Opdateret Projektplan Teletolkeprojektet 1. april 2011

Transkript

1 Opdateret Projektplan Teletolkeprojektet 1. april 2011 Projektplan version 2.1 1

2 Indholdsfortegnelse Projektgrundlag...3 Baggrund...3 Forventet potentiale...4 Formål...4 Mål...5 Omfang...5 Projektorganisering...7 Leverancer...9 Milepælsplan...11 Tidsplan...12 Budget...12 Implementeringsstrategi...13 Samarbejdsaftaler...14 Evaluering...15 Kvalitet...15 Succeskriterier...17 Projektplan version 2.1 2

3 Projektgrundlag Baggrund I kraft af populationsforandringer indenfor de sidste år i Danmark (flere hundredetusinde flygtninge, indvandrere og asylansøgere fra forskellige verdensdele) er behovet for tolkebistand i sundhedsvæsenet steget markant. Især indenfor arabisk og somalisk, men i stigende grad også østeuropæiske sprog som eksempelvis polsk. På landsplan er der en stigning i antallet af personer, som får diabetes type 2, muskellidelser og andre livsstilssygdomme, en stor del af disse er af anden etnisk baggrund. Mange er flygtet fra krigsramte områder eller områder, hvor de på anden vis har frygtet for deres liv. Dette medfører en potentiel risiko for udvikling af posttraumatisk stress syndrom. Inddrages den demografiske udvikling, som peger mod færre hænder i den arbejdsduelige alder og flere ældre borgere, tegnes et billede med øget pres på sundhedsvæsenet generelt, men også et øget behov for tolkesamtaler. Den nuværende praksis med en fysisk fremmødt tolk i sundhedsvæsenet medfører, at konsultationen ofte starter i venteværelse, hvor tolken venter sammen med patienten. Dette er med til at vanskeliggøre, at tolken kan opretholde en professionel distance til patienten. Det kan være svært, specielt i akutte situationer at få arrangeret en tolkesamtale med kort varsel, og løsningen bliver ofte anvendelse af familiære tolke, faktisk også patientens børn. Denne løsning medfører ofte etiske dilemmaer for både patient og den familiære tolk og går på kompromis med kvaliteten af tolkningen. Tolken bruger meget tid på transport, finde parkeringspladser og venten i afdelingerne, og har nuværende ikke de store muligheder for diskussioner med kollegaer eller specialisering indenfor et område. Et pilotprojekt på flere afdelinger på Odense Universitetshospital(OUH) og Kolding sygehus med teletolkning har vist, at den nuværende løsning med fremmødetolkning kan forbedres ved anvendelse af tolkning via videokonference. De har rapporteret om øget tilgængelighed af tolkning, også i akutte situationer, og det vurderes, at systemets er mere smidigt, lettilgængeligt og tidsbesparende i forhold til den nuværende løsning med fremmødetolkning. Patienterne har forståeligt nok haft brug for information omkring det anvendte udstyr. Anvendelse af videokonferenceudstyr i tolkesituationer er i projektet afprøvet i yderligere 14 sygehusafdelinger fordelt på 4 regioner. Overordnet peger erfaringerne derfra på, at teletolkning er særdeles anvendeligt i stort set alle situationer, men at en udbredt anvendelse kræver brugervenligt videoudstyr, ledelsesopbakning og gåpåmod, klart definerede arbejdsgange samt information til de involverede parter. Der foreligger ikke de samme erfaringer indenfor kommuner og almen- og speciallægepraksis. Projektet gennemfører derfor pilotprojekter i 5-10 kommuner og i mindst 10 almene lægepraksis. Erfaringerne herfra skal være med til at vurdere potentialet for en evt. storskala udbredelse. Teletolkning giver tolken mulighed for at beholde en professionel distance til patienten, samt tilføre højere kvalitet af tolkningerne fx via specialisering. Ud over anvendelse til tolkning kan videokonferenceudstyret efterfølgende genanvendes til mange andre formål på de samme afdelinger, kommuner og praksis. Der forventes også at blive en større gennemsigtighed af en afdelings tolkeforbrug. Projektplan version 2.1 3

4 Forventet potentiale Anvendelse af videokonference i den danske sundhedssektor har hidtil været begrænset. Dels er der forsat manglende viden om de kliniske muligheder ved videokonference. Dels er det i lokale pilotprojekter svært at opnå den anvendelsesmæssige volumen, der er nødvendig, for at sundhedspersonalet opbygger tilstrækkelig fortrolighed med og erfaring i anvendelse af videokonferenceteknologien. Et nationalt videoknudepunkt skal sikre en gnidningsløs og sikker videokommunikation mellem de forskellige organisatoriske enheder i sundhedssektoren. Der gennemføres skønsmæssigt tolkninger om året på de danske sygehuse og ca tolkninger i lægepraksis. Tallet for tolkesamtaler i kommunerne er estimeret til tolkninger årligt beregnet ud fra 2 kommuners antal tolkninger pr år, set i forhold til deres relative andel af indvandrere fra ikke-vestlige lande i Danmark Tolkebistand pr. videokonference er en nyskabelse i Danmark, inspireret af lovende effekter fra løsninger i Californien, hvor det første år har bragt signifikante resultater for hospitalet, idet teletolkning reducerede den gennemsnitlige tid, der blev anvendt til tolkning, fra 37 minutter til 17 minutter. Tidsbesparelse Tolkning via videokonference giver dels mulighed for bedre tilrettelæggelse af tolkning, specielt i forbindelse med forsinkelser, hvor det bliver lettere at ændre den aftalte tolkning. Dels en bedre udnyttelse af tolkeressourcer, da transport til og fra tolkestederne, som i dag tager meget tid, mindskes. Tilgængelighed Med anvendelse af videokonference ved tolkesamtaler vil tilgængeligheden til tolkning blive bedre, uanset tolkestedets geografiske placering, sprogets udbredelse i Danmark, og sandsynligvis også tidspunktet på døgnet. Dette vil være gældende for både planlagte og akutte tolkninger. Bedre sundhedsfaglig tolkning Med tolkning via videokonference bliver det muligt at professionalisere og specialisere tolkningen, hvor tolken kan specialisere sig indenfor ét speciale. Derved bliver tolkningen bedre i forhold til det sundhedsfaglige område generelt. En øget tilgængelighed af tolke, vil mindske anvendelsen af familietolke, specielt børn, som ikke er uddannede og uden sikkerhed for at de behersker sproget tilstrækkeligt. Derudover er de ikke som andre tolke underlagt tavshedspligten i sundhedsvæsenet. De er følelsesmæssigt involverede og kan stilles i etiske dilemmaer. Formål Sikre national udbredelse af teletolkning pr. videokonference på 90 % af alle relevante sygehusafdelinger, således at videokonference bliver opfattet som et almindeligt værktøj i den kliniske dagligdag, der øger tilgængeligheden af tolkebistand og mindsker tidsforbruget i forbindelse med planlægning af tolkesamtalen, samt ventetiden ved forsinkelser. Sekundært vil den etablerede infrastruktur og videokonferenceudstyret danne fundamentet for genanvendelse i andre behandlingsmæssige sammenhænge som fx tilsyn og alkoholbehandling, tværfaglige og udskrivningskonferencer mellem sekundær og primær sundhedssektor, undervisning mm. Projektplan version 2.1 4

5 Teletolkning sikrer lettere og billigere adgang til tolkning for sundhedsvæsenet, ved øget tilgængelighed til tolken og mindre ventetid. Mål At teletolkning anvendes på 90 % af alle relevante sygehusafdelinger i december At teletolkning anvendes i enkelte kommuner og praksis, hvor der er et stort behov for tolkning. Delmål: - Kortlægning af tolkeudbydere i Danmark. - Etablering af centralt videoknudepunkt via Sundhedsdatanettet - At teletolkning pilotafprøves i enkelte kommuner og praksis, for at indhente praktiske erfaringer vedrørende anvendelsesmuligheder og potentiale Omfang Projektet skal sikre høj udbredelsesgrad af videokonferenceudstyr i de 5 regioner, så der er mulighed for høj dækningsgrad af tolkning via teletolkning på de danske sygehuse. Teletolkning via videokonference har ikke tidligere været afprøvet i kommuner og lægepraksis, men der er en oplagt gevinst at hente her, hvorfor projektet har valgt at have 5-10 kommuner og 14 almenpraksis med som pilotprojekter, for at indhente erfaringer. Projektet er ansvarlig for etablering af nationalt knudepunkt via sundhedsdatanettet, så trafikken foregår via en sikker forbindelse. Derudover sikre, at der er lokal infrastruktur, så regioner, kommuner, og praksis kan kobles op. Projektet har afholdt workshops i forbindelse med kvalitetsmål og evalueringsmodel i forbindelse med klinisk afprøvning. Regionerne har udtrykt stort behov for trådløs opkobling på sygehusene, samt for at have en booking funktion. Projektet har derfor medtaget 2 delprojekter: Booking via en fælles tolkeportal i samarbejde med region Midtjylland Trådløs opkobling på sygehusene i samarbejde med region Syddanmark Afgrænsning: Projektet afgrænser sig fra, at implementere de mulige genanvendelser, der er ved videokonference. Det er op til brugerne af videokonference, at anvende det implementerede udstyr i andre situationer end tolkning. Det er superbrugere eller tilsvarende i hver organisation, som skal varetage undervisning af kommende brugere af videokonferenceudstyret. Projektet skal sikre, at der gennemføres pilotprojekter i 5-10 kommuner og i mindst 10 almen lægepraksis, så der indhentes erfaring på dette område. Det er ikke indenfor projektets opgave, at sikre mulighed for elektronisk betaling for teletolkning, det gælder både den offentlige betaling og eventuel privat betaling. Det er på nuværende tidspunkt muligt at betale med e-fakturering, dette ændrer sig ikke. Projektplan version 2.1 5

6 Afhængighed: Projektet er afhængigt af, at sundhedsdatanettet opdateres, så der er kapacitet til den ekstra belastning som national anvendelse af tolkning via videokonference vil medføre. Foruden et opdateret sundhedsdatanet, er projektet afhængig af, at regioner og kommuner indgår aftaler med teletolkeudbydere om teletolkning via videokonference. Projektplan version 2.1 6

7 Projektorganisering Teletolkningsprojektet hører under telemedicin og hjemmemonitorering i den nationale IT strategi på sundhedsområdet. Digital Sundhed er pr. 1. januar 2011 nedlagt, projektet ejes herefter af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Programledelse og koordinering af den konkrete implementering og udbredelse af teletolkning varetages i regi af MedCom for at udnytte den eksisterende kompetence i national udrulning og implementering af elektronisk kommunikation i sundhedssektoren. Projektet er opdelt i 4 faser: Opstartsfasen: 1. januar 28. februar 2009 Udbud og etablering: 1. marts juli 2010 National udbredelse: 1. januar oktober 2011 Projektafslutning: 1. november 31. december 2012 Projektets organisering Indenrigs & Sundhedsministeriet Medcom: Programledelse Videoknudepunkt infrastruktur VDX Projektstyregruppe for teletolkning Projektstyregruppe for. Projektstyregruppe for.... Medcom: Projektledelse Teknik Hospitaler Kommuner Praksis Tolkeudbydere Videoteknikgruppe Implementeringsgruppe Tolkeudbydergruppe Programstyregruppe: Programejer: Indenrigs- og Sundhedsministeriet Repræsentant for Indenrigs- og Sundhedsministeriet Danske Regioner KL Lægeforeningen, sygehus Lægeforeningen, praksis Dansk sygeplejeråd Danske patienter 2 repræsentanter for regionerne Observatører: Programleder, samt repræsentant fra MedCom og Sundhed.dk Programstyregruppen har ansvar for styringen af programmet inden for programmets tolerancer/rammer. Projektplan version 2.1 7

8 Projektstyregruppe: Styregruppeformand, Lars Hulbæk, MedCom, programleder Projektleder, Lone Høiberg, MedCom Leverandør af nationalt videoknudepunkt, Preben Sørensen, Netdesign Leverandør af tolkebistand, Bjõrg Magnusdóttir, Tolkegruppen Seniorbruger, Erik Knudsen, Århus kommune Seniorbruger, Peder Jest, Region Syddanmark Skal støtte programledelsen i projektets gennemførelse, samt træffe beslutninger for projektet. Projektleder: Lone Høiberg, MedCom Det er projektlederens rolle at styre projektet og ressourcerne, sikre fremdrift af projektet og at leverancernes kvalitetsstandard overholdes, samt lede projektet internt og eksternt. Rapportere status til styregruppen. Teamlederens rolle: Det er teamlederens opgave at sikre leverance af de aftalte produkter, samt levere den aftalte kvalitet. Teamleder Teknik: Peder Illum, MedCom Leverancer: Kravspecifikation, Samarbejdsaftaler, Leverandørkontrakt, Nationalt videoknudepunkt, Lokal adgang til videoknudepunktet for spydspidsafdelinger, pilotkommuner og praksis. Teamleder Kommuner: Rikke Viggers, MedCom Leverancer: Samarbejdsaftaler, pilottest og evaluering af anvendelsespotentialet indenfor specifikke kommunale funktionsområder. Teamleder Praksis: Susanne Noesgaard, MedCom Leverancer: Samarbejdsaftaler, pilottest og evaluering af anvendelsespotentialet indenfor specifikke lægepraksis funktionsområder. Teamleder Hospitaler: Lone Høiberg, MedCom Kontakt for Region Hovedstaden og Nordjylland: Susanne Noesgaard Kontakt for Region Syddanmark, Sjælland og Midtjylland: Lone Høiberg Leverancer: Samarbejdsaftaler med 10 spydspidsafdelinger fordelt i somatik og psykiatri, klinisk afprøvning, udbredelse af teletolkning. Teamleder Tolkeudbydere: Susanne Noesgaard, MedCom Leverancer: Rapport Kortlægning af tolkeudbydere og deres indgåede aftaler. Information til tolkeudbydere omkring projektet. Implementeringsgruppe: Projektleder fra hver Region og spydspidskommuner Gruppen har til formål at Sikre projektets samlede fremdrift Følge op på implementeringssamarbejdsaftaler Sikre erfaringsudveksling Input til projektets business case, projektplan, evalueringsmodel Projektplan version 2.1 8

9 Videoteknikgruppe: Repræsentant fra hver Region, KMD, Praksislægesystemleverandør, leverandør for videokonferenceudstyr og Kommune. Gruppen har til formål at Følge op på infrastruktursamarbejdsaftaler Udbudsgruppe for MedCom s udbud af etablering og drift af videokonference knudepunkt på Sundhedsdatanettet(SDN) Udgøre superbrugerkorps i forhold til opsætning af lokalt videokonference udstyr på SDN Udformning af nationalt videonummer system Husning af samarbejde med Sverige og Norge Tolkeudbydergruppe: Repræsentanter fra tolkeudbydere, som har indgået aftale med region eller spydspidskommune. Gruppens formål er udveksling af informationer omkring teletolkeprojektet mellem gruppen og tolkeudbyderne. Leverancer Teletolkeprojektet, fase 3 (år 2011) Fase 3 National udbredelse Årstal 2011 Deadline Leverance Leverance Produkter 15. januar Status til ABT fonden Marts 15. marts Opdateret PID Undervisning i region Sjælland Deadline Produkter Reel dato Status udarbejdet 10. jan. v Projektplan, revideret 14. jan. v Budget 14. jan. v Risikolog opdateret 14. jan. v Kommunikationsplan 10.jan v Opdateret business case 1. marts v Opdateret projektplan Marts v Opdateret risikolog Marts v Materiale udarbejdet 1. febr. v Udstyr klar 21. febr v 3 undervisningsseancer gennemført 15. marts v Præsentation i region Hovedstaden 1 undervisningsseance gennemført 15. marts v Planlægning af slutevaluering Evalueringens indhold 1. april v Relevante afdelinger defineret og identificeret 1. april v teletolker Statistik fra regioner modtaget 1. april Status udarbejdet 10. april Status til ABT fonden Projektplan, revideret 14. april Budget 14. april Risikolog opdateret 14. april 1. april 25 % af alle relevante sygehus afdelinger 15. april DGTS's erstatning Liste over udstyr udarbejdet Beskrivelse af forskelle mellem videotolkning og fremmødetolkning 15. april Leverandører melder ind løbende Erfaringslog skabelon 1.april Erfaringslog teknik Erfaringslog opdateret 15. april 1. juli Pilotprojekt i almen Pilotprojekter gennemført 1. april Projektplan version 2.1 9

10 Fase 3 Årstal Deadline Leverance Leverance Produkter Deadline Produkter praksis Evaluering gennemført i hver praksis 1. maj Interviews gennemført 1. juni Evalueringrapport for almen praksis 1. juli Udstyr indsamlet 1. juni Status udarbejdet 10. juli 15. juli Status til ABT fonden Projektplan, revideret 14. juli Budget 14. juli Risikolog opdateret 14. juli Arbejdsgruppe etableret 1. febr. 14. Aug. Film produceret Opgave defineret og beskrevet 15.marts Leverandør valgt 1. maj Filmoptagelse gennemført 15. aug. Status udarbejdet 10. okt. 15. okt Status til ABT fonden Projektplan, revideret 14. okt. Budget 14. okt. Risikolog opdateret 14. okt. 30. nov. Pilotprojekt i Samarbejdsaftaler med min. 7 kommuner kommuner 1. marts Undervisning, præsentationer, udarbejdelse af materialer, Regional udbredelse workshops mm 31. dec. 31. dec. Adressebog i VDX Adressebog i VDX 30.dec. Booking Pilotprojekter gennemført 30. dec Erfaringer indsamlet omkring trådløs Trådløs opkobling opkobling 30. dec Reel dato Projektplan version

11 Milepælsplan 1. milepæl: 31. marts 2009: Opdateret business case med udgangspunkt i før målinger arbejdsgange 2. milepæl: 30. april 2009: PID udarbejdet og godkendt. 3. milepæl: 30. maj 2009: Samarbejdsaftaler vedrørende implementering udsendt til regioner, kommuner, og lægepraksis 4. milepæl, oktober 2009: Undervisning etableret. 5. milepæl: december 2009:Nationalt knudepunkt for sikker videokonference etableret og testet, indgåelse af tekniske samarbejdsaftaler med regioner, kommuner og en lægepraksissystemleverandør. Rapport Kortlægning af tolkeudbydere udarbejdet 6. milepæl: marts 2010: Regionale test af forbindelser mellem minimum 10 spydspidsafdelinger og nationalt knudepunkt gennemført 7. milepæl, april 2010: Evalueringsmetode planlagt for pilotprojekter i kommuner og hos praktiserende læger 8. milepæl, juli 2010: Klinisk afprøvning gennemført. 9. milepæl, aug. 2010: Evalueringsrapport for klinisk afprøvning og faseafslutningsrapport udarbejdet. 10. milepæl: 1. april 2011: Udbredelse af teletolkning på 25 % af alle relevante sygehusafdelinger 11. milepæl, juni 2011: Pilotprojekter gennemført i minimum 10 almen lægepraksis 12. milepæl, juli 2011: Evalueringsrapport fra almen praksis udarbejdet. 13. milepæl, 1. april 2012: Udbredelse af teletolkning på 75 % af alle relevante sygehusafdelinger. 14. milepæl, juli 2012: Fælles regional tolkeportal etableret 15. milepæl, oktober 2012: Pilotprojekter i 5 10 kommuner gennemført. 16. milepæl, november 2012: Evalueringsrapport for kommuner udarbejdet 17. milepæl, 31. december 2012: Teletolkning anvendes på 90 % af alle relevante sygehusafdelinger. 18. milepæl, januar 2013: Projektets slutevaluering udarbejdet Projektplan version

12 Tidsplan Overordnet tidsplan for projektet i perioden : Kravspecifikation Kortlægning Informationsmøde, tolkeudbydere Opstart implementerings og teknikgruppe Leverandør valgt Undervisning gennemført Nationalt videoknudepunkt etableret Samarbejdsaftaler underskrevet Regionale test gennemført Evalueringsmetode for almen praksis og kommuner Klinisk afprøvning gennemført Erfaringsopsamling Avanceret konferencestyring 25 % Sygehusafdelinger i gang Definition og afdækning af relevante afdelinger Evalueringsrapport i praksis udarbejdet Pilotprojekt i almen praksis gennemført Evalueringsrapport kommuner 75 % Sygehusafdelinger i gang Evalueringsrapport 90 % Sygehusafdelinger i gang 2009 Mar. Apr. Apr. Juni Okt. Juli Dec Dec. April Jan. Aug. Juli Dec April Dec April. Dec. juli Nov. Budget Bevillingen fra ABT fonden til teletolkeprojektet for 2009 og de budgetterede midler for fordeler sig med 20 mio.kr. i 2009 og 7 mio. kr. for hvert af de efterfølgende år. Denne fordeling ønskes revideret som følge af forskudt udbetaling af implementeringssamarbejdsaftaler, i takt med den lokale og regioner opfyldelse af de i samarbejdsaftalerne fastsatte målsætninger. Projektplan version

13 Implementeringsstrategi Implementering af den tekniske infrastruktur læner sig op ad vandfaldsmodellen, hvor produktet fastlåses tidligt i forløbet. Modsat vandfaldsmodellen afprøves den tekniske løsning inden implementering, for at undgå et langt forløb inden den tekniske løsning kan afprøves. Derved opnås følgende faser: Kravspecifikation Design Afprøvning Implementering Drift. Den organisatoriske implementering af teletolkning forløber trinvis i en iterativ proces, hvor først spydspidsafdelinger og pilotkommuner og praksis implementerer teletolkning, dernæst forsætter udbredelsen nationalt. Implementeringen sikres gennem et tæt samarbejde mellem MedCom, regioner, kommuner og almen praksis, og reguleres i forpligtende samarbejdsaftaler dels omkring infrastruktur og dels omkring implementering. Hver region står for egen lokale projektledelse. Implementering af teletolkning deles i 5 spor; sygehuse, kommuner, lægepraksis, teknik og tolkeudbydere. Projektet etablerer en tolketeknikgruppe og en implementeringsgruppe, som begge gennem projektet har til opgave at samle og dele viden og erfaringer fra hele landet med det formål, at alle har ejerskab i projektet. Implementeringsstrategien for sygehusene stiller klare mål for hvor mange afdelinger, der skal have udbredt teletolkning og hvornår. For sygehusene: Juli 2010; i alt 10 spydspidsafdelinger har implementeret teletolkning April 2011; Teletolkning anvendes på 25 % af alle relevante sygehusafdelinger April 2012; Teletolkning anvendes på 75 % af alle relevante sygehusafdelinger December 2012; Teletolkning anvendes på 90 % af alle relevante sygehusafdelinger Når spydspidsafdelinger har implementeret teletolkning, vil det være den enkelte region, der indenfor ovenstående krav beslutter, hvordan deres implementering skal foregå fx big bang, trinvis, geografisk o. lign. Projektplan version

14 For kommuner og lægepraksis: Juni 2011: Der er gennemført pilotprojekt i mindst 10 praksis. Okt. 2012: Der er gennemført pilotprojekt i 5-10 kommuner. Det er op til de enkelte pilotprojekter i kommuner og almen lægepraksis, om de ønsker at forsætte i drift med videotolkning. Kommuner og lægepraksis får en længere implementeringsperiode end sygehusene, da deres implementering i højere grad bygger på udbredelse, planlagt efter eget ønske. Samarbejdsaftaler Den praktiske implementering af projektet forløber trinvis og sikres i et tæt samarbejde mellem MedCom, regioner, kommuner og praktiserende læger og reguleres i forpligtigende samarbejdsaftaler. Det samlede samarbejdsaftale kompleks, består dels af aftaler med projektdeltagere om etablering af infrastruktur, dels lokal implementering. Infrastruktur samarbejdsaftaler: o Aftaler med fem regioner om etablering af regional videoinfrastruktur. o Aftaler med fem spydspidskommuner om etablering af lokal videoinfrastruktur o Aftaler med to praksissystemleverandører om etablering af videoinfrastruktur Infrastruktur samarbejdsaftalerne udbetales 50 % ved aftale indgåelse og 50 % ved vellykket teknisk testning i forhold til nationalt videoknudepunkt. Implementerings samarbejdsaftaler: o Aftaler med fem regioner om regional udbredelse af teletolkning på sygehusene o Aftaler med fem spydspidskommuner om kommunal udbredelse af teletolkning o Aftaler med fem spydspids lægepraksis om udbredelse af teletolkning o Aftale med én spydspidsregion om udbredelse af telepsykiatri Implementerings samarbejdsaftalerne udbetales 50 % ved aftale indgåelse, 25 % ved vellykket klinisk afprøvning og 25 % ved opnåelse af aftalt udbredelsesgrad. Samarbejdsaftalerne fastsætter henholdsvis MedCom s og projektdeltagers forpligtigelser, herunder MedCom har forpligtigelser i relation til o Programledelse og koordinering o Etablering af nationalt videoknudepunkt og videonummer fortegnelse o Koordinering i forhold til udbydere af teletolkeservice o Uddannelse af superbrugere o Offentliggørelse af projektfremdrift og trafik statistik o Medfinansiering af lokale udstyrsanskaffelser o Medfinansiering af lokale implementeringsindsats Projektdeltagers forpligtigelser i relation til Projektplan version

15 o o o o o o Etablering af lokal videoinfrastruktur med tilslutning til nationalt videoknudepunkt Etablering af lokale videokonferencefaciliteter Aftaler med teletolkeudbydere Lokal projektorganisation, herunder udpegning af lokal projektleder Udarbejdelse af plan for lokal/regional udbredelse Ibrugtagning og projektfremdrift i øvrigt, herunder lokale uddannelsesaktiviteter Evaluering Projektet har efter afslutning af klinisk afprøvning udarbejdet en evalueringsrapport. Evalueringen er baseret på spørgeskemaundersøgelse foretaget inden klinisk afprøvning og igen efter klinisk afprøvning. Evalueringen tager afsæt i relativt få teletolkninger bl.a. på grund af få tolkninger i pilotperioden, tidsbegrænset tilgængelighed til teletolke og et begrænset antal sprog. For at øge volumen i evalueringen af den kliniske afprøvning er antallet af spydspidsafdelinger øget fra oprindeligt 11 til 14, og klinisk afprøvning er forlænget med 1½ mdr. frem til 1. juli Hovedkonklusionen er, at videobaseret teletolkning er særdeles anvendeligt i stort set alle situationer. Ved projektets afslutning udarbejdes en samlet slutevaluering af teletolkeprojektet. Formålet med evalueringen er at dokumentere og vurdere i hvilken grad projektets mål er realiseret. Evalueringen skal forholde sig til projektet som helhed samt de 6 områder, som er anført i det nedenstående. 1. Etablering og drift af videoknudepunkt 2. Udbredelsesgrad 3. Dækningsgrad 4. Brugerperspektiv (patienter, klinikere og administrativt personale) 5. Vurdering af økonomiske konsekvenser Til helhedsbeskrivelsen hører en beskrivelse af markedet for teletolkning herunder regionernes aftaler med tolkeudbydere. Evalueringen skal endvidere indeholde en sammenskrivning af allerede gennemførte evalueringer fra delprojekter (almen praksis og kommuner) og sideprojekter (psykiatri). Kvalitet Det er formålet, at teletolkning sikrer slutbrugeren lettere adgang til tolkesamtaler ved brug af videokonference i sundhedsvæsenet (med slutbruger menes tolken, det sundhedsfaglige personale og patienten/borgeren). - Tolkesamtaler via videokonference medfører lettere tilgængelighed til tolke uanset tidspunkt, sprog og geografisk placering Projektplan version

16 - Sikre tidsbesparelse i form af mindre ventetid for patient, tolk og sundhedsfagligt personale, samt bedre udnyttelse af tolkens reelle tid til tolkning Projektet vil kvalitetssikre på følgende områder: o Funktionelle krav (beskrevet i kravspecifikation) o Tidsbesparelse o Nøjagtighed (billede, lyd) o Sikkerhed (SDN, kryptering) o Kompatibilitet o Stabilitet (driftsikkerhed) o Tilgængelighed o Fleksibilitet (genanvendelighed/potentiale) o Tryghed (patient, tolk og sundhedsfagligt personale) o Vedligeholdelse Da slutbrugeren er både i regioner, kommuner, praksis og i tolkefirmaer, er det projektets opgave, at koordinere de relevante krav og ønsker, som fremkommer under projektet. De fora som anvendes til at sikre kvaliteten af tolkesamtalerne ved anvendelse af videokonference er teknikgruppen, implementeringsgruppen, informationsmøder for tolkeudbydere og workshops. Herved er alle regioner, kommuner og praksis repræsenteret. Teknikgruppen udarbejder kravspecifikationen, som indeholder krav til funktionalitet og tilgængelighed mm (se ovenstående punkter). Derudover udarbejder teknikgruppen en erfaringslog og liste over godkendt udstyr. Implementeringsgruppen afholder møder og workshops, hvor fokus vil være på undervisning, manualer/pjecer, procedure for arbejdsgange, evalueringsplan og kvalitetsmål, relevante afdelinger, udbredelse og dækningsgrad. Projektplan version

17 Succeskriterier Succes- og evalueringskriterier hænger sammen med forventninger til projektets udbytte. Udbredelse 1) December 2009; i alt 10 spydspidsafdelinger og pilotkommuner/praksis har implementeret teletolkning 2) April 2011; Teletolkning anvendes på 25 % af alle relevante sygehusafdelinger 3) April 2012; Teletolkning anvendes på 75 % af alle relevante sygehusafdelinger 4) Dec. 2012; Teletolkning anvendes på 90 % af alle relevante sygehusafdelinger 5) Projektet har indhentet erfaringer via pilotprojekter i anvendelse af teletolkning i enkelte kommuner og lægepraksis. Tolkeressourcer 6) Der er et fald i antallet af anvendelse af familietolke 7) Der er et markant fald i antallet af tolkesamtaler med børn som tolke 8) Der er en stigning i anvendelse af tolk i akutte konsultationer 9) At tolkeudbyderne kan matche efterspørgelsen på videotolkning Tidsbesparelse 10) Sundhedspersonalet oplever, at de anvender mindre tid på bestilling og booking af tolkesamtaler 11) At sundhedspersonalet oplever øget tilgængeligheden til teletolke på alle tider af døgnet Teknik 12) Der er etableret et nationalt videoknudepunkt 13) Der er etableret adgang mellem lokal infrastruktur og nationalt knudepunkt 14) Det nationale videoknudepunkt sikrer kompatibilitet (understøtter flerleverandørstrategi). Projektplan version