Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D (Godkendt referat)

Transkript

1 Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D (Godkendt referat) Dato: kl. 19:00 Deltagere ved mødet: Frank Nissen (FN), Tomas Klement (TK), Jørn Christensen (JC), Einar Estrup Jensen(EEJ), Jacob Brogaard-Kay (JBK), Anders Helt Lund (AHL) og Pia Laulund (PLM). Afbud: Ej Fremmødt: Dagsordenspunkt Beslutning Ansvarlig og deadline 1. Godkendelse af referat 1a. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde, rundsendt pr. . 1a. Referatet af bestyrelsesmødet 16. december 2015 blev godkendt med mindre rettelser. Referatet uploades på foreningens hjemmeside snarest muligt JBK 2. Regninger: 2a. Kassen diverse 2a. EEJ sørger for afregning af kontantkassen med administrator 2b.Vedligeholdelseskonto 2b. På baggrund af bestyrelsens seneste bestyrelsesmøde blev proceduren for behandling af fakturaer skitseret for bestyrelsen: Alle udgifter sendes så vidt muligt elektronisk til administrator (via JBK) og administrator sørger for at sikre elektroniske underskrifter af EEJ JBK

2 udgifterne Alle modtager mail fra når leverandørerne hopper fra Ejnar søger for at informere vores leverandører Pia får lavet nogle gratis visitkort med adressen på Hvis der er spørgsmål til om arbejdet er udført eller ej, er det Pia der tager spørgsmålet videre (fx ved at ringe til viceværten) 2c. Drift 2c. Dette punkt blev ikke diskuteret som selvstændigt punkt til mødet, men bestyrelsen diskuterede aspekter af foreningens overordnede drift/økonomi under punkt 6 3. Opsamling fra sidste møde 3a. Prioritering/behandling af punkterne 4a e i referatet fra sidste møde (16/ ): Beslutning om hvilke punkter der behandles på hvilke bestyrelsesmøder samt reel behandling af udvalgte punkter 3a. Punkterne under 4a-e (fra 16/12) følger: Europark: Dette møde se under punkt 8 Navne i dørtelefon, eftersyn, forbedring af læsbarheden: Dette møde se under punkt 8 Vurdering af sagen med vandskade hos andelshavere

3 fra opgang B: Dette møde se under punkt 8 Cykelrazzia: Dette møde se under punkt 8 Punkter som blev planlagt til behandling til bestyrelsens feburarmøde: Sensorer til belysning i kældre Plan for skift af stigestrenge fra kælder til kvist Skift af vandrette koldtvandsledning til rustfrit stål 10-årsplanen for vedligeholdelse skal opdateres, da den udløber ved udgangen af 2016: Punktet vil blive behandlet på bestyrelsens næste møde i februar 4. Beboerhenvendelser 4a. Beboer i opgang 162 A rykker for tætningslister af vinduer. 4b Beboer i opgang C orienterer om mindre ombygning af lejlighed. Kræver byggetilladelse fra kommunen. 4a. Det bliver lavet så snart som muligt. Viceværten kontakter beboeren vedr. aftale 4b. På baggrund af de indsendte tegninger og bestyrelsens hidtidige politik på området gives der tilladelse til andelshaverne om at søge kommunen om byggetilladelse, som Viceværten PLM

4 4c. Andelshavere fra opg. D har henvendt sig for at høre, hvordan de skal erstatte krukken, som en af deres håndværkere sandsynligvis kom til at påkøre Nye beboerhenvendelser 4d. Andelshavere fra opgang A har kontaktet bestyrelsen for at gøre opmærksom på at deres altandør ikke kan lukke med henblik på reparation 4e. Andelshavere fra opgang A har kontaktet bestyrelsen for at gøre opmærksom på de har mistet adgangen til et af de pulterrum de blev tildelt ved indflytning skal fremsendes til bestyrelsen så snart den modtages. Byggeriet kan ikke gå i gang før tilladelsen fra kommunen er modtaget i bestyrelsen. PLM skriver følgende til andelshaver: Ombygningen godkendes af bestyrelsen under forudsætning af at: Frederiksberg kommune godkender ombygningen Bestyrelsen modtager en kopi af godkendelsen inden ombygningen igangsættes Gældende lovgivning for byggeri og ombygning følges Der benyttes autoriserede håndværkere til vvs-, gas- og elektrikerinstallationer. JBK havde undersøgt sagen og der bliver stillet en ny blomsterkrukke 9. januar 2016 Viceværten ville bestille en håndværker for at se på døren. PLM undersøger nærmere, hvem der står for udgiften til vedligehold af altandørene. Bestyrelsen vil se på den samlede fordeling af pulter/kælder/loftsrum til næste bestyrelsesmøde JBK Viceværten/PLM Alle

5 4f. Andelshavere fra opgang C og opgang D gjorde bestyrelsen opmærksom på et vindue ikke kan lukkes 4g. Vandskade i kælderrum opgang B 5. Fra Administrator 5a. Ingen punkter til behandling 6. Økonomi 6a. Gennemgang af vores budget b. Overvejelser vedr. trappevask Viceværten vil se på sagen (glarmester er allerede bestilt til opgang C) Tømmermestrenes Gulvservice blev hyret til at rengøre desinficere gulv og vægge i kælderrum. PLM har bedt administrator om at køre forsikringssagen, da vores forsikring skal dække udgifter til rengøring og til akut service fra kloakmester. Administrator tager sig ikke længere betalt for at anmelde forsikringsskader for os. 6a. PLM og JBK har sendt administrator en række spørgsmål til foreningens økonomi/specifikke budgetposter ift. at sikre en velfunderet/informeret styring Dialog med administrator ift at undersøge gevinsten af at skære antallet af trappevaske ned til en lavere frekvens på forsøgsbasis 6c. Vinduespudsning Undersøge hvad vi kan spare ved at få pudset vinduer i opgangene sjældnere 6d. Forsikringsgennemgang PLM vil kontakte administrator med henblik på at få gennemgået vores forsikringsaftaler 6e. Genforhandling af erhvervslejemål Bestyrelsen ønsker at tale med administrator om muligheden for evt. at genforhandle erhvervslejeaftalerne. Viceværten PLM PLM/JBK JC JC PLM Alle

6 Endnu ikke defineret hvem der tager opgaven. Plm kontakter administrator for at se alle lejekontrakterne 6f. Vurderingsaftale Bestyrelsens hidtidige leverandør er gået på pension. JBK kontakter administrator med henblik på at sikre en ny aftale- sandsynligvis med Focus2 (efter opfordring fra administrator) 7. Vicevært 7a.Vinduer der skal have lister på (jævnfør beboerhenvendelse) 7b. Hoveddørene lukker ikke ordentligt. 7c. Køkkentrappen i opgang d kan ikke lukke. 7d.køkkentrapperne i alle opgange kan ikke lukke, JBK Viceværten Viceværten 8. Projekter/Arbejdsopgaver 8a. Europark 8a. Europark: Bestyrelsen fandt frem til et udkast til et parkeringsskilt som Europark kan sætte op. Specifikke paragraffer fra Europarks standardregelment blev diskuteret: Besluttet at der ikke tillades kortidsparkering (parkering<15 minutter) og at man ikke får bøder hvis man overskrider afmærkningen. Der skal laves en orienteringsskrivelse til beboere før skiltning iværksættes og heraf skal det fremgå hvordan man må anvende sine to beboerlicenser. JC

7 Dette drøfter bestyrelsen nærmere på næste møde i februar. 8b. Dørtelefon 8b. Det blev besluttet at vi i første omgang prøver med at lave nye navneskilte til dørtelefonerne (nu sort tekst på hvid baggrund i stedet for omvendt for at sikre en bedre oplysning af navnene). AHL 8c. Fælleskælderen Der har været lidt hærværk i form af knuste glas i døren til det såkaldte Rygelokale i kælderen lørdag nat den 12. dec. Kælderen var ikke udlejet. Bestyrelsen drøfter retningslinjer for vedligehold og finansiering af samme. 8c. Bestyrelsen besluttede følgende: Rygetilladelse i fælleskælderens rygerum opretholdes, idet der ikke er nogen beboere, der indtil nu har stillet forslag om, at det ikke skulle være tilladt. Glasset i døren udskiftes, idet det er første gang i foreningens historie at det er blevet knust og vi gerne vil opretholde ejendommens oprindelige udseende, hvor det er muligt. Det giver samtidig mest mening, hvis det fortsat skal være rygerum. Reparationen finansieres af foreningen. Der vurderes ikke at være behov for at købe nye stole pt. Regnskabet for udlejning af kælderen skal have ophæng til bestyrelsen. For at gøre det mindst muligt bureaukratisk og mest smidigt for tovholderen for fælleskælderen, skal der ikke godkendes, hver gang der indkøbes nye glas eller lignende mindre ting Regnskabet, hvor både PLM/JBK/Viceværten

8 indtægter og udgifter er opstillet og transparente, skal imidlertid fremlægges og godkendes af bestyrelsen to gange årligt. Det bedes fremsendt til bestyrelsesmøderne i marts og september. Regnskabet er fortsat selvstændigt, således at det ikke køres indover foreningens økonomi, men er en økonomi der finansieres via indtægter fra udlejningen. Hvis der har forslag om at justere udgiften for at leje lokalet, skal tovholder på linje med øvrige beboer fremsende et argumenteret forslag herom til bestyrelsen. Udbedringer og reparationer af lokalet vurderes at være på foreningens budget på linje med øvrig vedligehold af ejendommen. Viceværten bestiller en glarmester til at sætte glas i den dør, som fik smadret glasset. 8d. Cykel-razzia 8d. AHL/PLM Det blev besluttet at sætte mærkning på alle cykler på foreningens område og at målet er at få fjernet de cykler der ikke bliver benyttet til marts hvor der bestilles en container. Bestyrelsen diskuterede bl.a. annoncering af kampagnen i opgangene. AHL sætter mærkater på. PLM laver opslag. 8e. Vandskade hos 8e. Bestyrelsen afventer PLM

9 andelshavere fra opgang C administrators redegørelse af sagen med henblik på en afklaring af hvem der skal betale sagens omkostninger (om foreningen skal kompenseres af administrator eller ej) 8f. Kælder/loftrum 8f. Oversigt over kælder/loftsrum med henblik på at tildele ledige rum til andelshavere med ingen, eller få/små rum: PLM præsenterede et overblik over foreningens kælder/loftrumslokaler. Dog mangler der fortsat at blive kastet lys over et par områder af foreningen loftrum i opgang B, som FN indhenter før bestyrelsen har det fulde overblik. PLM ville nå frem til et forslag på baggrund af det nuværende /kommende materiale til næste bestyrelsesmøde hvor bestyrelsen kan diskutere udkastet i plenum. FN/PLM/Alle 8g. Opdatering af vedtægter 8g. Vedtægterne skal revideres og moderniseres: JBK fremsender ABKs seneste standardvedtægter til Bestyrelsen, som så vil have tid til at læse materialet samt foreningens nuværende vedtægter før martsmødet hvor punktet datosættes til at blive behandlet yderligere 9. Bulletin 9a. Ingen punkter blev behandlet under dette punkt 10. Diverse

10 10a. Regler for storskrald 10a. Det blev konstateret at det ikke er usædvanligt, at der bliver deponeret storskrald i gården udenfor de tidspunkter hvor dette er tilladt. JBK vil udforme et skriv til opgangene som definerer reglerne samt tidspunkterne for storskrald, som fremover kommer til at være hver tredje måned. 11. Næste bestyrelsesmøder 11a. Dato for næste møder Julefrokost for bestyrelsen er den 5/2 med start kl Julefrokosten finder sted hos Frank. JBK De næste bestyrelsesmøder er: 10. februar kl marts kl april kl maj kl juni kl aug kl sep. Kl okt. Kl nov. kl dec. Kl. 19