Referat af bestyrelsesmøderne den 13. og den 22. januar 2009.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøderne den 13. og den 22. januar Referent: Erik Kudahl Ret.1 Mødet blev afholdt henholdsvis hos formanden og hos sekretæren. Til stede: Kim Dalsgaard Lars Storr Uffe Pedersen Erik Kudahl Kenneth Radoor Steen Ogstrup Kaj Ulrik Nielsen Ole Peter Jensen Afbud fra: Finn Bisgaard Formand Næstformand Kasserer Sekretær Medl. af bestyrelsen Medl. af bestyrelsen Medl. af bestyrelsen Forretningsfører Bestyrelsessuppleant På det andet møde deltog Finn Bisgaard, og der var afbud fra Kenneth Radoor. Dagsorden: 1 Godkendelse af referat fra sidste møde. 2 Orientering fra formanden. 3 Orientering fra forretningsføreren. 4 Orientering fra sekretæren. Resume fra DGU meddelelser m.v. siden sidst.(udsendt som bilag) 5 Regnskab.(udsendt efter indkaldelse) 6 Status for tidligere iværksatte aktiviteter a) Udvidelse af Pay and Play banen. b) Markedsføring 2009 (salgsbrev o.l.) jfr. pkt. 8 i ref c) Rensningsanlæg ved klubhus. d) Greenkeeper stab. e) Udvalg til ændring af vedtægter jfr. pkt. 7 i ref f) Udvalg til forslag om arbejdsopgaver udført af frivillige jfr. pkt. 9 i ref g) Sponsorat fra Carlsbergfonden. h) Ansættelse af hjælpetræner. i) Rum til træningsudstyr ved boldvasker. j) Vaskearrangement ved klubhusindgang. 7 Forårsgeneralforsamlingen. 8 Udmeldelser, herunder ansøgning om udmeldelse ect. efter november 2008 og synlig liste over aktier sat til salg.

2 9 Evt. udvidelse af handicapudvalget. 10 Strategianalyse. 11 Næste møde. 12 Eventuelt. Punkterne 1-9 blev nået på det første møde, den 13. januar. Resten på det andet møde den 22. januar Ad.1 Godkendelse af referat fra sidste møde. Referatet fra sidste møde blev godkendt og underskrevet. Ad.2 Orientering fra formanden. 1) Der er stillet nogle lønkrav fra greenkeeperne, der langt overskrider budgettet. Dette har forhandlingsudvalget naturligvis afvist. Der er aftalt nyt møde med tillidsmanden den 30. januar hvor lønninger endelig aftales. 2) Der er nedsat et nyt sportsudvalg. Det består af Torben Jørgensen, Peter A., Birthe Breum og Søren Fischer. 3) Introduktionsfilmen om banen er færdig og vil blive lagt på hjemmesiden, (på vort andet møde, kunne det konstateres, at det var gjort). Det udvalg, der skal tage sig af moderniseringen af hjemmesiden, forsøges udvidet med evt. 2 personer. Udvalget har aftalt møde den 26. januar kl i klubhuset. 4) Sponsorudvalget har fået et nyt medlem. 5) Ole Peter vil udarbejde en strukturbeskrivelse for klub og aktieselskab og ApS, så sammenhæng tydeliggøres. (Denne var ved det andet møde fremsendt til bestyrelsen.) 6) Bestyrelsen blev orienteret om breve fra medlemmerne Lars Stenvang og Finn Bøje der vil blive arbejdet videre med de foreslåede ideer. Ad.3 Orientering fra forretningsføreren. 1) Ole Peter udtrykte en vis pessimisme over fremtiden. Der er mange udmeldelser, der er 5 hulsponsorater ledige, og det styrter ikke ind med bestillinger på compagnydays eller golf for sjov arrangementer. Bestyrelsen skal måske overveje en plan B. 2) Toyotaen er afmeldt. 3) Årsrapporten er færdig for selskabet og resultatet er som forventet.

3 4) Fritagelse for ejendomsskat ser positivt ud, det kræver dog en vedtægtsændring. 5) Klubben er blevet tilbudt køb af bøger om bestyrelsesarbejde. Disse kan lånes på biblioteket, så vi undlader køb. Ad. 4 Orientering fra sekretæren. DGU meddelelser m.v. er som sædvanligt udsendt til alle relevante personer. Meddelelserne kan læses på DGU s hjemmeside: DGU.ORG/ Klubmeddelelse : Tilmelding af juniorranglisteturneringer 2009 Klubmeddelelse : Ændring i betingelserne for klub- og fusionshold 2009 Tilmelding til holdturneringen Seniorer/Veteraner 2009 Jysk/Fynsk samarbejde Klubmeddelelse : Kursus i EGA handicapsystem Klubmeddelelse : Kursus i banekontrol (baneservice) reminder Klubmeddelelse : Kursus i juniorledelse reminder Klubmeddelelse : Referat af regionalmøde i Randers 20. september Klubmeddelelse : Indberetning af statistikoplysninger samt medlemstal til DIF reminder Temamøde med DGU Pigegolf - distrikt 2 Klubmeddelelse : Ny oversigt over kort og greenfee-checks/billetter Klubmeddelelse : Grundlæggende lederuddannelse for greenkeepere Temamøde med DGU Pigegolf - distrikt 2 Påmindelsesmeddelelse Idrætssamvirket Århus, kursus Klubmeddelelse : Uddannelse: Turneringsledelse 1 Klubmeddelelse : Uddannelse til Turneringsleder 2 Klubmeddelelse : Åbningstider i DGU's sekretariat Klubmeddelelse : Følg forskningen! Klubmeddelelse : Statistik over brug af DGU- og NGU introduktionskort Klubbernes Nøgletal 2007 Klubmeddelelse : Referater af regionalmøder Banelukning i forbindelse med Danmarksturneringen 2009 Klubmeddelelse : Introduktion af begyndere Klubmeddelelse : Optagelse af Pitch & Putt-klubber i Dansk Golf Union Klubmeddelelse : Fratrædelse i DGU's sekretariat Klubmeddelelse : Salg af bannerannoncer på undersektionen baner Referat af møde i Herning den Idrætssamvirket Århus Ny Sports- og fritidspolitik sendes i høring Klubmeddelelse : DGU's Juniorturneringsplan 2009 Klubmeddelelse : Generationsskifte i Dansk Golf Union Klubmeddelelse : Nyt godkendt svampemiddel Klubmeddelelse : Pige Tour bliver til Girls Only Tour Klubmeddelelse : Uddannelse til juniortræner Klubmeddelelse : Invitation til landsseminar for junior- og eliteledere Klubmeddelelse : Ansøgninger til projektpuljen Klubmeddelelse : Ændringer i EGA Handicapsystemet Klubmeddelelse : Vedrørende ændringer EGA Handicapsystemet Klubmeddelelse : Repræsentantskabsmøde Idrætssamvirket Århus: Nyhedsbrev - december 2008 Klubmeddelelse : Opdatering af DGU's Juniorturneringsplan 2009 Klubmeddelelse : Er jeres greens åbne? Klubmeddelelse : Uddannelse til turneringsleder 2 reminder Ad.5 Regnskab.

4 Et foreløbigt regnskab har været udsendt til deltagerne. Der arbejdes videre med restposter. Regnskabet forventes at se bedre ud end det stipulerede regnskab der blev forelagt til budgetgeneralforsamlingen. På bestyrelsens møde den 22. luftede Uffe, at vi p.g.a. det under pkt.3, 1 nævnte, nok var nødt til at tilpasse budgettet til de svigtende indtægter. Han vil udarbejde forslag til besparelser inden næste møde i februar. Ad.6 Status for tidligere iværksatte aktiviteter. Gammel beslutning om at etablere et fotogalleri af tidligere formænd i foyer, blev udsat på ubestemt tid. a) Udvidelse af Pay and Play banen. Projektet udsat og jorden bortforpagtet for 1 år. Projektet tages op for fornyet vurdering ca. 1. august b) Markedsføring 2009 (salgsbrev o.l.). Der forelå oplæg fra Kaj Ulrik og fra Svend Østergaard. Efter enkelte tilpasninger og korrekturlæsninger vil materialet være klar til udsendelse i februar. På vort andet møde enedes vi om, at marts var et bedre tidspunkt. Kenneth tilretter KU s layout inden næste møde i februar. c) Rensningsanlæg ved klubhus. Udvidelsen er ordret hos NEW-LINE Faaborg A/S. Der skal bl.a. nedgraves en bundfældningstank, som kræver byggetilladelse. Den er modtaget, og det fysiske arbejde forventes afsluttet inden 1. april. d) Greenkeeper stab. Problemer diskuteret under pkt. 2, og behandles fortsat den 22. e) Udvalg til ændring af vedtægter. Der er afholdt møde i udvalget og aftalt de overordnede hensigter for tiltrængte ændringer. Indførelse af gebyr for afhændelse af medlemsaktie blev diskuteret. Udvalget er sikker på at blive færdigt med arbejdet, så det kan forelægges bestyrelsen i god tid inden generalforsamlingen. f) Udvalg til forslag om arbejdsopgaver udført af frivillige. Der er modtaget forskellige forslag, og Kaj Ulrik har også sat noget i gang. Kaj Ulrik indkalder udvalget til møde. (aftalt til 4. feb.) g) Sponsorat fra Carlsbergfonden, (som hedder Tuborgfonden) Der er modtaget et tilsagn om Kr. til støtte til reetablering af solafskærmning ved klubbens restaurant. Husudvalget ser på, hvordan vi bedst anvender beløbet til formålet. h) Ansættelse af hjælpetræner.

5 De fremsatte krav kan ikke umiddelbart accepteres. Bestyrelsen fastholder, at budgettet skal holdes. i) Rum til træningsudstyr ved boldvasker. Dette er etableret. Der mangler en reol, som meget snart opsættes af Kaj Ulrik. j) Vaskearrangement ved klubhusindgang. Restauratøren har accepteret at sponsorere anlægget. Husudvalget går i gang med projektet. Ad.7 Forårsgeneralforsamlingen. Generalforsamling afholdes 19. marts 2009 i Stakladen. Bestyrelsen mødes kl , generalforsamling i A/S kl og i klubben kl Kim taler med de foreslåede personer til bestyrelsesforslag til bestyrelsesmedlemmer. Kenneth og Lars ønsker ikke genopstilling, og Kaj Ulrik er indtrådt i bestyrelsen som suppleant for Pede. Ad.8 Udmeldelser, herunder ansøgning om udmeldelse ect. efter 30. november 2008 og synlig liste over aktier sat til salg. 108 aktionærer har udmeldt sig rettidigt og sat deres aktie til salg. 23 har ønsket at være passive medlemmer i har ændret deres medlemskab til kun at spille om hverdagen. Alle aktier, der sat til salg, er naturligvis listet på en liste på kontoret. Vi ønsker ikke at gøre denne liste offentlig, men aktiesælgerne kan naturligvis få oplyst på kontoret, hvilket nummer deres aktie har i salgslisten. Ad.9 Evt. udvidelse af handicapudvalget. Harly Nielsen har forespurgt om mulighed for at blive medlem af handicapudvalget. Bestyrelsen er af den mening, at man ikke p.t. ikke ønsker af udvide antallet af medlemmer i udvalget. Ad. 10 Strategianalyse. Ask Gulbech har skrevet sin hovedopgave til sit studie som cand. merc. i strategi og ledelse. Her han har brugt klubben og en del af bestyrelsesmedlemmerne som samarbejdspartnere. Hans opgave behandler udfordringerne i den moderne golfkultur og bud på, hvordan en klub som vores kan takle denne og mulige strategier for at skille sig ud.

6 Bestyrelsen nedsatte et udvalg bestående af Ask Guldbech, Kim, Steen, Uffe og Kaj Ulrik til at udarbejde et forslag til en strategi for klubben med klar vision, mission og definition af målgruppe. Kim indkalder til møde i udvalget. Ad. 11 Ad 12 Næste møde er aftalt til 12. februar kl og afholdes hos Steen Ogstrup, Søvej 9 i Brabrand. Eventuelt. Kaj Ulrik kontakter tømrer for udarbejdelse af kasse til John Birgertofts model af golfanlægget. EK afleverede tegninger til KU. OP undersøger forsikringsforhold og muligheder, når klubmedlemmer og andre ulønnede og ikke ansatte udfører arbejde for klubben. Dette også ved anvendelse af klubbens maskiner. Herreklubben ønsker delvis at udskifte deres venskabsklub Randers med Himmelbjerget, således at disse klubber hvert andet år kommer på vort anlæg, mod som tidligere kun Randers. Det har bestyrelsen intet imod. Kaj Ulrik efterlyser en beslutningsjournal fra vore bestyrelsesmøder, idet han ønsker, at beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne følges op med tjek på effektueringer af beslutningerne. Sekretæren vil under en eller anden form tage dette ad notam. Mødereferat godkendt: Kenneth Radoor Kim Dalsgaard Lars Storr Kaj Ulrik Nielsen Uffe Pedersen Steen Ogstrup Erik Kudahl