April Det er vigtigt, at man som medarbejder føler sig tryg i et sådant forløb, og dette sikres ved at inddrage de rette aktører fra starten.

Transkript

1 April 2012 Trivsels- og arbejdsfastholdelsespolitikken: Sydvestjysk Sygehus skal være en rummelig arbejdsplads, hvor der også er plads til ansatte med nedsat arbejdsevne. Fastholdelsesindsatsen skal iværksættes tidligt og om muligt før fravær. Ansættelse på almindelige løn- og ansættelsesvilkår skal altid tilstræbes. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, skal mulighederne for tilskud og hjælp i henhold til den sociale lovgivning benyttes, når medarbejderen og dennes leder er enige heri. Sydvestjysk Sygehus tilstræber, at ansættelse på særlige vilkår først og fremmest etableres for egne medarbejdere. Eksterne ansættes alene på sådanne vilkår, hvor opgaven ikke vil kunne løftes af en intern medarbejder. Er der behov for at træffe aftale om ansættelse på særlige vilkår for en medarbejder, skal HR-afdelingen kontaktes ved HR-konsulent Helga Stürup så tidligt som muligt i sagsforløbet samt den relevante tillidsrepræsentant i afdelingen involveres, så der sikres åbenhed og en god koordination af sådanne sager. Det er vigtigt, at man som medarbejder føler sig tryg i et sådant forløb, og dette sikres ved at inddrage de rette aktører fra starten. Politikken på Sydvestjysk Sygehus lægger op til en tidlig og aktiv indsats ikke alene baseret på fravær, men også ved tegn på mistrivsel. Et attraktivt og udviklende arbejdsmiljø er bl.a. afhængig af de ansattes trivsel. Ved tegn på mistrivsel eller fravær er det derfor vigtigt, at der sker en hurtig opfølgning ved samtale mellem den ansatte og dennes leder. Helga Stürup, HR-konsulent Sydvestjysk Sygehus - Tlf Samtalekoncept Konsulentfunktion Rundbordssamtale

2 2 Trivsel- og arbejdsfastholdelse 1) Mistrivsel 2 Hyppigt kortvarigt fravær 3) Længerevarende fravær 4) Tjenstlig samtaler 5) Lægeoplysninger Formålet med samtalerne er at: øge arbejdsglæden samt minimere mistrivsel og sygefravær afdække årsager til mistrivsel og/eller fravær søge medarbejderen fastholdt som ansat på Sydvestjysk Sygehus Fremgangsmåde 1) Mistrivsel Ved mistanke eller viden om mistrivsel hos en medarbejder skal lederen tage initiativ til en trivselssamtale med medarbejderen. Når behovet for opfølgning er konstateret, gennemføres samtalen hurtigst muligt, således at den ansatte sikres optimal støtte, og at mistrivselsproblemet så vidt muligt løses, før det bliver for stort.

3 3 2) Hyppigt kortvarigt fravær Efter 3 fraværsperioder inden for 6 måneder skal lederen tage initiativ til en fraværssamtale med medarbejderen. Har fraværet et særligt mønster, afholdes fraværssamtale(r), når situationen tilsiger det. Når behovet for opfølgning er konstateret, gennemføres samtalen hurtigst muligt, således at den ansatte sikres optimal støtte, og at fraværsproblemet så vidt muligt løses, før det bliver for stort. 3) Længerevarende fravær Oversigt over opfølgningsforløb ved længerevarende fravær Handling Sygemelding Telefonisk Fraværs- Opfølgnings- Opfølgning kontakt til den samtale samtale sker herefter sygemeldte tilbydes og tilbydes og gennemføres gennemføres Tid 1. dag Inden udg. af Inden udg. af Inden udg. af Hver 1. fraværsuge 3. fraværsuge 6. fraværsuge 4 uge Initiativ Den syge Lederen Lederen Lederen Lederen medarbejder Sygemelding En sygemelding skal rettes til nærmeste leder, såfremt det er muligt. Der henvises til afdelingernes interne instrukser ang. procedure for sygemelding, når sygemelding ikke kan ske til nærmeste leder. En sygemelding sker som oftest ved en telefonopringning. Allerede på dette tidspunkt vil de fleste kunne informere om varigheden af sygdomsforløbet. Den der modtager sygemeldingen, noterer dato og den sygemeldtes navn på skemaet skriftlig procedure i forbindelse med fravær, spørger om fraværet forventes kortere- eller længerevarende samt noterer andet relevant i forbindelse med fraværet. Kontaktsamtale Er den ansatte stadig fraværende efter en uge regnet fra første sygefraværsdag, og har arbejds-pladsen ikke allerede en aftale med den ansatte om tilbagevenden til arbejdet, er det, såfremt andet ikke er aftalt, den nærmeste leders pligt at tage initiativ til, at den sygemeldte kontaktes. Ved influenza og andre kortvarige sygdomsforløb kan en tilbagevenden til arbejdet ofte aftales pr. tlf. Ved andre langvarige sygdomsforløb aftales tid til en afklarende samtale (fra-

4 4 værssamtale) mellem den syge, dennes leder og - efter aftale med den syge - tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller anden bisidder. Fraværssamtale Fraværssamtalen skal være afholdt inden udgangen af 3. fraværsuge. Under samtalen laves et skriftligt notat eller et mødereferat, der kort beskriver de forhold omkring fraværet, der er kommet frem under samtalen, samt de indgåede aftaler om det videre forløb. Opfølgningssamtale Inden udgangen af 6. fraværsuge aftales tid til en opfølgningssamtale. Formålet med samtalen er som ovenfor nævnt, men der lægges større vægt på afklaring af sygdommens evt. arbejdsmæssige konsekvenser. Ved nedsat arbejdsevne skal den ansattes fremtidige arbejdsmuligheder drøftes, og arbejdspladsens muligheder for arbejdsfastholdelse skitseres. Der skal som nævnt under fraværssamtaler laves et skriftligt notat eller et mødereferat. Mødereferater fra samtalerne lægges efter orientering af den ansatte i personalesagen. Der er ikke krav om enighed, og evt. kommentarer vedlægges mødereferatet eller afvises. 4) Tjenstlig samtale Såfremt et fravær ikke længere er foreneligt med driften, og opsigelse derfor kan komme på tale, indkaldes der efter samråd med HR-afdelingen til en tjenstlig samtale. Med medarbejderens accept, som skal fremgå af mødereferatet, kan den tjenstlige samtale foregå i forlængelse af en fraværssamtale og dermed uden skriftlig indkaldelse. Raskmelding Den sygemeldte kontakter arbejdspladsen senest dagen før, arbejdet påtænkes genoptaget. 5) Lægeoplysninger Det er muligt at få to typer lægeerklæringer: Mulighedserklæring og friattest. Mulighedserklæringen bruges i dialogen med medarbejderen mhp at finde den bedste og mest holdbare løsning på, hvordan vedkommende bedst kan fastholdes i arbejdet. Friattest bruges i særlige tilfælde, hvor det er nødvendigt med lægens dokumentation for at et fravær skyldes sygdom. F.eks. i forbindelse med sygdom i ferien eller i forbindelse med en opsigelsesperiode. Mulighedserklæringen Mulighedserklæringen består af to dele.

5 5 Del 1 udfylder lederen sammen med den sygemeldte medarbejder. I denne del beskrives medarbejderens funktionsnedsættelser, påvirkede jobfunktioner samt eventuelle aftalte skånehensyn. Del 2 udfyldes af lægen på baggrund af en samtale med medarbejderen om oplysningerne i del 1. Denne del indeholder lægens vurdering af, om de beskrevne forhold i del 1 er forsvarlige i forhold til medarbejderens helbredssituation samt lægens forslag til skåneinitiativer og forventet varighed af den periode, hvor arbejdet skal tilpasses eller helt eller delvist fravær fra arbejdet anses som påkrævet. Lederen indkalder medarbejderen til samtalen om mulighedserklæringen med et rimeligt varsel. Medarbejderen har pligt til at møde op til samtalen medmindre sygdommen forhindrer dette. Hvis ikke medarbejderen kan møde op personligt, skal samtalen så vidt muligt holdes telefonisk. Lederen har mulighed for at forlange mulighedserklæringen udarbejdet på hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet eller i forbindelse med et forløb, hvor en medarbejder har gentagne sygemeldinger. Når lederen og medarbejderen har udfyldt del 1 af mulighedserklæringen, medbringer medarbejderen den til sin læge, som så udfylder del 2. Lederen har mulighed for at fastsætte en rimelig frist for, hvornår den udfyldte mulighedserklæring skal være retur. Der kan læses mere om, hvornår der skal bruge hvilken erklæring i vejledningen fra Arbejdsmarkedsstyrelsen Eksempler på situationer hvor hhv. en mulighedserklæring og en fri attest vil være anvendelig. Konsulentfunktionen Konsulentfunktionen har til formål at fremme arbejdstilfredsheden, understøtte igangværende bestræbelser på arbejdsfastholdelse og minimere fraværet på Sydvestjysk Sygehus. Rådgivningen er et tilbud til alle ansatte på SVS, der har problemer i relation til arbejdet, samt ledere og tillidsvalgte med ansatte, der har problemer i relation til arbejdet. Konsulenten kan: Rådgive om ydelser efter den sociale lovgivning f.eks. sygedagpenge, revalideringshjælp, førtids- og delpension, ydelser i henhold til Tjenestemandsloven, arbejdsskadesager, fleksibel efterløn, kontanthjælp, hjælpemidler, arbejdsredskaber og arbejdspladsindretning, personlig assistance, arbejdsløshedsforsikring, orlovs- og uddannelsesordninger, job på særlige vilkår og fleksydelse. Varetage kontakten til eksterne samarbejdspartnere f.eks. kommuner, forsikringsselskaber, pensionsselskaber, jobcentre og privat praktiserende læger.

6 6 Rejse og koordinere ansøgninger om økonomisk støtte til intern og ekstern revalidering, fleksjob og pensionering. Hjælpe med vurdering af arbejdsevne og i særlig kritiske tilfælde være en støttende gennemgående nøgleperson. Støtte samarbejdet på tværs af interesse- og meningsforskelle mellem medarbejdere og ledelse og mellem forskellige medarbejdergrupper. Enhver kan henvende sig for at få hjælp til egne eller medarbejderes problemer i relation til arbejdet eller til mere private problemer, der har indflydelse på arbejdsevnen. Efter ønske kan andre relevante samarbejdspartnere inddrages til løsning af problemet, f.eks. ved rundbordssamtalemetoden. En metode, hvor der skabes et forum, der giver rum for diskussion af menneskelige og sociale aspekter af arbejdet og arbejdslivet. Der kan ydes hjælp til forberedelse og opfølgning af møder, undersøgelser af hvilke regler, der kan anvendes osv. Konsulenten kan orientere både enkeltpersoner og grupper om de nævnte områder samt indgå i mere undervisningsprægede forløb. Rundbordssamtaler Trivsels- og fraværssamtaler kan arrangeres som rundbordssamtaler. Formålet med rundbordssamtaler er at fastholde flere i arbejde og undgå længere sygdomsperioder - til gavn for medarbejderen, arbejdspladsen og samfundet - ved at gribe ind i tide. Helst inden medarbejderen bliver sygemeldt. F.eks. kan arbejdspladsen ved hjælp af en rundbordssamtale støtte en kollega, der har det svært på arbejdspladsen. Ønsket er at sætte en proces i gang hos den ansatte, med henblik på at vedkommende kommer til en afklaring af sin situation og i fællesskab med de øvrige deltagere i rundbordssamtalen finder nye veje til handling. Arbejdspladsen og medarbejderen har en fælles interesse i at holde fast i hinanden - og ved fælles indsats lader det sig gøre i de fleste tilfælde. Den viden, erfaring og personlig præg, medarbejderen giver jobbet, kan ikke uden videre erstattes af en anden. Sygdom og problemer kan ramme alle, så vi måske i en periode ikke kan passe arbejdet. Det betyder almindeligvis blot, at vi vender tilbage og indtager vores gamle plads igen, når vi er raske. De, der er syge i længere tid, kommer ofte ikke tilbage i arbejde - de bliver udstødt af arbejdsmarkedet. Det giver både økonomiske og menneskelige problemer - man mister sin identitet og personlighed. Samtalen følger klare regler for frivillighed og fortrolighed, og udgangspunktet er medarbejderens egen oplevelse, beskrivelse og følelse.

7 7 Sygehusets HR-konsulenter kan deltage i samtalerne, hvor formålet er, at der skal indgås en aftale for det videre forløb. Fra afdelingen deltager afdelingslederen og tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten eller en nær kollega. Derudover kan inviteres egen læge, en socialrådgiver fra medarbejderens bopælskommune, en fagforeningsrepræsentant eller andre relevante personer deltagerkredsen aftales for hver samtale. Eksempel: medarbejderen fremlægger sin situation for gruppen dette følges op af lederens forståelse af problemet og situationen der søges skabt en fælles oplevelse og forståelse af problemstillingen alle deltagere bidrager ønsker til ændringer fremsættes aftale indgås og nedskrives referat lægges i personalesagen Drejer det sig om en sygemeldt medarbejder, er det under samtalen blevet drøftet hvornår den syge kan vende tilbage til hvilket arbejde hvornår der skal følges op på forløbet hvilke behandlinger der skal foregå og hvornår hvilken støtte det offentlige kan give til medarbejderen og arbejdspladsen hvilke ændringer sygdommen kan give anledning til på arbejdspladsen På Intranettet findes link til flg.: 1. Skema Skriftlig procedure i forbindelse med fravær 2. Pjece Sygefravær på arbejdspladsen. Hvad må man spørge om 3. Skabelon for trivselssamtaler 4. Skabelon for fraværs- og opfølgningssamtaler 5. Brevskabelon Trivselssamtaler 6. Brevskabelon Fraværs- og opfølgningssamtaler 7. Brevskabelon Tjenstlig samtaler 8. Brevskabelon Anmodning om lægeerklæring 9. Brevskabelon Samtale om mulighedserklæring 10. Mulighedserklæring og vejledning

8 Finsensgade Esbjerg Tlf Engparken Grindsted Tlf