IT-chef møde kl. 13:00-15:30

Transkript

1 Aalborg Universitet Langagervej Aalborg Ø Tlf Fax IT chefgruppen Alice M. Lund IT-projektleder aml@aub.aau.dk /aml IT-chef møde kl. 13:00-15:30 Deltagere Niels Henrik Gylstorff (NHG) AAU Klaus Kilt (KK) ADM-IT (deltog efter kl. 14) Lars Anderson (LA) SAMF-IT Mads Bach (MB) HUM-IT Wladyslaw Pietraszek (WAP) IST Poul Henrik Oldager (PHO) AUB, formand for IKT-TN Bo Hvass Pedersen (BHP) AAU-team Henrik Rask (HJR) AAU Alice Lund (AML) It-projektleder (referent) Afbud: Jesper Kirkeskov (JEK) SBI Mødet afholdt på AUB i mødelokale Ejersbo. 1 Godkendelse af dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Orientering fra hovedområdernes it-afdelinger 4. Udstyrsregistrering 5. Registrering og håndtering af ph. d. studerende 6. Mulig Campus licens fra Adobe 7. Status på arbejdet med student.aau.dk til studerende 8. Evt. Dagsordenen godkendt. 2. Godkendelse af referat Godkendt.

2 NHG påpegede et hængeparti omkring kriterier for godkendelse af Enterprise Administratorer fra seneste møde i udvalget. Beslutning: it-chefudvalget træffer beslutning ved tvivlsspørgsmål om EA s egnethed. Desuden skal spørgsmålet løftes til en principiel diskussion, hvor der skal udarbejdes en beskrivelse af, hvordan roller skal tildeles og hvilken uddannelse, der er relevant/nødvendig for en EA. WAP laver et oplæg til rollebeskrivelse. 3. Orientering fra hovedområdernes it-afdelingerne PHO: AUB-IT arbejder med: Etablering af databrønd Etablering af ny VBN-server (drift marts/april). At lægge sidste hånd på AD integration. Mangler enkelte funktionspc ere. Bedre operationalisering af publikumsdomænet, så maskiner kan placeres på site/klient netværk AAU-net. Der har været afholdt møde med JSA og konsekvenser/tiltag heraf afsluttes i løbet af 14 dage Beskrivelse af de forskellige services, driftning, overvågning, risikovurdering. Arbejdet giver udfordringer, da Portalservice drives på én måde, mens AUB service driftes på en anden. MC: HUM-IKT arbejder med: Etablering af AD/exchange. Planlægger indflytning i admdb i samarbejde med IST AAU Net. Har haft møde med JSA om Site/klientnetværk: nu kan maskiner flyttes over, proces er i gang. Access points er påbegyndt overflytning It-klargøring af de nye lokaliteter: o etablering af netværk på Niels Jernesvej o indflytning i FRIIS i august, pågår koordinering med TF o Nordkraft: planlægning i gang ELSA: SICT på vej over i Moodle + én anden skole Rekonstruering af Medialab. Rokering af medarbejdere og etablering af nye arbejdsgange WAP: IST arbejder med: Installering af to nye medarbejdere Netomstrukturering og fuld failover mod datacenter Oprydning i nuværende AD (nedlægning af ansatte og gæster) Implementering af automatiske distributionsgrupper Etablering af domaincontroller for ES. Sigter mod overførsel I slutningen af april Overtage systemadministration på CS efter anmodning Anvendelse af video-løsning til møder for at spare rejsetid PDS og uploading af mailadresser. Samtidig klarlægning af, hvor data om stillingsbetegnelser skal komme fra Klarlægning af AD/It-start/unistart. Processen er i gang, men ikke en optimal løsning 2

3 LA: SAMF-IT arbejder med: Etablering af fælles net. SAMF er overflyttet. Site og klient er effektueret Samarbejdsmøder med MC og WAP mhp. fælles overgang til AD og ADMDB Moodle: overførsel af socialrådgiveruddannelsen mangler, som den eneste. Processen er i gang Næste version af Moodle. Er i dialog med Logica for at se på muligheder for dataudtræk. KK: ADM-IT arbejder med: Netværk: JSA præsenterer processen på næste møde AD: administrationen er flyttet over med mail og kalender. Der pågår diskussion om rettigheder for adm-it s medarbejdere for at supportniveauet opretholdes. Der arbejdes på, at få flyttet pc ere over i AD. Tidshorisont: ca. sommer. Yderligere 30 relationer, der skal flyttes over. Projekthåndbog: ligger klar nu i 1. udgave (drejebog) Projektliste, som lægges ud på it-afd. hjemmeside Elektroniske blanketter: udvikles p.t. tre blanketter, bl.a. tro- og love erklæringen vha nemid og overførsel af feriedage. HR har 30 blanketter, de ønsker digitaliseret Syge-fraværssystem: Sygdom og fravær skal indberettes gennem NEM-refusion, og skal være klar inden 1. september Webbetalingssystem: etablering af webshops. SAMF kan muligvis blive Service Provider sammen med HUM. PDS har fået nyt design og nye funktioner PDS/AD udveksling af data: hvad er den autoritative kilde/hvor kommer dataene fra? Foregår i samarbejde med WAP Kandidatnet RES: arbejdes på at løse de opgaver, der stilles. Er i drift på nogle områder IRIS: boligadministration for studerende og gæster. Håndteres i dag manuelt på internationalt system. Arbejder på at integrere et eksternt system i ØSS IDM: der er underskrevet kontrakt omkring forprojekt. Styregruppen har vedtaget, at studerende også skal tænkes ind i IDM-processen, hvilket er føjet ind i kontrakten NHG kommenterede på udarbejdelsen af elektroniske blanketter og mener, der skal gøres op med antallet af underskrifter, fremsendelse af blanketter mv., når det cirkulerer internt i systemet. HRafdelingen skal klarlægge juridiske krav og efterfølgende tilrette workflows. 4. Anskaffelse af hardware til student.aau.dk (NHG) IST har indkøbt ekstra hardware for ca kr. Udstyret er allerede i drift. NHG har overført kr. til løsningen og da der ikke er nogen finansieringsmodel, fordeles restbeløbet til HUM og SAMF. MC ønskede, at det tydeliggøres for direktionen, at beslutninger på it-området indebærer omkostninger. MC foreslog en fordelingsnøgle, som kunne dække f.eks. STÅ for studerendes vedkommende og antal hoveder for ansattes vedkommende. Beslutning: dekanerne skal inddrages i finansieringsbeslutningen. Der skal i 2011 arbejdes med en finansieringsmodel, hvilket også fremgår af projektporteføljen. 3

4 5. Udstyrsregistrering (bilag/aml) AML orienterede om forløbet af processen omkring udstyrsregistrering. Chefudvalget gav tilslutning til processen og etablering af ny, forenklet registreringsmetode af it-udstyr i form af et stregkodesystem. WAP pointerede, at der skal udarbejdes en kravspecifikation til, hvilke ønsker og behov, itområderne har. Windows indeholder et registreringssystem, Assets manager, som vi kan bruge gratis. Enighed i gruppen om, at pålidelige data er et must. Der er brug for afklaring af, hvordan vi vil trække data og hvordan vi vil kategorisere data? Beslutning: arbejdsgruppen arbejder videre i samarbejde med ØA og Keld Søndergaard fra adm-it indtræder i gruppen. KK orienterer Keld. 6. Registrering og håndtering af Ph. D. studerende Orientering fra NHG om direktionens beslutning om at prøvekøre People XS i et år pga. et presserende behov fra især tekn/nats ph.d-kontor. AU har systemet, hvor tek-nat-medarbejdere har fået introduceret systemet og tre dekaner tilsluttede sig umiddelbart på direktionsmødet. People XS er imidlertid et tredjeparts system, som ikke matcher AAU s it-arkitektur og derfor giver dobbelt indtastninger, hvorfor pilotprojektet virker som en blackbox løsning. People XS er samtidig bekosteligt og kræver sandsynligvis mange tilretninger, inden det opfylder alle ønsker og behov. WAP og AML har været i kontakt med Pernille Refstrup, STADS-kontoret og vil prøve at afdække, om det, der p.t. pågår i STADS-regi kan afhjælpe problemet eller om den udvikling, der pågår i DTU/KU er en mulig løsning. WAP er placeret i People XS styregruppen og får præsentation af systemet den 15. marts Mulig Campus Licens fra Adobe (KK) KK gennemgik Adobes oplæg om Campus Licenser og aftalen til ca kr. årligt. Kravet fra AAU s side var nemmere administration af licenserne fremadrettet. AAU har ikke licensstyring, hvilket er en udfordring, da det vil være et krav i aftalen, at der kan låses for brugere udover licensantal. KK påpegede, at Adobe aftalens Master Collection-pakke er en god aftale, som samtidig vil betyde mindre administration, men den kræver, at alle universiteter i Danmark tilslutter sig aftalen for at opnå de fordelagtige priser. Der var fuld tilslutning til Master collection pakken fra it-chefudvalget. NHG bad KK om at spørge Adobe, hvad prisen på Design standard pakken med mulighed for at tilkøbe den store pakke ville blive. KK spurgte til, om der er et alternativ til Adobe, men enighed om at det ikke er tilfældet. Tidshorisont: Heinrich fra Adobe arbejder videre med udspillet i forhold til de andre universiteter. Sandsynligvis afklaring i efteråret Vi afventer således udspil fra Adobe. 8. Status på arbejdet med student.aau.dk-mail til studerende (AML) Adm-it har haft møde med STADS for at finde ud af, hvad der skulle til for at Stads og fælles AD kan samkøre i forbindelse med fælles autentificering. Adm-it har påpeget, at det ikke p.t. er muligt at give et overblik over opgavens omfang i forhold til at få OID og AD til at tale sammen. ADM it oplyste, at opgaven derfor ikke kan klares inden 1. sep. Brugernavnet skal genereres i AD og adm-it arbejder på tilrettelser i forbindelse hermed. MC og LA udtrykte stor bekymring for, om opgaven kan nås/bliver løst til tiden. AML påpegede, at man skal væ- 4

5 re opmærksom på, at den information, der skal ud til de studerende om forandringerne bliver givet i behørig tid. HUM/SAMF har opgaver, der skal løses sammen med IST udelukkende. Brugernavnet fra STADS selvbetjening må overskrives, så AD brugernavnet genbruges i STADS selvbetjening. Beslutning: der udarbejdes en tidsplan med IST, HUM og SAMF til belysning af deres deadlines i forhold til adm-its tilretninger for at kunne løse opgaven. Tidsplanen sendes til KK, som afklarer med sine medarbejdere. AML indkalder til møde med WAP, LA og MC hurtigst muligt. 9. Evt. Kopi print: NHG orienterede om seneste møde i gruppen og spurgte til afklaring af, hvorvidt de respektive hovedområders it-afd. vil påtage sig at udarbejde den krævede informationsindsamling til printeranalyse. Positiv tilkendegivelse fra SAMF, HUM og AUB. ADM-it ønsker at lade IKR lave analysen på betalingsbasis. Henrik havde to opklarende spørgsmål: a) Hvad gør de enkelte hovedområder for at melde ud til brugerne om evt. afbrydelser om onsdagen. (f.eks. trafikforstyrrelser ved netværksarbejder) Alle aktive b) Kan VPN & AAU-1x nettene fremover betragtes som værende sikkert nok i kategorien internt net? AD a: Alle områder melder aktivt ud via hjemmesider og lign. Ad b: HJR påpegede, at der mangler risikovurdering til VPN-området og at certifikatet kan kopieres. WAP tilkendegav, at IST s VPN brugere har samme rettigheder, som når de er internt på netværket. HJR pointerede, at man evt. fremadrettet skal overveje, at beskytte den enkelte ressource (fx sysadm-nettet, ØSS). Som minimum ønsker HJR, at der i risikovurderingen skal tages højde for det valg, man som it-afdeling træffer omkring VPN adgang. Taget til efterretning. 10. Næste møde 15. april