Vejledning fjernskrivebord og Regnskabsudlæsning til Excel

Transkript

1 Vejledning fjernskrivebord og Regnskabsudlæsning til Excel April 2015

2 Vejledning fjernskrivebord Kolofon Ældre Sagen Att.: Økonomiafdelingen Nørregade København K Tlf.: regnskab@aeldresagen.dk Oplag: Tryk efter behov Redaktion Christian Agersund Niels-Erik Eich Redaktionen afsluttet April 2015 Kommentarer, rettelser samt gode ideer til fremtidige udgaver modtages gerne. Send venligst disse skriftligt, gerne på . Indledning: Denne vejledning guider jer igennem brugen af fjernskrivebordet og viser også hvorledes I benytter jer af Excel Udlæsningen. På Fjernskrivebordet har vi samlet de seneste udgaver af Microsofts mest brugte programmer, kendt fra Office Pakken. På den måde kan I være aktive frivillige i Ældre Sagen, uden at skulle tænke på om i har den seneste version af denne. Fjernskrivebordsteknologien gør også at I kan få adgang til Jeres materiale stort set hvorfra i verden I måtte ønske. Det er også her I vil have adgang til lokalafdelingens Digitale postkasse. Navnet på denne håndbog tager udgangspunkt i at den lille fil der lægges på jeres computer er en såkaldt Rdp fil. Dette er forkortelse for Remote Desktop Program 2

3 Indhold Fjernskrivebordet og tilgængelige programmer... 4 Navision Microsoft Outlook KS og FM mail Udlæsning af regnskabsdata fra Navision til Excel Arket finans Forkortelser i Exceludlæsningen Arket Aktivitetsspecifikation Regnskab for en specifik eller flere aktivitetskoder Arket kontoaktivitet Ark Regnskab Arket regnskab P Arket Noter drift P Arket Noter balance P Aktivitetsliste webmaster bookingsystemet Aktivitetsliste webmaster bookingsystemet Log-af fjernskrivebordet

4 Fjernskrivebordet og tilgængelige programmer Fig. 1 På fjernskrivebordet vil I have adgang til de væsentligste Microsoft Office programmer, dvs. Word, Excel, Powerpoint, Microsoft Outlook (mail program). For alle programmer gælder, at disse altid vil være opdateret til sidste version. Uanset hvilken type dokument I udfærdiger kan dette gemmes på fjernskrivebordet. 4

5 Fig. 2 Alle lokalafdelinger har på fjernskrivebordet sin egen mappe som er benævnt KS.Navn på lok.afd. nr.. Når I er logget på fjernskrivebordet som kasserer hedder mappen KS. og hvis I er logget på som formand hedder mappen FM. Det betyder, at uanset om det er formand (FM) eller kasserer (KS) der har udfærdiget et dokument, så vil det blive gemt i samme mappe og kan tilgåes af både formand og kasserer. Når du åbner (klikker på) mappen KS.xxxxx.xxx /FM.xxxxx.xxx, vises alle de drev som er på din pc, hvor Filer_ (H:) hvor er nummeret på Jeres lokalafdeling og H er det drev på serveren i Nørregade, hvor alle dokumenter I udfærdiger på fjernskrivebordet gemmes som standard er nummeret for Østerbro, som er brugt i eksemplet. 5

6 Fig. 3 Herefter vil dokumentet automatisk blive gemt på Filer_101-21(H) (vises fremhævet) 6

7 Fig. 4 Hvis du vil gemme dokumentet på en anden placering, f.eks. USB nøgle vælger du filer, gem som 7

8 Fig. 5 Du kan vælge at gemme dokumentet i en anden version ved at klikke med venstre musetast og derefter markere den version af programmet du vil gemme dokumentet i og klikke på gem. Det kan være aktuelt, hvis du skal videresende dokumentet og modtageren har en ældre version af Microsoft Office programmerne. For de fleste vil det være aktuelt at gemme som Word

9 Fig. 6 Når du vil åbne dokumentet igen vælger du mappen KS/FM.xxxx.xxx (klik med venstre musetast) Herefter vælger du Filer_xxx (H:), hvorefter de dokumenter du har gemt vil vise sig. 9

10 Navision Navision åbnes ved at klikke på Navision ikonet uden igen at skulle logge på. Bemærk: Formænd har ikke adgang til Navision. Fig. 7 10

11 Fig. 8 Når du har klikket på Navision ikonet vil Navision åbne som vist nedenfor. Du skal herefter klikke på filer med venstre musetast og vælge (klikke på) med venstre musetast lokalnr. regnskab. Du kan også trykke på ctrl + o og derefter enter. Herefter vises Navision menuen. Brug af Navision henvises til Navision håndbogen og særskilt introduktion. 11

12 Microsoft Outlook KS og FM mail Kasserer/formandsmailen åbnes ved at klikke på Microsoft Outlook. Fig. 9 Her kan du se alle mail s som er sendt til KS/FM mailen. 12

13 Udlæsning af regnskabsdata fra Navision til Excel Formålet med at udlæse regnskabsdata fra Navision til excel er at vise regnskabsdata på en mere overskuelig måde og samtidig kunne selektere de bogførte data fra Navision. Data vises i excel i pivottabeller. Det giver lokalafdelingen (kasserer/formand) mulighed for på en individuel måde at analysere og vise regnskabet. Åbn mappen KS/FM. xxxxx.xxx Fig. 10 Herefter vælges Filer_xxx (H:) Fig

14 Åbn mappen Budget (klik med venstre musetast) Fig. 12 Klik herefter med venstre musetast på Excel udlæsning årsregnskab lokalt v Fig. 13 Herefter åbnes et nyt skærmbillede 14

15 Fig. 14 Vælg først arket indstillinger, marker med venstre musetast feltet skæringsdato, indsæt den skæringsdato, hvor du ønsker at vise regnskabsdata, f.eks Skæringsdatoen skal skrives som vist og du kan altid overskrive den eksisterende dato. Hvis du har lagt budgettal ind i Navision skal du markere feltet budgetkode med venstre musetast. Klik på og vælg den relevante budgetkode. Klik derefter på opdater data med venstre musetast, derefter opdater budgetkoder, hvorefter alle bogførte data samt evt. budgettal pr. 31.dec fra Nav. vises i næste skærmbillede ved at klikke på Ark Finans som viser de samlede indtægter og udgifter for den valgte periode. 15

16 Arket finans Fig. 15 Forkortelser i Exceludlæsningen Alle beløb vises i kr. De forkortelser som står under værdier dækker over følgende: Sum af Må. Rea. Sum af Må. Så. = Månedens aktuelle regnskabstal = Månedens regnskabstal fra sidste år ÅTD Rea. = Årets regnskabstal, dvs. fra ÅTD SÅ. = Sidste års regnskabstal, dvs. for perioden Sum af ÅTD Bud = Evt. budgettal fra Navision 16

17 Arket Aktivitetsspecifikation Viser indtægter og udgifter for de aktivitetskoder som er anvendt i lokalafdelingen. Fig. 16 Hvis der er brugt flere aktivitetskoder kan de ikke vises på samme skærmbillede. Man kan så scrolle med musen, bruge Page Up, Page Down eller bruge piletasten i højre side af skærmbilledet. 17

18 Regnskab for en specifik eller flere aktivitetskoder. Fig. 17 Hvis man kun ønsker at se et regnskab for en specifik eller flere aktivitetskoder, kan man ved at klikke på filter knappen vælge den aktivitetskode man ønsker, Fig

19 Fig. 18 Som udgangspunkt vises alle benyttede aktivitetskoder også de gamle tociffrede. Ved at klikke på Markèr alt blankes alle af og man kan herefter vælge den eller de aktivitetskoder man ønsker at se. I nedenstående eksempel er valgt 425 Kurser Fig

20 Fig

21 Arket kontoaktivitet Fig. 20 Ark Kontoaktivitet viser for hvert kontonummer i kontoplanen de aktivitetskoder som er anvendt til den pågældende konto. Generelt gælder for alle udskrifter, at man ved at bruge filter knapperne kan vælge/fravælge hvilke data man ønsker at vise. 21

22 Ark Regnskab Fig. 21 Ark regnskab viser lokalafdelingens samlede balance, dvs. indtægter, udgifter, aktiver og passiver. 22

23 Fig. 22 For alle udtræk og ark gælder, at man, ved at stille sig i en hvilken som helst celle (beløb) og dobbeltklikke på tallet, kan få vist en specifikation af de bilagsnumre og beløb som er indeholdt i beløbet. (kontokort). Eksempel, fig. 23, vist fra ark Regnskab fig. 22 arrangementsindtægter og arrangementsudgifter. I nedenstående eksempel fig. 23 er valgt arrangementsindtægter og arrangementsudgifter 23

24 Fig. 23 Her vises dato, kontonummer, aktivitetsnr. og navn, bilagsnumre samt det bogførte beløb. Når man vælger at få vist en specifikation af beløbets sammensætning jf. beskrivelsen ved Fig.22, åbnes et nyt ark benævnt med et nr.( ark 13). Dette er et midlertidigt ark som man kan slette når man har set eller udskrevet det ønskede. Det kan være nødvendigt at indstille udskrivningen til at være liggende under sideopsætning. 24

25 Fig. 24 Du sletter det midlertidige ark ved at flytte markøren/musen til arket, klikke med højre musetast og vælge slet. 25

26 Arket regnskab P Fig. 25 Arket Regnskab P viser på en mere præsentabel måde regnskabet opgjort pr. den dato som er valgt under indstillinger. I nedenstående eksempel pr Samtidig vises regnskabstallene pr. samme dato for året før. Tallene anført f.eks. 1), 2) osv. henviser til hhv. arket noter drift og noter balance og viser beløbets sammensætning. Fig. 26 og Fig

27 27

28 Arket Noter drift P Fig

29 Arket Noter balance P Fig

30 Aktivitetsliste webmaster bookingsystemet Hvis lokalafdelingen er tilmeldt bookingsystemet er det relevant kontinuerligt at webmaster er opdateret med evt. nye aktiviteter og arrangementer. Exceludlæsningen vil altid være opdateret med de aktivitetskoder der er oprettet og navngivet i Navision. Arket liste til webmaster vil derfor altid blive opdateret med nye navngivne aktivitetskoder. Listen vil alene indeholde de aktivitetskoder som er aktuelle på den skæringsdato som er valgt under indstillinger. 30

31 Aktivitetsliste webmaster bookingsystemet 31

32 Log-af fjernskrivebordet Det er ikke alle funktioner og faciliteter som kan vises og beskrives her, men ovennævnte skulle dække de flestes behov. Du skal ikke være bange for at slette noget, det kan altid genskabes, men prøv dig frem ved at bruge de forskellige filtre og sorteringsnøgler. Det er vigtigt at I afslutter sessionen når I er færdige. Det gøres ved at klikke på start Derefter klikkes på luk computeren og log-af Hvis I har spørgsmål eller brug for hjælp i forbindelse med vejledningen så kontakt: Regnskabskonsulent Christian Agersund, tlf. dir Regnskabskonsulent Niels-Erik Eich, tlf. dir