Evaluering: Anvendelse af vagtplansystemet MedTime

Transkript

1 CAST - Center for Anvendt Sundhedstjenesteforskning og Teknologivurdering J. B. Winsløws Vej 9B, 1. sal 5000 Odense C Tlf.: Fax: Evaluering: Anvendelse af vagtplansystemet MedTime Intern Medicinsk Afdeling Slagelse Sygehus April 2009 Lars Jensen Charlotte Horsted Anita Lunde Morten Balle Hansen

2 Kolofon Titel Evaluering: Anvendelse af vagtplansystemet MedTime. Intern Medicinsk Afdeling Slagelse Sygehus Forfattere Lars Jensen (cand.scient.pol.) Charlotte Horsted (projektleder, cand.oecon.) Anita Lunde (sygeplejerske, cand.cur) Morten Balle Hansen (lektor, ph.d, cand.oecon) Institutnavn CAST Center for Anvendt Sundhedstjenesteforskning og Teknologivurdering Forlagets navn Syddansk Universitet, Indkøbsafdelingen Udgivelsesdato August 2009 Trykkested Syddansk Universitets Trykkeri

3 Indhold Forord Sammenfatning Baggrund og formål Analysens formål Studiets design Metode Interviews Spørgeskema Respondentrekruttering Registrering og udsendelse af spørgeskemaer Rykkerprocedure Statistisk analyse Datamateriale Indkomne besvarelser og rykkerprocedure Resultater Programteoretisk evaluering af MedTime MedTime-udviklernes programteoretiske positioner MedTime-udviklernes normative teorier MedTime-udviklernes situationsteorier MedTime-udviklernes virkningsteori Sammenfatning af MedTime-udviklernes programteoretiske positioner Afdelingsledelsens programteoretiske positioner Afdelingsledelsens normative teorier Afdelingsledelsens situationsteorier Afdelingsledelsens virkningsteori Sammenfatning af ledelsens programteoretiske positioner Vagtplanlæggernes programteoretiske positioner Vagtplanlæggernes normative teorier Vagtplanlæggernes situationsteorier Vagtplanlæggernes virkningsteori Sammenfatning af vagtplanlæggernes programteoretiske positioner Medarbejdernes programteoretiske positioner Medarbejdernes normative teorier Medarbejdernes situationsteorier Medarbejdernes virkningsteori Sammenfatning af medarbejdernes programteoretiske positioner... 65

4 Sammenlignende analyse brugergruppernes programteoretiske positioner Gennemgående virkningsteoretiske positioner hos de tre brugergrupper Virkningsteorier fremhævet af en eller flere brugergrupper Ulemper ved MedTimes nuværende funktionsmåde fremhævet af en eller flere brugergrupper Sammenfatning Den kvantitative delundersøgelse Baggrundsvariable Medarbejdernes vurdering af arbejdsmiljø Kvantitative krav i arbejdet Organisering og indhold Samarbejde og ledelse Værdier og balance mellem arbejde og familieliv Opsamling Medarbejdernes vurdering af vagtplanlægning Gennemsigtighed, retfærdighed og overblik Frister og byttemuligheder Logistik, bemanding og overenskomster Indflydelse på vagtplanen Principper for vagtplanlægningen og vagtplanlægningsopgavens placering Opsamling Medarbejdernes vurdering af MedTime - tilfredshedsanalyse Oplæring i brugen af MedTime Anvendelse af MedTime Opsamling Komparativ analyse af MedTime-udviklernes og brugernes programteoretiske positioner Opsamling Diskussion og perspektivering Konklusion Bilag A Spørgeskema

5 Tekstbokse Tekstboks 1. MedTime-udviklernes normative teorier Tekstboks 2. MedTime-udviklernes situationsteorier Tekstboks 3. MedTime-udviklernes virkningsteorier Tekstboks 4. Sammenfatning af MedTime-udviklernes programteoretiske positioner Tekstboks 5. Afdelingslederens normative teorier Tekstboks 6. Afdelingsledelsens situationsteori Tekstboks 7. Afdelingsledelsens virkningsteorier Tekstboks 8. Sammenfatning af afdelingsledelsens programteoretiske positioner Tekstboks 9. Vagtplanlæggernes normative teorier Tekstboks 10. Vagtplanlæggernes situationsteorier Tekstboks 11. Vagtplanlæggernes virkningsteorier Tekstboks 12. Sammenfatning af vagtplanlæggernes programteoretiske positioner Tekstboks 13. Medarbejdernes normative teorier Tekstboks 14. Medarbejdernes situationsteorier Tekstboks 15. Medarbejdernes virkningsteorier Tekstboks 16. Sammenfatning af medarbejdernes programteoretiske positioner Tabeller Tabel 1. Medarbejdernes vurdering af retfærdighed, gennemsigtighed, troværdighed og overblik Tabel 2. Medarbejdernes vurdering af offentliggørelse, varsling og byttemuligheder Tabel 3. Medarbejdernes vurdering af faktorer vedrørende logistik og overenskomster... 80

6 Forord I 2007 henvendte KMD A/S sig til CAST (Center for Anvendt Sundhedstjenesteforskning og Teknologivurdering) på Syddanske Universitet med henblik på at gennemføre en evaluering af vagtplansystemet MedTimes potentiale som redskab i forbindelse med vagtplanlægning i det danske sygehusvæsen. Nærværende publikation udgør afrapporteringen af den anden fase af projektet Evaluering af MedTimes implementering, effekt og potentiale, der er finansieret af KMD. Afrapporteringen tager udgangspunkt i de erfaringer Intern Medicinsk afdeling på Slagelse Sygehus har haft med MedTime som vagtplansystem. Der fokuseres på implementering, mulige effekter og tilfredshed med systemet. Fase to er en interessentevaluering af et system, der allerede er implementeret. I projektets tredje fase vil MedTime blive implementeret på mindst tre nye afdelinger. Der vil i den forbindelse blive indsamlet data både før og efter implementeringen af MedTime. Vi vil gerne takke de personer, der har deltaget i de interviews, der er grundlaget for nærværende rapports kvalitative analyser. Det drejer sig om ledende overlæge Torben Stjernebjerg samt Anne Grønborg og Martin Skønnemand, der er nuværende og tidligere vagtplanlægger på afdelingen. Desuden tak til de ansatte på afdelingen, der har deltaget i et fokusgruppeinterview. Endvidere en tak til de personer, der har hjulpet til med at validere det anvendte spørgeskema. Vi vil også gerne takke de ansatte på afdelingen, der har brugt tid på at udfylde og returnere de spørgeskemaer, der ligger til grund for nærværende rapports kvantitative analyser. Den oprindelige idé til projektet blev skabt af KMD, der sammen med Line Sinding Skött og Jan Sørensen (CAST), udarbejdede det overordnede projektdesign. Spørgeskemaet blev udviklet af Charlotte Horsted, Lars Jensen, Anita Lunde og Morten Balle Hansen i fællesskab. Lars Jensen har været ansvarlig for interviewene med de forskellige informanter. Lars Jensen har endvidere været ansvarlig for behandlingen af de returnerede spørgeskemaer, udsendelse af rykkerbreve, samt analyse og udarbejdelse af rapportens analyseafsnit. Den samlede forfattergruppe har bidraget med tekstafsnit og kommentering af rapporten mv. Forfatterne, april 2009

7 0. Sammenfatning Baggrund Nærværende dokument er en afrapportering af fase to i evalueringen af MedTimes implementering, effekt og potentiale. Fase to består af en retrospektiv analyse af de forventninger, der er givet udtryk for til vagtplanlægning og vagtplansystemer samt erfaringerne ved anvendelse af MedTime på en dansk sygehusafdeling, der implementerede vagtplansystemet MedTime i Metode og data Evalueringen er en programteoretisk interessentevaluering af vagtplansystemet Med- Time. I sin mest udviklede form består programteori af tre delelementer: En normativ del, der beskriver aktørernes normer, idealer og mål, der tilsammen danner grundlaget for det, aktørerne anskuer som den gode tilstand. En situationsdel, der beskriver aktørernes opfattelse af den nuværende situation, samt de problemer der er forbundet med denne situation. En virkningsdel, der beskriver aktørernes forestillinger om, hvordan et program, eller i dette tilfælde et IT-system, virker ind på situationen. Til sammen udgør de tre delelementer den samlede programteoretiske position. Kernen i en programteoretisk interessentevaluering er, at forskellige aktørgruppers konstrueres og sammenlignes. I nærværende undersøgelse er tre forskellige brugergruppers programteoretiske positioner blevet konstrueret. De tre brugergrupper, der indgår i undersøgelsen, er afdelingsledelsen, vagtplanlæggerne og medarbejderne. Derudover indgår MedTime-udviklerne, der har udviklet systemet i undersøgelsen, og deres programteoretiske positioner er ligeledes blevet konstrueret i analysen. Data er genereret gennem semistrukturerede forskningsinterviews med henholdsvis afdelingsledelse, vagtplanlæggere og medarbejdere. De enkelte forskningsinterviews har haft et varierende antal deltagere. Der er desuden foretaget tekstanalyse af materiale udgivet af selskabet bag MedTime, ligesom der blandt medarbejderne på afdelingen er gennemført en spørgeskemaundersøgelse omhandlende arbejdsmiljø og tilfredshed med Med- Time. Interviewene blev gennemført primo 2008, mens spørgeskemaundersøgelsen blev igangsat ultimo Deltagelsesprocenten i spørgeskemaundersøgelsen var på 37,5 pct. 1

8 Resultater Undersøgelsens primære resultater er genereret gennem konstruktionen af henholdsvis MedTime-udviklernes, afdelingslederens, vagtplanlæggernes og medarbejdernes programteorier. Gennem en sammenlignende analyse af brugergruppernes programteorier er der gjort en række fund, der vedrører afdelingens anvendelse af MedTime. Undersøgelsen har vist, at afdelingens vagtplanlægning før indførelsen af MedTime blev udført ved hjælp af manuelle redskaber som papir og blyant. Der manglede derfor et samlet overblik over afdelingen, og afdelingen var generelt præget af ledelses- og driftsmæssige problemer. Indførelsen af MedTime var blot et af flere tiltag der blev iværksat ved tiltrædelsen af den nuværende afdelingsledelse i Indførelsen af MedTime har bevirket, at vagtplanlægningen er blevet mere struktureret, ligesom den er blevet nemmere at gennemskue. Det er desuden blevet lettere for den enkelte medarbejder at få overblik over egen vagtplan, ligesom det for vagtplanlæggerne er blevet lettere at få overblik over den samlede vagtplan. Anvendelse af vikarer sker nu desuden mere strategisk, idet vikarer nu kan anvendes i en mere langsigtet planlægning, frem for som kortsigtet brandslukning. Vagtplanlæggernes legitimitet er derudover blevet forbedret, da det er lettere at anskueliggøre principperne for vagtplanlægningen. Som følge af ovenstående virkninger vurderes MedTime af brugerne at have fungeret som løsning på en række oplevede problemstillinger: For det første opleves vagtplanlægning generelt som en kompliceret opgave, hvor det er vanskeligt at skabe overblik og gennemskuelighed. Der er nu skabt større overblik og gennemskuelighed. For det andet var vagtplanlægningen før indførelsen af MedTime ustruktureret og præget af snæver interessevaretagelse men efter indførelsen af MedTime er der gjort op med dette. For det tredje blev der i vagtplanlægningen ofte ikke taget hensyn til det enkelte individs ønsker, hvilket der i højere grad gøres efter indførelsen af MedTime. For det fjerde peges der på, at vagtplanlæggernes rolle i nogle tilfælde kan være konfliktpræget, og at det fra medarbejdernes side forventes, at vagtplanen er baseret på gennemskuelige principper. Indførelsen af MedTime har muliggjort en højere grad af gennemskuelighed, og dette har været med til at gøre vagtplanlæggerrollen mindre konfliktpræget. Som det sidste er det blevet fremført, at frister ofte ikke overholdes, og at der ikke føles et medansvar for den 2

9 samlede vagtplan. Indførelsen af MedTime har sat fokus på disse problemstillinger og har været med til at forbedre situationen. Samlet set har indførelsen af MedTime gjort, at vagtplanlægningen i højere grad efterlever de forskellige normer, der fremføres af de forskellige brugergrupper. Vagtplanlægningen lever således i højere grad op til normen om, at der tages hensyn til det enkelte individs ønsker og behov. Ligeledes leves der i højere grad op til normen om, at frister overholdes af alle parter og at principperne bag vagtplanlægningen er gennemskuelige. Slutteligt gør anvendelsen af MedTime det muligt at efterleve normen om, at der som minimum kan planlægges tre måneder frem i tiden Der er dog også en række punkter, hvor brugergrupperne oplever, at MedTime fungerer uhensigtsmæssigt. Således er ikke alle medarbejdere blevet inkluderet i MedTime, og ikke alle medarbejdere anvender systemet. Ligeledes har koordineringen mellem leverandøren af MedTime og afdelingen ikke fungeret optimalt i alle tilfælde, ligesom uddannelsen af vagtplanlæggere og medarbejdere i brugen af MedTime har været utilstrækkelig og er foregået sent i forløbet. Endvidere har indhold og kodning i MedTime ikke altid været i overensstemmelse med gældende regler og den aktuelle personalemæssige situation på afdelingen. Slutteligt er det blevet fremført, at byttefunktionen i MedTime ikke har fungeret optimalt, og derfor foregår bytning af vagter ofte uden anvendelse af Med- Time. I forlængelse af ovenstående peges der ligeledes på, at MedTime ikke har formået at forbedre den daglige kollegialitet på afdelingen. Vagtplanlæggerne oplever således stadig, at nogle medarbejdere ikke er villige til at hjælpe i pressede situationer. Resultaterne er fremkommet gennem en konstruktion af de forskellige brugergruppers programteorier. På nogle punkter er der overensstemmelse mellem de forskellige brugergruppers programteorier. Der er dog også fundet variation mellem brugergrupperne på en lang række punkter både i forhold til normative, situations- og virkningsteorier. Der er dog i de fleste tilfælde tale om, at brugergruppernes programteorier ikke er modstridende, men at de derimod blot fokuserer på forskellige forhold. Ligeledes er der i de fleste tilfælde ikke trade-off forbundet med at tilgodese en eller flere gruppers program- 3

10 teorier. Fx medfører opfyldelsen af én brugergruppes normative teorier oftest ikke, at en anden brugergruppes normative teorier ikke kan opfyldes. På et enkelt punkt har resultaterne imidlertid vist, at der er modstridende programteorier, der indeholder et muligt trade-off. Således giver nogle deltagere i den kvantitative del-undersøgelse udtryk for, at de foretrækker, at vagtplanlægningen fungerer efter et fast rul, mens andre deltagere giver udtryk for, at de foretrækker at vagtplanlægningen baseres på individuelle ønskeplaner udarbejdet af de enkelte medarbejdere. Der er ligeledes foretaget en sammenligning af MedTime-udviklernes og brugernes programteorier. Denne komparative analyse har vist, at der på de flest områder er sammenfald mellem MedTime-udviklernes og brugerne situations- og normative teorier. Der er relativt stor overensstemmelse mellem de forskellige aktørers opfattelser af, hvilke problemstillinger der gør sig gældende i forbindelse med vagtplanlægning, og hvad den gode tilstand er. Der er dog også enkelte områder, hvor der mellem brugerne er divergerende opfattelser, og hvor MedTime-udviklernes tilgange ligger på linje med nogle brugeres positioner, men er forskellige fra andre brugeres. I forhold til de virkningsteoretiske positioner er der på en række punkter uoverensstemmelse mellem MedTime-udviklernes og brugernes virkningsteoretiske tilgange. Således er det en central del af MedTimeudviklernes virkningsteori, at MedTime integreres med lønsystemet, så der bliver overensstemmelse mellem vagtplan og lønsedler. Ligeledes fremføres det af udviklerne, at anvendelse af MedTime medfører, at der kan laves sammenhængende uddannelsesforløb. Derudover omhandler en del af MedTime-udviklernes virkningsteori en forestilling om, at alle oplysninger samles i MedTime, og at ukomplicerede vagtbytte kan foretages af medarbejderne uden inddragelse af vagtplanlæggerne På disse punkter er der uoverensstemmelse mellem MedTime-udviklernes og brugergruppernes virkningsteorier. Undersøgelsens resultater indikerer videre, at der er stor forskel på, hvordan medarbejderne oplever forhold i forbindelse med anvendelsen af MedTime. Eksempelvis er der stor forskel på, hvordan medarbejderne er blevet oplært i brugen af MedTime, samt i hvilken grad medarbejderne mener, at oplæringen har været tilstrækkelig. Der er ligeledes stor forskel på, hvad medarbejderne anvender MedTime til, og i hvor stor udstrækning systemet anvendes. Resultaterne indikerer desuden, at mange medarbejdere oplever, at byttefunktionen i systemet ikke fungerer optimalt. Resultaterne antyder dog også, 4

11 at medarbejderne generelt har været positive over for indførelsen af MedTime, og at der er udbredt tilfredshed med systemet, herunder systemets brugervenlighed. Der er med afsæt i især den kvalitative del af undersøgelsen blevet udpeget en række indsatsområder, der må forventes at kunne optimere anvendelsen af MedTime i fremtiden. Der er således blevet peget på, at implementeringen af MedTime i fremtiden med fordel kan forankres i afdelingsledelsen i endnu højere grad, end det har været tilfældet i nærværende case. Dette kan potentielt set muliggøre en mere entydig og troværdig introduktion af systemet, ligesom det vil styrke muligheden for, at alle medarbejdere i en faggruppe inkluderes i samme vagtplan. En højere grad af forankring fordrer imidlertid, at der mellem leverandør og nye kunder indgås aftaler, der er baseret på en klar og entydig forventningsafstemning. Der er videre blevet argumenteret for, at der i forbindelse med implementeringen på fremtidige afdelinger tilstræbes, at der opnås konsensus om hvilke principper, der bør lægges til grund for vagtplanlægningen. Understøttelse af forskellige principper vurderes således i et vist omfang at være konfliktfyldt, ligesom det virker begrænsende for anvendelsen af IT-systemer i forbindelse med vagtplanlægningen. Som det sidste er der blevet argumenteret for, at der i fremtiden sættes fokus på at alle medarbejdere oprettes med de korrekte oplysninger i systemet. Ligeledes synes et oplagt fokuspunkt for fremtidig anvendelse at være, at mulighederne for at foretage vagtbytte mellem medarbejdere forbedres. Konklusion Samlet set har undersøgelsen vist, at anvendelsen af MedTime overordnet set er et nyttigt og anvendeligt redskab i forbindelse med vagtplanlægningen. De tre brugergrupper giver alle udtryk for, at MedTime-systemet overordnet set fungerer hensigtsmæssigt og medfører en række fordele. Undersøgelsen viser imidlertid også, at MedTime-systemet på en række punkter har fungeret uhensigtsmæssigt. Disse problemstillinger kan i vid udstrækning sammenkædes med forskellige aktørers manglende tillid til systemet og det anbefales på den baggrund, at dette bliver et fremtidigt fokuspunkt. 5

12 1. Baggrund og formål For at imødekomme et oplevet behov for et mere effektivt redskab til at planlægge produktion og arbejdstid i sundhedsvæsnet blev MedTime, en generisk internet- og dialogbaseret løsning til arbejdstidsplanlægning og registrering, udviklet af læge Jesper Milthers. Der er tale om et arbejdstidsplanlægnings- og simuleringsværktøj, som søger at kombinere: produktionsbehov kompetencespecifik vagtplanlægning lokalplanlægningsempiri fairness i planlægningsprocessen overenskomster medarbejder input realtidsstatistik Anvendelsen af MedTime forventes at give mere medarbejderindflydelse på arbejdsplanlægningen, ensartet arbejdsbelastning og mere fleksibilitet og deraf øget arbejdsglæde og nedsat stressrelateret sygefravær. Samtidig forventes anvendelse af MedTime at reducere planlægningstiden og øge kvaliteten af de trufne beslutninger vedrørende planlægning af produktion og arbejdstid, samt at kunne producere ledelsesinformation i hele organisationen Analysens formål Da MedTime er et forholdsvis nyt vagtplansystem, er der endnu ikke gennemført en systematisk evaluering af MedTimes faktiske effekt og potentiale. Projektet Evaluering af MedTimes implementering, effekt og potentiale har til formål at udføre en systematisk evaluering af MedTimes anvendelse i det danske sundhedsvæsen med specifik fokus på implementering, effekt og tilfredshed med systemet, samt anvise / udpege muligt forbedringspotentiale. 6

13 1.2. Studiets design Evalueringen af MedTimes implementering, effekter og potentiale gennemføres som et dybdegående casestudie, der fokuserer på henholdsvis nuværende brugere af MedTime og mindst tre nye afdelingers implementering og anvendelse heraf. Derudover foretages før- og eftermåling af effekter og tilfredshed med MedTime sammenlignet med afdelingens tidligere anvendte planlægningssystem. Det vil ikke på baggrund af resultaterne være muligt at ekstrapolere effekterne ud på det danske hospitalsvæsen. Der vil dog kunne foretages en analytisk generalisering, som kræver stillingstagen til i hvilket grad resultaterne pga. ligheder og forskelle mellem forskellige kontekster kan være vejledende for, hvad der er på spil i andre situationer og sammenhænge. Evalueringen blev designet som et trefasestudie med afrapportering efter afslutningen af hver af de tre faser. Fase 1: Studie af anvendelse af tid og ressourcer på arbejds- og produktionsplanlægning i det danske hospitalsvæsen (survey til danske hospitalsafdelinger) (1) Vagtplanlægning i det danske sygehusvæsen. Denne kan findes på CAST hjemmeside ( under publikationer fra Fase 2: Forventnings-, tilfredsheds- og erfaringsstudie i forhold til nuværende brugere (nærværende rapport). Fase 3: Programteoretisk før- og efterstudie i forhold til nye brugere med fokus på implementering, effekt og tilfredshed samt forbedringspotentiale (med nye brugere menes brugere som påbegynder implementeringen af MedTime medio 2009) (interview og survey). Selvom de enkelte faser og studier afrapporteres separat, hænger de tre faser uløseligt sammen, og design, dataindsamling og analyse vil gå på tværs af de tre faser og studier. 7

14 2. Metode MedTime anvendes endnu kun af få brugere. Intern Medicinsk afdeling på Slagelse Sygehus er den første afdeling, der har implementeret Medtime, og systemet anvendes udelukkende af lægegruppen på afdelingen. Anvendelsen af MedTime påbegyndtes i MedTime systemet anvendtes på tidspunktet for projektets opstart endvidere på få andre danske hospitalsafdelinger. Det vurderedes, at erfaringerne på disse afdelinger var for begrænsede til, at de hensigtsmæssigt kunne indgå i undersøgelsen. Denne beslutning skal ses i lyset af, at disse afdelinger på tidspunktet for opstart, kun havde anvendt systemet ganske kortvarigt. Vurderingen af nuværende brugeres forventninger, tilfredshed og erfaringer med MedTime systemet baseres således kun på data fra én afdeling Interviews Der er foretaget semi-strukturerede interviews med repræsentanter fra henholdsvis afdelingsledelse, vagtplanlæggere og medarbejdere, der alle er brugere af MedTime. Repræsentanterne fra de forskellige brugergrupper er blevet interviewet separat, hvilket har resulteret i, at der er gennemført i alt tre forskningsinterviews. De enkelte interviews har haft et varierende antal deltagere. Fra afdelingsledelsen er en enkelt deltager blevet interviewet, mens to vagtplanlæggere har deltaget. I interviewet med repræsentanter fra medarbejderne deltog i alt 8 deltagere. Omdrejningspunktet for interviewene med henholdsvis ledelse, vagtplanlæggere og medarbejdere var: Hvad den gode tilstand er, dvs. hvad der i de forskellige grupper opleves at være god produktions- og arbejdstidsplanlægning Den nuværende situation i forhold til produktions- og arbejdstidsplanlægning dvs. både fordele og problemer ved den nuværende situation, og hvad disse problemer skyldes Den nuværende situation generelt: Hvor stor en udfordring er vagtplanlægning i forhold til de samlede udfordringer afdelingen står overfor Forventninger til MedTime eller et andet vagtplansystem 8

15 Endvidere blev MedTime-udviklernes programteorier udviklet og konstrueret gennem samtaler med MedTime-udviklerne og gennem tekstanalyse af officielt materiale Spørgeskema På baggrund af informationerne fra interviewene samt resultater fra projektets første fase, blev der udviklet et spørgeskema til de ansatte på afdelingen (se bilag A). Spørgeskemaets indhold og udformning er blevet vurderet og kommenteret af et antal ansatte med forskellig faglig baggrund og fra forskellige danske hospitalsafdelinger. Blandt disse var både medarbejdere (fx læger og sygeplejersker), og vagtplanlæggere. Ved udsendelse af spørgeskemaerne blev der medsendt et følgebrev, hvori det fremgik at besvarelsen var anonym og ville blive behandlet af forskere tilknyttet Syddansk Universitet, samt at identifikation af enkeltpersoner ikke vil være mulig i afrapporteringen Respondentrekruttering Afdelingens vagtplanlægger blev kontaktet vedrørende identificering af de ansatte, der på tidspunktet for gennemførelsen var brugere af MedTime Registrering og udsendelse af spørgeskemaer Der blev oprettet en liste med de potentielle respondenters navn, samt et unikt løbenummer. Spørgeskemaerne blev pakket og udsendt samlet til afdelingen, hvor afdelingens sekretær sørgede for videredistribution af spørgeskemaerne. Vedlagt de enkelte spørgeskemaer var en følgeskrivelse og frankeret svarkuvert til Syddansk Universitet. Spørgeskemaerne blev nummereret for at muliggøre en rykkerprocedure. Der blev løbende foretaget registrering af de returnerede spørgeskemaer, så status løbende kunne vurderes Rykkerprocedure Omkring 14 dage efter udsendelse af spørgeskemaet blev der taget telefonisk kontakt til afdelingen med påmindelse om at besvare spørgeskemaerne. Derefter blev der efter ca. tre uger udsendt et rykkerbrev til de respondenter, der på dette tidspunkt ikke havde 9

16 returneret spørgeskemaet. Efterfølgende blev der foretaget yderligere en mundtlig rykkerprocedure Statistisk analyse Analysen af de indsamlede kvantitative data er primært af deskriptiv karakter, herunder frekvensfordelinger, som beskriver hvor mange gange et bestemt udfald forekommer, samt gennemsnit. I en række analyser er højeste og laveste score desuden angivet. Den statistiske analyse er gennemført med statistikprogrammet SPSS version

17 3. Datamateriale Datamaterialet, der danner grundlag for nærværende rapport, består dels af kvalitative data genereret gennem de semi-strukturerede interviews, og dels kvantitative data genereret gennem de udsendte spørgeskemaer. Det kvalitative datamateriale danner grundlaget for den programteoretiske analyse, der gennemføres i afsnit 4.1, mens de kvantitative data danner basis for de deskriptive statistiske analyser i afsnit 4.2. Overordnet er vægten i rapporten lagt på de kvalitative programteoretiske analyser. Dette skyldes primært, at det kvantitative datagrundlag er relativt begrænset, hvilket skyldes en beskeden svarprocent blandt medarbejderne på afdelingen. Dette forhold uddybes yderligere i det følgende afsnit Indkomne besvarelser og rykkerprocedure I alt blev der identificeret 48 medarbejdere, der var relevante for undersøgelsen. Der blev udsendt spørgeskemaer til disse medio december Grundet en meget beskeden besvarelsesprocent medio januar 2009 kontaktede CAST afdelingssekretæren for at bede hende være os behjælpelige med at påminde de mulige respondenter om at få besvaret spørgeskemaet. Efter aftale med afdelingssekretæren blev der ligeledes fremsendt et nyt spørgeskema til de respondenter, der endnu ikke havde besvaret dette. Dette affødte dog kun få tilbagesendte spørgeskemaer. I slutningen af februar blev der derfor taget kontakt til KMD a/s og MedTime for at undersøge, om det via deres kontakt til afdelingen ville være muligt at få højnet svarprocenten. Dette affødte dog kun enkelte ekstra besvarelser. I alt modtog vi besvarelser fra 18 medarbejdere, hvilket giver en svarprocent på 37,5. Foruden at svarprocenten må betegnes som værende relativt beskeden er det numeriske deltagerantal forholdsvis begrænset, hvilket har sat grænser for, hvilke statistiske analyser vi har kunnet foretage, ligesom det begrænser styrken af de konklusioner, vi har kunnet drage på baggrund af besvarelserne. Fase to har dog, foruden at skulle give forskergruppen og KMD et udtrykt billede af styrker og svagheder ved MedTime som muligt vagtplanlægningssystem, ligeledes fungeret som et pilotstudie for fase tre; dvs. en afprøvning af om spørgeskemaet virker efter 11

18 hensigten. Det bør endvidere nævnes, at for deltagerne i fase to har deltagelse i den kvantitative undersøgelse været frivilligt, og deltagerne har ikke haft incitament til at besvare spørgeskemaet, da det har været en retrospektiv undersøgelse af noget, der allerede er blevet indført. 12

19 4. Resultater 4.1. Programteoretisk evaluering af MedTime Programteori er en metodisk ramme, som danner udgangspunkt for et systematisk, konkret og brugerfokuseret arbejde med effektmåling, forbedring og implementering af specifikke teknologier og programmer. Programteori er overordnet set en praksisteori om hvordan et program virker og fører til et bestemt resultat - dvs. involverede aktørers mere eller mindre sammenhængende og udviklede forestillinger om, hvordan et bestemt program bør virke og faktisk virker i forhold til en bestemt situation og ændrer eller bevarer denne. I sin mest udviklede form indeholder programteori tre delelementer: En normativ del, der beskriver aktørernes normer, idealer og mål, der tilsammen danner grundlaget for det, aktørerne anskuer som den gode tilstand En situationsdel, der beskriver aktørernes opfattelse af den nuværende situation, samt de problemer der er forbundet med denne situation En virkningsdel, der beskriver aktørernes forestillinger om, hvordan et program, eller i dette tilfælde et IT-system, virker ind på situationen (2) MedTime-udviklernes programteoretiske positioner I dette afsnit fremstilles MedTime-udviklernes programteoretiske positioner. Fremstillingen er baseret på officielt materiale udgivet af MedTime (3-5) 1, samt interviews med stifterne af Medtime a/s, Jesper Milthers og Ole Klinkby MedTime-udviklernes normative teorier Et centralt fokus for udviklernes normative teorier er anvendelsen af IT i forbindelse med opgaveløsningen i sundhedsvæsenet. Der lægges således stor vægt på, at IT generelt bør benyttes til at forbedre opgaveløsningen, således at der eksempelvis anvendes kortere tid på løsningen af den enkelte opgave. I forhold til anvendelse af IT i forbindelse med vagtplanlægning lægges der vægt på, at anvendelse af IT skal sikre, at tidsforbruget på vagtplanlægningen minimeres mest muligt, ligesom det bør sikres, at personaleressourcerne anvendes der, hvor der mest behov for dem. IT bør ligeledes anvendes til at under- 1 Der henvises endvidere til MedTimes hjemmeside 13

20 støtte den enkelte medarbejders behov for et afbalanceret forhold mellem arbejde og familieliv. IT bør imidlertid også anvendes til at sikre, at det sundhedsfaglige personale anvender deres tid på sundhedsfaglige opgaver. Derfor bør anvendelse af IT sigte mod, at administrative opgaver, som eksempelvis vagtplanlægning, i videst mulig udstrækning udføres af administrativt personale frem for klinisk sundhedsfagligt personale. Det bør således ikke være klinisk sundhedsfagligt personale, der varetager vagtplanlægningen. Anvendelse af IT bør sikre, at opgaven kan varetages af administrativt personale, og anvendelse af IT bør grundlæggende anvendes med henblik på at sikre sygehusvæsenet tilstrækkelig med arbejdskraft. IT-systemer i sygehusvæsenet bør være fleksible, og have åbne snitflader, så de kan fungere sammen med andre IT-systemer. Det er således afgørende, at data kan deles mellem forskellige systemer. IT-systemer bør derfor følge retningslinjerne i Sammenhængende Digital Sundhed i Danmark (SDSD) hvor det bl.a. understreges, at kompleksiteten i systemernes snitflader skal minimeres, så det enkelte IT-system kan fungere sammen med andre systemer. På den enkelte afdeling bør vagtplansystemet integreres med bookingsystemet, så vagtplanlægningen kan optimeres ud fra de efterspurgte kompetencer. IT-systemer, der ikke lever op til kravene om fleksibilitet, bør erstattes af systemer, der er mere fleksible. IT-systemer der anvendes i forbindelse med vagtplanlægning på sygehusafdelinger, bør være tidssvarende, og designet bør tage afsæt i brugernes behov frem for tekniske forskrifter. Vagtplansystemet bør give den enkelte medarbejder mulighed for at kommunikere med vagtplanlæggeren gennem systemet. Et vagtplansystem bør desuden give den enkelte medarbejder mulighed for at se både sin egen vagtplan og kollegernes og det skal være muligt at foretage registreringer og fremsætte bytteforslag til kolleger. Systemet skal endvidere være tilgængeligt fra egen hjemmecomputer, så den enkelte medarbejder kan se sin vagtplan, foretage registreringer samt fremsætte bytteønsker hjemmefra. Et vagtplansystem bør desuden understøtte, at overenskomstbestemmelser og lokale aftaler overholdes. 14

21 Et vagtplansystem er imidlertid også et ledelsesredskab, og bør sikre ledelsen et samlet overblik over planlægning, udførelse og registrering. I forhold til vagtplanlægningen understreges det, at det er afgørende, at vagtplanlægningen sikrer indflydelse og fleksibilitet for medarbejderne. Der bør derfor ikke anvendes et fast rul i forbindelse med vagtplanlægningen, da dette princip er for ufleksibelt. Den enkelte medarbejder bør have medbestemmelse i forhold til arbejdstidsplanen og egen arbejdstid, ligesom der også bør være fleksibilitet efter at vagtplanen er udgivet. Det er dog i den sammenhæng afgørende, at arbejdsgiverens behov for styring af ressourcerne ikke kompromitteres. Sikres medarbejderne fleksibilitet og indflydelse på vagtplanlægningen mindskes stress-relateret fravær, og medarbejderne kan i højere grad fastholdes. Det er af stor betydning, at vagtplanlægningen er lige og retfærdig for alle medarbejdere, og det er nødvendigt, at vagtplanlægningen er gennemskuelig og åben. Medarbejderne bør derfor have mulighed for at sammenligne egen belastning med kollegernes. Vagtplanen bør forelægge i god tid før den træder i kraft, og bør som minimum forelægge 7 uger før ikrafttræden. Medarbejderne bør som følge heraf indgive ønsker til vagtplanen senest 9 uger før den træder i kraft. Vagtplanlægningen bør hvile på et ledelsesmæssigt fundament. Ledelsen bør varetage de ledelsesmæssige opgaver i forbindelse med vagtplanlægningen, og beslutninger af faglig og økonomisk karakter bør påhvile ledelsen. De praktiske opgaver der er forbundet med vagtplanlægningen, bør imidlertid ikke varetages af ledelsen. Ledelsen bør definere de overordnede rammer for skemaet, og disse rammer bør danne udgangspunktet for den konkrete vagtplanlægning. Samarbejdende afdelinger og organisationer bør have adgang til hinandens opdaterede planer, og forskellige organisationer kan derfor have fordel af at anvende det samme planlægningssystem, der muliggør, at oplysninger om planlagte aktiviteter deles mellem de samarbejdende afdelinger. 15

22 I tekstboks 1 er udviklernes samlede normative opfattelser gengivet i kondenseret form. Disse omfatter både forestillinger om hvad et godt vagtplansystem skal kunne, hvilke egenskaber en vagtplanlægger bør have, samt mere generelle forestillinger om, hvad en god vagtplanlægning er. Tekstboks 1. MedTime-udviklernes normative teorier Nye teknologiske muligheder bør anvendes til at sikre sygehusvæsenet tilstrækkeligt med kvalificeret arbejdskraft Sundhedsfagligt personale bør anvende deres tid på sundhedsfaglige opgaver, og derfor bør mængden af administrative opgaver udført af sundhedsfagligt personale minimeres. Det bør ske ved optimering af arbejdsgange, anskaffelse af IT eller begge dele IT bør følge retningslinjerne beskrevet i Sammenhængende Digital Sundhed i Danmark (SDSD). Kompleksiteten i opbygningen af snitflader bør derfor minimeres (Serviceorienteret arkitektur) Der bør anvendes IT, der er tidssvarende, og som er designet efter brugerens behov, og ikke efter teknologiens IT bør anvendes til at understøtte den enkelte medarbejders behov for at privatliv og arbejdsliv kan koordineres Den enkelte medarbejder bør have medbestemmelse til arbejdstidsplanen og bør have indflydelse på egen arbejdstid, da dette kan fastholde medarbejdere og mindske stress-relateret fravær Tiden brugt på vagtplanlægning bør reduceres mest muligt gennem en optimering af arbejdsgangene IT-systemer bør leveres med åbne snitflader, så programmerne er i stand til at fungere sammen med andre IT-systemer Vagtplanlægningen bør sikre fleksibilitet for medarbejderne Medarbejderne bør komme med ønsker til vagtplanen forud for planlægningen. Ønsker bør indgives 9 uger før en planperiode starter Arbejdsplanen bør foreligge minimum 7 uger før ikrafttræden Der bør være fleksibilitet for medarbejderen også efter vagtplanen er udgivet Den enkelte medarbejder bør have mulighed for at sammenligne egen vagtbelastning med andre medarbejderes. Vagtplanlægningen bør derfor være åben og gennemskuelig for den enkelte medarbejder Overenskomster og lokalaftaler bør overholdes, og IT-systemer bør sikre af sådanne aftaler overholdes Der bør ikke lægges et fast rul til grund for vagtplanlægningen, da dette princip er ufleksibelt Vagtplanen bør tage afsæt i, at lederen definerer det skema, der ønskes besat. I dette skema fastsættes krav til kompetencer, antal tilstedeværende samt længde af forskellige vagter. Medarbejdernes ønsker om fri og arbejdstidspunkter indpasses herefter i planen i det omfang, det er muligt Den enkelte medarbejder bør have maksimal indflydelse på egen arbejdsplan, uden at arbejdsgiverens behov for styring af ressourcer kompromitteres Den enkelte medarbejder bør beskæftige sig med det, denne er uddannet til, samt det, hver enkelt måtte ønske at beskæftige sig med De ledelsesmæssige opgaver og det ledelsesmæssige ansvar bør ikke flyttes, og det bør altid være lederens opgave at træffe faglige og økonomiske beslutninger også selvom de er ubehagelige. Den praktiske håndtering af planen bør ikke være lederens opgave Det bør ikke være klinisk sundhedsfagligt personale, der varetager planlægningen af arbejdstid. Opgaven kan med fordel glides til administrativt personale Ledelsen bør sikres et samlet overblik over planlægning, udførelse og registrering, og dette bør sikres ved hjælp af et sammenhængende elektronisk vagtplanlægningssystem Samarbejdende afdelinger og organisationer bør kunne se hinandens opdaterede planer Flere organisationer kan med fordel samles i en plan, og der kan med afsæt heri skabes høj-effektive teams af eksempelvis operationssygeplejersker og kirurger Det bør sikres, at personaleressourcerne anvendes hvor der er mest behov for dem Vagtplansystemet bør integreres med bookingsystemet, så vagtplanlægningen kan optimeres ud fra de efterspurgte kompetencer 16

23 IT-systemer, der ikke fleksibelt kan dele data med andre systemer, bør erstattes af smidige systemer. Kursus- og konferencedeltagelse, uddannelsesrelevante funktioner, ønsker om fri samt andre individuelle aftaler bør koordineres, så de kan gennemføres uden det påvirker afdelingens drift Vagtbelastningen bør være lige og retfærdig for alle ansatte Den enkelte medarbejder bør have nem adgang til at kommunikere med planlæggeren Et vagtplansystem bør give den enkelte medarbejder mulighed for at se sin arbejdstidsplan, foretage registrering samt komme med ønsker og foretage vagtbytte med kolleger Den enkelte medarbejder bør have adgang til sit skema fra sin hjemmecomputer, og registrering skal ligeledes kunne foretages hjemmefra Note: Der er lavet sproglige opstramninger i forhold til kilden. I tekstboksen ses de normative kriterier, som MedTime-udviklerne mener, bør være gældende i sygehusvæsenet. Som det fremgår fremføres der både normer, der retter sig specifikt mod, hvordan et vagtplansystem bør fungere, normer om hvilke egenskaber en vagtplanlægger bør besidde samt nogle generelle normer om, hvordan vagtplanlægning på en sygehusafdeling bør være. I det følgende foretages der derfor en yderligere kondensering ud fra følgende tre spørgsmål: 1. Hvilke normer fremføres eksplicit om, hvordan et vagtplansystem bør fungere? 2. Hvilke normer fremføres om, hvilke egenskaber en vagtplanlægger bør besidde? 3. Hvilke normer fremføres generelt om vagtplanlægning? 1. Hvilke normer fremføres eksplicit om, hvordan et vagtplansystem bør fungere? a) IT bør anvendes med henblik på at minimere tidsforbruget på vagtplanlægning og skal sikre, at ledelsen har overblik og kan udnytte personaleressourcerne så effektivt som muligt. b) Et vagtplansystem bør sikre, at medarbejderne har mest mulig indflydelse på egen vagtplan, så medarbejdernes behov for balance mellem arbejds- og privatliv understøttes bedst muligt. c) Et vagtplansystem bør sikre, at overenskomster og lokalaftaler overholdes. d) IT-systemer, herunder vagtplansystemer, bør være fleksible, og have åbne snitflader, så de kan fungere sammen med andre IT-systemer. Det bør være muligt at dele data mellem flere forskellige IT-systemer. e) Et vagtplansystem bør være designet ud fra brugernes behov, og skal give den enkelte medarbejder mulighed for at se sin egen samt kollegernes vagtplaner. Det skal desuden være muligt for medarbejderne at kommunikere med vagtplanlæggeren gennem 17

24 systemet, og systemet skal være tilgængeligt online, så medarbejderne kan benytte det hjemmefra. 2. Hvilke normer fremføres om, hvilke egenskaber en vagtplanlægger bør besidde? a) Vagtplanlægningen bør ikke udføres af sundhedsfagligt personale, men bør i stedet varetages af administrativt personale. Ledelsen bør fastlægge de overordnede rammer, og skal træffe beslutninger af faglig og økonomisk karakter. Anvendelsen af IT bør understøtte denne rollefordeling. 3. Hvilke normer fremføres generelt om vagtplanlægning? a) Vagtplanlægningen bør sikre, at medarbejderne har størst mulig indflydelse på egen vagtplan, uden at ledelsens behov for ressourcestyring kompromitteres. Vagtplanlægningen bør derfor ikke baseres på et fast rul, da dette er for ufleksibelt. b) Vagtplanen bør være lige og retfærdig for alle medarbejdere og bør overholde alle overenskomster og lokale aftaler. Vagtplanen bør derfor foreligge mindst 7 uger før den træder i kraft, og bør være gennemskuelig for medarbejderne. c) Samarbejdende afdelinger og organisationer bør have adgang til hinandens opdaterede planer. Derved kan forskellige organisationer have fordel af at anvende samme vagtplanlægningssystem. MedTime-udviklernes normative teori kan således sammenfattes i fem punkter rettet mod vagtplansystemer, et punkt rettet mod vagtplanlæggeren og tre punkter rettet mod vagtplanlægning generelt MedTime-udviklernes situationsteorier Ifølge udviklerne af MedTime er det største problem, at der anvendes for mange ressourcer på løsningen af vagtplanlægningsopgaven, idet der er mangel på kvalificeret arbejdskraft i sygehusvæsenet. Der peges således på, at tilrettelæggelse af arbejdstid samt efterfølgende tidsregistrering er meget tidskrævende opgaver, hvilket dels skyldes, at opgaven er meget kompleks, og dels at opgaven i mange tilfælde ikke løses hensigtsmæssigt. Ofte udarbejdes arbejdstidsskemaer i papirform, og disse bliver hurtigt uaktuelle, og der bruges megen tid på at holde afdelingens samlede vagtplan ajour. Dertil kommer, at vagtplanlægningen på mange afdelinger foregår efter et tillempet rul-princip, hvilket er meget ufleksibelt, både i forhold til afdelingens behov for ugeplanlægning og i forhold til 18

25 medarbejdernes ønsker til vagtplanen. Dette gør, at det i mange tilfælde ikke er muligt at gennemføre sammenhængende introduktionsforløb, hvor den uddannelsessøgende har tilstrækkeligt tid sammen med vejleder, hvis der samtidig skal tages personlige hensyn. Resultatet er, at uddannelsesforløbet i mange tilfælde bliver længere, hvilket øger ressourceforbruget. En væsentlig årsag til, at vagtplanlægningen udføres uhensigtsmæssigt og ved hjælp af manuelle redskaber er, at de eksisterende IT-systemer er utilstrækkelige. Eksisterende ITsystemer, herunder vagtplansystemer, er ofte autonome og ufleksible og kan ikke kommunikere med andre IT-systemer. Derudover er de eksisterende vagtplansystemer ofte forældede, og er reelt ikke planlægningsværktøjer, men derimod afrapporteringssystemer, der primært benyttes til at danne korrekt grundlag for udbetaling af løn. At systemerne ikke kan integreres med eksempelvis de anvendte lønsystemer samt det forhold, at de ikke er deciderede planlægningsredskaber betyder, at vagtplanlæggerne ofte har en forøget byrde ved at anvende de eksisterende IT-systemer. En konsekvens af, at de eksisterende IT-systemer er utilstrækkelige er, at arbejdstidsplanlægningen ofte varetages af det ledende personale der har stor faglig indsigt, fordi ITsystemerne ikke understøtter kompetencespecifik planlægning. Dette gør, at det ledende personale pålægges administrative opgaver, der kunne foretages af andre personalegrupper, hvis de nødvendige redskaber var til stede. En konsekvens af den ufleksible planlægning er, at det i visse tilfælde kan føre til aflysning af aktiviteter. Dette er en omkostning både for patienterne, der ikke bliver behandlet, samt for hospitalet; således er der eksempelvis administrativt arbejde forbundet med at indkalde og undersøge patienten igen efter en aflysning. Ligeledes er der omkostninger forbundet med den tomgangstid, der opstår, når en operation aflyses. I mange tilfælde udgives vagtplanen med et markant kortere varsel end foreskrevet i overenskomsterne. I nogle tilfælde udgives planerne helt ned til mellem tre og fire dage før planen træder i kraft. 19

26 Der foregår kun i begrænset omfang erfaringsudveksling om vagtplanlægning på danske sygehusafdelinger. Der findes som oftest ingen centrale direktiver eller gode råd til, hvordan de forskellige medarbejdergrupper bør planlægges. I tekstboks 2 er MedTime-udviklernes samlede situationsopfattelser gengivet i kondenseret form. Tekstboks 2. MedTime-udviklernes situationsteorier Tilrettelæggelse af arbejdstid og den efterfølgende tidsregistrering er tidskrævende rutineopgaver på alle moderne sygehusafdelinger Der afsættes på afdelingerne mange ressourcer til tilrettelæggelse af arbejdstid og registrering af tidsforbrug, men opgaverne løses i mange tilfælde uhensigtsmæssigt Eksisterende IT-systemer er ofte autonome og ufleksible, og kan typisk løse én type opgave, og kan ikke kommunikere med andre systemer Eksisterende IT-systemer er ofte forældede, og svarer ikke til de ansattes behov og forventninger De enkelte medarbejdere har ofte en forøget byrde ved at anvende de eksisterende IT-systemer og i forbindelse med opdatering af data De ledende medarbejdere er pålagt mange administrative byrder, herunder vagtplanlægning, der er meget ressourcekrævende Eksisterende vagtplansystemer er ikke planlægningsværktøjer, men afrapporteringssystemer, der primært benyttes til at danne korrekt grundlag for udbetaling af løn Arbejdstidsplanlægning foregår på mange afdelinger som et tillempet rul princip, der ikke er fleksibelt og indrettet på krav om fleksibilitet i arbejdstidstilrettelæggelsen Rul baseret planlægning kan ikke forenes med afdelingens behov for at planlægge produktionen efter ugeplaner Arbejdstidsplanlægningen for læger foretages oftest af en overlæge eller speciallæge pga. kompleksitet og faglig indsigt, bl.a. fordi eksisterende systemer ikke understøtter kompetencespecifik planlægning Arbejdstidsplanlægningen foregår i dag oftest manuelt enten i Excel/Word eller i de fleste tilfælde med papir og blyant, idet eksisterende systemer ikke kan bruges til fornuftig planlægning Arbejdstidsskemaer i papirform bliver hurtigt uaktuelle og der spildes megen tid på at holde en hel afdeling ajour via et centralt papir-skema i konferencerummet eller på en tavle Der bruges meget tid på vagtplanlægning på danske sygehusafdelinger. Erfaringer viser at skemaplanlægningen på en tilfældig afdeling har et omfang der svarer til 1 dag pr. 10 ansatte pr. måned, både for læge-, pleje- og sundhedsfagligt personale Sammenhængen mellem forskellige anvendte IT-systemer er ofte begrænset eller ikke-eksisterende, og systemer kan ofte ikke kommunikere sammen. Dette er en stadigt stigende belastning både for medarbejderne, og også økonomisk set for afdelingen Vagtplaner udgives ofte med et markant kortere varsel end forskrifterne i overenskomsterne. I nogle tilfælde udgives planerne helt ned til 3-4 dage før ikrafttræden Ufleksibel planlægning kan føre til aflysning af aktiviteter. Dette er ikke blot en omkostning for de patienter, der ikke bliver behandlet, men også en omkostning for hospitalet. Der er således administrativt arbejde forbundet med at indkalde og undersøge patienten igen men der er også omkostninger forbundet med den tomgangstid der opstår, når et operationshold aflyses Kompleksiteten i planen gør, at det ofte er en uoverskuelig opgave at definere nye måder at løse opgaver på Kompleksiteten i at skabe en sammenhæng er så høj, at det sjældent er muligt at få lagt en optimal plan. Statistisk kan det være, at ressourcer og opgaver hænger sammen, men planlægningsopgaven er for kompleks og tidskrævende Det er ofte ikke muligt at planlægge et sammenhængende introduktionsforløb eller gennemføre en sammenhængende turnus med vejleder og uddannelsesrelevante stillinger, når der samtidig tages personlige hensyn. Konsekvenserne af dette er et længere uddannelsesforløb og et øget ressourceforbrug Der er mangel på kvalificeret sundhedsfaglig arbejdskraft 20

27 Der findes ingen eller kun lidt erfaringsudveksling om vagtplanlægning. Indenfor planlægning af medarbejdernes hverdag, er der ofte ingen centrale direktiver over, hvorledes der bør lægges de enkelte faggrupper eller medarbejdere Note: Der er lavet sproglige opstramninger i forhold til kilden. Ovenfor er MedTime-udviklernes samlede situationsteori fremstillet. Der ses både situationsopfattelser, der knytter sig specifikt til vagtplanlægningen og situationsopfattelser der retter sig mod sygehusvæsenet generelt. Der foretages derfor en yderligere kondensering ud fra spørgsmålene: 1. Hvilke situationsopfattelser om vagtplanlægning fremføres? 2. Hvilke generelle situationsopfattelser om afdelingen og sygehusvæsenet fremføres? 1. Hvilke situationsopfattelser om vagtplanlægning fremføres? a) Der anvendes mange ressourcer på vagtplanlægning hvilket skyldes, at opgaven er meget kompleks, og i mange tilfælde ikke løses hensigtsmæssigt. b) De eksisterende redskaber til vagtplanlægning er utilstrækkelige, og ofte er systemerne ikke planlægningsredskaber, men derimod afrapporteringssystemer. c) Vagtplanlægning varetages ofte af ledende personale, selvom det er en opgave, der med de rette redskaber kunne varetages af andre personalegrupper. d) Vagtplanlægningen følger ofte et fast rul, hvilket gør den ufleksibel for både afdelingen og de ansatte. Resultatet er utilfredse medarbejdere og aflyste aktiviteter. e) Stor kompleksitet og mangel på anvendelige redskaber gør, at vagtplanen ofte ikke overholder gældende overenskomster og lokalaftaler. 2. Hvilke generelle situationsopfattelser om sygehusvæsenet fremføres. a) Der er akut mangel på kvalificeret sundhedsfagligt personale. b) De eksisterende IT-systemer, der anvendes i sygehusvæsenet, er ofte autonome og ufleksible, og kan typisk kun løse én opgavetype, og kan ofte ikke kommunikere med andre IT-systemer. MedTime-udviklernes situationsteori kan således sammenfattes i fem punkter, der retter sig specifikt mod vagtplanlægning og to punkter, der retter sig mod sygehusvæsenet generelt. 21