Bilag 5. Arbejdsgange i relation til den udbudte opgave

Transkript

1 Bilag 5 Arbejdsgange i relation til den udbudte opgave

2 Indholdsfortegnelse 1. Vejledning til anden aktørs om registrering af fremmøde for kontant- og starthjælpsmodtagere, herunder indtastning af timer i Jobcenter Gladsaxes fremmødeskema Fremmødeskemaer Basisoplysninger Partshøring Sådan registreres i skemaet Yderligere rapportering til Jobcenteret 4

3 1. Vejledning til anden aktørs om registrering af fremmøde for kontantog starthjælpsmodtagere, herunder indtastning af timer i Jobcenter Gladsaxes fremmødeskema OBS: Bemærk at denne arbejdsgang KUN opfatter registrering vedr. kontant og starthjælpsmodtagere. Se bilag 1 vedr. de forsikrede ledige. 1.1 Fremmødeskemaer Indtastningen i fanebladet "Basisoplysninger" er styrende for oplysningerne om borgeren. Fremmødeskemaet skal du bruge til registrering af borgerens fremmøde / manglende fravær i tilbud. Fremmødeskemaet kan hentes her: Fremmødeskema. 1.2 Basisoplysninger Indtastningen i fanebladet "Basisoplysninger" er styrende for oplysningerne om borgeren. Oplysningerne skal du indtaste i skemaet, når borgeren starter i tilbuddet. Data på borgeren kan du kun ændre i "Basisoplysninger". Der kan ikke skrives i de grå felter, da disse er låst. Der skal indtastes følgende oplysninger om borgeren på fanebladet "Basisoplysninger": - Cpr-nummer - Navn - Tilbud (eksempelvis Jobviften eller Værkstederne på Transformervej) - Starttidspunktet for tilbuddet - Sluttidspunktet for tilbuddet - Den primære virksomhedskonsulent, der skal kontaktes ved eksempelvis sygdom, fravær el. lign. 1.3 Partshøring Ved afslutning af hver måned udskriver du skemaet og forelægger det for borgeren med henblik på at finde ud af om borgeren har bemærkninger til skemaet. Ligger fraværsperioden f.eks. i starten af måneden kan underskriften dog med fordel indhentes på en udskrift af fraværsskemaet umiddelbart efter fraværsperioden og vedlægges den endelige udskrift for den samlede måned. Har borgeren kommentarer eller er uenig i skemaet noteres dette og borgeren underskriver skemaet. Denne fremgangsmåde udgør en partshøring i forhold til en eventuel efterfølgende afgørelse i sagen. Bemærk, at borgeren ikke kan tvinges til at skrive under og ej heller til at forholde sig til skemaets oplysninger. Hvis borgeren ikke ønsker at gøre brug af sin ret til partshøring noteres dette i stedet på skemaet. Såfremt borgeren ikke er blevet tilbudt at se skemaet (f.eks. hvis borgeren er afsluttet i forløbet inden udgangen af den pågældende måned) noteres dette, hvorefter rådighedsteamet foretager en skriftlig partshøring.

4 1.4 Sådan registreres i skemaet Du kan kun indtaste i de hvide felter - de grå felter er låst grundet automatisk udregning. Udgangspunktet er altid, at det er borgerens konsulent i Jobcentret, der vurderer, om der er tale om lovligt fravær. Ved dage inden tilbuddet starter: Ud for de eventuelle dage, hvor borgeren endnu ikke er startet i tilbud (hvis fx borgeren starter midt i måneden) sættes ingen X er. Ved fremmøde: Ud for de dage, hvor borgeren møder og går til tiden, sættes X i kolonnen Fremmødt. Ved delvis fremmøde / kommer for sent: Hvis borgeren kommer mere end et kvarter for sent, går før tid eller i øvrigt udebliver delvist sættes X i kolonnen Delvis fremmøde. Under bemærkninger noteres eventuelt årsagen til forsinkelsen / udeblivelsen. Ved fravær med og uden grunde: - Sygdom: Hvis borgeren fra morgenstunden melder afbud pga. sygdom, sættes X i kolonnen Fremmødt. Under bemærkninger skrives: "Sygdom". Hvis borgeren ikke møder og først efterfølgende, fx senere på dagen, ringer og melder afbud på grund af sygdom, sættes X i kolonnen Ikke fremmødt. Under bemærkninger skrives: Ej meddelt sygdom. NB: Husk at give besked til konsulenten ved sygdom over 3 dage OG at notere, at der er givet besked i skemaet under bemærkninger. - Barns 1. sygedag: Hvis borgeren fra morgenstunden eller efterfølgende melder afbud pga. barns 1. sygedag, sættes X i kolonnen Fremmødt. Under bemærkninger skrives: "Barns 1. sygedag". - Barns efterfølgende sygedage: Der kan som udgangspunkt ikke fritages for evt. efterfølgende dage, som barnet måtte være sygt. Denne vurdering skal dog foretages af konsulenten i Jobcentret. Hvis borgeren fra morgenstunden eller efterfølgende melder afbud på grund af barns efterfølgende sygedag, sættes X i kolonnen Ikke fremmødt. Under bemærkninger skrives: "Barns efterfølgende sygedag". - Fri-periode: Hvis borgeren efter aftale med jobkonsulenten berettiget til aktiveringsfri, sættes X i kolonnen Fremmødt. Under bemærkninger skrives "Fri-periode". Hvis der ikke er en aftale med konsulenten i Jobcentret, sætte X i kolonnen Ikke fremmødt. Under bemærkninger skrives: Fri-periode ikke bekræftet af konsulent. - Arbejde: Hvis borgeren efter aftale med jobkonsulenten, skal på arbejde (eksempelvis vikararbejde) en dag, hvor han/hun skulle være i aktivering, sættes X i kolonnen Fremmødt. Under bemærkninger skrives: "På arbejde". Hvis der ikke er en aftale med konsulenten i Jobcentret, sætte X i kolonnen Ikke fremmødt. Under bemærkninger skrives: På arbejde ikke bekræftet af konsulent. - Ikke mødt intet afbud: Hvis borgeren ikke møder og ikke har meldt afbud, sættes X i kolonnen Ikke fremmødt. NB: Husk at give besked til konsulenten ved fravær af denne art over 3 dage OG at notere, at der er givet besked i skemaet under bemærkninger se arbejdsgangen 3 J1. - Ikke mødt med andre grunde: Hvis borgeren ikke møder og melder afbud med andre årsager end ovenfor nævnte, sættes X i kolonnen Ikke fremmødt. Under bemærkninger noteres årsagen til fravær. - Afrapportering: Jobcentret skal have et udspecificeret fremmødeskema i forhold til alle borgere, der har haft fravær af den ene eller den anden årsag. Disse skemaer skal du senest den 5. i den efterfølgende måned sende elektronisk (indscannet) til Jobcentret. Du skal sende én mail pr. skema til mailadresserne: JC-underretning@gladsaxe.dk og aktiveringsfremmoede@gladsaxe.dk

5 Såfremt der ikke har været fravær i månedens løb, skal der ikke sendes et udspecificeret fremmødeskema. Disse borgere skal blot fremgå af det månedlige oversigtsskema. 1.5 Yderligere rapportering til Jobcenteret Vær opmærksom på, at ud over ovennævnte tidsregistrering skal borgerens virksomhedskonsulent kontaktes i følgende tilfælde: - ved udeblivelser på 1. mødedag i tilbuddet - ved tvivl om hvorvidt, der er givet tilladelse til fx fri-periode - ved udeblivelser af længere varighed, f.eks. over 3 dage efter 1. mødedag - ved udeblivelser i øvrigt af betydeligt omfang - ved sygdomsforløb på over 3 dage