/kommuner/almen praksis og andet er forbedret, bl.a. anvendes udstyr til udskrivningskonferencer. Det opleves ofte som et problem, at tolkene ikke kender terminologien på et specifikt behandlingsområde. Teletolkning giver mulighed for specialisering, også hos tolken, men potentialet er ikke 8

10 Gevinst-ID Tidsbesparelse. Gevinstejer Enhed Gevinst (baseline) Afvi vi- gel- Sundhedsfagligt personale. Mindre brug af familiemedlemmer i tolkesituationer. Sundhedsfagligt personale, patient og pårørende. Minutter sparet. Kortere og mere fokuserede samtaler. Gevinst (forventet*) Begrundelse indfriet endnu. Indfriet. Nej Særligt i situationer, hvor en tolk skal være til stede i begyndelse og slutning af en konsultation, er der forbedringer, men også indikationer af, at samtalerne bliver kortere, jf. også tidligere. Indfriet. Nej Der er stadig et potentiale, men interviews indikerer, at antallet af tolkninger, der forestås af nær familie og slægtninge er faldende. 7 Teknisk løsning MedCom har siden 2003 hostet Sundhedsdatanettet, som sikrer, at al kommunikation på sundhedsområdet kan foregå via én forbindelse. I forbindelse med opstarten af teletolkeprojektet blev det besluttet, at et nyt knudepunkt skulle etableres i forbindelse med Sundhedsdatanettet for at udnytte de synergier, der vil være herved. Det var således et væsentligt element og en vigtig målsætning i teletolkeprojektet at etablere et nationalt videoknudepunkt (det såkaldte VDX), der skulle understøtte videokommunikationen i sundhedssektoren. Målet blev realiseret i 2009, og VDX kan tilgås fra både internettet og Sundhedsdatanettet. VDX-kommunikationen er baseret på de gængse standarder Sip og H323, og derfor skal udstyr, der kobles op herpå, også understøtte disse standarder. Driften af knudepunktet finansieres efter 1. januar 2013 af regioner og kommuner, som bruger løsningen. Til etablering og implementering af VDX nedsatte MedCom en teknikgruppe, der både har fungeret som et netværk til erfaringsudveksling og som også i den indledende fase bidrog til MedComs udbud af etablering og drift af knudepunktet. Ved udbuddet der blev udbudt på SKI-rammeaftale blev der taget højde for de daværende systemer i regionerne, så den størst mulige grad af kompatibilitet kunne sikres fra start. Udbuddet blev vundet af NetDesign, og i samarbejde med MedCom og teknikgruppen er det lykkes at etablere et videoknudepunkt med fuld kompatibilitet, hvor det er gjort muligt at genbruge lokale videokonferenceløsninger. Det er muligt at levere op til HD-kvalitet. VDX har siden 2010 haft en oppetid meget tæt på 100 %. I de første måneder var der udfordringer med at få udstyr til at virke lokalt og få infrastrukturen til at kunne rumme den øgede trafik pga. manglende båndbredde. Udfordringer, der relativt hurtigt blev overvundet. For at imødekomme udviklingen i kommuner og sygehuses tekniske infrastruktur, har man anskaffet to platforme Acano og Pexip, som gør det muligt at afholde videomøder mellem traditionel video og Microsoft Lync, som er den løsning, mange kommuner anvender (og der er endvidere en lang række kommuner og sygehuse, der står over for en investering heri). Der arbejdes på at få Lync integreret i den nationale adressebog via Seevia, så videoadresser også kan deles tværsektorielt. Det er også muligt at afvikle videokonferencer/-møder direkte i en web browser. Figuren på næste side viser videoknudepunktets opsætning og funktionsmåde, herunder at der både kan opnås sikker adgang via Sundhedsdatanettet og det almindelige internet. 9

11 7.1 Test Der har ikke været en egentlig testfase i projektet, idet infrastrukturen blev bygget langsomt og grundigt op. Derfor var der en forventning om, at infrastrukturen ville fungere fra dag ét, men med behov for løbende tilpasninger i den første driftsperiode. Til test af slutbrugernes tilfredshed blev der i forbindelse med evalueringen i 2013 gennemført en tilfredshedsundersøgelse ved anvendelse af et spørgeskema. Undersøgelsen er gennemført i oktober 2012 blandt de afdelinger, der havde meldt ind til MedCom, at de anvendte videotolkning per 1. juni Som udtryk for, at Region Syddanmark gennem hele projektperioden har haft den største deltagelse i og tilslutning til projektet, var deltagelsen i spørgeskemaundersøgelsen relativt størst herfra. Nedenfor gengives resultatet af spørgeskemaundersøgelsen fordelt på henholdsvis personalegruppe og region. Resultatet heraf er relativ stor tilfredshed på tværs af personalegrupper. Hele 85 % af de adspurgte vil anbefale videotolkning til en kollega. På regionsniveau kan den største tilfredshed spores i Region Syddanmark, hvor anvendelsen også er højst. Tabel: Hvor tilfreds er du med at anvende teletolkeudstyret og/eller teletolkning generelt? Stillingskategori (n) I høj grad I nogen grad Tilfreds I nogen grad I høj grad Total tilfreds (%) tilfreds (%) (%) utilfreds (%) utilfreds (%) (%) Læger (59) Sygeplejersker (77) Sekretærer (70) Andre (17) Total Tabel: Hvor tilfreds er du med at anvende teletolkeudstyret og/eller teletolkning generelt? Region (n) I høj grad I nogen grad Tilfreds I nogen grad I høj grad Total tilfreds (%) tilfreds (%) (%) utilfreds (%) utilfreds (%) (%) Region Syddanmark (142) Region Midtjylland (32) Region Nordjylland (19) Region Sjælland (11)

12 Region (n) I høj grad I nogen grad Tilfreds I nogen grad I høj grad Total tilfreds (%) tilfreds (%) (%) utilfreds (%) utilfreds (%) (%) Region Hovedstaden (19) Total Leverancer Projektet har haft til hensigt at facilitere en udvikling frem mod øget anvendelse af videotolkning på sygehuse, i kommuner og i almen praksis. Som grundlag herfor har det været projektets hovedleverance at levere det videoknudepunkt, hvorpå teletolkning gnidningsfrit og sikkert kan foregå. Teletolkeprojektet har således brugt omkring en femtedel af projektets ressourcer til at indkøbe, udvikle og drive videoknudepunktet VDX. Udover videoknudepunktet VDX har projektet enten finansieret eller tilvejebragt andre delleverancer, der fremgår af tabellen nedenfor. Hovedleverance Overtagelseskriterier Status Etablering af videoknudepunkt (VDX). ud- Bookingsystem viklet. At etablering, drift, support og videreudvikling af nationalt videoknudepunkt er til stede, og at brugerne i henhold til teknisk samarbejdsaftale har etableret lokal videoinfrastruktur med tilslutning til nationalt videoknudepunkt, der overholder nationale videostandarder. Der er udviklet og testet et bookingsystem i Region Midtjylland, der kan virke som inspiration. Trådløs opkobling. Mulighederne for at anvende videotolkning ved trådløs opkobling (på telefonnet) skulle testes. Film produceret. Pilotprojekt i kommuner. Pilotprojekt i almen praksis. Opfølgning og udarbejdelse af statistik vedr. udbredelse og anvendelse. Der skal være produceret to film, der sælger teletolkekonceptet og inspirerer til brug i regioner, på sygehuse, i kommuner og i almen praksis. Der er gennemført pilotprojekter og afleveret erfaringsrapporter i 5-10 kommuner. Der er gennemført pilotprojekter og afleveret erfaringsrapporter i 10 almen praksis. I forlængelse af projektet i 2013 blev der større fokus på anvendelsesgraden, hvorfor monitorering og synlighed om anvendelse skulle prioriteres og anvendes som konkurrenceparameter. (leveret/udestående) Leveret med en oppetid på tæt på 100 %. Leveret i samarbejde med Capgemini og idriftsat i regionen. Ikke andre regioner har sat dette i drift endnu. Leveret, men med det resultat, at nettet ikke er stabilt nok til at håndtere trådløs teletolkning. Leveret. Leveret. Der er gennemført pilotprojekter i 10 kommuner, der har afrapporteret erfaringer til MedCom. Leveret. Der er gennemført pilotprojekter i 19 almen praksis. Leveret pr. måned og pr. kvartal. Handling, hvis udestående Ansvarlig MedCom Region Midtjylland Region Syddanmark MedCom Kommuner og Med- Com Regioner og Med- Com MedCom 11

13 9 Tidsplan De opstillede tidsplaner for projektets forskellige faser er generelt overholdt. Der har dog været forsinkelser på enkelte dele, men aktiviteterne i de oprindelige tidsplaner er generelt overholdt. Blandt væsentlige overskridelser kan nævnes selve arbejdet med national udbredelse af teletolkning. Den forsinkelse var den primære årsag til, at projektet blev forlænget til også at løbe i Ligeledes var der forsinkelser på indgåelsen af samarbejdsaftaler vedr. implementering, hvilket bl.a. skyldes et længere forberedende arbejde med at overbevise interessenter om commitment til fuld deltagelse i projektet. Nr. Tidsplan (baseline) Fase Startdato Slutdato Varighed (mdr.) Tidsplan (realiseret) Startdato Slutdato Varighed (mdr.) Det oprindelige projekt, der var rammesat til at løbe fra 1. januar 2009 til 31. december Udbud og etablering Kontakt til regioner , , Kravspecifikation VDX 1.3. Udarbejdelse af PID , , Samarbejdsaftaler , ,5 vedr. implementering og teknik indgået 1.5. Gennemført udbud , Juni , Kontrakt indgået , Første tekniske , afprøvning og implementering 1.8. Evaluering af driftserfaringer National udbredelse Undervisning i regionerne , Gennemførelse af ,5 1,5 pilot i almen praksis, inkl. evalueringsrapport 2.3. Pilotprojekter i kommuner gennemføres, inkl. afrapportering 2.4. Gennemførelse af pilotprojekt om trådløs opkobling, inkl. erfaringsopsamling 2.5. Gennemførelse af pilotprojekt vedr. booking, inkl. erfaringsopsamling Fortsættelse af projektet i 2013 med det formål at sikre øget udbredelse af teletolkning på sygehusafdelingerne. 1 Opstart og udarbejdelse af regionale handleplaner for øget anvendelse 2 Kortlægning og information til klinisk og ledelsesniveau Jan. 13 Marts Afvigelse mdr. Apr. 13 Juni Informationen til klinisk niveau er ikke realiseret 3 Re-implementering af Juli 13 Sept tolkning på relevante afdelinger 4 Status og notat med Okt. 13 Dec statistik på videotolkning og videokonference 12

14 10 Kvalitet Det er formålet, at teletolkning sikrer slutbrugeren lettere adgang til tolkesamtaler ved brug af videokonference i sundhedsvæsenet (med slutbruger menes tolken, det sundhedsfaglige personale og patienten/borgeren). Om kvalitet og kvalitetskontrollen kan det overordnet siges: Siden teletolkeprojektet officielt sluttede d. 31/ , har VDX været drevet videre som et integreret tilbud på Sundhedsdatanettet. Siden d. 1/ har VDX været i en reel driftssituation, hvor kvalitetskontrollen sker løbende, både i forhold til de ønsker brugerne af SDN måtte have, den teknologiske udvikling og de supportsager der måtte opstå. MedCom har overordnet ansvaret for at levere det aftalte kvalitetsniveau gennem vores underleverandører: NetDesign, Netic, Atea/Pexip, SynergySky, Seevia, Acano og Vidyo. I tabellen nedenfor er en opsamling over planlagte og realiserede kvalitetskrav. Leverance/produkt Planlagt kvalitetskrav Realiseret kvalitet (herunder fejlstatus) Kommende planlagte kvalitetskontroller Ansvar Funktionelle krav (beskrevet i kravspecifikation). Tidsbesparelse. Nøjagtighed lyd). (billede, Sikkerhed (SDN, kryptering). Kompatibilitet. (driftssikker- Stabilitet hed). De primært tekniske krav var forankrede i det forretningsmæssige behov "højst muligt funktionsfællesskab med brugernes aktuelle udstyr" for at understøtte allerede indkøbt videokonferenceudstyr. Detaljeringsgraden var på protokolniveau. I den oprindelige projektplan var der indregnet tidsbesparelser blandt brugere som konsekvens af lettere booking og kortere tolkninger. VDX skal kunne understøtte videokonferencer til og med HD (H.264) på både H.323 og SIP. Videokonferencer skal både kunne foretages via SDN og via det åbne internet samt både med og uden kryptering. Hvis konferencen vedrører personfølsomme oplysninger skal endepunktskryptering anvendes, uanset hvilket net der anvendes. Ved at stille krav om "højst mulige funktionsfællesskab" og ved at stille krav om både H.323 og SIP sikres bedst mulighed for kompatibilitet med eksisterende udstyr. Løbende siden 1. Som planlagt. januar 2013 MedCom Der er ikke i tidsforbrugsundersøgelsen i evalueringsrapporten fra 2013 vist en tidsbesparelse ved at konvertere fremmødetolkninger til videotolkninger. Ikke planlagt. MedCom Som planlagt. Som planlagt. Som planlagt. 13 Løbende siden 1.januar MedCom Løbende siden 1.januar MedCom Løbende siden 1.januar MedCom VDX er opbygget redundant på to geografisk adskilte lokationer med leverandør- Som planlagt. Ikke planlagt. MedCom

15 Leverance/produkt Planlagt kvalitetskrav Realiseret kvalitet (herunder fejlstatus) Kommende planlagte kvalitetskontroller Ansvar Tilgængelighed. Fleksibilitet (genanvendelighed/potentiale). Tryghed (patient, tolk og sundhedsfagligt personale). Vedligeholdelse. garanti for udskiftning af defekt udstyr for at sikre høj stabilitet. SLA indgået med leverandør indeholder krav om oppetidsgaranti på 99 %. At videoudstyr kan anvendes til meget andet end teletolkning. Derfor forventes det, at udstyret udnyttes til andre formål som konferencer, telemedicin mv. Forventet øget tryghed blandt patienter, øget oplevelse af professionalisering af tolkesituationen blandt medarbejdere og tolke. Kontrakten med leverandøren indeholder løbende opdatering af både firmware og software, samt løbende driftsassistance. Løbende siden 1.januar MedCom Som planlagt. Som planlagt. Videokonferenceudstyret anvendes i regionerne til meget andet end videotolkning. Teletolkeprojektet har bidraget til at udbygge infrastrukturen og Der følges sikre udrulning af videokonferenceudstyr løbende op i regioner og på VDX- Med- kommuner. Der er stor begejstring trafikken Com/regio for den fælles nationale tilgang til gennem nerne/komm udviklingen af videokonferenceinfrastrukturenmodulet. statistik- uner Det må vurderes, at brugerne er trygge ved at anvende videotolkning. 85 % af brugerne i klinikken vil anbefale videotolkning til en kollega, og 79 % af patienterne er meget tilfredse/tilfredse med at anvende videotolkning. Ikke planlagt. MedCom Som planlagt. Løbende siden 1.januar MedCom I takt med at kommunerne er begyndt at bruge video i større udstrækning end tidligere, er behovet for integration med Microsoft Lync vokset. MedCom har derfor anskaffet både Pexip og Acano for igennem anvendelse af virtuelle møderum at kunne integrere traditionel video med Microsoft Lync. Det oprindelige statistikværktøj (Satellite) er blevet udviklet i samarbejde med leverandøren og hedder nu SynergySky. Der er tale om en administrationsportal, der i den nyeste version skal være med til bedre at integrere telefonbogen fra Seevia. Endvidere drifter VDX en Vidyo-platfom som en del af KIH-projektet. Så pt. dækker VDX de mest udbredte videoprotokoller, herunder inkl. browserbaseret videokommunikation, som måske kan/skal skaleres op i forhold til borgerrettet videokommunikation. 11 Risici/hændelser Af såvel business casen (den reviderede business case fra 2011) som af afvigelsesplanen fremgår identificerede risici. De, af de identificerede risici, der helt eller delvist blev realiseret, fremgår af tabellen nedenfor. Risi- ko- ID Risikohændelse Samlet konsekvens Risikopris Håndtering Risici, der fremgik af business case og PID for hovedprojektet ( ) 1 Implementering på sygehusene Lav anvendelsesgrad og manglende ressourcer i Svært at fastslå præcist, da det er afhængigt af tolkepris og region, men 14 Projektet har tilbudt frikøb af medarbejdere til projek-

16 Risi- ko- ID Risikohændelse Samlet konsekvens Risikopris Håndtering forsinket. nogle regioner i forlængelsesperioden. Fald i tolkeefterspørgsel. Ansatte tolke udviser modstand mod videotolkning. Modstand fra tolkeleverandører. Ikke muligt at sikre nummersystem for at sikre struktur i national videokonferenceinfrastruktur. De økonomiske gevinster, der var forventet i medfør af business case er ikke indfriet. Som følge af Sundhedslovens 50, der betød, at personer bosat i mere end 7 år i Danmark selv skulle betale for tolkeudgifter. Trådte i kraft pr Et flertal af tolkebureauerne er stadig tilbageholdende med at tilbyde videotolkning. Et flertal af tolkebureauerne er stadig tilbageholdende med at tilbyde videotolkning, mens nogle af de større udbydere er fuldt gearet til yderligere teletolkning. Har ikke været muligt at gennemføre, da regionerne selv nummererer systemerne. Det koster ift. at sikre effektiv kommunikation. Generelt har den lave anvendelsesgrad og manglende prisforskel for fremmødetolkning og videotolkning været medvirkende årsag til, at den forventede gevinst ikke er indfriet. Projektet har ikke kunne dokumentere, at der er en tidsbesparelse på anvendelse af videotolkning. anvendelsesgraden i 2013 var 31 % mod en målsætning på 50 % på relevante sygehusafdelinger. Et forsigtigt skøn bl.a. baseret på beregninger i business case for øget anvendelse af videotolkning og videomøder udarbejdet for Digitaliseringsstyrelsen er en årlig risikopris på mindst 2-3 mio. kr. på sygehusene. Var svært at fastslå, da det ikke er kendt, hvor stor en andel af de samlede tolkninger, der ydes til personer, der har været bosat i Danmark i minimum 7 år. Svært at reducere risikoprisen til den del af den manglende villighed, der henføres til den enkelte tolk. Formentlig meget begrænset. Ofte vil det manglende tilbud om videotolkning også kunne begrundes med økonomiske incitamenter hos tolkeleverandøren. Svært at reducere risikoprisen, til hvad der kan henføres til nogle tolkeleverandørers modstand mod at levere videotolkning. Formentlig begrænset, da det ofte vil være de samme systemer, der ringer op til hinanden. Det var i business casen forventet, at gevinsterne (brutto) alene på sygehusområdet i år 1 ville være ca. 0,6 mio. kr. stigende til 21 mio. kr. i år 5. tet for at sætte fokus på implementeringen. Sundhedslovens 50 er siden ophævet og udgået. Initialt tanke om at involvere fagforening el.lign., men organiseringen viste sig at være meget spredt. Tolkeleverandørerne har fra start været involveret i projektet. Dels for at udveksle erfaringer, og dels for at fremme gennemførelsen af forandringen. Det er forsøgt at etablere, men måtte opgives. Projektet blev forlænget til også at omfatte 2013 for netop at fokusere på øget anvendelse af videotolkning på sygehusene ved Risici, der fremgik af afvigelsesplanen af februar 2013 ifm. forlængelsen af projektet. 1 yderligere monitorering, uddannelse og tilbud om frikøb af personale fra regioner, der kunne dedikere sig fuldt ud til projektet. Det er ikke lykkedes at forhandle tilstrækkelig gode priser på videotolkning. Det medfører, at den fulde gevinst ikke kan høstes, fordi der er for dårligt økonomisk Incitament til at anvende video. En afgørende barriere for at høste gevinsterne, som formentlig beløber sig til et betydeligt millionbeløb. Mulighederne for fælles udbud mv. har været drøftet i gruppen, men MedCom har ikke haft mandat til at forestå udbudsforretning. 2 Manglende ledelsesmæssig forankring. Betyder, at videotolkning ikke implementeres i praksis alle steder. En afgørende barriere for at høste gevinsterne, men det er ikke muligt at estimere, hvad det økonomisk set har betydet. 15 De steder, hvor ledelsesopbakningen har været til stede, har det været afgørende for den succes, der er opnået. Disse gode historier er blevet delt og fortalt adskillige gange i løbet af projektet for at

17 Risi- ko- ID Risikohændelse Modstand hos det sundhedsfaglige personale mod forandring og anvendelse af ny teknologi. Samlet konsekvens Risikopris Håndtering Betyder, at videotolkning ikke er anvendt i det omfang, det kunne have været. Formentlig af mindre betydning. Regionerne har Manglende monitorering Formentlig af mindre betydning. ikke fuldt kan forhindre konkurrenceelementet, registreret sig på hvor de statistikmodulet, regioner, der klarer sig så monitorering bedst og dårligst, udstilles, af anvendelse er ligesom manglende monitorering ikke mulig. betyder, at det bliver umuligt at sætte fokuserede indsatser ind. Regionerne Manglende opfølgning og afsætter ikke fortsat fokus på fuld tilstrækkeligt implementering medfører med ressourcer en reel risiko for, at implementeringen til videre implementering fejler fuld- af stændig. projektet siden afslutningen i juni Potentielt store økonomiske konsekvenser. fremme bedste praksis. Der har foregået undervisning og uddannelse af superbrugere. MedCom har konsekvent stillet sig til rådighed for yderligere uddannelse og information om udstyr og projekt. Nogle blandt tolkeleverandørerne efterspørger kompetenceløft og evt. en speed dial-funktion. MedCom har arbejdet på at sikre fuld opkobling, og status er, at kun en region nu mangler, og også her pågår der arbejde med at blive opkoblet. Tre ud af fem regioner opleves at dedikere sig til videre implementering af projektet, også efter projektafslutning, mens to regioner ikke har specifikt fokus på implementering af videotolkning. 12 Overdragelse til drift Der er ikke udarbejdet og indgået formelle overdragelsesaftaler mellem parterne i projektet i forbindelse med overdragelsen til drift. IT-infrastrukturen, VDX, blev idriftsat allerede i VDX blev kravspecificeret i tæt samarbejde med alle regioner og enkelte kommuner og efter udbud tildeltes opgaven med opbygning, drift og videreudvikling til NetDesign. Fra 1. januar 2013 er videoknudepunktet efter beslutning i MedComs styregruppe en fast integreret del af Sundhedsdatanettet, og et abonnement på Sundhedsdatanettet indbefatter derfor også per automatik mulighed for anvendelse af videoknudepunktet (VDX). De aftaler, der er indgået mellem MedCom og NetDesign om løbende kvalitetsmonitorering af driften, fremgår under kapitel 10. Projektet har som helhed i høj grad været drevet som et netværk under MedComs ledelse, hvor idéen har været at drive en forandring ved, at de involverede parter har mødtes ofte, delt erfaringer, modtaget sparring og træning fra MedCom. MedCom har endvidere udmøntet midler fra den oprindelige bevilling til projektets deltagere via samarbejdsaftaler, hvor projektdeltagerne har forpligtet sig på specifikke mål eller leverancer. Der vedhæftes i bilag eksempler på disse aftaler. National udbredelse af videotolkning på sygehusene fremgår af økonomiaftalen mellem Regeringen og regionerne fra 2010 og indgik samtidig i RSIs pejlemærker fra samme år. MedComs samarbejdsaftaler afspejler den praktiske udmøntning af de overordnede politiske målsætninger om udbredelse og fortsat drift af videotolkning i sygehusvæsenet. Dertil kommer, at der lokalt er lavet SLA er mellem regioner og sygehuse, men MedCom og projektet har ikke været involveret heri. Den implementeringsgruppe, der blev nedsat allerede ved projektets begyndelse, fungerer imidlertid stadig. 16

18 12.1 Risici i forhold til overdragelse til drift De risici, der fremgik af afvigelsesplanen fra februar 2013, og som er listet under punkt 11, er også i et fremadrettet perspektiv fortsat risici. Nedenfor fremgår en fremadrettet risikoanalyse på disse punkter. Risiko- ID Risikohændelse Samlet konsekvens Sandsynlighed Risikoværdi Håndtering Der forhandles for dårlige aftaler for videotolkning i udbuddene i de enkelte regioner. Manglende ledelsesmæssig forankring. Det medfører, at den fulde gevinst ikke kan høstes, fordi der er for dårligt økonomisk incitament til at anvende video. Betyder, at videotolkning ikke implementeres i praksis. Modstand hos det Betyder, at videotolkning sundhedsfaglige personale ikke er mod forandring og anvendt i det omfang, anvendelse af ny teknologi. det kunne have været. Regionerne har ikke fuldt registreret sig på statistikmodulet, så monitorering af anvendelse er ikke mulig. Manglende monitorering kan forhindre konkurrenceelementet, hvor de regioner, der klarer sig bedst og dårligst, 3 Høj Fortsat agitation for samlede regionale udbud, hvor udbuddet splittes op i teletolkning og fremmødetolkning. Flere leverandører efterspørger ligeledes sådanne udbud. 4 Høj Der kan appelleres til øget ledelsesmæssig opbakning til projektet i relevante regionale fora. 2 Lav I takt med øget udbredelse vil modstanden aftage. 1 Lav Der er gang i processen, så inden for overskuelig fremtid vil denne risiko formentlig være elimineret. udstilles, ligesom manglende monitorering betyder, at det bliver umuligt at sætte fokuserede indsatser ind. Regionerne afsætter Manglende opfølgning 4 Høj Der kan appelleres til øget fokus på ikke tilstrækkeligt med og fortsat fokus videotolkning og implementering ressourcer til videre på fuld implementering heraf i relevante regionale fora. implementering af medfører en Nogle regioner synes på nuværende projektet siden afslutningen reel risiko for, at tidspunkt ikke at have fokus på ultimo implementeringen videotolkning, mens andre fortsat fejler. har massivt fokus på det. 13 Projektevaluering Projektet har på et overordnet plan indfriet sit formål og sine væsentligste målsætninger. Der er etableret et stabilt videoknudepunkt til anvendelse i såvel regioner, på sygehuse, i kommuner og i praksisser. Der er ligeledes en udbredelsesgrad af udstyret på sygehusene på relevante afdelinger tæt på 100 %, ligesom der er gennemført pilotprojekter i kommuner og i almen praksis. Når det kommer til anvendelsen af teknologien til tolkning, har man imidlertid ikke opnået den målsætning om 50 % anvendelsesgrad, der blev opstillet i forbindelse med forlængelsen af projektet i Anvendelsesgraden lå ved udgangen af 2013 på 31 % på de relevante sygehusafdelinger. Opgørelser fra de to første kvartaler i 2014 indikerer dog, at anvendelsesgraden fortsat stiger og kan forventes at nærme sig 40 % ved udgangen af I forbindelse med denne slutrapportering har der været møder med repræsentanter fra projektets deltagere og slutbrugere med henblik på at få en fyldestgørende erfaringsopsamling, der kan supplere den omfattende indsamling af erfaringer, der er tilvejebragt i løbet af projektperioden. Erfaringerne fra disse interviews er gengivet nedenfor Erfarings- og læringspunkter generelt Der er stor enighed blandt de involverede parter om, at projektet har leveret fint i forhold til det mandat, der har været givet. Flere punkter kan fremhæves: 17

19 MedCom og teknikgruppen som helhed har gennemført et professionelt og solidt udbud af udvikling og drift af videoknudepunktet, VDX. Videoknudepunktet har efter ganske få opstartsvanskeligheder fungeret meget tilfredsstillende med høj oppetid. Dette er en afgørende forudsætning for at kunne skabe øget anvendelse af videotolkning. Det er en væsentligt positiv og afledt effekt af teletolkningsprojektet, at udstyret nu er til rådighed på landets sygehuse og i en række kommuner, så der er en infrastruktur til stede, der også kan anvendes til fx videokonferencer. I stigende grad anvendes udstyret til fx udskrivningskonferencer og lægefaglige konferencer. MedCom har på udmærket vis faciliteret netværk og erfaringsudveksling mellem projektets interessenter. Projektet har bidraget til at skabe et konkurrenceelement mellem de deltagende parter, der for nogles vedkommende har bidraget til at fremskynde projektet lokalt. De brugere, der anvender udstyret, er generelt begejstrede for at anvende det, og de fleste ser videotolkning som mere end en fuldgyldig erstatning for fremmødetolkning. Der har generelt været et godt samarbejdsklima i projektet. Projektet har endvidere medført en række læringspunkter, som dels kan bidrage til at forklare, hvorfor anvendelsesgraden af og gevinsthøsten for videotolkning stadig ikke er optimal. Ledelsesmæssig opbakning central ved implementering af større forandringer I alle regioners it-afdelinger har der været stor ledelsesmæssig opbakning til teletolke projektet. Dette kan hænge sammen med, at it-afdelingerne har været projektejere i de enkelte regioner. Det er imidlertid samstemmende tilfældet, at ledelsesopbakningen både på hospitaler og på de enkelte relevante afdelinger har været varierende. Dette har bidraget til, at videokonferenceudstyret ikke er kommet i drift, efter at it-afdelingen har opsat udstyr. De steder, hvor ledelsesforankringen har været stor fx i Region Syddanmark synes det direkte at kunne aflæses på anvendelsesgraderne. Der er bred variation i, hvordan regionerne har valgt at organisere implementeringen af videotolkning, ligesom der er stor forskel på, hvordan den ledelsesmæssige opbakning har været. Regionerne har typisk satset på en implementering, hvor udstyret blev leveret til afdelingerne, samtidig med at personalet er blevet undervist. Udstyr og igangsætning af videotolkning har således skullet starte på samme tid. De regionale projektledere har haft forskellige vilkår, både ressourcemæssigt og ledelsesmæssigt. Den markante ledelsesopbakning i Region Syddanmark har haft afgørende betydning. Der er således ingen tvivl om, at den store opbakning til projektet har været en direkte årsag til, at både udbredelsesgraden og dækningsgraden af videotolkning er langt højere i Region Syddanmark end i resten af landet. Region Midtjylland, der har forankret videotolkning og øget anvendelse heraf i Center for Telemedicin, har ligeledes fortsat ledelsesfokus på videotolkning og er i færd med at udarbejde en ambitiøs strategi om at hæve anvendelsesgraden væsentligt på regionens hospitaler. Projektet har forsøgt at bidrage til at sikre ledelsesmæssigt opbakning ved bl.a. at afholde møder med både RSI og Danske Regioners Sundhedsdirektørkreds. RSI havde på et tidspunkt også udbredelse og anvendelse af teletolkning som et strategisk pejlemærke. Dette er nu indstillet. Den generelle læring herfra er, at mekanismer, der kan involvere og binde det relevante ledelsesniveau, er nødvendige for at øge sandsynligheden for succesfuld implementering (og vedvarende fokus på emnet også efter projektafslutning). Dette har ikke reelt været muligt for projektledelse at sikre i nærværende projekt, og man har derfor været efterladt til at håbe på, at relevante og stærke ledelseskræfter i regioner og på sygehuse har været villige til at tage ansvaret for implementeringen. På den baggrund kan der argumenteres for, at anvendelse af mere forpligtende samarbejder eller endnu stærkere (økonomiske) incitamenter formentlig kunne have tjent projektet godt. 18