Axapta 3.0 Konverteringsvejledning

Transkript

1 Axapta 3.0 Konverteringsvejledning ectrl Dokumentversion 3.0 Juli Datakonvertering 2008 Side 1 af 14

2 Indholdsfortegnelse DATAKONVERTERINGSVÆRKTØJET:...3 KARTOTEK INFORMATIONSOVERSIGT - FANEBLAD...5 KARTOTEK INFORMATION GENERELT - FANEBLAD...7 LOG INFORMATION FANEBLAD...8 KNAPPER...9 FELTOPSÆTNING...9 KONVERTERINGSKØRSEL...13 FEJL...14 Datakonvertering 2008 Side 2 af 14

3 Datakonverteringsværktøjet: Til datakonvertering kan man ved hjælp af datakonverteringsværktøjet oprette sin egen konverteringsdefinition det går, kort forklaret, ud på, at man matcher dataene fra udlæsningen i det fremmede system, med felterne i Axapta tabellerne. Datakonverteringsværktøjet findes under: ServiceHosting+ / Datakonverteringsværktøj / Datakonverteringsværktøj - bemærk at udseende af menuen og menupunkter er forskellige, helt afhængig af de rettigheder brugeren har. Helt så enkelt som det lyder er det desværre ikke altid eksempelvis i kundetabellen er der krav om at nogle felter altid skal udfyldes. Hvis oplysningerne ikke er i den udlæste fil, skal de være oprettet som en standardværdi i forbindelse med indlæsningen eksempelvis kunne valuta sættes til at være DKK på alle kunder der blev indlæst! I andre tilfælde kræves det, at flere tabeller i Axapta skal udfyldes, før dataene kan vises eksempelvis lager, som vil kræve en del viden om hvordan lageret er opbygget tabelmæssigt. Datakonvertering 2008 Side 3 af 14

4 Det anbefales derfor, at der tages udgangspunkt i de færdige skabeloner, som Deloitte IT Solutions har lavet Som udgangspunkt indeholder Datakonverteringsværktøjet ingen punkter. Ved at højreklikke på noden Alle øverst i venstre hjørne, er det muligt at kopiere nogle af de færdige skabeloner vi har lavet eller brugeren kan vælge punktet Nyt for at oprette sin egen profil helt fra bunden af. Hvis punktet Kopier fra skabelon vælges, fremkommer følgende skærmbillede: Fra skærmbilledet er det muligt at markere de profiler brugeren ønsker overført til datakonverteringsværktøjet. Datakonvertering 2008 Side 4 af 14

5 Hvis eksempelvis et C5 konverterings ekstrakt er lagt ind, vil konverteringsskærmbilledet se ud som illustrationen på næste side. I mapper under det valgte økonomiprogram ligger de forskellige konverterings definitioner i såvel en import som en eksport del. Bemærk: Hvis transaktioner (finans-, debitor- eller kreditorposteringer) ønskes konverteret, stilles betydeligt større krav til processen omkring konverteringen. Der skal indlæses specielle grunddata til regnskabet (konverteringskladde, nummerserie, konverteringskonto m.m.), da alle posteringer skal bogføres ind i Axapta. Efterfølgende skal dataene omhyggeligt sammenholdes med det oprindelig grundlag, der skal afvikles primokørsler for alle regnskabsår og til sidst skal regnskabet sættes op, således at det tilpasses kunden. Det bør derfor nøje overvejes, om det er nødvendigt at posteringerne overføres til Axapta og i givet fald hvor lang tid tilbage! Deloitte har grunddata liggende til eksempelvis C5 konverteringen, som kan rekvireres ved henvendelse til axaptasupport@deloitte.dk Kartotek informationsoversigt - faneblad Når ovennævnte punkt er valgt fremkommer følgende skærmbillede: Kolonne Rækkenummer Konverteringsnavn Bruges til en automatisk nummerering, hver gang der oprettes en ny konverterings definitnation. betegnelsen for tabellen der benyttes. Datakonvertering 2008 Side 5 af 14

6 Kartoteksnavn Axapta tabelnavn, som alle er sammensat af engelske forkortelser eksempelvis: debitortabel = CustTable kreditortabel = VendTable lagertabel = InventTable finansposteringer = LederTableTrans postnumre = Zip Kartoteksnavnet skal vælges på picklisten og ikke bare skrives selv om man kender navnet!! Filnavn Angiver stien til og navnet på filen U. et afkrydsningsfelt, der skal være markeret hvis handlingen (import eller eksport) ønskes udført på det opsatte kartotek. Hvis der ikke er tale om en konvertering med grunddata, kan du selv oprette din konverteringsdefinition. Ved at højreklikke på Alle (øverst i venstre hjørne) vises muligheden for at vælge Nyt. Når Nyt vælges oprettes en nyt punkt under Alle kaldet Node. Ved at højreklikke på Node får man følgende muligheder: Knap Handling Nyt Opretter nyt underpunkt under noden hvis noden eksempelvis er kundetabellen kunde kan én af undernoderne være stamdata. Omdøb Benyttes til at omdøbe Node til et mere sigende navn eksempelvis Kunder Slet Benyttes til at slette en node bemærk at alle underliggende noder ligeledes vil blive slettet. Import Igangsætter alle importhandlinger der ligger under denne node. Eksport Igangsætter alle eksporthandlinger der ligger under denne node. Første noder kan eksempelvis bruges til at beskrive hvilke modul dataene skal hentes fra eksempelvis kunder. Under kunder skal der laves mindst én node mere, som eksempelvis kan kaldes stamdata. Andre underliggende noder kunne eksempelvis være transaktioner og kontaktpersoner, som alle referer til kundetabellen. Datakonvertering 2008 Side 6 af 14

7 Kartotek information generelt - faneblad Felt Bruges til Feltafgrænsning Hvordan er/skal dataene afgrænses i kommafilen normalt med enten, eller ; Streng afgrænsning Hvordan afgrænses tekst data eksempelvis: tekstdata med, i teksten Datoformat, ud Dataformat i forbindelse med eksport vælg fra listen. Datoformat, ind Dataformat i forbindelse med import der kan kun importeres følgende datoformater: DD-MM-YYYY eks YYYY-MM-DD eks YYYY-DD-MM eks MM-DD-YYYY eks Decimalseparator Decimalseparator normalt. eller, (dog ikke i forbindelse med, i feltafgrænsningen). ANSI til ASCII Konvertering af tekstformat fra ANSI til ASCII ASCII til ANSI Konvertering af tekstformat fra ASCII til ANSI Felter Antallet af felter i definitionen Datakonvertering 2008 Side 7 af 14

8 Log information faneblad Når en fil importeres med Datakonverteringsværktøjet oprettes en logfil med alle konverterede poster og en logfil med alle ikke konverterede poster. OBS!! Det er vigtigt efter en import at checke logfilen for ikke konverterede poster for at være sikker på, at der ikke er gået data tabt. Felt Log-fil for konverterede poster Konverterede poster Log-fil for ikke konverterede poster Ikke konverterede poster Total Bruges til: Systemet foreslår automatisk samme bibliotek som konverterings filen ligger i filnavn tilføjes _Ok.log. Hvis du eksempelvis foretager import fra en diskette, USB disk eller andet eksternt medie, vil der muligvis ikke være plads til logfilerne på same placering, derfor kan anden placering vælges Hvor mange poster er konverterede Som log-fil for konverterede poster filnavn tilføjes _Not_Ok_log Antal fejl i forbindelse med konverteringen. Hvis alle poster skrives i logfilen ikke konverterede poster, er det i mange tilfælde oplysningerne på fanebladet Kartotek information generelt der er sat forkert op eller forkerte felter eller forkert rækkefølge af felter. En anden fejl kan være et i teksten der eksempelvis kan angive tommer tegnet angiver normalt start og slut på en tekststreng i forbindelse med konvertering. Tomme tegnet må derfor fjernes i teksten og fejl-loggen kan efterfølgende læses ind igen. Not_Ok loggen kan redigeres i Notebook eller Wordpad. Total antal konverterede og ikke-konverterede poster. Datakonvertering 2008 Side 8 af 14

9 Knapper Knap Felter Import Eksport Handling Åbner nyt skærmbillede, hvor det er muligt at opsætte feltdefinitioner. læs mere nedenstående. Igangsætter import fra netop det punkt som er markeret. Er det en importlinie som er markeret udføres kun denne linie er det en node som er markeret vil alle underliggende importfunktioner blive udført!!. Samme som under import med en eksport funktion i stedet. Feltopsætning Oversigt faneblad: Når knappen Felter aktiveres, åbnes følgende skærmbillede: Skærmbilledet bruges til definition af hvilke felter der skal/er med i filen, navnet på feltet i Axapta, feltets placering (rækkefølge) i filen, samt eventuel manipulation af feltet. Kolonne Rækkefølge Bruges til Automatik nummerering af felterne ved oprettelse Datakonvertering 2008 Side 9 af 14

10 Navn på feltet Feltnummer Fjern Init value Init value if Maske Navnet på feltet i det aktuelle kartotek. Navnet kan hentes ved at trykke på den knækkede pil til højre i feltet eller benytte knappen Indsæt felter (læse mere om knappen på næste side) Nummer på rækkefølgen af felter i filen. Det er vigtigt at være meget omhyggelig med, at rækkefølgen er korrekt. Hvis der ikke er angivet noget antal i feltet Felter på fanebladet Kartotek information generelt vil feltnummer angive startpositionen på feltet i filen. I dette felt kan angives, ord, karakter eller tal der ønskes fjernet i forbindelse med ind- eller udlæsningen (eksempel: Grp 10 kan Grp fjernes, således at den importerede værdi er 10 ) Her kan indtastet en standard værdi der læses ind eksempelvis DKK under valuta se næste felt. Funktionen af dette felt hænger sammen med det foregående felt Init value. Som standard er værdien i dette felt Hvis tom det betyder, hvis der ingen værdi er i filen på dette felt, så skal værdien DKK læses ind. Den anden værdi der kan vælges er Altid og betyder, at værdien DKK altid læses ind uanset indholdet. Kan bruges til at tilføje en fast værdi til de eksporterede/importerede data. Hvis knappen Indsæt felter aktiveres, åbnes følgende skærmbillede: Ved brug af trykknappen Indsæt felter har man mulighed for enten at fjerne eller tilføje felter til importen/eksporten. Datakonvertering 2008 Side 10 af 14

11 Under rubrikken Tilgængelige felter vises alle de felter der er adgang til i den aktuelle tabel. Felterne overføres og fjernes med < og > tasterne. Generelt faneblad: Bemærk at dette faneblad referer direkte til det felt man stod på under felt opsætning stod man på feltet AcccountNum gælder nedenstående handlinger for dette felt. Der kan laves handlinger for hver enkelt felt. Felt Handling Unik nøgle Hvis det felt man står på, er den unikke nøgle for tabellen det felt der sammenlignes med, når posten skal opdateres (varenummer, konto, debitornr o.l.) skal der sættes et flueben i dette felt. Relateret kartotek Indlæser du eksempelvis debitorstamdata, hvor et af felterne er Debitorgruppe kan du her vælge, at posten skal oprettes automatisk i den relaterede tabel Debitorgrupper. Relateret felt Referer til Relateret kartotek (se førnævnte) i hvilke felt skal værdien fra posten oprettes i kartoteket Debitorgruppe. Feltet skal indeholde Her har man mulighed for at vælge, posterne skal indeholde en værdi, før de bliver indlæst/udlæst. Feltet skal ikke indeholde Her har man mulighed for at fravælge poster som indeholde en værdi, før de bliver indlæst/udlæst. Datakonvertering 2008 Side 11 af 14

12 Konverteringsværdi faneblad: Bemærk at dette faneblad referer direkte til det felt man stod på under feltopsætning stod man på feltet TaxDirection gælder nedenstående handlinger for dette felt. Der kan laves handlinger for hver enkelt felt I skærmbilledet har du mulighed for at ændre værdien på nogle poster Et eksempel kunne være at hvis værdien kr mødes ændres det til dkk i ind- eller udlæsningen. Felt Fra Til Handling Når konverteringen møder den indtastede værdi i det valgte felt, skal den ændres til værdien i Til feltet. Hvad skal den nye værdi ændres til. Datakonvertering 2008 Side 12 af 14

13 Konverteringskørsel Tryk på knappen import eller eksport, afhængig af hvilke handling der ønskes udført. Når konverteringen starter fremkommer følgende dialogboks: Vælges der Nej afsluttes kørslen ønskes kørslen udført vælges Ja, herefter kommer næste skærmbillede op, se herunder: Funktion Normal konvertering Test konvertering Opdater eksisterende og tilføj nye Slet poster før konvertering Kun opdatere Read only Handling Alle poster oprettes som nye poster i kartoteket. Indholdet af dataene i den første post i kommafilen vises i en info-box. Bruges til at checke, om felter og dataindhold matcher hinanden. Ved hjælp af den unikke nøgle checkes det, om posten er oprettet i forvejen. Er den ikke det, så oprettes en ny post. Er posten oprettet, opdateres dataene på den eksisterende post. Sletter posterne i de aktuelle tabeller og kører derefter en normal konvertering. Ved hjælp af den unikke nøgle opdateres poster. Poster der ikke eksistere i Axapta vil ikke blive oprettet. Udføre konverteringen udelukkende ved hjælp af kode skrevet under X++. Koden vil almindelige brugere ikke have adgang til. Datakonvertering 2008 Side 13 af 14

14 Vælg den ønskede konverteringsspecifikation og derefter OK. I forbindelse med konverteringen oplyses løbende i en info-boks, hvor mange poster der er blevet konverteret og hvor mange der ikke har kunnet konverteres fra de enkelte kartoteker. Kørslen danner to tekst-filer for hver enkelt kartotek der importeres eksempelvis FinKart_OK.txt og FinKart_Not_OK.txt den første fil indeholder oplysninger om de poster der er blevet konverteret, den anden fil indeholder oplysninger om poster der ikke kunne importeres. Husk at checke for eventuelle Not_OK filer efterfølgende. Importen komme med følgende skærmbillede der fortæller hvor mange poster der er importeret: Fejl De mest hyppige årsager til, at konverteringen bliver afbrudt med en fejlmeddelelse er følgende: Antallet af felter i filen matcher ikke oplysningen om antallet af felter opsat i konverteringen (faneblad Kartotek information generelt ). Start altid med at kører konverterings-specifikationen Test konvertering inden konverteringen igangsættes. Forkert rækkefølge af felter check altid med Test konvertering. Forkert feltafgrænsning (eksempelvis valgt, hvor filen indeholder ; ). Sættes op på fanebladet Kartotek information generelt. Datakonvertering 2008 Side 14 af 14