Kl. 18:30-20:00 med deltagelse af Kasper Wittrok (administrator) mhp drøftelse af udkast til nye vedtægter.

Transkript

1 Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D (godkendt) Dagsorden og referat af bestyrelsesmøde den kl. 18:00 og den kl. 19:00-22:00 NB. der tages ikke nye punkter med til dagsordenen den Dato: 8. juni 2015 kl. 18 til Pizza. Kl. 18:30-20:00 med deltagelse af Kasper Wittrok (administrator) mhp drøftelse af udkast til nye vedtægter. 20. juni kl :30 almindelig dagsorden. Deltagere ved mødet: Frank Nissen (FN), Tomas Klement (TK), Jørn Christensen (JC), Einar Estrup Jensen(EEJ), Jacob Brogaard-Kay (JBK), Anders Helt Lund (AHL) og Pia Laulund (PLM). Afbud: Anders Ej Fremmødt: Dagsordenspunkt Beslutning Ansvarlig og deadline 1. Godkendelse af dagsorden og referat Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde, rundsendt pr. . Referatet blev godkendt. JBK sender til bestyrelsen og Frank lægger på hjemmesiden.

2 2. Opsamling fra sidste møde 2.a Vedtægtsændring Drøftelse af administrators forslag til ændringer, samt beboerhenvendelse, se pkt b Proces med udgiftsbilag. En huskeseddel fra kasseren 2.a 2b 2.c Europark v. JC 2.c PLMs udkast til infomail blev godkendt med mindre ændringer og der bliver sat opslag op samt uddelt forslag til nye vedtægter. JBK sender slide med info om fremgangsmåden for at få behandlet kvitteringer/udlæg mv. Processen er nu endeligt afsluttet og beboerne har modtaget information vedr. Europark s regler/indsats hos os 2.a JC står for print og uddeling 2.b JBK sender info før næste møde 2.c Punktet er lukket indtil videre 2.d Loftsrum i opg. A og manglende adgang. v FN 2.e Lejekontrakt kælderrum. Er den underskrevet? 2.f Svamp i loftsrum- tilbud fra EEJ? 2.d. 2.d AHL følger op 2.e Punktet er lukket Bestyrelsen beslutter at få en generel undersøgelse af foreningens kælder/loftsrum i forbindelse med udarbejdelsen af den næste 10- årsplan. 3. Beboerhenvendelser 3.a. Beboer opgang d har henvendt sig med forslag til vedtægtsændring. 3.b Beboer i opgang b har henvendt sig vedr. altandør. 3.a PLM skriver til beboeren og opfordrer til at stille forslaget til generalforsamlingen, da det er en vedtægtsændring. 3.b Bestyrelsen finder, at det er en sag mellem køber og sælger og beklager at vurderingsmanden ikke har set skaden, 3.a PLM 3.b PLM skriver til beboer i opgang b.

3 3.c Ansøgning om renovering af lejlighed fra beboer i opgang b 3.d Henvendelse fra beboer i opgang c vedrørende regler for som sælger burde have givet et fradrag for. Det kan dog være vanskeligt at se alle fejl og mangler ved et syn af en møbleret lejlighed, hvorfor køber har to ugers indsigelsesfrist efter overtagelsen. Køber har dog ikke benyttet sig af sin indsigelsesperiode, hvor administrator har tilbageholdt et beløb på kr. af salgssummen. Derfor følger bestyrelsen administrators vejledning og lader det være op til køber og sælger indbyrdes at finde en løsning. 3c. På baggrund af de indsendte tegninger og bestyrelsens hidtidige politik på området gives der tilladelse til andelshaverne om at søge kommunen om byggetilladelse, som skal fremsendes til bestyrelsen, så snart den modtages. Byggeriet kan ikke gå i gang før tilladelsen fra kommunen er modtaget i bestyrelsen. PLM skriver følgende til andelshaver: Ombygningen godkendes af bestyrelsen under forudsætning af at: Frederiksberg kommune godkender ombygningen Bestyrelsen modtager en kopi af godkendelsen inden ombygningen igangsættes Gældende lovgivning for byggeri og ombygning følges Der benyttes autoriserede håndværkere til vvs-, gas- og elektrikerinstallationer og hvor byglovgivningen ellers foreskriver det. Det fremgår ikke af vores vedtægter eller husorden at man ikke må anvende grill på PLM 3.c Plm skriver til

4 brug af kulgrill på altanerne. altanerne. Det er tidligere drøftet, men ikke blevet ført til referat på en generalforsamling, hvor man fandt at almindelig hensyntagen til hinanden var regelsæt nok. Sådan som det beskrives indledningsvist i altanreglerne: Altanregler for A/F Gammel Kongevej 162 A-D Følgende altanregler er givet for at skabe de for alle beboerne bedst mulige forhold i det miniaturesamfund, som en boligafdeling udgør. Reglerne skal endvidere være medvirkende til at erindre alle om, at bebyggelsen og dens omgivelser af såvel miljømæssige som økonomiske grunde skal beskyttes. Husk også, at det skaber tryghed og tilfredshed, hvis alle erkender nødvendigheden af at tage hensyn til hinanden. Brug af kulgrill på altanerne medfører dog meget røg og mulige lugtgener for de omkringboende, ligesom risici for at der falder gløder på altanens træværk med brændemærker etc. som resultat. Bestyrelsen vil til den kommende generalforsamling stille forslag om, at det medtages i vores husorden/altanregler, at det ikke er tilladte at anvende kulgrill, eller engangs-minigrill på altanerne. I stedet opfordres beboerne til at benytte gårdens kulgrill (der er to), der er til fri beboeren.

5 afbenyttelse eller i stedet anvende gas/elgrill på altanen. 3. e Henvendelse fra beboer i opgang b vedrørende selvrisiko. 3. f Forslag vedr. 1 )Naboskab og 2( Forslag om soverum i fælleskælder fra beboer i opgang D. Bestyrelsen har ikke noget at gøre i den aktuelle sag, da det omhandler beboernes privatforsikring. Punktet er udskudt til det forlængede møde den 21. juni kl. 19. Møde 21. juni: Bestyrelsen har godkendt og går videre med begge forslag indenfor et par specifikke retningslinjer PLM har skrevet til beboerne. PLM vender tilbage til beboeren JBK skriver retningslinjer

6 3. g Forslag fra beboer i opgang D om: at det frivillige blomsterudvalget skal sørge for at luge beddet i passagen. Ang. blomsterudvalget, så vil bestyrelsen opfordre beboeren til at rette henvendelse i udvalget, meget gerne selv deltage i udvalget, så de i fællesskab kan prioritere hvordan deres frivillige kræfter bruges bedst muligt på blomsterpasningen. PLM svarer beboeren. Forslag fra samme beboer i opgang d om at nogle andre beboere i samme opgang skal gøre hovedrent på hovedtrappen, fordi der blev støvet under deres ombygning i august sidste år. Det er en enig bestyrelse, som ikke kan se nogen grund til at bestille en ny hovedrengøring af d-trappen pga. byggestøv for 11 måneder siden. D-trappen ser pæn og ren ud i dag.

7 3 h. Forslag fra beboer opgang B om at man må leje sin lejlighed ud i sommerferien fx via AirBnb. Bestyrelsen blev enig om at udlejning af lejligheder kan foregå på de gældende regler for udlejning. Det vil sige, at bestyrelsen skal modtage ansøgning forud for hver fremleje og at fremleje må foregå efter de regler der fremgår af vedtægterne. FN svarer beboeren

8 3. i Brev fra beboer opgang D om forretningsgang og proces ved salg af lejlighed. PLM har svaret beboeren og oplyst om proces og vedtægter, der alle følger reglerne. PLM skriver til beboeren. 4. Fra Administrator 4a. Bestyrelsen har modtaget tilbud fra en anden administrator med et billigere tilbud 5. Økonomi 5a. Fælleskælder vedr. regnskab. Pia foreslår at regnskabet kun fremsendes 1 gang årligt. 4.a JC har forhandlet prisen hos administrator og vi har fået nedsat den årlige udgift med ca kr. Det træder i kraft 1. juli. 5.a Bestyrelsen er enig i at det er tilstrækkeligt at modtage regnskab vedr. kælderen én gang om året. Dette kan være før årsregnskabet. 4.a JC tager kontakt til administrator om at vi gerne vil beholde dem. 5.a PLM kontakter HN

9 6. Vicevært 6.a Hvad er der sket siden sidst og opgaver fremadrettet. 7. Projekter/Arbejdsopgaver 7.a Vinduer skal repareres hos JC, som har fået indhentet et tilbud 6.a Nye ruder i kældervinduer hvor der mangler. Et kælderrør i loftet ved opgang D drypper og skal repareres hurtigst muligt 7a JC går videre med sit indhentede tilbud 7.b Skab til farligt affald 7b JBK kontakter kommunen for at høre nærmere om dimensioner af affaldskab til farligt affald. 6.a EEJ AHL, JBK 7.c Udskiftning af vandrette koldvandsledninger. En status fra EEJ 7.d Sommerfest AHL 7.d Indkøb og opslag etc. AHL laver en liste over hvad der skal købes AHL er ude at rejse den dag. FN og JC er primære hjælpere på dagen 7.c Arbejdet er udført. Pkt. er afsluttet. 7.d AHL 7.e Asfaltering AHL 7.e Vi har modtaget to forskellige tilbud. Colas har ikke svaret. Pankas og CJ Asfalt A/S har fremsendt tilbud. Vi godkender Pankas tilbud. 7. f Tiårsplan v JBK 7f. Som del af 10-årsplanen ønsker bestyrelsen information vedr. priser for evt. rottespærrer 7.g Skraldepunkt JBK 7g. JBK har fremlagt tilbud på afskærmning af skraldeområdet. Bestyrelsen indhenter endnu et tilbud og vil tage beslutning mht. valg af leverandør over mail. 7.e EEJ kontakter leverandøren for at høre om muligheder for udførelsen 7.f JBK rundsender 7.g JC/JBK

10 8. Bulletin 8.a 9. Diverse 9.a Blommetræet i gården og placering af bordet under. Problem med fugleklatter, og snart rådne blommer og hvepse. 9. b. Blomsterudvalget har henvendt sig: Kære bestyrelse, 9.a. PLM har talt med chefen for blodbanken Hanne Bøjlén den 8/ Hanne Bøjlén beretter at det er Frb. Kommune, der står for beplantningen af deres grund, da de er lejere. Hun er indforstået med, at vi laver en fælles henvendelse til kommunen, hvor vi beder dem om at beskære træet i et omfang, så der kan slippe sollys ind i vores gård, og så trækronen ikke rager ind over vores grund, så vi på den måde undgår fugleklatter, blommer og hvepse i samme omfang som nu. Hvis bestyrelsen er indforstået hermed, vil PLM med Hanne Bøjlén cc. skrive til kommunen. Hvis det ikke er muligt at beskære træet i sådan et omfang, vil det være et alternativ at beplante området, med noget andet, så muren skærmes med noget grønt at kigge på for både Blodbanken og foreningen. Indtil der sker ændringer aftalte bestyrelsen at det bord som pt. modtager mange fugleklatter/blommer kan flyttes rundt i gården så det giver mening for dem der benytter gården 9.b.1.)Det er op til de frivillige der har meldt sig til at varetage opgaven med at passe blomsterne at blive enige om, hvordan gården indrettes bedst muligt i fht. til blomstervalg, krukker og 9.a. Bestyrelsen er enige og PLM skriver til gartneren i Frb. Kommune. PLM svarer udvalget.

11 Det nyligt dannede Blomsterudvalg har mødtes et par gange og er gået i gang med indkøb og pasning af planter og krukker. Vi har mange ideer til, hvordan vi kunne gøre gård og passage fin og hyggelig med planter af forskellige slags. Blandt andet vil vi gerne sørge for flere spiselige planter i nærheden af børnenes legeområde. Derfor vil vi høre jer om to generelle ting: 9.b. 1) Har vi frie hænder til at indrette gård og passage med krukker og blomsterkasser (og fx også flytte rundt på borde og stole), og dermed kunne skabe hyggelige miljøer? 9.b.2) Er det muligt, at vi kan få kendskab til, hvilket budget foreningen har, til gård og passage? Og kan vi evt få frie hænder til at bruge penge på de ideer, vi har, hvis vi holder os indenfor et årligt budget? Det vil betyde meget for, om vi kan få ført vores ideer ud i verden, hvis vi ikke skal søge bestyrelsen om tilladelse, hver gang vi vil købe en ny ting til gård/passage. Vores ideer er bl.a.: plantekasser til spiselige planter blomsterkasser. 9.b. 2) Blomsterudvalget har i år fået tildelt et budget på 2000 kr. hvoraf de indtil nu har forbrugt ca. 500 kr. Bestyrelsen finder at de kan bruge de resterende 1500 kr. til at beplante gård og passage med. Dvs til indkøb af planter, krukker etc. NB. Det vil være en god ide at fjerne krukker i passagen/flytte dem ind på fortovet, da de bliver påkørt og ødelagt. Bestyrelsen vil gerne derudover bevilge 500 kr. i tillæg til de 2000 kr. nævnt ovenfor, som blomsterudvalget kan bruge til en kasse til spiselige planter. Indkøb af legeartikler til børn bliver ikke betalt af foreningen 9.b.3 Bestyrelsen opfordrer til at de deltagende hovedsageligt selv medbringer mad og drikke til dagen og der gives et mindre tilskud på 300 kr. Der opfodres til at udvalget hurtigst muligt varsler arrangementet, så folk kan få mulighed for at deltage og sætte kryds i kalenderen. 9.b.4. Det blev pointeret, at viceværten står for at fjerne skrald fra bedene

12 (de kan ikke være i de trykimprægnerede kasser), indkøb af diverse blomster og planter til alle nuværende krukker og kasser, indkøb af børnevandkander, børnekoste, børnetrillebør, evt legekøkken i sandkassen. 9.b.3. Derudover vil vi gerne invitere til en børne/hyggeplantedag for alle i foreningen. Er det noget vi skal snakke med dig, Anders, om, ift planlægning og budget for det? Vores ide er at holde det fredag d 1/7 fra kl. 15 og frem. Vi synes det kunne være hyggeligt, hvis det inkluderede snacks/forfriskninger om eftermiddagen og at grille pølser til aftensmad. Er det evt noget bestyrelsen vil give penge til? Derudover forestiller vi os, at alle selv medbringer potter og planter, og at vi derudover sørger for jord samt malegrej til at dekorere potterne. 9.b.4 En sidste ting fra os er, at vi ærgrer os lidt over, at der ligger skrald i bedet i passagen, det ville være rart for os, hvis

13 det blev fjernet løbende, ift at luge, vande og plante. Vi ser frem til at høre fra jer. Hav et godt møde, Venlig hilsen Blomsterudvalget 10. Næste bestyrelsesmøde 10a. Dato for næste møde 10.a 10.a 10. aug kl sep. Kl. 19 Infomøde om nye vedtægter. 5. okt. Kl nov. kl dec. Kl. 19