Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D (til godkendelse)

Transkript

1 Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D (til godkendelse) Referat fra bestyrelsesmøde den kl. 19:30 hos JBK Dato: Deltagere ved mødet: Frank Nissen (FN), Tomas Klement (TK), Jørn Christensen (JC), Einar Estrup Jensen(EEJ), Jacob Brogaard-Kay (JBK), Anders Helt Lund (AHL) og Pia Laulund (PLM). Afbud: Ej Fremmødt: Dagsordenspunkt Beslutning Ansvarlig og deadline 1. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde, rundsendt pr Opsamling fra sidste møde 2.a Afslutning af kontantkassen Har EEJ afregnet med Administrator og overdraget til Referatet fra blev godkendt med mindre rettelser PLM savner beskrivelse af proceduren for at få godkendt kontantudlæg pr. mail og indsendelse af bilag. Desuden mangler vi at beslutte årets aktivitetsdage/sociale arrangementer, så vi kan få sat kryds i kalenderen. 2.a Kontantkassen er ikke lukket endnu. EEJ vil få dette gjort JBK sender til bestyrelsen og Frank lægger på hjemmesiden. 2.a EEJ 9. marts

2 JKB? Punktet udgår fremover. 2.b De første erfaringer med at godkende udgiftsbilag pr. mail og afregning til administrator. En status fra JBK. 2.c Europark En status fra JC 2.d Navne i dørtelefon, eftersyn, forbedring af læsbarheden. En status fra AHL 2.e Vurdering af sagen med vandskade hos andelshavere fra opgang B. En status fra JC. 2.f Cykelrazzia En status fra AHL og PLM. 2b JBK: Proceduren går fint 2.c Jørn har kontaktet Europark og afventer svar. Vi forventer at Europark s praksis vil være effektiv fra 1. april 2.d. Skiltene er nu lavet (sorte bogstaver på hvid baggrund. De bliver sat op af viceværten 2.e Anders kontakter Doris fra et høre hvad status er Vi sætter en container op 14. april Vi laver to varslinger før cyklerne kasseres i containeren 2.b JBK 2.c JC 2.d AHL 2.e AHL, 9. marts AHL/PLM 3. Beboerhenvendelser 3.a. Kælder og loftsrum. Beboer fra opgang 162 d har henvendt sig og beder om lov til at bytte deres loftsrum ud med et kælderrum. 3.b Opfølgning på 3.a 3.a 3.b 3.b

3 beboerhenvendelser fra sidste møde. 162 a:manglende adgang til loftsrum i opgang b 162 a: Ødelagt lukkemekanisme på altandør. Hvad er årsagen og hvem betaler? 162 a: Reparation af lister i vinduer, er det sket? 162 c og d, vinduer der ikke kan lukkes. Er disse i orden? 4. Fra Administrator 4a. Kasper har fremsendt hele sagen ved vandskaden hos beboer 162 b sidste år. Han finder ikke at der er begået fejl fra deres side. Hvad mener bestyrelsen? Videre skridt? 5. Økonomi 5a. Status fra JBK jævnfør referat fra sidste møde. PLM har forsøgt at skaffe alle lejekontrakter, men der savnes en for udlejen af EEJs kælderrum. Har EEJ en liggende? JC har forhørt sig vedrørende trappevask og vinduesvask. 6. Vicevært 4.a Vi tilføjer til næste bulletin at andelshavere der har problemer med deres altaner skal kontakte viceværten for at få dem besigtiget. Vi vil få tilføjet til vores forslag til nye vedtægter at altandørene er foreningens vedligeholdelse (præcisering følger når tid kommer). Reparation af lister er ordnet Beboere ved opgang c og d kontakter viceværten for at få en aftale Pia laver udkast til brev til administrator hvor vi gør det klart at vi foreslår halv skade for restbeløbet pga. fejlinformation 5a. JC fortsætter undersøgelsen af tilbud på trappevask (hører om priser afhængig af frekvens) 5.a Bestyrelsen besluttede at udforme en lejekontrakt. Pia tager sig af at kontakte administrator for at udforme en lejekontrakt 4.a

4 6.a 6.a -Navne i dørtelefon -Indkøb af LED-pærer 6.a 7. Projekter/Arbejdsopgaver 7.a Forslag fra AHL til aktiviteter og arbejdsdage i b Sensorer til belysning i kældre 7.c Plan for skift af stigestrenge fra kælder til kvist 7.d Skift af vandrette koldtvandsledninger til rustfrit stål 7.e 10-årsplanen for vedligeholdelse skal opdateres, da den udløber ved udgangen af f Kælder/Loftsrum De sidste oversigter er blevet opdateret og PLM har et forslag 7.a Som en tommelfingerregel kan vi have aktiviteter i gården ca. hver fjerde måned + arbejdsdag 17. april: Fastelavn 21. februar (budget: op til max kr. er godkendt) Arbejdsdag i starten af april: Gør gården forårsklar Sommerfest: 20. august 2. søndag i advent 7.b Bestyrelsen besluttede ikke at gå videre med dette, da vi mener, at det er for dyrt. 7.c Bestyrelsen skal have indhentet tilbud på dette 7.d Afventer svar fra 10-årsplan 7.e JBK indhenter tre forskellige tilbud på en ny 10-års plan (Focus2, Gaihede osv.) 7.f Forslaget blev godkendt og opdaterede lister findes på Dropbox 7.a 7.b 7.c 7.d 7.e JBK, 9. marts 7.f

5 med til mødet, som skal drøftes. 7.g Asfaltering 8. Bulletin 8.a 8a. 9. Diverse 9.a Regler for storskrald Et oplæg fra JBK. 9.b Ny rengøringshjælp til kælder. Et oplæg fra PLM 9.c Blomsterkrukker Der er nu indkøbt to nye blomsterkrukker til erstatning for de ødelagte. Udgifterne hertil er afholdt at de ansvarlige. Hvem sørger for at putte noget i dem og hvordan skal de placeres, så de ikke igen bliver påkørt? PLM ville tage fat i en kontakt, der har gode forbindelser 9.a JBK laver et opslag vedr. storskrald. Man må ikke sætte noget ud før 6 dage før afhentning (= 1/3). 9.b Oplægget blev godkendt og PLM hænger opslaget op for at få afklaring på hvem der skal være ny rengøringshjælp fra 1/3 9.c Bestyrelsen besluttede at de ødelagte krukker kan blive fjernet og at de nye krukker kan blive omplantet når der er arbejdsdag i april. 9.d Ny vurderingsmand Focus2 er valgt 9.e Bytte af lejlighed i 162 b. Bestyrelsen behøver ikke at deltage når beboere skal have vurderet deres lejligheder. PLM 9.a JBK/PLM 9.b 9.c Nye beboere til lejlighed i 162b blev godkendt. 9f. Er der fejl i Alle som mener at der er fejl i varmeregnskabet? varmeregnskabet skal kontakte administrator. 9g. Spisebord i kælderen Bestyrelsen besluttede, at dette ikke skal

6 overfladen har rejst sig pga. væske 10. Næste bestyrelsesmøde 10a. Dato for næste møde 10. februar kl marts kl hos JBK 6. april kl. 19 Tomas afbud 4. maj kl juni kl aug kl sep. Kl okt. Kl nov. kl dec. Kl. 19 betales af seneste lejer, da problemet skyldes alm. slid og ælde 10.a Dagsorden: -Opdatering af vedtægter. JBK fremsender standardvedtægter jævnfør referat fra mødet 6/1: JBK fremsender ABKs seneste standardvedtægter til Bestyrelsen, som så vil have tid til at læse materialet samt foreningens nuværende vedtægter før marts-mødet hvor punktet datosættes til at blive behandlet yderligere. -Definere indhold af sociale aktiviteter 10.a