Continia e faktura Installation og Opsætningsguide. Version 3.08 December Copyright 2014 Continia Software a/s

Transkript

1 Version 3.08 December 2014 Copyright 2014 Continia Software a/s

2 1 Installation af eksterne komponenter XML Parser 4.0SP Continia e faktura IM Utility Continia e faktura Gateway Sproom Connector VAX NemHandel PC Indlæsning af e faktura objekter i NAV Indlæsning af hjælpetekster Opsætning af e faktura i NAV Indlæsning af opsætningsfiler Overordnet opsætning NETS Opsætning Sproom Opsætning VAX Opsætning Opsætning af e faktura Rollecenter Debitor Opsætning Kreditor Opsætning Continia Software a/s 2/29

3 1 Installation af eksterne komponenter Der er flere eksterne komponenter som er nødvendige for at kunne udlæse XML filer samt for at sikre al funktionaliteten i e faktura modulet. Behovet for komponenterne kan variere en smule afhængigt af hvilken e faktura udbyder fakturaerne skal sendes til. Hvis du er udvikler og har brug for at kunne kompilere alle e faktura objekter kræves e faktura Gateway, e faktura IM Utility og XML Parser 4.0SP3 installeret på den maskine der forsøges kompileret fra. 1.1 XML Parser 4.0SP3 E faktura modulet har brug for XML Parser version 4.0 for at kunne danne XML filer. Dette er uafhængigt af om der dannes e faktura XML filer eller OIOUBL. XML Parser skal være installeret på den maskine hvor NAV Databasen ligger på. Hentes på Microsofts hjemmeside. 1.2 Continia e faktura IM Utility IM Utility er en komponent som skal være installeret på maskinen hvor NAV runtime køres fra. IM Utility bruges til at kontrollere de modtagne dokumenters signatur, afkoder krypterede filer og trækker indlejrede filer ud af det modtagne XML dokument, således at det kan vises. IM Utility er krævet uanset om der modtages XML filer fra NETS, Sproom eller VAX NemHandel. Installation Selve installationsfilerne til IM Utility er, fra e faktura version 3.05, inkluderet i selve NAV objektpakken sammen med Gateway installationsfilerne. Det anbefales at installationen foretages ved at højreklikke på Setup ikonet og sikre at installationen køres som Administrator, for at sikre at de DLL er der refereres til at tilgængelige for NAV koden. IM Utility installeres som standard i samme programmappe som e faktura Gateway (eks. C:\Program Files (x86)\e-faktura\gateway22\ ) Der skal ikke konfigureres noget i IM Utility, så installationen køres simpelt ved at acceptere licensbetingelserne og trykke på Next på de 6 skærmbilleder som kommer. Copyright 2014 Continia Software a/s

4 Fjern IM Utility IM Utility afinstalleres med Fjern Programmer funktionen, der er i Windows. 1.3 Continia e faktura Gateway 2.2 E faktura Gateway 2.2 er kommunikationsmodulet der benyttes til at sende XML filer til NETS. Det skal ikke umiddelbart benyttes på installationer, hvor der ikke skal overføres filer til/fra NETS. Dog er der reference til en GatewayClientAPI DLL i COD , så hvis denne skal kompileres, i forbindelse med tilpasninger/rettelser, er Gateway komponenten nødvendig på den maskine kompileringen foretages fra Installation og konfiguration af komponenten Installationsfilerne til Gateway er, fra e faktura version 3.05, blevet inkluderet i produktpakken. Selve Gatewayen bruges til kommunikation til NETS e faktura, og det er derfor kun nødvendigt at installere denne komponent hvis NETS bruges som VANS udbyder. Bemærk dog at komponenten også er nødvendig for at kunne kompilere e faktura CodeUnit EFAK Communication. Selve Gateway komponenten er baseret på.net4.0 teknologien, og det er derfor krævet at.net 4.0 er installeret på maskinen, inden Gateway forsøges installeret..net er ikke inkluderet i e faktura produktpakken, men kan hentes via Microsofts hjemmeside, eller ved at hente Gateway 2.2 separat via som sin egen produktpakke. Continia Software A/S 4/29

5 Installationen startes ved at højreklikke på Setup ikonet i Component/Gateway 2.2/Gateway/ mappen i e faktura produktpakken. Det er meget vigtigt at Setup filen køres i Administratormode selvom brugeren af maskinen det forsøges installeret på også er en administrator-bruger. Accepter licensbetingelserne og vælg en placering til installationsfilerne. Det anbefales at benytte standardplaceringen der foreslås, men det er ikke krævet. På spørgsmålet om hvilken Gateway Mode der skal vælges, skal denne ALTID sættes til Multi-User Gateway. De 2 andre muligheder er et levn fra fortiden, som ikke længere anvendes i kommunikationen til NETS. Multi-User Gateway giver mulighed for at 1 installation kan servicere flere Continia Software A/S 5/29

6 regnskaber, men selvom man kun har et enkelt regnskab, kan denne option også nøjes med kun at være sat op til det ene regnskab. Root Work Folder er arbejdsstierne som Serversiden af Gateway skal benytte. Det vil ikke gøre noget at ændre denne sti til at pege på et andet drev end C:, men det er vigtigt at Gateway servicen har fulde rettigheder til at skrive/flytte og slette filer fra den filmappe (og underliggende mapper) der må være på en given placering. Det er vigtigt at forstå at Gatewayen i sig selv er en kørende service/tjeneste på den maskine den er installeret på. Det betyder også at der ikke er mere opsætning af selve Gateway tjenesten end de 2 valg man blev præsenteret for i forbindelse med installationen. Når Gateway servicen kører på en maskine, kan den på samme tid agere både Klient og Server. Klientsiden er den instans der taler sammen med NAV. Den skal derfor altid køre på samme maskine som NAV køres fra (Bemærk at det er NAV Runtime der henvises til og ikke maskinen NAV databasen ligger på). Klient instansen vil, når der forsøges afsendt filer, selv flytte filer fra Klientmapper (som er angivet i NAV e faktura Opsætningen) over til arbejdsstierne som er angivet som Root Work Folder i forbindelse med installationen af den service der er angivet til at være Gateway Server. Det er Gateway Serveren som er ansvarlig for at etablere en SFTP forbindelse til NETS, og det er også denne instans af Gateway tjenesten som har brug for nøglefil og specifik filstruktur som adskiller de forskellige regnskaber den servicerer. Continia Software A/S 6/29

7 Fjern e faktura Gateway 2.2 Det er muligt at afinstallere e faktura Gateway med Windows funktionaliteten til at fjerne programmer med. Det er dog vigtigt at sikre at e faktura Gateway Service tjenesten er stoppet inden den forsøges afinstalleret. TIP: Hvis Gateway skal fjernes for at installere den igen, for at sikre at den virker korrekt, anbefales det at fjerne indholdet af mappen C:\Program Files (x86)\e-faktura\gateway22\ efter programmet er afinstalleret. Bemærk at denne også kan indeholde programfiler til IM Utility, som i givet fald heller ikke vil virke indtil dette er installeret igen. 1.4 Sproom Connector Hvis e faktura skal hente og aflevere filer via Sproom, er det muligt at integrere op imod Sprooms helt egen Connector. Den seneste version hentes direkte fra som tilgås med de login detaljer der fremsendes via i forbindelse med oprettelsen hos Sproom. Sproom Connectoren skal kun installeres et sted for at e faktura kan gøre brug af den. På serveren/maskinen hvor den er installeret skal der desuden laves en filmappe til udgående trafik og indgående trafik. I disse filmapper skal alle domænebrugere have både skrive og læseadgang. Dette er vigtigt for at NAV kan fjerne filerne efter de eksempelvis er blevet indlæst i e faktura. Selve installationen af Sproom Connector udføres blot ved at trykke på Næste på de skærmbilleder der kommer. Continia Software A/S 7/29

8 Når installationen af Sproom Connector er afsluttet vil den køre automatisk. Opsætningen af den tilgås ved at trykke på det liggende 8 tal (Sproom logoet). Opsætning af Sproom Connector Selve Sproom Connectoren består af 3 faneblade. Konto, Indstillinger og Fejl. Konto fanebladet er selve koblingen til Sproom. Logon er den adresse som også bruges til at logge på Det samme gælder for adgangskoden. Continia Software A/S 8/29

9 Når disse er indtastes trykkes på knappen Forbind til konto I Indstillinger sættes det op hvor Sproom Connectoren skal afsende og hente fra. Disse er ikke regnskabsspecifikke hvis man har datterselskaber. Sproom Connectoren opretter mapper til datterselskaberne automatisk. Sproom Connectoren tillader ikke brug af UNC stier, så det anbefales at vælge en sti som er lokal i forhold til Sproom Connectoren. Fejl fanebladet er en fejllog for Sproom Connectoren. 1.5 VAX NemHandel PC VAX NemHandel PC komponenten udvikles, vedligeholdes og supporteres af MySupply selv. De frigiver løbende nye versioner af komponenten samt alle vejledninger hertil. På hjemmesiden Kan seneste version hentes. Der er vigtigt at følge installationsvejledningen meget nøje. Continia Software A/S 9/29

10 VAX NemHandel PC komponenten konfigureres med en afleveringsmappe og en afsendelsesmappe. Ligesom med Sproomopsætningen skal disse mapper sættes op som Indgående sti og Udgående sti i e faktura. Continia Software A/S 10/29

11 2 Indlæsning af e faktura objekter i NAV Det anbefales, at kontakte en autoriseret NAV leverandør til at klare installationen af e faktura. Det anbefales ligeledes, at der tages en fuld sikkerhedskopi af alle NAV database(r), inden installationen af e faktura. Bemærk: Hvis databaseversionen er NAV5SP1DK, NAV2009SP1 NAV2009R2 eller NAV2013DK er der MS Hotfixes, der skal være indlæst INDEN e faktura lægges ind i databasen, for at OIOUBL kan understøttes som udlæsningsformat. Hotfix er inkluderet i e faktura Produktpakke. Objekterne importeres med Object Designeren i Microsoft Dynamics NAV Development Environment Her vælges Filer, Import. Find filen indeholdende e faktura objekterne. Filnavnet kunne være CEF3.04 NAV7.10 RTM.fob. Herefter vælges Åbn. Såfremt Navision ikke kunne finde konflikter i de involverede objekter, vil du få følgende billede at se: Continia Software A/S 11/29

12 Vælg Ja, for at indlæse og overskrive alle involverede objekter i NAV databasen. Derefter er e faktura installeret, og opsætningen af e faktura kan initieres. Vælg Annuller såfremt du alligevel ikke er sikker på, hvorvidt alle objekter kan overskrives. Såfremt NAV kunne finde en konflikt ved installationen, vil du i stedet for ovenstående figur blive præsenteret for denne advarsel Klik på OK for at åbne vinduet Import Worksheet. På linjer markeret med! er der konflikt, og de skal merges manuelt. Når der ingen konflikter er vælges Replace All, hvorefter NAV importerer objekterne. Følgende billede vises mens objekterne importeres: Continia Software A/S 12/29

13 Når importen er gennemløbet, vises følgende informationslog: Herefter trykkes på OK, og basisobjekterne for e faktura er installeret. Det viste antal objekter i ovenstående skærmbillede er kun et eksempel, og e faktura kan derfor afvige fra dette antal. 2.1 Indlæsning af hjælpetekster I produktpakken findes to hjælpetekstfiler efak.hh og efak.chm, som indeholder hjælpetekster til skærmfelterne i e faktura, når der trykkes F1. Disse filer skal indlæses, før hjælpeteksterne kan anvendes. Indlæsningen foretages ved at kopiere filerne over i den filmappe, hvor NAV lokalt er installeret, og hjælpeteksterne bliver herefter aktive ved den efterfølgende opstart af programmet. Hjælpetekster til NAV2013+ Til at hjælpe med at kopiere alle hjælpefiler over på en dedikeret hjælpeserver er der også tilføjet en bat fil i filmappen F1 Help. Denne skal eksekveret Som Administrator, for at kunne kopiere filerne ind i en ProgramData mappe, hvor hjælpeserveren typisk er installeret. Continia Software A/S 13/29

14 3 Opsætning af e faktura i NAV Dette afsnit gennemgår selv opsætningen af e faktura modulet inde fra NAV. Det forventes inden der sættes noget og i NAV, at alle relevante eksterne komponenter er installeret og klar til brug. Først gennemgås den del af opsætningen som er ens uanset hvilken udbyder der er valgt at sende igennem. 3.1 Indlæsning af opsætningsfiler Inden hele opsætningen kan begynde er der nogle få filer som skal indlæses i NAV. Indlæsning af XML-Layout Når der frigives en ny e faktura version, er der en stor sandsynlighed for at der også er justeres i håndteringen af de XML formater der er understøttet i forbindelse med afsendelse og i særdeleshed modtagelse. Der frigives derfor en XML-version sammen med hver e faktura version således at mapningen af XML filerne stemmer overens med funktionaliteten i e faktura. I en ny e faktura installation er XML-version derfor den første fil som skal indlæses inden den egentlige opsætning klares. Der er inde i e faktura menuen en dataport, hvor det er muligt at eksportere og importere XML opsætningen i forbindelse med en opgradering eller en nyinstallation. Hvis der ikke er justeret i en tidligere version af denne, er det ikke nødvendigt at udlæse en kopi af den eksisterende XML-Layout. Husk at overføre eventuelle rettelser fra den gamle XML-Layout til den nye. Den XML-Layout version der benyttes, er den der står i e faktura Opsætning i fanebladet Om E faktura i feltet Version XML-Layout. Der skulle gerne stå samme versionsnummer som i feltet der står skrevet i Version e faktura Indlæsning af en ny XML-Layout foretages fra e fakturas hovedmenu, under gruppen Opsætning. Herunder vælges indlæsning af XML version. Continia Software A/S 14/29

15 I feltet Filnavn indtastes navnet på tekstfilen som indeholder den XML-Layout, der skal indlæses, hvorefter der trykkes OK for at påbegynde indlæsningen. Inden indlæsningen påbegyndes gøres der opmærksom på, at en eventuel eksisterende XML-Layout i e-faktura vil blive overskrevet. Dog vil brugerdefinerede tags, såfremt der måtte være nogle af disse, blive bevaret. Der findes i XML-version to såkaldte tags, der ikke er unikke, P_CREDITOR_ADDRESS_1_3, men taggene er til fremtidig anvendelse. Følgende information, der gives efter indlæsningen, ignoreres derfor ved at trykke på OK-knappen, når den fremkommer. Indlæsning af fejlkoder I produktpakken findes en fejlkodefil e-faktura fejlkoder.txt som skal indlæses, før fejlkoder fra Gateway vil blive vist. Indlæsning af en e-faktura fejlkoder foretages fra e fakturas hovedmenu, under gruppen Opsætning. Herunder vælges punktet Indlæsning af fejlkoder. Continia Software A/S 15/29

16 I feltet Filnavn indtastes navnet på datafilen som indeholder de fejlkoder, der skal indlæses, hvorefter der trykkes OK for at påbegynde indlæsningen. Imp. OIOUBL Enhedskoder I OIOUBL formatet er det krævet at der benyttes ISO enhedskoder. Denne import muliggør at man kan lære e faktura modulet hvordan relationen er mellem benyttede enhedskoder i NAV og hvilken ISO enhedskode der ønskes benyttet. I produktpakken er der en CSV fil som er navngivet UnitCodes.csv. Ved at indlæse denne, vil e faktura inden afsendelse kunne konvertere enhedskoderne fra et bogført dokument til de ISO enhedskoder der er krævet i OIOUBL standarden. Efter indlæsningen er det krævet at man manuelt udpeger hvilken ISO kode der skal konverteres til fra den danske enhedskode. Indlæsning af Document Capture Add-in For at få visningen af det modtagne bilag til at virke fra e faktura Modtagelseshovedet er det nødvendigt at installere Document Captures Klient Component på den NAV runtime regnskabet køres fra. Det nedenstående er derfor overflødigt hvis Document Capture også benyttes i regnskabet med e faktura. Der er ikke noget NAV licensmæssigt som vil hindre brugen af Document Capture Klient Continia Software A/S 16/29

17 komponenten men det er vigtigt at køre NAV runtime i Administratormode for at kunne kopiere filer ind i add-in mappen til NAV (skyldes Windows sikkerhed som hindrer i at oprette filmapper og kopiere filer ned i Program Files (x86) mappen). Der er kommet et nyt menupunkt i e faktura opsætningen som hedder Add-in Opsætning. Denne kørsel kræver at man manuelt udpeger DLL filen Akeyto.DocumentCapture.Dynamics.Nav.dll som ligger i Setup mappen i e faktura Produktpakken. Bemærk at der er flere versioner af Akeyto.DocumentCapture.Dynamics.Nav.dll som er identisk i størrelse og filnavn. Det er afgørende for at få det til at virke at man vælger den version i mappen med NAV versionen der anvendes. Når NAV køres i Administrator mode er det ikke muligt at vælge filer fra et netværksdrev, så det er nødvendigt at have Akeyto.DocumentCapture.Dynamics.Nav.dll lokalt på maskinen der skal indlæses fra. Kørslen kopierer den udpegede fil til NAV runtimens Add-in mappe og tilføjer komponenten til TAB Client Add-in Herefter mangler kun selve opsætningen i NAV. 3.2 Overordnet opsætning Den overordnede opsætning er de parametre som skal udfyldes uanset om der forsøges afsendt via NETS, Sproom eller Vax NemHandel E faktura Opsætning - Generelt De felter der skippes i dette afsnit kan godt være krævet når opsætningen vedrører en specifik udbyder. De vil da blive gennemgået i det relevante afsnit Klient mapper Der er i e faktura opsætningen 4 stier som skal sættes op. Disse stier skal ses i forhold til hvor NAV køres fra. Dvs. hvis man peger på en sti der starter med C: vil det være C-drevet på den maskine NAV-runtime køres fra. Det er muligt at indsætte lokale stier, stier på netværksdrev samt delte filmapper på en ekstern server. Det er dog vigtigt at alle har fulde rettigheder til de stier der angives i særligt Indkommende og Udgående sti, da disse er midlertidige stier og der her ligger XML filer på vej til udbyderen eller på vej ind i NAV. Efter filerne er videresendt vil de blive slettet fra denne sti. Continia Software A/S 17/29

18 Temporær sti (ikke krævet): Denne sti bruges til placering af midlertidige filer eksempel i forbindelse med visning af indlejrede bilag eller UTS filer. Hvis denne sti ikke er udfyldt bruges i stedet Windows Temp mappen. Denne er ikke tilgængelig på alle serverplatforme for alle brugere. Vis Bilag sti: Dette er også en sti til midlertidige filer. Når man fra e faktura Modtagelse skal have en grafisk præsentation af et modtaget XML dokument laves der en kopi af kildexml filen. I denne fil indsættes stien til det stylesheet som er angivet i Stylesheet Opsætningen for denne dokumenttype. Filer i denne mappe slettes når NAV runtime, der har dannet disse filer, lukkes. Indkommende sti: Denne sti er den sidste fysiske placering modtagne XML filer har inden de læses ind i NAV-databasen og efterfølgende slettes Udgående sti: Denne sti er stedet hvor NAV skal aflevere XML filer, når der trykkes på afsendelsesfunktionen inde i NAV. Det er ikke længere krævet at OIOUBL stierne i Salgsopsætning og Serviceopsætning er ens med den Udgående sti I OIOUBL fanebladet i Salgsopsætningen skal der sættes en OIOUBL-standardprofilkode op. Denne feature er introduceret i NAV6SP1 og NAV2013 og den giver mulighed for at kunne afsende med begge OIOUBL profiler. I Salgsopsætningen sættes standardprofilen op og det er så muligt at differentiere på den enkelte debitor. Navnet på profilen er valgfrit, men profilteksten skal være en af disse muligheder BilSIM 1.0 NES5 Procurement-BilSim-1.0 urn: Default land og Default valuta Der er krævet at e faktura kender til standard land og en standard valuta i tilfælde af at en debitor skulle have blanke værdier i disse. Der er i tabellerne bag valget af valuta og land lavet en kørsel som opretter en liste med lande og valutaer. Bemærk at der under landekoden er 2 landekoder der begge skal være udfyldt. Continia Software A/S 18/29

19 Eget ID: feltet udfyldes med en sammensætning af CVR nummeret fra regnskabets Virksomhedsoplysninger sammensat med værdien fra Afsenderkoder fra e faktura Opsætningen. Hvis Eget ID ikke automatisk er udfyldt gøres dette straks når der er forsøgt indtastet noget i Afsender kode. Også selvom dette fjernes igen. E Faktura Opsætning Afsend e faktura I forbindelse med afsendelse skal der angives 2 nummerserier der bruges i forbindelse med afsendelsen af salgsdokumenter. Disse er et referencenummer som bruges i filnavnet på den XML fil der dannes når et bilag skal afsendes, og en kvitteringsreference til de valideringsrapporter/kvitteringer der kommer retur fra VANS leverandøren som et resultat af en forsendelse. I denne del af opsætningen er det også muligt at angive, om der skal medtages fakturabemærkninger når XML filen dannes samt om et bilag skal markeres som værende udskrevet når det først er afsendt elektronisk. Når der dannes elektroniske fakturaer er der 2 mulige betalingsmetoder på fakturaerne der dannes. Hvis betalingsmetoden er et FIK/GIK kort er det værdien fra felterne i denne side der kommer med i XML filen Bemærk at det kun er når der sendes via NETS, at e faktura formatet kan vælges som eksport format (XML formatet salgsdokumentet skal dannes i) E faktura Opsætning Modtag e faktura De fleste felter i modtagelsesopsætningen er standardværdier som vil bliver autoudfyldt når der senere oprettes nye Kreditor Partnerkort. Det er kun Modt: nummerserie der er krævet udfyldt. Dette også Continia Software A/S 19/29

20 uagtet om der skal modtages filer i e faktura eller ej. Da en modtagelse af filer altid skal ende ud i en form for købsdokument (enten Købsfaktura, Købsordre eller en finanskladde) anbefales det at tage stilling til dette i opsætningen selvom det ikke er et krav. E faktura Opsætning Om e faktura I denne del af opsætningen er der oplysninger og e faktura objektversion samt den indlæste XML Layout version. Der skal ikke sættes noget op her. E faktura Opsætning - Stylesheets For at få funktionen XML til at kunne lave en grafisk præsentation af de modtagne OIO bilag, er det nødvendigt at angive hvilket stylesheet der skal benyttes til dette. Stylesheet opsætningen tilgås via START menuen i e faktura Opsætningen OIO Type kan have en af tre værdier: UBL=OIOUBL (UBL2.02), XML=OIOXML (UBL0.7) eller OIO UTS=Specifikationsfiler til OIOUBL filer. Continia Software A/S 20/29

21 Der skal angives et Default Stylesheet til begge dokumenttyper der kan modtages i. I XML formatet og i OIO UTS kan samme stylesheet benyttes til både kreditnotaer og fakturaer, men der er forskellige stylesheet til dokumenttyperne i OIOUBL formatet. Bemærk: Continia Software har ikke udviklet stylesheets. En komplet pakke kan hentes via Det er vigtigt at hele pakkens indhold ligger sammen med det stylesheet der skal benyttes. OIOUBL Unit Code Konvertering Når der afsendes i OIOUBL formatet, kan man ikke benytte de danske enhedskoder der kommer ud med et salgsdokument. Det er derfor nødvendigt at lære e faktura modulet hvilke ISO enhedskoder der skal benyttes i stedet for de danske koder salgsbilagene bliver bogført med. Tilgå menuen hvor dette opsættes fra e faktura menuen under Opsætning inde i Konverteringsafsnittet 3.3 NETS Opsætning Dette afsnit er kun relevant hvis NETS er valgt som formidler af de elektroniske dokumenter. I de tidligere versioner af e faktura, var det kun muligt at benytte PBS til at afsende/modtage dokumenter fra, men med tiden vil der komme flere kanaler. Indlæsning af kanal setup henter opsætning til de forskellige kanaler der kommunikeret til via e faktura Gateway. Disse hentes fra Gateway Serveren, så det kræves at der er konfigureret en Gateway adresse i e faktura Opsætningen, før kanal setup kan indlæses. Fra e faktura version 3.05 er det kun PBS kanalen der skal hentes fra Gateway. Gateway adressen er IP adressen eller maskinnavnet på den Gateway Service der skal lave SFTP kanalen mellem en server og NETS. Gateway port nummeret er den port Gateway Klienter overfører filer til Gateway Server instansen (dvs. kun intern filoverførsel). Standard porten er Indlæsning af kanal setup Når Gateway adresse og Gateway port nummer er indtastet er det muligt at vælge opsætningspunktet Indlæsning af kanal setup Continia Software A/S 21/29

22 Opsætning af Gateway Server Det er på Gateway Serveren der skal ligge en krypteringsnøglefil, som vil blive anvendt i forbindelse med afsendelse og modtagelse af filer fra NETS. For at kunne danne en nøglefil hos NETS, skal man først have et digitalt medarbejdersignatur. Der er lavet en guide Nøglegenerering hos NETS som slavisk gennemgår hvordan man får bestilt og installeret Medarbejdersignatur samt dannet den krævede nøglefil. Dette dokument kan findes i dokumentationsmappen i e faktura Produktpakken. Der er ikke nogen direkte opsætning af Gateway Serveren som tjeneste, men sammen med nogle få parametre fra e faktura Opsætningen inde i NAV, er det det muligt at få NAV til at oprette filstrukturen Gateway Serveren har brug for E faktura Opsætning Generelt Først og fremmest skal der i e faktura Opsætningen vælges en PBS/PI kanal, for at fortælle NAV at der skal bruges NETS kommunikation. Kanalen til NETS kommunikation hedder PBS. BrugerID til kanal: I dette felt indtastes navnet på postkassen hos NETS, som der hentes/sendes filer fra/til. Det er samme ID som blev benyttet i forbindelse med nøglefil genereringen. Password til kanal: I dette felt skal der indtastes det selvvalgte password, der blev angivet i forbindelse med nøgle genereringen i kryptereret tilstand. Passwordet krypteres ved at starte IM Utility som kan tilgås via Windows Start menuen under e-faktura. Indtast passwordet i denne og tryk på Encrypt Password knappen. Efterfølgende kopieres hele det krypterede password over i NAV feltet. Tryk på ikonet udfor password feltet for at få mulighed for at indtaste i dette felt Afsender kode: Gateway Server instansen kan servicere flere regnskaber som potentielt kan have samme Virksomheds CVR nummer. Afsenderkode er vigtig for at kunne sikre at der kun hentes filer til netop dette regnskab. Typisk vil man udfylde Afsenderkode med enten CVR nummer eller EAN Continia Software A/S 22/29

23 nummeret. Når dette er indtastet vil feltet Eget ID opdateres til en værdi bestående af CVR nummeret fra virksomhedsoplysningerne og værdien af Afsender kode adskilt af en bindestreg. Denne værdi bruges efterfølgende i filstrukturen ude på Gateway Serveren Oprettelse af filstruktur på Gateway Server Man kan inde fra NAV menuen Modtag trigge Gateway Serveren til at forsøge at lave en opkobling til NETS, selvom nøglefilen endnu ikke er kopieret ud på serveren endnu. Kaldet vil fejle, men Gateway Servicen vil efterfølgende have oprettet præcis den filstruktur hvori der ledes efter nøglefil samt de mapper der bruges til transaktion af filer. Funktionen inde i Modtag som opretter disse filmapper hedder Hent og Indlæs. I ovenstående eksempel kørte Gateway Serveren lokalt på samme maskine som NAV, hvilket betyder at Gateway Serverens filstruktur nu er oprettet på denne maskine. Bemærk at der er lavet en mappe med nummeret der svarer til Eget ID i e faktura Opsætningen. Herunder er der nu oprettet flere filmapper til den kommende kommunikation med NETS. I Settings mappen, skal den nøglefil, der tidligere blev oprettet hos NETS, gemmes så det bliver muligt at åbne en krytereret SFTP kanal mellem Gateway Servicen og NETS. Nøglefilen skal navngives med Eget id.key eller i dette eksempel key. Når denne fil er kopieret ind i Settings mappen kan ovenstående funktionskald fra NAV prøves igen, og det burde ikke længere resultere i fejl. Continia Software A/S 23/29

24 Verifikation af opsætning Det er en god idé at teste kommunikationen mellem NAV og NETS (via Gateway), inden man forsøger at afsende eller modtage fakturaer. Den nemmeste måde at kontrollere at det hele virker korrekt, er ved at trykke på Hent og Indlæs funktionsknappen i Modtagelsesoverblikket. Det skulle gerne resultere i en dialogboks som ikke rapporterer om fejl. Når en RTC session første gang kommunikerer med Gateway komponenten vil den spørge om tilladelse til dette. Giv denne tilladelse. Man kan visuelt på maskinen, der agerer Gateway Server, verificere at der har været kommunikation med NETS. Der vil i givet fald ligge en params.bin fil i mappen c:\e-faktura\gateway\server\ \pbs\inbound\ hvor tallet repræsenterer Eget ID fra e faktura Opsætningens Generelt faneblad. For fejlsøgning og opsætning af Gateway Service i øvrigt henvises til Gateway Installationsvejledning 3.4 Sproom Opsætning Hvis der skal kommunikeres via Sproom skal e faktura Gateway ikke nødvendigvis bruges som transportmodul. Det betyder at Gateway adresse og Gateway port i givet fald kan efterlades blanke. I feltet PBS/PI kanal skal Sproom Connector kanalen vælges for at fortælle e faktura modulet at der kommunikeres via Sproom. Listen der tilgås umiddelbart vil dog være tom, da der ikke er hentet noget kanalsetup. Hvis listen ikke indeholder SproomC kanalen umiddelbart, oprettes den via kørslen der ligger hvis der i listen først trykke på Advanceret og herefter Opret kanaler Continia Software A/S 24/29

25 BrugerID til kanal og Password til kanal skal ikke sættes op i NAV, da dette er gjort i Sproom Connectoren. Da Sproom Connectoren kan servicere flere selskaber (eksempelvis datterselskaber) skal vi via NAV fortælle hvilke undermapper, i Sproom Connectorens mapper, dette selskabs filer skal findes. Dette styres ved at indtaste CVR nummer eller EAN nummer i Afsender kode feltet så samme måde som det er registreret hos Sproom. Hvis der kun er 1 regnskab tilknyttet Sproom efterlades Afsenderkode helt blank. Det samme vil gælde i moderselskabet i koncernen hvis der opereres med datterselskaber. Datterselskabets CVR nummer skal derimod indtastes (men ikke med et foranstillet DK). Det er vigtigt at Indkommende sti og Udgående sti stemmer overens med de stier der er sat op i Sproom Connectoren. Dog må stinavnene gerne være UNC stier til et skjult share på serveren hvor Sproom Connectoren er installeret (dvs. stierne skal ikke nødvendigvis være lokale set fra NAV modsat opsætningen i Sproom Connectoren. Læs evt. afsnittet om installation af Sproom Connector) 3.5 VAX Opsætning Hvis der skal kommunikeres via VAX bruges e faktura Gateway ikke som transportmodul. Det betyder at Gateway adresse og Gateway port i givet fald kan efterlades blanke. I feltet PBS/PI kanal skal VAX Nemhandel kanalen vælges for at fortælle e faktura modulet at der kommunikeres via VAX. Listen der tilgås umiddelbart vil dog være tom, da der ikke er hentet noget kanalsetup. Hvis listen ikke indeholder VAX kanalen umiddelbart, oprettes den via kørslen der ligger hvis der i listen først trykke på Advanceret og herefter Opret kanaler Continia Software A/S 25/29

26 BrugerID til kanal og Password til kanal skal ikke sættes op i NAV, da dette er gjort i VAX NemHandel PC komponenten. Det er vigtigt at Indkommende sti og Udgående sti stemmer overens med de stier der er sat op i VAX NemHandel PC komponenten. Dog må stinavnene gerne være UNC stier til et skjult share på serveren hvor NemHandel PC komponenten er installeret 3.6 Opsætning af e faktura Rollecenter Der er udviklet et mindre e faktura Rollecenter som indeholder den vigtigste funktionalitet i e faktura modulet. Det er valgfrit om dette skal anvendes Før opsætningen af selve e faktura modulet gennemgås kort hvordan e faktura Rollecenteret tilføjes til en brugerprofil. I dette eksempel oprettes en profil der er tiltænkt e faktura brugeren. Rollecenter profil Opsætningen af RTC profilerne tilgås via Afdelinger -> Opsætning -> Programopsætning -> Rolledefineret klient og herefter vælges Profiler Nu vælges Ny for at oprette en e faktura profil hvor e fakturas Rollecenter tilføjes Continia Software A/S 26/29

27 Herefter tilføjes den nye profil til brugerprofilen, og klienten genstartes. Rollecenteret er tiltænkt de opgaver man kan komme ud for i den daglige brug af e faktura. Det indeholder derfor enkelte opsætningsmuligheder men langt fra alle værktøjer til opsætning og fejlsøgning. Her henvises til Afdelinger -> Økonomistyring -> e faktura 3.7 Debitor Opsætning For at kæde e faktura modulet sammen med de enkelte debitorer, oprettes der et Debitor Partnerkort. For hver debitor det ønskes at sende en elektronisk faktura/kreditnota, skal der laves en instans af et Debitor Partnerkort. Continia Software A/S 27/29

28 CVR nr. : Værdien i dette felthentes fra debitorkortet tilhørende den valgte partner. Det er kun til visuel brug i forbindelse med afsendelsen af det elektroniske dokument. Modtager-/EAN-Lokationskode: I dette felt indtastes det ID fakturamodtager skal findes ud fra på NemHandel. Dette værende enten et 8-cifret CVR nummer eller et 13-cifret EAN nummer Kortart: Når der sendes via e faktura er der 2 mulige betalingsmetoder til en faktura. Et FIK indbetalingskort eller anmodning om en kontooverførsel. Ønskes en FIK kode vælges en Kortart i dette felt. Efterlades feltet blank vil betalingsmetoden blive en kontooverførsel til den bankkonto der er angivet som Betalingskonto i Virksomhedsoplysningerne under Betalingsfanebladet. 3.8 Kreditor Opsætning Ligesom der skal laves et link imellem e faktura og Debitorkartoteket for at koble disse sammen, gælder det samme for Kreditorerne. Når en XML fil modtages kontrolleres det først hvilken afsenderkode dokumentet har. Afsenderkoden er typisk en kombination af et CVR nummer og et EAN nummer adskilt af en bindestreg. Hvis afsender ikke har et EAN nummer vil deres afsenderkode i stedet være CVR-CVR. Det første e faktura gør, i forbindelse med modtagelsen af en XML fil, er at kontrollere om der findes et Kreditor Partnerkort hvori feltet Kreditor ID stemmer med det som kommer i filen. Findes der ikke et Kreditor ID der matcher vil der dannes en fejllog linje som indeholder det ukendte Kreditor ID. Continia Software A/S 28/29

29 På Kreditor Partnerkortet angives i Generelt afsnittet primært oplysningerne der sammensætter Kreditor ID. I Modtagelsessektionen kan der indsættes en række standardværdier som udfyldes automatisk i forbindelse med konteringen inden bilaget overføres til NAV i form af et Købsdokument eller en Finanskladde. Hvis der i listen med Modtagne dokumenter er en linje med en Fejllog hvor der skrives at en partner er ukendt, selvom Kreditor Partnerkortet netop er oprettet, skyldes det at bilaget skal genindlæses efter Kreditor Partnerkortet er oprettet, for at udfylde e faktura Modtagelses siden med de standardværdier der er udfyldt på partnerkortet. Continia Software A/S 29/29