IT-FORUM, møde den: 19. november kl Møde 7/2012 EKSTERNT REFERAT

Transkript

1 IT-FORUM, møde den: 19. november kl Møde 7/2012 EKSTERNT REFERAT Deltagere: Jørgen Jørgensen (JJ), (formand), Svend Hylleberg (SH), Morten Frydenberg (MF), Niels Damgaard Hansen (NDH), Per Lindblad Johansen (PLJ), Lars M. Svendsen (LMS), Arne Kjær (AKJ), Flemming Bøge (FB), Nikolaj Harbjerg (NH), Christina Breddam (CB), Hanne Østerby (HØ) Gæst: Til pkt. 2: Kirsten Brusgård, Til pkt. 3: Jens Hørlück, AU IT Dato: 24. september 2012 Sagsnr.: Ref: HØ Side 1/5 1. Godkendelse af referat og dagsorden 2. Evaluering af edagsorden i pilottest / Kirsten Brusgård (bilag) Drøftelse af resultat og anbefaling om evt. videre forløb 3. Status på Fælles mail og kalender, herunder tidsplan for implementering af nye mailnavne / Jens Hørlück 4. Orientering om status på projekter 4.1. Status på udbredelse af fildrev (bilag) 4.2 Status på LMS 5. Porteføljestyring - prioriterede projekter i 2012 med it-involvering (bilag) 6. Møder i 2013 planlægges 7. Evt. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Side 2/5 1. Godkendelse af referat og dagsorden Godkendt uden bemærkninger. 2. Evaluering af edagsorden i pilottest Kirsten Brusgaard gennemgik evaluering af pilottesten og oplyste, at der er mange tvetydige svar, og at der er stor forskel på, hvor længe systemet har været brugt af de enkelte. Der er komme, og den største kritisk vedrører kommentarfunktionen. It-forum drøftede svarede i evalueringsrapporten i forhold til de opstillede effektmål: Alle har mulighed for at komme til orde uden øget mødetid Møderne er strukturerede og fokuserede Mobilitet i mødeforberedelsen Mindre ressourceforbrug (tid og penge) på papir og print Funktionerne i edagsorden letter sagsgangen edagsorden giver et godt overblik over mødematerialet, og det vurderes, som det vigtigste i forhold til mødeafvikling. Dog er der mange, der tilkendegiver, at det er svært at læse store dokumenter i edagsorden. Der bliver tjekket mail under møderne, et forhold, der næppe kan undgås, når der er adgang via det trådløse net. Omfanget af print og kopi er reduceret, men der er fortsat nogle, der printer, og der i blandt er der nogle, der printer alt eller det meste af materialet. Kommentarfunktionen bliver ikke brugt som tilsigtet. 41 pct. af respondenterne har anvendt kommentarfunktionen, hvilket svarer til den andel, der er blevet opfordret og introduceret til at anvende funktionen. Et flertal har således ikke anvendt kommentarfunktionen. Det fremgik, at over har lavet personlige kommentarer, men at få har delt dem. En årsag kan være, at materialer til møderne kommer ud for sent. Det blev påpeget, at det altid har været muligt at give kommentarer før et møde pr. mail - det er blot et spørgmål om ændret adfærd. Men spørgsmålet er om organisationen er moden til at få effekt ud af at bruge et sådant system, og hvad vil AU have ud af det? Fx mere tid på forberedelse og kortere møder? Og hvilke møder kan eller skal et sådant system anvendes til? Ønsker AU at arbejde med mødestrukturen på nuværende tidspunkt?

3 Side 3/5 Mødedeltagerne konkluderede, at det på det foreliggende grundlag ikke er muligt at konkludere, at systemet bidrager til højere kvalitet og/eller øget effektivt i relation til mødeafholdelse. De indkøbte og anvendte licenser giver ikke mulighed for udbredelse til flere brugere. Udbredelse af systemet forudsætter gennemførelse af et udbud med udarbejdelse af kravspecifikation m.v. Der skal afsættes ressourcer hertil, og i forhold til en driftssituation vil der være behov for både brugeradministration og support. Konklusion: Ud fra et prioriteringssynspunkt var der enighed om at vente med en udbredelse. De der har systemet i brug, kan fortsætte med de nuværende licenser, men en udbredelse vil fordre gennemførelse af et udbud, hvor kravspecifikationen bør tage højde for de afdækkede krav til funktionalitet i pilottesten. Projektet meldes ind på listen til universitetsledelsen den 7. januar som en ide til et kommende projekt. Det blev konkluderet, at implementering af systemet kræver undervisning for at få effekt af funktionaliteterne i systemet. Det blev samtidig besluttet, at der skal udpeges en midlertidig systemejer til pilotprojektet. 3. Status på Fælles mail og kalender, herunder tidsplan for implementering af nye mailnavne Jens Hørlück oplyste om status på migrering af mail: medarbejdere er flyttet over i det fælles mail- og kalendersystem. Oprydning med henblik på lukning af gamle mailservere er under planlægning med henblik på at lukke nogle af serverne inden udgangen af Udestående til 2013: Når de nye mailnavne er indført, oprettes ca medarbejdere fra det tidligere HUM, der i dag bruger FirstClass. Mailadresser og fælles mail- og kalendersystem til IHA er p.t. ikke planlagt. Vedr. plan for nye mailnavne/-mailadresser: JH redegjorde for, at det af hensyn til datakvaliteten fremover ikke er hensigtsmæssigt at lade medarbejderne få nye mailadresser før en række forretningsprocesser er fastlagt og implementeret. Der er identificeret og analyseret 18 arbejdsprocesser, hver tilknyttet en bestemt hændelse (som fx ansættelse af ny medarbejder eller en medarbejder, der skifter organisatorisk tilknytning). Disse processer er prioriteret, og det er identificeret fire, der skal være i drift, når der skiftes mailadresser: - Ansættelse af ny medarbejder.

4 Side 4/5 - Tilknytning af mailboks til en nuværende medarbejder, der hidtil ikke har haft AU mail. - Ændring af en medarbejders mailnavn ved skift af CPR navn. - Ændring af mailadresse ved skift af organisatorisk enhed. De øvrige processer kan vente og flere vil blive fastlagt i tilknytning til programmet kaldet SPARTO: Stamdata, Processer, Administration, Roller, Teknik, Organisering. Vedr. fratrædelse: P.t. lukkes en mailkonto kun, hvis AU IT får særskilt besked om at mailkontoen skal lukkes. It-forum drøftede det hensigtsmæssige i at udskyde projektet til fordel for andre projekter. Det fremgik, at en udskydelse vil være uhensigtsmæssig i forhold til ST, IHA og HUM. Implementering af nye mailadresser hænger sammen med, at HUM kan komme over på det fælles mail- og kalendersystem. JH redegjorde for, at grundlaget for estimering af projektet er kortlagt, og at opgaverne med at etablere den tekniske løsning /systemsammenhæng, systemtest og oplæring af support er estimeret. Hertil kommer, at persondataredaktørerne skal undervises. Denne opgave er p.t. ikke estimeret. Opgaverne i relation til de øvrige 14 processer er ikke endelig kortlagt og estimeret. It-forum konkluderede, at projektet fremmes i forsvarligt tempo, og at der fremlægges en samlet tidsplan på næste møde i It-forum. 4. Orientering om status på projekter 4.1 Status på udbredelse af fildrev (bilag) FB orienterede om, at test med ST er gennemført, og henviste til bilaget. Kommunikation om udbredelse til de øvrige områder på AU igangsættes pr. 1.december 2012 i henhold til den udarbejdede kommunikationsplan. Det anbefales, at enhederne laver fælles drev med undermapper i stedet for at skulle administrere mange forskellige grupper på drevniveau. Deling af filer er ét svar på faciliteter til deling af dokumentlagring. Andre efterspørger mere dynamisk brug. Der er via AU IT kommet en henvendelse fra EVU vedr. intranetfunktionalitet.

5 Side 5/5 It-forum tilkendegav, at der er enighed om at fastholde beslutningen fra den 24. september, om ikke at starte et projekt om anskaffelse af et intranet, men at bruge de eksisterende muligheder. 4.2 Status på LMS FB orienterede om, at kontrakten med BlackBoard nu er underskrevet. Projektet er nu overdraget til Studieadministrationen med Maria V. Lindhardt som systemejer/projektejer. Der er fundet en forretningsprojektleder, hvis navn offentliggøres snarest via nyhedsbrev fra Studieadministrationen. AU IT har udpeget en it-projektleder: Søren Juhl. Der skal nu formes et projekt/program i samarbejde med de 4 pædagogiske enheder. Der blev udtrykt forventning om, at LMS virker til september Porteføljestyring - prioriterede projekter i 2012 med itinvolvering (bilag) HØ gennemgik de slidesæt, som bl.a. administrationscheferne kan tage udgangspunkt i, når de orienterer om beslutningen i Universitetsledelsen den 5. november 2012 vedr. den første prioritering af projekter 37 i alt er udvalgt som de vigtigste at få gennemført i et samarbejde imellem hovedområderne og AU Administration. Fra den 19. november er der åbnet en hjemmeside, der bl.a. indeholder en kort beskrivelse af projekterne: 6. Møder i 2013 planlægges Der indkaldelses til møder i 2013 i videste muligt omfang under hensyn til at nogle dage er mere hensigtsmæssige end andre Eventuelt Intet til dette punkt.