Udviklingsplan for voksenhandicapområdet i Lyngby-Taarbæk Kommune

Transkript

1 Udviklingsplan for voksenhandicapområdet i Lyngby-Taarbæk Kommune Januar

2 Indhold Indledning...3 Tema 1: Budgetoverholdelse...5 Tema 2: Politik og strategi...6 Tema 2: Faglig ledelse og sparring...7 Tema 3: Ledelsesinformation og styring...8 Tema 4: Sagsoplysning, sagsvurdering og afgørelse...10 Tema 5: Handleplan, bestilling og visitation...11 Tema 6: Opfølgning på indsatsen for konkrete borgere...12 Tema 7: Overgang fra barn til voksen...13 Tema 8: Organisering og tværfagligt samarbejde

3 Indledning Baggrund for udviklingsplanen Social- og sundhedsudvalget har i januar 2015 godkendt udviklingsplanen i forbindelse med Task force partnerskabet mellem Ankestyrelsen og Socialstyrelsen. I forbindelse med 3. anslået regnskab i 2015 og tidligere års effektiviseringsforslag har det specialiserede voksenområdet en budgetudfordring på op til 7 mio. kr. i 2016, hvorfor Udviklingsplanen suppleres med et yderligere tema om budgetoverholdelse, til internt anvendelse. Den øvrige temaer i udviklingsplanen er understøttende i forhold til budgetoverholdelse, men skal afrapporteres og udvikles i samarbejde med Ankestyrelsen og Socialstyrelsen i forbindelse med partnerskabskommunen samarbejdet. Lyngby-Taarbæk Kommune har i 2015 som partnerskabskommune deltaget i udviklingen og afprøvningen af Socialstyrelsens og Ankestyrelsens task force på handicapområdet. Formålet med deltagelsen har for Lyngby-Taarbæk Kommune været at få et eksternt blik på kommunens sagsbehandling på området for voksne med handicap. Der er gennemført en analyse af sagsbehandlingen i kommunen, som er offentliggjort og præsenteret for det politiske niveau i kommunen i sensommeren Det er i denne forlængelse besluttet, at kommunen skal deltage i et længerevarende udviklingsforløb, der tager afsæt i nærværende udviklingsplan. Formål og læsevejledning Udviklingsplanen har til formål at beskrive, hvordan kommunen vil arbejde videre med at kvalitetsudvikle sagsbehandlingen inden for de temaer, som task forcen har undersøgt i analyserapporten. Udviklingsplanen behandler derfor task forcens 8 temaer i rækkefølge. I udviklingsplanen skitseres indledningvis for hvert tema, hvordan forvaltningen ser status på udviklingstemaet pt. Her tages afsæt i forvaltningens egen opfattelse og i task forcens konklusioner fra analyserapporten. Derefter skitseres, hvilke undertemaer forvaltningen vil arbejde videre med inden for temaet, ligesom mål, succeskriterier samt konkrete aktiviteter og tidsplan for de enkelte udviklingsområder beskrives. Udviklingsplanen er opdelt i 8 temaer, som både omhandler økonomisk og faglig styring. Der er gentagelsen indenfor de enkelte temaer, da temaerne understøtter og komplimenterer hinanden, der skal medvirke til budgetoverholdelse fra 2016 og frem. 3

4 Der er følgende temaer i Udviklingsplanen: Budgetoverholdelse Politik og strategi Faglig ledelse og sparring Ledelsesinformation og styring Sagsoplysning, sagsvurdering og afgørelse Handleplan, bestilling og visitation Opfølgning på indsatsen for konkrete borgere Ungeområdet og overgangen fra barn til voksen Principperne for udviklingsplanen - Udviklingsplanen falder i tråd med de initiativer, der allerede er igangsat, herunder revision af handicappolitikken, gradvis implementering af IT-understøttelse, mv. - Udviklingsplanen er udarbejdet, så den kan implementeres inden for rammerne af den nuværende personalemæssige, organisatoriske og økonomiske situation - Udviklingsplanen ses som en del af et langt, sejt træk for at kvalitetssikre og videreudvikle sagsbehandling og styring på området. - Udviklingsplanen stiller store, men realistiske krav til medarbejdere og ledere i organisationen, og implementeringen skal ske med deres engagement og udviklingslyst som drivkraft. 4

5 Tema 1: Budgetoverholdelse Der har gennem de sidste tre år været en stabil udvikling af forbruget, men fra 2016 vil der være en budgetudfordring, dels på grund af 3. anslået regnskab og tidligere effektiviseringsforslag/modgående forslag etc.. Budgetudfordringen er skitseret i nedenstående tabel, der viser, at der fra 2016 i forhold til forbruget/regnskabet fra 2015 vil være en budgetudfordring på 7,0 mio. kr. En del af denne forskel afspejler de tidligere effektiviseringsforslag/modgående initiativer, der tidligere er besluttet Oprindeligt budget Forbrug Difference For at imødekomme budgetudfordringen iværksættes en række initiativer initiativer og analyser, som skal bidrage til at imødegå budgetudfordringen. Budgetforudsætningerne er i dag baseret på pris x mængde på et overordnet niveau, og som anvendes i forbindelse med budgetlægning, økonomiopfølgninger regnskabsforklaringerne. Der er behov for at de eksisterende budgetforudsætninger nuanceres og detaljeres på en sådan måde, at de kan anvendes i den daglige visitationspraksis. Udvalgte udviklingsområder inden for temaet - Udarbejdelse af pris x mængde konkret på de enkelte foranstaltninger, som tager udgangspunkt i det aktuelle prisniveau på de respektive foranstaltninger, således at der er et styringsinstrument for sagsbehandlere og ledelse i den daglige sagsbehandling og visitation - Øget fokus på afrapportering, ledelsesinformation og ledelsestilsyn med henblik på at fastholde serviceniveau, og undgå overkompensation, mv. (jf. også tema 3 og 4) At budgettet bringes i balance over en 3 årig periode. - Der udarbejdes et koncept og et årshjul for ledelsesinformation og ledelsestilsyn, som skal være særligt intensivt i 2016 og de kommende år. - Der beregnes gennemsnitspriser på konkret niveau og hvor det er muligt og giver mening indenfor de forskellige foranstaltninger, således at styringsmulighederne forbedres, og sagernes relative omkostningsniveau synliggøres for medarbejderne 5

6 - I samarbejde med CØP, at udarbejde ledelsesinformation, der viser aktiviteterne, flowet og udviklingen, til henholdsvis sagsbehandlere, ledelse, direktion og det politiske niveau. - At der tilvejebringes et ledelsesinformations-koncept, der bidrager til økonomistyringen. - At der gennemføres et intensivt ledelsestilsyn, der sikrer stringens og hensigtsmæssighed i udredning og visitation, både ud fra et fagligt og økonomisk perspektiv. - At budgettet overholdes. Gennemføres intensivt løbende i 2016, startende med budgetforudsætningerne. Tema 2: Politik og strategi Lyngby-Taarbæk Kommune har udarbejdet en række politikker, styringsdokumenter og kvalitetsstandarder, som skal understøtte sagsbehandlingen og styringen af området for voksne med handicap. Task forcens analyse viser, at dokumenterne i varierende grad er kendt og anvendt i styringen og sagsbehandlingen på området. Task forcen har også peget på, at Lyngby-Taarbæk Kommune med fordel kan involvere politikere, det lokale handicapråd og andre interessenter i udviklingen af en ny handicappolitik, og at der i forbindelse med udarbejdelsen af en ny handicappolitik med fordel kan skabes sammenhæng mellem politikken og den konkrete sagsbehandling, og at der i forlængelse af handicappolitikken også udarbejdes en strategi til opfølgning og implementering af målsætningerne i politikken. Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet: Lyngby-Taarbæk Kommune indtænker task forcens anbefalinger i den allerede igangsatte proces med at revidere handicappolitikken og udarbejde en handleplan, der bidrager til implementeringen af handicappolitikkens overordnede visioner. Lyngby-Taarbæk Kommune sikrer endvidere, at der er et relevant kendskab til politikker og styringsdokumenter i de forskellige dele af organisationen. At de overordnede politikker og styringsdokumenter er implementeret i den kommunale forvaltning, og at der kan følges op via målbare mål. 6

7 - Handicappolitikken revideres (CSI + politisk godkendelse) - Handleplanen udarbejdes i overensstemmelse med den godkendte tids- og procesplan for inddragelse, vidensindsamling, mv. (CSI + øvrige relevante aktører, jf. procesplan) - Der gennemføres en oplysningsindsats i ft. rådgivere og andre relevante aktører vedrørende den samlede portefølje af politikker og styringsdokumenter, når handicappolitikken og handleplanen er vedtaget (CSI). - Der laves en plan for implementering af relevante områder i den konkrete sagsbehandling (CSI + evt. andre). - At visionerne i handicappolitikken omsættes til en konkret handleplan. - At alle forvaltningsgrene inddrages i og bidrager til handleplanen. - At sagsbehandlere og udførerinstitutioner i CSI har kendskab til handicappolitik og handleplan. Løber frem til sommeren Tema 3: Faglig ledelse og sparring Lyngby-Taarbæk Kommunes voksenafdeling har indført Voksenudredningsmetoden som sagsbehandlingsmetode og anvender derudover Voksenudredningsmetodens kvalitetssikringsværktøj ved ledelsestilsyn i sagerne. Som understøttende it-system anvender afdelingen InCorp. Task forcens analyse viser, at indførelsen af Voksenudredningsmetoden inkl. itunderstøttelse bidrager til at sikre kvalitet og ensartethed i sagsbehandlingen, og at der er gode muligheder for, at sagsbehandlerne kan få faglig sparring. Analysen viser derudover, at der er klarhed omkring kompetencer og visitationsprocedurer. Task forcen anbefaler, at der udarbejdes en procedure for sagsbehandlerskifte, og at ledelsestilsynet med sagerne systematiseres. Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet: 7

8 Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at udarbejde et koncept og et årshjul for gennemførelse af ledelsestilsyn. Det er afgørende for kommunen, at ledelsestilsynet bidrager til at kvalitetssikre både fsva. de formelle juridiske aspekter af sagerne (overholdelse af frister og proceskrav mv.) og de socialfaglige aspekter (faglighed, serviceniveauer, borgerinddragelse, helhedsorientering, mv). Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at udvikle en model for et ledelsestilsyn, der både indeholder et kontrol-, kvalitets- og udviklingsaspekt med henblik på at sikre lovmedholdelighed i alle sager, tydeliggøre ledelsesbehov og faglige udfordringer/udviklingsmuligheder samt styrke medarbejdernes faglige niveau, kompetencer og engagement i forhold til sagsbehandlingen. Ledelsestilsynet skal desuden bidrage til at sikre, at sagsbehandlingen sker i overensstemmelse med vedtagne politikker, kvalitetsstandarder og serviceniveauer, og til at de økonomiske rammer holdes. - Der udvikles en model for ledelsestilsynet med særligt fokus på den faglige/kvalitative del (afdelingsleder og centerchef i CSI med bistand fra Socialstyrelsen, politiske udvalg og direktion inddrages i relevant omfang heri) - Der udarbejdes et årshjul/en tidsplan for gennemførelse af ledelsestilsyn med beskrivelse af kadence i ft. de enkelte paragrafområder (afdelingsleder i CSI) - Der udarbejdes en plan for, hvordan ledelsestilsynet skal spille samme med ledelsesinformationen, jf. tema 3 (afdelingsleder og centerchef i CSI) Der gennemføres et ledelsestilsyn, som - Kontrollerer lovmedholdeligheden af sagsbehandlingen - Sikrer at fastlagte procedurer og serviceniveauer overholdes - Afdækker og udvikler den faglige kvalitet i sagsbehandlingen - Udvikler den faglige kvalitet i sagsbehandlingen - Opfanger udfordringer og udviklingsmuligheder i både sagsbehandling, ydelser, målgruppebehov, mv. Forår-efterår

9 Tema 4: Ledelsesinformation og styring Lyngby-Taarbæk Kommune har i de seneste år løbende afrapporteret til det politiske niveau vedrørende budgetudfordringer og håndtering af disse, og kommunen har løbende adgang til og anvender økonomiske nøgletal. Task forcen anbefaler i sin analyserapport, at Lyngby-Taarbæk Kommune mere systematisk og løbende afrapporterer faglig ledelsesinformation koblet til økonomiske nøgletal. Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet: Lyngby-Taarbæk Kommune vil udarbejde et koncept og et årshjul for udarbejdelse og afrapportering af ledelsesinformation til rådgivere, ledere og politikere. I den forbindelse igangsættes et arbejde med at afdække/udvikle en bedre brug af datagenerering i InCorp samt med at afdække mulighederne for kobling mellem InCorp og Calibra. Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at udvikle en model for afrapportering af ledelsesinformation, der skal sikre lovmedholdelighed i sagerne, tydeliggøre ledelsesbehov i ft. fastsatte mål samt adressere faglige og økonomiske udfordringer rettidigt. - Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af afdelingsleder og et antal rådgivere, der udarbejder et koncept for ledelsesinformation til rådgivere og ledere (afdelingsleder i CSI) - Der udarbejdes et koncept og årshjul for afrapportering af ledelsesinformation til politisk niveau (centerchef og afdelingsleder) - Der igangsættes en proces med at udvikle koblingen mellem InCorp og Calibra (?). - Mulighederne for anvende VUM og InCorp anderledes/bedre i ft. mål og effekt afsøges, evt. ved udvidelse med flere moduler + Bostedssystemet (centerchef og afdelingsleder med bistand fra Socialstyrelsen) Der er etableret et ledelsesinformationssystem, som: - Sikrer løbende fokus på overholdelse af frister og proceskrav - Sikrer løbende fokus på kvaliteten i sagsbehandlingen - Giver overblik over økonomi og flowet i forbrug - Giver overblik over sagstal og sags- + foranstaltningsflow 9

10 - Opleves meningsfuldt og givende for medarbejdere, ledere og politikere - Ikke er unødigt bureaukratisk eller omfangsrigt Forår-efterår 2016 Tema 5: Sagsoplysning, sagsvurdering og afgørelse Task forcens sagsgennemgang viser, at 20 ud af 25 sager er i overensstemmelse med regler og praksis. Task forcen anbefaler, at kommunen er opmærksom på partshøringsreglerne, og at der etableres retningslinjer for afslag i forbindelse med dialog med borgeren om de mulige ydelser efter serviceloven. Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet: Lyngby-Taarbæk Kommune skærper fokus på journalpligten. Rådgiverne overholder partshøringsregler og journalpligt. - Alle de sager, som task forcen har analyseret, gennemgås i et læringsperspektiv i Voksenafdelingen med fokus på journalpligt og i relevante omfang partshøringsreglerne. (afdelingsleder) - I procedurebeskrivelse for afgørelser tilføjes mulig standardtekst vedr. ikke-relevante ydelser, som har været drøftet med borgeren (afdelingsleder) - Det indskærpes på sagsmøde, at evt. drøftede ikke-relevante ydelser skal tilføjes i journalnotatet fra mødet med borgeren (afdelingsleder) - Alle sager fra task forcens sagsgennemgang er gennemgået med rådgiverne i et læringsperspektiv. - Partshøringsregler og journalpligt iagttages i alle sager. 10

11 Vinter Tema 6: Handleplan, bestilling og visitation Lyngby-Taarbæk Kommune har stort fokus på borger- og pårørendeinddragelse, og det er task force-analysens konklusion, at denne del af sagsbehandlingen er velfungerende, og at der generelt er en hensigtsmæssig sammenhæng mellem borgerens behov og de tilbudte ydelser. Ifølge task force-analysen mangler der dog (tilbud om) handleplaner i en stor del af sagerne, ligesom sagsbehandlingsfristerne ikke overholdes i en række tilfælde (uden at borgeren informeres om fristoverskridelsen). Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet: Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at udvikle kvaliteten af de handleplaner, der tilbydes, således at det sikres, at der arbejdes med konkrete mål og systematisk opfølgning på borgerens progression (med behørig hensyntagen til, at mål for målgruppen kan handle om egentlig forbedring af funktionsevnen, om fastholdelse/stabilisering af funktionsevnen eller om skadesreduktion). Det er derudover et udviklingsområde, at overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne sikres, og at fokus på journalpligten skærpes, jf. også tema 4. Det er Lyngby-Taarbæk Kommunes ønske, at de handleplaner, der udarbejdes, fungerer som dynamiske samarbejdsredskaber, der kan være med til at kvalificere samarbejdet mellem rådgiver, borger, leverandør og i relevant omfang borgerens pårørende. Dette kræver, at borgeren inddrages tæt i udarbejdelsen af handleplanen, og at mål og delmål er konkrete og tydeligt beskrevn, således at de kan anvendes i opfølgningen. - Det indskærpes ved drøftelse på sagsmøde, at borgeren skal tilbydes en handleplan, og at dette skal noteres i journalen (IT-understøttelsen sikrer dette). - Det indskærpes ved drøftelse på sagsmøde, at sagsbehandlingsfristerne skal overholdes, at borgeren skal have besked, hvis det ikke kan lade sig gøre, og at det skal tilføjes journalen. 11

12 - Der gennemføres kompetenceudvikling af medarbejdere vedrørende habilitering, målfastsættelse og borgerinddragelse (fx ved den motiverende samtale som metode) (afdelingsleder). - Scoresystemet i VUM implementeres (afdelingsleder med bistand fra Socialstyrelsen). - Sagsbehandlingsfristerne overholdes, og hvor dette ikke kan lade sig gøre, informeres borgeren om dette. - Alle borgere tilbydes en handleplan, og i de udarbejdede handleplaner opstilles konkrete og tydelige mål og delmål. - Handleplanerne omfattes som brugbare samarbejdsredskaber for borgere, leverandører og rådgivere. Planlægges vinter Gennemføres forår-efterår Tema 7: Opfølgning på indsatsen for konkrete borgere Lyngby-Taarbæk Kommune har udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse vedrørende opfølgning i de enkelte sager på voksenhandicapområdet. Task force-analysen peger på, at den systematiske opfølgning dog ikke altid gennemføres i praksis, og at der bør være særlig opmærksomhed på at sikre dette i forbindelse med rådgiverskifte og i forhold til borgere i eksisterende tilbud. Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet: Lyngby-Taarbæk Kommune vil sikre optimal IT-understøttelse af sagsbehandlingen fsva. sikring af systematisk og rettidig opfølgning i sagerne. Lyngby-Taarbæk kommune ønsker at sikre, at opfølgning i sagerne altid sker i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer. 12

13 - Der udarbejdes en teknisk og praktisk gennemførbar plan for implementering af advissystemet i InCorp (afdelingsleder). - Det afsøges derudover med bistand fra Socialstyrelsen, hvordan InCorp kan anvendes i ft. opfølgning på mål og effekt, jf. også tema 3. - Opfølgning i sagerne sker systematisk og rettidigt. - Rådgiverne oplever, at advis-systemet er en hjælp og ikke (blot) en stress-faktor. Efterår Tema 8: Overgang fra barn til voksen Lyngby-Taarbæk Kommune har udarbejdet et kommissorium for det koordinerende samarbejde imellem kommunens forskellige afdelinger for unge mellem 15 og 25 år. Kommunen har derudover udarbejdet sagsprocedurer for overgangen fra ung til voksen på handicapområdet (disse har dog ikke indgået i det materiale, task forcen har analyseret på). Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet Det er forvaltningens opfattelse, at procedurer og retningslinjer for håndtering af overgangen findes, men at udfordringen består i at sikre den gode overgang i praksis, herunder at forventningsafstemme med familien. Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at sikre, at de vedtagne retningslinjer og arbejdsgange for overgangsarbejdet er implementeret fuldt ud. - Der igangsættes et arbejde med at sætte fokus på vigtigheden af overgangen i ungeafdelingen. Dette er et kulturarbejde, som kræver ledelsesfokus og fælles faglig udvikling. 13

14 - De vedtagne retningslinjer er kendte og anvendes i de relevante sager - Rådgiverne oplever, at overgangen til voksenlivet sker smidigt og velplanlagt - Borger og pårørende oplever, at overgangen til voksenlivet sker smidigt og velplanlagt Vinter 2015 forår

15 Tema 9: Organisering og tværfagligt samarbejde Der er generelt et velfungerende tværfagligt samarbejde i kommunen omkring borgere, der modtager støtte fra forskellige afdelinger. Dette ses fx i Hjerneskadesamrådet og i det rehabiliterende team samt i en række overgangs- og samarbejdsmødefora. Task force-analysen vurderer dog, at dette snarere skyldes gode personlige relationer i medarbejderstaben og den tætte fysiske placering end nedfældede, faste procedurer for det tværfaglige samarbejde. Udvalgt(e) udviklingsområde(r) inden for temaet: Forvaltningen ønsker at forbedre og videreudvikle det tværfaglige samarbejde mellem socialområdet, beskæftigelsesområdet og ældreområdet for at sikre en helhedsorienteret indsats. Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at sikre en helhedsorienteret og koordineret indsats overfor borgere, der har behov for støtte fra flere afdelinger i kommunen. Med udgangspunkt i den igangværende Implement-analyse og de sager, der indgår her, afsøges det, hvordan det tværfaglige samarbejde kan optimeres. - Der udarbejdes et kommissorium for en samarbejdsstruktur, der minder om et ad hocrehabiliterende team over for voksne borgere med handicap, som modtager støtte fra flere af afdelingerne i Center for Social Indsats, Center for Arbejdsmarked og Center for Sundhed og Omsorg. Der skal være særligt fokus på helhedsorientering, fx i ft. et familieperspektiv og et beskæftigelsesperspektiv. - Samarbejdsstrukturen afprøves og tilpasses. - Borgerne oplever en smidig, velkoordineret og helhedsorienteret indsats på tværs af afdelingerne - Medarbejderne oplever, at den rette støtte til borgeren er et fælles ansvar. Sommer og efterår